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绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇高校宣传办公室，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：高等学校 院级办公室 职能 创新
中图分类号：G64 文献标志码：A文章编号：1673－291X（2011）26－0175－02
近十年来，高校的发展与变化随着教育改革模式的转变、市场经济的发展、学校自进一步扩大以及高校教育的机制日趋与国际接轨，使国内高校的管理模式动荡起伏，为适合外部环境，高校也与许多企业一样在求生存、求发展，从综合性、专业特点、区域文化、学术建设等方面进行改革，采用高校合并、分离重组、合作办学等多渠道途径，目的是把学校办得有特色，办大办强。
目前，很多高校把过去的系按类别分划后组成学院，由教学单位的系级管理变更到院级管理，并在学院设置一套较完善的管理班子由学校的职能部门直接领导。例如，云南大学的数学系在近十年来就前后与物理系、地球科学系合成了理学院，后又拆开与物理系组成了数理学院，现又与统计系组成数学与统计学院，这种变更相对学校的发展及学科的建设具有一定的科学性。在这种变更中办公室的职能在学校的整体规划下变化不大，但人员的职能定位却会发生改变，可能会有人员的重组、岗位冲突等等情况，面对此类情况，办公室的管理人员认识、状态、素质怎么培养？如何在新环境中求创新、寻发展，这成了办公室管理人员要面对的首要问题。
一、管理人员职能的认识性拓展
目前，高校的管理重心下移，二级学院的管理日趋发展成熟。实行学院制建设后，学院成为拥有相应权责的管理实体。随着学院管理自利的扩大，办公室的管理人员肩负的责任、义务随之加大。作为院领导的助手，具体实施任务的运作中心，每位管理人员首先从思想意识形态有深刻认识，树立积极向上的工作态度，本着为人师表、认真工作，服务到位的工作作风。
现在的一个基层学院单位师生一般在400―1 000余人，自身构成一个教学、科研为主的管理部门，内设的各管理部门人员不多但机构齐全。面对单位重组，部分教师已经在办公室中扮演过过多的角色，如从系办公室主任到研究生秘书，又到科研秘书、院办主任，有人还身兼数职。在这种环境下，从工作经验上是锻炼了一批人，但毕竟现在的高校办公室工作与20世纪90年代的管收发、到学校财务处领取教师酬金发放教师，复印试卷，安排考试等较为机降性的工作有所区别，办公室的角色加强了参谋、督查、协调、宣传交流、撰写材料等有技术含量的工作。并且现代社会办公形式已是信息化、自动化的时代了，熟练应用现代化的办公模式成为最基本的技能。70年代参加工作的老师都已退休，也就是说现在从事办公室工作的工作人员平均学历提高，目前要聘用的管理人员也必须具备硕士学位，这也说明高校办公室人员的定位在变，需要高素质的复合型人才。
只有认识到现代化的高校对办公室人员的所具备的条件的要求，才能更好地审核自我，通过不断的学习使自身素质提高。只有对自己的管理角色有真正的认识，才能在这个平凡的岗位上演绎出精彩的作为。
二、高校学院办公室的职能的定位
（一）辅助角色职能的定位
学院办公室的管理人员在学院的工作就是辅助领导、参谋助理，明确与领导的从属关系，应在工作中主动收集相关信息，及时、准确地为院领导提供决策依据，当好助手与参谋。在工作过程中，归办公室日常管理与实施完成的工作应演好主角，上级部门及学院领导主持完成的工作应起到配角和辅导的作用。角色的到位是呈现一个办公室人员的为人处事工作经验与能力的体现。
（二）承上启下与督办的职能
学院办公室的其中一个重要职能就是承接学校与学院的传递与反馈工作。由于学院制的规划实施中，学院自主独立性相对突出，但学校的统一领导是学校管理的宗旨。学院办公室是连接学校职能部门与学院的一个桥梁，搭建好这个桥梁从表面上来看是个上传下达的途径，但实际上这个功能的工作对学院在学校的地位、评价、整体定位有着一定的影响。
学校各部门的指示下达到学院办公室，管理人员的职责就是认真领会学习文件，并与主管部门建立良好的合作关系，根据学院的具体情况组织、传达、实施。在整个过程中不应只是从会议上的上传下达、发放文件等机械性传递，应根据学院的自身情况使方案细化，涉及到教师切身利益的事宜有时需要动之于情晓之于理，尽量不出差错，传达到位，不把问题激化，把工作做到有条有序，符合学校要求。
督办、督查是学院办公室的使命，具体事项落实到学院后，应积极主动的与领导联系，进一步安排工作的开展，需要领导、教师、学生配合完成的事项，办公室要有督办作用，领导头绪多，教师科研、教学任务重，学生大部分时间在上课，前期的工作办公室尽量做到位，继而督促各部门、个人把工作做好，再做好审查，上交、归档保存等工作。
（三）协调与宣传的职能
学院办公室是一个基层综合协调部门，二级学院管理制度在发展中因落实不到位会产生一些冲突，办公室就得协调好上下关系，发挥纽带作用。同时，学院内部左右协调是办公室的一个重要职能，各部门之间的统一思想、同一步调都靠办公室的指挥完成。这需要管理人员具备较好的自身素质与应变沟通能力，在工作中尊重合作双方，使用有效的工作方法解决问题。同时整个学院协作互助的和谐也是显现院办公室高素质的因素，虽然办公室内部应该职责分明，但工作中既有交叉的一面，又有独立的一面。在交叉工作中应呈现团结互助的精神，加强配合、合作共事，只有协作互助的群体才能发挥出个人的能量。
学院办公室是树立外塑形象的一个标志性窗口，其管理人员的精神面貌、工作态度、做事风格、办事效率对学院有着重要的影响，这是个内在的宣传窗口。对外而言，如今信息化社会，宣传、对外交流是搭建学院发展的平台，院办公室还肩负着这一重任，宣传应为学院的发展开创契机。熟悉学院的发展动态，对学生、教学、科研等状况了解全面，能在任何环境中充分对学院的优势进行到位的宣传。为学院网站提供强有力的信息，协助学院学生会开展一系列的学生活动，举办国内外学术会议等工作的渲染，凸显出学院与时俱进的风采。
三、创新是学院发展的保证
高校在改革中初步形成了学校实行宏观管理，学院为教学、科研实体的“以教学科研为中心”的管理模式。学院制建设的实施，使学院成立的各种委员会对教学、科研等方面的决策占了一席之地。学校管理重心下移，增强了专家、教师的参议与决策，从一定意义上来说已是大学管理机制的创新。
重心下移了，充分发挥学院制建设所寄予的契机，把学院的教学与科研管理发挥到极致，利用学院的各管理层及各类委员会对学院的发展作出规划。配合社会发展情况，对学科的发展、专业的设置、招生的计划、教学大纲的拟定、学生的管理等作出相应的改革。
因为学院的整体运作，院办公室是提供服务的中心，学院的管理也应打破原先的、传统的、机械的工作方式，首先在管理上建立健全管理机制。目前的学院办公室管理人员紧凑，怎么利用少的资源来把工作开展到面面俱到？首先应该在办公室管理人员的录用、考核上有高的要求，现在的管理人员应具有高素质、业务能力强、有较好的灵活应变能力。除定性常规的工作外，对非确定的决策、动态的事件有正确的处理意识。能在工作中汲取经验，不断的完善自己。工作中不是一层不变的照规办事，在协调性、沟通性上应以人为本，注重实际。把学院的发展，学生、老师的利益放在第一位。
其次，从其他高校汲取好的管理方式，在不断的学习中进取。例如，笔者曾在2006年到荷兰的代尔夫特UNESCO-IHE水教育学院参观。这所学院教师、博士及硕士生共60余人，但当初的办公室管理人员只有一人。繁杂的工作如何做好呢？通过了解，使笔者认识到该学院的整个管理计划性很强，每人近期的计划都是预先排好的，办公室墙上贴着很多字条告知近期需要办公室安排的事项，这样管理人员就能把每天的工作安排得井井有条，效率十分高。我们现在的学院是学校的二级管理机构，有党委办公室、行政办公室、研究生办公室、团委办公室、教务办公室，不妨各部门也应把一学期的工作计划做出来，提前做好预期的安排。为了防范计划不如变化快的事件发生，办公室各部门的主要管理人员可以集中在一间综合办公室中办公，目的是可以互助的应付一些突发事件，并使工作中交叉的环节可以快速解决。这也使办公的能源与人力资源得到了整合和利用。
结束语
总之，在高校的下属学院要做到一个优秀的办公室管理人员是不易的，它与单纯的机关或其他事业单位做管理工作有一定的区别，工作环境及工作对象不同，学院办公室日常面对的是只有办事才来的学生及不用8小时坐班的教师，大家来办公室的目的就是办事，有时对象的满意度与之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人员除了职能定位明确、业务熟悉外，还需要有意训练在工作中的待人接物，交流艺术、谦和忍让等这些在潜在的提高工作效率的情商因素。作为办公室管理人员的一分子，本着认真工作、积极奉献精神和为师生服务的态度，不断总结好的经验，就能促使工作再上新台阶，开创高校办公室工作的新局面。
收稿日期：2011-07-13
作者简介：陈玉姝（1966-），女，云南昆明人，讲师，院办公室主任，硕士，从事管理、经济数学方面研究。
参考文献：
[1] 那志伟.新形势下高校办公室工作职能的定位与转变[J].江苏高教，2008，（2）.
一、高校办公室自动化管理建设的特点
各大高校的办公室自动化管理建设的核心工作就是为办公室的工作人员及时快速的提供其所需要的信息。更准确的说，办公室自动化体系综合了办公室工作人员，机器设备以及信息资源之间的关系。
（一）信息资源的网络化
高校办公室自动化管理具有信息存储光盘化，传播渠道网络化的特点。通过多媒体技术，将各种媒体信息和图形内容渗入进管理体系之中。此外，用光盘存储信息，可以方便保存，降低资源成本，加快信息的搜索速度，方便教师之间以及办公室同教师之间的信息沟通。使用网络技术，在网络平台上传播信息，使得信息资源的传播更为快速和便捷。
（二）管理资源系列化
随着高校办公室管理信息自动化程度的提高，需要建设更为现代化的管理体系和系列化的管理设备。办公室的工作人员可以充分利用计算机对各种信息，文件，数据及图表进行集中处理，提高信息交流的方便程度。此外，为进一步提高学校的管理质量和管理效率，办公室的工作人员还可以依据工作的不同要求和不同目的，有针对性的选择符合其要求的管理资源。
二、高校办公室自动化管理建设的具体实践
高校办公室作为高校管理工作中的枢纽和窗口，应充分协调好校内人力，财力以及物力资源的分配情况，提高资源的使用效能，充分发挥资源的实际作用。高校领导应充分重视办公室自动化管理的建设工作，加强办公室的自动化程度，这样才可以使管理工作的效益实现最大化。
（一）加强办公室工作人员素质的培养和提高
各大高校办公室的工作人员必须通过计算机，英语水平和业务能力测试后才可以上岗，而对于那些测试不合格的员工，需要对其进行培训，然而再测试，至测试合格后才可以重新上岗。此外，为了进一步推进高校办公室自动化管理建设进程，各大高校可以专门配备一些具有硕士学位，计算机水平及业务能力水平都较高的干部。
（二）创造可以实现高校办公室自动化的物质条件
各高校的领导为了满足工作人员对信息处理和组织的需要，可以专门为办公室的工作人员每人配备一台专属计算机，其他自动化仪器也应配备完全，如扫描仪，多媒体投影仪，数码相机，摄像机及刻录机等等，这些自动化设备应交由专人进行保管，并且相关工作人员应该熟练掌握这些仪器的使用方法。
（三）倡导实行无纸化办公模式
在日常的办公过程中，除了一些必须的上报文件，请示文件，或者任命文件之外，其余的事项，如高校公布的某项通知，传达的某种办公会议精神以及与学校相关的各类宣传信息等内容，均可以实行无纸化办公模式。收集校内每名工作人员的邮箱地址，利用互联网络建立高校宣传主页，并在主页内相关消息，传达相关精神，力求实现信息的网络化传播，节约人力，财力以及物力资源，提高办公室员工的办公效率。
（四）全面实现资源共享
办公室工作人员的主要工作就是协调好各部门的关系，制作且维护学校网页，对学校网站主页上的信息内容要进行收集，更新和审核，为教师查阅和引用提供保障。此外，高校办公室还要负责制定出学校的电子版年报，年报内容要包含学校的教育教学情况介绍，人事调动情况通知，招生情况概况，毕业生情况，获奖信息以及其他与学校相关的各种事项。通过建设校园网站，在更宽广的平台上积极宣传校园风貌，提高了学校的知名度和美誉度，贯彻落实信息资源在网络平台上的共享。
（五）实现信息存储光盘化
学校办公室除了负责发送文件和会议记录归档入案工作，还需负责将学生档案和其他信息材料进行集中审核和编辑处理，并且负责将这些内容定期刻录成光盘，一年两次，一次备份两份存档，全面实现信息存储的光盘化。
（六）实现联系网络化
目前，各大院校的管理系统都非常的现代化，如在网上可以进行经费查询，年终经费核对，上报信息等活动。这就促使学校之间的联系基本上实现网络化，学校的教师可以通过网络来增进与国外教师的沟通交流，相互借鉴教学经验，进而促进教学效率和教学水平的进一步提高。
关键词： 高校图书馆 办公室工作 准确定位
图书馆是高校的文献信息中心，是为教学科研服务的学术机构，与师资队伍、实验设备共誉为高校的三大支柱，更是同学们求学的第二课堂。把图书馆看作一个系统，高校图书馆办公室又在其中发挥着举足轻重的作用，它是图书馆的行政和业务管理部门，负责全馆的政策、计划、控制、协调、公关等工作。
1.高校图书馆办公室工作的基本内容
1.1围绕学院教学、科研工作，协助馆长搞好馆藏建设、开发与利用，为读者提供多元化服务。
1.2做好接待工作，搞好内外沟通，掌握各种信息，收集管理好上级文件及业务档案，为领导的决策提供依据。
1.3做好读者咨询工作，经常开展问卷调查，及时了解不同读者需求。
1.4接受和传达上级的指令，贯彻和督促各项规章制度执行，辅助馆长处理好图书馆内部行政事务和各项业务的开展。
1.5组织和安排好全馆各种会议学习、业务学习及公共活动，做好后勤保障工作。
2.高校图书馆办公室工作的特点
2.1服务对象多样
高校图书馆是为高校教学科研服务的信息中心，服务的对象是以学生、教师为主的群体。长期遵循“读者第一，服务至上”的宗旨，作为图书馆的综合性办事机构的办公室，同样体现了这一宗旨，只不过服务的对象更为宽泛。图书馆服务的对象仅仅是读者和教学科研机构，而办公室的服务对象还包括馆领导、馆内各部室、学校相关职能部门，兄弟院校，上级业务主管部门，以及图书馆界相关业务单位。
2.2行政事务繁杂
随着高校图书馆事业的不断发展，图书馆办公室的行政事务管理工作也由过去单一化、模式化转向了多元化、复杂化，具有较强的综合性和随机性特点。它在图书馆工作中是一个综合性机构，日常工作上到与地方图工委、图书馆学会及兄弟馆之间的联系，下到馆内龙头漏水的维修、库室钥匙的配备等，其工作内容十分繁杂、琐碎而具体。
2.3工作要求全面
图书馆办公室岗位的特殊性，要求工作人员既具备从全局出发的眼光和能力，胜任文秘工作、档案管理、设备管理、后勤保障、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆日常行政工作，又是优秀的图书馆专业技术人员，能够充分发挥专业技术能力，及时掌握和处理文献信息资讯，开展读者阅读咨询与辅导，积极参与图书馆科研项目撰写科研论论的同时，认真做好图书馆科研服务工作。
3.图书馆办公室的作用
3.1参谋咨询作用
办公室要为馆长决策当好参谋，为馆长决策提供文件、资料、情报，并为馆长想办法、提建议、献良策。决策的科学性，直接影响着图书馆的发展，所以要当好个参谋，必须具备敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识，提高分析问题、解决问题的能力。
3.2承上启下作用
图书馆办公室是领导和各基层业务部门之间的一个不可缺少的环节，它上承馆领导的意图，是领导层贯彻执行党的方针政策及上级部门指令的助手，下对各业务部门负有督导、检查和向领导层反馈情况的职责。
3.3综合协调作用
图书馆各部门都有着各自特殊的职能，要想使各部门充分发挥职能，整个图书馆工作系统运行和谐，必须有一个协调机构，这个机构就是办公室。它就相当于一个大家庭的管家，既要全面、准确地领会馆长的意图，又要将各部室的步伐协调起来，确保图书馆各项决策的执行效果。这个综合协调职能发挥的情况，直接影响着图书馆的整体工作。
3.4对外沟通作用
高校图书馆之间的密切联系，可以大大促进图书馆事业的发展。办公室在这其中应本着互相尊重、互相支持的原则，配合各业务部门开展好馆际互借、资源共享、经验交流、学术讨论、参观学习等工作，引进先进的管理理念、服务方法和服务内容，促进馆际之间互惠互利和共同发展、共同进步。
3.5后勤保障作用
办公室一项重要的工作就是做好全馆人员的后勤保障，如工资、奖金的发放，办公用品、劳保用品的领发，职工福利待遇的落实等工作。同时要关心同志们的生活，排解职工和领导的后顾之忧。
4.如何做好图书馆办公室工作
4.1明确两个定位
4.1.1办公室职责与定位
若要充分发挥上述高校图书馆办公室的作用，首先就要明确各方面具体工作的定位。
4.1.1.1处理事务。办公室要将众多繁杂的事务有条不紊地处理好，就要力争做到“到位”绝不能“越位”，要有“力度”又不能“过度”，要“主动”又不能“妄动”。
4.1.1.2参与政务。尽职尽责完成图书馆行政事务。在对本馆基本情况、整体工作全面了解的基础上，办公室要向领导决策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通览一遍，摘出要点，为领导决策做好服务工作。
4.1.1.3服务工作。办公室上服务领导，下服务馆员、读者，服务对象多，情况又各不相同，这就要求办公室要增强高效服务、主动服务意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，要做到让领导放心，馆员、读者满意。
4.1.1.4会务办理。组织和策划会议是办公室工作的一项重要内容。在办会过程中要求细心，考虑周全，将会议可能出现的情况都考虑进去，如会场布置的合理性，灯光、音响、投影等设备故障，照、录像人员的安排，等等，要做足后备，确保会议的顺利进行。
4.1.2办公室主任角色的定位
办公室主任是图书馆办公室的责任人，直接参与图书馆发展规划和各项规章制度的制定与实施，肩负着联系上下、沟通馆内外的使命，在图书馆的行政体系中扮演着十分重要的角色。
4.1.2.1“参谋员”角色。办公室主任应为领导决策主动提出实施方案或进行可行性论证，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影响领导决策。
4.1.2.2“协调员”角色。办公室主任应协调好馆领导和馆员之间的关系、办公室和各业务部门之间的关系及各业务部门之间的关系，将各部门步调协调起来，使其有机配合。
4.1.2.3“监督员”角色。办公室主任应监督领导决策的落实情况，掌握各项工作的进展和执行情况，并及时向馆领导做汇报，保证各项工作的顺利开展。
4.1.2.4“服务员”角色。办公室主任应具备脚踏实地、淡泊名利的个人品质，秉承“服务至上”的工作宗旨，任劳任怨，甘于奉献，对工作耐心和细心，对同事和读者有诚心和爱心。
4.1.2.5“宣传员”角色。办公室主任应具备主动宣传的意识，利用网络、报纸、展板甚至电视等媒介向广大师生读者宣传图书馆做了哪些工作，取得了怎样的成绩，将来打算如何开展工作。通过宣传使读者了解图书馆工作，懂得如何利用图书馆，树立图书馆良好的形象。
4.2突出四个字
4.2.1慎
高校图书馆办公室工作大到领导重要决策的实施，小到灯泡、龙头的维修，都看似为一些琐碎小事，但稍有纰漏就很可能变成大问题，因此各项工作的开展都要慎重，要做到大事不误，小事不漏。尤其是关乎职工利益的事情，办公室要高度重视，切忌漫不经心;对待馆内其他业务部室，自己也不可颐指气使，把办公室凌驾于其他部门之上。
4.2.2精
高校图书馆办公室工作事无巨细，但每个环节都关系全局，这就要求办公室工作人员具备严谨、求“精”的作风，一丝不苟，追求卓越。在具体工作中善于思考和谋划，条理清晰，未雨绸缪，预计可能出现的各种情况，做到“精心、精细、精准、精益求精”。
4.2.3勤
办公室的工作人员还应做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、脑勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤请示，勤汇报，准确领会领导意图，做到反映问题不失真，传达指示不走调。“眼勤”就是要多观察，多学习，多看一些有利于工作的资料。“脑勤”就是平时多思考、多想几个“为什么”，多想几个“怎么办”，不断提高预见和应变能力。“手勤”就是要多写、多记，注重平时材料的积累，有备无患。“腿勤”就是要经常深入各个部门调查研究，克服困难，多做工作。
4.2.4和
办公室工作需要团队协同“作战”,因此成员之间若不和就无法共事。一个办公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和谐有序、配合密切，切不可形成“自扫门前雪”的工作局面。
4.3养成两个习惯
4.3.1好的工作习惯
高校图书馆办公室工作涉及面广，内容繁多，办公室工作人员若想各项工作干起来得心应手，就要养成良好的工作习惯。
首先，工作要计划性。不能盲目地等着干，也不能推着干，长期有年计划，短期有周计划，每天要列出当日工作清单，对大项工作要做好专项计划，临时工作合理安排。其次，工作中要考虑到最优化的问题。当多项工作摆在面前时，办公室工作人员应区分大小轻重缓急，统筹安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，办公室工作人员还要熟练应用各类计算机办公软件及其它现代化的办公手段来提高工作效率。最后，定期进行工作总结。及时地进行总结有助于办公室工作人员进行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的开展和人员自身的成长进步。
4.3.2好的学习习惯
图书馆工作是一项业务性较强的工作，与馆内业务部门密切联系的图书馆办公室工作人员，应该是图书馆行政和业务工作中的多面手。这就要求办公室工作人员必须养成学习的习惯。首先，要学习图书馆的专业知识，系统掌握各部门的工作的性质、特点和流程，这样才能在实际工作中应付自如。其次，要学习文秘和计算机知识，以提升组织管理、写作和现代化办公的能力。最后，要学习国家相关的方针、政策，不断增强自身的政治素养，树立崇高的职业道德。
综上所述，做好高校图书馆办公室工作不是一件容易的事，它需要全体办公室人员运用智慧，不懈地努力和无私地奉献，不断加强学习，提高自身素质和能力，在准确定位的前提下，转变观念，开拓思路，创新工作，以适应不断发展的图书馆事业。
参考文献：
［1］杨红玲，.浅议高校图书馆办公室工作.科技情报开发与经济，2008.7.
［2］杨宇飞.高校图书馆办公室工作之我见［J］.科技情报开发与经济，2008：13.
［3］黄嘉慧.高校图书馆办公室工作漫议［J］.图书馆论坛，2003.2：58-59.
关键词：高校办公室;保密;文件;对策
随着改革开放的不断深入，我国经济的迅猛发展，国力不断增强，国际地位不断提升，高校对外交流也日益频繁，网络已成为对外交流的一种手段，已成为高校日常工作的重要组成部分。特别是近几年来，学校的网络已基本遍及校园每一个角落，网络技术迅猛发展，校园办公系统投入使用，这些现代设备和技术的投入使用无疑对高校的发展起到关键的作用，但同时也给传统的保密工作带来很多新问题， 加强保密工作对保持高校稳定、促进教育事业的发展有着重要的意义。
1.高校办公室保密工作的内容
1.1 公文保密
高校办公室负责公文的撰写与处理及文书档案的管理工作, 又通过“ 上传下达” 管理着上级部门及本单位的全部文件, 这些文件大都记载着党的机密和国家的某些机密事项。
1.2 会议保密
办公室负责本单位党委及行政会议的组织安排、文稿起草和会议服务工作, 文秘人员熟悉会议内容, 大多数会议内容是秘密性质的。
1.3交办工作保密
办公室直接承办领导交给的工作, 这些工作有许多是属于内部的、秘密的, 不宜外泄。
1.4 电话保密
办公室承接各种电话, 其中有的内容是保密的。
2.当前高校保密工作存在的问题
2.1 现代化设备带来的保密隐患
目前，高校办公现代化和自动化程度很高，计算机、复印机、传真机、刻录机、扫描仪等办公自动化设备广泛使用，各样的高科技窃密手段常常是防不胜防，甚至手机、打印机、u盘等这些我们日常工作和生活中最常见的物品，如果使用不当，都随时可能成为窃密泄密的媒介。
2.2 人才流动频繁给保密工作带来的问题
由于高校自身的特点，高校的人才流动是很频繁的。人才流动有利于人尽其才，但过于频繁流动就会给保密工作带来了新问题。一些掌握着国家秘密的人才、干部跳槽、离职、调动，会带走一些国家秘密，给国家带来了很多不必要的损失。此外，教职工因公或因私出访的人数也不断增多，这些人员中的一些是人员。人才流动使一些部门的保密工作交接变得频繁，常常出现漏交漏接问题。所有这些，都对高校保密工作提出了更新和更高的要求。
2.3 宣传教育缺乏针对性
高校组织的保密宣传教育往往形式单一，不够新颖，理论讲解多，演示示范少，校内宣传多，校外沟通少，网络信息没有经过审批程序随意等情况。制度落实不到位。高校也制订了相关的保密规章制度，但是没有将保密工作细化到教学、科研、外事等相关岗位人员，并且缺乏考核监管机制，保密工作形式化，缺乏实效性。对于上岗、离岗的保密人员教育不到位。没有规范计算机及移动存储介质的管理及使用，存在计算机连接互联网、存储介质与非存储介质交叉使用等情况。
3.新形势下高校保密工作的对策
3.1领导重视
领导重视是关键。保密工作事关学校和国家安全和利益，领导干部要充分认识做好新形势下保密工作的重要性和紧迫性，要切实履行保密工作职责，以身作则，带头抓好保密工作的组织落实。建立专门的组织机构和专职的保密工作队伍，形成有效的高校保密工作的管理网络，确保高校保密工作有条不紊地正常运行。
3.2 加强网络设施管理，提高网络防范技术
加强对重要载体的保密管理，规范文件的起草、制发、传递、阅读、保管、使用、复制和销毁等各个环节；重视对移动存储介质的保密力度；加强计算机信息系统的安全保密管理，严格督促落实安全管理措施，加大对计算机违规与互联网连接的监督检查力度，严防网络泄密。
3.3 高校要设置专门的保密办公室、密码文件柜、碎纸机、办公电脑等保密设备
应指定专人负责并加强管理传真机、复印机等现代办公设备。对于高校的校园办公系统以及高校网站要实行严格管理，坚决堵塞网上泄密渠道。要指定高校网站的日常管理的责任部门、提供技术支撑服务的责任部门，以及负责监管的责任部门。日常校园网上的公告或信息应由专人负责，要实行上网信息保密审查制度，规范上网信息的程序，做到“谁上网，谁负责”。一方面要增加资金的投入，从技术上提高安全防范能力，改善保密条件，另一方面通过设置权限对各类文件的传阅进行控制。同时，还要做到计算机与公众信息网实行物理隔离，杜绝计算机及设备与非计算机及设备交叉使用。
3.4 执行文件保密管理规定
高校的密级文件一般来自于上级部门及相关业务部门，应当委派专人负责做好密级文件的登记、阅读、清退、归档和销毁等各个环节的工作，传达密级文件严格按照有关的管理规定限制知悉范围，不上校园系统、不随意扩散、复印，不擅自携带密级文件外出。交换泄密文件或阅读文件时，应委派专人使用专门交通工具前往，根据工作需要摘抄相关的内容，不复印、不拍照、不摄像，记录本应当按照同等于所摘抄文件的密级规范管理。
3.5 操作要规范
要定期做好载体清理工作，定期清退密级文件，对于未要求清退的密级文件，由机要秘书年末统一交由档案室严格按照相关要求存档。对岗位的人员及调离岗位人员所使用的计算机、移动硬盘、优盘、光盘等要进行核查，确保不发生失泄密事件。
作者介绍：石小金（1983.3.―），男，汉族，辽宁沈阳市人，2010年1月入党，云南大学研究生学历，经济学硕士，2010年6月毕业于云南大学发展研究院。2010年6月至今，在辽宁大学学校办公室秘书科工作。
高校办公室工作分为办文、办会、办事三大类，具体的说是学校公文文稿讲话起草修改审核印发存档工作、承办组织会议及协调服务工作、督查落实保障工作及协调矛盾工作。因此，作为学校办公室的一名秘书，应当做到四个“务必”：
一是务必细致。体现在三个方面，首先是做事情应当精致，学校办公室作为学校的窗口部门，办公室秘书的言行体现和影响着学校的形象。应树立起良好的工作形象，在接待和服务的过程中做到热心、耐心、贴心。其次是周密，办公室工作应当注重细节的处理，特别是对岗位的要求。秘书应当对工作负责、对岗位负责，在遇到紧急或者突发事件需要离岗的时候，应当迅速通知领导及其他工作人员以便做好替岗工作，并且在同一岗位上工作的秘书尽量避免同时离岗。同时，办公室秘书在工作中应做到严谨。在接收上级部门发来的文电或者是向学校相关部门下发文电的过程中，应当严格按照学校办公室的规章制度进行，保证收文、阅文、发文工作的严谨性和可持续性。
二是务必规范。体现在学校日常信息的收集、整理、保存工作，以及校务公开栏和宣传板的撰写、校对、版面设计、出版等工作。学校的信息量非常大，包含机关各部处及各学院的信息。注重在信息收集的过程中，对信息加以分类，可以按照信息的时间和单位进行分类，也可以按照学校的学科、教学、科研、共青团学生工作、校区建设工作等进行分类。此外，信息的纸质版和电子版也都应当妥善保管，方便今后信息的管理和查询。校务公开宣传板是全校师生了解学校建设和发展情况的最直接、方便的途径和方法，因此宣传板的制作更需要规范，文字内容、段落格式、标点符号、图案背景等都必须准确、恰当、得体。
招募工作按以下程序进行：
1、组织招募：各级工作协调管理办公室和各高校要充分利用广播、电视、报刊、互联网等媒体，广泛宣传有关政策，积极动员高校毕业生踊跃报名；
2、确定人选 6月下旬，省“三支一扶”办公室对各市确定的人选审核后，统一指定时间和医院，对入选学生进行体检。体检标准执行人事部《高校毕业生“三支一扶”计划健康状况要求》。经审核、体检合格的大学生，由省“三支一扶”办公室组织其填写《山东省高校毕业生“三支一扶”计划登记表》，同时与服务单位签署《山东省高校毕业生“三支一扶”计划协议书》。6月底前，将确定的“三支一扶”大学生名单上报全国“三支一扶”办公室备案。
（来源：文章屋网 ）
【关键词】高校二级学院；办公室；管理队伍建设
目前，我国高校的二级学院办公室，是高校管理层和各职能部门之间进行沟通、传递信息的纽带，是依据上级和职能部门的党政宗旨具体开展工作的行政管理工作。
1 学院办公室的职责
学院办公室是学院行政工作的综合协调管理机构，承担着制定和实施学院的管理制度，当好学院领导的好助手，协调落实学院领导布置的各项工作，沟通学院上下，负责学院与学院之间、学院与部门之间及学院与外界之间的联系，服务于教学、科研的第一线，保障学院各项工作的正常运行。
虽说，每个高校的二级学院办公室工作内容略有不同，但大致上以下几点是共通的：1）负责组织起草学院综合性工作报告、总结、计划和决议等文稿，拟定学院规章制度，以学院的名义通知、决定等公文。2）组织、安排、协调学院综合性工作及全院性重大活动，安排各类院级或承办校级会议，确定议程，做好记录并督促检查会议决议的贯彻执行情况。3）协调安排学院领导的重要工作日程并协助处理学院日常工作。4）办公用品的采购、分配等管理工作。5）综合档案的收发、登记、批阅、传阅、归档的管理工作。6）学院对外宣传，网站管理。7）负责学院外事、对外联络及接待工作。8）学院党政公章及学院领导印章的使用和管理。9）学院日常的综合治理和精神文明建设。10）学院领导交办的其他工作。
2 行政管理人员的基本要求
很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。
3 行政管理人员的现状
近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。
3.1 “边缘化”
高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。
3.2 压力、职业地位
行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。
职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。
3.3 管理队伍青黄不接
高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。
4 如何实现学院办公室行政管理队伍建设
4.1 按需设岗，按岗择人
高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。
4.2 树立“以人为本”的观念
树立“以人为本”的观念，重要是从思想上重视管理工作，要把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓，贯彻“人本管理”的思想，引导行政管理人员调整心态，明确工作目标，认识管理的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是“超前服务”的观念[4]，只有这样的管理队伍才能充分发挥主动性和创造性。
4.3 提高自身素质
行政管理人员的能力直接影响行政管理的效果，因此应该鼓励管理人员参加多种形式的培训，改善知识结构，全面提高自身的素质[5]。此外，管理人员必须具备较强的政治素质和专业素质，在实际工作中，锻炼工作协调能力、沟通能力、应变能力和创新能力，提高管理工作的实效。
一所好的大学，离不开教学、科研工作的支撑，一流的师资队伍，也离不开一支好的行政管理队伍，因此，我们一定要转变观念，重视行政管理队伍的建设，尤其是二级学院管理队伍的建设，只有基层的队伍建设好，才能建设一支专业程度高，服务理念强的高水平高校行政管理队伍。
【参考文献】
[1]刘占国.刍议高校行政管理中出现的问题及解决方法[J].教育教学论坛，2013（3）：16.
[2]李枫，于洪军，陈建华.现代大学制度下高校办公室管理创新[J].办公室业务，2011（5）：37-38.
[3]左敏.论新时期高校二级学院办公室管理工作[J].学理论，2011（13）：23-24.
关键词：民办高校；办公室；创新
G648.7
办公室在高校是一个特殊的职能部门，扮演着特殊的角色。它是
高校的中心职能部门，是高校的枢纽和窗口，是高校的领导集体的决策工具和决策执行工具。 办公室承担着沟通协调、服务管理、督查督办等重要服务职能，其协调能力、执行力度、服务质量、管理水平、工作效率的高低，直接体现出学校的管理水平，反映出学校的办学能力，进而影响学校整体教育事业的健康发展，其责任不可谓不重大。但随着时代的发展和教育改革的深化，办公室系统也出现了一系列亟待解决的问题，面对新形势，高校办公室也会产生一种危机感和责任感，如何赶上时展步伐，主动适应全面素质教育对办公室工作提出的新要求，是新时期办公室工作人员的重要课题。 因此，如何更新管理理念、转变管理模式、提升服务意识、创新工作思路就显得尤为重要。
一、 当前办公室工作存在的问题
（一） 管理理念落后
办公室工作涉及的业务范围广，工作繁杂、琐碎，日常重复性工作较多、对工作效率要求高。目前而言，民办高校办公室无论在机构设置、职能范围还是人员分工上，基本还是依照公办高校的模式：办公室人员疲于忙于日常行政性、临时性事务的特点，只注重管理、容易忽视服务的现状。
（二） 素质参差不齐
办公室人员素质的高低直接关系到办公室工作效率的高低、工作开展的好坏。从办公室人员的来源来看，有的是刚从学校毕业的本科生、硕士生，从学校到学校，缺乏办公室工作经验；有的是从事其他岗位调岗或换工作进入到办公室，属于“半路出家”，缺乏办公室需要的足够的应变能力与协调能力。从办公室人员的学历层次来看，民办高校办公室人员学历层次普遍不高，博士缺口、硕士缺乏、基本以本科生为主力军，影响办公室整体水平的提高。从办公室人员专业构成来看，真正专科出生的人员少之又少，不能做到专业对口。而且由于办公室更多的时间忙于具体事务，缺乏理论学习、专业学习与技能培训，影响办公室人员综合素质和专业水平的提高。
（三） 信息化建设不完善
办公室的日常工作涉及面较广，其中收文、发文、签字审核、档案管理等方面的工作都离不开现代信息化技术手段的支持。民办高校由于经费等原因，信息化建设相对较为滞后。往往在收发文、签字审核上的程序还较为落后，发放纸质版文件的情况较为多见，这种情况的出现往往是由于办公系统尚未建立或建立较晚，办公人员无系统可用或者不习惯使用系统，一方面造成纸张的浪费，另一方面挨个部门收发文件降低了工作效率。档案管理方面，档案管理系统尚未建立，不利于收集、查找和管理档案。
（四）规章制度不健全
规则制度是工作的规范和要求，也是部门人员工作的参考和标杆。办公室工作复杂琐碎，要做好办公室工作，很大程度上要依赖于规范的流程和完善的制度。但是目前，由于民办高校起步较晚，往往专注于学校的发展而忽视制度的建立与完善，有些制度虽然已经建立，但是已经不能符合学校发展的需要。而且在制度的宣传和规范上，工作往往也做得不到位，导致一些制度在执行过程中得不到很好的规范和落实。
二、办公室工作的创新
（一）增强服务意识、更新管理理念
办公室作为为领导、各部门、全校师生服务的部门，其工作核心即是为学校的中心工作服务、为学校主体服务、为学校发展服务。因此，应当增强办公室的服务意识，摒弃以往以参与为主的办事模式与管理理念，一方面当好领导的“左右手”，起到为领导当好参谋的作用，要深刻的认识到，为领导服务不是简单的完成机械式的日常工作，而是应当为领导出谋划策，加强自身学习，为领导的决策提供参考与支持，协助领导处理好对内对外事务。还应当做好中枢协调作用，办公室作为全校各部门的中枢神经，应当发挥好枢纽作用，积极协调、加强沟通、注重联系、支持配合各部门的工作，确保学校工作的顺利开展。
（二）提高人员素质
作为办公室工作人员，不仅要具备服务于参谋意识，加强自身建设，提高自身素质、提高专业技能尤为重要。因此，可以从以下几个方面着手：一是加强学习。首先是专业基础知识的学习，可以适当为办公室人员开展各类培训，提高专业素养，规范工作流程；其次是办公技能的学习，熟练掌握诸如现代信息技术手段的办公技能有助于提高办公水平、提升办事效率。二是加强沟通交流。本着“ 请进来、走出去”的原则，除了请专业人士进校讲解授课以外，还可以加强与其他院校的沟通交流，多到其他院校访问取经、取长补短，还可以适当参加一些教委、民办组织的一些相关活动，提升办公室人员的专业水平。第三，办公室人员应当时刻关注实时新闻、政府及教育部门的政策法规、现代科技知识、人文科学知识等，保持适当的政治敏感度与新闻敏感度，做到始终与国家的政策方针保持一致。
（三）健全信息化建设
办公室在学校起着沟通协调、内外联系、承上启下的作用，要更好的发挥中枢作用，提高办文、办事效率，加强信息化建设的工作成为重中之重。具备良好的信息技术手段，掌握先进的信息技术方法，有利于提高工作、办事效率，确保各项工作的上传下达，保障全校信息沟通顺畅。首先，需要转变办公室人员，乃至全校人员的信息化服务意识，转变民办高校长期以往信息沟通不畅的局面，使他们充分掌握信息化工作方法与手段，养成实用信息化技术手段的习惯。其次，需要建全信息化技术建设，这里不仅仅是建立健全办公系统，还需要借助和利用目前的新媒体公共平台、互联网技术等先进手段，为学校信息化建设提供技术支持与保障。第三、熟练掌握计算机技术，充分利用网络进行沟通与交流，通过电子公文、电子化档案管理等技能，提高工作效率，推进现代化办公技术在学校的应用。
（四） 健全规章制度
建立健全各项规章制度，根据学校的办学情况及时更新和完善不符合学校发展和要求的规章制度，使得学校各项工作有据可依，从而达到使得工作机制规范化和程序化的目的。首先，通过健全规章制度，建立规范的工作流程，提高办公室工作效率，也便于办公室更好地为各部门服务，做到信息沟通顺畅。其次，通过健全规章制度，完善工作程序，使得各项工作环环相扣，有章可循、有据可依，避免工作h节的交叉，提高办公效率。
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