时间：2023-12-29 15:07:23
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案电子化的重要性，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
社会的发展，网络的普及，电子化逐渐深入我们的生活与工作中。人事档案作为一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是各单位记录员工信息、招收员工、选拔人才等的重要依据，是干部晋级职称、升职加薪的主要根据。[2]在卫生事业单位中，加强电子化人事档案的管理是加强行政管理的重要方面。如何提高电子化人事管理的水平，加深电子化技术在人事管理中的应用，提高档案管理的效率，体现电子信息化技术的价值，值得探讨。
二、卫生事业单位人事档案管理的重要性
在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。
某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。
三、卫生事业单位人事档案管理现状
（一）人员不足现问题突出
在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。
（二）人员业务技能水平普遍偏低
严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。
（三）管理手段滞后
随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。
四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析
（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性
在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。
（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用
在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。
（三）电子化在档案管理应用中的风险
在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。
五、结语
一、医疗机构档案电子化管理的必要性
办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。
（一）电子化管理节省存储空间
纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。
（二）电子档案复制的精确度较高
纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。
（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高
电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。
（四）电子化管理的传递更加快捷
电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。
（五）电子化管理可以促进档案的新分类
实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。
二、医疗机构档案管理现存的问题
（一）对档案管理工作缺乏足够重视
档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。
（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够
重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。
（三）标准化和规范化工作有待加强
档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。
（四）管理人员的业务素质有待提高
实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。
三、医疗机构档案电子化管理的实施途径
（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识
档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。
（二）加强电子化管理设施建设
一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。
（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系
为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。
（四）加强电子化管理人才队伍建设
1.加强档案基础理论和业务技能培训
为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。
2.加强档案电子信息技术培训
建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。
3.留住现有人才，积极引进人才
关键词：档案管理；档案保存；管理
中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00
档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。
1电子档案管理和保存的重要性和益处
1.1重要性
科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。
1.2益处
档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。
二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。
档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。
档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。
档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
2做好档案电子化的存储软硬件工作
完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。
3电子文件归档整理
符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。
3.1档案移交
以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。
外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。
3.2整理电子文件
文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。
4电子档案的保护
除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。
4.1加强病毒防范
要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。
4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关
质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。
4.3定期检测和拷贝
对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。
4.4规范保管条件
在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。
4.5掌握信息修复技术
信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。
为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。
档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。
参考文献
[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35.
[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.
[3]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.
关键词：办公自动化；档案管理；电子化
一、基层档案管理工作现状及存在的问题
近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：
一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。
二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。
三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。
四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。
二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行
一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。
二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。
三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。
关键词：企业；电子档案管理；问题；策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
随着计算机在企业办公，管理工作中的广泛运用，很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。传统的企业档案主要以归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂， 工作量大，而且缺乏客观真实性，查找起来也不是很方便和快捷，而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。本文作者通过分析我国目前企业档案电子化的管理现状，发现了一些存在的问题，并且提出解决的方案和建议。
二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题
企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。①
当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题：
(一)企业档案管理电子化普及程度不高
电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。
(二)企业人员对于档案电子化管理认识不足
目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。②除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。
(三)电子化管理自身的难题
首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损、覆盖、删除，不利于完整重现信息。③
其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案的开放性相对于传统的文书档案更加高，电子档案的获取也很容易，导致档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。
另外，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件，但是不同的企业和单位使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案无法在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、企业电子档案管理的有效措施
(一)制定标准，完善企业档案信息化规范体系
在以及实行办公电子化的企业中，领导应当高度重视企业档案电子化管理的重要性，并督促建立有关制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。在档案信息化建设中，必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准；结合企业的实际情况，制定系统标准化的企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等。将档案电子化管理渗透到公司的每个角落。④
(二)提高企业档案工作者的信息素质
要改掉传统对于档案管理人员的看法，在信息时代，为了适应电子化的管理，档案工作者必须要有较高的计算机操作技术、信息网络技术。除了普通的管理人员，还要有一批负责企业电子档案的开发利用的精通信息管理应用技术的专业人才。
(三)用先进的的电子、数码设备硬件来辅助档案管理电子化发展
档案电子化管理需要人才也需要必要的先进设备。企业要在设备方面加大投入，除了一些必须的设备，如计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件等之外，还需要进一步建立档案电子化的载体和数据库，实施内部局域网络，整合内部OA和ERP系统资源，为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案，创造有利的硬件条件。
(四)建立安全，共享性强的档案管理的电子数据库
在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格的审查。
四、结论
总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中的一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的个人专业素质，要适应信息技术发展的需要，积极采取措施抓好自身知识更新，企业要从上到下重视档案管理这一工作，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库，做好企业的电子档案管理工作。
注释：
①刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
②李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008(07).
③秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009(15).
④蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技,2008(23).
参考文献：
[1]刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
【摘要】档案管理部门应不断加强电子化基础建设，加强对档案管理人员的培训工作，利用现代化信息技术提高工作效率的同时，还应做好档案信息的安全保密工作。
关键词 档案信息；电子管理；问题；研究
全球信息化和知识经济时代的到来，要求我国档案管理工作能够顺应时代潮流，利用现代化的信息技术，由传统档案管理模式向信息化方向发展。近年来，我国档案信息化建设已经取得较大成绩，已经建设了较为完备的基础设施，开发了一定规模的档案信息资源，但档案管理模式仍存在一定的弊端，无法满足信息化时代的需求，是当前亟待解决的主要问题。
一、档案信息电子化管理中存在的主要问题
（一）档案管理软件系统兼容性差。档案管理各部门由于部门之间职能的不同，选择计算机型号、规格及相应的软件也各具特色，各自开发使用的管理软件无法实现互用。如适用于文件检索的软件系统，无法完成档案信息管理任务，当两项任务需要同时完成时，工作人员不得不启动两种系统，分别完成以上任务。系统之间的不兼容性，减慢了信息编辑成果的输出速度，制约了信息化技术在档案管理中应用的广度和深度。
（二）档案信息的标准化和规范化较差。档案信息电子化管理需要标准、规范的档案信息，这是实现档案信息电子化管理的基础。我国众多档案馆中普遍存在案卷质量不达标、档案著录细则各异、系统软件移植性不高的弊端，这就使得档案信息电子化管理仅局限于某一专业或某一馆领域内，无法大范围推广使用。档案信息电子化管理工作的开展，需要对档案信息进行标准化、规范化整理。
（三）档案系统数据需要进一步完善。我国当前的机读目录档案系统，未达到数据交换的水平。档案系统在信息系统和网络建设方面表现为各行其是，其规范性、可开发性、服务功能、可共享性仍需要进一步完善，否则无法适应档案信息电子化管理的要求，阻碍档案管理部门电子化建设的进程。
（四）档案电子化技术存在的不足。档案电子化管理的实现需要以计算机硬件及相关软件为基础。硬件设备配置方面，应根据不同应用配置不同性能的硬件系统。例如，单机版系统需要计算机配置较高，而网络版则可配置性能较低硬件，而将重点放在服务器、交换机和网线方面的配置。软件配置方面，不仅需要熟悉计算机软件的人才，还需要一批专业的软件研发人才，以便能通过对档案工作的调研，开发出具有实用性、科学化、现代化、规范化、简洁化、通用化的系统管理软件，满足档案电子化管理的需求。
（五）档案信息管理人员综合素质不高。档案信息电子化管理需要管理人员具有较高的知识水平和技术水平，其中包括档案信息管理知识、计算机操作技能、档案信息系统软件操作技能等，总之，档案信息处理复合型人才的培养是实现档案信息电子化管理的关键。当前档案管理人员知识水平不高，甚至有现代文盲现象，在先进的电子化办公系统面前无所适从，极大地影响了系统功能的发挥。
二、档案信息电子化管理对策
档案管理工作具有极高的技术性和极强的保密性，这一点已经为广大档案管理部门及相关管理人员所认可。为了达到上述两点要求，应在现有基础上对档案信息管理进行完善和升级，利用先进的信息化技术，实现档案信息的电子化管理。
（一）做好电子档案的安全保密工作。档案信息具有重要的历史价值和参考价值，档案信息电子化管理面临的主要问题是档案信息的安全性和保密性。一方面，档案管理部门应对纸质档案文件进行安全、妥善的保管，在电子档案被损害或丢失的情况下，可利用纸质文件对电子档案进行及时修补；另一方面，电子档案共享空间应有严格规划和限制。现代化信息技术提供资源共享的同时，也给信息安全带来了挑战。为避免黑客的技术攻击，应根据档案保密程度进行等级划分，对于绝密文件应在本部门或局部范围内实现公开和流通；而对于可公开档案信息，则可选择性地到互联网。
（二）提高档案信息电子化管理技术。档案信息电子化技术发展不成熟，是当前广大档案管理部门及相关使用部门所面临的主要问题。提高电子化管理技术应从硬件、软件两方面着手建设：硬件方面，应在档案管理部门及相关部门配备性能良好、功能可靠的计算机硬件设备，为档案信息电子化管理的实现提供物质保障；软件方面，应加大规范、科学、实用、可兼容的信息管理系统软件，推动档案信息电子化管理的进程。
（三）加强档案管理人员的培训工作。首先，档案管理部门应通过培训，让档案管理人员充分认识到现代化信息技术在档案信息管理中的优势，并对该技术的不足有客观了解，督促管理人员不断学习新的管理技术和操作技能；另一方面，管理人员在对电子化管理系统具有公正、客观的了解后，应积极学习新技术和新的管理理念，同时要提高自身的安全意识和保密意识，防止不法分子利用信息技术窃取机密文件。
参考文献：
[1] 赵弋戈. 信息时代的档案电子化管理初探[J]. 北京档案，2010(10):34~35.
关键词：电子化；档案工作；影响；益处
一、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由技术人员、档案人员所共享。这就使得档案与文件之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作原则、方法及流程，如文件的立卷归档制度。档案工作流程的起点是文件的归档立卷工作，也是档案工作和文书工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，通常一年归档一次。而电子文件随时更改，随时产生，存贮在计算机光盘或磁盘中。因而，其对计算机具有很强的依赖性。倘若归档，必须采用光盘或磁盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.由于电子文件载体与信息的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的内容特征和形式特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行多角度、有效、迅速的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的使用者可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3.由于电子文件的保存价值同时取决于其可读性和自身价值，其鉴定的标准、内容、方法均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其参考价值和凭证价值确定保管期限，而电子文件一方面由于用户的需要，数据和信息不断地补充和修改，另一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其管理、鉴定方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管要求、方法以及对外利用和检索等方面也与纸质文件有许多不同之处。
二、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以室藏档案资料采用机读形式做为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工和筛选、收集，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1.可充分发挥和利用现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的开发功能简单，应用单一，有的仅仅用于文件打字贮存或档案著录，使用的低效率造成时间、财力、物力和人力的极大？良费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，导致信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。而档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.档案信息电子化，可多次产出，一次投入，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，期望农场给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到各个部门及领导，就拓宽了服务范围，扩大了社会影响，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5.档案信息电子化，可使最新技术顺利地与档案信息接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在建设阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的要求和变化，使现在的档案电子化，为将来“信息高速公路”中有一份档案信息打下基础。
【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施
一、档案管理
近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。
二、电子档案的管理原则
（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、档案管理工作中存在的问题
档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
三、应对和研究措施
（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。
（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
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