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面对网络时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息，面对馆藏日益增多的案卷，传统的城建档案保存方式已明显难以适应迅速发展的新趋势。以往一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，而且易黄、易蛀，保管时易损坏；同时，城建档案数据库中分类信息复杂，靠手工查询速度慢。由于城建纸质档案量大，查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求，信息技术的日新月异也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切，都使城建档案数字化建设提上了议事日程。
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。
城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。
1．确定城建档案数字化指导思想与原则
城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。
城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。
2.城建档案数字化建设的步骤
城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建档案数据库
第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2.2加强电子文件的收集和积累工作
电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
2.3城建档案数字化与上网利用同步
城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量
城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。
4.着力提高数字化城建档案的系统整体水平
关键词：档案；信息化；数字化；档案馆；设想
随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1 对档案信息化建设的认识
档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。
第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。
2 我市档案数字化建设进程
过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。
这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。
3 未来的复合型数字档案馆
（一）、复合型数字档案馆是发展趋势
随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。
然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。
（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想
未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。
数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。
随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》
[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）
[3]国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》2010年6月
现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
［2］吴放.浅谈高校如何建立服务型档案馆［J］.山西科技，2015（04）.
［关键词］地籍档案；管理；数字化
［中图分类号］G237 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2010）49-0096-03
1 当前地籍档案数字化的形势和要求
2006年国土资源部《金土工程一期建设方案》中推进信息化建设的要求和《地籍管理“十一五”发展规划纲要》中都明确指出：“要建立统一配置、管理各类数据的数据集成管理平台,实现数据的可视化管理和服务”、“地籍档案管理要实现数字化、可视化。”
长期以来,地籍档案管理采用计算机辅助与手工操作相结合的方式,采用的载体都是传统的纸质档案材料和相关电子表格、文档,按照新时期档案信息化的技术要求,要实现城市地籍档案管理数字化、可视化,还应该通过数字化加工处理,将纸质档案内容转换成计算机能够存储和识别的可视图像文件。
延吉市国土资源局于2008年2月起结合全国第二次土地调查关于“建立四级土地利用数据库和建立市县地籍信息系统”的要求,开始进行档案的扫描录入工作。委托长春市某航遥信息技术公司承担档案数字化扫描加工,预计扫描加工档案约10万宗,约200万页,数据容量3.5~5T,工期预计为4个月。主要步骤是：①将每一卷档案的所有卷内内容,即权属资料、身份证明等申请材料、地籍调查表、审批表、相关图纸、变更记录等所有内容,经过扫描,以图片格式存入计算机。②为扫描生成的图片编制以地籍号为主的十级目录文件名,并根据图片文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。
对于今后接待的登记申请,将直接在办证大厅窗口用扫描仪进行相关材料的扫描录入,在完成土地登记后,可以直接生成地籍数字图片档案,同时形成纸质和电子两套档案数据。图片数据按文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。该系统是延吉市国土资源局于2004年研发并开始应用的,是以JSP技术和B/S模式,以Appache和Tomnet开发服务器为平台建立的地籍档案查询系统。
2 档案数字化与数据处理的具体方法
地籍档案与一般档案相比,最突出的特点是图文并茂和地理位置相关性,既有报告、批文、合同等文本性质的档案,也有宗地草图、地籍图、宗地图等图形、图像的档案。扫描和录入时除选择合适的硬、软件设备外,还必须针对不同类别的档案材料数字化的要求、采用不同的工作流程和技术方法进行数据转换与压缩处理,以保障数字档案材料的清晰、准确和便于存储与应用。
3 文本类档案的数字化与数据处理
地籍档案的文本类档案的数字化方法此次一概采用扫描录入法(包括地籍档案原件的文头、手迹、图表、印鉴等信息)。
3.1 扫描方式
针对档案的清晰度采用不同的扫描方式,主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描,对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描,对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描,这样既可以满足档案数字化的要求,又能减少存储空间。
3.2 分辨率
确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高,扫描文件占据存储空间大、使用不方便；扫描的分辨率太低,扫描图像不清晰,满足不了数字化管理的要求。经多次试验研究,我们认为,对于负载量不重的文件材料,选择“200dpi”像素分辨率扫描比较合适、对负载量重的文件材料,载荷大的页面,当字迹看不清楚或者很难看清时,采用更高的分辨率,直到能看清楚为止。分辨率以“50dpi”为步进递增。
3.3 存储格式
扫描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富,几乎不进行压缩,缺点是占用磁盘空间过大。GIF格式的特点是压缩比高,磁盘空间占用较少,其缺点是不能存储超过256色的图像。JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据,能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂、存储信息多,且支持LZW无损压缩方式,它存储的图像细微层次的信息非常多,图像质量高,故而非常有利于原稿的复制。此次我们选择的是无损压缩的TIFF格式作为扫描文件的存储格式。
3.4 扫描后的技术处理
对扫描图像的处理主要包括纠偏、旋转、去黑边、亮度和对比度的调整、色阶调整、去杂点、消蓝去污、拼接等。局部消蓝能够对字迹褪变的档案进行修复,一般情况下通过调整亮度,一页档案的大部分文字都会扫描出来,但有些地方会因太浅或太浓而看不清楚甚至看不出来,这时就需要根据不同情况,对灰度扫描后形成的图像分别设置不同的亮度比较值,然后转换成实际黑白二值文件进行存储,从而使全篇档案都能清晰地显示出来。这对于修复历史档案具有十分重要的意义。
4 图形档案的数字化与数据处理
与文本档案材料相比,图形档案材料最大的特点是空间定位性和可量测性。图形档案材料的扫描主要有两种方法,一是扫描成图像格式；二是数字化成矢量格式。后者要在扫描后,对扫描图像进行屏幕矢量化或通过特殊的软件自动矢量化,对于矢量化形式的数字化,还应该对图形要素进行分类、分层和编码。我局现有的档案管理系统已经和地籍图库实现链接,所以此次采用的是前者。
4.1 图形材料的扫描
地籍档案的图纸资料一般图幅较大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的较少。因此,图形扫描采用大幅面的扫描仪。对于1∶500、1∶2000比例尺的图纸,图面负荷不重,一般采用300dpi的扫描分辨率。对于1∶10000或更小比例尺的图纸,由于图面负荷较重,采用600dpi的扫描分辨率。
4.2 图形数字化的精度
图形数字化的精度要求较高,而且与图纸的比例尺有很大关系。一般要求不大于原图的0.3~0.5毫米。
5 扫描录入的图片文件名及目录名命名格式和具体规范
5.1 文件名总体上采用定长编码加上前缀的方式
5.3 具体规范的补充
第一,独立宗地无栋号、户号,应在相应位置补零。第二,原旧土地使用证的证号,在字头补零处理。第三,自治州一级的批件,使用证号末尾加Z,如果不满11位,在S后、证号前加零补齐,如州件证号为“2002009”,则先变为“S2002009Z”,因为位数为9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前补零,变为“S002002009Z”,最终变成了11位。第四,抵押档案(包括多证抵押)中装在同一档案袋中的档案袋文件,保存的目录应在其原来应有的目录下,而不是抵押档案目录中,文件名仍按“12.文件命名规则”制定。第五,关于版本修改历史：版本1.1修改了文件名称最后的页号表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名规则如下”例2中栋号位数的错误。版本1.1.2的修改内容：①在“档案类别”后增加了档案变更次数内容。②对州批件的使用证号做了详细的命名规定。③对抵押档案件的目录命名和文件名命名规则做了规定。
6 档案数字化存在的问题
6.1 数字档案的凭证价值问题
第一,由于一系列技术和立法问题还未解决,数字化档案目前还不具备法律凭证效力,所以数字档案只有参考价值而无凭证价值。
第二,技术上的问题。①数字档案具有易复制、修改、删除的特点,使得档案“原件”的概念变得难以确认。②计算机硬、软件技术不断更新换代,因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。
6.2 数字档案信息的长期存取问题
第一,存储的介质材料。数字介质,无论磁盘还是光盘的寿命都远远无法和纸质档案相提并论。
第二,机读语言格式。计算机语言平均每3个月就会问世一种,而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象,若干年以后,我们用现行的机器语言描述的数据,还能100%的还原。
第三,对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出,如设备发生故障、系统瘫痪,电子文件就读不出来；电子文件对其他设备环境的不兼容性,使其只能在某种设备上处理,而不能在其他设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存储在载体上,有时难以互换；电子文件加密后,不解密就无法识别；技术设备更新时,不及时解决格式转换问题,也无法读取等。
6.3 数字档案的失真问题
此次档案数字化的主要方式是扫描加工,在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一,技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹,有时需调整不同的技术参数,如分辨率、明暗度、对比度等,选择不当会直接影响扫描的质量,造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息,客观上造成档案原貌的改变。其二,工作失误。档案扫描是大量的重复劳动,难免有时失误。如扫错档案或打错顺序,或存错,或在建索引时链接错误等,如不及时发现,将直接导致数字化档案失真。其三,转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时,往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件,如果格式选择不当,同样会导致数据发生变化。
6.4 数字档案信息的安全问题
主要表现为：其一,计算机病毒。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二,计算机黑客。黑客对信息资源的攻击,程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三,有窃取行为的间谍活动,窥视其机密信息进行复制或扩散。其四,有意破坏,摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通信装置。其五,人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等,所有这些,都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
6.5 技术过时问题
在飞速发展的IT业中,电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代,虽然绝大多数新产品承诺向下兼容,但其兼容的“代”数在跨越若干年后,旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。也有专家们提出的解决方案是数据迁移,但迁移却存在着一个致命弱点,就是每次迁移总会丢失一定的相关信息,这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6.6 数字档案建设的标准化问题
地籍档案数字化建设提出只是近十年的事,在全国开展的情况也各有差异,而且受信息技术发展速度的影响,档案信息系统至今没有相应的具体标准可遵循。此次延吉市国土资源局扫描录入地籍档案也是全州八个县市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具体的技术规程和方法还在实施中逐步研究探讨。还远不能达到信息标准化建设和实现档案信息资源共享。
7 结 论
在新时期地籍档案数字化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性,但是也存在着由于自身的技术特点和介质特点等原因造成的不可避免的缺陷和弱点。今后的档案数字化建设的最重要环节即是实现国际标准化。在选择的硬、软件设备和选择标准的数字化与数据处理方法时,制定的数字化与数据处理工艺流程在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性,尽可能和信息技术发展保持同步。减少信息资源和物资资源的浪费,实现阶段性的可持续的发展。
参考文献：
【关键词】数字信息化 高校基建档案管理
高校基建档案是高校基建工程施工活动过程中形成的相关材料，这些材料通常是以图表、文字等为载体的。高校基建档案所记录和保存的是高校基建工作的各个过程信息，是基建工程的重要凭证和依据。然而，仍然有许多学校在基建档案管理上做的还不够完善，在管理工作中出现了许多问题，这是由于学校没有正确认清基建档案管理的重要性造成的，由此可见，高效科学地开展高效档案管理工作是极为必要和紧迫的。
一、高校基建档案管理工作的特点
1.独立成套
学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。
2.来源广泛
高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。
3.实用性
作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。
二、高校基建档案管理工作的问题
1.缺乏档案管理意识和规范的归档方法
由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。
2.档案管理缺乏准确性和完整性
高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。
3.缺乏科学的档案管理技术
高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化数字信息技术的运用、、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。
三、数字信息化含义及发展趋势
数字信息化是以计算机、通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。
随着中国经济的高速增长，中国数字信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。我国数字信息化已走过两个阶段正向第三阶段迈进。第三阶段定位为新兴社会生产力，主要以物联网和云计算为代表，这两项技术掀起了计算机、通信、信息内容的监测与控制的4C革命，网络功能开始为社会各行业和社会生活提供全面应用。
四、建立数字化信息管理系统，实现数字化查阅和备份
计算机技术和网络技术的发展为基建档案管理建立数字化信息管理系统提供了强大的技术支撑，数字化图书馆管理系统也为基建档案管理系统提供了经验借鉴。通过设立系统的软件管理系统，将现有的基建档案进行数字信息化，实现数字化查阅和备份，不但能数十倍地提高查阅和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的劳动强度，而且有效地避免了档案资料的损坏和丢失。
在建立数字化信息管理系统的同时，对高校现有基建档案的形式不统一、不齐全、缺失严重的历史遗留问题，需要及时进行补充、完善、规范，同时进行数字信息化，实现基建档案的完整性和现代化。对于在建及以后建设项目的档案资料严格按照标准和规范要求进行验收、移交、入卷和归档，在归档的同时进行数字信息化，归入数字信息化系统实行规范管理。
高校基建档案的复杂多样性，要求档案管理人员必须掌握一定的基建专业知识，才能有条不紊地面对复杂的基建档案，科学地做好基建档案的管理和利用。假如因经费等原因高校一时无法达到档案馆的硬件要求标准要求，高校档案管理人员就要因地制宜，利用现有的实际条件，做好基建档案的管理工作。在信息化时代，对基建档案资料尽可能数字信息化，并采用信息化系统进行现代化管理。
参考文献：
[1]齐潇，潘会详.高校基建档案管理工作的探究[J].内江科技，2012（6）：64-67.
【摘要】信息技术的不断发展使得城建档案数字化管理变得日益重要。因此，应该根据当前城建档案管理的发展现状，运用数字化管理手段有效开发和利用城建档案，使其发挥出更多的潜力，以丰富的信息资源服务社会。本文主要从城建档案数字管理存在问题进行剖析，探讨城建档案数字化管理对策，为数字化城市建设提供有益的建议。
关键词 城建档案；数字化管理；对策
随着信息技术的出现，城建档案管理中融入了档案信息管理系统，极大地促进了档案管理信息的共享，初步实现了自动化处理。不过，这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理，而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径，也是数字城市的基础数据源，能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以，反思城建档案数字化管理的现实困境，转变管理理念及方式，是当前城建档案数字化发展的基本要求。
一、城建档案数字化管理的问题
城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素，例如数字信息技术水平低，城建档案管理体系单一，相关管理规定不完善等等。但实际上，城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面：
（一）资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。
（二）数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。
（三）数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。
二 城建档案数字化管理方法
城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。
（一）打造规范的管理体系。在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。
随着企业办公引入互联网，运用计算机参与企业档案工作也是当前要做的工作。目前企业档案的数字化建设存在着不足之处，下文将对企业档案数字化建设的认识表述相关观点以及提出相关措施。
一、企业档案数字化建设的重要性
档案是企业重要信息的存储仓库，同时又是信息利用的源头，因此档案管理工作对企业具有举足轻重的作用。随着国民经济的发展，档案的管理和利用受到了越来越多的关注，并在企业单的发展中发挥着越来越重要的作用。做好档案数字化将给企业档案工作注入新的动力，提高档案管理和利用水平。有效提升档案管理工作的效率，激活蕴藏在档案中的信息能量，使档案信息能够在更大的范围内得到更充分的利用。随着当前档案信息的数量越来越庞大，企业工作人员信息、企业业务状况等信息需要被详细存储，纸质档案记录已经无法满足现代社会的要求。和过去纸质档案相比，数字化档案具有浏览方便、容量大、不占空间等优势。
二、企业档案数字化建设的现状与问题
（一）缺乏企业档案数字化建设标准化规范体系
当前企业档案数字化建设还存在着较多的不足。例如企业档案数字化管理体系没有统一的标准，当前信息数字化管理的模式较多，对信息的分类、整理等均未实现统一。此外，当前企业对档案数字化管理的工作人?T的择选没有一套标准的选拔标准，没有专业的操作档案数字化建设的工作人员，存在存储操作失误导致信息丢失的风险。
（二）缺少整体数字化建设流程的规划与设计
当前档案的数字化建设属于实践的初期阶段，并未形成系统的操作程序。在信息收集、整合、归类、存储等环节，各个企业间的操作方式存在差异。企业同一部门内的信息存储方式不同，影响企业内部工作人员的工作效率；就不同企业间的合作而言，信息的存储程序不同，在一定程度上阻碍信息的交流与共享，阻碍企业间的进一步合作与发展。
（三）企业档案数字化建设的关键技术不成熟
企业档案数字化建设的关键技术不够成熟。企业档案数字化管理的核心技术即存储信息的技术，广义上的数字化信息存储技术包括处理信息的全过程-----对获取信息的分类、信息整合以及信息的存储设备的择选。实现信息数字化管理是整个过程最核心的环节是信息的存储设备。当前我国企业还属于信息数字化建设道路上的初学者，信息存储设备还有较大的发展空间。
（四）数字化建设中的信息安全和保密技术问题
我国企业信息数字化建设面临的难题是对于存储信息的安全问题以及保密措施。保证信息的安全以及相关的保密措施是存储信息、实现信息数字化的重要环节。存储的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丢失，不仅花费的存储信息的人力、物力资源浪费，还存在给企业造成经济损失的风险。因此，保证信息的安全问题以及信息的保密措施是当前企业需要重视的重要环节。
三、新时期企业档案数字化建设策略
（一）加强档案数字化的软、硬件设施建设
加强档案数字化建设的设备是加快企业信息数字化管理的重要途径之一。优化人力资源、物力资源的配置，为企业档案管理部提供必要的信息存储设备。根据信息管理部分的实际操作需要，为信息管理部门提供相应的工作电脑、复印机、扫描仪、互联网以及从事信息管理的专业人员，保障企业档案数字化建设顺利实现。此外，随着企业的需求以及电子设备的更新换代，企业管理者也应当注意为相关信息存储设备升级，提高信息存储部门的工作效率。
（二）加强电子文件的收集、积累和归档管理工作
随着电脑办公的普及，以电子文件形式为主的信息载体越来越多，电子文件成为了实现档案数字化管理需要重视的问题。注重电子文档类型信息的收集、积累和归档，是保证企业大部分信息能够实现存储、安全妥善保管的重要方式。此外，电子文档的收集、归档也值得企业信息管理部门的重视。电子文档具有占地面积小，随时可进行阅读的优势，重视电子文档类信息的存储是推动企业实现档案数字化管理的有力方式。
（三）建立和完善档案数据库
建立并逐渐完善企业信息档案数据库是推动企业实现信息数字化管理的重要环节。建立信息数据库，将信息集中存储，按照相关的类别对信息进行分类存储，能够方便信息的快速查找和使用，提供企业工作人员的工作效率。此外，构建信息数据库，大量信息的集中，对于推动企业信息实现系统化管理具有积极意义。信息数据库的建立使各项信息一目了然，能够帮助信息管理部门剔除无用、存在误差的信息，保证信息的准确率。
（四）加强培训，提高档案管理人员的素质
提高档案管理工作人员的工作素质是推动实现档案数字化建设的重要途径。信息管理部门的工作人员是信息的直接处理者，因此要求工作人员具有一定的工作素质。例如工作过程需要使用操作性复杂的设备或者工作程序繁杂等情况，均是对工作人员耐心以及仔细程度的考验，提高档案管理人员的工作素质是工作完成质量和效率的保障。
[关键词]档案 数字化 文件级目录管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）07-0055-01
在科学技术迅速发展的今天，对档案管理实现数字化已经是时代的需要。作为高职院校，在这样的形势下，应该跟上时代的潮流，为此，我校对档案数字化进行了有益的实践与探索。
一、档案数字化含义、作用
档案数字化是指：对于已有的各种载体形式的档案采用数字化技术进行处理加工，以实现不同载体形式的档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。实现档案的数字化意义重大，它改变了档案存在方式和利用方式。从档案的存在形式上看，档案不再是纸质的档案，不需再为纸质档案的损坏、保管担忧。从利用方式上看，它改变了在利用档案过程中时空的限制。在空间上，档案不再是“孤本”档案，很多人可以同时通过互联网来使用同一个档案；在时间上，实现档案数字化以后，使用者可以随时根据自己的需要调用自己所需要的资料。在高职院校内部，实现了档案的数字化，就可以使各个部门根据自己的需要，随时随地调用所需要的档案资料了。
二、档案数字化的思考
档案数字化的建立是个复杂的过程，我们需要做好技术上的处理，又要做好全方位的管理，以保证档案数字化的合理实现。
（一）做好馆藏情况的调查
要实现档案的数字化管理，需要引进硬件设施。而需要购置什么样的设备，需要了解文档的类型、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。在充分了解的基础上，再购置相应的设备，做好硬件设施的准备工作。
（二）在硬件设施到位以后，要进行软件方面的建设
需要建立文件级目录数据库。它可以满足一般检索和管理的需要。目前，很多的档案馆由于没有实现全部档案的文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全的问题普遍存在。所以，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，在提高档案的查全率、查准率的同时，利用计算机实现档案以件数为基本单位的管理是非常必要的。在高职院校的档案管理中，可以把档案按照教学档案、学生档案、行政文件档案进行分类，建立文件级目录。在需要找某一类档案时，在这一级别进行查找，以提高查找的速度。
三、选择适当的时候建立专题数据库
在档案数字化的过程中，只实现文件级的目录，有的时候，是不能解决全部检索的需要的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，以满足各部门的需求。为做好这项工作，主要把握三个方面：一是根据馆藏档案内容确定专题数据库的总体布局；二是按需求分期建立专题数据库；三是根据文件内容和检索需要分别设立不同的专题数据库结构。例如：为了加强对教务管理档案的利用，可以设立教务专题数据库。在设立教务专题数据库时，可以按照时间进行分类，也可以找找教务管理制度、教师教案、教学成果等进行分类。总之，可以通过细致的分类，以达到高速运用教务档案的目标。
四、档案数据库的管理
对档案数据库的管理，首先是要提高档案管理人员的业务素质和思想素质。档案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要档案人员具备相应的业务素质和敬业精神。例如：档案人员要掌握数字化档案信息压缩及存储的关键技术；数字化档案信息安全、保密技术；数字化档案信息的访问形式与安全控制；数字化档案信息知识产权等。同时，需要档案管理人员发挥主人翁意识，做好档案的保密工作的同时，要耐心细致地工作。
其次，加强对在建数据库和成果数据库的管理。所谓的在建数据库是一个动态变化的数据库，要进行及时维护和更新。成果数据库是已经完成的数据整理，不需要再进行更改。但是要加强对使用权限的限制，以保证档案信息使用的安全性。可以建立技术负责人、权限负责人，也就是设立专门的人员进行管理。一方面可以保证档案使用部门快速使用，另一方面可以保证档案的访问权限，避免恶意地窃取档案信息的行为。
总之，档案数字化的建立是一项长期而复杂的工程，需要政策上的重视，档案管理人员业务素质的提高，硬件设施的不断更新。作为档案管理人员，应该为档案数字化的实现不断进行探索。
【参考文献】
[1]王萍著.电子档案著录标准及其应用.吉林大学出版社，2010-10-1.
