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绪论:在寻找写作灵感吗?爱发表网为您精选了8篇项目建设基本流程,愿这些内容能够启迪您的思维,激发您的创作热情,欢迎您的阅读与分享!
一、国有基本建设项目核算流程
(一)国有基本建设项目的建设流程
国有基本建设项目的建设流程一般先由建设单位编制项目建议书上报国家有关机关,取得立项批复后编制可行性研究报告并上报。一般情况下,建设单位需取得上级机关对可行性研究报告的批复后才可开始项目建设。在项目建设过程中,建设单位再编制项目初步设计方案,对可行性研究报告中的建设内容进一步细化和落实。在项目建设接近尾声时,建设单位还要根据项目建设情况编制调整报告,对项目可行性研究报告和初步设计中预留的不可预见费进行调整,项目竣工验收最终以国家有关机关对调整报告批复的建设内容为依据。在申请项目最终竣工验收前,国有建设单位应在项目竣工时先提交竣工决算审计申请,由国家有关机关组织对项目进行竣工决算审计;审计同时可提交项目档案验收申请,对项目档案归档情况单独进行验收。在取得国家有关机关对项目的竣工决算审核意见和档案验收意见后,国有建设单位即可提交项目总结报告和竣工验收申请。由于国有基本建设项目的建设内容具有确定性的特点,项目核算的主要依据是国家有关机关对项目各阶段批复的概算及具体实施内容。
(二)国有基本建设项目核算流程
1.根据批准的基本建设投资建账立项核算。一般情况下,项目建设单位应在取得项目可行性研究报告批复后才可开工建设,立项核算。
2.确定资金来源,筹措资金。资金来源一般分国拨资金、自筹资金、借款等。
3.按照《国有建设单位会计制度》的要求设置会计科目,进行会计核算,按照批复的建设内容将项目收支归集计入相应科目。国有建设单位会计科目包括资金占用类和资金来源类两类科目,其中资金占用类科目核算项目支出及项目形成的资产和往来,资金来源类科目核算项目资金投入和负债。各科目使用说明详见《国有建设单位会计制度》。
4.根据建设单位与施工单位签订的施工合同结合项目进度进行拨付款控制。
5.根据签订的订货合同预付设备、材料采购款,设备安装调试完成、材料采购入库后办理开票报销手续。
6.根据审核后的工程决算书与施工单位进行工程决算,抵扣备料款、工程预付款、项目建设单位代垫的水电费、工程配套费等。
7.项目竣工时办理竣工财务决算,提交有关单位进行竣工财务决算审计。项目竣工财务决算报告主要包括两部分:项目竣工财务决算报表和竣工财务决算说明书。
8.竣工财务决算审计完成后,根据审计报告审定数字将建筑安装工程投资、设备投资、待摊投资、其他投资结转交付使用资产。
9.取得上级单位的竣工验收批复后,按照批复办理交付使用手续,核销基建账。
二、国有基本建设项目核算关注重点
(一)对每个国有基本建设项目应单独建账、单独核算,有专人管理。
(二)对项目建设资金,尤其是国拨资金,应专户存储、专款专用。在国家对国有建设项目进行支付制度改革后,财政部根据项目建设单位的用款申请按月划转国有建设资金用款额度至单位零余额账户,项目建设单位在用款额度内支出,如用款额度不足,项目建设单位可先行垫付,待国拨用款额度拨付时,办理资金归垫手续。除归垫资金外,零余额账户资金一般不允许直接转入项目建设单位其他账户。自筹资金到位目前以实际支出确认,不需要再先行全额转入基建专户。
(三)项目支出应定期与批复的总概算表和明细表进行对比,以便于及时发现执行差异和问题。应按照批复的概算表及明细表及时登记相关支出台账,以便于项目管理人员及时了解项目执行情况。
(四)财务控制与工程建设控制应有机结合。财务人员在项目可行性研究阶段即参与,并充分了解工程建设项目投资组成,熟知各投资科目的分类。国有建设单位应通过制度、文件明确财务控制和工程建设控制各自的职权和责任,从根本上改变财务在工程建设过程中被动付款的情况。
关键词:小型基建项目;十统一;流程化管理
一、背景
国家电网公司在2013年-2014年先后4次对清理规范小型基建项目建设进行专题部署,要求小型基建项目建设必须依法合规。可见小型基建项目建设受监管力度加大,同时电力公司小型基建项目建设受社会公众和新闻媒体关注度高,安全、质量、舆情等风险加重,且不容忽视。因此,加强小型基建项目管理机制建设,是推动公司依法治企,防范企业经营风险的必然要求。
加强小型基建项目管理机制建设,是响应中央政策,适应“两办”对小型基建项目建设依法合规的需要;是依法治企,落实国网公司小型基建项目管理规范化、专业化、标准化、精细化要求的需要;是防控公司部分单位小型基建项目建设风险,加强小型基建项目流程管控,健全管理机制的需要。
二、管理机制探讨
依据国家电网公司法治企业建设“全员守法、全面覆盖、全程管控”的总体要求,结合小型基建项目管理特点,以小型基建项目管理“十统一”为基础,引入流程化模块管理理念,构建小型基建项目流程化模块管理机制,加强对小型基建项目主要模块和关键节点的全过程管理,促进工程项目精益化管理水平整体提升,确保小型基建项目依法合规,努力实现工程管理效率、效益最大化的目标。
(一)积极落实“十统一”,推进项目管理统一规范运行。在对公司小型基建项目清理核查和整改规范的基础上,以解决问题为导向,以小型基建项目“十统一”管理为目标,着力夯实基础,全面加强小型基建项目集约管理。
(1)统一管理制度。废止公司及所属单位2013年度之前自行编制的小型基建项目管理有关制度、办法,统一执行《国家电网公司小型基建项目管理办法》等一批通用制度。严格依据制度相关要求开展小型基建项目建设各阶段工作,制度要求执行的事项坚决执行,制度暂未明确规定但又确需开展的事项,要求须逐级履行审批程序后方可实施,杜绝方法变通和“球”现象发生。
(2)统一建设标准。废止公司2011年度编制的小型基建项目建设标准,统一执行《国家电网公司小型基建项目建设标准》,对公司调度控制、运行检修、营销服务、物资仓储、乡镇供电所等类别用房的建筑标准、造价标准实施统一管理。
(3)统一业务流程。遵循小型基建项目建设基本规律,结合公司内外部关于小型基建项目建设管理要求,对小型基建项目规划、计划、立项等业务流程进行统一规定,明确全过程、各阶段及其关键节点的业务流程。
(4)统一评估审查。完善小型基建项目规划报告、项目建议书、可研、初设等评审标准,对同一类小型基建项目统一评审标准。
(5)统一变更审批。禁止工程建设随意变更。确因客观原因或不可抗力因素导致无法按原设计方案实施的,根据变更事项内容,由对应的项目建设相关方提出变更申请,监理组织开展变更初审,业主项目部将监理初步审核意见报送至项目建设单位审核,项目建设单位依据变更内容和变更规模确定是否向上一级单位报送变更申请。
(6)统一监督检查。在公司内部遴选一批小型基建项目管理专家,成立小型基建项目管理专家团队,负责对公司小型基建项目各阶段工作进行指导、监督和检查。
(7)统一里程碑计划。公司年度综合计划下达后,专题召开年度小型基建项目建设进度编制讨论会,听取项目单位项目建设进度安排意见,统一项目进度标准,细化项目建设里程碑。
(8)统一应用基础数据管理平台。依托后勤管理信息系统,统一建设并深化应用小型基建项目管理信息平台,实现对项目建设管理工作全流程控制、全信息收集、全风险研判,为实施项目科学管理提供辅助决策。
(9)统一考核评价。将小型基建项目建设纳入公司同业对标评价、企业负责人业绩考核和项目建设专题通报,考核评价范围涵盖项目计划、预算、招投标、许可手续、安全、质量、进度、隐患整改、工程变更、“三超”、竣工验收、审计结算、决算转资、档案资料归档、权证办理等。
(10)统一业务培训。公司按年度统一组织小型基建项目管理业务培训。以举办培训班集中培训为主,邀请有关专家和管理人员,就公司小型基建项目建设有关国家法律法规、行业规定、地方政策和国家电网公司制度标准等进行讲解。
(二)以流程为导向,实行项目模块化分解。小型基建项目建设是一项系统工程,涉及较多的专业领域,具有复杂性和多变性的特点,按照项目建设阶段、专业类别和作业内容,对项目建设过程进行模块化分解,并按照某种特定方式建立逻辑关联,以便加强对项目建设全过程有序管理,提高项目管理的针对性和项目管理效率。
(三)细化项目模块内容,厘清项目建设流程。小型基建项目作为建筑类项目,从需求提出到建成投运,国家法律法规、行业规定、国网公司制度要求和施工工艺、标准等,均对其建设过程相关模块工作开展先后顺序进行了规定和约束,如果违背,轻则违规,重则违法。因此,固化小型基建项目4个模块顺序及其所含子模块工作开展先后顺序,对保证项目建设依法合规和质量进度管控等都尤为重要。
(四)加强流程节点管控,确保项目建设有序推进。小型基建项目规范有序建设,即要求有关模块严格按照先后顺序推进实施,同时也明确了对应完成时限,以确保项目按期建成投运。
(五)建立流程管控的保障机制,加强过程监督力度。基于模块化管理,建立二维责任体系。基于信息平台,实施项目流程管理的在线监督。通过分模块核查手续,确保项目依法合规。通过固化管控程序,建立流程管理的长效机制。
三、建设成效
摘 要 在建设期间会发生大量的工程建设行为,而在现实工作中往往这一阶段成为企业内部控制管理的薄弱环节。内控制制度体系建设对于投资大、周期长、工艺流程复杂的项目投资而言尤为重要和迫切,如何解决项目建设进度、质量等与内控制度体系合规性要求,规避建设风险,本文从项目建设的特点、项目建设与内控制度体系不同步的表现,提出了围绕项目业务发展,从顶层设计同步建立健全项目建设期内控体系建设的几点看法。
关键词 项目建设 内控制度体系 顶层设计 业务权限手册
一、项目建设的特点
(一)项目前期时间长、前期费用大
本文项目是指按政府核准的投资项目目录需要由国务院投资主管部门核准的项目。从项目筹备、立项、取得“路条”、最后被核准需要较长的时间,短则二、三年长则六、七年,或者项目没有被核准取消了。项目核准需要各种需要独立、具备资质的第三方出具相应合格的报告,如环境评价报告、可行性研究报告、项目建设选址意见书、资金落实情况等,出具相关报告需要前期投入大量的人力和财力。
(二)项目建设周期长、投资金额大
项目建设工艺流程复杂、设计施工要求高,往往建设周期比较长、投资规模大。由于建设项目一般规模大、技术复杂、涉及多个专业,投资额大,这就要求项目建设只能成功,不能失败,否则将造成严重后果。
(三)项目建设意义重大、涉及面广
项目投资建设一般具有较大的经济利益或战略目标,同时受到各级政府的机关部门的监管,对社会经济、环境发展、税收缴纳、解决就业等各个方面有较大的影响,同时也对企业自身商誉和整体发展具有非常大的影响。
(四)具有一次性和单向性
表现为投资建设地点一次性固定,建成后不可移动。项目投资额大、影响大、涉及面广,一旦开工后就朝着目标单向进行,不可逆转,不能重头再来。工程项目建设一旦开工建设并完成,不可能重新施工设计、改变用途。
(五)组织机构不太健全
项目建设从筹建期到建设期,需要一个较长的过程,在前期可能机构单一、人员少、业务量小,一旦项目被国家机关主管部门核准,项目建设需要健全的组织机构和大量专业性人才。
二、项目建设与内控制度体系建设不同步的表现
(一)项目业务发展先于内控制度建设
在项目建设阶段,可能受进度计划、上下游产业链统筹、各级部门对重大项目的要求等各种原因需要加快进度安排,在实际项目业务发展建设过程中,按照有利于加快项目建设、简化各种手续开展业务,事后再建立内控制度加以规范,或者只是在某个节点上凭以往经验开展项目建设最终也没有形成一种制度。内控制度建设落后于项目业务发展,有人认为建设期在某些环节上建立内控制度是对项目业务发展的阻碍,在本来项目建设工期紧张的情况下复杂、拖延项目建设。
(二)重项目建设轻内控制度建设
在项目建设阶段,以如何实现安全施工、高质量完工、如期建成投产为目标,重视项目安全、质量、进度、费用的控制和管理。事事以项目建设为出发点,轻视内控制度体系的健全和完善,没有固定或专业的人员或机构开展内控制度体系化的建立。
(三)各种管理规定相对独立、分散
在项目建设接受不同上级部门或地方政府的监管,建设期也有如《项目管理手册》、《项目执行计划》、《HSE体系》等不同侧重点的管理制度,这些管理制度其实也就是内控制度体系的一部分,只是侧重点不同,分散在不同制度体系中,没有形成一套完整的、全面的内控制度体系。
(四)建设期内控制度体系不全面、不系统
建设期由于组织机构不太健全,人员不可能完全到岗,部门之间职责没有清晰界定,在内控制度体系方面是一个薄弱环节。不同部门根据本部门职责范围在国家法规或上级企业的要求建立了内控制度,但不全面、不系统,最后造成内控制度形式多样、不同制度间冲突或矛盾点多。
(五)项目建设管理与内控制度建立的灵活衔接
企业在建期间往往处于事务繁杂、工程、进度、费用、安全齐抓的情况,各单项工程交叉作业,业务界面很难划分清楚且制度不健全。没有健全有效的内部控制机制,企业内部各职能部门、岗位、人员及各流转环节都缺乏有效的监督和控制,内控很难有效开展。使项目建设在赶进度保质量的情况下能够建立符合相关法规监管的内控制度体系,需要灵活衔接。显然,现在二者的衔接还是不够的。
三、项目建设期建立内控制度体系顶层设计的几点看法
(一)高管层高度重视
从建设期开始顶层设计内控制度体系,应从“顶层开始”。建设期内控制度体系建立和有效实施,需要高管层的高度重视、大力支持和积极配合。在项目建设开始,将高管层关注的重点制度化,规范化并有效的执行下去。首先要建立一套能够推动内控制度体系建设的组织机构,在内控制度建设过程中能自上而下贯彻管理层的意图。2006年财政部下发的《企业内部控制基本规范》的目的在于促进内部控制的统一和规范,引导企业提高认识,建立和健全内控制度体系,从而有利于企业遵守国家法律法规,提高风险防范能力,这为企业建立内部控制制度提供了依据。
(二)围绕项目业务发展建立健全内控制度体系,统筹全局
建立健全企业内控制度,要按照严格、详细、具体的原则,以不同行业、不同业务板块结合企业自身特点和实际情况,制定操作实施细则。由于项目建设期的特点,必须进行深入的按业务板块、项目业务发展周期的调查研究。调查研究是做好内控工作的前提和基础,通过有重点、有目的的专项调研工作,及时总结、提炼和推广内控管理工作中好的经验和做法,研究内控体系发展和完善的工作思路,上下结合,合理有效地制定制度。从项目业务发展为始点,项目业务发展中的关键点为控制点,以项目业务发展需要为内控制度体系建设的需求建立和完善内控制度体系建设,在顶层设计时上下互动,才能有效的解决项目建设期实际业务与内控的矛盾。
(三)建设期内控制度体系建设应具备模板化、周期化特点
建设期具有期间性,经历了筹备期、建设期后到运营期,每个阶段有不同的特点,特别是建设期时间紧、任务重。对项目建设的筹备期和建设而言,能够获得模板化和具有建设周期性的内控制度体系,可以节约大量的人力成本、避免建设期多走弯路,能够资源共享、也有适用于不同的监管需要。在项目建设初期具有模板化的内控制度,对于项目建设具有非常大的指导性和可执行性。特别是国有大型企业,应该以项目业务发展的周期性,建立不同阶段的内控制度体系模板,在大原则相同的情况下允许不同项目有差异化的内控。
(四)建立业务权限手册作为内控制度体系建设的深入落实
2006年6月6日,国资委公布了《中央企业全面风险管理指引》,一时间,风险管理成为央企及地方国企关注的重点,内控体系建设无疑是其中的重要着力点。国有大型企业陆续都建立了一套适合本项目业务发展和特点,又符合国家法规的内控制度体系。内控制度体系一般由基本制度、管理办法和操作细则配套流程图和关键控制点组成,但比较“文字”化,不利于执行者和审计人员查阅。建立业务权限手册,要以项目业务发展全过程为闭环的理念开展内控制度体系建设,项目业务发展为需求引导内控制度建立,解决建设期项目业务发展先于内控制度建设的问题。建立业务权限手册,是在内控制度体系的基础上再一次优化和整合,是真正落实管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息的真正体现。
(五)树立全体员工对内控制度体系的遵从意识,形成一种企业文化
把内控制度建设作为企业文化的基础,结合企业文化建设,加强内部控制制度的宣传和培训力度,是内部控制制度的真正“落地”的保障。不管建设期在项目建设阶段在进度、投资或其他各种关系上多么具有特殊性,都应该自上而下培养全体员工的对内控制度的遵从意识,在日常操作上具有“红线”文化的理念,有制度的按制度办,制度规定不行的就一定不能逾越。建设期内控制度应在全面性、系统性、可执行性和合理性的基础上建立。内控制度体系建立不仅需要管理层参与,更应该全员参与,须由每一位员工自觉地落实到日常工作中去,因此要着力培养全体员工的内控制度遵从意识,特别是管理层,不能出现凌驾于制度之上的任何人。
(六)建立内控制度信息管理及沟通机制
一个良好的内控制度体系应确保企业内每一个员工都能清楚地知道其所拥有的权力和承担的责任,树立每一个员工都应对企业的内部控制负有责任的观念,促使他们团结合作,主动实施并完善企业的内部控制,为企业总体目标的实现认真履行自己的职责。加强信息化管理,建立能够充分的反映内控制度体系建设实施的成效沟通渠道。
(七)建立有效的内控制度体系监督和考评机制
建立行之有效的建设期内控制度体系是内外部监管的需要,也是有效控制项目建设投资成本、正确反映项目建设经济效益的根本保证。对项目建设的各个关键环节进行监督和考评,是克服“两张皮“的强有力手段,是检验内控制度体系是否“行”的重要部分。
四、结语
同步建立和健全建设期内控制度、理顺项目建设与内控制度体系的关系是企业提升管理水平的重要手段。项目建设期,建立和健全内控制度建设应达到顶层设计的效果,在整体关联性和具体可操作性方面规范项目投资建设、投产运营,为竣工审计、验收提供制度保障。
参考文献:
关键词:人力资源管理 系统工程 软件工程
作为企业管理信息化的重要内容,人力资源管理的信息化问题无时无刻不在困扰着企业人力资源管理部门的决策者。众多企业人力资源管理信息化成功的经验和失败的教训无不表明,其成功的关键是能否构建出适合企业特点和需要的人力资源管理系统(Human Resources Management System,简称HRMS)。笔者认为,企业HRMS的建设如果要取得成功,必须从系统工程和软件工程的角度加以研究和实施,其参考步骤如下。
澄清认识,规划为先
HRMS是信息技术与人力资源战略、方法的融合,即信息技术对HRM的渗透而产生的战略与方法再造,因此它绝对不是纯粹的 IT 项目。企业应利用信息技术来推动完善人力资源管理体系,将HRMS规划与其他IS规划一道纳入企业战略目标制定的过程,从企业人力资源战略与信息技术战略全局的高度出发,才能应对企业人力资源管理环境的变化,从而提高HRMS实施的成功率和服务水平,延长系统应用的生命周期。合理的HRMS规划可以参照以下步骤进行:
成立规划领导小组并组织相关培训。HRMS规划领导小组应该由组织的主要决策者之一负责,其成员包括人力资源部门与相关业务部门的业务骨干、人力资源管理专家和系统分析设计人员,通过培训使其了解HRMS相关专业知识并掌握制定HRMS规划方法。
全面收集和整理规划信息。进行HRMS规划时需要使用的信息包括人力资源管理政策信息、劳动力市场信息和现有人力资源结构信息,通过对这些数据和信息的归类和汇总,为HRMS的规划准备好“原材料”。
确定规划性质和期限。HRMS规划需要根据组织规模、管理规范化程度以及产品/劳动需求等基本情况确定规划的年限和具体方法,以明确规划的性质和适用范围,进而合理地选用规划辅助工具或软件。
约束条件分析。对HRMS的目标、开发方法、功能结构及财务状况等逐个进行分析后,根据组织自身的财力、人力及物力等诸资源的现状和限制,将HRMS建设的约束条件一一定义出来,为其目标的制定识别障碍。
明确目标和基本结构。确定HRMS的建设目标,诸如应具备的功能、项目服务范围和项目建设质量等,给出其初步形态和基本框架,为项目的分析和设计指明方向。
拟定开发方案。选定优先建设的子项目,确定项目建设的总体顺序,制定较为详细的开发策略,明确具体的开发方法,估计项目成本和人员需求并列出建设进度表。
详细调查,全面分析
HRMS的建设无论采用信息系统开发常用的结构化方法、原型方法还是面向对象方法,对系统的分析都是必不可少的一个重要环节。HRMS分析就是对要建设的项目进行系统、结构化的研究,分析HRM过程并提出优化和改进的思路和逻辑方案/模型,解决“做什么”的问题。现代系统工程的方法论提供了系统分析的科学步骤和工具:
项目建设的可行性分析。HRMS可行性分析的内容主要包括:人力资源管理人员对项目建设的态度和管理方面的条件是否满足,当前项目建设队伍的能力能否满足系统需求,项目建设经费能否及时到位,项目的经济效益能否达到或超过支出等。此外,可行性分析的结论应明确指出项目建设是立即进行、暂缓通过还是根本不行,为后续工作指明道路。
业务及数据的调查和分析。项目建设的可行性通过分析验证后,就应该对人力资源管理部门的结构、职能和业务流程进行详细调查和分析,在此过程中可以借助组织结构图、管理功能图和业务流程图等图形分析工具或相关软件描述相关静态或动态的管理信息,了解组织内人力资源的基本情况,以发现其不合理甚至错漏之处,进而为优化业务提供条件。为了有效地引入信息技术辅助管理,还应借助数据流程图、数据字典、判断树/表等工具将管理数据和处理过程抽象地独立出来,发现并解决数据流通中的问题,为后阶段建立人力资源数据库系统和设计相关功能模块处理过程奠定基础。
系统化分析。在对组织原有的管理业务流程、管理职能、数据及处理过程等做了详细描述和认真分析以后,就可在此基础上进行系统化的分析以确定HRMS的功能子系统及其数据资源分布、数据处理流程和数据处理方式。本阶段的工作可以使用系统化的聚类分析方法即功能/数据分析法,通过建立U/C矩阵,检验HRM数据的正确性、完整性、一致性和无冗余性,进而确定系统的逻辑功能、模块划分和数据资源分布状况。
逻辑方案的建立。逻辑方案是指经过系统分析和优化后,系统拟采用的管理模型和数据处理方法,其主要内容应包括:系统的业务流程及业务处理工作方式;系统的数据指标体系、数据流程及计算机部分描述;系统逻辑结构和数据资源分布方式;系统在各业务处理环节拟采用的模型或算法;配套的管理制度和运行体制;开发资源和时间进度估计等。由于逻辑方案不同于计算机配置和软件结构模型等实体结构方案,因此在构思此阶段时要保留一定的柔性。
系统分析阶段必须形成分析报告,其内容主要包括人力资源部门基本情况简述、系统目标和开发的可行性、现行管理状况及系统的逻辑方案。报告形成后,规划领导小组必须对逻辑方案进行严密论证,尽可能发现其中的问题和疏漏,对有争论的地方应重新核实资料或深入研究。
系统设计,科学选型
HRMS系统设计/选型的实质是在系统分析的基础上进行系统总体设计和物理设计,建设项目的物理模型,解决“怎么做”的问题。本阶段可以参照系统工程理论中结构化的设计方法:
总体结构设计。总体结构设计就是对系统总体框架和可利用的资源进行宏观设计和规划,主要工作是功能结构设计和系统流程设计。以结构化和模块化的思想为指导,借助功能结构图和系统流程图,可以将系统分解为功能单一但相互联系的模块,并详细描述出各模块之间的数据关系,用于表述系统处理过程的大致设想。
代码设计。代码设计是利用数字、字母或相关符号的组合来替代各类不同形式的管理信息,便于后面的计算机处理。通过设置信息的分类、编码和校验机制,可以在系统和使用者之间提供一种规范的、高效的交流工具,从而使很多的计算机处理变得十分方便和简单。
物理配置设计。此项工作就是在综合衡量系统性能指标的基础上,合理选择计算机硬件设备和软件系统并明确计算机网络体系结构。在配置物理设施时,首先要注意严格依据规划和分析的结果决定系统配置,其次要考虑设计方案实现的可能性和技术的可靠性。
输入输出设计。I/O设计是系统与用户之间交互的纽带,决定着人机交互的效率和效果,因此其内容主要涵盖I/O内容设计、格式设计、方式设计、设备设计及用户界面设计等。
数据结构和数据库设计。本阶段的设计任务就是根据数据的用途、使用要求、安全保密规定等特性决定数据结构、载体和权限等一系列问题。在设计过程中,首先应该利用规范化模式和关系数据模型设计系统的数据指标体系和数据库的关系结构,然后确定网络环境下的数据资源分布,最后定义数据安全保密级别和权限。
模块功能与处理过程设计。系统设计的最后一步,也是涉及具体业务处理过程最详细的一步,是编写程序实现系统的基础。结合前阶段的分析和设计成果,使用层次模块结构图、HIPO图、结构化算法描述语言等工具,具体设计出系统所有模块的功能和处理过程、步骤及相互之间的连接方式。
设计工作结束后,要提交系统设计报告,其内容主要包括系统总体结构图、系统分类编码方案、系统设备配置图、I/O设计方案、数据库结构图、系统处理流程图和设计方案说明。系统设计报告是设计阶段的最终成果,也是下一步系统实施的基础,一旦设计通过审查,整个项目的建设便可以进入项目实施阶段。
周密部署,顺利实施
实施是项目建设的最后一个阶段,其实质是将设计阶段的结果在计算机系统和组织内加以实现。由于牵涉组织管理的方方面面,在实施HRMS之前有必要制定周密的计划,以保证其顺利进行。实施阶段的主要任务包括:
物理系统的安装与调试。按照系统总体设计和物理配置方案的要求选择合适的设备和供应商,安装并调试计算机系统,连接和测试计算机网络;按照数据库设计要求搭建数据库结构。
程序设计与调试。程序设计应该遵照可靠、规范、易理解和易维护的目标,选用恰当的编程工具和设计方法完成计算机程序的编写。紧随程序设计的工作是程序的调试,即在计算机上以各种可能的人力资源数据和操作条件对程序进行试验和检测,尽可能找出存在的问题并加以修正,使其符合设计的要求。
基础数据整理与人员培训。项目建设组应该注意采用统一规范的方法、手段和渠道将组织的人力资源数据整理并输入系统内,与此同时进行的还有操作人员和用户的培训,其主要内容应该集中在系统操作方式和流程、操作注意事项、可能的故障及其排除等方面,这样做的目的是使用户更有效地参与系统,加强用户和分析设计人员之间的理解和沟通。
系统试运行及切换。系统试运行实际上是程序调试和检测工作的延续,它通过初始化后输入原始数据让系统运行并记录和核对系统输出,以测试系统运行的速度、可靠性并发现实际运行中可能出现的问题。将通过试运行的系统应用到组织中去替代原有人力资源管理业务操作的过程就是切换,不同的组织可以根据时间、费用、复杂程度等因素决定采用直接切换、并行切换还是分段切换的方式完成系统的平稳过渡。
系统运行维护及评价。系统日常管理的内容主要包含管理机构的运行、基础数据的管理、系统运行情况的记录和维护等;此外,系统运行状况怎样、绩效如何、对组织的影响有多大等问题都需要建立科学的评价指标体系对其加以衡量,并以此为维护、更新和进一步开发的依据。
参考文献:
1.黄梯云,李一军. 管理信息系统(第3版)[M].高等教育出版社,2005
2.焦静. 给e-HR找一个理由[J]. 中国计算机用户,2004-6-7
一、建设项目财务管理的特征
(一)建设项目财务管理是建设项目管理的重要组成部分
建设项目管理是一个有多种专业有机构成的管理系统,此中,各项专业管理各有侧重、互相联系、前后贯穿、浑然一体,建设项目财务管理就是这个系统的重要一环,与其他管理工作一道,共同为建设项目服务。
(二)建设项目财务管理与项目建设程序紧密相连并贯穿始终
建设项目财务管理工作的开展,必须以遵循项目建设程序为基本原则。在项目建设各阶段,财务管理有着不同的工作任务和工作方法。建设项目财务管理是对建设项目全过程的管理,与建设项目同时启动、与建设项目资产交付同时结束,表现出了与项目建设程序紧密的联系性和同时性。
(三)建设项目财务管理以资金管理和投资控制为工作重点
资金管理是财务管理的核心工作,也是项目顺利建设的基本保障,建设项目资金管理的基本要求是:以最低的成本筹集资金、严格资金计划管理、及时拨付项目建设资金、做好资金的核算、管理与控制,确保资金安全,提高资金使用效率。
投资成本控制,是建设项目财务管理的重要工作,建设单位财务部门要利用资金管理的纽带,采用现代项目管理的方法,与其他管理部门协作,及时掌握项目成本动态,严格控制建设项目成本。
(四)建设项目财务管理有着独特的工作措施和方法
项目建设是企业存续期内特殊的经济活动,与之相配套的建设财务管理工作,在制度体系、部门联系、工作方法和知识要求等方面,有着不同的方法和措施。
从工作法规制度体系上看,财务工作除需遵守基本的会计法律和行政法规外,还要遵守建设部、财政部等制定的有关部门规章和规定;从部门联系上看,与财务部门发生业务关系并前后相承的部门主要有设计管理、工程管理、造价管理、计划管理等建设项目管理部门;从工作措施和工作方法上看,有着独特的工作规范、管理流程、凭证手续和处理方法;从对财务人员的知识要求看,财务人员不但要掌握基本的财务管理及建设项目财务管理知识,提高依法、依规办事能力,还要充分了解建设项目其他专业管理如投资概预算、管理体制、投资结构、合同管理及工程管理的有关基本知识,具备协调建设部门工作的能力。
二、建设项目财务管理工作的基本要求
(一)建设管理程序化
建设项目固有的特点,决定了所有工作必须遵循项目建设程序这一客观规律。建设项目财务工作,应严格按照项目建设程序的规定运作,积极参与建设项目全过程管理,发挥财务控制职能,做项目建设程序的维护者和执行者,确保建设项目规范、高效运行。
(二)部门协作制度化
针对项目管理部门多、流程复杂、对财务工作影响大的特点,财务部门应积极与相关部门协调,从制度建设入手,做到工作衔接顺畅、基础依据充分、财务数据一致、业务流程清晰。
(三)财务管理精细化
建设项目财务管理任务重、责任大、工作量集中,对建设目标的实现起着至关重要的作用。财务工作应围绕资金管理和投资控制这一核心,树立管理创新理念,细化各项管理措施,建立起全面、规范的财务运行机制,最大限度发挥财务管理职能。
三、建设项目财务管理的内容
(一)规范建设项目会计基础工作,提高建设项目财务管理工作质量
根据建设项目实际情况,按照财政部颁布的《会计基础工作规范》要求,抓好会计基础工作;结合国家现行财政法规,健全各项财务规章制度,保证建设项目资金监管有章可循,有法可依,提高建设项目会计核算质量和财务管理工作水平。
(二)建立健全完善的财务管理制度
建设项目财务管理制度建设,是建设项目管理的基础工作,也是建设项目能否实现预定目标的保障。一个完整的建设项目财务管理制度体系,应包含以下内容:
工作标准制度:包括会计核算管理制度、会计信息管理制度、财会人员岗位责任、会计人员工作交接、会计档案管理制度、会计工作评价制度。
内部控制制度:是一个单位为了实现某一经济活动目标,维护资产财产物资完整,保证财务收支合法、会计信息真实、贯彻国家财经法规和决策,保证经济活动效益而形成的一种内部自我协调、制约、检查的控制系统。内部控制制度包括稽核审批制度、建设成本费用管理制度、财务收支计划、资金筹集与使用管理、工程物资采购仓储、计量验收管理、工程结算管理、财务风险控制、财产清查管理、定额管理制度。
财务分析制度:包括项目投资估(概、预)算分析、资金分析、成本分析、建设收入分析、资产负债分析、财务状况分析、项目竣工决算分析等管理制度。
(三)强化建设项目资金管理
建设项目资金管理是建设项目财务管理的核心内容,建设资金管理好坏直接影响到资金安全、合理、有效使用,因此资金管理是基本建设项目财务管理和监督的重点。建设单位要合理安排和使用建设资金,建立有效的资金运行机制,强化建设资金使用的控制和约束。
(四)加强建设项目财务过程管理
建设项目财务的过程管理,就是针对建设项目不同阶段、不同工作的特点,采用规范的制度和措施,对基本建设程序所有环节进行的全过程财务管理工作。包括过程管理一般性规定、建设项目估(概、预)算等前期工作管理、工程物资管理、建安工程投资管理、设备投资管理、待摊投资管理、建设收入管理、竣工财务决算管理等内容。
1.对项目前期过程的管理,主要是参与项目投资机会研究、项目尽职调查、项目建议书、可行性研究报告和初步设计的审查,因为项目正处在筹备阶段,还要对项目前期的筹备费用进行管理。随着建设项目管理水平的不断提高,对财务部门参与项目前期工作的要求也在不断加强,建设单位应积极要求财务部们参与此项工作,发挥财务专业作用,提高项目前期工作水平。
2.对项目实施过程的管理,这一部分是建设项目财务管理内容最多、难度最大的工作,它主要包括以下内容:
(1)工程物资管理:主要包括工程物资的计价、购入、发出、剩余、盘盈、盘亏、毁损的管理,此外,对工程物资的财务稽核也是一项管理的重要内容。
(2)建筑安装工程管理:主要包括三类工程的计价、建设投资的归集、投资的控制等,与其他专业相互配合,共同做好建设工程日常管理工作。
(3)待摊投资管理:主要是确定待摊工程费用的内容、制定待摊工程费用的标准、控制和考核待摊工程费用支出等内容。
(4)其他投资管理:主要包括办公生活家器具、生产工器具、无形资产(如探矿权、采矿权转让费)、专利权、专有技术等投资的日常管理工作。
(5)债权债务管理:包括项目贷款的取得和使用、预付大型设备款、工程设备价款结算、代扣水、电、劳保、甲供料、各类税金和其他债权债务的日常管理。
(6)项目资本金管理:包括项目资本金方案设置、资本筹集、使用等日常管理工作。
3.项目后期过程的管理:其中最重要的是参与项目竣工验收和竣工财务决算,此外还包括参与对建设单位的绩效考核和在项目实施一段时间后,按照国家项目后评估的有关规定,参与项目后评估工作。
四、建设项目财务管理与其他专业管理的衔接
从项目建设的基本要求和实施效果出发,在本中心原有制度基础上,吸取众多外部协作单位原有成功的管理经验,把项目建设的各个阶段的工作程序、目标要求,统一到相应的管理标准之中,用《项目建设管理规定》来规范和管控项目建设的全过程,摒弃原来各个单位按自行的管理方式、管理习惯、各行其是的做法。现行的管理标准较好地实现了要素完善、管理要求明确,标准实施的可行性与可操作性良好的总体要求,确保了项目建设的有序进行。
1.细化决策管理
在《项目建设管理规定》别重视项目初始阶段。该规定在项目决策与项目立项这两项关键工作程序中作出的各项细化要求。如,在项目提出与决策阶段,强调按本中心的理事会章程规定实施决策管理,实行理事会决策制、专家委员会咨询制、中心主任负责制等基本规定与要求,严格按照上述规定的权限和程序,对项目建设的总体目标要求进行决策。在项目立项阶段,应在中心内部对需建设的总体策划和先期设计方案作评审审查,通过后方可实施。这避免了以往项目建设存在先天不足,在实施过程中需要作太多的修改、变动、调整,以致造成不必要的返工、浪费等不良情况的发生。
2.明确各个参与部门职责
对本中心参与项目建设的各个职能部门和专业所(室),按照分工承担的相应职责、权限和工作任务,作出了明确的规定。尤其是对同一项工作有多个部门和专业所(室)参与时,将主办、协办和衔接接口等等方面相应的职责与要求,作了明确规定,避免了管理缺失、出现盲区或出现重复、矛盾和扯皮等现象的发生。
3.项目各阶段的制度细化
对相应的原有项目建设制度中较多条款与规定,提出了补充完善、优化简化、改善可操作性等等要求,从而使标准与原制度相比有了质的飞跃。特别是鉴于项目建设中经常会碰到的因主客观条件和情况的变化(例如原材料或某品牌设备采购遇到困难,影响项目的质量与进度)而出现施工现场采取必要的变更等情况,《项目施工现场变更实施细则》作为《项目建设管理规定》的重要组成部分,作出了许多具体的规定,避免了因情况变化导致施工现场出现管理失控、计划混乱等情况。如项目结束后验收及向专业所(室)交接,原来条款不够完善,规定不够明确细致,现在增加了《项目内部交接验收实施细则》,做到了验收要求具体、明确,分工细致。交接环节更是从专业所(室)接手后能立即投入新项目的操作运行出发,既规定了非常实在的工作流程,也对主要配套设施的交接提出了一项项具体要求与记录,避免了遗漏各种缺陷、追责困难、整改难以落实等烂尾现象的发生。
4.建立后评估制度
对项目建设完成后的后评估作出了相应的规定。对实施的每一个建设项目作出科学的评估评定,为以后项目获取更多的经验与教训,提供了详实的资料,为本中心今后投入的每一个项目比以前有进步有飞跃,为获取较好的经济效益提供良好条件。
二、成果
关键词:SAP系统;在建项目;采办;库存管理;收货;发货
中图分类号:TP311.52
大型建设项目通常设计复杂,项目建设周期长,建设材料变化等原因容易出现较多变更。这其中可能包括预算变更、设备材料变更、项目工期延迟、项目服务采购管理变更等。
在项目建设期,公司一般都面临着工期固定、采办量大、采办员及技术人员不足等问题。在此情况下,如何在SAP系统中,设计精简适用的流程,满足项目管理、采办、物资管理和会计核算等的需要,如何利用信息化助推项目建设,实现项目的精细化管理成为迫切需要解决的课题。在建工程项目因缺乏成型项目参考,项目物资可能出现利用率较低,以及项目完工后较多物资积压现象。为了减少以这些弊端可以通过按需提报、按需采购,并启用项目库存对物资进行管理。同时,也为项目完工后剩余物资再利用提供了有追溯性的物资移动管理。
为了满足项目管理精细化、统计方便的要求,建议采购的设备、材料和服务都要通过SAP系统管理。以此来实现从采购合同到收货及物资消耗情况的管理。
如果需要为大型在建项目实施MM模块进行采办和物资管理,应当建立独立的物资工厂。这是为了区分大型在建项目的库存物资与正常生产经营活动的库存物资,还为了区分在建项目和正常生产经营活动的供应商往来账目。
要在SAP系统中实现对项目建设期管理,主数据方面:对于项目建设期的设备和材料采用简单的编码,这不同于生产运营期的物资管理模式。采购方面:项目建设期不建立采购申请、询价单和长期协议,仅在采购合同正式签订后,在系统中录入采购订单即可。
本方案研究解决的主要问题是:
(1)项目采办管理:大型在建项目在建设期内采办量大,时间紧,人员少,采办流程不固定,计划性不强,紧急采办较多,直达料较多,如何解决此类难点?
(2)项目库存管理:大型在建项目的库存物资通常需要单独计价,与正常的生产经营物资相区分,以方便会计成本核算。在项目建设结束后,剩余物资如何处理,如何避免帐外料?
如果需要为大型在建项目实施MM模块进行采办和物资管理,应当建立独立的物资工厂。这是为了区分大型在建项目的库存物资与正常生产经营活动的库存物资,还为了区分在建项目和正常生产经营活动的供应商往来账目。
1 新建项目建设期采办管理
在SAP系统中采办管理包括三部分:物资主数据、供应商主数据和采购管理。在本方案中采用简化的系统操作和简洁明了的业务流程,来满足项目建设期的采购管理需求。
物资主数据方面:现在一般的公司对于新增物资主数据管理都很严格,这不适合项目建设期的物资管理特点,建议采用简单适用的编码规则,简化物资的属性。建立一个新的物资类型(在建工程),采用内部配码。物资主数据仅维护基本视图、采购视图、工厂库存视图、会计视,需要维护的视图减少到够用即可。分类视图及其它的视图都不维护。
在SAP系统中新增加一个物资组(在建工程物资组)和一个服务物资组(在建工程服务组)。不同于公司正式生产的物资分类规则,(正式的物资分类是全部采用数字的),而项目建设期物资分类采用字母方式。为项目建设期建立独立的评估类,自动记账科目按照财务需要维护在建工程项目科目。
将在建工程物资主数据的创建和修改都由在建项目组自己维护,建立批导物资主数据程序,简化数据维护的工作。能固定的字段全部固化,仅有物资的描述由用户整理添加。
通过物资主数据,用户可以在处理相关帐务、统计库存金额等过程中查询和使用物资主数据,并通过物资主数据中会计和成本视图的相关控制字段来影响财务的记帐处理。比如,评估类,价格控制方式等。
供应商主数据方面:根据公司对供应商的管理要求,采办过程使用的供应商都需要维护供应商的基本信息及相关的税务信息、财务记账和采办需要的基本信息,做到准确不重复,以便到了生产运营期继续使用。
采购管理方面:由于建设期,不维护采购申请、询价单和长期协议等业务单据,仅在采购合同正式签订后,在系统中录入采购订单,开发批导程序,提高录入合同的效率。采购订单批量导入程序,可由采办人员批量导入,简化采办人员手工输入的工作量。
2 新建项目建设期项目库存管理
在建项目库存管理可分为两种方式:采用项目库存管理和不采用项目库存管理。在SAP系统中,为了发料方便,采用领料人员在系统建立预留单。库管人员按照预留单发货。
2.1 采用PS模块进行项目管理
采用PS模块进行项目管理,在建立采购订单时,输入对应的项目WBS元素。采购物资运达时,物资收货后直接消转到对应的WBS元素上。在项目结束后,剩余物资由于成本已经核算到WBS元素中,成为了账外物资。
采用PS模块进行项目管理,建立合适WBS元素,便于项目结束后的转资。采购物资运达时,物资收货到对应的WBS元素项目库存中管理。物资使用时从WBS元素项目库存中发货出库。在项目结束后,须将剩余物资从WBS元素项目库存转移到生产运营的普通库存,避免项目结束后账外物资。
2.2 不采用PS模块进行项目管理
不采用PS模块进行项目管理,但需要使用库存管理项目物资,则单独建立物资工厂管理项目库存物资,采购物资运达后,收货到仓库;物资使用时领料出库到资产或者内部订单。在项目结束后,将剩余物资转移到生产运营的普通库存物资,避免项目结束后产生账外物资。
若不需要进行库存管理项目物资,物资采办时直接消耗,在建立采购订单时输入资产号或者内部订单;采购物资运达后,收货直接消耗到对应的资产或者内部订单。在项目结束后,剩余物资由于成本已经核算到资产或者内部订单中,成为了账外物资。
如果采用项目库存管理,在项目建设结束后,清理剩余的物资,申请建立满足本公司物资数据管理规则的正式物资主数据,将剩余项目库存或者普通库存物资转移到对应的正式物资主数据的通用库存中,既防止账外物资的产生,又精确的管理了项目的实际成本。
综上所述:本方案通过为项目建设期设计合理的业务流程,使得项目物资的采购与库存管理业务实现物流、资金流和信息流三流合一。通过记录项目建设期物资采购与库存出入情况,跟踪领用物资的数量与金额,来减轻项目后期工作量,对项目交接和转入生产运营打好基础。
利用SAP标准报表系统,结合项目关键需求,可通过SAP系统的标准功能进行查询。基本满足了项目建设期间物资管理与统计需求以及未来财务转资需求。为项目物资统计分析提供了实时性和准确性兼具的分析工具。项目各个层次的管理者在得到授权的前提下,可以对采办数据进行在线的、多维的以及个性化的查询与汇总;对库存物资分布、资金占用、物资领用等进行统计与分析。确保项目物资采办与库存管理通过报表分析功能,准确、及时、完整地为项目管理层提供决策信息。
参考文献:
[1]SCM550.Cuntomizing in Materials Management.
[2]SCM510.Inventory Management and Physical Inventory.
[3]SCM520.Purchasing.
1.建设项目实施过程内部控制的基本原则
1.1项目建设流程规范化原则
明确招投标、施工管理、工程进度款支付等实施过程主要环节的控制标准和处理流程,规范工程项目建设作业,使每一项作业按既定的程序和标准正常有序进行,确保项目建设全过程得到有效的控制。
1.2内部牵制和不相容职务相分离原则
在项目建设过程中发生的可能会产生错误和舞弊的关联活动,应当交由不同的可以胜任的部门或者员工来担任,如会计和出纳,采购人员和材料设备管理人员等不相融职务要相互分离,以此在部门与部门、员工与员工之间建立相互核对、互相制约、互相监督的关系,明确与项目建设有关的部门和岗位的职责以及权限,防止错误和舞弊的发生。
1.3灵活性原则
内部控制是一个循环往复的动态过程,对项目建设实施过程中的控制也必须随项目建设的变化而进行必要的、适时的调整,以此不断修订和完善工程项目的控制制度,以求达到最佳的管理控制效果,否则在情况变化时,内部控制不能随机应变而变得僵化,不能适时的进行控制,甚至失效。
1.4内部监督原则
在项目建设过程中应当由单位内部会计部门以外的人员,主要为内部审计人员,对财会部门进行定期与不定期的检查,核对相关会计信息和资料,确保项目的会计记录准确无误,没有遗漏和重复。同时还要注重对其他与项目建设有关的部门和单位进行监督,重点是对施工工程的跟踪审计监督,特别要保证内审部门相对的独立性和权威性。
2.建设项目实施过程内部控制的措施
事前筹谋,事中把关,事后赏罚分明,是建设项目内部控制的基本策略,只有这样才能保障建设项目实施过程的规范化、合理化运作。
2.1项目实施过程的事前控制
(1)项目建设预算控制
预算是控制的基础。预算控制的核心是要建立有效的管理机制,明确工程预算以及工程变更的审批权限。应当避免因设计深度不够而导致结算超估算,要严格按照基本建设程序,根据可行的方案编制出高质量的项目投资估算,使其真正起到控制建设项目总投资的作用。建设单位应建立内控制度,工程管理部门建立和完善决策机制,采用科学方法进行有效决策,对于重大的项目预算,应当实行集体决策,并根据客观经济条件的变化,及时作出调整。建设单位要建立合理的预算控制程序,对工程预算进行审计,使预算得到有效执行。
(2)项目建设合同控制
项目建设过程中,建设单位应当与监理单位、施工单位等参建单位订立书面合同,明确当事人各方的权利和义务,同时合同内容要明确无歧义,尽量采用标准合同文本,避免出现矛盾和二义性。合同签订过程中,内审人员应当介入,此时审计建议能够有效执行,可以及时发现问题,促进改进,达到内控的要求。建设单位财务部门应当参与合同的签订,审核合同的金额、支付条件、结算方式、支付时间等内容。
2.2项目实施过程的事中控制
施工过程是影响工程建设质量最重要的环节,也是工程造价控制的重要环节。同时施工阶段是工程产品的形成阶段,也是基本建设投资集中和工程量出现变更最多的阶段。在工程建设过程中应当如下从几个方面进行控制。
(1)监理控制
项目实施过程中,建设单位的工程管理部门应对工程施工全过程的质量、投资、进度和安全检查进行管理控制,工程职能部门在与监理单位签订合同时,应明确其职责权限,做到赏罚分明。工程管理部门应当加强签证的管理工作,对监理工作进行定期或不定期的检查,对签证认真把关。
(2)工程变更控制
前期准备工作尽可能仔细,对工程方案进行充分的考虑,在施工过程中尽可能地减少变更。若确实需要变更,监理单位和职能部门应对新增的工程方案及时作出预算,进行论证,然后报有关人员进行决策,对工程造价进行监控。
2.3项目实施过程的事后控制
(1)工程结算控制
建设单位应当严格把关工程结算,对未经初审的工程结算,施工单位报审时应当对工程情况加以说明,形成书面材料,作为工程送审结算报告的一部分。工程管理部门应当严格审核报告,保证送审资料的真实性、完整性,同时,及时做好工程结算的内部审计工作。
(2)项目建设付款与审批控制
建设单位应当建立严格的工程进度款、材料设备款及其他费用的支付审批程序,在合同中应明确进度款支付的方式,要严格按照合同、实际完成的工程量及内部付款规定的程序支付工程款。重点对有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。
内部控制是加强管理,协调内部各职能部门行动的重要保证,对工程建设的内部控制尤为重要。同时,建设单位应当通过审计监督和检查来督促内控建设,促进内部控制制度的持续完善,并保证其有效执行。建设单位的首要任务就是坚持加快内部控制制度建设,辅以审计监督,保证其健全、有效的执行。
参考文献:
周昀.企业内部控制存在问题与对策.企业研究.2011(6)
袁月.浅谈工程项目控制与审计.时代经贸.2010(3)