时间：2023-09-12 17:01:39
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理分类，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
在企业的生产活动过程中，合同已经突显出其关键而重要的地位，合同在企业运营过程中扮演了重要的角色，随着企业经济发展层次的不断上升，企业合同档案的管理也提上了日程，由于企业的合同档案数量不断增加，为了科学、规范、有效地管理好企业合同档案，为需求者提供便捷准确的服务，需要对企业的合同档案进行科学合理的分类管理，要采用科学有效的策略和方法，实现对企业合同档案管理的分类管理、集中管理。
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
在分类表的分类归档整理过程中，年度、分类号、件号是合同档案分类表中的重要元素，其中：年度是合同签订的年份，合同对应的分类号码为分类号，件号是在同类的合同档案分类中的流水号。这三个要素可以用于企业合同档案分类管理中，便于实现对企业合同档案管理的统一收集、整理和保管。在这种优化的合同档案分类管理方式下，可以实现同库保管，利于整理和查阅，实现科学有效的合同档案管理。
关键词：档案；产品；分类；评价；质量；顾客满意度
何谓“档案管理服务产品”？产品是指能够提供给市场，被人们使用和消费，并能满足人们某种需求的任何东西，包括有形的物品、无形的服务、组织、观念或它们的组合[1]。依据产品的定义，档案管理服务产品指企业为满足档案管理相关需要而提供的物品与服务的总和，例如，档案装具、档案设备及周边用品、档案软件、档案业务服务等。一方面，市场上提供的档案管理服务产品种类数量繁多，质量千差万别。另一方面，在交易过程中，卖家比买家拥有更多产品信息，交易双方信息的不对称直接影响档案工作的成效。面对繁多庞杂的档案管理服务产品，如何快速准确地获取更多产品提供者及产品质量的信息，成为档案管理服务产品交易的一个“瓶颈”。本文首先对档案管理服务产品进行分类，在此基础上，提出针对各个类别产品的评价指标，为档案馆、档案室合理选购档案管理服务产品提供支持。
1 档案管理服务产品的分类
档案管理服务产品的分类并没有直接的法规标准作为依据，只有少数法规标准如《档案装具》（DA/T 6-1992）、《企业档案工作规范》（DA／T 42—2009）等部分涉及档案装具和设备的分类。参考现有法规标准并结合产品的性质和用途，可将档案管理服务产品大致分为档案装具、档案设备、档案易耗品、档案软件与档案业务服务五大类。
1.1 档案装具。档案装具是档案馆(室)存放并保护档案的装置或容器。主要有柜装具类、架装具类和其他装具等。
1.1.1 柜装具。柜装具类主要包括案卷柜、文件柜、办公柜、胶片柜、磁带柜、卡片柜、自动选层柜等。
1.1.2 架装具。架装具类主要包括固定架和密集架。固定架有单柱式、复柱式和积层架等。
1.1.3 其他装具。即档案卷盒、卷皮、卷夹、光盘盒、磁带盒等。
1.2 档案设备。档案设备一般指具有“固定资产”性质的机器、仪器、仪表等设备。依据它的用途，可以分为保护设备和技术设备。
1.2.1 保护设备。保护设备包括档案库房所配置的灭火器材、除尘器、去湿机、加湿机、温湿度监控设备等。
1.2.2 技术设备。技术设备包括打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、光盘刻录机，以及容灾备份设备、应急电源等。
1.3 档案易耗品。即用于档案管理的易消耗品。如，防虫防霉剂，活性炭等吸湿剂，卷绳，裱糊纸等。
1.4 档案软件。目前，较为常见的档案软件产品有综合性档案管理系统、档案数字化加工系统、文档一体化管理系统和数字档案馆系统等。
1.5 档案业务服务。档案管理咨询公司提供的业务服务主要有档案寄存、整理、数字化加工、保护、销毁以及咨询业务。
1.5.1 档案寄存。由档案咨询公司或档案寄存机构提供档案库房、设备和人员，对寄存档案提供保管、保护和利用等有关服务。
1.5.2 档案整理。档案整理服务即对企事业单位的档案（包括文件、图书、资料等）进行拆订、分类整理、装订等。
1.5.3 档案数字化加工。档案数字化加工服务就是把传统形式档案（如纸质、胶片等）转换成数字化文本、影像，并用计算机来存储。
1.5.4 档案保护。档案保护服务主要包括杀虫灭菌、修复等。档案修复服务包括去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等。
1.5.5 容灾备份。容灾备份服务是在异地建立两套或多套功能相同的IT系统，互相之间可以进行监视和功能切换，意外发生时也不影响系统正常工作。
1.5.6 档案销毁。利用先进的档案销毁机器，根据系统的流程和方案销毁各种载体类型的档案。
1.5.7 档案咨询。档案咨询服务由专业的档案管理机构对企事业单位的档案管理制度、档案运转流程、档案管理方案、档案人员配置等进行评估和建议。
2 构建档案管理服务产品评价指标体系的原则和要求
2.1 构建档案管理服务产品评价指标体系的原则
2.1.1 目的性原则。设立档案管理服务产品评价指标体系的目的在于真实准确地反映现代档案管理服务产品的质量状况，促进企业树立现代的档案管理服务产品质量观。评价指标、权重以及评价方法的设置和选择必须以此为导向。
2.1.2 系统性原则。影响人们对产品评价的因素非常多，因此，在对产品进行评价时，不能只考虑某一因素，必须采取系统、全面的评价原则，才能综合、客观地作出对档案管理服务产品质量的评价。
2.1.3 可操作性原则。评价体系的各项指标应该既可以通过实际的观察、测量、评定的方式进行度量，又便于在评价过程中进行操作，这就要求用操作化的语言对指标加以定义。
2.2 构建档案管理服务产品评价指标体系的具体要求
2.2.1 以产品质量为评价核心。产品质量是产品使用价值的具体体现，也是影响客户满意度最重要的因素，因此，对档案管理服务产品进行评价必须以产品质量为评价核心。产品质量包括产品内在质量和外观质量两个方面。产品的内在质量是指产品的内在属性，包括性能、寿命、可靠性、安全性、经济性五个方面，产品的外观质量指产品的外部属性，包括产品的光洁度、造型、色泽、包装等[2]。
[摘 要]在企业生产活动中，合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为企业发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。
[关键词]合同档案；风电企业；管理分类
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1 企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1 法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2 凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3 规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4 繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2 企业合同档案管理分类的优化措施
2.1 强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2 加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3 实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
【关键词】 电子档案 分类 整理 保护
随着医疗技术及信息技术的不断发展，医院电子档案的形式及要求不断发展，如何做好医院电子档案的分类、整理及保管工作已成为医院档案管理人员需要学习的新课题。
1 电子文件及电子档案的定义
电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明［1］。
2 医院电子档案的分类
根据医院的工作特点，医院电子档案主要划分有以下几类：
2.1电子文书 主要是指用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件以及各种医疗活动中形成的公文、报表等。主要包括医院的内部电子文件、外来电子文件（材料）、电子病历及一般电子文书材料（如图片、照片、多媒体资料、日常电子公文）等。
2.2电子影像/图像
指由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。主要包括检验检查科室在医疗活动过程中产生的医学影像材料、医学图像资料及重要的监视、视频材料等。
2.3电子图纸
指由计算机辅助设计形成的图形、图纸等二维或三维图形文件，主要包括工程、产品设计、施工和维修方案等。
2.4配套纸质文件
包括上述所有电子档案形成过程中配套的纸质文件及一些软件开发任务书、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、修改记录、说明等。
3 医院电子档案的整理
3.1电子文件的整理
3.1.1医院的内部和外部电子文件应由文件形成部门负责收集积累、整理、编辑，并按要求进行组盘，由档案部门在接收文件时按照不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行归档。把同一部门的文件集中在组盘可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分类可方便档案的保管和定期删除或重新挎贝。档案人员应建立统一的数据库及文件归档和命名形式，便于归档和查找。
3.1.2医院一般的电子文件如照片资料及各种PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件资料整理相对简单，只需要按照年度、部门及保管期限进行归档即可。
3.1.3科技电子文件可按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置等分类整理，再按相应的不同年度、组织机构、保管期限进行归档。
3.1.4产品研制或工程设计过程形成的电子文件要以产品型号、研究课题或建设项目为单元按类别进行归档。
3.1.5会计电子文件整理时应附有会计交接表，列明归档材料的详细项目，如帐薄名称、编号、页数、启用日期等、相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。
3.2电子影像/图像文件的整理
由于网络信息技术的发展，医院每天产生大量的电子影像/图像文件及电子病历资料，根据卫生部《医疗机构病历管理规定》，在医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料都属于病历的范畴。因此，对与病人有关的电子影像/图像资料的保管也要提高到重要的位置。
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由于电子影像/图像文件、电子病历资料多在特定的条件和工作平台上产生，日常的保管工作应由信息中心（科）进行管理，但应每年对产生的上述电子文件资料进行存盘保管，在归档时应按不同年度（时间）、产生部门、保管期限等进行整理，并注明系统环境、工作平台等内容。
3.3电子图纸属于建设项目的按设计、施工、结构、维护管理等顺序进行排列，在整理时应注明系统环境、工作平台、文件格式、等内容。方便跟踪及使用。
3.4全部归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。鉴于磁盘及移动硬盘的保存时限、抗干扰能力及结构稳定性不及光盘，应尽量避免使用磁盘或移动硬盘存档。在归档时应附有标签、注明编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬件条件等。 转贴于
3.5归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，对重要的电子文档资料可复制第三套进行异地保存。
4 电子档案的保护
电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度。
4.1建立 “两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。
4.2光盘的保护
光盘在归档时应规范排放，不宜受压，应直立旋转。在日常的使用及保管过程中注意对光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，以免造成损坏。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。光盘应避免接触外来磁场，外来磁场可作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低。保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对温度45%～60％，而保存电子文件的理想温度为16～20℃，相对温度40%±5％［2］；注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。防止光盘沾染灰尘和污垢，灰尘对电子档案也会造成危害，有可能会污染、腐蚀、霉化损坏电子文件载体，造成数据信息的丢失，因此应注意落实严格防尘措施。
4.3电子档案使用条件的保护
由于电子文件是通过将信息与载体结合在一起而形成的，需要通过计算机及相应的工作软件或平台才能识读，一旦出现技术过时或电子文件运行的条件和平台出现了变化，都会影响到电子档案的有效性和使用性，因此在维护电子档案的完整性与安全性方面应注意做好以下工作：
4.3.1电子档案运行系统及档案管理的应用软件需进行及时升级，满足软、硬件环境及文件运行的需求。
4.3.2对电子档案在使用及利用过程中的权限进行严格的分配与确认。不断更新安全防护软件，是电子档案安全性的有效保障。
4.3.3鉴于电子载体寿命相对较短，一般为5-15年，而且易受多种人为的不良因素影响，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存［3］。
4.3.4对于出现破损的电子档案，及时采取有效的修复技术进行修复。
随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求。除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。努力成为掌握现代科学技术知识的新型档案管理人员队伍中的一员，为医院的档案管理工作做出自己应有的贡献。
参 考 文 献
[1]CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子文件归档与档案管理[S].中华人民共和国国家标准，GB/T17678.1-1999.
关键字：信息化；图书馆档案；双轨制
中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45
0引言
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]
1图书馆档案存档范围和常见分类
当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：
1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。
1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。
2图书馆档案双轨制管理
通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
2.1档案管理双轨制的内涵
所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。
2.2档案管理双轨制的必然性
在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。
3结束语
在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。
参考文献
[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社出版，2006年6月第二版.
一、着力观察研究，分析中小学档案管理存在的问题
近几年结合“两基”工作验收督查，就云南省部分地区中小学档案管理工作进行了调查研究中发现的一些问题，综合起来主要表现在以下几个方面：
1、教师档案意识不强，领导重视程度不够
长期以来，在中小学教育过程中还是认识不到档案管理在学校建设中的重要性和必要性，使得学校档案管理严重滞后于其它各项工作，学校领导大多对学生档案不够重视，总认为学生档案在学校工作中无足轻重，学生只要学习上出类拔萃，分数令人满意就行。所以必然就会出现学生档案工作没安排、没要求的纰漏。而广大教师档案意识也较为淡薄，误认为资料收集、归档是档案管理人员的事，往往把它排斥在个人工作之外，忽视学生档案管理对学校工作的促进作用，对学生的学籍管理和基本情况，也只仅限于自己任教期间，一旦自己换岗或离开，就统统丢弃，有时学校想找点班级资料都成问题，查找不到也询问不到，而领导对此做法也只是睁只眼闭只眼。
2、档案人员业务水平不高，档案管理分工不明
一般中小学的档案管理人员是教师兼职或临时配备的，没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的分类、归档、整理、保管、利用等业务不了解，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是被动的将材料放入档案盒，有的资料干脆就随便堆放在一边，没有及时整理归档，临到用时才慌慌忙忙胡乱翻找，而且把学校行政内务、上级下发文件文案、教师集体或个人档案、学生类别档案统统归于一处，毫无头绪，根本就谈不上什么档案的规范化管理。
3、档案资料收集不完整，利用率较低
由于受多种因素制约，大多数学校只重视学生的考分和社会效应，对档案管理方面的认识不足，学校领导班子大多也只是注重抓眼前教学工作而忽略了对学校长远发展有利的档案管理工作，造成学校档案信息资源开发不足，档案利用率不高的局面。中小学校在档案资料收集管理上普遍存在的主要问题有：一是档案资料收集不全，学生档案资料杂乱无章，尤其对优秀课堂教学、课题研究成果等有保存价值的材料没有归档；磁盘、光盘、照片、实物贫乏。二是档案室只负责把自认为有用的材料加以整理保存而忽略其他，从而造成找资料、调信息难度较大。有时想找点学生的成长记录或获奖资料，还得到处打电话、捎口信让学生从家里带来（而有的学生已经毕业）。三是缺少必要的监管机制，造成资料收集不及时、随意归档、缺失散失等现象，甚至有些学校因工作人员工作调动，使之原本残缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶凉”。这些问题直接影响了学校档案管理的系统性、完整性、连续性和规范性，使得档案的价值大打折扣，根本就谈不上有效利用。
二、增强时代感，改进中小学校档案管理工作的思考
1、加强领导，增强档案意识
领导重视是做好档案管理工作的重要保证，学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓。学校档案管理工作是教育部门的一项长期任务。中小学校要将其作为一项重要工作列入议事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使这项工作成为全体教职工的自觉行动，而且还要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使之成为中小学校常规管理与建设的一项重要任务。
2、加强档案人员培训，提高管理技能，健全档案管理制度
关键词：教学档案；分类标准；管理系统
一、教学档案研究的现状
目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。
二、教学档案管理研究的方法
本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。
三、教学档案管理系统研究的结论与对策
（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。
参考文献：
[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.
关键词：档案管理；现代化；基本工作；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01
为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。
（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。
（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。
（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。
二、档案管理的基础工作中的问题分析
当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：
第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。
三、提高档案管理基础工作水平的对策
（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。
四、案管理基础工作的发展
同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。
参考文献：
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