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采购管理规定8篇

时间:2023-09-04 09:29:10

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采购管理规定

篇1

第一条为贯彻《中华人民共和国政府采购法》,规范市级水利支农项目政府采购和管理,使水利支农项目资金的管理及使用真正做到公开、公平、公正、高效,根据水利支农项目特点,制定本办法。

第二条本办法适用合肥市财政性水利支农资金项目(含县区配套资金)。

第三条本办法所称政府采购,是指采购人使用财政性支农资金采购货物、工程和服务的行为。采购人是指市、县、区水务(农委)部门等各级承担水利支农项目的机构。

第四条水利支农项目政府采购实行“分级实施,分级管理”的原则,即项目实施主体属于市级,由市级负责组织实施,项目实施主体属于县(区)级和县(区)以下的,由县(区)级负责组织实施。

第二章部门职责、限额标准

第五条财政部门负责审核项目预算和政府采购预算、筹集本级财政安排的水利建设资金、监督指导政府采购、监督项目计划执行、资金审核拨付、检查工程建设、参与工程验收、审核工程竣工财务决算以及相关采购材料的备案;水务部门负责编报项目预算和政府采购预算、执行政府采购、督促项目施工进度、监督项目建设质量、审核拨付工程资金、编制上报竣工财务决算、编报政府采购信息统计报表、采购档案保管等。各级水务部门(区农委)承担财务管理任务的机构是部门预算和政府采购的工作机构,具体编制和上报部门预算、组织确定评标委员会组成方案、支农项目招投标管理、采购档案管理和报送政府采购信息统计报表等日常工作。

第六条水利支农项目政府采购必须在部门预算中注明项目名称、数量和金额,编制采购预算,并严格按照市人大批准的预算执行。

第七条申报水利支农项目预算按支出类别统一为:防汛抗旱、特大防汛抗旱、岁修、小型农田水利设施、水土保持、水质监测、水资源管理、水利业务管理、水利基本建设配套项目。

第八条水利支农项目政府采购限额标准为:工程类(含大中小型水库除险加固、塘坝涵闸加固、河道整治、崩岸治理、渠道硬化、泵站建设及技改、挖塘打井、机耕道路桥梁、岁修、水毁修复等水利设施)20万元以上;服务类(勘测、设计、规划、评估、可行性研究、工程监理、软件开发等)10万元以上;货物类(含水利抗旱排涝设备、防汛抢险器材、流量仪等)单价1万元或批量5万元以上。项目金额为与独立一个供应商签订单项合同为准。

第九条有下列情形之一的水利支农项目采购,一般不适用本办法:

(一)防汛抗旱抢险需紧急采购的;

(二)市财政局和市水务局共同认定的其他特殊情形;

(三)《中华人民共和国政府采购法》规定的其他不适用情形;

第十条达到市级水利支农项目政府采购限额标准(第八条,下简称采购限额标准)以上的货物,采购人应实行集中采购,即委托政府采购中心组织采购;达到采购限额标准以上的工程类、服务类项目实行分散采购,采购人可以按规定自行组织或委托市财政、水利部门指定的政府采购机构进行采购。政府采购机构由市水务部门和财政部门共同招标。

第三章采购方式和程序

第十一条水利支农项目采购方式有:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价。其中采用公开招标的金额标准是:工程类单项估价在100万元以上;服务类单项估价在30万元以上。不足公开招标金额标准的水利支农项目,原则上按照邀请招标、竞争性谈判、询价的次序选择采购方式。

第十二条采购人或其委托的机构应将水利支农项目的招投标和中标公告在政府采购指定的媒体上及时披露。我市政府采购指定的媒体为中国政府采购网和合肥市政府采购中心网。

第十三条采购人应依法成立评标委员会(谈判小组、询价小组,下同)专门负责水利项目的评审工作。评标委员会一般由采购人代表、水利项目专家、工程技术人员等组成,其中水利项目专家(含工程技术人员)人数不少于成员总数的三分之二。在评标过程中,同级财政、财务、监察、纪检等部门参与现场监督。

第十四条水利支农项目评审专家,由采购人或其委托的机构从水利项目专家库中随机抽取。水利项目专家库由市财政部门和水务部门按规定共同认定和建立。

第十五条水利支农项目采用公开招标或邀请招标方式的,其程序严格按《水利工程建设项目招标投标管理规定》(水利部14号令)执行。水利支农项目采用竞争性谈判、询价方式的,其程序按《政府采购法》等相关法律法规执行。

第十六条采购人应按照评标委员会的评审结果,与第一中标人签订书面合同,合同的内容不得与招投标文件、谈判询价文件在质量、价格、时限等方面发生实质性背离或变更。

第十七条采购人应于合同签订后七日内将采购情况报告、信息公告证明、招投标文件及合同分别报同级财政和水务部门备案。采购人应妥善保管采购文件,不得伪造、隐匿或者销毁。采购文件包括信息证明、采购情况报告、招投标文件、评标标准、评估文件、定标文件、合同文件、验收文本、投诉处理决定等有关资料。采购文件档案保存期限为十五年。

第十八条采购人应于每季度终了五日内填报《政府采购信息统计报表》,部门汇总后,于每季度终了十日内报同级财政部门。

第四章监督检查

第十九条县(区)级负责实施的水利支农项目采购活动,应接受市级财政部门和水务部门的监督。对于公开招标的、投资影响较大的县(区)级水利支农项目,市财政部门和水务部门可以参加包括专家抽取、开标、评标等现场监督。必要时市纪检、监察部门参加监督。

第二十条各级财政、水利部门按各自的职责认真履行对水利支农项目政府采购资金的监督管理,对政府采购项目开展定期和不定期检查,根据政府采购合同和工程进度情况拨付资金,对于未按政府采购,不及时报送备案资料,以及施工质量不符合要求的项目不予拨付建设资金;对政府采购管理混乱的县区暂缓和减少项目投资。

第二十一条县(区)财政资金独立安排的水利支农项目可参照本办法执行。

第二十二条本办法未尽事宜按《政府采购法》《招标投标法》《合同法》《水利工程建设项目招标投标管理规定》以及市政府、市财政局颁布的政府采购相关文件执行。

篇2

关于印发深圳市政府应急项目政府采购管理规定的通知

(2007年1月21日)

深府办〔2007〕9号

《深圳市政府应急项目政府采购管理规定》已经市政府同意,现予印发,请遵照执行。

深圳市政府应急项目政府采购管理规定

为加强政府应急项目政府采购管理能力,提高采购效率,规范采购行为,依据《中华人民共和国政府采购法》、《深圳经济特区政府采购条例》有关规定和市政府《印发关于健全行政责任体系加强行政执行力建设的实施意见及六个配套文件的通知》(深府〔2005〕201号)要求,结合深圳实际,特制定本规定。

一、应急项目包括的情形

(一)已列入年度计划,完工、交付使用时间与计划批复时间间隔不超过6个月,且按正常程序采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目;

(二)因自然灾害、突发公共事件需紧急采购的项目;

(三)未列入年度计划,因发生不可预见的急需或者突发事件,不宜采用招标方式,且临时追加并需要紧急采购的政府重点项目。

二、应急项目不包括的情形

(一)与某一应急事项不直接相关的其他配套采购项目;

(二)有明确的项目进度要求或已列入年度计划,因采购单位不及时申报、提供采购文件编制材料等自身原因造成延误的项目;

(三)经认定按规定程序通过公开招标可按时完工交付使用的采购项目;

(四)部门和单位因内部原因自定的应急项目;

(五)依法由采购单位自行组织采购的,不执行本规定;

(六)应急建设工程项目的采购不适用本规定。

三、应急项目的处理程序

(一)采购单位应自计划下达并确定资金来源后15个工作日内办理采购计划,及时向政府采购监管部门提出采购方式申请,并一次性提交以下材料:

1.依法采取非公开招标采购方式的书面申请;

2.确定为应急项目的文件等书面资料;

3.有关年度投资计划或临时追加计划批复文件、工期及交付使用时间要求等有效文件材料。

(二)政府采购监管部门依据齐备的申报材料,在5个工作日内完成对采购方式申请的审批,具体时限要求如下:

1.已列入年度计划,完工、交付使用时间与计划批复时间间隔不超过6个月,经认定按正常程序采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目,市财政局在收到单位齐备的申报后,在5个工作日内完成对采购方式的审批;

2.属于因自然灾害、突发公共事件需紧急采购的项目,在1个工作日内完成对采购方式的审批;

3.因发生不可预见的急需或者突发事件,临时追加且需要紧急采购的政府重点项目,市财政局收到单位齐备的申报后,在2个工作日内完成对采购方式的审批。

(三)采购单位在采购方式确定后3个工作日内向市政府采购中心申报采购,并同时提供采购方式审批意见及编制采购文件所需的相关资料;采购文件编制完成后1个工作日内确认采购文件;评标结束后2个工作日内确认中标(成交)结果。

(四)市政府采购中心应根据实际情况优先安排应急采购项目,合理设置资质门槛和技术参数,确保一次性完成采购。

四、责任追究

篇3

一、应急项目包括的情形

(一)已列入年度计划,完工、交付使用时间与计划批复时间间隔不超过6个月,且按正常程序采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目;

(二)因自然灾害、突发公共事件需紧急采购的项目;

(三)未列入年度计划,因发生不可预见的急需或者突发事件,不宜采用招标方式,且临时追加并需要紧急采购的政府重点项目。

二、应急项目不包括的情形

(一)与某一应急事项不直接相关的其他配套采购项目;

(二)有明确的项目进度要求或已列入年度计划,因采购单位不及时申报、提供采购文件编制材料等自身原因造成延误的项目;

(三)经认定按规定程序通过公开招标可按时完工交付使用的采购项目;

(四)部门和单位因内部原因自定的应急项目;

(五)依法由采购单位自行组织采购的,不执行本规定;

(六)应急建设工程项目的采购不适用本规定。

三、应急项目的处理程序

(一)采购单位应自计划下达并确定资金来源后15个工作日内办理采购计划,及时向政府采购监管部门提出采购方式申请,并一次性提交以下材料:

1.依法采取非公开招标采购方式的书面申请;

2.确定为应急项目的文件等书面资料;

3.有关年度投资计划或临时追加计划批复文件、工期及交付使用时间要求等有效文件材料。

(二)政府采购监管部门依据齐备的申报材料,在5个工作日内完成对采购方式申请的审批,具体时限要求如下:

1.已列入年度计划,完工、交付使用时间与计划批复时间间隔不超过6个月,经认定按正常程序采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目,市财政局在收到单位齐备的申报后,在5个工作日内完成对采购方式的审批;

2.属于因自然灾害、突发公共事件需紧急采购的项目,在1个工作日内完成对采购方式的审批;

3.因发生不可预见的急需或者突发事件,临时追加且需要紧急采购的政府重点项目,市财政局收到单位齐备的申报后,在2个工作日内完成对采购方式的审批。

(三)采购单位在采购方式确定后3个工作日内向市政府采购中心申报采购,并同时提供采购方式审批意见及编制采购文件所需的相关资料;采购文件编制完成后1个工作日内确认采购文件;评标结束后2个工作日内确认中标(成交)结果。

(四)市政府采购中心应根据实际情况优先安排应急采购项目,合理设置资质门槛和技术参数,确保一次性完成采购。

四、责任追究

篇4

三、询价采购

询价采购(俗称货比三家),实际上就是小范围的招标,是在比较几家厂商或经销商(至少三家)报价的基础上,进行选择供货商或承包商。世行贷款《×××综合林业发展和保护项目》中,有部分设备或工程采用询价采购方式进行采购。因此,对询价采购的程序和方法进行介绍。

1、询价采购的程序

(1)编制询价邀请函

询价邀请函是询价过程中向外发出的招标要求,内容应包括设备清单、主要技术规格和技术参数等,并标明询价编号、询价日期、询价截止期。

(2)发询价邀请函

编制好询价邀请函要发给三个以上报价人,报价人可以是设备制造厂,也可以是取得设备制造栈授权销售的公司。

(3)报价和询价截止

在询价截止期前,报价人要以正式函件提交报价书,报价书除按询价邀请函要求提供相应的内容外,还应附上营业执照等资格证明。报价单要有法人签字和单位盖章。询价截止后,停止接受迟交的报价书。

(4)审评报价书

首先对提交的报价书进行初审,去掉明显不满足询价邀请函要求的报价书,只有满足询价邀请函基本要求,而且有法人签字和单位盖章的报价书,才能参加评比,评比原则有以下几点:

①主要技术参数相同的报价书,对价格进行比较,合同授予价格最低的报价人。

②在价格相同情况下,如果报价书所列的主要技术参数优于询价书要求,合同应授予提供设备质量优、档次高的报价人。

(5)编报评比结果报告

评比结束后,将报价书审核和评比结果,以文字和表格形式汇总编写成书面的评比报告,评比报告应包含以下内容:

①基本情况概述:采购物资设备的具体名称、发询价邀请函时间、发出询价书份数,到询价截止期共收到的报价书份数等。

②评比情况介绍:认定不合格报价书数量和理由,价格比较结果和推荐获得合同的报价人的理由。

③附表:认真填写报价评审结果记录表

(6)询价结果报审

根据有关规定,“询价采购方式”为事后审查,但前两个询价材料需要报世行审批。询价材料包括询价函、报价书以及评是报告。经世行审批后的询价结果,才能签定合同。两个以外并严格按照已批准的询价材料格式和程序进行的第三次询价,可以不报世行审批直接签定合同。

(7)签定合同

得出评比结果,前两个询价材料经世行审批后,项目办应向获得合同的投标商发出通知,并约定时

间进行合同谈判和签定合同,合同应附上物资设备清单、主要技术规格和技术参数等材料。

(8)质量验收

物资材料设备交货后,项目单位要组织有关人员,根据合同和行业标准对货物质量进行验收,并填报物资设备验收证明。

(9)申请付款

物资材料设备验收后,区项目办将供货商提供的发票以及验收单等与询价材料一起报区财政厅债务处审核,审核无误后,办理款项支付。

2、凭证的管理

各级项目办要建立物资设备采购凭证档案,每一个采购合同,从发询价函到货物验收,每一步都要留存相应的凭证,按时间和程序建立档案,以备接受世行及上级主管部门检查。

采购凭证档案内容包括:①询价邀请函及询价表;②设备报价书及报价表(附资质证明材料);③评审报告及报价评审结果记录表;④世行及区项目办、区财政厅对评审结果批件(前两个合同);⑤买卖双方签署采购合同;⑥货物验收单;⑦供货商开具的发票。

四、实施询价采购需要注意的问题

(1)同时发出询价邀请函,世行规定,同一批货物的询价函必须是同日发出,并规定报价截止日,以保证询价采购的公平性。

(2)询价、报价和签订合同必须按顺序进行

各种询价材料和单证上所标日期必须符合以下次序排列:询价报价评审报批批准签合同货物验收取得发票。在询价采购文件中,不能出现评审日期在前、报价日期在后,签合同日期在前、询价日期在后等,违背世行采购程序和步骤的错误做法。

(3)报价商资质

在接收报价书过程中,有的报价商没有提供齐全资质证明,这将影响其取得合同的可能,取得合同的报价商必须补齐应有的资质证明。

(4)必须遵循世行最低价中标的原则

①世行规定,要在所有满足质量要求的报价书中选择报价质量最低的报价商授予合同。对于虽然价格最低,但其质量不能满足询价要求的报价商,必须在其报价中找出充分理由将其排出价格评比之外,使价格评比仍是最低报价中标。

②在进行价格比较时,要特别注意报价的价格构成。如果其中一个报价中含有运费,其它报价中也应加上运费后再进行比较,以保证比较的公平性。(

③在出现两个相同金额最低报价时,必须详细说明选择其中一家授予合同的理由。说明材料不能只写质量不好、服务不好等含糊概念,要用具体的数据和理由加以说明。

(5)询价和采购数量要一致

询价材料出现各种数量必须前后一致。询价和报价以及合同所涉及到的数量必须一致。询价文件不应涂改,如确需修改的,必须在修改处加盖公章并由签约人签字认可。

(6)出厂价、零售价要明确

报价书、合同和发票的价格要标明是出厂价还是零售价,否则世行只支付75的货款。世行赠款的支付比例是,货物出厂价按100支付,零售价按75支付。

(7)认真建立采购凭证档案

世行规定“询价采购方式”为事后审查。因此,采购凭证建档和管理非常重要,必须严格按要求认真建立采购凭证档案,以备接受审查。如果不建立凭证档案或档案建立不规范,就可能被世行定性为错误采购,不支付货款,这是得不偿失的。

五、物资设备验收、登记和报修的方法和要求

(1)物资设备验收

货物到达港口和车站后,应按以下要求进行货物提取和验收工作:

①及时与供货商联系,获得提货单证,并尽快前往港口、车站提取货物;

②收到货物后,马上组织有关的专业人员或熟悉使用所购设备人员进行数量核对、外观检查、性能测试;

③要根据装箱单认真核对货物数量,如发现数量不足,要及时通知供货商;外观检查发现破损和污染等情况,要收集非自身人为造成的破损证据,向供货商提出更换和索赔;检验时出现无法开机和机器运转不正常等情况,要及时停机,马上按保修卡要求与设备保修部门联系,通报情况。

(2)物资设备登记

年度计划中物资设备采购,包括区项目办统一招标采购的物资,在采购完成并付款后,区项目办将物资采购债务清单分割通知各项目单位,各项目单位应根据分割通知单,对这部分物资设备进行登记,按规定的财务管理办法建帐。

(3)设备报修

招标采购的物资设备,采购合同均规定保修期最少一年,计算机主机三年、汽车二年或×××万公里,这些设备在使用过程中,如果由于质量问题引起的故障和损坏,各使用单位要及时按保修卡要求与设备保修部门联系,同时将情况以书面形式报告区项目办,情况报告要详细、完整,并说明使用环境条件等因素,以便按要求更换或修复,不能自行拆机修理和在非保修部门修理。否则得不到应有的保修。

六、世行项目车辆国际招标采购及减免关税和通关提货的简要介绍

(一)委托国际招标

根据财政部规定,世行项目的国际和国内招标采购,必须由国家批准的具有招标资格的专业贸易公司进行。因此,在项目立项过程中,要选择有关公司作为招标。我们正在选择招标公司。

(二)编写和报审招标文件(标书)

招标文件是世行项目国标竞争性招标采购中具有信息功能、标准功能、法律功能的重要文件。因此,招标文件必须严格按照世行采购指南规定、国家进出口贸易规定以及项目的实际情况和需要进行编写。编写好的招标文件,首先要报商务部机电设备进口审查办审查,审查通过后报世界银行审批,经世行批准的招标文件才能用于招标。

(三)登报招标通告

招标文件批准后,要由公司在人民日报海外版刊登招标通告,通报招标内容,发标和投标的时间和地点,开标日期等信息。

(四)开标和评标

在规定时间里由招标公司,组织用户和投标商进行公开开标,当众打开投标文件和宣读投标报价。开标后由招标公司在商务部的专家库里随机抽取相关专家,参加由用户、招标和专家三方组成的评标组,对投标文件进行评审。

(五)评标结果报审

经过评标小组评审得出的评标结果,由区项目办(或财政厅)以正式文稿报商务部机电设备进口审查办审查,经审查后的评标结果由招标公司译成英文报世行审批。

(六)授标及签定合同

由招标公司根据批准的评标结果,将该招标合同授予中标的投标商,并进行合同谈判和签订合同。

(七)办理进口许可

根据国家有关规定由区项目办统一向有关部门申请办理进口配额和进口许可证。

(八)办理减免车辆进口关税

根据国家海关总署署税[**]565号关于《中华人民共和国海关对外国政府、国际组织无偿赠送及我国国履行国际条约规定进口物资减免税的审批和管理办法》规定,以及《海关总署关于补充国际组织名录的通知》,对于《×××综合林业发展和保护项目》的物资设备进口若属减免税范畴的,则办理减免进口关税。办理减免税的审批单位为受赠单位或项目执行单位所在地海关。办理减免关税程序如下:

公司与供货商签定合同后,区项目办将收齐和办理好如下材料:

1、外国政府、国际组织的赠送函或含有减免税条款的协定、协议、国际条约(复印件),如果没有赠送函或相关协定,也可提供国际组织驻中国代表处的证明函作为赠送或者赠款采购进口物资的依据。

2、进口物资(车辆)清单。

3、进口批文(车辆进口许可证、机电办批文)。

4、采购合同(英文复印件)。

5、国际招标的形式发票(中英文复印件)。

受赠单位申请材料如下:

1、受赠单位提交的《免税申请书》。

2、由受赠单位填写从海关领取的《进口货物征免税申请表》。

3、受赠单位法人证书以及海关需要的其它单证(复印件)。

(九)报关及货物提取

篇5

军队采购改革运行以来,随着采购改革实践的发展,军队物资采购审计的法规制度陆续出台,逐步加强了军队采购事中监督、事后监督、内部监督和外部监督,初步形成了审计监督体系,为进一步完善军队采购审计机制奠定了基础。但目前军队物资采购审计仍存在一些问题,影响军队物资采购事业又好又快的发展。

(一)审计人员能力不足,绩效考评体系缺失。

军队物资采购是一项政策性、法律性、专业技术性要求很高的工作,无论是要评价物资采购过程的真实性、合法性和经济性,还是要审核采购项目的效率性、效果性,都要求审计人员不但要非常熟悉采购程序、方式方法,还要掌握计算机、网络、法律、商贸等相关的知识。目前,部队采购人员虽然接受过总部和大型单位组织的学习或培训,但一些负责采购经济监督的审计、财务、纪检部门的人员基本没有参加,对物资采购管理层面的理论和技术掌握还不多。采购审计人员如果没有广博的知识和过硬的素质,审计工作就难以真正落到实处。此外,对采购人员的奖惩、晋升、培训缺乏一个系统的绩效考评体系;对军队物资采购经济监督的主体,包括各级审计部门、财务部门、采购管理部门和纪检部门等,也尚未建立一套完善的采购绩效考评体系,很难运用恰当的考评方法,对他们履行监督职能的情况进行定性和定量考评。

(二)采购法规不健全,缺少审计依据。

军队采购法律法规能够规范军队采购活动的各个环节,为采购审计提供相应的监督和评价标准。目前,军队采购法律法规不够健全,在将采购权交给采购机构的同时,对其责任和义务的规定却显得粗略,权、责的分离和不对称使少数人能在法律约束之外谋求个人利益,侵害国家和军队利益;对采购中的损失没有明确规定决策者和执行者的责任,责任主体不清而无法进行惩罚。从制度上看,物资采购工作的各项规章制度都对审计提出了要求,但审计内容不明确,措施不具体,针对性和操作性不强。特别是由谁牵头审计、审计什么、怎样审计以及审计时机等都缺乏具体规定。

(三)监督主体分散,缺乏监督合力。

按照《军队物资采购管理规定》和《军队招标管理规定》的要求,军队物资采购监督的主体主要有各级事业部门、财务部门、审计部门、纪检部门以及采购管理部门,他们都有权监督军队物资采购活动。然而,所有这些监督主体缺乏相对的独立性,各监督主体之间的运行规则也尚未完全统一。现行的规定虽然赋予监督主体实施监督管理的权力,但没有详细规定进行监督的实施细则,使军队物资采购审计容易处于一种无序状态。从实践中看,各职能部门在履行职责时,往往各自为政,缺乏沟通,信息不畅,配合不力。相关部门实施监督各执一端、各行其是,还没有形成一个有机协调运行的监督系统,这大大降低了物资采购审计的效力,造成了资源浪费,同时也影响了军队物资采购工作顺利健康开展。

(四)审计手段落后,信息化程度不高。

军队物资采购内容的复杂性加大了审计难度。军队物资采购对象既包括后勤装备、自动化设备、军训器材等设备器材,又包括被装、药品、油料、办公用品等物资。采购内容不同,必然使得审计要求、审计特点、审计目标等方面存在一定差别。对于审计部门而言,要正确把握这些差别,合理运用方式方法,组织实施审计,难度较大。随着商品信息网络化趋势的发展,军队采购部门通过网络了解商品信息,而且借助网络进行采购。但审计部门还运用传统的手工方法对其进行审查,便显得无从下手。目前,传统的手工作业存在效率低、信息难共享、过程难公开等弊病。因此,审计部门的信息化建设任务日益紧迫。

二、加强军队物资采购审计的对策

(一)提高审计人员素质,建立绩效考评体系。

扩大采购业务人员的培训范围,特别要加大对采购审计部门人员的培训力度,加强对采购专业知识的学习。通过参加函授、短期培训等各种形式开展采购理论、电子商务、计算机及网络的学习,开拓监督人员的视野,提高自身的业务素质和专业技能,适应物资采购审计工作的需要。从地方院校选拔懂得法律、经济、管理和公关等知识的综合型人才,充实部队物资采购和监督队伍。建立一套完善的激励约束机制,以提高军队采购主体的整体绩效,进而提高军队采购的军事经济效益。美军国防采办职业规划的成功对建立我军采购人员的考核制度具有借鉴意义。它将采办职位分为16类,对每一采办职位都有不同学历文凭要求,并规定采办人员在上任前必须到国防采办大学接受相关专业培训,在通过各种考核后方可取得上岗证书,并定期进行考核,不合格者不得再从事采办工作。

(二)健全监督法规,依法实施审计。

以《政府采购法》、《招标投标法》、《国防法》、《合同法》为依据,以《军队物资采购管理规定》、《军队物资招标管理规定》为基础,尽快出台如《军事采购条例》、《军队采购道德规范》等,并形成一系列配套的法规,将军队物资采购的原则、目标、程序、管理、监督制约以及市场准入、社会中介组织、采购从业人员资格、采购投诉仲裁和信息与电子贸易等各方面的规定形成法规体系。补充完善现行规章制度,明确质疑、申诉程序和救济机制,通过司法手段保证采购实体、供应商权利的实现,为军队物资采购审计奠定法律法规基础,使监督者与被监督者都有法可依,有章可循,执行有力。物资采购审计部门要针对驻地特点和部队实际,依据现有法律规章,制定实用、规范、可操作性强的管理规定,使审计工作经常化。

(三)形成监督合力,发挥整体效应。

针对监督力量分散的情况,应运用系统观思想整合审计、财务、纪检、行政部门在军队物资采购中的审计职能,使之成为一个有机整体,以发挥军队采购审计的整体效应。这个监督体系是以审计监督为主体、财务和行政监督为基础、纪检监督为关键、社会监督为补充的“五位一体”监督模式。要使物资采购审计发挥整体效应,各监督主体就必须紧紧抓住系统目标,以整合监督系统为基准,提高监管合力为导向,对不同监管要素进行明确分工,不断优化采购流程,利用多种监督手段,促使系统要素达到最优化组合。这些监督主体在履行监督管理职责时,除了对采购机构和采购过程实施监督外,彼此之间还存在相互监督关系,如财务部门对采购业务管理的监督,审计对财务和采购业务管理的监督以及纪检部门对上述三个部门的监督。通过军队内部各监督主体与被监督者的关系,形成分布合理、有效监督的军队内部监督制度。

(四)利用信息技术,提高审计效率。

篇6

关键词:国有集团化企业;集中采购;采购模式

一、某大型国有集团化企业原有采购模式

某大型国企成立于1960年,拥有50余年的建厂历史。1999年根据国有企业改制及相关部委要求,成立了集团公司。公司初始资产规模100亿元,员工5000人。公司原有的采购模式主要存在以下问题:

(一)采购业务管理方面。(1)战略采购物资种类少。(2)各企业议价能力不一,差异性较大。(3)基础管理工作较薄弱。(4)无效库存庞大。(5)协同不充分。

(二)供应商管理方面。(1)供应商群体过度分散,数量庞大。(2)供应商重复审核。

二、建立并实施集中采购模式的原因

1.面对激烈的市场竞争,原有采购模式的种种弊端显现。不能适应集团化公司飞速发展的需要。采购体系的改革势在必行。2.采购成本是企业生产乃至销售整个环节中最主要的成本。采购成本的高低直接影响到企业最终获利情况。3.降低采购成本是企业降低成本的主要手段。4.采购的“利润杠杆”效应,使越来越多的企业认识到采购的重要性。5.集团化公司的集中采购相对传统分散采购而言,可以有效降低采购的人工、库存、管理等方面的成本。

三、集团化采购模式初探

(一)采购模式。1.集团公司直接集中采购。集团公司直接与少数实力雄厚、质量过硬、价格竞争力强、行业领先的供应商签订采购合同(或框架协议),再与各子分公司签订销售合同(见图1)。主要限于对集团安排稳定生产、产品质量和生产运营成本有重大影响的大宗通用物资和特别重要物资。2.集团公司组织集中采购。集团公司牵头组织集团公司各子分公司,以集中招标或联合谈判的方式,共同优选确定供应商短名单,确定采购价格(或定价机制),统一签订框架协议。各子分公司在框架协议项下执行订单采购,并负责过程控制、催交催运、接货验货、仓储配送和结算付款。主要适用于各子分公司生产所需的大宗通用重要物资。(1)组建由集团公司与各子分公司人员参加的专业化采购团队。在战略采购委员会组织下,成立若干采购管理小组和评标(联合谈判)专家组,形成集总部和各子分公司专业人员于一体的专业化采购团队,全面参与供应商推荐、供应商现场考察,共同组织集中招标或联合招标,共同筛选确定供应商短名单,确定最优惠采购价格。(2)定期供应商短名单和指导价格。集团公司组织集中采购专业采购团队每年研究确定供应商短名单,定期集团公司组织集中采购指导价格。(3)逐步提升集中组织采购规模,打造集团化采购的主导实现形式。集团公司组织集中采购统一对外、集中决策、上下分工协作,这样既解决了集团化采购过程中总部孤军奋战的问题,也解决了各子分公司参与集团化采购积极性不高的问题,为逐步扩大集团组织集中采购范围创造条件。

(二)采购管理:1.建立健全规章制度,规范采购管理。(1)制订《集团公司物资供应管理规定》,规范生产使用物资供应工作。(2)制订《集团公司供应商管理规定》,统一管理集团供应商网络,通过对供应商动态考核扶优劣汰,大力培育战略供应商和主力供应商,优化供应商结构,控制供应风险。(3)制订《集团公司框架协议采购管理办法》,从集合需求,浓缩渠道、提高效率、严格执行等各方面进行规范、监督、检查和考核,提升框架协议采购质量。(4)制订《集团公司物资储备和库存管理规定》,控制储备规模,优化库存结构,加快物资周转,保证安全、经济供应。

2.建立健全绩效考核体系,强化采购控制。(1)对各企业提报的集团化采购计划的及时性和准确率进行考核和通报。(2)通过对物资供应管理检查、物资供应绩效考核以及其他专项检查,对企业供应商管理工作进行监督和检查。(3)定期监督、检查和考核框架协议采购情况,对框架协议采购质量和执行情况进行通报。(4)年初下达储备和库存管理考核指标,通过月度通报、季度评比、年度总结的方式对企业储备和库存管理情况进行考评。(5)对各企业物资供应统计工作开展情况进行定期检查或抽查,并通报检查结果。

四、集团公司采购管理变革路径

集团公司采购管理变革的路径可分为“集中整合”“发展提高”“持续优化”三个阶段。每个阶段分别设定要达到的目标,实施的推进方法以及该阶段能力建设的重点。第一阶段为集中整合。这个阶段的目标就是降低采购成本。首先要对于大宗物资(电磁线、钢板、变压器油、开关、套管等)整合采购量,减少供应商的数量。针对竞争性的供应市场,主要采取公开竞标的方式来降低成本。这个阶段,应集中主要力量建设自身项目管理的能力,确立公开,公正以及公平的流程,对分公司执行采购流程的监督能力和方法也要进行提高。第二阶段为发展提高阶段。其主要目标是打造战略供应商关系,建立高效的管控体系。这个阶段,应根据物料分类的特点,采用多元化的采购战略,逐步扩大集中招标采购的范围,实施供应商的动态管理,不断的更新供应商的信息,推动建立与供应商的战略合作关系。这个阶段,能力建设的重点在于提高物料分类管理的能力,以及应用管控平台(组织,流程,工具)形成高效的集团采购,进一步推动集团集团公司和各子公司的职权划分,使得成本与效率达到合理平衡。第三阶段为持续优化。通过持续优化创造集团公司供应链的核心竞争力。在这个阶段,采购将改变从前的被动局面,逐步建立以集中统一、专业化采购与专业化管理有机结合为主要特征,以“归口管理、集中采购、统一储备、统一调拨“为主要内容,以集团组织采购为主导形式的采购管理体制。集团统一分管物资采购管理工作,包括规章制度建设、计划管理、质量管理、储备管理、供应商管理、价格管理、绩效管理和队伍建设等方面内容。大宗通用重要物资由集团总部牵头组织统一对外实施集团化采购,其他物资由各企业采购部门集中采购。建立统一储备和各企业集中储备相结合的储备体制,通过电子采购平台和ERP系统实现储备资源共享,集团牵头组织统一储备,对积压物料实施统一调拨。强化物资需求规律分析、供应市场研究、供应商关系管理、过程控制等专业化管理职能,从供应商整体实力、供应份额、合同执行情况、奖惩情况等,对每个供应商进行动态、量化考评,根据考核结果对供应商进行分级分类管理,向排名靠前的供应商实施订货倾斜,不断提升供应商提品和服务的品质,降低集团总体采购成本。

参考文献:

[1]中央企业管理提升活动领导小组主编[J].企业采购管理辅导手册,2012,(1).

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2010年和2013年所有物资采购事项均纳入本次专项治理范围。

二、方法步骤

(一)自查自纠阶段(2013年7月至2013年8月)

各单位要及时进行梳理,认真组织本单位开展自查,确保自查不走过场。自查的主要内容是本单位近两年物资采购流程和制度的建立及落实情况,包括:零星物资是否按规定流程进行采购,大宗物资采购是否成立领导小组,是否坚持集体决策,是否遵循公开、公平、公正原则,是否按相关法律规定实行招标,采购工作是否执行采购计划和采购预算,采购过程中的验收、决策是否符合财务管理规定等。自查过程中发现的问题要及时纠正并上报,要边自查边完善物资代购制度。

(二)检查阶段(2013年9月至2013年10月)

在自查自纠阶段基础上,各区粮食局要抽调业务骨干,对单位进行检查,检查的主要对象是近两年发生了大宗物资采购的部门和企事业单位,以及自查自纠措施不得力、工作走过场的单位。区局专项治理工作领导小组将对各单位自查工作进展情况进行抽查,实地了解物资采购流程和管理现状,并组织座谈和交流,及时总结物资采购管理先进经验。

(三)建章立制度、总结提高阶段(2013年11月)

各单位要针对目前物资采购流程和制度中存在的问题,及时梳理,深入分析问题产生的原因,提出切实可行的整改意见。特别是针对大宊物资设备采购提出系统性管理意见,进一步健全完善集中采购制度、招投标制度、采购计划审核等各项制度,确保物资采购工作在制度约束下规范运行和操作。通过本次专项治理,要对现有的采购制度进行总结完善,不断提高粮食系统物资采购制度化、科学化、规范化水平。在完善零星物资采购制度的同时要重点建立健全大宗物资采购管理办法,形成用制度规范管理的良性机制,杜绝违反制度和程序问题的发生。

三、工作要求

(一)细化治理措施。各单位要对照实施方案,细化检查内容,重点检查国有粮食企业大宗物资设备采购,对采购计划的制定,招标、开标、评标、定标,合同签订,物资进企业检验、复检、入库,资金结算等过程进行全面检查。

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关键词:烟草工业精益采购采购计划管理现状方案优化

一、背景概述

2013年,国家局出台了《烟草企业采购管理规定》,对烟草行业的采购行为从采购范畴到采购计划,从采购实施到采购全过程监管,都提出了具体的要求;2014年,是烟草行业全面推行精益管理的开局之年,精益管理已成为行业能否持续健康发展的必要之行,成为企业能否实现转型升级的关键之举,其中,也对作为精益管理的重要一环——精益采购,提出了更为明确的方向:烟草企业应以质量、价格、技术和服务为依据,以降低采购成本、提高采购效率为切入点,建立健全物资采购保障体系,实施科学决策和有效控制,着力推进精准预测、精准采购与精准供应。因此,精准预测采购需求,科学合理编制采购计划,是企业开展采购工作流程的第一步,也是确保企业实现精益采购的关键一步。

二、福建中烟采购计划及实施的整体情况分析

1.采购计划管理组织运作模式。经过近年的实践与摸索,公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制;建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心,以《采购管理程序》为流程依据,以信息系统为流程载体的三大管控体系,确保了全省采购工作的有效运行。2.采购计划管理与过程管控。在计划管理方面,采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中,对确实因为生产经营需要调整的项目,采购办及时组织调研,召开专题会议进行分析评审,严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面,采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导,严格执行行业、企业采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统,按照采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,严格把关,严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求,不断强化程序的硬约束作用,确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。

三、采购计划管理中的差距

1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。对于卷烟工业企业的发展而言,技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例,十年来,公司投资项目量多面广,投资量大,先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元,技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升,因此,投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。

1.1采购计划与投资计划编制范围不同。根据《烟草行业采购管理规定》要求,采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程(含信息化项目)和服务的所有采购项目,由各级公司的采购办进行编制汇总;投资计划编制的范围为固定资产投资项目(整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等)、信息化投资项目、多元化投资项目,不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目,由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。

1.2采购计划与投资计划管理流程不同。投资项目管理流程为:投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理,各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作,省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审,投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划,经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划,投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解,经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为:省公司于每年12月下发采购计划编制通知,各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划,采购办汇总、初审全省采购计划,并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后,经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知,全省采购计划方可生效实施。

1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。由于全省的投资与采购计划,在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异,同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后,信息化平台尚未实现两个系统的关联,使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接,无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。

2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系,全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则;在年度中期可对采购计划进行半年调整,对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审,但对是否完成及是否按进度完成并未考核,尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系,缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目,尤其是货物及服务类项目,部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性,导致某一月份采购项目扎堆实施,某一月份采购项目零实施,或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施,进度计划形同虚设,给采购办工作人员组织采购带来了不便,也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。

3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。

3.1尚未建立采购绩效评估模块。对于采购计划执行环节的评估,最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块,未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成,缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。

3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上,经过分析研究,并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势,从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白,若能借助信息化平台,对以往的采购信息进行整合,结合企业发展战略,发现市场供求变化和规律,对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数,将有助于提高采购计划编制的准确性,确保全省采购策略制定的合理性,从而提高采购计划编制精度,降低采购风险。

四、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案

1.通过专案调整,实现采购计划与投资计划的有效对接。目前我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则,除个别零星应急调整的项目外,均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上,针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况,可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接,于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头,加强沟通,密切配合,对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数,项目金额,调整理由等进行对接与核实,由下至上汇总,由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划;由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护,加快企业内部信息流的高效流动,以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。

2.通过绩效评估,建立采购计划考评体系。

2.1对采购计划考核标准进行界定。将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标,合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间,测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间,以此作为采购计划进度考评的依据,促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划,应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点;对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点;对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目,视同完成。

2.2对采购计划进行进度分解。省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作,如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意:根据采购物资、工程或服务的规模和数量,具体的技术规范与规格,使用性能要求,对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。

2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门(政策性因素或不可抗力因素除外),可由省公司采购办通知企业管理处,企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。

3.通过优化信息化平台,提高工作效率和改善作业流程。

3.1实现与投资系统的及时对接。每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联,由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新,实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。

3.2实现绩效考评。采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现,建立子公司或部门的绩效评估体系,与采购实施过程关联,在系统中动态、持续的进行评价,正确及时反馈考评结果。

3.3实现采购需求趋势预测。采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署,以确定从组织外部采购哪些产品和服务,以最好的满足企业内部的需求,而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值,采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块,建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础,通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比,结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划,反映采购需求,市场行情的变化,形成采购计划编制的初步依据,为企业的采购决策提供支持。

五、结语

采购计划是在企业的战略目标框架之内提出的,应服务服从于企业的生产经营需要,只有趋于精准、科学、合理的采购预测与采购计划编制,才能从源头上推进采购实施的规范与高效,为实施精准采购、精准供应提供最基本的依据,杜绝采购中的各种资源的浪费,从而真正实现精益采购。

参考文献:

[1]孙丽.采购管理实操手册.北京:中国电力出版社.2012.

[2]梁雪贤等.现代采购管理实务.北京:科学出版社.2011.

[3]孙佩红,唐磊等.企业采购控制精细化管理全案.北京:人民邮电出版社.2012.

[4]李育蔚.采购人员标准化工作手册.北京:人民邮电出版社.2012.

[5]成毅.工厂采购精细化管理手册.北京:人民邮电出版社.2014.

[6]程淑丽.采购部业务关键点控制手册.北京:人民邮电出版社.2014.

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