时间：2023-08-12 08:24:12
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇财务部档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词:会计档案管理 规范管理 建议
中图分类号:F230 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-157-02
会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。
一、会计档案管理现状和不足
随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。
1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。
2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。
3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。
4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。
5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。
二、会计档案管理内容
按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。
1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。
(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。
(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。
2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。
内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:
(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。
财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。
(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。
(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。
(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。
(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。
(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。
(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。
(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。
三、内部会计档案规范管理
1.会计档案归档原则。
(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。
(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。
(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。
(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。
(5)内部会计档案具有重点性和适用性。
(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。
(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。
3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。
4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。
5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。
6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。
四、建立内部会计档案管理的现实意义
会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。
1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。
2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。
3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。
4.适应高效配合外部监管要求。近年来,国资委和上级管理部门为了实现监督管理职责,确保国有资产保值增值,经常直接或聘请中介机构实施各种监督检查和审计。不同的检查和审计机构,需要提供相同的财务资料,为了高效配合检查和审计工作的有效开展,避免不必要的重复劳动,内部会计档案功不可没,既减少再次查找的麻烦,又极大地降低了劳动成本。
关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度
当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。
一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性
高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足
1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。
三、高校财务会计档案管理的内控制度建设
1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。
四、结语
当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。
参考文献：
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[11]孔利娟.高校财务会计档案管理的内控制度建设探究[J].卷宗，2020
关键词:高校财务档案 特点 改进措施
中图分类号:G647文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-118-01
近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。
一、高校财务档案管理的特点
1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。
2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。
3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。
4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。
二、高校财务档案管理的当前状况
1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。
2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。
3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。
三、改进高校财务档案管理的措施
1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。
2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。
3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。
4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。
5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。
总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。
参考文献:
1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998
2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)
会计档案管理规定
1范围
本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核
。
本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准
下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
财政部会第4号《企业财务通则》。
财政部会第5号《企业会计准则》。
财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。
华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)
3管理职责
会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。
4管理内容与要求
4.1基本任务
4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保
管妥善、存放有序、查阅方便。
4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。
4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。
4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批
准销毁的会计档案。
4.2归档范围
4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反
映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:
1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。
3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其
他财务报告。
4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计
档案移交清册、保管清册、销毁清册。
4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档
案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。
4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。
4.3归档要求和时间
4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成
册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。
4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，
第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。
4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等
内容。
4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，
交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。
4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，
档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。
4.4会计档案的管理
4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)
、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。
4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的
顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。
4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—
—会计名称——案卷号”的顺序排架。
4.5会计档案的鉴定与销毁
4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、
25年4类。
4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册
、销毁清册等，定为永久保管。
4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。
4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅
助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。
4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其
保管期限定为5年。
4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。
4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁
清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期
限、销毁时间等内容。
4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。
4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计 档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档
案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。
4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得
销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档
案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
4.6会计档案的利用
4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检
索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。
4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分
管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。
4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。
4.7会计档案的保管
4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间
，湿度控制在45%～65%之间。
4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀
。
5检查与考核
一、加强组织领导
高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组，将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作；结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作，制作岗位说明书，将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围；依据《档案法》的要求，建立健全适合本校实际的规章制度，如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例，会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外，未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存，其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，需要保留的要抽出单独装订存放，并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准，分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点，防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外，还要有审计部门人员参加监督，保证会计档案销毁制度的严肃性。
二、完善归档流程
高校档案机构应根据本校实际，结合财务工作特点，制定会计档案归档流程和规范，在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校（可以设置档案馆的）财务部门应设立会计档案人员协同财务总监（财务负责人）监督校、院二级管理的财务活动运转状况，严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前，应改变目前直接归档的模式，先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先，记账凭证的整理。审查核对、排序，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后，装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。
三、建立会计档案信息公开机制
学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见；对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布；对会计档案利用者的异议，档案部门应高度重视，逐件落实，通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露。
四、加大监管力度
档案部门和财务部门应联手，共同加大对会计档案的监管，将会计档案规范化管理要求具体化，档案部门、财务部门要与审计部门加强合作，在审计和专项检查中进行突击检查，同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用，依法加强高校财务检查和审计监督，对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理，构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。
五、加强电算化会计档案管理
传统会计的信息载体是纸介质，对存储在磁盘、光盘等磁介质计算机环境中形成的电算化会计档案，高校还应制定专门的管理制度，推行电子档案与纸质档案双套管理制度，根据各自载体形态和保护要求分别整理保存。由于电算化会计档案数据保存期长，易受到人为或自然破坏且难留痕迹的特点，因此，要建立电算化会计档案收集制度，按时将计算机处理的会计信息进行双备份，脱离原计算机系统环境，分别存放在不同的地点，以确保会计档案资料的安全。另外，由于软盘易受质量、温度、湿度、磁场等因素影响，应采用光盘存放，并定期检查、定期复制。所有备份的会计档案数据应采用质地优良的光盘刻录，以保证数据信息的安全。年终要将全年的会计档案信息整理归档并进行编号，标明日期、目录、备份人员姓名等内容。
。
3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。
4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
二、档案管理职责
财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
三、会计档案整理及装订
1、会计凭证整理和装订
会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。
(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。
(2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。
(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。
(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。
2、会计账簿整理和装订
(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。
(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。
3、会计报表整理和装订
(1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好
(2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。
4、其他档案整理和装订
(1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理
会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。
银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。
(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。
(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。
四、会计档案保管
1、会计档案保管时间规定
会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。
2、会计档案保管要求
(1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。
(2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。
(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙
。
(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
五、会计档案借阅
1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。
3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。
5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。
六、会计档案移交
当年形成的会计档案,在年度终了后,由会计档案管理人员保管一年,期满向公司档案部门移交,同时编制移交清册一式两份,交接双方清点无误后,双方领导和经办人在移交清册上签字盖章,各存一份。
（一）医院电算化会计档案的内涵
会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据，包括会计文档、报表和账簿等，另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有：保存会计档案并保证其安全，按要求生成各种标准文档和数据，保障财会数据的合理利用等。医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作，随着计算机和信息技术的普遍应用，医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变，因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。
（二）医院电算化会计档案管理的特点
1.现代化信息技术为载体。医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据，也包括打印出来的纸质财会档案，如，药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。2.软硬件设施为基础。和传统会计档案不同的是，电算化会计档案不具有直接可视性，而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。3.工作人员的信息技术操作水平为前提。电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求，档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识，更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。
二、医院会计电算化档案管理的有效建议
（一）提高思想重视程度，创新医院电算化会计档案管理理念
新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关，医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度，依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作，同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念，学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识，如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度，让财会人员懂法、知法、守法。最后，要提高对财会档案的安全和保密意识，消除过去重保管轻利用的管理理念，重视会计电子数据的保存，更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训，一方面强化管理档案意识，另一方培养信息化意识，提高计算机和电算会计软件操作水平。
（二）完善财会电子化的软硬件设施
加大财会档案管理的硬件投入，加强软件设施建设。首先，医院可以提供专用于会计档案管理的仓库，保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求，并定期检查仓库条件，做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机，选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件，通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护，加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题，减少计算机病毒入侵和网络泄密。
（三）健全档案管理制度
首先，完善档案借阅制度，电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行，任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续，医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批，医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信，并有财会部门，主管领导审批。其次，建立保密制度，对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度，不同的电算会计档案采用不同的保密等级，普通会计数据可以在医院范围内共享；涉及到医院机密的数据，则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案，都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为，一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后，对电算化会计档案的销毁工作要及时到位，建立销毁管理条例，对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁，销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。总之，电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节，对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识，通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。
参考文献
现实情况是财务管理部门没有专职的档案管理人员，学校档案管理部门没有专门的熟悉财会业务的档案管理人员。作为学校档案数量最大的部门，在会计管理机构由于兼职人员仅做到一般性的收集整理工作，在学校档案管理部门也仅仅起到保管的作用。没有做到对档案的合理开发利用。
二、加强学校会计档案管理应采取的对策
1.加强组织领导，建立健全各项规章制度。根据国家会计法律法规的要求，各学校必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。要使学校会计档案规范化，必须将会计档案工作作为学校档案工作的重要内容，制定相应的会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全档案管理制度，如《会计档案管理工作人员职责》、《会计档案移交、销毁制度》、《会计档案查阅制度》等，制定档案资料的收集、整理、归档、保存、利用和销毁等各项工作程序。使会计档案管理工作有章可循，促进会计档案工作规范化。
2.加强会计档案人员上岗培训。建议进一步明确会计档案管理兼职人员。会计档案管理人员既要有丰富的会计专业知识，又要有档案管理专业知识。因此，业务主管单位要加强对会计档案管理人员尤其是首次接触会计档案管理的人员培训工作，使他们认识到档案的价值，只有当他们认识到档案管理有价值，才能引起他们对档案管理工作的重视，以为学校决策者提供决策有用信息为主导，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而强化对会计档案的管理，提升档案管理的力度。
3.加强日常会计资料收集，保证会计资料完整。除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的资料，这部分资料是会计核算、财务管理、内部审计等所需的资料，人员的调入调出产生的工资变更，公积金、社保基数调整，职务晋升、薪级工资调整，年度预算追加等发生的会计资料。为保证会计资料的完整性，应按业务内容整理归集为财务报告类和其他会计资料，为日后会计核算、查询和检查提供真实的原始依据。
4.加强财会部门与档案管理部门的沟通。财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集整理移交范围及时调整确定具有不可估量的作用，只有沟通了，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。在各项业务检查中，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容之一。业务主管部门应根据年度工作安排，根据国家有关会计法规对学校的会计档案管理工作进行考核，通过评优争先促进学校会计档案管理逐步走向规范化、科学化管理的轨道。
5.强化对电子会计档案的管理工作。要提高单位领导对电子会计档案开发利用工作重要性的认识，单位领导的重视是基础和关键，只有建立和落实工作责任制，明确每个人的工作职责，才能保证此项工作的落实。积极组织有关人员认真学习档案管理的法规，才能提高档案管理人员对电子档案开发利用工作重要性的认识，通过提高业务素质，保证电子会计档案管理工作具有较高的工作效率和工作质量。
6.以人为本、提高开发利用能力。要选拔专职的电子会计档案管理人员，对管理人员进行专业培训。电子会计档案管理人员要懂得档案管理的基本知识，掌握会计学、管理学以及计算机相关知识，熟练使用相关的财务会计软件。在专职人员的使用过程中，要建立定期考核制度，确保工作人员有良好的会计职业道德和业务技能，保证电子档案开发利用工作的顺利开展。
7.改善硬件设施。良好的硬件设施，是顺利开展电子会计档案开发利用工作的重要物质保障。对电子信息的分析、加工、整理，需要配
备专门的电子计算机以及适配的软件系统；会计信息的网上查询、对账等功能的实现，需要配置大容量的服务器；为保证电子会计档案信息的安全，安装最新的防毒杀毒软件并做到及时升级。
8.按规定及时移交会计档案。《会计法》规定，上一年度的会计档案可由财务部门保存一年后再移交档案室。会计档案由财务部门向档案管理部门移交时，交接双方按财务部门编制的移交清册进行清点核对，无误后在移交清册单据上签字盖章，各存一份备查。移交清册保管期限为15年，会计档案保管清册为25年。
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