时间：2023-10-17 10:53:13
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇人事档案管理风险点，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
人事档案是单位在人力资源、组织人事和社会保障管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可、记述和反映个人经历及德才表现等情况、以个人为单位组卷、按照有关规定整理、由组织集中保存以备查考的文字等形式的历史记录。它是考察和了解员工的重要依据，是影响个人就业工作和参加社会活动的主要凭证和重要资料。因此人事档案安全风险管理是一个十分重要的事情，综合现今的社会发展状况，提出一套符合要求的人事档案风险管理体系。
一、现今人事档案管理之中存在的问题
（一）个人信息资料的质量普遍较低
在现在的人事档案资料收集中，由于工作量巨大，工作内容繁琐枯燥，个别的工作人员在工作过程之中易产生消极心理，很容易造成工作疏漏，例如个人信息资料的收集不全面、缺乏有力的证据、信息模糊等不利因素。而受到信息资料收集情况的影响，在人事档案资料的形成过程之中很容易出现偏离实际的情况，影响档案材料质量。这些人事档案资料在以后的利用之中，其资料缺乏实际价值；有些人事档案在个人经历、学历等不重要的内容所占的份额太多，不能够突出重点；或者有些人事档案资料编辑的内容缺乏客观性，只是叙述个人的内容。
（二）人事档案管理工作不具备完善的管理体系，档案的损坏率高
所有的人事档案资料在编写完以后，都需要进行各层次严格的审查。由于企业在职人员众多，其人事档案资料的审查工作亦是十分繁重，资料的审查工作往往需要花费数个小时，甚至要花费数天时间去完成；人事档案资料在完成之后不能够及?r的做好保存和备份工作，如果出现一些严重的突发事件，很容易完成人事档案资料的缺失，并且在损坏之后难以恢复；档案资料多采用传统的纸质记录方式，如果是长时间的保存，字迹难以保持清晰程度，而且纸张质量要求亦是很高。档案资料在保存之后，在经常性的查阅过程之中很容易完成资料的缺失现象，从而给管理工作造成较大的管理压力。
二、人事档案管理风险的预防和处理措施
（一）注重人事档案管理人员的培养
1.加强领导责任态度的培养。所有的工作的核心都在于领导层次，如果在管理层次不能够重视，做到尽职尽责，做好工作的带头作用，那么在基层档案工作人员将很难达到理想的工作效果，最终造成整个工作的不利发展。因此，人事档案管理工作做的好不好的根本原因在领导者，必须加强领导层次的责任态度的培养。
2.注重档案管理工作人员的工作态度培养。社会总是在不断地发展，人们的信息方案越来越复杂重要，对档案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趋向专一化、标准化。档案管理工作人员的培养应该加强工作态度的培养，加大相关培训工作的力度，开拓工作人员的视野，及时的做好企业工作体系的改革工作。不仅如此，档案管理工作还包括业务管理，在工作人员进行档案管理的同时，还需要进行业务综合素质的培养和检测，从而实现工作模式的全方面发展和延伸。积极地做好时事的关注力度，了解最新的社会需求，做出最恰当的档案管理措施。
3.注重人事档案的独特性。由于企业中人事档案材料的独特性，工作人员在档案的形成过程中很容易出现粗心、不认真完成任务等不良现象，而且所填写的人事资料亦是存在内容不新颖和模仿的状况，对于这些普遍性的问题，有关负责人和部门应该多加关注人事档案内容的特点从而提高个人的工作特长描写。具体而言，一方面人事档案资料应该具有客观性，从客观的角度评价个人的各方面工作能力，例如领导能力、健康状况、个人素质；另一方面要严格按照规定对人事资料进行分类、编排、整理，使人事材料形成规范的人事档案，有利于人事档案材料的保管和保护，也方便人事档案的利用。
一、人事档案管理流程中的风险
随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场不断完善和人事制度改革的进一步深入，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需求，亟待人们加以解决。
1.人事档案材料内容质量不高
当前许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。另外，由于鉴定审查不严、档案管理人员责任心不强等原因，也导致了人事档案造假问题日益严重，严重影响了人事档案的真实性和严肃性，给人事工作带来诸多麻烦，同时也使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。
2.人事档案的管理不规范，档案丢失、变更、损毁严重
档案在归档后，需要大量的反复查阅。由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费按小时计，甚至一天的时间在档案室查找，耗时、耗力；档案资料没有安全可靠的备份，一旦出现人力不可抗拒的意外事件，原始档案极易丢失、损坏，但恢复、修补困难。长时间保存，档案纸张、字迹也极易褪色、霉变，将会造成无法挽回的损失。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰；一些档案的历史已经很久远，且纸质较差，已经不能适应当前查询、翻阅的要求，而且，对这部分档案的直接查询，所造成的破坏将是无可补救的。
3.档案的整理不规范，档案管理工作者观念上重政治轻业务
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。
尽管我们对人的评价标准是从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材料的收集，能反映个人业务能力的材料相对较少，即使有也是数量有限或者补充不及时。
二、防范人事档案管理的风险
针对人事档案管理存在的风险，结合当前管理水平与实际，通过对人事档案的内容、管理方法、管理制度等进行改革与完善以防范管理流程中的风险。
1.努力提高人事档案材料的质量
1.1强化各级领导的档案意识
档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，争取领导的重视和关心，是解决当前人事工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。
1.2提高人事档案工作者业务素质
随着科学技术的飞速发展和广泛应用，档案工作者面临着知识化、专业化的严竣挑战，加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构是档案管理者的当务之急。此外，还应加强业务素质的培养，以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势。及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。
1.3补充具有个性的人事档案材料。
针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。具体而言，一是反映个人全面素质的档案材料，如反映当事人身体素质、知识素质、能力素质和心理素质等方面的材料，其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的个性、合作与团队精神、创新意识等；二是反映个人业务考绩方面的档案材料。对不同的工作岗位而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。
2.加快人事档案信息化管理进程，提高档案工作质量水平
在人事档案管理工作中，尽可能地运用当代科学技术的新成果，先进的管理方法、先进的科技手段与工具，提高人事档案工作的效率和水平。通过文件扫描、光盘存储等技术，实现档案的备份存储和计算机管理，减少原件的 损耗，并实现档案信息的资源共享。
3.健全各种规章制度，建立适应时代要求的人事档案管理体制。
应遵守《档案法》，以及上级主管部门颁布的各种规章制度，各单位还应结合本单位的特点和实际，制定本单位的人事档案收集归档补充制度、检查审核制度、交接转递制度、查阅借阅制度等，做到有法可依。规章制度制定以后，一定要认真贯彻执行，排除一切人情干扰，坚决按各种制度和规定手续办事，做到有法必依，执法必严；对各种利用档案进行造假或谋取私利现象，一经发现，必须严加处理，做到违法必究。
随着现代信息技术及科技的不断发展，特别是以云计算和互联网等信息技术为载体的崭新技术———大数据信息技术不断崛起，人类社会的数据种类和规模正以几何级数的速度增长，各个领域的人群都面临着对复杂而庞大的数据进行有效管理的挑战。医院的管理首先是人力资源的管理，医院传统的人事档案管理理念和方法已经不能满足现代医院管理的需要，因此，医院人事档案管理在现代信息社会需要大数据的支撑，需要改革创新、与时俱进，为医院人才的发展融入新的元素，更新发展和管理模式。
1.1内部因素：优势方面主要是随着大数据技术的推广，医院人事档案管理的信息化、科学化、规范化有利于医院人力资源的绩效管理，为医院的人事工作提供重要、快捷迅速的依据，人力资源管理部门利用大数据的信息管理手段，特别对人员的自然变化追踪，对员工的工作业绩、能力等进行综合评定，以最便捷的速度保证人事工作的科学化、合理化[1]，大大提升医院人事工作效率。劣势方面主要是医院人事档案管理模式落后，随着医院人力资源规模的日益壮大，人事档案的卷数及个人资料的不断增加，员工专业技术职务晋升、考核及工作职务变迁的日益频繁，每位人才产生的原始人事记录的材料越来越多，再加上大量现有的人事档案积累材料，人事档案管理人员对当前井喷的档案数据信息管理产生了压力感和紧迫感，传统的人事档案管理信息服务显然已经不能满足当前大数据信息时代的要求。
1.2外部因素：外部机遇主要是随着计算机信息技术的不断发展，利用信息技术和互联网技术，借助科学软件对人事档案原始资料进行有效的存储、查询和调整，医院人事管理工作程序迅速简化，人事档案管理人员的工作强度减轻，节约了医院的人力资源运行成本，同时也为人力资源信息的开发、利用奠定了基础。大数据技术的实施，促进了信息数据集中管理，提高了人事档案管理的安全性和可靠性，保证了人力资源信息的保密性和完整性。因此，医院人事档案管理实现大数据信息化是当前医院发展的必然。外部挑战主要是在网络环境下，能够确保人事电子档案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“档案-计算机”复合型人才的匮乏，特别是在专业技术人员云集的医院，显得尤为突出，这将严重阻碍医院人事档案信息化进程，不利于医院电子档案管理的长远发展[2]。
2大数据时代医院人事档案管理的应对策略和建议
2.1医院人事档案管理从业人员的观念转变：在大数据时代，针对医院人事档案信息化落后现状，人力资源部门工作人员及档案管理人员必须全面认识医院人事档案的大数据建设的重要性，意识到人事档案信息化在医院发展中的推动作用，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现医院的跨越式发展。因此，在全社会对大数据理念认识不断深入的情况下，在医院人力资源管理方面，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效提升医院人事档案的管理水平和人力资源的科学配置[3]。
2.2人事档案管理人员业务能力的提升：当前，我国医院人事档案管理专业人员的专业素质、理论水平及文化程度等综合素质参差不齐，突出表现在档案管理专业知识缺乏、理论知识结构不合理、新技术新方法知识贫乏以及高层次的档案专业人才较少，特别是档案和信息的复合人才，当前这些弊端已不适合新形势下大数据时代医院人事档案管理的要求。因此在大数据时代，医院必须重点引进大数据管理经验及更高知识层面的专业人才队伍，加大对人事档案管理人员培训力度，构建多学科、多层次、交叉型新时代人事档案管理团队[4]。
2.3大数据时代防范人事档案信息的潜在风险：在大数据时代，医院人事档案管理实现了信息化，这也使档案转递和管理工作实现电子化和网络化，但是人事档案涉及许多的个人隐私，因此在医院档案管理工作中，需要购买专业的网络安全软件来保障档案网络管理安全并定期对安全软件进行升级和维护[5]。对涉及职工的个人出生、健康、婚姻、财产、职业、宗教及家庭等方面的信息必须限制开发利用。在大数据背景下，医院档案信息还充分借助于大数据技术来确保医院档案信息的完整性，并对档案信息数据进行深度挖掘。在日常工作中做好档案数据信息备份工作，保护好个人隐私。因此，档案管理在运用大数据技术时需要规避这些潜在的风险，通过制定法规、明确权限等措施来控制和应对这些潜在风险的发生。在大数据时代，医院人事档案管理，要充分运用大数据，分析内部优劣势、面临的机会和威胁的基础上，创新人事档案管理方式，提升人事档案管理效率，推进人事档案的信息化建设，防范并规避人事档案信息的潜在风险，从而实现医院人力资源管理的科学
参考文献
[1]李晶，王秋蓉.医院人事电子档案管理的SWOT分析[J].中国卫生标准管理，2018，9（17）：1-3.
[2]谢童柱.档案数字资源云备份策略的SWOT分析[J].兰台世界，2014，29（14）：23-25.
[3]杨碧倩.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及策略[J].管理观察，2018，38（28）：126-127.
1人事档案管理信息化建设的意义
? ? ? ?1.1有利于实现现代化管理
? ? ? ?随着网络时代的全面到来，现代生活形态发生了显著变化，各种信息技术普遍应用于各项生活、工作活动中，智能信息技术的应用，给人们的生活提供了便利的保障。而在事业单位人事管理领域，人事档案作为重点管理内容，其工作形态理应跟随社会形态发展变化，加以改进和更新。将信息技术与人事档案相结合，构建信息化管理体系，能够促进事业单位在未来市场领域实现现代化管理，对事业单位实现可持续发展具有重要的意义。
? ? ? ?1.2有利于实现档案资源共享
? ? ? ?信息技术具有信息传播速度快、传播范围广的特点，将信息技术应用于人事档案管理中，能够有效实现资源共享。例如，当完成人事档案信息化管理平台建设后，用户完全可以在家或者任意具有网络的地方，利用电子设备对档案信息进行查阅。如此一来，不仅能够有效提高人事档案管理的效率，还能够实现资源共享，进而促进人事档案信息实现最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于实现档案信息查阅
? ? ? ?以往，人事档案管理方式比较滞后，由于档案信息比较繁杂，检索流程比较烦琐，所以用户在查阅档案信息时，查阅效率比较低下。而选择将信息技术有效应用于查阅平台建设中，能够有效解决传统查阅体系效率低的问题。利用信息技术建立智能检索平台，对人事档案信息进行分门别类。用户可以利用现代化检索软件，对档案信息进行有效检索，从而提高用户的信息查阅效率。
? ? ? ?1.4有利于档案资源开发与利用
? ? ? ?众所周知，信息技术与传统管理手段相比，存在的优势在于该技术手段具有加强的信息存储和传播的功能。因此，利用信息技术对人事档案进行管理，能够实现原有档案信息基础上的人事资源有效开发与利用。可见，将信息技术有效应用于人事档案管理中，对此项管理工作未来深入发展，以及提高事业单位在行业中的整体竞争力与影响力，具有重要的作用。
2新时期人事档案信息化管理中存在的问题
? ? ? ?2.1意识淡薄，缺乏重视
? ? ? ?目前，国内机关事业单位在人事管理方面不够重视。很多事业单位在建设与发展过程中，重点关注内部业务开发，以及技术研发与创新，而对于人才在事业单位建设与发展中的作用，并未形成正确的思想认知。事业单位在人事档案管理方面花费较少的人力、物力和财力，导致内部人事管理工作并不理想。因为思想缺乏重视，导致档案管理发展受限，这对于事业单位未来发展都是极为不利的。因此，事业单位要想顺利实现人事档案信息化管理，当务之急便是在思想上加以转变和更新。
? ? ? ?2.2数据库系统不完善，信息安全建设滞后
? ? ? ?据了解，在信息化环境中，事业单位人事档案管理工作系统逐渐衍生出一系列问题，由于数据库系统建设不全面，导致事业单位构建的档案信息管理平台，存在较大的安全风险与漏洞。例如，在不健全的档案管理体系运行过程中，经常会出现人事信息记录错误、混淆，甚至出现重要人事信息丢失的问题。由于人事档案数据库建设不够系统、完整，导致档案信息管理效率低下，同时也因为记录错误或混淆，导致部分人事信息失真，这对于事业单位实现人事信息资源共享也较为不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素质、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理领域，关于档案信息化建设效率低下的问题，主要在于在该领域缺乏高素质、全能型的管理人才。目前，档案管理人才在管理意识与工作理念方面存在一定的问题，并未清楚地意识到信息技术在档案管理中的重要作用，所以在工作中比较依赖传统的档案信息管理方式，而不重视建设信息化管理平台。同时，在专业技能与素养方面，管理人员在信息技术方面所掌握的专业技能比较匮乏，信息化管理平台建设与实施能力比较薄弱，导致事业单位现代化人事档案管理体系建设遭受明显阻碍。
? ? ? ?2.4现代化基础设施滞后
? ? ? ?据了解，当前机关事业单位之所以在人事档案信息化建设方面存在发展局限，主要原因在于事业单位内部缺乏完善的现代化设施和器材。事业单位因为投入资金有限，所以在计算机硬件方面存在明显的功能障碍，对完善档案管理系统功能十分不利。同时，事业单位当前在软件方面的开发与创新，也存在很大的不足，正是因为基础设施落后，才导致人事档案信息化发展受到限制。因此，在新时期，事业单位必须采取有效策略，改善并解决当前信息化建设中存在的问题。
3新时期人事档案信息化建设的路径
? ? ? ?3.1更新思想，完善体制，加强队伍建设
? ? ? ?事业单位若想在未来的市场竞争中占据有利地位，必须加强人事管理工作体制完善与创新，尤其是在人事档案方面的管理，事业单位领导者一定要加强重视。首先，事业单位应该向内部管理部门和人员渗透正确的工作理念，要求从事人事档案管理的工作人员，必须在思想上重视信息化管理，并根据事业单位自身人事管理发展需求，结合信息技术应用条件完善现代化管理体制。其次，确保在正确的思想、体制引导下，人事档案能够实现高效管理，真正实现信息化管理平台建设。最后，事业单位应该重视内部信息化管理技术开发人才队伍建设，在招聘环节重点考查应聘者的信息技术操作能力，并加强技术人员专业素质培训，进而为实现信息化管理平台开发与建设提供高素质的人才储备。
? ? ? ?3.2加强人事档案信息数据库网络化建设
? ? ? ?为解决人事档案数据库功能不健全问题，事业单位应该重点围绕数据库进行运行功能和安全系统建设，加强人事信息数据库网络安全，全面提高人事档案信息化管理的质量。因此，事业单位可以重点发挥网络服务器功能，将其用于数据库建设。同时，事业单位应该针对不同部门，满足人事档案的信息检索和查阅需求，并在数据库中设定不同管理模块，以确保内部各个部门能够高效地实现人事档案信息检索和应用。
? ? ? ?3.3加强档案管理人员素质与能力建设
? ? ? ?在事业单位人事档案信息化建设与管理的过程中，档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此，事业单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训，向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式，规范管理流程，从而保证人事档案管理更加高效。同时，档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能，并定期对重要人事档案信息进行备份、检查，避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题，为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外，管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规，在进行人事档案信息化管理时，应严格遵守管理规章体制，杜绝出现档案信息恶意泄露问题。
? ? ? ?3.4加强人事档案管理信息化系统网络安全
? ? ? ? 在信息化管理平台建设的过程中，确保网络安全是事业单位人事档案管理深入发展的必要前提。因此，事业单位应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先，事业单位技术开发人员，应重点加强安全系统功能建设，在数据库中安装安全检测软件，即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素，一旦发现，需要及时进行专业操作处理，有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时，技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统，并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测，确保信息化管理系统运行环境安全，提高系统运行效率，全面提升人事档案管理质量。此外，针对不同部门人事档案信息检索要求，设置不同类型的安全密钥，以及数据库访问权限。
3.5加强现代化管理软件的开发与应用
事业单位在建设人事档案信息化管理平台时，应重点关注管理软件开发与应用，不断完善数据库的硬件和软件设施，全面提高管理系统工作的效率和质量。事业单位应该加大资金投入，引进创新性的技术人才，专门致力于高科技、智能化管理软件的系统研发，在做好系统功能安全和运行速度测试之后，将其与内部人事档案管理要求相结合，完善管理系统内部结构和功能，在提高信息化管理平台工作效率的同时，更要保证档案信息管理的质量。
4结语
人事管理在当前事业单位管理领域，发挥的管理作用十分显著。事业单位为了在未来的市场环境中占据良好的发展地位，应重点加强人事管理，完善档案管理体系。因此，事业单位需要合理利用信息技术，构建现代化人事档案管理体系，不断更新思想、体制，加强信息数据库、系统安全、软件开发等实施力度，全面提高人事档案管理的效率与质量。只有在信息技术的支撑下，事业单位的人事档案管理体系才会不断完善，进而为在新时期的市场环境中获得快速发展，提供良好的人才数据依据。
主要参考文献
［1］乔萌.浅谈新时期人事档案管理信息化建设策略［J］.人力资源管理,2018(5).
［2］徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析［J］.办公室业务,2017(1).
［3］黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究［J］.办公室业务,2016(8).
关键词：电子信息档案管理;优点;风险控制;措施
随着国家《档案法》实施和教育管理科学化、规范化的进程和需要，各级教育、人事部门对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为工作人员办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对教育在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、教育人事档案信息化建设的优点
(1)传统的教育人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。
(2)利用计算机管理人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
(3)利用计算机管理人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
二、从服务手段上来革新
建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺(室)与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
三、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
黑龙江省电力科学研究院人力资源部
[摘要]在信息技术快速发展的带动下，科研院所人力资源管理加快了科学化和现代化的发展步伐。但相对于其他行业来讲，科研院报信息不仅种类较多，而且数量十分庞大，而在管理方式上却较为落后，从而导致工作效率低下。所以在现代科研院所人事资源管理现代化的实现过程中，需要加快科研院所人事档案管理信息化的实现。文中从科研院所人事档案信息化管理的重要意义入手，分析了科研院所人事档案管理系统的主要功能，并进一步对加强科研院所人事档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。
[
关键词 ]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施
人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。
一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义
（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求
目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。
（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要
长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快发展的现实需求
在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。
二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施
（一）确保人事档案材料的真实性和有效性
目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。
（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性
电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。
（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感
人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。
三、结束语
科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、规范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。
参考文献
[1]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010(1):57-58.
信息化发展和应用水平在一定程度上成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。我国的人事档案管理从信息化入手，引入计算机为载体的信息化管理机制，有效促进了国家信息化建设和档案管理的发展。档案的信息化管理利用信息化带动策略，建立一个完善的信息管理系统。档案所有者将居民身份证作为人事档案管理系统的检索号码，由个人自愿选择契约委托关系的对象，将银行、保险相关部门的个人信息资料纳入其中，利用计算机在管理内部实现对各种数据资料的整理、更新和保存，建立以学业、业绩和信用为主要内容的人事档案，这是在个人与社会相互作用的基础上形成的基本信息资料，是个人一生相对完整的公开记录。建立以档案部门为中心的管理模式，坚持“集中统一，分级管理”的工作原则，由各级档案馆对人事档案进行信息化管理，在全国范围内建立通用的和标准的信息库，努力使人的管理从过去的单位管理向社会化管理迈进，使用人单位和各部门在任何地方都可以查到任何人的档案记录。档案的信息化建设和管理实施已有十年之久，作为近期全国档案事业发展的一个具体规划，势必为整个档案管理事业带来一股清新之风。
二、档案管理模式改革的意义
档案管理涉及到诸多方面，它的改革势必为社会的发展、档案管理制度的革新、档案管理工作的改善和管理人员专业水平的提高带来积极的影响。
(一)有利于推动档案管理的发展。
人事档案的信息化建设和管理可以避免重复建档、伪造档案等不良现象的发生。它为档案管理的发展提供了一条可行的途径，使得档案的管理更加科学合理，增强抵御风险和解决意外事件的能力，在一定程度上促进了档案管理信息化程度的提高。同时档案管理的信息化建设是国家现代化建设的一部分，更好地满足社会发展的需要。通过档案的信息化管理，合理地处理个人、组织和国家之间的关系，实现国家和社会对个人、企业和事业单位的监督以及后者对国家的负责，有利于社会的和谐。
(二)有利于各部门进行人事制度的改革。
国家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“终身制”，一个直接的后果就是人才的频繁流动。人事档案的信息化管理打破了地域和时间的限制，各个单位的聘用和解聘都不涉及档案的转递，只需通过网络将个人的基本信息下载下来作为参考，根据相对直观和全面的信息图表对人员作出客观的评价从而进行科学决策，避免选聘工作中的种种不便。档案信息化管理支持各用人单位对所需人才的选拔和管理，更好地实现“聘用制”的用人制度。另外，员工工作期间的表现同样可以用数据的形式记录到电子档案中，不断丰富和健全档案资料，在加强对聘用人员监督的同时使工作人员有更好的表现。
(三)有利于对纸质档案的保护。
人事档案作为最基本、最客观的个人信息资料，其重要性是不言而喻的。在实际的工作中，人事档案资料的利用率也是很高的。据统计，平均每份档案资料每年要翻阅2～3次，遇到人事争议的时候翻阅的次数更多。但是纸质档案经过反复拆装、触摸往往会出现字迹模糊、纸张折损、老旧和丢失的情况，这对于档案的保存和管理是不利的。档案信息化管理之后，人员的各种信息从纸质版的档案中复制到电脑里，随时查看，避免了工作人员与原始资料的过多触碰，可以保证纸质档案的完好。
(四)有利于提高管理人员工作效率。
传统的人事档案管理要求管理人员对纸质档案进行收集、整理、编码、管理和保存。工作量大，效率不高还浪费了大量的人力，同时档案管理人员还要承担档案破损、丢失的风险，破坏了管理人员工作的积极性。档案的信息化管理充分实现了档案管理的自动化、实时化和网络化。只需将个人信息录入就可进行多次利用。个人使用身份证号码登录，进行信息的增减和改动，实现档案信息的及时改动和准确性，大大缩短了查找档案的时间，为管理人员节省了大量的精力，提高其工作效率。
(五)有利于提高管理人员的专业化水平。
人事档案的信息化管理要求相关管理人员具备一定的信息理论基础和熟练的计算机操作能力，这是新时期新阶段对档案管理人员提出的新要求。档案的信息化管理将管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，为管理人员的进修和学习提供了充足的时间。在闲散的时间或者在档案部门专门安排的管理培训中，管理人员进一步学习有关档案管理的专业理论知识、不断总结实际工作中出现的问题，和同行进行业务探讨进而不断开拓创新，提高档案管理水平和专业化程度，在职业生涯中不断进步。
(六)为个人提供便利。
人事档案的信息化管理坚持“以人为本”的价值取向，为个人档案的管理和保存提供了一个服务的平台，保障了每一位公民对自己档案的基本权利。无论是个人的应聘、岗位调动还是离职，保证档案信息的完整性和准确性，为公平公正地评价每一个个体提供了依据。另外，人事档案的信息化管理作为人力资源管理的一部分，在一定程度上发挥了人力资源的积极性、主动性和创造性，有效实现人力资源的合理配置，更好地将我国人口资源的数量优势转化为人才优势，增强国家竞争力。
三、结语
关键词：疾控中心；人事档案管理；创新途径
人事档案管理是指对人事档案进行收集、处理、保管、鉴定、统计和加以利用的活动过程。人事档案管理在疾控中心档案管理工作中有着重要意义，合理高效的人事档案管理可以保障和推进疾控中心各项工作的顺利完成[1]。然而随着人们生活方式的改变，各种传染疾病、罕见疾病也孕育而生，这些频繁发生的公共卫生事件使疾控中心人事档案管理面临着新的挑战。因此，疾控中心应当开辟新的人事档案管理模式以顺应现代社会的进程。以下笔者提出了几点意见，希望对疾控中心人事档案管理模式的创新途径有所启示。
1改善人事档案的收集管理模式
人事档案管理的前序工作就是档案的收集和整理，所以档案的搜集和整理在人事档案管理工作中起着很重要的作用，其可以为后序工作的开展打下坚实基础。很长时间以来，疾控中心人事档案的收集都是由人事档案管理部门负责，这导致疾控中心的档案管理工作的效率较低。因此，疾控中心应该打破常规，明确人事档案的搜集工作不应局限于档案管理部门，将收集任务下达到疾控中心的每个科室，让每个职工都有搜集档案的权利和意识，并且提倡思维方式的创新。
2努力提高工作人员的整体素质
在现代化技术应用普及的今天，档案管理已不再是一项单纯的保管工作，其需要一定的技术水平，比如软件系统的开发和应用、硬件系统的保养和维护、网络风险防范等，这些对人事档案人员的专业知识要求都较高。而恰恰相反，不少的疾控中心人事档案管理人员都不具备足够强的专业能力，也没有经历系统、完整的档案管理培训和学习，这导致人事档案管理出现技术性故障时难以解决。所以，疾控中心应当采取相应措施来提高人事档案管理人员的整体素质，从而保障疾控中心的人事档案管理工作能够顺利完成[2]。具体来说，有以下几点措施：
2.1加强相关知识的培训疾控中心应当定期对人事档案管理人员进行系统的培训，或者有针对性的对个别专业基础知识较差的人员进行培训，培训过后要定期地进行考核，考核通过者可正常上岗，未能通过者可扣除适当地绩效并加强教育，屡次培训之后依然无法通过考核且问题较多的可直接辞退。
2.2实施轮岗制疾控中心人事档案管理部门可制定定期的轮岗制，让员工熟悉每个岗位的职能，熟悉整个人事档案管理的流程，让人事档案管理人员成为真正意义上的复合型人才。
2.3开展竞赛活动对人事档案管理部门而言，可以定期开展专业知识大比拼，并给予表现优异者适当奖励，以提升档案管理人员的工作热情，营造出一种积极的、良性竞争的工作氛围。
人事档案的整理编制是一个时间跨度较大的工作，也较为复杂，其编制过程被划分为多个不同的阶段，每个阶段都有各自不同的任务安排。为提升准确性，所搜集的档案应按不同地区、不同类型等来进行编制。例如，在编制前应详细了解每个档案资料的相关资料，然后做好对学历、技能、人才履历、职务等多个方面内容的搜集，做好分类和校对工作。
4加快疾控中心人事档案管理的信息化建设
过去人事档案的管理侧重于档案信息的收集与整理，而忽略了其本身的利用价值。此外，传统的人事档案管理主要依赖手工整理、资源的共享性较差。当今时代，随着疾控中心制度改革的不断深入，传统的人事档案管理模式已不能满足发展的需要[3]。而将人事档案信息与计算机网络联合起来建立一个完整的人事档案管理系统已是大势所趋，疾控中心应加大投入力度，全面推进人事档案信息资源管理的系统化建设，努力完成人事档案管理的网络化和数字化。例如，整顿现有人事档案资源、引进先进技术和设备，采取购买、自主研发或者两者相结合的方式来建立档案的数据库系统，从而确保信息渠道的畅通和信息管理的便捷，还可以研究如何与学校丰富的教学资源、科研资源共享，从而促进档案资源的开发和利用。
5落实人事档案的法制化管理
在疾控中心工作中，档案管理人员对人事档案管理起着十分重要的作用，然而，疾控中心人事档案管理部门具有一定的垄断性，相关人员的非法或者不合理的档案管理行为可能会导致档案的遗失或出现其他严重问题。因此，加强档案的法制化管理，可以有效地约束人事档案管理人员的行为，提升档案管理的水平。
6结论
人事档案管理一直备受关注，疾控中心的人事档案管理更是如此，人事档案管理不仅可以将档案材料进行整理和分类，而且对于疾控中心的发展也具有积极意义[4]。经济社会和人类思维潮流的不断演变使疾控中心的人事档案管理发生了巨大改变，创造出适应社会发展趋势的新型档案管理模式成为疾控中心人事档案管理需要思考的问题。本文通过对当前疾控中心人事档案管理工作现状的阐述，从人事档案管理人员专业能力的提升、档案编制、档案收集管理模式的创新、档案管理的信息化建设、档案管理的法制化等几个方面分析了疾控中心人事档案管理模式的创新途径。总而言之，只有疾控中心的全体员工共同努力，才能创新和完善疾控中心人事档案管理模式。
参考文献:
[1]刘薇莉.浅谈高校档案管理工作的信息化[J].山东档案,2011(06).
[2]林晓云.关于人事档案管理创新的几点建议[J].北京档案,2011(07).
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