时间：2024-03-28 11:08:04
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇高校档案如何管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,往往可以从档案中反映出来。从目前我国高校档案管理工作的情况看,应上一个新的台阶,使高校档案工作始终顺应时展,为教学、科研事业服好务。
1.强化意识,健全机构
既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。
2.依法治档,建章立制
法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。
3.加强业务,提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力(下转第133页)(上接第132页)培养、提高档案工作者素质,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。
4.稳定队伍,改善条件
要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。
5.注重收集,科学管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;另一方面,要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求,在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。
6.提供服务,开发利用
关键词：高校；档案；信息化建设
中图分类号：G647.文献标识码：B文章编号：1672-1578（2012）03-0009-01
随着高校信息化建设的快速发展,以电子文件为主体的电子档案管理工作日益突显出来,已成为档案部门转变管理模式、谋求创新发展的增长点。目前,高校电子档案管理的建设仍处于起步阶段,涉及建设标准、管理法规、人才培养和装备、经费保障等各个方面,面临着许多困难和问题亟需研究解决。实现高校电子档案管理又快又好地发展,必须找到既符合高校信息化建设、又符合档案现代化管理的发展路子。着力研究和加强电子档案管理体系建设,对于解决建设发展中的各种困难和问题、协调推进电子档案管理的深入发展,具有重要的现实意义。
1.开展高校档案信息化建设的基本途径
1.1把档案信息化纳入高校信息化建设的总体目标。《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。高校在信息化建设开创初期，即应将档案信息化纳入信息化建设的总体目标，为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，开发带有档案管理模块的办案信息系统。在信息化工作中，始终把档案信息化作为信息化建设的重要内容，专题回顾，认真展望，使加强档案信息化建设的认识深入人心。
1.2完善档案信息化基础设施建设规模。高校领导要始终高度重视档案管理工作，专门建设档案管理的专用库房。对整个档案库房设计引入先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。使整个基础设施的不断加强，为档案信息化建设的进一步发展奠定坚实的基础。
2.高校电子文件在归档方面的现状与分析
虽然电子档案比传统档案有许多优势，但也存在着一些问题：
2.1原稿被忽视，随意遭删改 .在计算机上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2.2归档程序不明确，存贮载体不安全 .如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
2.3归档不鉴定，真伪不辨别 .电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
3.提高高校电子档案管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高高校电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
3.1树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理观念创新是推进高校档案管理工作的前提， 重点要树立三种观 念。 一是“以人为本”的档案工作观念。 一切工作都应该围绕如何服务 和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素 质的提升。 二是全面发展的档案工作理念。 坚持高校档案建设与院系、 职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传 ，使全体师生员工增强档案意识。 三是协调发展的档案工作观念 ，加快高校档案工作发展 步伐，促进档案 工 作 与 高 校 各 项 工 作 全 面 协 调 发 展 ，更 好 地 为 学 校 的 发展服务。
3.2发挥网络技术优势，加快高校档案数字化进程。 随着高校信息化管理水平的不断提高 ，电子文件和数字化信息大 量产生，牢固树立科学发展观，加快高校档案馆数字化、网络化和检索 自动化建设已成为当务之急。 据调查，迄今为止，全国各大高校除了一 些知名学府率先实现了部分档案全文信息管理以外 ，大多高校馆藏档 案的数字化还 只 停 留 在 案 卷 级 、文 件 级 目 录 上 ，有 的 甚 至 还 是 一 片 空 白，可见档案数字化建设任务之艰巨。 目前切实做到在线同步接收、同 步归档，保证电子文件和数字化信息归档的齐全 、完整、准确和安全保 管。 同时，要对馆藏传统载体档案进行数字化处理，逐步实现数据库管 理和在线利用。
关键词： 高校 教学档案 管理工作
档案是历史的真实记录，是联系过去、现在和未来的纽带，在社会各个领域发挥着不可替代的作用。而教学档案则是学校教学实践活动和教学管理工作状态的真实记载，是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据，也是一所学校校风、学风的物化反映。
一、加强教学档案管理工作的必要性
凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。教学档案的收集、整理、保存和利用是学校教学管理工作的重要组成部分。而二级学院是学校承担教学管理和教学实践活动的基本单位，因此科学、系统、规范的教学档案管理将有效提高整个学院的教学管理水平，对规范学校教学工作的秩序也有着十分重要的意义。但在实际教学管理工作中，人们往往忽视了对教学档案的收集、整理，致使教学档案归档不及时，归档材料不完整的现象时有发生。从而导致教学档案不能全面地反映教学实践活动和教学管理工作的全貌，严重影响了高校教学档案的质量和日后的利用，甚至影响了学校的发展。有的高校曾因教学档案不全而严重影响了教学评估的质量。因此，如何加强高校教学档案管理工作就显得尤为重要。
二、高校教学档案管理中出现的问题
现阶段不少高校把管理工作的重心放在教学和科研等日常事务上面，缺乏对教学档案管理工作重要性的认识，甚至不少人只是把教学档案管理工作当成可有可无的辅工作，致使教学档案管理领域存在这样那样的问题。
1.教学人员归档意识差。
近年来由于高校普遍比较重视科研成果，导致不少教学人员在工作过程中，错误地形成了重科研、轻教学的风气。他们在工作过程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教学档案资料的收集和整理。有些教学人员认为材料归档是可有可无的工作，因而对教学档案资料不加收集和整理。还有一些教学人员认为个人的教学论文、论著、教学获奖等是个人成果，与学校无关，因此不愿意上交，以致上交归档材料不及时，归档材料不全，最终导致材料的缺失，严重影响了教学档案的完整性、系统性和准确性。
2.管理条件差、设备落后。
由于不少高校只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对档案管理工作重视不够，因而高校档案馆基础设施薄弱，档案管理条件差、管理设备落后。很多获奖材料原件只有一份，归到档案馆的只有复印件，有的甚至连复印件都没有，从而降低了档案利用价值。至于那些报奖用的教学成果材料，现阶段归档的大多也都是纸质材料，与纸质材料配套的电子文档较少。特别是随着信息化的发展，电脑、互联网系统缺乏，使得无法通过网络查找，严重影响了教学档案查找利用的效率，满足不了日常教学档案使用的需求。
3.档案管理制度不健全。
目前大多数高校虽然制定了教学档案归档办法，但没有建立健全的档案管理规章制度。制度不够完善合理，管理不够全面，致使部分教学管理人员不按照工作流程认真收集和分类整理应归档材料，所有材料不加整理就全部交给档案人员。这就容易造成档案分类不清、归档不全，缺乏系统性和完整性，从而降低了教学档案的利用价值。
4.档案管理人员业务素质不高。
不少高校都存在档案管理人员业务素质不高的现象，具体表现在三个方面：一是缺乏专门的教学档案管理人员，不少高校的教学档案管理人员都是教学秘书兼职，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把教学档案工作当做一件附属的工作，缺乏积极性和主动性；三是计算机水平不高、实际操作能力不强。尤其是近几年因高校评估在引进人才的同时，也调进了不少家属，这些家属队伍大多都被安排做了教学秘书。他（她）们没有经过任何的业务培训，就直接上岗，不可能在短时间内适应现代化教学档案管理工作。
三、如何加强高校教学档案管理工作
为全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌，提高整个学院的教学管理水平，我们必须要从以下几方面入手加强高校教学档案管理工作。
1.转变思想增强归档意识。
从思想上重视教学档案管理，这包括转变领导观念。我们应该认识到教学档案不规范的首要原因是重视不够，因此首先要在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作，使全校师生员工充分认识到教学档案管理工作的重要性和必要性。认识到教学档案对于正确评估办学水平，研究教学方法，提高教学质量，都具有十分重要的作用。其次是要加强与教学人员的协调和沟通，让教学人员进一步认识到材料的形成、积累、整理、归档是教学活动必不可少的环节，是教学人员不可推卸的责任。最后是强化教学档案管理员的服务意识。设法消除教学人员利用档案不便的后顾之忧，调动其归档的积极性，使他们能互相协作、努力配合，适时、主动地报送教学材料和教学成果。同时档案管理人员也应改被动为主动，积极协助、指导教学人员做好教学材料的归档等工作。从而改变教学档案工作滞后于教学工作的局面，推动高校教学档案管理工作的开展。
随着我国教育事业的发展，国家对教育事业的发展重视程度不断提高，目前我国高等教育已进入大众化阶段，我国高等教育毛入学率不断提高，在学总规模不扩大，有了国家政策对教育事业发展的倾斜，财政拔款、银行贷款等融资渠道较为畅通，高等院校的数量不断增长，已有高校的办学规模也不断扩大，一个个崭新校区拔地而起。有些高校领导为了工程尽快开工上马，抢抓进度，快出成效，简化程序，而对工程档案建设重视和要求的不够，甚至不作要求。意识上轻视必然导致建设与管理的不规范。在这种“重建设，轻资料”管理思想下，工程资料形成不规范、不完整、不及时、不准确；工程档案收集制度不严，不及时，造成文件散失，成套性和完整性存在缺陷；档案整理不规范，系统性不够，且存在各参建单位标准不一致现象；建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失。这成了高校基建工程档案管理的通病。
2、高校基建工程档案通病产生的问题
这些通病使得各项工程验收困难、时间长甚至无法进行；工程结算工作困难甚至引起经济纠纷；工程的质量难以得到保证，综合验收通不过，房屋验收合格证无法取得，工程质量没有得到保障，严重的甚至会被列为违建、勒令拆除。
2.1工程建设的质量没法保证
工程的建设是一个连续、有序的施工过程，而且是一环扣一坏的，每道工序都需要有资料的支撑，下一个工序开展必须取得上一工序的检验合格证明文件，脱离了工程资料的保证，工程质量就没法得以保证。
2.1.1边勘察，边设计，边施工
在很多高校的工程建设过程中，为了节约时间，往往先不进行勘察工作，在没的勘察报告的情况下，就先开始进行施工图设计并组织施工，边施工边勘察。这样的“三边”工程，违反了建设程序，很容易造成施工过程中存大量的方案、图纸等各种各样变更，给施工管理，造价控制，工程资料管理增加了难度，且违反建设规范，直接影响到工程的质量安全。
2.1.2检测、检验报告未出结果，进行下一道工序施工
施工过程中，桩基础施工完成后，需取得检测报告后方可进行承台以上的结构施工。一此高校往往为了加快施工进行，允许施工单位一边进行上部结构施工，一边做检测。这种做法当出现检测不合格时，按规范必须进行加倍抽检，这时上部结构已施工，已无法进行加倍抽检。此时，有些高校铤而走险，通过做假等手段硬把工程建设搞下去，这会给工程质量带来极大的安全隐患，工程的质量完全得不保证。
可见，做好工程资料也是工程施工过程质量、安全控制的保障和依据。
2.2工程验收困难、时间长甚至无法进行
由于赶工期，高校基建管理工作的领导通常会向监理单位提出“狠抓工程进度，一切都要把进度放在工作的首位”的指导思想，对工程资料档案的管理工作重视不够。这会使用工程资料严重落后于工程建设的进度，工程的资料工作只能采取后补方式进行了。往往一个工程下来，各单位的管理人员常会发生变化，时间长后补充资料的难度会加大，甚至无法进行，工程资料的无法整理，竣工验收工作也因此变得困难、漫长甚至无法进行。
2.3工程结算工作困难或引起经济纠纷
受聘于业主的结算公司主要是根据业主提出的工程结算资料进行计算、审核，结算工作一切都建立在工程资料的基础上。结算的资料主要包括招投标文件、施工图纸、开工报告、设计变更、竣工报告、竣工图纸、工程签证单、罚款通知单、工作联系函、材料品牌的进行确认等涉及资金的相关函件。工程资料与工程建设脱节后，往往会造成上述工程结算资料的丢失，一旦丢失，补资料相当困难。因为多大数工程的结算都是在工程完工并通过竣工验收后才开展的，这往往需要很长时间，时间一长，很多东西都会被遗忘，如补工程设计变更，工程签证单等没有相关的证据材料，再要当事的管理人员签名确认，是十分困难的事情。这会给工程结算工作带来巨大的困难，涉及金额大的还会引起工程纠纷，需要进行仲栽或法院诉讼才能解决。
3、高校如何做好工程档案管理工作
3.1必须要高度重视工程档案管理工作
首先，高校领导要加强了解和学习工程档案的相关知识，认识工程档案管理的重要性，从学校层面高度重视工程档案工作，然后基建处领导要为工程档案管理工作专门成立工程档案管理室，档案管理室应符合文件档案的必要环境要求，而且位置相对稳定、独立，要配备专人负责工程档案管理工作，购置电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等档案管理设备，购置了、档案皮、档案盒卷内目录、备考表等档案管理材料。最后，还应加大档案资料编制与管理的宣传力度，让各部门加强对该项工作的支持与理解，并积极配合开展工作。
3.2建立健全的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础
工程档案管理工作任务重责任大、要求高，只有建立健全工程档案管理制度，才能明确工程档案管理的目的、内容和要求，切实提高档案管理人员的积极性和主动性，才能提高工程档案管理的质量，才能保证工程的档案资料管理有法可依，若发生任何问题都有证可循。
基建处应建立健全档案收集制度、文件收发制度，图纸签发制度、档案借阅制度、档案监督制度、责任追究制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度，制定档案管理工作的各项具体实施细则和工程资料员工作守则，而且这样制度的内容详细、具体，明确到工作的每一个细节，才能让建设工程的档案资料管理具有实用性、操作性。
3.3加强从业人员素质培训是做好档案管理工作的保障
工程档案管理人员要不断地学习建设工程档案相关的法范制度，增强工程档案管理意识，深刻认识工程档案管理工作的重要性，不断加强业务学习，多与其他高校工程档案管理人员进行交流学习、定期进行培训学习，注重提高自己的业务素质，提高工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。
同时，档案室人员应该对现场资料员加强指导。另外，档案室人员还应对监理单位、施工单位的现场资料员进行指导与培训。
4、结语
工程的资料是工程建设全过程的真实载录，是建设工程质量的直接反映，是工程质量确认、办理验收、结算的唯一的权威凭证和依据，也为及日后维修、扩建、改造等工作提供了重要依据。做好工程档案管理工作必须提高对档案管理的重视度，建设健全的管理制度，加强加强从业人员素质培训。
参考文献：
[1] 钱爱华. 高校建设工程档案存在的质量问题与对策[J].巢湖学院学报,2011,(2)
[2] 陈斐. 建设工程档案管理现状和对策[J]. 科技信息,2011,(7)
关键词 高校 基建档案 管理
中图分类号：G271
文献标识码：A
近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。
一、明确高校基建档案的概念
高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、 图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。
二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作
基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：
（一）广泛性。
每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。
（二）成套性。
形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。
（三）专业性。
基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、 勘探、 施工、 安装、 消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。
（四）庞大性。
基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。
（五）实用性。
学校基础设施的新建、扩建、改建；以后基础设施的维护、修理和对房屋的翻新改造；解决工程经济、土地、质量事故纠纷等相关管理工作,基建档案起到了尤为重要的证明作用。
（六）原始记录性。
基建档案记录了每一个项目建设发展的历史轨迹，真实反映了从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工过程中直接形成的历史记录，为基建工程以后的决策及规划提供了有效的依据和凭证。
（七）滞后性。
由于基建项目是一个周期长、环节多、投资大的工程建设过程, 且涉及面宽而广,当验收工作完成后，经过整改后要进一步对其整理文档材料，因而基建档案的形成相对滞后。
二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题
长期以来，随着高校基建项目的不断扩大，但基建档案的管理却没有同步前进，其档案信息与利用率之间还存在着很大偏差，档案资源没有得到有效的共享与发挥用途，严重影响了档案的价值与学校发展工作，其存在的问题主要归纳为以下几点：
(一 )档案管理意识淡薄。
基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，因缺乏有效的管理和约束机制，档案管理意识不强，存在“重建设、轻档案”的思想，造成基建档案的材料收集不齐全、质量不高、存档图纸不完整，档案管理职责没有落实到具体人员，归档工作与工程建设不能协调开展，严重滞后了基建档案工作。
（二）基建归档质量不高。
由于基建工程和档案的专业性，基建档案人员不仅要对基建项目的运作熟知，也要掌握基建档案的整理工作。工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力及相互沟通，使档案资料管理工作严重脱节。如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件, 或者一些签字、 盖章都不全, 失去原有作用；文件归档材料、 纸张大小不统一, 个别材料用铅笔、 圆珠笔书写, 字迹模糊，对档案资料简单装订、图纸随意折叠，没有系统专业化地按照要求管理,甚至还有经手人员将项目资料随便锁进自己的柜子, 没有及时把资料移交给档案员归档的现象, 造成不少材料分散在承办人和技术员手中，材料文件处在分散、损坏、丢失等情况下，直接影响了基建归档质量,制约了档案管理工作的持续发展。
（三）纸字档案利用存在弊端。
基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。
三、结合实际问题，合理提升治档质量
（一）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。
“全员参与”和“与供方互利”是根本上提高基建档案管理水平的关键和保证。学校各部门及教职员工不仅是学校档案利用者，同时也是高校档案的最大供给方。本着“以人为本”，树立科学的档案观，加强档案宣传力度，将收集、管理和保护好学校档案资源成为全校每个职工的义务和责无旁贷的职责，使其变被动为主动，真切体会到“我为档案，档案为我”的责任意识。
（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。
基建项目因其周期长、复杂性等特点，高校基建档案应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，通过相应的规章制度，突出岗位责任制的主导作用，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。
（三）领导支持，提高档案工作的重要性。
每一项工作的实施与成效，都需要依靠领导的决策及支持，领导对档案工作的重视与否, 是做好基建档案工作的主要因素。基建档案的管理不仅是专职或兼职档案人员的工作，更需要学校领导及各职能部门领导在所需的人、财、物和工作环境上给予档案工作的大力支持，对保质保量完成档案归档工作的部门，对其进行通报表扬，这样不仅肯定了档案工作人员作出的成绩，也调动了归档的热情和积极性，提高了归档效率。
（四）提高基建档案管理人员工作业务水平。
1、不断完善基建档案人员的沟通能力。基建档案管理工作，每一个项目阶段都是一个环节紧扣一个环节，任何一项档案资料的缺漏都可能影响其他阶段工作的开展，所以，在制定基建档案收集范围、归档的时间及质量上要求的同时，基建档案人员要及时与档案部门相互沟通，档案部门需全过程跟踪服务，提出改进方法，确保基建档案及时移交归档。
2、基建档案工作与基建工程建设同步启动，要求档案人员的业务能力更具全面性。高校要积极组织各单位档案人员参加档案业务培训，在基建档案人员对自身工程建设程序了解的同时，档案部门也要对基建档案人员进行基建档案整理指导，掌握档案整理立卷规范操作方法，共同学习，拓宽知识面。
3、强调“以利用者为中心”的档案利用服务理念。从过去以“整理保管”向现在以“提供利用”为中心转变，深化利用，提高档案服务效率，做好档案管理工作。另外，基建档案也具有性，档案人员也应增强保密意识，提高档案工作的责任感。
（五）档案数字化、信息化。
采用传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用现代化的管理方式是全方位、多形式地提高档案信息服务的发展需求。
信息化时代，档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、使用档案管理软件，利用外包扫描、数据压缩等技术，逐步实现基建档案网络远程传输、查阅、保管和开发利用，经过数字化处理后，不仅节省了档案存贮空间，也提高了档案信息的检索速度；减少档案原件因使用频繁而造成的破损等状况，从而充分发挥档案的信息优势，提升档案信息的价值。
总之，基建档案是高校的宝贵财富，它不仅为学校的现在而服务，更为学校未来的发展而服务，因此，我们必须严格把好质量关，鼓励每位员工积极参与到管理工作中来，主动表达意见和建议，逐步实现基建档案资源的完整性、提高高校基建档案管理水平，做好进一步的开发与利用工作，是我们义不容辞的重要任务。
（作者单位：长江职业学院）
参考文献：
[1]韦嬴．高校基建档案信息化管理工作探析, 北京档案, 2010（06）.
关键词：信息时代；高校；档案管理
一、信息时代的特征
1、 信息量剧增：随着科学的进步，社会文明的发展，人类各种生产活动和社会活动与日俱增，各类信息量呈几何数级增加，知识爆炸，信息爆炸。
2、 信息传递迅速：随着网络技术的广泛应用和各种传媒的日渐丰富，信息的传播打破物理空间上的有形界限，变得更加迅速、
便捷。
3、 信息载体多样化：信息载体多样化，现代化，仅靠人脑记忆和纸媒记录的传统知识积累手段被彻底改变。
4、 信息管理现代化：科学技术的飞速发展，信息处理与传递的高度现代化，使得用智能化的管理系统来实施信息管理成为现实。
二、信息时代高校档案工作面临的挑战
1、随着计算机技术的广泛应用和办公自动化的普及，产生了越来越多的电子文件，其保管与利用方式对传统的档案管理模式提出了
挑战。
2. 网络环境下，信息的传递利用不受时空限制，方便快捷，信息网络化对高校档案利用方式提出了挑战。
3、信息时代，随着计算机技术、数据库技术、多媒体技术的发展，档案信息的存储、处理、数字化档案信息在网上的和传递，实现了分散于不同地区档案信息资源的及时利用，资源共享，档案管理的现代化对档案工作者的业务技能、综合素质提出了挑战。
4、信息时代，各种档案信息泥沙俱下，鱼目混珠，严重影响了人们获取有效信息的效率，信息的海量增长与开放共享对档案价值鉴定工作提出了挑战。
三、信息时代如何做好高校档案管理工作
1、馆藏优化策略
优化馆藏，即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定，是优化馆藏的重要途径。档案价值鉴定应严格遵循“效益原则”，在决定档案的去留和保管期限的长短时要从整体上把档案的保管费用即成本因素考虑进去，力求以最小的成本保存最有价值的档案。高校档案部门应高度重视此项工作的开展，成立相关工作领导小组，保证有计划、有步骤地开展此项工作，把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关，以达到优化馆藏，方便利用的目的。
2、重视做好档案查借阅登记和利用效果登记，并定期开展利用情况的分析研究
要坚持做好档案查借阅登记和利用效果登记。它不仅是整个档案工作成果的一种反映，也是我们开展档案收集工作的重要依据。在接待查阅利用时要多问，多记，登记的重点是利用档案的内容和目的。查得到的档案要登记，查不到的更要登记，上门查阅的要登记，电话或来函查询的也要登记。通过对档案查借阅登记情况进行统计分析，可以帮助我们掌握各门类档案的利用情况，哪一类的档案利用率比较高，哪一类的档案基本没有得到利用，哪一类档案没有收集归档而又多次被人查找等等，从而使我们对整个档案管理工作有所思考，相应地在今后的收集，编研，检索等工作中有所完善和改进。
3、开展现行文件服务
通常档案给人们的印象就是“过时的文件”，开展现行文件利用服务，实际上就是档案利用工作的前移。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年递减。开展现行文件服务一是可采用阅览服务，即设置阅文室，提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上，开展网络服务；三是咨询服务，即以现行文件以及有关资料为依据，以解答问题的形式向利用者提供服务。高校开展现行文件服务，不仅拓展了档案馆（室）的社会服务功能，提升了档案工作的社会影响力，而且可以有效提高档案利用率，促进档案工作的良性循环。
4、加快档案信息化建设步伐
加快推进档案信息数字化建设，以网络为依托开展档案利用工作。当今信息时代，信息网络化消除了时空的限制，使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲，实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。首先要建立全面、系统、完善的档案目录数据库，在此基础上，遵循优先、实用原则对库存的传统纸质档案进行选择性的数字化处理，使之转换成可联机上网的数字信息，并逐步以此为依托，借助高校局域网开展网上档案查询服务，最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。
5、积极开展档案编研工作
开展档案编研工作是提高档案服务质量和利用率的重要手段，可以增强档案提供利用的针对性和主动性。通过档案编研资料，利用者可不必查阅分散在各个案卷中的大批档案就能满足自己的需要，即使是必须要利用档案原件，编研资料也能够提供较为系统的线索，在档案利用服务中发挥双重作用。因此，高校档案工作者必须高度重视档案编研工作，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量分散的信息按专题重新组合，为用户提供更丰富、更全面系统的编研精品，使档案信息的潜在效用得到充分发挥，更好为广大用户服务。
6、重视现代化档案管理人才的培养
一名优秀的现代档案工作者，必须具备高知识素质，包括高文化素质、高专业知识素质、现代科学管理素质及心理素质以及高尚的职业道德素质。特别在现代化技能方面，应具有较强的信息素质，能熟练运用计算机进行信息管理，了解档案信息资源的分布、查找与情况，熟悉各种信息系统软件和网络工具的使用，能运用现代化技术为用户提供优质高效的信息服务。
当前，专业档案工作者中的“两多”、“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非档案专业毕业者多、档案专业毕业者少，懂信息管理技术者更少，并且现有的专职档案人员由于缺乏知识更新的继续教育，知识老化现象十分严重。因此，加强档案现代化管理人才的培养迫在眉睫。一、高校档案部门应有计划、有步骤、多层次地对现有人员进行新业务知识、新技术技能的培训，应突出档案信息技术、网络技术的专业教育。二、积极争取领导重视，引进高科技及专业对口人才。三、要鼓励员工自学现代化管理知识和技能，在部门内营造浓厚学习氛围，多订一些档案专业杂志，定期组织员工进行学习研讨，激发他们的学习兴趣。四、兄弟院校之间互相参观，学习，加强同行间的学术、工作交流，相互促进、相互提高。
参考文献
[1]肖明超：信息时代的8大管理悖论，企业家信息，2006年第7期.
关键词：高校教学 档案管理 探究
高校教学档案真实地记录着过去发生的事情，是联系过去，现在和未来的纽带，对于高校教学有着不可替代的作用。高校教学档案既能反映和评估教学质量及教学管理水平，又能体现体现一所学校的校风，对于促进高校教学改革、合理配置教学资源、提高教学质量等工作具有十分重要的实践意义和指导意义。因此加强高校档案管理工作十分重要。一旦高校教学档案丢失，那带来的损失是不可估量的。
1. 高校教学档案管理工作的必要性
1.1高校教学档案具有的特点
高校教学档案有着许多特点，其中之一就是周期性。由于高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档，整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。周期性的档案有利于管理和查询，能够有效地减少对档案进行时的操作时间。同时，高校教学的内容比较广泛，社会科学，自然科学等都是高校教学的内容，对于不同专业的的人才高校有着不同的方案，因此也就建立了不同的档案，所以这就造就了高校教学档案专业化的特点。高校教学档案还具有内容广，形式多，服务性强的特点。
1.2加强管理高校教学档案的意义
高校教学档案是高校教学质量评估的一项重要的途径，对于高校教学有着不可估量的促进作用，它是教学，科研，管理的重要参考资料，具有极强的保存价值，在为学校教学的正常，顺利开展提供保障的同时也为教学质量评价，教学评估，学位评估提供真实可靠的历史依据。同时高校教学档案具有不可置疑的真实性，是连接过去，现在和未来的纽带，对于高校教学质量有着十分重要的实践意义和指导意义。其次，高校教学档案是高校办学水平和学生资格审核的重要依据，许多考核方式都是通过高校教学档案，评估考核过程中各项指标最直接、最具体、最生动的标准主要是教学过程中所记录的大量数据及信息，而这些数据及信息很大程度上要靠日常的教学档案来保存的。因此，加强高校教学档案的管理具有十分重要的作用。
2. 高校教学档案管理过程中存在的问题
2.1高校教学档案管理意识不够强烈
在对高校教学档案进行管理的时候存在许多问题，比如说高校教学档案管理意识不够强。一些高校在工作中没有形成科学的档案管理理念，没有很好地意识到高校档案管理工作是高校教学活动最基本的信息记录，是高校教学成效最直接的反映，这也就导致了在高校教学档案管理过程中出现了信息丢失的情况。由于缺乏管理意识，一些高校在教学过程中对教学日志、实习计划、教学安排、成绩管理等重要环节都漠不关心，这就使得教学管理工作落实不到位，再加上行为得不到规范，这就导致了教学管理档案乱散的现象出现，这样对高校教学档案的管理是十分不利的。
2.2高校教学档案管理制度不够完善
一个完好的管理系统必然要有一个完善的管理制度，然而现在许多高校的教学档案管理都没有完善的制度。管理制度不够完善，这就导致了许多档案管理工作得不到很好的落实，受不到良好的监督。由于没有完善的管理制度保障，一些高校的教学档案就不能很好地发挥其权威性，逐渐地就很难对教学质量起到促进作用了。
2.3高校教学档案管理的方法不够先进
随着现代化技术的普及，科技越来越先进，一些高校的教学档案管理工作跟不上时代的步伐，不能适应现代化信息技术发展的需要。一些高校对教学档案管理的方法滞后，导致效率低下，缺乏规范化管理。在信息资源共享上存在比较大的差距，这就导致了教学档案管理工作做的不够好。
3. 加强高校教学档案管理工作的措施
3.1提升高校的教学档案管理意识
提升高校教学档案管理意识对于高校的教学档案管理工作有着重要的作用，若一个高校没有很好的教学档案管理意识，那么教学档案将得不到很好的保留。为了让教学档案更好更真实地体现学生的记录，必须加强高校的教学档案管理意识，落实到每个高校的每个教师上，定期对教师进行责任意识培养，塑造良好的档案管理观念，让每个教师把教学档案管理当成是一种责任，如此一来高校的教学档案管理工作将会得到很好的改善。
3.2完善高校教学档案管理制度
一个完善的制度对与管理制度的实施起着中流砥柱的作用，要提高高校教学档案管理工作水平就要建立健全教学档案工作的各项制度和规章，通过完善的制度约束高校的行为，规范高校教学档案管理步骤，从而不断提高教学档案管理工作的效能和质量，最大化地实现档案管理工作制度化、规范化、信息化的目标。建立了完善的管理制度，就能更好地发挥教学档案服务教学、促进教学的作用。
3.3提升高校教学档案管理技术
随着科技的发展，网络越来越普及，人们可以通过网络共享资源。为了更好地加强高校教学管理档案建设，高校教学档案管理也应该向那个方向发展，提高教学档案管理工作的信息化水平，利用网络实现信息共享。因此，高校应该致力于提高教学档案管理的电子化、网络化程度，完善网络教学档案管理信息库，这样一来，高校的教学档案管理工作既得到了提升，又简化了操作，节约了时间，又实现了资源共享。由此可见，不断提高教学档案管理工作的网络化水平和信息化水平，对加快教学档案的建设有着十分重要的作用。
总结：加强高校教学档案管理是一件意义重大的任务，对于提升教学质量有着重要的作用。同时，加强教学档案管理工作也是提高教学质量的需要。高校应该充分利用现代化技术，与时俱进，同时又必须从思想上认识到加强教学档案管理工作的重要性，如此一来，才能避免出现以上档案管理工作中出现的问题，充分使教学档案对教学建设起到巨大的作用。
参考文献：
【1】卢清富$新形势下如何提高高校档案管理工作水平[M]内蒙古科技与经济2009
一、高校科研档案工作的重要性
（一）高校科研档案是具有特别价值的信息资源，它不仅将科研活动的整个过程记录了下来，也将科研活动的方法、思想、结果、经验以及其中的创意性举动都一一的记录了下来，从而成为高校科研等项活动重要的参考依据；此外，从立项到研究完毕的整套完整的科研档案，也是一种科学技术的表现形式，也能够成为学科建设、科研以及制定长远的高校科研继续发展规划的依据。最后，科研档案也能够利用到科研项目的产业化过程当中去，能够促进科研成果快速地转化成为生产力。
（二）高校科研档案能够提供给科学研究人员一定的参考意见，避免走过多的弯路，节省科研经费投入，能够更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研档案也可以给新教师及科研人员特别是上进的青年教师以帮助，为他们之后的科研活动提供理论依据以及前人的实践经验。
（三）在高校档案管理工作当中，科研档案的质量与规模是高校不同时期科学研究水平的一种记录，也是每一个高校自身科研实力的凭证。是否进行规范化、科学化的科研档案管理，直接关系到科研管理的水平、质量以及效率，并且对高校教学和科研工作的发展也有一定影响。
二、高校科研档案管理工作存在的不足
尽管高校科研档案管理工作受到了高校管理层的重视，但是由于正处于起步的初期阶段，也存在多个方面的不足。
（一）科研档案管理认识未能完全到位
其一，管理层未能完全认识到科研档案管理工作对于高校的重要性，感觉科研档案管理是可有可无的，也舍不得投入较多的经费，并且多数档案管理人员都是兼任，没有专业的档案管理人员；其二，科研人员、档案管理部门也缺乏对科研档案的认识，档案管理意识薄弱，没有制定出符合全局发展的管理与规划，常常出现各自为政的情况，导致科研材料不能够全面、及时地收集，这样对科研档案的完整性也会产生影响。
（二）没有健全的科研档案管理制度，缺乏专业技术人员
就目前高校科研档案管理人员的组成来看，大部分都是其他专业的人员兼任担当，也导致了对于科研档案重要性缺乏认识，能够真正从事档案管理工作的人员可以说是微乎其微。此外，绝大部分高校都没有制定科研档案管理制度，使得管理上缺乏系统性，没有制度的约束，档案管理人员也不知道自己应该做什么、应该收集什么，甚至是科研人员都不知道应该将什么资料上交，也不愿意上交，这也导致了高校科研档案管理工作一度处于混乱状态。
（三）出现了重藏轻用的现象
在高校科研档案管理当中，重保管、轻利用，在档案的收集上一直都是一个认识盲点。很多高校都是凭借对知识产权的保护或者是保持档案的保密性，从而将科研档案“锁起来”，久而久之，档案室成为档案材料堆放的仓库，这对于科研工作后续的开展以及为了社会而服务完全没有帮助。而这一现象与档案管理人员的信息意识、专业水平都有密不可分的联系，并且也是开发利用能力欠缺的一种表现。这一现象的出现也使科研成果无法有效、全面地利用，科研档案的社会效应大幅度地降低。甚至是经过长时间的搁置，失去档案的时效性，科研档案也会导致知识产权流失现象出现。
三、高校科研档案管理和利用的有效途径
（一）理顺程序，建立科研档案的科学管理制度
针对国务院的《科学技术档案工作条例》当中提到的归档要求，才能够对高校科研档案管理工作进行规范，才能够防止科研档案材料散落在外，不能及时收集的现象出现。此外，档案管理工作也需要结合到计划、课题以及成果等诸多方面的管理，才能够走上建档与科研工作相互协调的道路之上，才能够理顺科研档案的归档程序，掌握规律，确保能够系统、准确、完整的进行高效科研档案的收集，以此来确保科研档案归档的效率以及质量得以提高，并且让高校科研档案走上“正轨”。
（二）高校科研档案应当进行现代化的规范管理
在现代化的科研档案管理中，规范化是不可缺少的基础。规范化的管理离不开现代化的管理理念作为理论支持，并且依托现代化的网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现高校科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
（三）网络化管理需要现代化技术的支持
现代化的科研档案管理工作并非是传统模式下的单一管理，而是需要满足信息化时代的需求。而系统化的科学管理使得高校科研档案管理的基础在于科研档案能够推动科研工作的进一步发展。所以，在科研档案管理当中需要运用计算机技术、扫描技术、复制技术等，才能够提高档案管理工作效率。在科研档案管理当中运用计算机，才能够实验信息化的科研档案管理。针对科研档案，还可以开通网上咨询为用户提供各方面的信息服务，以此来提升档案服务质量。此外，科研档案资源网络的共享，也是当前高校科研档案管理工作的重点。
（四）增强科研人员的归档意识
作为高校档案部门以及科研部门都应该让科研人员认识到归档工作对于科研的重要性，高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶，同时也需要明确在科研档案管理方面自己应尽的义务以及享有的权利。科研人员在研究工作中付出了很多，也投入了很多，这些宝贵的科研成果是国家的财富，珍藏并发挥作用是每一位科研人员的义务和职责。
（五）合理的进行高校科研档案的开发与利用
在高校科研档案管理工作的过程中，不可避免的会遇到开发与利用两方面的问题。从目前高校科研档案的使用来看，仍然有不少查阅依然使用手工的形式，与现代化信息技术不沾边，这种方式，不仅浪费了人力，也会耽误较多的实践。有些高校已经投入了计算机等信息设备的使用量，但也仅仅局限在录入文档的目录之上，对于网络化、无纸化、电子化的档案利用依然处于初级阶段。这样的管理，对科研档案的利用效率也产生了影响。所以，目前网络的利用，打开科研档案管理的新窗户，是高校档案管理工作的当务之急。
购物车(0)
