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对于事业单位来讲,档案的资料管理工作是其十分重要的内容之一,同事业单位的平时工作存在密切的关联。当前,事业单位中的资料档案管理工作存在很多不足之处,严重影响了事业单位的自身发展。相关工作人员需要对其进行分析,制定相应的处理方法,提高档案管理工作的水平,进而保证事业单位健康、稳定的进行工作。本文简要论述了优化事业单位中资料档案管理工作的相关内容,仅供参考。
【关键词】
对于事业单位来讲,其是为民众提供服务的,同普通的企业区别的是,其具有公益性与服务性的特点,且并不以资金收益为主要目的,而是以增进社会发展,为人们群众提供服务为根本目标。在事业单位的档案管理工作中,存在很多因素限制其发展,这些因素中有制度因素,也有人为因素。例如:在事业单位中,任务较多,设计内容较复杂,需要的原料也很多,这就无疑加重了档案管理的作业量;再例如:事业单位在运行期间,透明化程度较低,隐藏性较为严重,很难深入对其进行了解,在平时的工作与检查期间,就需要进行严格的规范要求,从而为档案的管理工作再次提升了难度。对于事业单位来讲,其档案管理的水平同其发展的程度之间存在密切的关联,在平时工作中发挥着十分关键的作用。从而可见,增强事业单位的档案管理工作,优化资料管理模式就成为了相关工作人员应重视的问题,以下很对其相关内容进行论述,仅供参考。
1 在事业单位中,进行资料档案管理工作的意义
事业单位所涉及到的内容相对较多,所以需要保存的数据资料也很多,档案的整理工作数量较大。因为当前事业单位的运转缺乏透明化与阳光化,很多都具有隐秘性,因此,进行平时的检查工作时,就需要利用资料进行反应。对于事业单位来讲,资料档案的完成程度与质量同事业单位的工作水平之间存在密切的关联。因此,档案资料管理是事业单位十分关键的构成环节之一。依照当前的管理思想来看,资料档案的管理程度也能够间接反应事业单位整体的管理程度。所以,事业单位中的管理从业人员需要对档案管理的意义及紧迫性进行深入认识,创建完善的档案管理标准,认真落实日常档案管理。假如发现资料档案中存在不符合标准的内容,则反应出在事业单位的整体管理方面存在不足。
2 对事业单位的资料档案管理进行优化的方法
2.1 增强员工专业水平,提升员工自身素养
想要保证事业单位中的资料档案管理工作良好开展,首先就需要增强员工的专业水平,提升员工的自身素养。对于资料档案的管理人员来讲,应具备专业的档案管理水平,同时具备一些人员管理及相关能力,熟练的电脑操作能力,熟练掌握我国的方针政策。所以,事业单位在选择档案管理从业人员时,应严把质量关,细心选取专业人才,同时在员工上岗前进行专业培训。另外,从事档案管理的人员应具备独立的观念,遵纪守法,树立良好的职业责任感,努力踏实。档案管理从业人员应时常寻味自己的内心,保证资料记录管理整洁、全面、及时。对平时的工作进行自省,保证书写标准、规范,不存在遗漏、错误问题。另外,应记录好各个层面管理人员的意见与建议,并将其落实到工作中,善于总结,不断奋进,用科学严谨的态度与饱满的热情投入工作。
2.2 仔细划分管理责任,明确进行分工
当前,对于事业单位中的资料档案管理从业人员来讲,清楚认识到自身的责任是保证管理良好开展的基础,唯有员工清晰认识到自己应该做什么,才可以做到有针对性、有方向性的向着目标发展。在事业单位中,资料档案的管理工作一般需要做的主要包含以下内容:其一,对自身企业相关项目的图表、资料进行整理,对企业计划中的图纸、表格、文件等进行分类留存;其二,对日常工作人员的计划制定及审核进行检查;其三,对管理人员的工作工作情况及档案记录进行检查;其四,依照一定循序记录企业活动的资料档案,为将来使用提供依据;其五,同企业中的各个部门进行交流,做好有关联谊工作;其六,保存好文件、标准的管理工作,同时经过批准的文件,当员工借阅时,应做好出借记录;其七,为了确保资料数据不被泄露,管理人员应控制企业员工进出资料房间;其八,认真做好工作记录,保证完成企业安排的各项事宜;其九,档案资料管理人员在发送资料、图纸时,应留存一份同项目清单共同存档等。事业单位中的资料管理人员应清楚认识到自身责任,将工作落到实处。
2.3 严抓管理标准,保证有据可依
在事业单位进行资料档案管理工作时,应行走于高效、标准化的路途上,进而需要创建完善的档案管理标准。其也是优化事业单位资料档案管理的基础。想要对事业单位的资料档案管理进行优化,就需要先弄明白资料管理的范围及权限。
对于事业单位的档案管理工作来讲,其范围十分明确,依据自身企业的项目特点,一般包含以下内容:其一,平时工作的内容;其二,相关文件数据的整理与分析;其三,人事管理的制度等。因此,应做好保密。依据事业单位对资料档案管理的标准,不可以随便透露同企业相关的文件与机密。不是档案管理从业人员,不可以私自查阅资料与档案,如果由于工作需求,则需要经过相关领导的同意才能够进行查阅,并且做好记录。档案需要在档案柜中整齐排放,不可以存放同档案不相关的事物。保证做到查询快捷、保存安全。如果有人员需要借阅档案,则应严格依照流程办理,做好记录。如果一些关键文件损坏,则查阅时不可应用原件,而应用复印件替代。
3 总结
总而言之,对与事业单位来讲,资料档案的管理程度对企业自身的发展有着严重的影响,相关档案管理从业人员应不断完善自身,提升职业道德素养与责任感,不断改进档案管理标准,并进行落实,从而提高事业单位管理水平,促进事业单位进一步发展。
【参考文献】
[1]贺琳琳.优化事业单位档案资料管理的措施之我见[J].东方企业文化,2013(15).
关键词:电力工程;监理;档案资料;管理;优化
一、电力工程档案资料管理存在的问题
(一)重视不够,信息化意识不强
由于电力工程档案资料在管理中,不太受到企业的管理人员的重视,在潜意识中弱化了档案资料管理的重要性,是对于档案资料管理的质量也产生了严重的影响,再加上当前各个部门都在构建信息化的模式管理,但是档案管理部门始终缺乏信息化建设,这也是因为弱化了档案编制的功能导致的,让监理公司缺乏全面深入企业项目开发环节的研究,对于数字并不敏感,缺乏配套技术的辅助,信息化建设就算是实施起来,也是过于表面的而进行应用,没有深度挖掘电力工程发展特点进行改进。
(二)缺乏实用,未能完善档案编制成果
企业由于档案的编制工作是需要主动的去挖掘资料,开发资料资源,能够在未来需要使用时,快速的进行查找和确认,是一种主动性的工作。但是在实际的工作过程中,电力档案的编制和研究缺乏实际的而有效转换,无法促进企业的生产效率,虽然一些企业在档案部门初期也曾经撰写过一些编制研究,但是随着科技的不断发展,市场经营中,档案的管理工作太过于复杂,资料的收集也非常繁琐,所以对于编制档案研究成果,辅助企业生产发展的工作就无限期的被耽搁。
二、改善电力工程档案资料管理的措施
(一)推进信息化工作,加强档案资料管理
推动信息化建设工作,加强部门档案的编排管理。首先,制定方案时,需要根据不同的项目进行设计一套完整的方案,按照工程大类进行分类:变电、线路、农网、配网等。按照资料的数量不同进行案卷的整理和分装。其次,组织相应的案卷信息化机制,对于企业的材料收集工作,以及档案资料的管理部门进行监督。按照提供的资料和实际部门的工作情况组织信息调查。由于一些工程技术材料都是成套的,所以根据工程档案的特点对工程技术文件的数量进行录入,加强管理时,要具有一定的灵活性,根据案卷分类进行录入。再者,进行案卷机制的组成之后,要按照文件材料的隶属关系,在信息系统中编制编目。方便日后资料的查找和材料的使用,先排列文字,随后排列附表。反映技术材料的问题,按照目录的隶属情况,在原有目录中进行记录,最后对案卷进行编目工作。
(二)加强制度构建,制定档案管理章程
由于档案工作,是电力企业在开展项目工程时的一项基础工作,也是为了能够保障未来电力企业发展的一项重要工作,加强管理编制工作。电力档案管理工作是与电力企业工程项目息息相关的,需要重视档案的收集和管理,坚持档案工作和建设的开发。在档案管理中,按照工程项目的实际情况,充分细化各个项目环节的竣工资料,按照时间和分类的区别,将资料编制整合,进行移交。通过电力工程的档案管理,应该有效的与档案管理的法律法规相联系,以及与工程中选取的材料标准,构建标准,验收标准的要求相一致才能够开展验收工作。在建立档案管理制度时,需要的一体化的流程操作,从文件资料的采集、到最后档案、文件的装订成册,都需要建立相应的机制进行管理和监督,完善工作化流程。
(三)提高专业技能,提升人员编制水平
电力行业的档案资料管理人员,应该把将资料编制、整理、归类、清点、数据记录等知识深度挖掘、整合和理解进。这不仅仅需要考验传统档案部门人员的编排、整理、以及工作人员的专业水平。还需要调动企业人力资源的最大化运用,健全电力企业的内部的规章流程和工作守则,同时加大对档案资料管理人员的专业培训,提升档案人员对于档案资料的责任感,同时做好分类工作、整理档案资料、开展立卷管理工作。电力企业的档案管理人员还需要充分了解企业营业的涉及专业知识,能够从企业施工的各个环节,开展文件范围的选取和清点。加强档案管理人员的多种形式的培训工作和指导工作,对于单位的文件包进行有效的调查,确保在不同项目在竣工后,仍然能够将档案牢牢控制。
(四)加强全面接收,做好档案归档手册
对于电力行业的不同类别的档案资料的进行定期清点活动,制定计划,严查审核各个环节的档案资料是否完整、准确、具有规范性的卷案质量,逐页进行点查。分批录入数据。对于过程的隐蔽工程资料进行跟踪记录,不合格的案卷应该尽快提出改善建议。编制归档手册的采集和记录项目施工竣工之前的记录工作,提供资料的阅览,并且在相应的复杂文件进行收集和备份。在整理系统文件时,最重要的是需要掌握资料的先后逻辑顺序,方便日后的查阅情况。对于工作人员在对外借阅和归还资料档案的操作上,也应该将资料的借出要详细的记录,人员所在部门,借还日期,将逾期未还的情况落实,随后催促相关关联方尽快将资料进行补齐。
三、结语
当前信息化技术的不断发展,传统意义上的电力工程监理档案资料的管理模式已经逐渐被淘汰,信息化的管理得到了广泛的应用。本文重点研究在电力工程企业的档案资料管理中存在的管理问题,针对管理问题,提出相应的建议,希望能够对电力工程企业的档案资料管理的研究和创新实施提供一定的参考价值。
参考文献:
[1]张义.档案资料管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务,2016(21):122.
[2]雍承曙,邵蕾萍.浅谈如何做好项目档案工作[J].通讯世界,2015(11):227-228.
【关键词】建筑工程;档案资料管理;问题;措施
建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分,对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此,建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视,进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理,才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。
一、建筑工程档案资料管理中存在的问题
1、 对建筑工程中档案资料的管理不够重视
在一些建筑行业管理者的思想中,对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度,认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧,是不切实际的。
2、对建筑工程中档案资料的管理不到位
建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料,其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作, 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如,在工程施工或竣工验收过程中,档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录,档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然,施工过程中的档案就得不到及时整理,或者在工程竣工验收过程中出现差错,而且这些差错很难被发现。
3、 建筑工程中档案的管理制度不健全
目前,施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定,该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度,但是宣传不到位,施工企业管理人员对此没有给予足够重视,直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。
5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低
建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础,接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚,这些从业人员根本没有接受过对口教育,只接受过一些简单的短期训练,文化程度一般偏低,即使接受训练,职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻,对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员,一般由企业中其他岗位的人员兼任,导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员,但是从事这一工作的员工更换频率过快,不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。
二、加强建筑工程档案资料管理的措施
1、 健全建筑工程档案资料的管理制度
建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定,结合工程实际,制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时,要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任,规范工程档案的搜集与整理,保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。
2、 保证建筑工程技术资料真实性、实用性,如今,国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行,基本都是工程施工领先于技术资料整理,此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况,丧失了工程档案资料的本身作用。因此,项目负责人应严格执行抽样调查制度,质监部门也应加强施工项目的检查,保质保量保同步。
3、 严格把好竣工验收工程档案资料质量关,使竣工验收档案可以发挥出凭证作用
建筑工程在竣工验收时,工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同,依照建筑工程档案归档范围规范的要求,对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查,及早查出问题,并及时解决问题,务必使工程竣工的材料做到完整、真实,工程档案的归档范围符合规定的要求,认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文,把好竣工验收关,竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后,由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”,反之,不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”,建设单位有权按合同拒绝尾款的支付,以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。
4、 加强档案管理人员的培训
加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施,档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质,不断认清工程档案资料管理的作用和意义,充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法,灵活运用档案管理的新理念。与此同时,还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定,通过高素质档案资料管理人员,严把工程档案质量关。此外,作为一名工程档案资料管理人员,必须具备一定的建筑工程专业的知识,所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习,并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流,并用认真的态度去学习、去落实,才能将档案资料与工程施工同步起来,资料才能得以真实、实用。
5、 实行奖惩激励机制
激励产生的效应远远要大于管理本身,工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成,充分调动各方对资料管理的积极性,落实工程资料档案管理的奖惩制度,并每周对档案进行例行抽样检查,将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之,则对其进行管理整顿,甚至处罚。
6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计
如今是现代化进程飞速的高科技时代,计算机媒体在发展,数据的统计也随之越来越方便、快捷,所以我们要利用这个优势,多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要,还要有大局观,预知观,要考虑到未来,也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外,还要主动搜集档案资料:建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表,为上级领导的决策提供重要的依据,也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。
7、挖掘施工工程资料的潜在价值
施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节,具有重要的指导作用。因此,施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下,充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导,达到节省工程资源,合理控制预算,统筹规划布局,使工程的建设具有和谐性与统一性,保证工程的可持续发展。
综上所述,建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作,贯穿工程的开工至竣工的各个阶段,不能有丝毫的马虎大意,必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料,具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。否则,将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。
参考文献:
[1] 史艳春,单承瑾. 优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J]. 中国管理信息化. 2012(20)
[2] 靖冬超. 浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J]. 办公室业务. 2013(14)
关键词:档案;资料;管理,措施
中图分类号:TU984 文献标识码:A 文章编号:
1前言
工程资料发挥着不可替代的重要作用,工程文件资料是对工程施工全过程的真实记录,是进行工程过程管理、交工验收和竣工结算的重要依据和基础,并为工程竣工后的使用功能、工程扩建、改建和维修提供重要依据。是质量责任人的有效法律凭证,为工程管理决策者提供准确、直接的工程信息。在资料收集的过程中,需要依靠行业标准和程序文件的运行来有效控制资料的完整性、有效性、真实性,在工程文件归档资料的审核鉴定过程就需要资料管理人员具有过硬的专业水平,对工程知识有一定的了解,熟悉《建筑工程施工质量验收统一标》、《建设工程文件归档整理规范》和企业体系文件运行的要求。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时,工程档案管理的好坏,直接关系到工程的质量,影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。
2档案文件记录、控制工作的主要内容 2.1记录控制工作:对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理、立卷、归档。还应对记录的分类标识、保存、保护、检索、保存期限和处置做出规定。为工程质量的检验,环境、职业健康安全的绩效及管理体系有效运行和改进提供客观的证据。
2.2加强文件控制工作:资料管理人员负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制管理,进行管理体系文件的接收、发放、有效性识别、有关更改、回收、销毁等工作。在工作中,经常出现由于工作人员的不细心,导致过期文件、规范、图集等资料没有及时销毁或更新,文件的接收、发放登记不齐全,重要文件不能有效识别的事情发生。
2.3 企业内部人员借阅档案室的文件,应实行档案借阅审批手 续,详细注明借阅文件的名称、编号,借阅单位名称,借阅时间和归还时间,借阅人必须本人签字方可。
2.4 企业作废的文件应以书面形式公布于企业的内部宣传窗口,详细注明作废文件名称、编号、版次、作废时间,及代替文件的名称和编号,作废文件应有部门主管的批示。
2.5 对有效性文件的识别应单独归类,填写有效文件控制清单,并不定期检查文件的有效时间,超过有效时间的文件,应进行销毁,并做好销毁记录。
2.6在企业运营中,部门与部门之间,项目部与业主、监理、设计之间,各部门人员之间,所发放、收集的文件均应填写收、发文登记表,确认文件落实到具体的个人。填写的资料应完整,字迹应工整。
2.7 文件的更改应注明被更改文件的名称、编号、版次、更改原因,以及被更改内容。
3程序文件及体系运行在项目审核中容易出现的问题
我公司每年3月参加企业的内部审核,4月参加外审,9月参加集团的内审,10月参加集团公司的外审,每季度公司还会组织项目巡查,这一系列的检查活动,都是为了保证项目体系的有效运行,质量、环境、职业健康安全三大目标控制在有效范围内的前提下,加强管理人员的专业素养,在循环的检查中,使企业管理水平达到国家和地方标准,通过对新规范、标准的学习,使之更加的专业化,规范化。但是在资料文件的形成阶段和收集过程中容易被忽视的地方.
3.1项目各级管理人员或专业分包人员未能及时向项目总工或专业工程师提供各自的相关资料,导致资料形成时间滞后。移交资料的过程中,未能逐个填写移交资料,收、发文登记不及时,若资料遗失,易出现双方推卸责任的情况。
3.2隐蔽工程的资料填写的不完整,施工用原材料和辅材收集不够齐全,复试材料存在时间差。建筑工程的内在质量只能通过查看施工过程中形成的资料来获取信息,若不够完整、准确,资料对工程质量的内部描述就不够清楚,也不能作为有据的参考。通常容易忽视建筑辅材收集的齐全性(如:焊丝、膨胀螺栓、套筒、管件等),对隐蔽工程内容的细节描述也不够清楚,施工记录间断,如此就不能发挥档案资料的查证作用。
3.3 施工组织设计和施工专项方案里列出的规范、图集存在过期未作废的情况,项目部未能及时更换新的规范、图集。对有效文件的识别控制不及时,甚至存在有的有效文件没有出现在有效文件控制清单里面。
3.4 各层管理人员对施工工艺和工序的标准要求存在投机性,在施工过程中,有的施工工序或管理程序比较繁琐,一些刚进入施工企业的青年同志缺乏约束性,以繁化简。而一些分包管理人员为追求利益最大化,偷工减料,简略施工工艺的要求,或套用作废的标准规范,造成质量隐患。需要项目部人员加强监管,保证施工质量。
3.5企业现行质量、职业健康安全与环境管理体系文件及其日常运行记录等的管理内容在项目上得不到重视。任何一个项目都具有唯一性、一次性和不可逆转的特点。在项目运行中,不需要归档的过程性管理资料的收集留存得不到重视,除重点工程和评优工程外,一般工程项目往往把这些工作当成应付检查的作业,通常是在被确定审查的前几日,项目部人员才进行大批量突击赶补,如此一来,质量、职业健康安全与环境管理体系文件运行的本意就被曲解了,也发挥不了其作用。
4施工企业对工程项目档案管理的措施
4.1加强项目职能考核,确立档案责任制
工程文件资料的管理项目经理为第一责任人,完整与正确性由项目总工(主任工程师)负责,资料员负责资料收发、核查、汇总、整理、编制、移交、归档。项目经理应负责对项目文件资料工作的分工和管理,协调好同业主、管理公司、监理及分包等单位的资料管理管理,同时协调项目经理部内部相关人员的资料编制、收集、归档、保管、整理的之间的关系。与建设单位在签订工程合同时,合同中应对工程竣工档案的编制责任、编制份数、移交期限及编制费用做出明确的规定;项目总工(主任工程师)应每月组织商务、技术、生产、材料、质量、安全、分包单位等有关部门(人员)召开一次文件资料管理例会,对文件资料工作进行总结,发现问题及时协调解决,并应至少每月一次对资料内容的正确性等进行检查,发现问题及时改正。项目经理部设专职资料员,负责技术资料的收集、报验、分类整理、归档、保管及发放工作。担任该岗位人员须是经过培训并取得上岗证后方可从事该项管理工作。资料员负责收集工程所在地有关工程文件资料管理的要求和规定,并及时将有关信息提供给上一级资料室。
4.2加强对施工技术资料的要求与控制
施工技术资料的控制应从施工和质量策划文件开始,项目总工(主任工程师)及专业工程师提供施工组织设计、专项施工方案、技术措施、技术总结、技术交底、安全技术交底、图纸会审、设计变更、洽商记录、工程质量处理记录、竣工图纸等资料。施工技术资料的填写、收集、整理必须与工程同步,内容完整、项目、子项签章齐全有效,每一个分项工作进行,每一个验收批次,项目的安全,技术,材料,资料等人员都必须及时完成各自工作,确保每一个工序的施工与资料文件形成同步、完整、有效。还应对专业分包工程施工技术资料进行不定期检查和知道,不合格的内容应责令限期整改,分包移交的资料应填写移交清单。
关键词:监理工作,档案资料,档案管理
中图分类号:G271文献标识码: A
引言
监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录,它体现监理工作的痕迹和成果,是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此,监理档案管理是监理管理工作的重要环节,是监理标准化建设的重要组成部分,是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。
一、监理档案管理工作中存在的问题
1、对档案资料的重视程度不够
长期以来,相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是传递、保管的事务性工作,技术含量低,不是监理项目部的主要工作,只是其它工作的辅助,只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付,能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。
2、缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看,有的监理项目部成立了专门的档案室,工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因,工程档案由其他专业人员代管和兼管,形成的档案材料五花八门。
3、档案资料管理力量薄弱
大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。
4、项目部档案管理制度不健全
项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习,没有完善的档案室管理制度,导致对资料的传递、存放、查阅、检索,更新、检查等不能完全控制。
二、改进监理档案资料管理的措施
1、要提高对档案工作重要性的认识
工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视,到上级检查或工程完工即将交工验收时,才突击应付整理,这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中,对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作,充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识,切实加强对档案工作的管理,将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上,纳入职工岗位责任考核的制度中,对档案工作做到有计划,有部署、有检查、有总结、有奖惩,使这项工作得到持续健康发展。
2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式
根据工程项目特点,监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式,明确相关的职责,确保基本的资源配置,增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更新观念,提高认识,变被动为主动,实现档案资料的规范化管理。
3、提高档案管理人员素质,实施精细化管理、发挥主观能动性;
(1)一个合格的档案管理人员,应具备一定的理论水平和管理素养;具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展,社会对监理的要求也越来越高,监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。
1)提高档案人员的思想觉悟
档案工作是一项服务性很强的工作,监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神,对档案工作有高度的责任感和荣誉感,以及正确的行为。要注重职业道德修养,业务上精益求精,要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要,必须提高认识,认清档案工作的意义和价值,努力调整心态,澄清观念,振奋精神,强化职业道德,爱岗敬业。
2)掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
计算机技术在各个领域中的运用,为我们的各项工作提供了极大便利,有利地提高了工作效率,档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关,一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印,还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术,这就要求档案管理人员,必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案,可按照文件形成的先后顺序进行排列打印,这样,对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。
(2)通过精细化管理把档案管理的职责落实到人,使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广,若分工不够明确,则易造成工作遗漏,且出现了问题往往无人承担责任。因此,在实际工作中,要将每一个人的岗位职责落实在纸面上,实现岗位职责的精细化管理,如谁负责施工单位资料报审,谁负责输变电管理系统的维护,谁负责监理内业的管理,谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审,谁负责输变电系统的影像资料,谁负责输变电系统公文流转等。
除了做到工作职责分工明细外,还要做到工作的连贯性,当有人因休假或其他原因不在时,其所负责的工作细致地分配给其他人。
相同的工作,如果以更积极的工作态度,更高标准的要求,就会把工作做地更加出色。举例来说,档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面:
1)检查报审表格式是否正确,编号、流水号是否正确,保证表中无错别字。
2)检查报审表和附件份数是否符合规定。
3)检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。
这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。
4、建立档案管理制度,档案工作做到有章可循
由于档案管理工作面广,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应传达项目文件归档制度说明的信息,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明,从而提高档案的归档质量。
【关键词】建筑工程;档案资料;档案管理
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映,它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时,建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分,其重要作用也越来越被人们所重视。
1 建设工程项目及其基本程序
建设工程项目是指具有计划任务书和总体设计,经济工实行独立核算,行政工具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。一个完整的建设工程项目一般包含以下几个基本程序:1)基本建设前期准备阶段:提出项目建议报告,进行可行性研究,编制设计任务书,制定总体规划、初步设计,设计施工图。2)基本建设后期建设阶段:施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理,就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映,如何规范化、程序化、合理化地对基本建设工作进行管理,是建筑搞好建筑工程工作的基础和命脉。同样地,规范化、程序化、合理化地对建筑工程档案进行同步管理,是做好建筑工程项目管理的一个重要基础工作。
2 建筑工程档案资料的归档范围
2.1 综合性文件资料
上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料
开/竣工报告;图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录;沉降、位移、变形等观测记录;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
2.3竣工图
总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程竣工图;强电、弱电工程竣工图;通风、空调工程竣工图;其他特殊专业工程竣工图。
3 建筑工程档案存在的问题及解决办法
3.1存在的问题
(1)施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用;
(2)施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用;
(3)施工记录不够规范、真实,以致归档后缺乏利用价值;
(4)对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视,以致在决算审计时得不到有效利用;
(5)施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅,缺乏时效性。
3.2 解决办法
如何发挥施工档案在工程管理中的应有作用,为工程管理提供有效、及时的服务,是一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化,走上良性循环的轨道。首先要对从事资料人员加强培训,提高人员素质;其次是把公司贯标中的档案管理办法与施工档案管理有机结合起来,从根本上改变原来的不规范状况,对症下药,逐个予以解决。
4 建筑工程档案的科学化管理
4.1建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定,结合建筑实际情况,制定相应的档案管理制度、措施,同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要,在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
4.2严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。
工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》,不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保工程建设档案的完整、准确、系统。
4.3加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施
档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。
在工程档案收集过程中,根据建筑工程档案的内容和利用者的需要,主动收集档案信息,如工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算、立项批复时间、中标价、合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目,设计科学合理的统计报表,为领导决策提供依据,为工程项目科学管理提供保障。
参考文献:
[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气,2004(5):8788
关键词:工程 项目 管理 资料 重要性
中图分类号:TL372 文献标识码: A
在进行建筑工作档案管理的时候,需要结合建筑工程档案的真实情况以及管理人员的需要,主动的去整理和归纳一些需要的信息,这些都是需要在档案中完整的呈现的,需要将这些信息整理统计成一份科学完善的报表,提供给管理决策人员作出科学的判断,为项目工作的实施提供有力的保障。
一、工程项目资料的管理工作中存在的问题
(一)企业工程项目资料管理中存在管理意识薄弱
工程项目的负责人以及管理人员对于工程资料的认识不到位,管理意识薄弱。不能将对资料的有效管理落实到实处仅是口头说说。主要工作内容放在了抓工期、抓工程的质量、以及工程的安全等方面。认为只要按时保质保量地完成项目建设就可以,完全没有认识到项目工程资料的重要性以及实用性。从而导致了工程的建设之中档案资料的整理以及管理。
(二)施工单位的疏忽
对于施工建设过程中的资料,施工单位不是一步一步按照施工的每个具体环节来记录产生资料,大多数的情况是在这个项目工程将要竣工的时候在突击弄资料。这样不能真实有效地记录工程中的每个环节的具体内容就使得工程资料的真实性大大减弱。不能真正起到工程资料的有效实用价值。
(三)对建筑工程中档案资料的管理不到位
建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料,其中包括管理、施工、设计、质检等部门。 各部门分工合作, 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如,在工程施工或竣工验收过程中,档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录,档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然,施工过程中的档案就得不到及时整理,或者在工程竣工验收过程中出现差错,而且这些差错很难被发现。
(四)建筑工程中档案的管理制度不健全
目前,施工企业的档案管理依据是 20 世纪 80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定,该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。 虽然有的地区制定了相关的制度,但是宣传不到位,施工企业管理人员对此没有给予足够重视,直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。
二、项目工程资料管理的重要性表现在以下几个方面
(一)项目工程资料对于城市的发展建设具有重要的意义
建筑是一个城市最主要的一部分,项目工程资料在城市的规划和建设中形成了对国家和社会具有一定价值的文字、声像以及图纸等等重要的文件资料。这些资料是传承这个城市文明的有效的载体,项目建设资料的有效记录是对城市中的建筑的全过程中的每个环节的真是记录,是一笔很宝贵的资源。与其说是对于工程的一种记录不如说是一座值得后人借鉴的知识宝库,通过在我们生活的城市中的建筑的有效详实地记录无形中形成了一种潜在的生产力。通过记录在以后对它的研究、管理甚至开发利用,会有效推动城市的发展以及我国经济社会的而发展,为社会创造出更多的财富造福大众。
(二)建筑工程档案资料管理职责应该得到规范
一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员只有明确了自身的工作目标,才能提高工作效率。就当前建筑行业的发展形势来看,建筑工程档案资料管理从业人员的职责是:搜集、记录、规整企业相关部门的档案资料和数据;对工程施工部门的施工过程、进度进行检查;检查工程中的各项档案资料的记录情况;对工程建设的有关资料做好记录,在需要时能够及时找到;检查各部门的工作进展程度;加强与企业管理人员的联系,对于建筑工程设计中有更改的地方做好跟踪记录;对企业图纸、文件等要妥善保管,对借出去的资料要做好相关记录;获得企业领导许可以后到其他企业借阅资料;建筑工程的档案资料多为机密性文件,档案管理从业人员要对进出资料室的人员进行盘查;对于企业安排给个人的其余的工作也要认真完成。 只有档案资料管理工作得到保障,建筑企业的其他工作才得以更好开展。
(三)对建筑工程中档案资料管理制度进行优化
建筑工程中的档案资料管理是一个庞大的工程,要想保证管理的有效性,就必须采用制度化的管理措施,使得档案资料的管理更加规范合理。 这成为建筑工程顺利实施的坚强后盾。 要进行档案管理制度的优化,首先要对档案管理的范围做一个界定。 建筑工程中的档案资料界限明确,它主要包含了建筑工程资料、设备档案、有关工程建设的内部资料等,其机密程度很高,对于这些资料的管理必须要严格保密。 作为一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员,必须要有良好的职业道德和扎实的专业基础,对企业的档案资料根据企业制度进行妥善保管,并且实施严格保密制度,不得有任何故意泄露公司机密的行为。
三、加强工程项目资料的管理的措施
(一)提高建筑工程中档案资料管理从业人员的素质
要做好建筑工程中档案管理工作,首先要从提高从业人员素质做起。 档案资料管理从业人员必须接受相关的专业教育,对建筑工程的相关知识和国家政策有一定的了解,有一定的计算机操作能力。因此,企业在进行档案资料管理从业人员的选拔时一定要严格,不能,要对所选人员进行岗前培训。此外,档案资料管理从业人员要具有高度的责任感,按照国家法律和公司规定办事,认真负责,做好自己的本职工作。
(二)建筑工程档案资料管理职责应该得到规范
建筑工程档案资料管理从业人员的职责是:搜集、记录、规整企业相关部门的档案资料和数据;对工程施工部门的施工过程、进度进行检查;检查工程中的各项档案资料的记录情况;对工程建设的有关资料做好记录,在需要时能够及时找到;检查各部门的工作进展程度;加强与企业管理人员的联系,对于建筑工程设计中有更改的地方做好跟踪记录;对企业图纸、文件等要妥善保管,对借出去的资料要做好相关记录;获得企业领导许可以后到其他企业借阅资料;建筑工程的档案资料多为机密性文件,档案管理从业人员要对进出资料室的人员进行盘查;对于企业安排给个人的其余的工作也要认真完成。 只有档案资料管理工作得到保障,建筑企业的其他工作才得以更好开展。
(三)对建筑工程中档案资料管理制度进行优化
建筑工程中的档案资料界限明确,它主要包含了建筑工程资料、设备档案、有关工程建设的内部资料等,其机密程度很高,对于这些资料的管理必须要严格保密。对于需要借阅档案资料的人员要进行严格盘查,不得让其他人员直接接触档案资料。 如果该人员获得了企业领导的批准需要进行相关档案资料的查阅,档案资料管理人员必须对他的证件进行仔细查阅,确认无误后才能允许他查阅档案资料,并做好有关记录工作。 对于整理好的档案资料要排列整齐有序,切不可乱堆乱放,也不要把不相关的杂物和档案资料放在一块,确保档案查找方便、快速。 要注意档案资料的外借时间,对于借阅期限已满但是还未归还的档案资料要及时追回。 为了保证档案资料的完整性和清晰度,对容易破损的资料要加以保护。 档案资料管理人员应运用现代化的知识理念提高工作效率。
四、结束语
我国的建筑业在持续不断地发展,在得到了发展机遇的同时也面临了一些问题。建筑资料是对我国建筑具有很重要作用的一项资料,但是这项工作的管理现在面临着一些问题,本人结合工作经验对这项工作的重要性以及应如何开展工作进行了论述,希望对以后工作有所帮助。
参考文献
[1]欧一兴.浅谈建筑施工单位技术资料管理的重要性.中国房地产业,2011年第3期
【关键词】档案资料管理 信息化建设 利用效率 路径
一、革新档案资料的管理思维,提升档案资料管理的地位
当下,加快档案资料管理的信息化建设已经成为社会发展、企事业单位发展和档案资料自身发展的必然要求。促进信息化建设首先要给与重视,在思想上给与肯定。在我国,档案资料的管理没有得到应有的重视,要想加快信息化建设,首先就要转变这种思维,提升档案资料的管理地位。实践已经证明,档案资料的管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分,应该给与充分的权利和地位。档案管理的信息化建设离不开从业人员的兢兢业业工作,所以要公平的对待从业人员,给予应有的福利待遇,不歧视他们,这样他们才会有工作的动力,才能为档案管理的信息化建设出谋划策。实现档案资料的信息化建设,还要对信息化建设有一个全面的正确的认知,有的从业人员认为信息化建设就是多几台电脑而已,其实不然,信息化建设不仅仅体现在硬件设施的改善上,也不仅仅是多了一些电脑、录影机、打印机、管理系统等。档案资料的信息化建设是一个系统化的工程,不能曲解它,它包括的环节和系统较多,从档案资料的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等都要借助信息化媒介,实现科学化、动态化、常态化和规范化管理,不但提升了管理过程的质量,还大大提升了档案资料的利用效率,发挥了档案资料应有的价值。
二、采购配套的基础设备,保障信息化建设的开展
档案资料无论是从从管理内容还是管理形式上来看,工作都显得较为繁琐和复杂多变,每天产生的档案资料也非常的多,如果在采用人工和有纸化作业的话,势必会跟不上形势的变化,满足不了企事业单位发展的需求。档案资料的信息化建设是新形势下档案资料管理的必经之路。随着计算机和网络的普及与使用,为档案资料的信息化建设提供了技术保障。在档案资料的管理中,要想实现信息化建设还必须采购配套的档案资料管理和工作设备,比如电脑、打印机、复印机、扫描机、存储器、档案资料的管理系统等。档案资料管理的信息化建设需要方方面面的支持,硬件设备是必备的基础设施,需要采购齐全,发挥他们的作用。档案资料管理程序较为复杂,并且随着管理规模和数量的增加,档案资料在信息化构建的过程中还要加快各种设备之间的整合,发挥整合的力量。随着计算机技术的普及和网络的发展,以及打印机、复印机、各种通讯设备等技术的应用,极大的提高了工作效能,实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公,为档案管理的信息化建设提供了技术保障。
三、提升从业人员的素质,为信息化管理提供智力保障
当下,随着科学技术的发展和进步,一些工作出现了智能化、机械化和无人化的作业,很多的人就认为,现在的机器可以取代人工,没人工人一样可以开展经营活动,这其实是一种误区。无论社会怎么发展,科学技术怎么进步,任何时候都离不开人的工作。科学技术的发展依靠人才,机械的实用和操作需要人才,为此,人始终都是各项活动的核心力量。在档案资料的信息化建设中,计算机取代了很多的人工作业,网络化也实现了资源的共享,一些档案资料管理的基础设备也优化了档案资料管理的环境,为档案资料管理质量的提升提供了雄厚的条件,这是毋庸置疑的,但是我们不可否认,人为因素仍然是核心因素所在。加快档案资料的信息化建设,提升人员的综合素质是前提,也是基础。无论什么样的工作,都需要一定的人才,如果在档案资料的信息化建设中,从业人员能掌握相应的管理与操作技术,能灵活自如的操作各种信息技术设备,那么在管理的过程中就会大大促进信息化的建设。不可否认的是,在我国的档案资料管理中,还没有实现专业化的管理,更谈不上专业人才的配置,我国在档案资料专业人员的缺口上是非常大的,很多的企事业单位都是兼职人员,他们在档案管理上缺乏专业技术,大大阻碍了信息化建设与管理的进程。为此,在人才的把关上,在人才引进的入口上还需要进一步的完善机制和制度建设,吸引高精尖人才的加入,同时强化培训工作,提升从业人员的作业技能,为信息化建设提供人才和智力支持。
四、转变工作思路,实现规范化管理
档案资料牵扯的信息和机密较多,在开展信息化建设的同时,一定要提升档案资料管理的规范化程度,确保档案资料管理的安全。任何时候,制度是确保工作实现规范化的有力保障,在档案资料管理的过程中,也需要构建齐全的制度,从每一个管理环节入手,制定切实可行的管理规范。在加快档案信息化建设的时候,在制度的建设中要实现同步化。可以采取以下措施:健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案,确保电子档案的安全性与完整性;统一档案管理标准,在档案的管理中,最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档,所以建立统一的管理标准就可以减少相关的工作量,提升工作效率。
参考文献: