时间：2023-09-10 15:10:56
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理基本流程，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：档案管理；现代化；质量管理体系
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）16-0190-02
在档案管理工作体系中，融入ISO质量管理体系标准，无疑使其工作更加具备系统性与专业性，所以这就需要现代档案管理工作从业工作者能够具备高度从业素质与社会责任感，有着踏实的工作上进心以及务实的工作态度，以此才能在ISO质量管理体系理论支持下发挥出档案管理工作的实践能力及工作水准。此外，处在目前国内产业化经济逐步提高及其自动化领域技术的愈发完善的趋势下，也无时无刻不在要求着档案管理工作必须结合深刻的理论及基础方法作为指导其工作顺利进行的衡量标准。而ISO质量管理体系标准则正是新时期下档案管理工作的重要执行依据与理论基础。
一、ISO质量管理体系标准理论基础简述
ISO9001质量管理体系标准理论基础主要包括：为客户服务着想、组织管理、强调集体参与、基本方法及原则、基本体系标准、应用管理、实践改革、以及决策安排等。也就是说，ISO质量管理体系主要强调的是以执行文件及其实践理论、方法等的建立去为客户群体服务，逐步通过体系标准的改革、应用实践区展现其现代化全面、周到的服务，以满足质量管理基本标准，以此才能让客户群体放心、满意；其基本执行原则是深化改革及持续应用。如，根据产品提出一些质量要求，就完全可以通过质量管理体系的不断深化改革、实践来赢得客户的一致好评与满意。
二、质量管理体系主要内涵探究
ISO质量管理体系标准的内容侧重点强调的是质量方面涉及的质量控制、质量管理、质量服务以及组织指挥等活动的管理体系实践应用。同时，通过标准在内的联系要素的实践及改革，可不断完善质量控制方针，进而达到质量生产与质量服务，使客户及产业双方都能满意。
ISO质量管理体系最为显著的特性就是其文件程序规范、完整、稳定，并且相关标准文件具备程序化性质。因此，质量管理体系能够实践的重要标志则是体系文件程序规范与完善；其主要体系构成要素则是信息载体与主要操作流程。而这些要素发挥作用时，这需要质量体系认证以及年度审核，进而才能决定企业产品生产的质量成果，是否利于其品牌效应扩张。
三、质量管理体系和档案管理的密切关系研究
（一）体系内容紧密关联
档案是直观反映组织机构单位的活动情况、归档、备查各种资料或文件的总称。因此，档案形成的主要来源自然是组织单位的一切活动作为载体，而直观的保存载体媒介则是图文、磁盘、以及电子媒介等特殊载体，且总体分为纸质载体与电子载体。因此，质量体系文件与档案记录等一系列工作流程的关系紧密相连且不可分割。
（二）职责划分有区别及关联
档案管理和质量管理工作的各自职责范畴划分清晰、明显，即档案管理自身自成体系，质量管理体系涉及的相关工作也包括档案管理。当然，两者在职责范畴、组织管理、管理方法等也各有不同，有着明显差异。但不可否认，ISO质量标准程序文件与档案管理工作在专业名词、学术用语等方面有很多内容也极为相似。所以，文件与记录的相当一部分工作流程实则也属于“档案”范畴。
（三）深化管理方法或管理手段
档案管理工作和质量体系标准有着重要衔接与工作业务上的交叉，两者之间正确实践应用，可起到良好的制约效果，达到两者体系内容的依存、辅助作用。因此，为了充分贯彻ISO质量管理体系标准，加强程序文件及资料资源的整合至关重要。其需要不断深化文件生成、审核流程、统一格式等工作改进之处，使其更利于保全文件资料的真实性和可靠性。
四、应用质量管理体系标准对档案管理的重要促进作用
档案管理体系工作内容本身具备严格的操作性、专业性以及系统性，而应用质量管理体系执行标准能够使档案管理工作事半功倍，更能满足其现代化从业要求，真正提高档案管理工作的实践效率，保证其执行成果完全实现有章可循与有据可依，进而能够使从业工作者责任明晰，更具高度社会责任感，逐步形成一套权责利清晰的现代化作业模式，不断促进从业水准与作业质量的大幅度提升。具体而言，在现代化档案管理中应用质量管理体系标准具备的主要作用彰显在以下几方面。
（一）服务意识及质量观念的促成
凭借质量管理体系标准及其理论、执行原则、方法等的不断深化与实践应用，能够使现代化档案管理更能满足内业工作需求，同时能够按照指导原则全面完成质量服务，把服务工作重心对象前移，即强调面向大众，客户最终评价服务标准是否能够达到满意需求。
当然，处在当前新时期下，档案工作者自身也要正确树立从业观念，把质量服务工作做好，以此才能在服务工作实践开展过程中，对客户群体的服务满意程度做到知根知底，心里有数，挖掘出主要信息资源，利于内部体系工作内容的决策实现及改革。而现代化档案管理工作配合质量管理体系标准内容，可进一步提高自身工作范畴内的资源优势，建设客户关系网，并利于工作者或员工的服务观念与意识的提高。
档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。
（二）促进工作规范化
档案管理工作于ISO质量管理体系产业相关工作的服务宗旨及理念，必须具备超强的服务意识、工作责任观、以及先进的管理模式，这样才能使质量管理等一系列服务性第三方产业或者企事业等有关组织机构实现正规运作。以往，档案管理工作流程要经过繁缛的文件起草、删减修改、包括打印、传递、后续筹划及归档等都需要纸质载体。而经过现代质量管理体系标准配合现代信息化产业技术的强力支持，能够高效完成文件起草、索引、以及登记、统计筹划等工作流程，让繁缛的档案工作流程实现高度自动化。因此，质量管理体系工作标准的实践开发运用，能够大幅度提高档案管理工作的办公效率及作业成果与质量。
（三）应用ISO质量管理体系标准，保证信息资源完整可靠
信息资源是公司或者相关其他产业单位的重要宝贵资源。而档案信息资源更具绝密性，要求真实、完整、可靠、并且能够保证公司或者机构的正常运转，这样才能使自身组织单位保持良好竞争优势，利于企业资产的保全，使管理机制的实践性更加突出。同时，在档案管理业务工作方面，通过质量管理体系标准作为方法、理论的技术支持，能够利于信息安全评估，降低决策不当造成的风险损益，实现全程控制化动态管理，保全信息资源的可控性与真实完整性。
五、为提高档案管理工作成果应用ISO质量管理体系标准的主要措施探讨
（一）加强信息化建设，保证工作执行成果
信息产业技术盛行的时代，档案管理的内需建设尤为重点，即档案管理内涵与外延服务强度逐步提升，信息属性已经成为时代反映档案实质的基本特征。光盘、刻录、计算机信息技术对档案管理系统工作的辅助作用很大。也就是说，信息产业技术已经成为了现代化档案管理工作各项作业执行的坚实后盾，这就要求档案管理工作需摒弃传统僵化、桎梏的观念及意识，要具备科学的现代化从业思想观。而推行质量管理体系标准，就是推行全新档案管理理念，使得档案管理工作能够与国际水准接轨，逐步更新观念及充实体系知识内容等，以此才能提高质量管理体系标准内容的执行质量与效率。
（二）在档案管理中制定执行标准
档案的收入过程、启封、登记时间、包括借阅操作、归档审核等多个流程都要以质量管理作为依据与凭证。其目的是为了更好的结合质量管理体系标准进行档案从业工作，使档案管理更具现代化、专业化与系统化。
（三）提高档案管理质量与效率，需强化从业人员工作素质
对档案管理工作而言，其工作人员必须要结合工作流程、自身职业判断能力、服务意识、社会责任感、管理思想、管理手段等进行效率化工作。否则，在应用质量管理体系标准进行实践时，影响的是整个档案管理工作进度。因此，为保证从业人员的素质及工作水准的提高，必须要加强信息化建设、自身专业深化、以及掌握各项产业资历技术等，以此才能不断提高理论水准，更好地将档案工作管理的职责、应用到实践中去。
六、结语
ISO质量管理体系标准的不断深化改革、实践应用对档案管理工作而言，所具备的现实作用和指导意义非常重大。因此，如何加强档案工作者及相关从业人员的组织能力、从业素质，不断提高基础专业技能显得异常重要。也就是说，档案管理工作人员应坚持“加强领导、上下联动、整体推行、积极创新”的基本执行方针，重视中高层干部示范作用以及落实全体人员的基础与参与作用，最终获得高效成果。
参考文献：
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1.理论研究
自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。
2.实践发展
自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。
二、档案管理与企业内部控制的相互关系
《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。
1.档案管理对企业内部控制的作用
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。
2.企业内部控制对档案管理的影响
企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的准确。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保证归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保证文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。
三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施
企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。
1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设
我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。
2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系
企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保证档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。
3.转变档案管理模式，实现工作流程重组
企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。
4.提高人员参与意识，加强团队合作
档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。
四、结语
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：TP393
文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
【关键词】 财务共享模式； 会计档案管理； 路径
财政部的一项研究(2006)勾勒出财务组织的未来：工作重心开始转向以股东价值创造为基础参与公司战略，财务变革呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务、优化财务组织降低成本等趋势，并最终构筑出一套高效精简的企业财务系统。财务共享模式的建立正是这些变化中的重要一环。
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析
一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。
2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1.从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3.从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。
4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5.除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1.从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2.从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3.从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4.从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。
5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1.财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。
因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。
究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路：基于共享模式的判断
20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：
（一）扩大处理规模
在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。
（二）增加处理事项
在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
［1］ 上海国家会计学院.成为胜任的CFO
――中国CFO能力框架研究报告[M].经济科学出版社，2006.
关键词：社保档案；管理；创新
社会保险档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分和基础。在推进和谐社会建设和社会保险事业加快发展的新形势下，档案管理工作也面临一些突出矛盾、困难和问题，直接影响这项工作的有效推进，不能发挥社会保险档案及其管理部门的服务作用，不利于社会保险事业的发展和人民群众基本权益的保障，应深入研究，推进工作创新，尽快解决问题。
1社保档案管理存在的主要问题
应依法实施社会保险档案的管理，依法管好用好社保档案，让社会保险档案发挥积极作用，为人民提供更好的社会档案服务。但当前社保档案管理还存在着一些问题［1］。
1.1依法管理社保档案意识不强
一些单位缺乏依法管理社保档案意识，存在造假现象，严重违法违纪，加重了社会保险档案管理的不规范，影响社会保险事业的发展。办理退休时，有很多人想蒙混过关，用假档案或假材料办理退休，给社保档案的管理带来了很多问题。社保档案管理法治意识薄弱，导致档案管理工作恶性循环，不利于维护相关法律的严肃性，不利于构建法治社会［2］。
1.2社保档案管理体制不顺
社保涉及的范围广，流程复杂，包括社会保险、社会福利、社会救助等，从程序方面包括申报、审查、缴纳费用、保费发放以及权益维护等，这些不同的内容和程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保档案由于归属不同、体制不顺，在管理过程中会遇到很大的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息网络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。
1.3一些社保档案管理人员不适应工作需要
虽然我国颁布了相关的法律法规和业务规范，在很大程度上对社保档案管理进行了规范，但是对于档案管理的具体工作流程，没有统一的规范，社保档案管理人员业务素质整体上不高，只会对社保档案进行基本的收纳，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入电子档案管理，很多档案管理人员缺乏计算机管理技能，不适应工作需要。一些社保档案管理人员基本素质低，法律意识淡薄，在工作中出现社保档案分类不明、划分保管期限不当等问题，个别人员甚至受金钱等诱惑，进行档案造假。
2社保档案的价值和作用
2.1是维护参保人员权益的基本依据
社会保险档案是参保人员维系自身利益的法律凭据。当自身的利益受到损害时，凭借社会保险档案可以维护自身利益，也是决定参保对象能否有资格享受社会各种补助等权益的凭据。社保档案管理部门应创新服务方式，管好用好社保档案，为社保业务和社保对象提供更好的服务，充分发挥社保档案和社保档案管理部门的重要职能作用。
2.2有助于维护社会和谐稳定
社会保险档案的管理有利于社会的稳定和谐，社会保险档案是整个民生档案的关键组成部分［4］。社会保障体系建设是现阶段构建社会主义和谐社会的重要内容，管好社保档案，可以有效推动社保事业的稳定健康发展，促进民生问题的解决。如果在管理过程中出现了差错，严重的会危害到参保群体的基本利益，引起社会波动。对社保档案进行有效管理，可以让参保人得到必要的保障，促进社会稳定。
3社保档案管理的创新途径
3.1大力宣传社保档案作用
要在广大干部群众中组织多种多样的档案法律法规宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案利用的价值，提高全社会对社保档案管理重要性的了解和认识。在宣传过程中应对管理人员和公众进行《档案法》等相关法律法规进的宣传，例如社保电子档案可以作为证据在刑事诉讼中发挥作用，为人民提供相关的保障［5］。《档案法》规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民都有保护档案的义务，各单位都应将档案工作纳入重要议事日程，定期听取档案工作汇报，及时解决档案管理过程中出现的问题。
3.2推进社保档案管理信息化
针对当前档案管理实际工作中存在电子档案和纸质档案两种管理方式的问题，结合社会信息化的发展，应进一步提升档案管理水平，让社会保险档案管理更为便捷高效；应利用信息技术条件，社会社保档案管理部门可以对社保档案的信息进行利用和共享，让社保管理信息发挥更大的作用。对社会保险档案进行电子化或者数字化管理，有利于节省空间，提升管理效率。应加大人力物力财力投入，加快推进社保档案管理信息化，提升档案管理信息化水平。
3.3完善社保档案管理制度
针对社会保险档案管理中存在的问题，进一步建立健全社保档案管理制度，使优化和整合档案资源，用网络技术、数据技术管理档案，为民生服务等都有章可循。应加强对社保档案管理人员的法制教育，使其了解法律规定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保档案。
【关键词】“互联网+”；医院；档案管理；特点：问题；对策
1“互联网+”时代医院档案管理特点
1.1便捷化查找档案
在“互联网+”体系下建立档案管理工作流程，主要是借助计算机科学信息技术，将零散的信息进行整合处理，形成电子档案文件，其中涉及医务信息、护理信息、网络信息以及人事信息等[1]。借助数字化档案能在医院各个科室之间建立资源数据共享的管理体系，有效整合并建构搜索引擎，维护档案资料的应用效率。
1.2全面收集档案
在“互联网+”时代，医院档案管理要对各项业务、行政工作中的文件、影像等资料信息进行集中收集。在医院档案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分关键，是提升档案使用价值的根本，能在节约存储空间的基础上，确保信息处理和甄别工作更加有效。需要注意的是，在科学技术不断发展的背景下，医院利用计算机科学信息技术就能对档案进行电子化管理，维护其全面性、流动性以及机密性，也为及时优化信息记录和信息管控效率奠定基础。也就是说，借助电子化信息处理工作能够在节约人力资源成本的同时，确保信息的全面性。
1.3管理服务的多元化
借助“互联网+”模式能有效建立全过程化信息收集机制，在查找档案信息的同时，确保能提高档案工作的服务职能和应用综合价值[2]。应用互联网管理体系构建信息处理平台，确保信息收集、信息归纳以及分类工作的完整性，也为资料存储和档案管控提供保障，有效借助信息网络实现线上线下资源共享管理，为充分提高档案资源价值性奠定了坚实基础。
2“互联网+”时代医院档案管理存在的问题
尽管医院已经认识到“互联网+”医院档案管理工作的重要性，但是在具体执行体系建立的过程中依旧存在一些亟待解决的问题，需要引起相关部门的高度关注[3]。第一，档案管理理念的滞后性。信息技术在不断发展，但是，由于医院内部档案管理工作人员依旧存在观念落后的问题，所以还存在利用传统方式和理念进行档案管理的现象，管理工作没有得到改善，就算是将档案信息收录在电脑中，也仅仅只是更换了数据的存储位置，没有对其进行数据化处理和电子信息库的应用，数据依旧无法发挥其实际价值，也不能对医院档案管理工作的全面优化提供保障。第二，网络设备应用完整度缺失，在医院内应用电子化产品对于网络设备资源有着较高的要求，但是，因为多数医院更加关注医疗业务，往往对档案管理工作较为忽视，就会造成自身管理模式不能完全顺应医院发展的问题出现，网络设备配置不足、存储功能欠缺、分析合理性不足、医院信息档案提取滞后等现象较为明显，使得医院人员管理和档案管控工作效率难以得到有效提升，都会对医院的可持续发展造成制约。第三，管理人员综合素质较低。在医院档案管理部门，多数工作人员的年龄较高，对于新技术和信息处理操作流程的认知度不足，加之自身专业能力和理论水平受到限制，就会出现实践操作较差的问题。“互联网+”视域下医院档案管理专业化人才数量不足，技术水平和操作体系不能满足实际需求，就会导致发展模式落实不到位。另外，因为档案管理工作人员的综合素质较低，创新意识不足，就造成患者档案管理和医生档案管控体系不能发挥其时效性，间接造成了“看病难”“看病贵”等医疗问题[4]。
3“互联网+”时代医院档案管理的路径
3.1优化管理意识
在医院档案管理工作中，档案管理观念滞后是较为关键的问题，需要引起医院管理层的高度关注，管理层要在集中优化医疗服务体系的基础上，对医院自身档案管理工作给予一定的重视，确保能推动医院档案管理创新水平[5]。第一，领导部门要认识到“互联网+”档案管理体系对于医院全面化管理的重要性，从而建立常态化管理监督机制，确保档案管理工作能被纳入到日常工作体系中，一定程度上制定档案管理的常态化运维机制。第二，相关人员要结合医院的实际情况和发展目标制定档案管理规章制度，并且定期开展相应的督查工作，有效在检查中发现问题并解决问题，提高档案管理工作的常态化水平。针对整改流程要进行实时监督和管理，保证监管流程更加贴合医院的发展需求。第三，医院要组织内部档案管理人员参与常规化培训，不仅要提升其档案管理专业知识，也要优化其岗位意识，合理性明确档案管理部门中各个管理人员、科室部门的职责和任务。最重要的是，要确保管理人员能对相关档案法律知识予以了解，利用定期考核和奖惩机制提高其工作积极性，形成良好的管理氛围。第四，在信息化管理工作体系建立的过程中，档案管理体系要将人员培训项目、网络设备购置项目和信息安全防护项目等进行联合管理，建构一体化监督管理体系，维护管控流程的完整性[6]。与此同时，医院内部相关领导也要将其纳入到医院基础性预算体系内，确保能从根本上提升管理工作的节本水平和工作效率，维护管理流程的合理性。
3.2完善网络设施
为了顺应“互联网+”视域下的管理趋势，医院要整合网络设施管控工作流程，积极建立健全统筹性较好的监督机制，确保能依托网络信息技术开展具体的工作，从而有效了解工作的进度和实践要求[7]。一方面，医院要加大管理力度和资金投入力度，确保能建立医院档案数字化管理的专项部门，及时进行设备设施的引进和改善，对一些陈旧的设备予以及时更换，以保证档案数字化管理工作的完整程度贴合实际需求。另一方面，临时领导部门要强化对档案管理工作的重视程度，确保能结合医院实际需求进行网络设施架构体系的处理，落实具体的实施方案，维护设计档案信息管理工作的流程。并且，要聘请或者是培养专业工作人员对网络软件、硬件设施等进行应用性管理和创新性升级改革，从而顺应时展要求，提高医院档案管理工作的基本水平[8]。
3.3优化管理水平
对于医院档案管理项目而言，管理人员的综合素质和管理机制较为关键，也就是说，医院档案管理体系和信息资源结构受到限制，只有及时更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，医院要在“互联网+”视域下积极建构资源为本、依法治档的管理准则，确保能向患者和医生提供有价值且具有实时更新优势的档案，维护医疗服务需求[9]。在医院档案中，档案资源和信息资源较多，要建立健全互联网+档案的管控平台，确保管理流程和管理效果能满足实际需求，也为信息档案共享体系和远程体系维护提供保障，为提高服务工作的实时性和便捷化程度奠定基础[10]。医院档案管理工作要将提高服务水平作为管理根本，借助信息系统技术建设医院档案控制平台体系，为患者设置专门的档案“身份证”，一定程度上将信息化记录和常规化健康管理结合在一起，保证就医诊断单元、体检过程以及转诊等基础信息都能得到及时的收录和处理，维护“互联网+”时代医院档案管理的整体效果[11]。例如，在“互联网+”医院档案管理控制工作中，从架构体系层面对其进行分析，要将患者电子健康档案作为基础，一方面整合医院科室信息，另一方面对信息进行收集和整理，从而形成健康体检信息、电子病历信息、妇保信息、计划免疫信息以及药品管理信息等模块，从而保证电子档案的完整性，也为后续提供良好的医疗服务奠定基础。若是从档案实际操作的层面进行分析，则要借助计算机技术对患者信息、医生信息等进行档案平台的监督和处理，对医疗记录予以有效管理，确保能解决看病难的问题[12-13]。
摘要：评价建筑工程的总体质量时，不可仅仅关注工程实际的性能和相关硬件条件，还要看有关的工程档案是否真实、准确和完整。本文立足于目前我国工程档案管理中的现状分析，并基于笔者多年从事园林项目工程档案管理经验，提出了有积极意义的工程档案管理新模式。
关键词：工程档案管理 项目管理 现状分析 对策
一、传统工程档案管理模式的特点
（一）重视保管工作，忽视档案的重要价值，园林知识薄弱。档案的管理人员主要以工程文件、实体档案保管为重点，且具有较强的封闭性，无法发挥档案管理对工程项目监管的重要价值，也没有体现利用工程文件和档案为工程项目建设提供有效的服务的理念。有些园林档案管理者对园林知识缺乏认识，只是凭借一些常规的理解去收集资料和档案，一直以来收集的档案不齐全，更谈不上完整和系统。所收集的绿化工程档案不能真实、全面、客观地反映园林绿化建设种植的主要活动过程，直接影响了绿化工程档案的整体质量和价值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。档案管理工作在单位管理运行中处于“鸡肋”的地位，档案管理人员往往身兼数职，缺乏工作积极性。在文件的收集方面，档案管理人员一般不会提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同时，大多企事业有关部门“各自为政”，这就造成文件收集的不完整和档案信息的极为分散，利用也极其不便。
（三）单方面追求经济效益而忽视档案管理。目前，工程项目管理相关部门忽视工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事业单位通常将经济效益放在日常工作的首位，但是，这种倾向使企、事业单位忽视了对工程文件和档案的全面管理，不利于企、事业单位的健康有序发展。
二、基于项目管理的工程档案管理模式的特色
园林绿化档案作为园林绿化科技，生产活动的记录，是在各项城市园林工作中所形成的的档案与其他档案相比，具有较强的专业性。一般会运用基于项目管理的工程档案管理模式。其是指在有限的时间和资源条件下，以项目管理的理念和原则为理论指导，将工程文件、档案管理和工程项目建设的程序和流程进行有机地结合起来，运用相关管理技术、方法使工程文件、档案管理与工程项目管理之间相互推动。这主要包括以下三个方面：
（一）高效完成工程文件和档案的管理职责。基于项目管理的工程档案管理模式是一种高效的行动，也正是园林绿化工程文件、档案和工程建设的基本要求。园林档案管理人员应在一项工程开展之前就要了解工程文件和工程档案的全部信息，并进行及时地汇总和归档。这项工作可以顺利地保证工程文件和工程档案的完整性，有助于有效完成工程文件、档案的收集和归档等工作，并为下一步工作做好铺垫。
（二）规范完成工程项目建设活动流程及各项业务。绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。所以园林工程档案人员要充当工程建设活动的“监察员”。工程文件和档案管理人员能够利用工程文件和档案的流程来控制工程项目的有效运行。这是因为工程文件和档案的各项工作要经过档案管理人员的审阅和批准，而工程文件的生成、流转和利用分别指导着工程项目建设过程中不同工作环节的具体工作的施行。当一项工程建设的基本工作结束后，工程文件和档案管理人员应及时督促相关工作人员提交合格的工程文件的信息和数据，若文件未及时整合，整个工程建设是无法进入下一个阶段的。
（三）为档案管理工作及工程项目建设出谋划策，提供多项渠道。园林绿化档案的载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案，还有一些实物，奖杯，图片，光盘之类的需要存档的资料，这给档案管理增加了难度，这需要园林档案管理人员创新自己的工作方式和为本工作出谋策划，提高本职工作以及工程项目建设的效率。这种特性是工程文件和工程档案最大价值的体现，也是档案管理工作的最终目标。在“基于项目管理的工程档案管理模式”下，工程文件和工程档案管理人员应进一步挖掘工程文件和档案内在价值，并将相关工程文件在适宜的时间提供给需要的单位或个人，以实现有效地配置和优化工程文件和工程档案信息资源。
三、构建基于项目管理的工程档案管理模式的对策
（一）建立标准的工程档案
有效进行和开展工程档案管理工作，必须建立标准的工程档案。其一，在填写相关工程档案时，档案管理人员应依照标准化的内容进行填写，明确提交工程文件方的责任，保证工程档案中的信息和数据的完整性和真实度；其二，改革工程档案的管理制度。项目管理建设时，是一项复杂而庞大的工程。必须制定有效的管理制度，日常规范工程档案管理工作，不断促进工程档案管理的标准化进程。
（二）建立项目管理的组织文化
1、明确工作目标。为确保工程档案管理工作能够顺利开展，档案管理工作人员首先应全面分析工程档案的意义和作用，并明确制定管理的目标和方向，然后分工协作来完成档案管理工作的任务，通过管理人员工作上的沟通与交流，有利于创造良好的工作氛围，有助于不断创新管理方式，进而提高档案管理工作的效率。
2、 建立健全相关奖励机制，提高管理人员的专业知识。相关企业和部门应建立奖励机制，以提升管理人员的工作热情，使他们能够更加重视档案工作的重要性，最大程度刺激管理人员发挥他们的创造力，优化管理方式和工作流程。而且要加强对档案管理人员专业知识的培养，特别是对园林、绿化方面的知识，促使从事档案管理的工作者能够清楚的了解本行业的相关运作流程，更利于做好本职工作
3、增强责任意识，构建和谐的企业文化。档案管理工作不仅是档案部门的工作，也是全体工作人员都应该参与的工作，增强部门之间沟通与交流，增强他们对档案管理工作的责任意识，有利于不断完善档案管理部门的工作，为工程建设的开展提出有效地建议。总之，项目管理是一项任重而道远地系统工程，必须从易到难、有顺序地开展。
参考文献：
一、当前企业会计档案管理工作的现状
1.会计档案管理工作形式不断丰富。随着电算化环境下会计档案管理工作的不断深入，档案管理工作的形式持续丰富，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理人员结构发生变化。财务部门不仅仅是由专业财务、会计人员组成，还需要了解一定财务知识的程序开发员、系统操作员、系统维护员和系统管理员等共同完成企业会计档案管理工作。第二，会计档案管理的业务处理范围变大。电算化会计档案除了保存会计凭证、会计账簿和会计报表等主要资料外，还需要设计计算机系统可以识别的各种代码、程序文件和数据结构文件等，例如用户使用手册、操作规范、科目代码、计算公式等内容。这些项目虽然不是传统会计核算体系的一部分，但它们是电算化会计档案管理必不可少的前提条件，是对电算化会计系统进行维护、排除故障、降低风险的基础，是新环境下会计档案管理的新范畴。2.会计档案管理人员职能不断变化。会计档案管理人员之间的授权批准控制是内部控制的重要组成部分。在传统会计档案管理中，每一项经济业务的发生和确认、计量、记录、报告的各个环节都需要经过具有相应权限管理人员的审核和签章，不得越权审批。在会计电算化的环境下，档案管理人员的职能划分出现了巨大变化。由于电算化功能的高度集中，导致在以会计电算化系统为主的业务处理中管理人员职能集中，尤其是一些会计人员的职能由会计核算向会计管理转变，某些会计人员既负责数据资料的输入，又负责数据资料的输出和报送，一人兼任多职，架空了授权审批程序。因此，需要加强企业内部控制，控制档案管理人员对数据资料的输入输出管理，强化管理人员职责分离和授权审批的流程，降低因电子档案易于复制、修改和删除等不安全因素对会计档案的可靠性造成的威胁和舞弊风险。3.会计档案管理的法规制度尚不完善。《档案法》是档案工作的基本法律，对企业档案管理工作制定了明确的法律规定。《会计法》也对会计档案管理做出规定“：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案并妥善保管。其中会计档案的保管期限和销毁办法由国务院财政部门制定。”同时，由国家档案局和财政部联合的《会计档案管理办法》也指出：“会计档案管理工作的指导、监督和检查由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责。”然而，这些规定被一些企业错误地理解为档案管理工作由企业会计部门负责人分管而非档案管理负责人分管，从而削弱了企业内部档案部门的职责，难以真正起到指导、监督、检查会计人员的工作，使得单位内部建立的会计档案工作的规章制度流于形式，在实际工作中经常发生企业会计档案不正当地被失窃、损毁，甚至在发生法律纠纷时，会计档案被当事企业双方抢夺、销毁。因此，在以法治为特征的市场经济条件下，会计档案管理法律法规的不完善不健全难以保证企业和社会的健康有序发展。
二、《企业内部控制基本规范》对加强会计档案管理工作的影响
1.推进企业会计电算化与档案管理工作的融合。《企业内部控制基本规范》第四十一条指出“：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。”电算化会计档案主要包括储存在计算机硬盘中的会计资料，以光盘或其他磁性介质存储的会计资料，这些会计资料一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表等一系列数据。电算化会计档案的管理工作是每个单位的一项重要工作，是形成企业会计信息系统的基础。截至2011年，全国已有80%的单位实现电算化会计档案的要求，加强电算化会计档案的管理成为每个单位面临的重要挑战。企业在建设信息化电子档案过程中，要加强对信息数据资料的整理、筛选和编辑能力，从而高效地利用会计信息。同时，在实现纸质档案及时、规范、完整归档的基础上，进一步建立健全电子档案的逻辑归档和物理归档的制度和措施，确保企业不同版本电算化系统的兼容，从而确保档案信息的可识、可读、可用，实现纸质档案和电子档案的完整和一致，最终实现企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的不断融合，实现信息技术在企业管理中应用广度与深度不断推进。2.健全企业电子会计档案管理的内部控制流程。《企业内部控制基本规范》第七条指出“：企业应当运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。”会计凭证、会计账簿和会计报表，可以了解企业经济活动的来龙去脉，反映企业对财经法规的遵守情况。第一，制定规范的归档流程。计算机系统开发程序、数据结构程序、相关代码等资料都应视为电算化会计档案的一部分予以保存；计算机中的会计资料在未打印成纸质文档前应妥善保管，不得随意损毁。第二，制度规范的保管流程。按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，根据不同需求，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。电子档案保存方式为只读，并作备份分别存储。对光盘、磁盘等载体进行编号，由专人保管，存储于防尘、防热、防磁、防潮、防火环境中，进行定期检查，确保档案可用性。使用光盘、磁带、磁盘、胶片等介质保存会计档案的还需报财政部、国家档案局备案。第三，制定规范的备份流程。在电子信息化环境下，档案管理人员应定期将数据资料备份到多种介质上，并对备份时间、人员和载体进行详细记录和定期检查，防止信息丢失。3.加强会计档案管理工作中的授权审批制度。《企业内部控制基本规范》第三十条指出“：授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。企业应当编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权。常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权。企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。”企业会计档案管理的各项内容要规定不同的权限，普通数据资料可实现大范围共享，涉及企业机密的数据资料需要一定权限才可查阅。针对电子会计档案易于被修改、破坏且不会留下痕迹的特点，应从计算机程序角度出发，加强数据的输入、输出控制，设置密码口令和恢复机制，加强操作记录的控制功能；同时，实行不相容职位相分离，不同岗位赋予不同权限，防止越权操作，例如设置主管、系统程序员、系统维护员等岗位，完善不同岗位间的授权审批制度。4.完善会计档案管理的法律法规建设。《企业内部控制基本规范》第三十一条指出“：会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。”企业档案管理人员要与财务负责人沟通交流，认真完成会计档案指导、监督和检查工作，对非法隐匿、损毁的会计档案和档案信息失真、虚假披露现象开展检查，对会计档案信息加强管理并进行会计工作评估。一方面，需要进一步强调《档案法》的权威性，明确不同门类档案管理工作的法律责任，另一方面，在《会计法》等具体法规中涉及会计档案管理工作的具体规章制度要与《档案法》实现统一。因此，需要根据我国的国情，根据不断发展变化的社会经济，对相关规章制度进行修订和完善，使会计档案管理法律法规真正成为具有可操作性、指导性和约束力的条文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 许志平 单位：邯郸职业技术学院
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