时间：2023-08-23 09:17:07
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【关键词】干部人事档案管理 重要性 存在问题 解决措施
企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
一、干部人事档案管理存在的主要问题
管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：
（一）材料不齐全，手续不完备。
材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。
（二）档案材料失真，严肃性削弱。
真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。
三、加强干部人事档案管理工作的措施
新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：
（一）增强全民档案意识。
档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。
（二）增强职能部门的责任意识。
干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。
（三）要加强自身建设。
新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。
（四）尽快实现档案管理现代化。
事业单位工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档事业单位的人事档案是事业单位基础工作内容的一部分。一般而言，事业单位可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对事业单位工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，事业单位会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。
二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题
（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。
（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。
（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。
（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。
三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施
（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。
（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。
（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。
（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。
（五）加强对文件材料的超前控制，严把质量关。归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，所以，在收集归档文件时不仅要严把质量关，还应从源头抓起，文件材料的进行超前控制。超前控制是指在文件形成、积累阶段，按照档案要求进行文件的质量控制，确保归档文件的真实可靠、完整安全。在实际工作中，业务文件分散在各个业务部门或个人手中，如科研资料主要集中在科教科，文书资料主要集中在办公室，基建材料主要集中在基建科等，这种分散性往往影响到档案收集的系统性和完整性。通过超前控制，可以在文件形成初期阶段对文件内在质量进行前期控制，对业务文件的形成、积累、整理提供最直接的帮助与指导，把问题解决在前期形成阶段，有利于归档文件的完整准确，提高归档档案质量。
关键词：职业院校 人事档案 收集归档 思考
一、职业院校人事档案收集归档工作的现状
1.对人事档案管理的重要性缺乏理解与重视。一些院校领导、部门及教职工对人事档案管理工作认识存在误区，许多人普遍认为人事档案管理工作就是整理、装盒保管好就行了，没有把它作为学校的一项重要工作而纳入到议事日程，认为与学校的教学科研成果没有关联，也不能创造出经济效益，致使职业院校人事档案在日常工作中成了“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”的无足轻重的事情，认为平时只要能应付检查就可以。认识上的不足导致许多人对人事档案的收集和归档缺乏应有的理解与重视。
2.人事档案管理的相关制度欠缺。有些院校缺乏系统、健全的规章制度，对档案的收集、归档时间、归档范围、归档要求等未做出具体的规定，有的虽然制定了制度，但形同虚设，在工作中无法落实，制约了档案管理工作发展的制度化、规范化。
3.人事档案管理人员偏少，专业水平有待提高。随着招生规模的扩大，师资队伍也随之壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，工作量增大。但由于重视不够，一些院校很少设置有专职的人事档案管理人员，即使有也往往是没有接受过系统的专业培训。管理人员的偏少和专业素养的欠缺，导致人事档案收集不完整，归档不及时，档案内容不够规范化、科学化，影响了人事档案的建设和管理水平的提高。
4.人事档案电子信息化建设滞后。目前部分职业院校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，没有与时俱进地实现人事档案的电子信息化。档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，电子信息化水平较低，档案管理工作无法跟上时代和学校发展的步伐。
5.人才的流动使人档分离现象增多。随着现代社会人才流动的增加，一些单位在招聘人员时，对人事档案没有具体的要求，导致弃档现象增多，加上一些不规范、不合理的流动，人才流动与档案转递不同步，造成人档分离，甚至出现死档。这些问题的出现，势必影响到人事档案的延续性。
二、加强职业院校人事档案收集归档的对策
1.强化教职工的档案意识。更新思想观念，强化教职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前教职工人事档案意识淡漠的现状，必须更新思想观念，进一步加大档案宣传力度，提高大家的档案意识，使院校人事档案的收集和归档工作能及时有效地开展。
2.完善人事档案管理制度。人事档案的收集归档工作琐碎而繁杂，需要有一定的制度来制约，只有不断完善人事档案管理制度，加强人事档案材料收集、归档和转进转出档案的管理，才能保证人事档案的收集和归档做到及时、完整、科学准确。
3.打造高素质的人事档案管理人才队伍。现代化的档案管理工作不仅要精通专业知识，还要熟悉相关的计算机和管理知识。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键。因此，一方面学校应加强人事档案管理人才队伍的专业培训，吸纳各方人才，以提高学校人事档案的管理水平。另一方面在职的人事档案管理人员也应增强责任心，认真审核收集档案材料，及时追补缺漏材料，不断补充新的资料，杜绝伪造的人事档案材料入档。档案人员主动与校内各部门联系，保证归档材料齐全完整。同时注意科研材料的收集，确保人事档案的真实性、动态性、完整性和科学性。而且应积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，提高自己的综合素质，努力提高学校的档案管理水平。
4.推进人事档案管理信息化建设。利用计算机等先进设备来管理人事档案，可有效提高档案管理效率。因此，人事档案的收集和归档应改变过去单纯纸质档案的传统管理方式，利用电脑进行人事档案的动态管理，建立人事档案数据库系统，实现人事档案数据化、信息化。
5.规范流动人员人事档案管理。要解决人档分离这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新的长态机制，规范对人才流动模式的管理，利用计算机技术对流动人员人事档案进行管理，建立人才业绩跟踪系统，始终保持流动人员人事档案内容具有延续性。如此才有助于人才流动与档案转递的同步，避免人档分离。
总之，职业院校全员应提高人事档案认识，人事档案部门应完善管理制度，加强人事档案管理人才队伍建设，积极推进人事档案管理信息化建设，把人事档案管理工作融入日常工作，才能使职业院校人事档案管理工作与时俱进，提高职业院校人事档案的质量和利用水平，为学校的发展提供更优质服务。
参考文献
人事档案的内容是由若干份材料组成的。它的来源十分广泛，内容和形式多种多样，这些材料的不规范现象严重影响到人事档案的质量，甚至人事档案的利用价值。为提高档案质量更好地为组织、人事工作服务，我个人认为应从材料内容和格式两个方面入手：
一、内容要做到真实、完整、精炼
1、真实性是人事档案的生命。内容要实事求是地反映职工的本来面目，对于不符合职工客观面貌的材料、伪造的假材料应剔除出去。如某位职工在1988年的干部履历表中的年龄为1952年9月，1998年再填写时为1954年9月，这种现象比较普遍，如果不及时纠正，必将影响到今后的组织、人事工作。
2、人事档案材料要完整、手续要完备
（1）材料系列是否完整。一个人的人事档案不是孤立的，相互之间有着历史的内在联系，相互依存，互为补充，构成一个完整的有机体系。比如，一个人的入党材料，一般有入党申请书、转证申请书、入党志愿书等；处分材料，一般应包括处分决定或批复、调查报告、本人检讨以及必要的证明材料。有关部门向人事档案部门送交材料之时，应注意将系列材料收齐，以实现材料系列的完整性。
（2）一份材料的内容和外形是否完整。人事档案的每份材料都有一定的独立性，内容有几个部分、几个要素组成。如：一份鉴定材料，一般都应有自我鉴定、小组鉴定、组织鉴定；审查结论和处分决定，一般都与本人见面，本人在结论或处分决定上的意见和签字是其不可缺少的内容。因此，档案材料必须有头有尾，落款、署名、时间等特征具备，外形上没有缺页、破损、霉烂变质、字迹模糊不清现象，才是完整的档案材料。
（3）材料手续的完备，是确保人事档案内容质量的一个重要方面。1990年中央组织部颁布的《干部档案整理办法》指出：“今后凡需归入档案但手续不完备的材料，均应先将手续补办完备，才能归档。”
3、人事档案的内容应精炼、实用。人事档案从建立之日起就是动态的而不是静止的。因而决定了人事档案必须根据当事人情况的变化而不断增加新的内容，补充新材料。在此过程中我们要遵循“取之有据，舍之有理”的原则。对收集起来的材料进行审查、甄别其真伪，判定有无保存价值。如，有人在入党过程中多次写了申请书，有人被审查时对同一问题多次写了交待材料，有人对同一问题在不同时期写了内容相同的证明材料，鉴别时，只需选取1-2份内容全、手续完备、字迹清楚的归入本人档案，其余的剔除。这就避免了人事档案的臃肿庞杂，使其精炼简明，更好地发挥作用。
二、材料格式的规范化
很多人事档案材料是以表格的形式记载信息情况的，材料表格设计是否合理，尺寸大小是否规范，印刷和书写的质量是否有保证都将影响到人事档案的质量。
（1）首先，表头要清晰明确地表达所记录的内容，避免含糊不清、文不对题。人事档案的每一份材料都具有相对的独立性：履历表记录人员个人简况简历；鉴定表记录对人员某一时期学习或工作的鉴定；工资表记录人员工资变动情况等等。有些单位在制表时将两种不同性质的材料印刷在同一份表格上，极易造成混乱。在日常的管理工作中，我们发现很多部队人员的工资表、任免表和技术等级调整表通用“干部任免审批表”一种表头，不仔细鉴别很容易搞混。这种情况给人事档案的整理和查阅带来很大不便，更会影响有关部门对人员的了解和任用。其次，项目的排列要合理。表格材料常常包括很多项目，项目的排列必须清楚有序，每一项后面要留足够空白以供填写。
（2）目前，人事档案材料仍以纸质材料为主，材料用纸和印刷书写材料的质量直接关系到人事档案的保存问题。目前机关多用新闻纸、二号和三号印刷纸制作文件材料，一旦遇光和高温后，容易发黄变脆，缩短档案寿命；铁道部门的职工工资单使用极薄的蜡光纸印刷，在收集、转递的过程中极易损毁。因此，人事档案材料要用质量较好的纸张书写或印刷。另外，用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸印刷或书写的档案材料，不耐光、不耐热、受潮或长期磨擦或字迹容易浸化消退。应提倡使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水书写材料。
关键词：企业；人事档案；规范化；管理
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
一 引言
当前，企业的人事档案管理对于现代企业的科学化管理具有重要的作用。人事档案能够详细记录个人的学历、技能以及工作经历等信息，这样可以让企业对于人才培养与选拔有了资料基础。人力资源部门可以更全面掌握员工的能力特长，为企业的发展发挥充分的价值。企业的人事档案管理能够提高人力资源管理的规范性，更好地发挥企业员工的才能。因此，企业要加强对人事档案管理的规范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企业对人事档案管理缺乏规范化管理，没有建立完善的人事档案的管理制度，对该项工作也没有较强的管理意识，认为该项工作不能直接创造经济效益，对其投入的资源和精力也比较少，企业的人事档案管理信息化建设比较落后，人事档案的保存、转递的安全性、员工信息的健全性，都存在管理的不规范问题。这些都阻碍了企业人事档案的规范化管理进程，也抑制了人事档案管理的职能发挥。
二 新时期企业人事档案管理的特点与新问题
（一）企业人事档案管理的特点
企业人事档案管理重点就是要将员工的相关岗位信息资料进行全面收集，为开展人力资源管理奠定基础，因此，企业人事档案管理就具有长期性和累积性特点。它是根据企业员工的个人职业经历、工作能力以及岗位培训进行的资料整理，能够客观反映员工的职业经历。企业员工的人事档案的收集整理要依靠相关部门共同协作完成。企业人事档案管理的工作负担比较重，要对企业全体员工进行职业信息的长期动态化记录，这样不断进行信息的收集整理、归档等工作。同时，还要对人事档案的转接和归档等工作进行记录。信息化社会要求企业人事档案管理必须进行变革，仅仅依靠手工记录已经不能满足人事档案管理的需要，企业人事档案管理的信息化成为时展的客观要求。
（二）新时期企业人事档案管理的新问题
随着市场经济的不断完善，企业作为经济主体，参与的市场经济竞争更为充分。这样带给企业员工的工作岗位变动和企业人才流动十分频繁，也给企业人事档案管理带来了难度。企业人事档案管理在员工的流动管理、人力资源优化配置、人才培养规划以及岗位绩效考核等方面，都面临着挑战。企业人事档案管理必须解决好信息化管理和提高工作效率等问题。
首先，企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全。在市场经济环境背景下，企业的人事档案更多地服务于企业自身的发展和调配人力资源，也帮助企业员工能够更好地进行流动，使员工能够在合适的岗位上面发挥自己的价值。但是，一些企业还没有意识到人事档案管理的重要性，没有给予管理上应有的重要地位。对于企业人事档案管理还存在沿用陈旧的管理制度，没有根据社会和企业的发展进行制度完善，这样就滞后于企业和员工的发展实际，造成了企业人事档案管理的粗放化。缺乏现代管理与信息化管理的工作内容与工作方法。
其次，企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范。一些企业为了能够节约人力成本，因此将人事档案管理工作分派给相关部门进行兼职管理，没有专职人员进行管理，造成了人事档案管理的非专业化和非规范化。这样也使得企业的发展远远快于相应的配套人事档案管理，人事档案管理处于混乱状态、没有专业人员对档案进行科学管理，相关管理人员缺乏责任意识，不能严格按照档案人事管理制度进行管理，造成了档案查找困难等问题。
最后，企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。根据一些企业的管理现状，这些企业的人事档案管理成为内向型的，封闭的管理模式。由于一些企业的人事档案管理内容方面，沿用的是传统人事档案管理内容，缺乏与市场经济相适应的内容，例如：缺乏具有人文关怀的档案信息，个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等。这样就不能准确地对员工进行任用选拔与绩效考核，也不利于建立规范化的人事档案信息管理系统。企业的人事档案管理模式在实际运用中，还缺乏创新使用人事档案管理现代化、智能化、数据化的管理。
三 加强企业人事档案管理的规范化措施
（一）提高企业人事档案管理制度的规范化
企业人事档案管理必须健全相关的管理制度，促使其得到规范化管理，才能为企业的发展提供真实可靠的档案信息资源。要能够保护好档案资料的安全性，同时带动人事档案管理信息的发展。企业人事档案管理制度的规范化还应体现在人事档案材料文体要统一、装订整齐、书写规范、管理规范等方面。企业要不断对人事档案管理的规章制度进行完善，学习和创新应用人事档案管理的规范化理论与方法，为企业的人事档案管理创新奠定基础。
（二）提高企业人事档案管理的信息化
由于社会发展的不断细化，对于企业的人事档案管理就应加强现代化、规范化和标准化管理工作。企业要建立人事档案的数据库、管理系统等，通过规范化的管理工作贯穿人事档案管理的全流程，奠定了人事档案载体标准、格式标准、管理标准体系的建立与完善。在网络时代，档案管理的信息化十分重要，解决了档案管理遇到地域制约，提高了时效性，为企业的相关部门实现了档案信息高度共享。这也有利于人事档案管理人员减轻了重复性和简单性的操作，使他们能够有更多的精力进行人事档案资源的开发与利用。
（三）完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平
根据市场经济宏观发展状况和企业微观发展的实际需要，要完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平，这样才能满足企业人才流动和人力资源合理优化配置的要求。对于企业急需的人才录用选拔方面，人事档案信息要提供员工的科研成果、专利技术材料；业绩考核、健康状况检查等，这样才能准确反映员工的工作能力与综合素质。另外，企业应加强对人事档案管理人员的培养与培训，提高相关管理人员的档案管理专业化水平与能力。增强他们的工作职责意识，合理运用先进的管理方法，规范化操作人事档案业务与流程，确保人事档案管理的完整、机密和安全。
四 结论
通过对加强企业人事档案的规范化管理，得出新形势下企业的人事档案要实现科学化和信息化管理，这样才能发挥企业人事档案管理的功能，开发和利用好档案资源，为进一步完善企业的人事管理发挥作用，使企业在人才任用上提供服务价值，也使得企业的人事档案管理能够动态化地适应企业的发展。企业要加强信息化档案管理建设，投入更多的资金、设备和资源用于人事档案管理信息的数字化、网络化。企业还应重点关注人事档案管理的安全问题，要提高相关管理人员的网络安全意识，加强人事档案管理的审查与管理制度；升级人事档案信息化管理技术，确保企业人事档案管理的规范化与安全性。
参考文献
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关键词：高校;人事档案;归属管理
目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：
除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。
人事类档案划归档案馆管理的前提
笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：
（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。
（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。
其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。
再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。
做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法
（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
一、死亡人员人事档案的归属与流向基本情况
1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。
2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。
3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。
4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。
5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。
6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。
7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。
9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。
二、存在的主要问题及原因分析
1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。
2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。
3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。
4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。
三、对死亡人员人事档案管理的建议
1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。
2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。
3. 建立健全管理机制。国家档案行政部门要通过修改《档案法》，补充死亡人员人事档案工作内容和规定，明确档案行政部门的职责。省级档案行政部门应在广泛开展死亡人员人事档案工作调研的基础上联合相关部门出台实用性和操作性强的管理制度、办法，严格控制死亡人员人事档案的归属与流向，使其有规可依、有章可循。出台的制度应结合实际，突出整体联动和协作互动机制，针对档案鉴别接收（移交）、收集整理、保管保护、查阅利用、安全保密、流转销毁、信息化等程序和内容有具体而明确的规定，强化业务培训指导、信息沟通、监督管理及责任追究体系建设。对接收（移交）的时间、内容、要求、手续、费用等进行整体考虑。
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