时间：2023-09-25 15:59:42
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理机制，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。
二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化
制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理
一、我国企业人事档案管理存在的突出问题
（一）企业人事档案管理方法落后
尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。
（二）企业人事档案管理质量较低
尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。
（三）企业人事档案管理模式单一
从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。
二、我国企业人事档案管理问题的原因分析
（一）观念制约
我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。
（三）人员制约
人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。
三、完善我国企业人事档案管理机制的思路
（一）创新企业人事档案管理理念
理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。
（二）完善企业人事档案管理制度
制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。
（三）优化企业人事档案管理模式
健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。
（四）打造企业人事档案管理队伍
企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。
1.不断加强档案人才资源建设
人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。
1.1促进人才流动，盘活人才资源
引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。
1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用
环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。
1.3保持档案干部队伍的稳定性
档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。
2.加大档案管理人员培养力度
随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。
2.1政治素质
档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。
2.2业务素质
随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。
2.3现代管理的素质
第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。
第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。
第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。
3.促进档案工作的规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。
3.1加强制度建设
制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。
（一）档案管理工作人员缺乏专业素质
档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。
（二）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训，增强职业吸引力
档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度，提升福利待遇
档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流，实现人文关怀
档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
三、结论
（一）档案管理工作方法单一
档案管理工作在工作方法上坚持使用传统的管理方法，在档案的分类和归属问题上，档案管理人员的业务能力有所欠缺。在档案管理工作中有一个普遍的错误观点，认为档案管理工作工作枯燥，缺乏创造性和吸引力。这是由以在档案管理的方法上，档案管理人员缺乏创新的意识，对于现代化的操作手段没有及时的进行吸收和学习，这就造成了工作上的积极性减弱，档案管理工作的方式相对就无法实现丰富。档案管理工作应该在意识和行动上实现统一，以积极有效的工作方法的创新带动档案管理人员的业务创新实践，充分的体现档案管理工作的现代价值，为干部档案管理工作带来新的面貌。
（二）档案管理工作人员缺乏
专业素质档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。
（三）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训
增强职业吸引力档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度
提升福利待遇档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流
实现人文关怀档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
三、结论
关键词:档案管理;知识管理;概念;关系;相互作用
在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。
一、档案管理与知识管理的概念
知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。
二、档案管理与知识管理异同关系
(一)档案管理与知识管理的相同之处
1．二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2．二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3．二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4．二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。
(二)档案管理与知识管理的不同之处
1．范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2．重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3．机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。
三、档案管理与知识管理的相互作用
(一)知识管理提升档案管理
正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。
(二)档案管理推动知识管理
档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。
参考文献:
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【关键词】文书档案；自动化管理；数据库管理；信息共享
正所谓“读史使人明智”，文书档案是档案贮留单位历史变迁与发展轨迹的直接记载和见证，不仅具有十分重要的文化价值，还能够为贮存者制定当下的发展规划、解决新现的疑难问题提供追本溯源的历史依凭。然而，由于文书档案自身的机体特征较不稳定，易受风化侵蚀与各类化学腐蚀，加之数量浩繁造成的检索困难，如何恰当管理之、使其发挥应有的历史镜鉴作用，是我们应当思索的重要问题。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）不稳定的机体特征导致文书档案易流失。文书档案管理的困难不仅在于难“理”、更在于难“留”。由于现代化办公自动化系统在较前的历史时期还未普及，纸张是文书档案最常见、也是最主要的物质载体。但纸张本身的物理与化学特征均较不稳定，易遭受各类不可逆的毁损灭失风险。从物理特征来看，文书档案易遭受水渍（浸泡）、火烧、风化等；从其化学特征来看，文书档案易遭受酸碱侵蚀及其他各类化学腐蚀。
还需注意到的是，手写档案不仅载体易灭失，墨迹本身也面临着消亡风险。无论是钢笔书写抑或是碳素笔写就，其着墨本身便存在着晕染致字迹模糊、墨水风干、墨水凝华、墨水蒸发等的可能，无论是字迹渲染抑或是变淡，都不利于文书档案记载内容的识别、确认与精读。
（二）繁浩的文书数量导致档案检索较困难。纵然图书馆学与档案管理学已经为管理和检索文书档案提供了恰切的指引与方法，也具有较高的可行性，但其仍然存在以下两个方面的问题。
第一，在按照非自动化索引法进行非稻菘獗嗯诺姆桨赶拢人工编排、检索会在较大程度上迟滞检索与工作效率。大家似乎都有这样的经验，到图书馆借阅书籍，阅读并理解索引编排方法需要一段时间、将自己所要找寻的书目对号入座需要一段时间、找到自己书目所在的索引区需要一段时间、在堆叠的各式相近书籍中找寻到自己所需要的书目又得花费一定的时间，如此通过经验对照，该论点不言自明；这仅是检索过程，回照初始的人工编排，更加可想而知。
第二，人工编排、取阅后复原易疏误造成档案混乱。仍是借书还书的例子，我想我们都有如是的经验，即，将书目归还柜台后，下次再借阅相同书籍时，发现书目并不在同一检索区；甚或借阅其他不同类型书籍时，发现上次所借书籍竟在附近书架。这大抵是由于复原工作疏误造成的，如此会造成一定程度的档案混乱，若联结成片甚至成为常态，则档案的检索、管理工作将会陷入无序状态。
二、文书档案现代化管理机制的构建
（一）引入数据库技术进行自动化索引与管理。为了克服上述的档案易毁损灭失以及档案难高效检索两方面的困难，引入现代化的档案管理技术是可行的一条出路，其中，最为核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。
第一，将传统的文书档案索引规则“符码化”，作为数据库的信息处理与运行规则注入管理软件，形成自动化的索引机制。文书档案的现代化管理并非是凭空创新，而是对传统方案的技术升级与改造。原有的文书档案索引方法能够清晰、合理地反映档案区隔与同范畴内不同文书间的内在联系，是自动化文书管理系统建构的基本依凭，也即，将传统的文书索引规则转化为C语言等数据库语言，并以“符码化”之后的索引规则为基本框架建构起能够容纳更高量级，能够进行高精度、高强度、高密度与高速度检索的文书档案管理数据库。再次引入图书馆借阅的例子，现今大多数的高校图书馆都开通了网络文献速递功能，在校内网即可远距离登录图书馆主页查找自己所需数目的索引，明晰该书的上架位置、基本特征，甚至进行部分内容的影印版试读，而熟悉自动化检索规则的用户根本无需耗费任何时间熟悉检索规则即可通过书名检索得出以上信息，这便在很大程度上提升了档案管理的效率。
一、知识服务的概念
知识管理是一项具有创新性的管理方法，其是社会不断发展的产物，在应用的过程中，需要先在组织内部建立有效的管理机制，可以挖掘员工潜力，通过对员工的培训，可以使其掌握新的知识，从而提高工作的效率。知识服务是知识管理的重要内容，其强调对知识的创新，可以提高企业的竞争力，可以培养出更多具有创新意识的高素质人才。在信息大爆炸的时代背景下，员工必须做好知识的补给，要不断的学习新知识，还要提高创造力。知识服务可以实现人与信息的结合，可以对传统的管理理念进行创新，有助于提高企业管理的水平。知识服务需要建立相关服务体系，要实现信息的共享，还要做好知识的宣传工作，使员工积累更多知识，企业可以建立知识库，将信息资料集中在一起。在知识管理的模式下，要提供信息增值服务，要围绕知识管理提高服务的水平。
二、知识服务在档案管理中的实现
知识服务对档案管理水平的提升有着促进作用，在当前信息时代下，档案馆的管理者需要做好培训工作，还提高服务管理水平，还要提高档案文件的利用价值，管理人员需要做好文件价值的鉴定工作，还要加强对档案的整理与分类，做好检索设置工作，这样才能节约档案查找的时间。在很多现代化的档案馆中，都采用的是后管理模式，这对电子文件的管理有着极大的适用性，可以发挥出档案机构的职能。加强知识服务，可以提高社会的档案意识，可以保证档案收集的全面性，还可以增加档案利用的价值。强化人们的知识服务意识，可以促进档案事业更好的发展，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。
1、档案知识服务理念的确立
知识服务首先是一种理念，一种认识和组织服务的观念。与传统信息服务相比较，知识服务的目标不再是基于文献物理获取和传递的服务，而是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中，并能提供能够有效支持的信息增值服务。因此，档案管理与服务的目标应以此为主，而不仅仅是基于馆藏占有、劳务服务等来体现档案管理的价值。这样一种理念的确立，会使档案工作者重新审视自己的立身之本。
2、档案信息服务机制的创新
档案在信息化和市场经济的大环境下，必然以满足社会需求为宗旨。社会对档案显性知识和隐性知识的双重需求，使得档案信息服务的机制应在新环境下有新的发展，其中，档案信息咨询机构、文件中心和档案事务所等商业化服务机构的产生与发展即是应运而生的产物，它丰富了档案信息服务机制的内容，更好地发挥了档案信息与知识的作用，这是档案管理机制与体制在市场经济环境下的改革与创新。特别是档案咨询业的发展，已经由一般信息的处理过渡到利用可以辨别信息并做出取舍的能力来帮助社会组织以及个人的层次，这是档案信息服务更深层次的变革。
3、档案知识服务模式的新发展
首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，网络服务的特点体现在内容上实行增值服务，包括编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。
4、融入新的事业合作圈
知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：
①档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；
②档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当；
③与网络信息服务商（ISP）的合作，将是档案信息知识服务的又一生长点。目前我国ISP有100多家，大部分从事的是接入服务和提供检索功能，多数站点没有自己的较大型的数据库，更不能提供深层次的信息服务，因而发展后劲不足；
④档案部门与其它信息源的合作与融合。在网络时代，利用者关心的将是如何迅速准确的获取信息，而不是信息的来源，信息共享是根本趋势，也是知识共享的基础和前提。可以预料，不仅档案馆室之间需要信息资源的协调共享，而且档案馆、图书馆和其他信息资源中心为避免信息资源管理中的重复和浪费，也会连为一体，组成一种基于通信网络之上的国家信息系统。
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