时间：2022-11-13 07:59:48
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇城建档案管理论文，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
以目前城建档案管理的实际工作情况看，基层的城建档案管理人员是推进城建档案的实际推动者和执行者，无论政策、管理方针如何制定都需要基层城建档案人员的推进。所以要提高城建档案人员的综合素质，应该从下面几方面着手：
1.1制定具体的城建档案管理人员守则，选择专业化城建档案管理人才。
挑选优秀的城建档案管理人才是确保城建档案管理取得积极效果的保证。首先，我们要根据城建档案部门的具体实际情况，制定出具体的管理人员守则，做到管理的有理有据。再次，我们应加大人才的招募，吸引高素质人才投身建城建档案的管理工作，同时注意培养年轻员工。
1.2极开展专业技能培训，努力提高城建档案管理人员素质。
在信息化技术快速发展的今天，城建档案工作也面临着新的环境和挑战，所以必须加强对城建档案工作人员进行有关的业务培训，以保证城建档案管理工作能够适应更好的社会的发展。同时由于城建档案工作涉及重大，城建档案管理不当发生错误可能会决定城建工作的成败，所以在对员工进行专业技能培训的同时也要加强对员工进行职业道德方面的培养，培养员工爱岗敬业、工作认真负责的品质。
1.3宣传贯彻法律法规，明确城建档案管理的重要作用。
城建档案管理工作在目前具有信息化和法制化的特点，为此我们在城建档案管理中也要宣传和贯彻法律法规，使城建档案管理人员能够熟知城建档案管理相关的法律法规，保证城建档案管理的有效性和合法性。因此，对城建档案管理人员的法律法规意识的培养十分重要。
1.4加强对基层城建档案管理人员的管理和引导，使其明确城建档案管理的重要性。
基层的城建档案管理者的素质是保证最终管理效果的保证，如何激发基层员工的工作积极性和主观能动性，引导其不断提高自身的服务意识，灌输城建档案管理的重要性，是全面提高城建档案管理质量的重要保证。
2做好城建档案管理工作要有明确的服务管理理念
在城建档案的实际工作中，要想做好任何工作，必须具备明确的服务意识，从某种角度来说城建档案管理业属于一种特殊的服务行业。服务管理理念的选择是管理者必须面对的问题，可以从以下几个方面入手：
2.1确定主动服务的理念。
主动服务的对象是城建档案的利用人员，服务的内容很多元化，各类城建档案都包括其中。可以用查询、复制等方式对城建档案信息进行推广，使可利用城建档案者拥有高效、便捷的服务。主动服务是一个创新理念，是新形势城建档案工作的必经之路。当前城建档案工作的首要任务，就是要确立全新的服务理念，强化城建档案工作人员的服务意识，要从传统的城建档案管理向城建档案信息系统管理过渡，改变以往仅限于提供城建档案原件的低层次的被动服务状态。
2.2确定运用现代化的信息技术的理念。
随着计算机技术、电子信息技术及网络技术的发展和普及，城建档案工作由手工操作向现代化方式转变，由实体化管理向信息化管理发展成为必然趋势。对我国目前的城建档案工作现状来讲，网络化信息服务的兴起，既是挑战，也是机遇，关键在于我们如何把握机遇，迎接挑战，在新的社会环境中重新定位，做好过渡时期城建档案信息利用工作。实践证明，没有现代化的技术、设备和手段应用于城建档案信息资源的开发，就根本谈不上科学合理地利用城建档案信息资源。运用现代信息处理技术手段来开发城建档案信息，可以极大地提高开发能力和效率，从而提高城建档案信息资源的利用率和城建档案管理部门的服务水平。3.3确定提供优质的城建档案信息的理念。城建档案信息的好坏直接影响着其服务的基础，在新环境下工作人员应该抛弃传统的档案管理机制，积极的开发、大胆的应用新的档案管理方法，搜集有价值的信息，用优质的信息资源回馈社会、服务社会。
2.4做好城建档案管理工作既要分析现有问题也要制定具体解决措施。
在现阶段城建档案管理工作虽然得到了一定程度的重视，但是由于一些体制原因和管理手段的制约，导致城建档案管理人员流动性太低，新鲜血液基本很难输入。由于管理制度很难在根本上得到改善，在一些城建档案所，看管疏忽，甚至无人看管的情况非常严重，这就需要国家制定相关政策，加强对城建档案管理的投入。
2.5城建档案管理体制不成熟，城建档案管理制度需要统一和细化。
在目前城建档案管理中，受到城建档案管理体制的制约，城建档案管理体制还不成熟，城建档案管理制度也没有做到统一和细化，由此导致了城建档案管理在具体管理过程中效果不理想，有时甚至还出现冲突。为此，我们必须对现行的城建档案管理体制进行改革，必须要建立完善统一和细化的城建档案管理制度，保障城建档案管理的有效进行，使城建档案管理能够发挥积极作用，取得预期的效果。
3结语
在城市的信息管理中，城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平，带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中又非常大的优势，比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等，通过计算的这些优点可以有效的提高城建档案管理工作，并且使城建档案管理工作不断的规范化、科学化。目前，我国的城建档案管理工作大多还是人工管理，或者是半人工管理，这无法充分的发挥出城建档案信息的功能。因此，在城建档案管理中要应用计算机，提升城建档案现代化的管理水平，从而适应现代化的信息处理。
二、城建档案管理中应用计算机的功能
（一）自动化管理城建档案
计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速的输出、输入以及贮存信息，并且可以进行推理与判断，所以在信息处理时，应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。
（二）数字化管理城建档案
在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速的传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大的提升了城建档案管理的效率。
（三）网络化信息检索
目前，在图书管理中已经广泛的应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索，只能网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。
三、计算机在城建档案管理中的应用
在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分的动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后，在输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把完整的资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。
四、结语
1.1档案数量的增加对档案管理人员提出了更高的要求
档案人才流动性较大，很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关：一是工作强度大；二是工作比较枯燥、繁琐；三是工资待遇不高。对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如，在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下，我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天，而且增加了档案预验收环节，工作量和工作压力的骤然加大，对档案人员的耐性提出了更大的考验。
1.2档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求
（1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低；（2）即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理，但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成，从而影响了档案提供利用工作水平；（3）相比于一些发达国家，我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的：一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够；二是经济发展水平落后导致资金投入力度不足。
1.3档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求
档案数量的增加直接导致档案利用量的增加，加之人员不足、管理水平相对落后，导致档案利用需求很难在第一时间得到满足，由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降，从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息，是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求，但是当前形势下，我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。
2提高城市建设档案管理工作水平的对策
2.1加强城市建设档案人才队伍建设
（1）通过“感情留人、事业留人以及适当的待遇留人”，广泛吸纳人才，打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。（2）要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训，提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才，要给予重点培养。（3）通过绩效考核机制的建立，对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。
2.2提高城市建设档案管理工作的规范化水平
（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。（3）合理组卷，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。
2.3提高城市建设档案管理工作的信息化水平
随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。
2.4通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平
由于档案管理单位的人员和编制有限，通过政府购买服务的方式，采取服务外包的形式，来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作，也不失为解决当前矛盾行之有效的方法，并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果，在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。
2.5提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”
为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。
3结语
（一）城建档案认识观念创新由于历史的原因，过去一提到档案，就不自觉地突出了其政治性、神秘性，然而随着社会的进步，观念的转变，人们对档案的认识不应仅局限于时间活动的历史记录，还应认识到它的文化功能，对档案机构的认识不能仅视为重要保密单位，更应看作是与人们生活密切相关的文化事业单位，因此我们要更新观念、突破思维瓶颈，把城建档案当作一种文化来经营，即城建档案不应是一堆冰冷的图纸，更应是一种建筑文化、历史文化、人文文化的折射。伴随着城市的发展，城市建设、管理的活动日益增加、复杂，为了便于城市管理，有关部门对城市建设和管理中重要的活动进行了记载，便形成了最初的城建档案，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等技术资料是人们规划城市、建设城市、管理城市的劳动成果和智慧结晶。一个地方的城建档案就是一个地方城市发展历史的见证和缩影，从中我们可以了解历史的变迁，社会、科技的进步。
（二）城建档案管理观念创新近年来，中国城市化的发展令世界为之惊异，看到这个成就的同时，是令人遗憾的城市文化遗产的破坏和城市生态环境的恶化。城建档案工作起步相对较晚，各地城建档案馆大都是上世纪80年代初建立的，以前的城建档案大多由于各种原因缺乏完整连贯性，还有一些类别的城建档案未能进馆，影响了档案的利用，各类市政管线分专业、分块管理，不同专业的管线档案分别由权属部门保存，由于不同专业的管线档案分别由不同部门管理，而这些部门又存在着利益冲突，一些专业档案管理部门不愿意将档案移交给城建档案馆，造成市政管线档案入库率低。随着城市建设步伐的加快，城建档案的种类和数量在不断增加，城建档案管理也要与时俱进，管理的内容和方式也要不断更新，伴随着数字时代的到来，传统的城建档案管理受到了严重的冲击。比如包头市普遍采用CAD绘图，但由于缺乏相关的技术人员及设备，电子档案的法律凭证性问题尚未解决，只能依靠建设单位以诚信的态度提供资料，电子档案和声像档案的甄别工作无法保证。
二、城建档案管理创新
（一）城建档案收集工作创新档案作为人类劳动创造的一种特殊知识产品，是人类社会精神文化与物质文化进步与发展的一种重要的智力资源。城建档案馆在每年按规定正常收档案之外，应主动收集或征集一批富有特色和文化底蕴的档案，比如去年包头市城建档案馆借规划会议东风，利用改善、优化居住环境的有力时机，扩大对原始风貌档案征集和收集，收集存档中突出文化特征和地域特色，加强对名人故居、名胜古迹、风土人情，以及具有社会普遍利用价值的档案资料的收藏力度，增强城建档案文化积累的层面和层次，以满足知识时代社会对城建档案文化信息方面的需求，在馆藏档案的基础上有的放失、拾遗补漏，收集并建立完整的档案资料，既丰富了馆藏，又可以为政府，社会民众做好历史建筑保护工作提供良好服务。通过整理、挖掘、综合开发，传播馆藏档案文化信息，以各种途径参与城市文化建设，积极探索城建档案文化建设的形式和途径，不断扩大文化辐射力，提高文化影响力，努力把城建档案馆建设成为独具特色的先进文化建设基地传播基地。
（二）城建档案服务功能创新城建档案具有一定的文化功能，开拓城建档案文化价值，是城建档案开发利用后被日益扩大的功能之一，这一功能在20世纪50年代就被许多国家所认可，并且已经作为发挥档案文化属性和实现档案文化价值的重要手段。其二是充分发挥城建档案的历史信息作用。城建档案信息是一种历史信息，也是一种固定的信息，它是连接历史与现实的纽带。因而，档案馆应该通过各种有效的手段，为历史学、社会学等研究提供历史信息，以充分发挥档案延续社会记忆的功能。城建档案编研在实现以上两个方面有许多工作可以进行，一方面对馆藏档案做到心中有数，顺应社会各方面的工作需要，根据新形势新要求，用创新思路对馆藏档案进行重新分类的排挡，更大程度地提供人性化服务，提高档案的利用率，对馆藏档案的重新排列组合可以大大提高利用空间，同时，可以摸清家底，分清档案的保存价值，把城建档案保管工作做大做活。另一方面挖掘馆藏档案的文化底蕴的内涵，比如，从纵向上，通过研究过去老建筑的图纸资料，了解建筑师的设计理念，做到古为今用，洋为中用，把死档案变成活档案。从模式上，通过多种形式创造条件，加强档案馆间的沟通和交流，去年包头城建档案馆照片征集活动就进行了很好的尝试，包头作为近100多年历史的西部城市，不少有价值反映城市建设的档案流失严重，老包头那些历经了漫长岁月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到这些不免让人惋惜，通过广泛征集，收集了不少老照片，效果很好。
（三）城建档案形式创新随着信息技术的不断发展，高新技术的广泛运用，对档案信息资源的收集和开发，除了保持原有的工作模式，还应融入技术的含量，生动、形象地表现其文化内涵，增强其文化性，观赏性和休闲性，声像档案就是拓宽档案文化工作的一个重要方面，在过去几年里，包头市城建档案馆在这方面已经做了大量富有成效的工作，组织了建馆以来的《影像见证60年——包头市规划》摄影展，拍摄了“鹿城奇葩”纪录片，档案与文化唇齿相依，不可分割，在档案文化建设中，声像部门要不断挖掘潜力，运用各种方式和手段，拍摄一些具有历史教育意义的专题片、照片录像，举办各种图片征集展览，出版馆藏编研成果等等，通过开发馆藏档案，形成城建档案文化的内涵。同时加强与社会各方面的联系，通过参加城市的经济文化和人文活动，提高城建档案文化生命力，取得双赢效果。
一、前言
现阶段的工程建设过程中，很多建设单位都只重视管理工程项目的施工现场，往往忽视工程档案资料的积累和整理工作。很多建设工程文件档案都达不到规范，没有一定的深度和广度，文件缺损，不够完备，有时候文件随着个人的流动而产生丢失和损坏等情况，给后期的查阅工作带来了很大的麻烦，一旦工程出现问题，责任追究工作都无法进行，不但给资料查阅者带来麻烦，也给社会带来巨大经济损失。
二、建设工程文件档案资料概述
建设工程文件档案由建设工程文件和档案组成，建设工程文件档案资料的概念可以分为以下三个方面来讲述，第一是建设工程文件，第二是建设工程档案，第三是建设工程文件档案资料载体。以下是具体概述：
1.建设工程文件，又称工程文件。建设工程文件的概念： 建设工程文件是指工程建设过程中所形成的信息记录，涵盖各种形式，具体包括以下五种文件：工程准备阶段产生的文件，施工记录文件，监理文件，工程竣工图以及工程的竣工验收文件。以下分述这五种文件类型，工程准备阶段文件具体是指在工程建设正式动工之前，在以下阶段产生的文件资料：工程立项，工程审批，征地工作，勘察，项目设计，工程招投标等多个阶段。施工文件是施工单位在工程施工过程中产生的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中产生的文件。竣工图是指工程竣工验收后， 真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中产生的文件。
2.建设工程档案，又称工程档案。建设工程档案的概念：是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。
3.建设工程文件档案资料载体。载体具体包含四种：第一种是纸质载体，是指载体形式的基础是纸张；第二种是缩微品载体，这种载体形式的基础是胶片，保存方法是缩微技术；第三种是光盘载体，该载体形式的基础是光盘，保存方法是计算机技术。第四种是以磁性记录材料为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。
三、建设工程文件档案资料特征
1.分散性和复杂性。一般的建设工程周期都比较长，整个生产过程中工艺复杂，所用到的建筑材料种类繁杂，尤其是现在的技术，更新换代极快，建设工程因此变得相当复杂，层次多，工程阶段相互错杂，这也导致了建设工程文件档案资料的分散性和复杂性。
2.继承性和时效性。随着时代的发展，建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平也在不断提高和发展，在这一过程中，文件档案资料具有继承性和时效性。继承性体现在其可以记录以往施工的经验教训，给后面的施工提供指导；时效性体现在文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减。
3.全面性和真实性。建设工程文件档案资料的全面性体现在对项目相关信息完整而全面的反映上，其真实性体现在资料必须真实反映工程情况上，真实性包括要反映项目过程中发生的事故和存在的隐患。
4随机性。建设工程文件档案资料的范围涵盖了整个建设工程的过程，许多资料都是产生于具体的工程事件中，所以，建设工程文件档案资料是有很大随机性的。
5.多专业性和综合性。建设工程文件档案资料的存在依赖于不同的专业对象，其载体种类也有很多，所以其多专业性体现在：涉及专业多样，包括声学、建筑、力学、市政、电子、公用、消防、保安、美学等，其综合性体现在：综合内容包括合同、进度、造价、质量、组织协调等。
四、建设工程文件档案的归档层次和归档范围、要求
1.建设档案的归档层次：第一，向本单位档案管理部门移交的，包括在建设、勘察、设计、施工、监理等工程建设过程中形成的文件；第二，向建设单位档案管理机构移交的，包括在勘察、设计、监理、施工等工程建设过程中形成的文件；第三，向地方城建档案管理部门移交的，建设单位按照现行归档整理规范要求汇总的文件档案。
2.建设工程文件归档范围：“关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知”中明确指出：“基本建设项目的档案资料是指在整个工程建设过程中形成的应该归档保存的各种文件材料， 包括从建设项目的提出到竣工投产、交付使用的全部过程中形成的文字、材料、图纸、图表、计算材料、照片、录音录像磁带等， 它是工程建设及竣工投产、交付使用的必备材料， 是对工程项目检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。”第一，与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件；第二，具体归档范围应按照国家颁布的规范进行归档管理。
3.建设工程文件归档的要求：第一，建设单位负责组织、监督和检查各个单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。第二，移交档案时，双方交接单位应编制移交清单，交接时双方要签字、盖章。第三，取得工程档案认可文件之后，城建档案管理机构出具工程档案认可文件， 最后方可组织工程竣工验收。第四，工程文件档案应采用耐久性强的书写材料，各方的工程文件档案均必须为原件。第五，工程文件档案资料中的文字材料统一使用A4纸张，竣工图要求加盖竣工图章。第六，工程文件档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。第七，停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
五、工程项目档案资料的管理
工程项目档案资料管理的基本要求：标准化、规范化、系统化，便于检索和整理。
1.工程项目档案资料的搜集
项目建设阶段， 必须建立档案收搜集程序，避免不必要的损失，建立严格的档案资料管理制度，在收集资料时，要注意找准重点，去除重复，检查有无错漏资料页，保证资料的完整性和真实性。短期档案资料应在一定时期内重新核定，无继续保存价值的资料在办理核销手续后销毁。
2.工程项目档案资料的整理
档案资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律，同时要保持案卷内各种文件的有机联系，便于保管和查阅，在管理过程中，已经存档的档案不可随意外借，如果需要借阅，一定要按相关的程序办理手续，再进行查阅或复制资料。
从“文件、档案一体化管理”到“文件、档案全程管理”
早在20世纪80年代，文件、档案一体化管理成为一个热点问题，我国档案界对其理论必要性和实践模式都展开了研究。基于我国对文件和档案概念的特定理解，文件归档后进入档案室就被冠以“档案”的称谓，因而我国大多把文件、档案一体化管理理解为机关内文书与档案工作的一体化，实现方式也主要局限在机关内部。笔者认为这种理解建立在狭义文件观之上，只看到了机关内文书工作与档案室工作的联系，却没有从整体上把握机关文书工作、档案室工作与档案馆工作的有机联系，不够全面和科学。2002年，笔者依据国内外对文件、档案一体化管理的已有认识，以广义文件观为基础，提出“文件、档案一体化管理”的科学含义是一以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。
时至今日，国内外文件、档案管理的实践发展更加深入，电子文件大量产生和应用丰富了理论研究的内容，也推动了档案学理论的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、档案管理实践之中，发展成为档案学理论的新内容。本着与时俱进的指导思想，笔者认为在概念提法上适宜将“文件、档案一体化管理”转变为“文件、档案全程管理”。这种提法并非追求名称上的时髦，而是更能准确、全面地表达文件、档案一体化管理的科学含义，也能更好地适应电子文件管理的现实状况和需求。
2008年7月，笔者赴马来西亚参加了主题为“档案、治理与发展：绘制未来社会的蓝图”的第16届国际档案大会。根据笔者理解，大会展示了21世纪全球档案专业发展的新思维――平面延伸与立体交融的兼顾统一。因为“档案、治理与发展”分别与“专业、行政与社会”相对应，表明档案专业触及范围已经平面延伸，拓展空间面临立体交融。一方面，信息时代档案实践领域明显跨越了档案馆室的界限，向前延伸到文件生成和管理阶段。电子文件的产生和应用更加凸显了延伸的必要性。目前，档案专业触及范围向文件管理的平面延伸已没有疑义，并得到国际档案界的大力提倡。另一方面，文件和档案作为社会活动的产物，既是行政管理的工具，又是历史文化传承的手段。当前，社会、政治、经济、科技、文化的迅捷发展为档案专业提供了更广阔的拓展空间，也制造了更复杂的生存环境。档案专业在机遇与挑战并存的社会环境中正在或需要拓展，向行政、业务领域拓展是其中之一，向社会服务拓展也是其中之一。这些拓展都是相对复杂的立体交融，表现出“你中有我、我中有你”的错综联系。笔者之所以论及1 6大的主题特点，目的是简单介绍当前国际档案界的最新态势，表明文件、档案全程管理已经成为国际档案界普遍接受的理念或理论观点。这也正是笔者提出用“文件、档案全程管理”代替“文件、档案一体化管理”提法的理由之一。
文件、档案全程管理的理论依据
在探讨文件、档案全程管理的理论依据之前，笔者认为有必要揭示其基本含义。基于我国对文件、档案概念的现实理解，文件多指现行文件，档案则包含室藏档案和馆藏档案。文件、档案全程管理的含义简单说来就是对现行文件、室藏档案和馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理。全程管理与传统一体化管理的最大不同，就在于涉及范围更加广泛。过去，我国普遍将归档视为文书工作与档案工作的界限，因此传统一体化管理往往是指机关内部文书处理与档案室工作的结合，很少涉及档案馆的参与。文件、档案全程管理则要求在文件从产生到进馆的运动过程中，既加强机关内部文书工作与档案室工作的一体化，也注重档案室与档案馆的业务衔接，使现行文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。换言之，全程管理包括机关文书处理、档案室工作和档案馆工作的有机衔接和结合。
笔者认为，文件、档案全程管理的理论依据是档案学的一大支柱理论一文件生命周期理论。乍听之下，似乎有些老调重弹。但深入推敲，文件生命周期理论因为是对文件、档案客观运动过程和规律的科学归纳，其基本内容经历时代的变化和挑战依然具有生命力。我国档案界对文件生命周期理论较为熟悉，研究评价也颇多。笔者无意泛泛介绍该理论的内容，只是在简要归纳其基本点和应用价值的基础上，重点分析它对文件、档案全程管理的理论支撑。
笔者对文件生命周期理论做过系统研究，将其基本内容归纳为三点一一文件从形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程；文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段一不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系④。需要指明的是，文件生命周期理论的立足基点“文件”是个广义概念，是现行文件、室藏档案和馆藏档案的总称。对应我国的现实情况。文件生命周期理论的基本内容是，从现行文件生成到最终进馆是一个整体运动过程，这一过程因为文件价值形态的规律性变化可分为现行文件、室藏档案、馆藏档案若干阶段，它们具有不同特点，各有特定的服务对象、保存场所和管理方式。
笔者曾将文件生命周期理论的理论意义和实践价值归结为三点――为文件的全过程管理奠定理论基础。为文件的分阶段管理提供实践指导原则，为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论依据。尽管文件生命周期理论源起西方，但它是对文件运动过程和规律的客观揭示和科学抽象。其基本内容具有普适性。结合我国的现实，文件生命周期理论为从现行文件到档案的全程控制提供了科学的指导思想，也为现行文件、室藏档案、馆藏档案的针对性管理奠定了科学基础，还为档案馆室人员参与文书工作提供了科学依据。
文件生命周期理论是文件、档案全程管理的理论基础。从现行文件产生到转化为室藏档案、馆藏档案是一个连续发展的完整运动过程，这一整体过程尽管因文件价值形态的变化表现出明显的阶段性特征，但各阶段之间紧密联系。我们必须尊重这种内在联系，对文件、档案的完整运动过程实施全面管理和宏观监控，这样才能使现行文件、室藏档案，馆藏档案都得到有效控制。
文件生命周期理论还是档案馆室对
现行文件进行前端控制的理论依据。文件生命周期理论表明，从现行文件到室藏、馆藏档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。它要求必须把从现行文件到室藏、馆藏档案的管理看成是一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点却始终相互关联和前后衔接的整体过程。换言之，不能再将现行文件管理与室藏，馆藏档案管理视为各自独立、互不关联的系统，应当使它们从行政体制、组织制度、管理方式到工作程序都实现真正的交融和统一。只有这样，才能有效实现从现行文件到室藏、馆藏档案的全程管理。文件生命周期理论还表明，现行文件的管理质量直接决定着室藏、馆藏档案管理的成败。它要求档案馆室及其人员必须积极进行现行文件的前端控制。从而确保室藏、馆藏档案的管理质量，避免重复劳动。前端控制思想对于当前的电子文件管理具有特别重要的意义，它不仅是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略，也是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。
文件，档案全程管理的国外经验
文件、档案全程管理并非停留在理论层面的概念或设想，而是已经付诸实践。不同国家都立足国情，实施富有本国特色的文件、档案全程管理。应当说，欧美发达国家积累了文件、档案全程管理的一定经验，可供我国借鉴。限于篇幅，笔者拟选择最富典型性的美国，在分析其文件、档案全程管理历史溯源的基础上，重点介绍其文件、档案全程管理的领导体制和组织机构的特点和经验，供国内同行参考和思考。
需要指明的是，美国对文件、档案概念的理解与我国不尽相同。文件通常在进馆后才被冠以“档案”的称谓，因此其文件、档案全程管理指的是现行文件、半现行文件和馆藏档案的全面控制和管理。在美国。半现行文件通常在文件中心里保管，从文件运动阶段来看，它与我国的室藏档案大致相同。
美国是世界上开创文件、档案全程管理的国家，因为它最早萌生了文件管理思想，使之上升为一种专门管理活动，并成为档案实践和档案学研究的组成部分。美国之所以出现文件管理，主要是迫于文件数量急剧膨胀的现实。1934年成立的国家档案馆一开始就面临文件数量剧增的巨大压力，几乎达到难以承受的地步。这迫使美国档案界思考缓解档案馆压力的措施，由此萌发了文件管理思想。即要求对馆藏档案的源头――机关产生的现行文件进行有效管理和控制。1941年，国家档案馆率先设立“文件管理项目”，用以监督指导各政府机关现行文件的立卷、归档和移交工作。1946年，联邦政府颁布9784号行政命令规定所有政府机关必须实施文件管理项目，由国家档案馆行使指导文件管理的职权。到1950年，文件管理由于《联邦文件管理法》的颁布而成为具有法律保障的专门管理活动。从此，美国开启了文件、档案全程管理的新纪元。
计算机信息技术下的城建档案管理工作是具有一定的复杂性和技术性的，需要高素质、综合型的管理人才。因此，在城建档案管理中，对于从事城建档案管理人员的专业素质、技能水平都有很高的要求，需要管理人员具备认真负责的工作态度、责任心和使命感，还需要有档案专业知识和计算机应用能力。
二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用
1．促进了城建档案管理工作的系统化发展
在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。
2．提高了城建档案管理工作的精细化程度
计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点文/吕艳萍息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。
3．扩大了城建档案的资源开发范围
传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。
三、城建档案管理的计算机信息技术条件
1．设备的配置方面
实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。
2．电子化档案建设方面
1档案收集整理不及时
没有形成完整体系工程建设过程中，必须重视档案的收集整理，及时形成完整体系，确保工程档案的收集整理效果。建筑企业在实际的档案管理工作中，还存在对施工档案没有及时进行收集整理的问题，影响了档案的系统性，使施工档案难以发挥其作用。施工档案的收集整理受到建筑企业多方面影响，一些建筑企业在工程建设中以经济效益为最终目标，对建筑工程施工档案资料收集整理的重要性认识不够，影响档案收集整理工作在企业建筑施工过程中的具体实施。建筑工程在建设后期，工程建设技术人员陆续撤离施工现场，带走部分专业施工技术档案，导致建筑工程后期施工档案的分散，给建筑工程施工档案的收集整理工作带来困难。档案整理人员对施工技术档案等专业性高的文献资料把控度不够，整理过程中难以形成具有完整体系的施工档案，给建筑工程施工项目的档案管理工作带来巨大影响。
2建筑工程施工难度提高
施工档案数量增多随着社会经济的不断发展，对建筑工程的要求越来越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采用原有施工档案的收集整理办法，必然降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案包括施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据具体施工档案的收集整理要求，采取相应措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的档案管理，因为档案数量的增多，造成档案管理难度加大，一些没有保存价值的建设资料，也被保存在施工档案中，而工程总结、竣工验收等重要资料却没有被完整保存在施工档案中。
3施工档案资料的有效性缺乏
保证施工档案的收集、整理和保存是一项周期性长的工作，在实际的工程建设中，建筑工程的档案资料因为复印份数少或保管措施不到位，施工档案资料没有真正受到保护监管，难以保证其有效性。建设施工过程中，因为某些项目的负责人并不是时时都在施工一线，一些重要的现场资料填写，会出现代签现象，难以保证施工档案的有效性。因为施工档案管理人员的档案意识薄弱，没有及时将施工档案转交给业主，或在完成施工档案的转交之后，并不及时对施工档案重新进行收集整理，错过了施工档案交付后的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型造成无法挽回的损失。在档案的利用过程中，一些建筑单位并没有真正意识到施工档案的重要性，对施工档案的利用也仅限于工程验收证书、工程最终预算等方面的查验，其他价值性更高的技术文档并没有真正利用，给施工人员造成施工档案实效价值并不大的错觉。
二建筑施工档案管理主要问题的成因
1施工档案管理制度落实效果不够
目前，在建筑工程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏相关管理制度，实际工作中，各建设单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。由于没有健全的施工档案管理制度，导致建设施工过程中，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。随着建筑工程建设难度的提升，档案资料数量越来越多，没有科学、有效的档案管理制度为档案管理工作做支撑，导致档案管理效果难以落到实处。
2建筑建设单位和建设人员重视程度不够
一些建筑建设单位对档案管理工作的认识程度不够，仅仅把工程施工档案管理工作当做建筑工程中的一般临时性工作，没有制定企业内部的施工档案管理工作制度，缺乏专职施工档案管理人员，难以保证施工档案管理质量。施工档案的收集和管理，在一些建设人员看来是一项苦差事，导致档案管理积极性不高，施工档案的收集整理中，没有做好鉴定验收工作，材料归档范围没有明确，影响了施工档案管理工作效果。
三加强建筑施工档案管理工作的措施
1明确建筑工程施工档案的收集整理范围
要加强建筑工程施工档案管理工作的质量，首先要保证建筑工程现场施工档案的收集整理范围，在明确了施工档案的收集整理范围之后，才能保证建筑工程施工档案的整理效果。目前，建筑工程施工档案的收集内容主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设规划许可证、开工审批表、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。
2加强建筑企业的制度建设
提高档案管理人员的认识程度企业根据我国对现场施工档案的具体法规要求，并结合企业实际情况，制定与企业发展相适应的档案管理制度，保证建筑企业在具体的档案管理工作效果落实过程中有章可循。建筑企业要积极通过开办培训班等形式，提高建筑工程人员对施工档案的重视程度。建筑企业在施工档案管理工作中，要克服传统管理经验，对施工档案管理人员进行明确，保证建筑工程施工档案的质量。
3保证施工档案的真实有效
对于建筑工程的施工档案，必须保证施工档案的真实有效，从档案形成的源头开始，把建筑档案的形成融入到工程建设过程中。在具体的实施过程中，建筑企业必须根据档案管理制度要求，对档案形成进行有效跟踪，保证施工档案的真实有效。
四结束语
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