时间：2023-09-10 15:10:53
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案数字化管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：数字化档案 存储设备 档案管理 计算机 载体
认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。
一、数字化档案管理概述
根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、 合法基础上进行， 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。
在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：
（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认，以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段，加强管理人员的安全意识和操作规范，确保网络系统和档案数据的安全。另外，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的数字化载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在数字化档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保数字化档案的安全可靠，使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
二、数字化档案管理的特点
数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时 反馈的网络化高效工作模式。
数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。
数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。
这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合并反嘎巴档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。
档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。
数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。
一、房产档案数字化管理的内容
1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。
2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。
3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。
4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。
5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
一、实现数字化档案管理的利与弊
实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。
但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。
二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理
目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。
三、电子文件的鉴定
归档前要对电子文件进行鉴定。这一工作主要是鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。
其中自动鉴定的方法是制定电子文件保管期限表。它是电子文件鉴定的依据性文件。在电子文件管理系统设计的调查阶段就着手制定保管期限表。电子文件保管期限表是自动鉴定功能能否实现的重要因素，通过系统自动运用保管期限表，鉴定时完全可以不必审阅全部文件，因而也就避免了为挑选少量文件长久保存而必须审阅全部文件的低效率现象。为提高电子文件保管期限表的实际应用效率，保管期限表的制定工作应纳入电子文件系统的设计阶段。文件一旦生成，系统将文件与保管期限表的条款对照判断，确认文件是否能进人正常的处理流程。参考本单位实际情况，将电子文件保管期限表做的更具体，保管期限划分可以更小一些，还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户进行处置。
四、电子文件的著录
完整的电子文件著录工作可分为归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。其中文件级以及案卷级著录一般由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档，即归档光盘中存放着相应的“著录文件”。要实现这一点，就必须在文件形成之前将著录信息的形成和收集纳入考虑范围，从而实现“前端控制”。从设计的开始阶段，设计人员先完成由档案部门设计的著录单，然后进入设计系统界面开始设计工作。为了保证此项工作的标准化，档案室可以根据需要将著录项目编成统一的表格软件，发给对方。以便于两个部门的合作与衔接。案卷级以上的著录由档案室完成。要将机构所有文件纳入考虑范围，再在全宗内根据文件之间的有机联系划分类别。
五、电子文件的维护
电子文件的数字化形态加大了日常维护的难度。例如：电子文件对系统有很高的依赖性，因此不但要保存好电子文件载体，还要保存完整的读取环境，这无疑会增大管理成本。电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体。因此，在电子文件的管理过程中要保护好其载体。控制好环境的温湿度，做好防尘、防磁、防震工作。避免紫外线和有害气体的影响。在日常管理中，软盘和磁盘都应垂直放置。对电子文件信息的保护也是保管电子文件的重要环节。对重要的程序和数据要进行备份。尽量选择容量大、寿命长的备份介质进行定期备份，并指定专门人员完成备份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；定期进行病毒的检测和清除；制定严格的管理制度，明确管理员职责和权限。
六、电子文件的安全问题
采用杀毒软件控制网络上病毒的传播，树立“预防为主，防治结合”的观念。不要寄望于恢复手段。对不需要再写入或修改的软盘加以写保护。
综上所诉，我们既要接受数字档案馆这一必然的发展趋势，也要根据本单位的实际需要为它的发展道路做一个正确的定位。使数字化管理更好地为公司服务。
参考文献：
1 房地产档案转型不动产档案数字化管理的意义
房地产档案转型不动产档案数字化，就是通过一些信息技术手段，比如计算机、扫描设备、数据库技术以及多媒体储存技术等具有鲜明的信息化特征的先进、科学、发达的技术，有效实现将各类不动产档案转化为明确的数字信息，并且讲这些信息储存在数据库里，借助网络将全国的不动产档案信息统合起来，并且通过计算机、大数据挖掘等技术进行统一管理，目标就是要建立一个系统、前面、科学、完备、安全的不动产信息数据库，供社会各界人士在国家机关的允许之下使用。这种方式极大方便了房产档案的集中管理与高效传输，在很大程度上实现了数字资源在全社会的共享。
2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性
在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。
3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略
3.1 加强不动产档案数字化管理的认知
近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。
3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平
应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。
数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工?N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。
3.3 其他措施
实现不动产档案数字化管理的目的在于科学、系统得管理房产档案，方便数字档案的调用、查阅以及相关部门与房地产企业及其他单位合法研究，为此就要保证档案的完整、权威、科学与便利，为国家以及企业管理者制定决策提供科学的参考依据。如果档案管理过程因为管理不善，导致档案内容缺少、信息记录不完整、不规范，这一定会导致档案信息的全面性、真实性和适用性大打折扣，进而失去了数字化不动产档案的存在意义。想要快速有效实现不动产档案的数字化管理，必须要不断提高数字化管理不动产档案的工作能力与工作效率，相关机构与单位应当从思想入手，深化人员不动产档案的数字化管理重要性的认识，让员工充分认识到不动产档案的数字化管理对于我国房地产业发展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理过程中，不断加大人力与经费的投入，以最快速度消除不动产档案的数字化管理工作存在的弊端，推动相关工作向着更好、更快、更完备的方向发展，促进档案管理现代化建设。
（一）档案管理方法更加先进
档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。
（二）档案管理目的更加多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
二、档案数字化管理中容易产生的问题
档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免
在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。
（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题
档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。
三、完善档案数字化管理的方法
（一）提高档案管理工作人员的职业能力
要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。
（二）完善档案安全维护体系
应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。
（三）制定标准化档案管理工作规则
目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。
四、结语
[关键词]声像档案；数字化管理
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0212-01
1、声像档案存在的问题
目前仍存在档案信息化程度不高、信息混乱、查询不易等现象。对于声像档案管理方面的功能有待提高，加强规范，这样一来必须面临着需要解决三个问题：第一：档案管理者的个人电脑及光盘的保存是主要介质，但这个并不能满足于当今建设项目的需求，也不可能作为长久的保存及利用；第二：进行人工查询的数据照片和多媒体资料的模式费时间，并且随着声像资料的不断增多，查询难度越来越大；第三：声像档案资料数字化时没有统一的标准，导致音质参差不齐、编码模式陈旧，随时面临淘汰的风险，对声像档案安全性没有保证。因此，实现声像档案管理信息化，解决以上种种问题，整合内外信息资源，形成立体强大的信息平台，缓解各种传媒手段给传统电视媒体带来的种种压力从而进一步提高工作效率，发挥声像档案的特殊作用。
2、涉及的方面
声像档案信息化需设计和实现一个功能相对完善的声像档案管理系统，对声像档案信息及其有关联的信息进行管理。
2.1声像档案信息化需要考虑的因素
①标准化需求：以系统建设为契机，规范声像档案管理规范及著录规范； ②统一管理需求：档案信息与声像数字内容的统一管理； ③兼顾各种档案来源需求：多途径收集和专业数字内容采集： ④安全保存需求：声像资源安全长期归档保存； ⑤查询共享需求：资源高效查找与再利用。
2.2声像档案信息化应遵循的原则
①系统性原则：声像档案实现信息化管理时，必须从系统的角度出发，综合分析各要素之间的关系，特别是要考虑与传统档案管理处理好系统关系。②标准性原则：信息化设计必须按照统一的标准进行，包括统一标准的基础平台和数据交换格式，并尽量与国际标准兼容。③先进性原则：所有组成要素均应充分地考虑其技术的先进性。④安全性原则：安全可靠性是信息化要遵循的重要标准之一。⑤实用性原则：声像档案实现信息化管理是一个循序渐进、不断扩充、不断完善的过程。
2.3业务流程梳理
对于声像档案来说，核心的业务过程可以包括三个环节：一是声像档案入库：将声像档案采集导入到系统，档案著录编目审核、资料生命周期管理流程。二是档案存储管理：后台流程自动按照设定需求转换浏览码率，同时按照策略进行自动归档。三是声像档案出库：按档案管理规范资料申请审批下载输出的流程。
2.4系统构架
根据声像档案管理需求特点，信息化主要功能架构设计：一是档案业务层：包括声像档案整介收集、科学管理、开发利用三个核心管理模块；二是声像资料管理平台层：声像资料管理平台主要实现声像档案管理中间件层，实现声像资料通用管理；三是系统管理中心：主要是系统管理功能，包括系统配置、管理、监控等功能。
2.5数据构架
声像档案数字资源包含数据与内容两部分，数据通常是指由传统数据库管理系统处理的对象，内容可以是纸上的文件、报告，可以是照片，传真件、信件、视频和音频等数字化后形成的电子文件。应该说内容属于数据，但和传统意义上的数据又有很大的不同。内容的范围则宽广得多。根据调研，目前各企业单位每天产生的信息中有85%左右是非结构化的，内容管理解决的就是这些信息的管理问题，进行半结构化或非结构化信息的采集、管理、利用、传递和存储，并能够把它集成到结构化数据的信息系统中。
对于声像部分核心数据建议采用的数据规格可以是： ①纸质档案数字化。扫描方式：主要采用黑自（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。扫描分辨率：分辨率不低于150dpi。增减的程度以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。文件存储格式：T IFF；②照片档案数字化。扫描方式照片可选择彩色或灰度两种方式扫描，必须保留彩色时才采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描。③底片数字化参数。④缩微胶片数字化。转换方式：使用缩微胶片转换仪器讲行缩微胶片的数字化工作。缩微胶片的构成方式采用“高对比”，保存方式采用“黑白”方式。转换分辨率：对于一般缩微胶片，转换分辨率采用200dpi；对于16mm胶片其分辨率不低于200dpi； 35m m胶片其分辨率不低于600dpi。文件存储格式：转换的图像有为T IFF格式。对象选择：转换应尽量采用母片来进行 。⑤音频档案数字化、采样频率： 音频档案数字化洗用44.1kH作为声音采样标准。DVD中的声音选用48kH z。文件有储格式：：W A V或MP3。⑥视频档案数字化。文件存储格式：影像档案数字化选用M PEG2或者H 264格式作为影像存储标准。如采用MPEG2格式，建议其标清码流大于12Mbit/s，高清码率大于50Mbt/s。⑦图纸档案数字化。扫描方式：图纸档案采用黑白或灰度扫描方式，必须保留彩色时采用彩色方式扫描。
2.6资源搜索和查找
档案管理面临的主要挑战之一是如何从大量档案中获得更多的价值。针对声像档案用户需求，信息化应具备强大的检索引擎，能提供全文搜索、检索筛选、高级搜索、当前位置搜索、分类搜索、标签组搜索等功能，保证用户在庞大的声像档案库库中能够方便、快捷地找到属于自己的声像档案。
2.7在线查看与使用
方便用户浏览及快速定位声像档案，提供多种模式列表、浏览模式。不仅是能够让用户把声像档案存进去管理起来，还更重要的是要让用户快捷方便的使用档案。
2.8安全性考虑
监控有助于管理人员检测系统问题，快速定位故障；统计报告功能，使管理员能够迅速产生对资源和系统使用情况的报告，如资源存储量统计、下载数据统计和用户审计跟踪。通过实现声像档案信息化，不仅解决原来声像档案管理混乱和空白声像档案与节目成品带不容易分清楚的问题，而且改善声像档案资料利用率低、很多早年的资料无法使用的局面；杜绝声像档案资源的浪费、大大提高工作效率；实现信息共享和调用，省去了借阅人员、档案管理人员必须到档案库房查看的时间，从而节省了大量的人力、物力和财力，使管理更加现代化、工作更加人性化。
3、结束语
声像档案的数字化处理，让声像档案得到更好的保存外，提供利用也非常便利。流媒体技术的应用将极大推动了声像档案信息化的建设，声像档案通过数字化，企业调用或查询时非常便捷，只需要几十秒甚至几秒钟便可以实现查询调取，极大促进了企业的经济效益。
参考文献
一、高校档案管理现状
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、档案数字化管理的特点
过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。
三、电子档案使用的途径
电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：
（一）提供拷贝
在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。
（二）通信传输
通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。
（三）直接利用
所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。
四、档案数字化管理的重要作用
档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。
五、如何规范档案数字化管理
在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全
要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。
（二）规范操作，减少损失
以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。
（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
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