时间：2023-10-11 09:58:11
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇采购订单的管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键字：计算机；软件系统；采购软件；系统设计；
中图分类号：G623文献标识码： A
1、企业的采购部门业务的优劣和效率直接关系到企业生产成本的高低，从而影响到企业的市场竞争力，因此做好采购信息管理工作关系到企业的生存与发展。然而，对于中小企业而言，去引进一套ERP系统成本过高。只能对重要的部门进行信息化建设。
2.总体设计
2.1系统空间硬件结构的设计
(1)软件配置：在数据库设计方面运用了Access2010。操作系统可以选择Windows 7或Windows 2003。
（2）硬件配置：根据对系统的稳定性要求、系统的容量、系统的吞吐量以及用户的维护水平选择服务器为中型计算机设备。
（3）网络配置方面：备选网络方案为百兆模式。
图
公司内部网
图2.1系统网络拓扑图
2． 功能模块设计
如下图所示系统划分为以下几个模块
图2.1系统功能模块图
3．详细设计
通过上述设计我们可以在总体的基础上进行管理系统的详细设计，它以采购单为主线，实现了对采购流程的跟踪管理，包括采购申请、制订采购计划；维护和修改采购单；查询各种采购单的执行状态；收货、退货管理等功能。可以分为以下几个部分
（1）基础数据管理
基础数据对系统中经常重复使用的公用数据、基础静态数据进行定义和维护，保证数据的规范性和准确性，并提高效率。包括：订单方式维护、交货方式维护、采购员维护、退货维护、采购系统维护。
（2）采购计划管理
采购计划管理与MRP系统、库存管理系统结合，用于完成采购计划的编制工作。可随时进行计划编制和生成。包括：请购计划维护、请购计划合并、采购计划生成。
请购计划维护
请购计划维护中的请购单可以利用MRP和BOM表产生，也可以由人工产生。本系统没有集成MRP、BOM表，ERP系统的请购单由人工产生。各部门的负责人员根据需求、用料预算和库存情况，开出请购单，注明物料的名称、数量、需求日期、规格、及注意事项，请购单在审批之前可以修改。
请购计划合并
经审核后的请购单，根据所需物料的分类情况分配到相应的采购员处。采购人员结合请购单的需求日期和所需物料，将多张请购单合并成一张采购订单或者一张采购订单的多个分类订单。采购员通过对供应商信息的查询选择价格优惠、信誉、供应服务能力、供应质量最佳的供应商。根据采购提前期，确定采购订单的收货日期。为了避免过于依赖一家供应商，导致供应商左右价格。可以选择两个供应商，将一张采购订单按一定比例分成两张订单给两个供应商订货。这样可以使供应商形成竞争，起到控制采购成本和质量的效果。
（3）采购订单管理
采购订单管理的完成是基于合同控制的所有采购业务的管理。包括：采购订单维护、采购合同维护、订单终止或取消、订单结案。
采购订单维护
采购订单包括数量、单价、时间等基本信息。在此子模块，调出要处理的订单，继续就付款方式、收货地点、交货时间及罚金比例等重要信息进行确定。还反映订单中的价格、最后总金额等重要信息。在采购订单由采购主管审核后，不可随意更改。
采购合同维护
采购部门与供应商对物料的采购细节(例如：收货时间、地点、数量、质量等指标)签订采购合同，保障采购交易活动有据可依。此时，前期制定的采购订单转化为相应的采购合同，合同编号还要与采购订单的编号对应起来，以便在查询采购订单时，反映出合同情况。
订单终止取消订单结案
订单结案方式有两种，分别为自动生成结案和手动生成结案。
（4）采购收货管理
采购收货管理把收货过程纳入企业生产计划控制范围，确保及时收货和过程控制，从而缩短了产品的生产周期、加强对供应商的监督。包括：采购收货维护、采购过账处理、更正处理。
采购收货维护
采购订单进行收货处理，由质检部门对物料进行检验，以单据形式反馈给采购部门。检验后确定接收物料，可以将到货数量、实收数量反馈到相应的采购订单中。对于检验不合格物品，根据质检部门和采购部门意见进行退货处理，开出退货单，在明细表中表明退货原因。
采购过账处理
可以在过账单中清楚查看采购部门所有的采购应付款项及其付款的情况。所有的应付帐管理的数据提交系统处理。
（5）采购权限管理
在采购管理系统中，对于权限的管理应贯穿于整个采购管理系统，它是区分个人职责的重要体现。其中包括：用户信息维护、用户权限维护。
（6）供应商管理。
供应商管理是申佳公司采购管理的重要组成部分，它是基于供应链管理的一利，新型采购模式。采取后向一体化原则，和主要的供应商共赢互利，极大提高了供货质量和速度，整合企业问的优势，真正使企业能够全面协调企业后向资源，并使企业的管理全面走向信息化。企业管理的视角从“内视型”向“外视型”的转换。
供应商管理实现供应商基本信息管理，供应商考核信息管理(送货和售后服务管理，不良事件信息管理)和采购信息预算和决算。具体包括供应商分类管理，增加招投标的范围和公平性，定期根据物资使用的反馈信息，对供应商进行考核，记录供应商的考核信息，用于招投标管理，从审批信息数据库实现物资需求量的预算和决算。
供应商管理是主要是对现有供应商的日常表现进行监控和考核。其主要日的是：
(1)确保供应商的企业信誉，产品质量和服务水平。
(2)在供应商之间竞争比较，以便选择优秀的供应商合作，淘汰绩效考坪较差的供应商，从而提高物资采购的质量和服务水平。
(3)了解供应存在的不足之处，将其反馈给供应商，促进和提高供应商的效率。
4.课题总结
本论文研究的是中小公司采购管理系统的设计与开发。目前，我国中小型企业中，多数企业规模不大、信息化程度不高，资金不雄厚、技术力量薄弱，生产流程相对简单，决策相对灵活，生产管理与其他制造类企业有很大的不同。
通过实际调研中小企业的采购管理的特点和业务流程，尝试的开发适合该企业的采购管理系统。
参考文献
[1]黄梯云.管理信息系统[M] .北京：高等教育出版社，2005
[2]邝孔武.管理信息系统分析与设计[M].西安：西安电子科技大学出版社，2004
[3]甘仞初.信息系统分析与设计[M].北京：清华大学出版社，2005
[4]耿骞.信息系统分析与设计[M].北京：高等教育出版社，2004
直运业务是指商品无需入库即可完成的销售业务。客户向本公司订购商品，双方签订购销合同;本公司向供应商采购客户所需的商品，与供应商签订采购合同;供应商直接将商品发送给客户，结算时，由购销双方分别与企业结算。直运业务包括直运销售业务与直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票，直运采购发票进行。企业、客户与供应商的供销关系如图所示：
二、直运业务处理流程
1、相关设置：
ERP子系统启用——基础设置：同时启用采购管理、销售管理、应收管理、应付管理、库存管理、存货核算、总账管理系统;
销售管理系统——销售选项设置：报价不含税、有直运销售业务;
基础设置——存货属性设置：将直运业务所涉及的存货设置有内销、外销、外购属性;
2、业务执行
案例：
2009年8月10日，阳光公司销售部接到业务消息，客户华宏公司欲购买智能空调10台，双方商定以单价4000元/台成交，增值税17%，随后，销售部填制销售订单;
8月10日销售部联系供应商兴华公司，发出采购订单，以单价3000元/台成交，增值税17%，并要求兴华公司直接将货物送到华宏公司;
8月10日，兴华公司将货物送至华宏公司，并根据采购订单开具一张专用采购发票给阳光公司;
8月10日，销售部根据销售订单开具一张专用销售发票给华宏公司;
8月10日，财务根据销售部交来的采购发票、销售发票结转采购成本、销售成本并确认销售收入。
操作步骤：
(1)录入销售订单和采购订单
在销售管理系统，执行“销售订货”︳“销售订单”命令，进入“销售订单” 窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运销售” 业务类型，录入销售单价等信息生成销售订单，保存并审核;
在采购管理系统，执行“采购订货”︳“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运采购”业务类型，单击“生单” 按钮，选择“销售订单” 命令，将销售订单相关信息带入“采购订单”，录入采购单价等信息生成采购订单，保存并审核;
(2)生成专用采购发票和专用销售发票
在采购管理系统，参照采购订单生成直运专用采购发票并保存;
在销售管理系统，参照销售订单生成直运专用销售发票，保存并复核;
(3)直运送货后结转采购成本、销售成本并确认销售收入
模式A：在应付款管理系统审核应付单，确认采购成本并生成凭证;
在存货核算系统对直运销售发票记账结转销售成本，并生成凭证;
在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证;
在总账管理系统查看直运业务生成的三张凭证：
模式B：在应付款管理系统只审核应付单，操作同模式A;不生成凭证;
在存货核算系统对直运采购发票和直运销售发票记账;
在存货核算系统同时结转采购成本和销售成本并生成两张凭证;
在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证，操作同模式A;
在总账管理系统同样可以查看到直运业务生成的三张凭证。
三、结论
直运业务采购与销售实物均不入库，中间商直接以采购成本结转销售成本;
采购成结转前必须先在在应付款管理系统对应付单进行审核;
采购成本结转可在应付款管理系统实现，并生成凭证，然后再在存货核算系统结转销售成本并生成凭证，在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即A执行模式;
如果不在应付款管理系统生成结转采购成本凭证，则采购成本和销售成本的结转可同时在存货核算系统实现，并生成两张凭证，再在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即B执行模式;
无论执行哪种模式，在总账系统均可查询到直运业务生成的三张凭证。
【注】本文系顺德职业技术学院教改项目，项目编号：2012—SZWLKC21
参考文献
1.王新玲，汪刚主编.会计信息系统实验教程.北京：清华大学出版社，2012
关键词：直运业务；采购；销售
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）08-00-03
一、直运业务类型说明
直运业务是指商品无需入库即可完成的销售业务。客户向本公司订购商品，双方签订购销合同；本公司向供应商采购客户所需的商品，与供应商签订采购合同；供应商直接将商品发送给客户，结算时，由购销双方分别与企业结算。直运业务包括直运销售业务与直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票，直运采购发票进行。企业、客户与供应商的供销关系如图所示：
二、直运业务处理流程
1.相关设置
ERP子系统启用――基础设置：同时启用采购管理、销售管理、应收管理、应付管理、库存管理、存货核算、总账管理系统；
销售管理系统――销售选项设置：报价不含税、有直运销售业务；
基础设置――存货属性设置：将直运业务所涉及的存货设置有内销、外销、外购属性；
2.业务执行
案例：
2009年8月10日，阳光公司销售部接到业务消息，客户华宏公司欲购买智能空调10台，双方商定以单价4000元/台成交，增值税17%，随后，销售部填制销售订单；
8月10日销售部联系供应商兴华公司，发出采购订单，以单价3000元/台成交，增值税17%，并要求兴华公司直接将货物送到华宏公司；
8月10日，兴华公司将货物送至华宏公司，并根据采购订单开具一张专用采购发票给阳光公司；
8月10日，销售部根据销售订单开具一张专用销售发票给华宏公司；
8月10日，财务根据销售部交来的采购发票、销售发票结转采购成本、销售成本并确认销售收入。
操作步骤：
（1）录入销售订单和采购订单
在销售管理系统，执行“销售订货”“销售订单”命令，进入“销售订单” 窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运销售” 业务类型，录入销售单价等信息生成销售订单，保存并审核；
在采购管理系统，执行“采购订货”“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运采购”业务类型，单击“生单” 按钮，选择“销售订单” 命令，将销售订单相关信息带入“采购订单”，录入采购单价等信息生成采购订单，保存并审核；
（2）生成专用采购发票和专用销售发票
在采购管理系统，参照采购订单生成直运专用采购发票并保存；
在销售管理系统，参照销售订单生成直运专用销售发票，保存并复核；
（3）直运送货后结转采购成本、销售成本并确认销售收入
模式A：在应付款管理系统审核应付单，确认采购成本并生成凭证；
模式B：在应付款管理系统只审核应付单，操作同模式A；不生成凭证；
在存货核算系统对直运采购发票和直运销售发票记账；
在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证，操作同模式A；
在总账管理系统同样可以查看到直运业务生成的三张凭证。
三、结论
直运业务采购与销售实物均不入库，中间商直接以采购成本结转销售成本；
采购成结转前必须先在在应付款管理系统对应付单进行审核；
采购成本结转可在应付款管理系统实现，并生成凭证，然后再在存货核算系统结转销售成本并生成凭证，在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即A执行模式；
如果不在应付款管理系统生成结转采购成本凭证，则采购成本和销售成本的结转可同时在存货核算系统实现，并生成两张凭证，再在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即B执行模式；
无论执行哪种模式，在总账系统均可查询到直运业务生成的三张凭证。
参考文献：
1.1系统的技术结构框架
采购管理系统使用struts+sPring+Hibemate的结构框架进行设计，近些年以来的系统开发过程中，不断产生各种多层结构框架的设计模式。Struts+Spring+Hibernate属于其中的一种类型，SSH结构框架是现阶段应用较为广泛的架构体系，大多数大型企业的官方门户网站都是选择这种结构框架作为企业业务管理的支撑架构，其相应的实际开发应用流程己经进入到成熟的发展阶段。由于这个系统对于计算机网络存在着一定程度的依赖性，因此对于计算机系统的网络通信接口要求标准也相对较高。计算机网络协议需要遵循相应的TCP/IP协议，另外应当确保8080端口处于不被占用的状态，因此这系统的服务器默认形式通信连接端口为8080。
1.2数据库表的设计原则
1）逻辑结构的设计要点。使用表格的形式进行信息存储处理，主要包含系统管理员的信息表、采购员的采购信息表、供应商的产品信息表、采购清单的信息表、竞标单的信息表与供应单的产品信息表等。2）物理结构的设计要点。采购管理系统具体使用的数据存储要求为数据库，各个数据选项应当在数据库中进行存取操作，存取的单位是表格，存储区域通常是存储在系统的硬盘内部，系统数据应当满足保密性原则，各个系统用户都需要设置各自的权限，只有达到权限标准的系统用户才可以运用某项具体数据，在系统用户输入相应的用户名时需要进行权限判断处理。
2采购管理系统的实现分析
2.1管理员模块实现
选择菜单项中的查看预审核采购订单通知，可以看到当前需要进行审核操作的采购订单通知数目和具体列表，选择各个通知右边位置的查看选项，可以查看到其它的具体通知。进行采购清单的管理时需要选择菜单项中的汇总分配，可以看到当前需要操作的采购清单列表，这部分采购清单一般是对各种不同产品的具体要求。进行汇总时系统会将产品根据具体的类型进行分类处理，统计具体的总数量同时显示出来。点选择返回按钮可以返回到之前出现的页面。点击选择按钮以后系统会相应显示确认的提示性操作，选择确定之后将对应的采购订单分配到相应的采购员。在汇总分配过程中需要同时操作多个数据表：对于采购清单表实行相应的修改操作处理，状态位置为1，对采购订单表实行添加操作处理，对采购员和产品的对应关系表实行查询处理。
2.2采购员模块实现
输入系统用户名与密码之后假如通过对应的数据库验证则会跳转到对应的采购员功能页面。选择相应的采购订单菜单，则可以进入到采购订单的页面。系统页面显示系统管理员要求采购员需要的采购订单信息，选择按钮则会相应弹出需要确认的窗口。
2.3供应商模块实现
供应商模块通常包含了四个方面的实际功能，其分别为查看系统通知、竞标、竞标单管理与订单管理。系统通知一般包含了两个部分，其分别为查看待签订单通知与取消订单通知，查看取消订单通知通常只能够查看由系统管理员取消的采购订单。
3结束语
企业信息管理准确
1引言
随着计算机科学的运用日益成熟，慢慢的计算机科学技术的运用已深入到各个行业，基本实现了很多领域的智能可控管理，在人类社会的各个领域发挥了越来越重要的作用。中小企业的信息管理长期是采用人工管理的方式。对于各个控制环中的各控制点的信息采集均是采用手工的方式进行采集、统计和分析，经常会出现信息收集不规范、对系统缺陷的归类、缺陷频次的统计不精确、信息可追溯性较差等诸多问题。同时人工操作必然带来了出错率高，效率低、保密性差，大量的耗费了时间及人力物力，时间一长，将产生大量的文件和数据，这给数据资料的查找、更新及维护都带来了不可避免的麻烦及难度。针对以上问题，开发一套实用的企业信息管理系统，具有了其实际的意义。
2系统业务分析
系统主要业务流程包括客户订单处理流程、生产管理流程、原材料采购流程。
客户订单处理流程为：订单录入（看板自动扫码）集货发货。
生产管理流程为：看板回收制定生产计划书生产完成品入库。
采购流程为：看板回收制定采购计划原材料采购采购完成入库
客户订单流程触发生产管理流程，生产管理流程触发采购流程。触发其流程的纽带看板循环。
一般商品生产分为计划生产、消息生产模式和后补充生产模式。后补充生产模式是保证仓库中具备一定的库存数量，客户来订单时，从库存里面直接取货。消息生产模式是库存里面不备货，在客户下订单时，再进行生产。计划生产是按月制定生产计划，按日发放生产计划书和看板。无论那种生产模式，都可以用以上的流程模式来进行处理。
调整看板：在下达生产任务之后，有时出现原材料剩余的情况，而且如果保存到明天，原材料将作废，因此要使用这些原材料生产一些商品，生产课领取一些调整看板领取调整看板时，由管理课扫码，制定生产计划书。调整看板的生产在系统要单独标志。
系统主要业务流程如图1所示。
3系统功能分析
本文设计的企业信息管理系统能够完成系统管理、人员管理、客户订单管理、集货管理、生产管理、采购管理、库存管理、发货管理、查询报表等功能。每个功能说明如下：
（1）系统管理包括维护系统用户、操作权限，维护系统基础数据（商品信息、材料信息、生产线、仓库信息、客户资料、供货商资料等），设置系统运行参数（看板循环周期、商品生产周期、商品预警库存等），看板管理。
（2）人员管理包括人员资料维护，人员绩效考核等。
（3）客户订单包括客户订单资料维护查询，客户看板扫码，生成集货指示书。
（4）集货管理包括客户看板是生产看板一一对比扫码，自动录入集货指示书完成状态，集货订单编号和客户订单编号一一对应。
（5）发货管理对客户订单（或者集货指示书）进行扫码，更新订单状态为（已发货）。
（6）生产管理包括制定生产计划书，对生产看板进行扫码，编排生产任务，完成品入库时通过手持终端扫码自动入库。
（7）采购管理包括制定采购计划书，对供货商供货材料进行扫码入库。
（8）仓库管理包括库存查询，库存预警监视，特殊情况下的商品、材料入出库，制作盘点单，盘点结果扫码录入。
（9）查询报表包括客户订单统计，欠品状态查询，集货状态查询，发货状态查询，生产状态查询，采购状态查询，库存查询，库存预警。
系统功能结构图如图2所示。
4关键功能实现
4.1客户订单处理
物流班长在定期（一般1小时一次）客户看板架上查看客户看板信息，如果有客户看板，就对这些看板进行扫码处理。扫码完成后，按照系统提示自动生产集货指示书，之后把集货指示书和客户看板放置在集货看板架上。如果这些订购商品是属于消息生产的，系统会提示制作这些商品的生产计划书，并把生产计划书和生产看板（一次性）放在生产看板架上。
4.2 材料采购
生产班长在生产过程中，从仓库中提取所需要的材料，并将材料看板取下放置到材料回收看板架上。采购主管定期从回收看板架上取下材料看板，通过扫码的方式制定采购计划书。并将采购计划书和采购看板发送到供货商，供货商将所采购材料、采购看板、采购订单一并发货给新明纤维。采购主管收到货物后，将材料放置到指定仓库，并对材料看板进行扫码入库，
最后签收订单。有欠品时把订单先扣下，等补齐后，扫码入库再签收订单。
5小结
随着我国企业的规模和数量日益增多，原先的纸质记录、手工服务方式已远不能满足如今企业的管理和业务需求。针对这一现状，本文在此提出实施无纸化的企业管理办法，通过信息化系统实现企业基础资料、订单业务审核流程、项目实施流程、库存报表等功能，提高员工的工作效率，降低服务成本，促进中小企业的信息化建设。
参考文献：
在市场竞争日趋白热化的今天，能够“生存”已是很多家电企业苦苦追求的目标了，因为在企业外部，同行之间的价格战不断吞噬着厂商的利润；在企业内部，人力成本费用持续地上升，企业组织体系渐渐不能适应行业发展需求。广大家电厂商唯有深耕挖掘自身企业潜力才能抵御行业当下的困境。
而对于家电行业来说，原材料成本能占到商品总成本的60%～70%，原材料采购在成本控制、保障生产、内部各业务单元间协同、上下游供应链企业的战略合作方面，起到了至关重要的作用。所以如何做好采购管理，就成为当下家电企业突破行业发展困境的有效途径。
本文以C公司为例来谈谈家电企业采购管理所遇到的问题，以及解决这些问题的有效策略，希望能给业内人士带来启示。
C公司是一家专门从事家电产品的研发、生产和销售的老牌厂商。该公司的采购模式比较原始，仍然处在与供应商询比价格签订单阶段，这与当今家电业注重供应链的利益分享及订单快速反应的理念背道而驰，此采购模式已严重不能满足C公司的战略发展要求C公司的采购管理为整个公司的运营带来哪些影响？这些影响又在哪些方面产生制约？
顺藤摸瓜 痛点在哪里
C公司的采购模式可谓是非常传统、简单的。即其采购部一直沿袭以拉动采购的管理模式进行运作，围绕确定采购需求、供应商询价、议价、下订单、跟踪订单、跟踪交期、收货、付款等流程进行采购日常工作，其并未与现代的供应链采购相融合。
对于绝大部分中小企业来讲，一般都采用和C公司相类似的采购原则，这种模式有正反两方面的影响。早期，企业在生存阶段，管理的方式都比较原始和简单，也没有形成团队。原始的采购管理方式确实适应资金、人员、规模有限的初级阶段，一旦企业进入规模化发展，传统采购模式的弊端也逐渐暴露。
这种粗放式的采购体系已不能适用行业发展，具体存在的问题突出有如下几点。
1.订单按时交货率低。
在C公司的供应商中，部分供应商的管理理念较为落后，对需求方的交货及时性、准确性以及整个供应链运行效率的重要意义并未深刻理解。
其次，供应商生产运作模式落后，致使在生产计划、加工、运输等任何一生产环节出现问题，导致无法保证交货及时性。交货不及时，等于丧失了市场销售机会，更别说抢占市场，已经有不少经销商反映由此所带来的订单和销售流失。直接影响整个供商链条、包括资金周转。
2.多品种、小批量的生产模式导致采购成本增加。
由于C公司的产品线较为丰富，根据订单进行牵引让各部门进行配合，致使采购管理常进行小批量多品种的采购工作，增加了采购人员的工作强度。
这也对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求，造成供应商无法进行相应的预测和配送计划，同时也会造成供应商多品种小批量的送货，使得相关系统成本增加（物流费、仓储费、仓库检查、收料费用等），间接造成采购成本的增加，双方在其中都没得到好处，不利于公司与供应商间的战略合作。
3.采购流程问题，容易滋生腐败。
在营销部门下达采购订单后，采购人员根据订单需求，在SAP系统导出物料需求，采购员再根据物料与多家供应商议价确定供货。若在多家供应商能按时按量供应物料的前提下，C公司采购分配管理流程不明晰，采购分配比例由采购员确定。采购员按照平时供应商的价格、服务、交期等评判标准来分配采购比例，但主要评判还是以价格为主导。
但对于供应商来说，在淡季他们为了分摊固定成本而低价竞单，在旺季供应商则会先满足于利润较高的客户，导致交货不及时或不接单，对C公司的生产配套带来非常大的影响，同时也伤害双方的战略合作关系。另C公司并无制定物资采购比例的相关管理办法，采购员分配订单权利过大，容易滋生腐败，引起采购员与供应商串通的可能性。实际上，不仅C公司出现这样的现象，同样的问题也存在绝大多数的家电企业，成为理顺供应链中的“毒瘤”。
4.采购员专业素养急需提高。
由于采购员每天都在处理日常事务，在C公司采购流程中常发现采购员不熟悉业务知识而盲目听取供应商建议，导致成本增加，甚至对物料特性及功能了解甚少，这样的情况难以提升采购人员的管理水平。
5.采购信息系统落后。
每天清晨，C公司的采购人员都要依据销售部门下达的生产订单需求，在电脑系统中将物料需求导出，针对每个生产订单，采购员都必须手动制定物料分配表。这对大型的生产企业来说，每天都有繁多的生产订单要下达，采购员必须重复的做同一件事情，导致采购员整体效率降低，更无从在采购专业知识方面取得突破。
6.管理层不重视采购管理的战略作用。
很多家电企业的管理层非常重视市场端的销售，认为销售才是生产型企业的利润源泉，往往忽视了采购的重大作用，采购只要将采购成本下降1%，就可以给公司带来5～8%的利润增加。事实告诉我们采购管理就是向管理要利润。所以采、研发、销售三者是企业实现战略目标最为关键的因素。
7.呆滞物料使公司经营遭受巨大损失。
采购部门根据生产计划制定出的物料需求，与多个供应商对所需要的物料展开询价及议价工作，然后将物料份额对供应商进行分配和执行，最后是跟进物料到厂的进度并及时将物料入库，待生产使用。但是每年C公司都有大量积压物料进行处置外卖，变现后取得的收入仅为原值的50%不到，对公司增强盈利水平产生了巨大的负面影响。
追根溯源 为何“不通”
1.原始管理模式带来的弊端。
C公司仍然运用原始的以销定产的管理模式，即通过销售部门确定客户的需求汇总后，下订单给采购组织进行生产活动。C公司缺乏销售与运营计划体系的协调，内部销售部门、采购部门与生产部门缺乏有效的衔接跟沟通，无法提前做好与供应商的物料预测计划，往往会出现供应商无法按时按量交货的情况。
2.C公司对采购的地位认识高度不够。
该公司认为采购主要职责就是保证采购价格低、为生产齐套保驾护航，但并未将采购部放到与营销、研发部同等重要的位置。采购是整个供商链条中基础的一环，也是重要的一环，其是产品生产成本和品质的保证。
3.采购管理流程制度缺乏系统性梳理，各业务部门缺乏有效的衔接。
C公司在《采购分配管理办法》、《物料标准化管理办法》、《订单需求预测管理办法》等并未制定有效流程和制度，给公司带来诸如滋生腐败、降低系统效率、产生大量积压物资、交货及时性降低、物料通用性差、增加管理费用等问题和风险。公司化运作需要制度化，与“团伙”和“团队”有着异曲同工之处。
4.C公司各部门间缺乏及时的沟通，导致采购物料过多，产生大量的积压物资。
关键词：C/S；B/S；物资采购；平台
中图分类号：TP311.52
随着企业全面深化体制机制改革的发展，物资采购从原来的分散采购转变为统一采购，将原来分散在不同部门的物资采购职能统一到一起，成立独立的物资采购中心。按照集中采购模式，集中管控供应商、采购价格与库存情况，降低采购成本。信息化手段做为提升企业经营和管理不可或缺的辅助工具，在物资采购信息管理平台的建设上以“数字采购、协同采购”为目标，从采购需求、采购计划入手，通过订单管理、采购检验入库与订单结算等业务审批流程控制与痕迹化管理，规范采购流程；同时，积极推进采购管理向上游供应商的延伸，建立供应商网络协作采购模式，引入供应商管理库存（VMI）与准时生产（JIT）等理念，通过供应商选取、与供应商的全面协作，考核评估等环节的数据集成与流转，使得整个物资采购环节型成一个PDCA闭环，切实做到通过信息化来提升采购力。
1 企业信息化现状
在企业成立物资采购中心之前，已经建设有ERP、MES、财务管理、物流信息系统（LIS）、主数据管理平台、数据交换平台等系统。新建设的物资采购信息管理平台考虑保护既有投资，避免重复建设，将企业已建系统中的一些相关业务关联集中到一起，通过业务协同，数出一门，实现采购管理、供应商网络协作、供应商管理等功能。
2 现行物资采购业务管理存在的问题
（1）当采购的物资是新物资时，采用电话、传真或电子邮件的方式进行询价，虽然可以完成询价工作，但收集的数据分散、表现形式多样，不利于询价工作的统一管理和统计分析；（2）与供应商的采购订单确认采用传真方式，该方式虽然保证了采购订单盖章确认的合法性，但当订单需要多次调整确认时，无法做出快速的调整和反馈；（3）需要了解供应商的库存情况，一般采用电话、传真或电子邮件的方式进行咨询，无法实现对供应商库存数据的实时、动态了解。
3 系统设计
3.1 系统架构设计
物资采购信息管理平台的系统架构设计遵守高内聚、低耦合的原则，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式开发，B/S部分采用基于J2EE多层架构和组件开发技术，进行系统架构设计和系统开发。
3.1.1 采用C/S与B/S模式相结合。根据企业信息化实际情况，物资采购在企业内部的业务管理部分，业务量大且内容相对复杂，对业务流程、数据安全、响应速度的要求高，如计划管理、订单管理、采购合同、到货登记、质量检验、入库管理等。对于这部分内容，采用C/S模式来实现。利用C/S模式，方便个性化流程设计，减少对服务器和网络资源的占用，更好对数据进行安全保护。同时，还可以利用企业原有的数据资源和数据分发机制，实现内部数据的统一。
针对企业的供应商数量多，地域分散等特点，采用B/S模式，开发面向互联网与供应商业务互动部分的内容，很好地解决了系统的使用与维护管理问题。
3.1.2 系统集成方面。（1）确保基础数据唯一性。为保证基础数据出处的唯一性，物资采购信息管理平台所用到的基础数据统一从企业主数据管理平台获取，如供应商编码、材料编码，备件编码、计量单位编码、人员编码、组织机构编码等；（2）业务系统集成与交互。物资采购信息管理平台需要与ERP、MES、OA、财务管理、物流信息系统（LIS）等业务系统进行信息交互。接口设计要求遵循企业现行的标准规范，同时要考虑尽量减少对暨有系统的改造。
3.2 系统业务功能设计
3.2.1 采购计划管理。根据不同物资类别需求计划为编制依据，实现采购月计划和采购月调整计划的录入、修改、查询功能。
3.2.2 采购合同管理。实现采购合同按采物资类别分类进行管理，并将采购合同与采购计划、采购订单建立关联，实现采购业务的追踪。
3.2.3 订单管理。采购订单按物资类别进行分类，依据采购月计划和采购月调整计划编制，实现与采购计划、采购合同建立关联和业务追踪。
3.2.4 订单确认。采购方和供货方通过网上交互，进行网上协作，解决了纸制单据传递和电话沟通中存在信息中断问题。
3.2.5 发货单管理。该功能实现供应商发货情况的管理。在发货单管理中，一份发货单仅记录一次发货的情况，是采购订单的一个子集。通过发货单衔接了采购订单和到货登记，使采购业务的信息流变得完整、顺畅。
3.2.6 到货登记管理。实现对物资货物的暂存管理。通过与发货单的关联查询和到货登记单据的自动生成，在管理上控制和避免了供应商发出的物品与实际采购的物品有差异的问题，减少了库管员录入的工作量和录入错误。
3.2.7 质量检验申请管理。依据到货登记编制质量检验申请，通过质量检验申请和到货登记一对一的关系，实现质量检验申请单据的自动生成，并与到货登记、质量检验单建立关联，实现采购信息的跟踪。
3.2.8 质量检验管理。通过设置提交、提交、已审核、作废四个状态，现质量检验单据的生成、录入、修改、查询等管理功能。并通过联查功能，实现采购业务追踪信息的追踪。
3.2.9 入库管理。实现已检验合格的物资货物的入库管理业务。依据到货登记编制暂估入库单，并在入库管理中实现暂估入库单的录入、修改、查询、暂估入库单单据据联查功能。
3.2.10 供应商管理。该功能实现供应商基本信息管理。供应商基本信息是供应商的基础信息资料，包括供应商代码、名称、地址、联系人等信息。
3.2.11 供应商评价管理。实现对供应商综合评价信息的管理。根据供应商到货执行率、到货质量、到货的及时性等信息，给供应商进行综合评定，并将信息反馈回给供应商。
3.2.12 统计分析。实现采购计划执行情况的统计和分析。内容主要包括物品月度计划量、订单下达量、截至当前日期的发货量、截至当前日期的到货量、截至当前日期的入库量、当前库存量及相关比率等信息。
3.2.13 消息提醒。该模块采用DWR消息推送，实现供应商与采购业务员之间消息互动，及时提醒供应商与采购业务员协同业务处理。当采购业务员发出报价单和采购订单后，系统会自动发送消息提醒供应商及时填写报价单和进行订单确认。同时采购业务员与供应商可以在线或离线状态下互相发送消息。
3.2.14 权限管理。物资采购信息管理平台权限管理作为系统的安全保障机制，要求灵活可配置。
物资采购信息管理平台的用户既有企业员工，也有供应商方人员。因此，对权限管理有系统和全面的规划要求很高，具体到功能级和数据级的权限配置和管理。权限管理分为两个部分，分别是在C/S模式下实现的功能权限管理和在B/S模式下实现的功能权限管理。
4 结束语
通过建立统一的物资采购信息管理平台，实现了采购集中化、业务流程标准化、管理过程效率化的管理要求，可以满足公司集中采购模式下多种管理模式的采购业务管理，规范采购行为，有效降低公司采购成本、优化业务流程、大大提高公司集中采购的运作效率。
参考文献：
[1]尤建新.采购运作管理实务[M].北京：中国物资出版社，2011.
[2]黄剑.企业物资采购系统的分析与设计[D].云南大学，2013.
[3]刘春杰.基于ESB的物资采购管理信息系统集成研究[J].石油规划设计，2012.
关键词：ERP系统；采购；风险
中图分类号：F123.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系统的基本概述
ERP系统，即企业资源计划，是利用现代企业的先进管理思想将企业所有资源进行整合集成管理，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的管理平台。简单的说是将企业的三大流即物流、资金流、信息流，进行全面一体化管理的管理信息系统。ERP项目的实施，第一次将油田物资采购业务集成到一个统一的管理信息平台，改变了之前各单位物资系统互不联通，相互独立的局面，为油田物资采购业务的统筹管理和资源优化提供了及时高效的信息化手段，对于油田的信息化建设具有重要意义。
作为集采购、仓储、中转、商品检测、配送、现场服务于一体的专业化物资供应单位，是西北地区实力最强大的大型现代化物资供销企业之一。其主营业务为物资供销，经营金属材料、机电设备、化工材料、建材劳保、钻井工具、汽车配件、电器仪表、五金工具等物资3万余种，从国内33个省区和国外20多个国家与地区进货，年吞吐量100多万吨，年采购金额50多亿元。
在ERP项目的实施过程中，发现ERP系统作为企业内部资源统筹管理和优化配置的信息平台，侧重点在于把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。但是对于具体业务操作时ERP系统的功能还存在一些不满足实际操作的情况，需要进行调整、扩充和完善。例如，ERP环境下的物资采购合同管理控制体系所涉及的一些功能就需要重新评估和设计。
二、ERP系统在物资采购管理存在的潜在风险
作为油田采购的管理人员在合同管理中，承担着合同的经济、法律审查职责。ERP系统的实施过程中对物资采购仅仅是以采购订单的形式体现，主要功能也仅仅是作为资源配置的手段，对于买卖双方具有权利、义务的合同内容的审核和管理则明显不足。则ERP系统在实际操作中对于物资采购合同的审核、管理中的潜在风险为：
1.物资采购需要买卖双方签订据有合同形式的法律文书，这就需要系统能提供一个录入和输出标准文本的平台。但由于ERP系统的核心是企业内部资源的统筹管理和优化配置，ERP系统中采购订单模块的重点在于采购物料的配置和管理。对采购合同文本所需各项条款，如质保期、运输条件、付款方式、违约责任等并没有提供一个标准、统一的文本录入格式。
2.作为物资采购合同需要有一个标准的输出打印文本模式。ERP系统中采购订单模块对于合同打印仅仅提供采购订单明细打印，并不包含合同文本中约定的相关条款，无法打印出符合要求的标准合同文本。
3.ERP系统中的采购订单审核功能相对单一。ERP系统中对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核。
4.ERP系统针对物资采购业务没有提供报表统计分析功能。物资供应总公司在日常管理工作中需要对总公司生产、经营情况进行随时的实时统计、分析，以反映总公司各项业务的实际运营情况给总公司决策层提供决策的依据。此项功能的缺失对总公司经营管理产生极大的影响，容易产生统计数据滞后的情况。
5.ERP系统对于发出的合同文本是否经买卖双方签字盖章并返回缺少“合同文本盖章确认”功能。使合同管理部门不能有效防范和化解交易风险，确保物资采购合同对外付款的安全性和有效性（注：我单位管理规定只有供应商将打印出来的合同文本签字盖章，并返回我单位，经合同管理部门审核确认后，我单位财务部门才能依据该合同对供应商付款）。
以上原因造成管理部门在合同审核工作中不能及时发现和化解合同签订、履行过程中的法律风险。因此，如何能更好地适应ERP系统，如何在充分发挥ERP系统作用的基础上与总公司的实际相结合，切实做好和完善物资采购的管理工作，降低企业的法律风险，使ERP系统更能符合管理的需要，就成为了管理部门需要切实考虑的课题。
三、对ERP系统订单式采购的调整、扩充和完善
针对ERP系统中物资采购管理存在的法律风险，在油田ERP项目实施的过程中，采用了两种不同的解决方案来弥补。
1.解决方案1：油田除物资供应总公司以外的其他单位，将采购的管理工作从ERP系统中独立出来，在中石油集团公司提供的另外一套专业用于合同管理的系统（中石油合同管理系统）中进行管理。即对于同一份业务，需要在ERP系统和中石油合同管理系统中各执行一遍。
2.解决方案2：新疆油田物资供应总公司是新疆油田物资采购业务的主体单位，每年签订物资采购合同1万多份，物料明细10万余项。如果采用新疆油田其他单位的做法，对于一份业务，分别在两套系统中各执行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重复，效率低下，非常不现实，也达不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性较低。同时由于中石油合同管理系统对于物资类的器材编码没有设定以及对于仓库管理中的收、发、存等工作也没有设定，无法满足物资采购管理工作的整体需要。因此物资供应总公司选择对ERP系统中的采购订单模块进行改进和完善，并且配套以相关的管理规定，从而在ERP系统中实现合同管理的职能和需要。
（1）对于ERP系统采购订单模块中原有的简单合同文本录入环境做了大量改进，按照国家标准买卖合同文本的要求将质保期、运输条件、付款条件、违约责任等合同条款增加到采购订单的合同文本录入中。同时完善物资采购合同的文本种类，增添了金属材料类、化工产品类、机电设备类等七种具有物资特点合同文本。使在合同签订过程中可以根据各类物资的特性选用适合的文本内容，从而防范了法律风险，维护了企业的合法权益。
（2）为解决ERP系统中采购订单模块无法打印出符合要求的合同文本的情况，在物资供应总公司的ERP系统中，单独开发了合同文本打印程序，该程序能够将采购订单中采购的物料和相关信息，以及录入的各种合同条款，按照标准的符合法律要求的文本格式打印出来。从而满足从系统中直接打印出采购合同的标准文本的要求（另外，该程序还对采购订单做了相关甄别和限制，仅仅是对满足各项要求的、有效的采购订单才能打印出对应合同文本，从而保证了打印的合同文本的真实可靠）。
（3）ERP系统中原有的采购订单审核功能相对单一，对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料价格明细的审核和合同条款的审核。例如审核某项采购订单时如果发现其中某项物料的价格存在错误，只能将整个订单退回，而无法标明是哪项物料价格存在问题，审批效率不高。对于这个问题，在物资供应总公司的ERP系统中，也单独开发了全新的采购订单的审批程序，新的审批程序将采购订单的审批细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核，当审核人员在审核某项采购订单时发现其中某项物料的价格存在错误，在退回该采购订单的时候选择该项物料的审批状态为“审批不通过”，而该份订单的其余物料选择审批状态为“审批通过”；业务员修改该份采购订单时，仅仅只需要修改“审批不通过”物料的相关信息，对于“审批通过”的物料不需要也无法进行修改，极大地提高了采购订单审批的效率。
（4）对于ERP系统的报表统计功能，我们及时向ERP项目部提出需求，提供所需各类报表的模版及所需的查询条件，希望在ERP系统中建立一整套的业务报表体系，使业务人员根据需要随时得到实时的各项业务统计报表。
以上是物资供应总公司为弥补ERP系统在合同管理工作中存在的法律风险，在ERP项目实施过程中对于ERP系统本身所做的一些改进和开发，从而使其满足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系统下物资采购合同管理的建议
ERP系统是一个庞大复杂的系统，而合同管理又是一项精细严密的工作。尽管ERP系统的实施使企业各部门的业务实现了集成化处理，减少了不必要的环节。但是由于实施企业的业务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和系统本身的特点也使企业原有的管理、控制体系发生改变，一些原有的有利于控制和监督的环节也消失了，这就形成了新的业务风险。为了确保ERP系统正常、安全、可靠地运行，确保数据的真实、及时、完整、合法性。除了需要一些对于ERP系统本身的调整和改进，还需要根据ERP系统实施后的实际业务环境建立一系列配套的管理制度和岗位责任制度，对业务操作人员提出责任和要求，才能保证在ERP的业务环境下切实做好和完善采购合同的管理工作。
为了实现这一目标，我们加强和完善了对ERP系统开发、应用、维护过程中相关人员行为的管理、约束和控制，采取一套预防性的内部管理制度。把健全和完善合同签订制度，规范合同签订行为列入重点工作。在原有制度的基础上总结工作经验，重新修订和颁发了《合同管理办法》，更详尽地规定了各部门，各岗位应履行的职责、范围、程序，使合同签订和管理人员有章可循，使工作程序更加合理，提高合同签订的质量。
ERP系统只是管理者进行企业管理的工具，其本身是比较“死板”的。要充分发挥ERP系统的作用还需要高素质的员工的积极协作才行。我们对物资采购人员，合同签订、管理人员实行定期业务培训制度，提高工作人员的业务水平，掌握和熟练系统的操作指令。确保ERP系统数据库录入信息的真实性、完整性、准确性、一致性和安全性。
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