时间:2023-07-24 09:23:18
绪论:在寻找写作灵感吗?爱发表网为您精选了8篇国企档案管理,愿这些内容能够启迪您的思维,激发您的创作热情,欢迎您的阅读与分享!
前言: 档案对企业的重要性不仅是为企业发展提供信息和资源,还表现在为企业创造了财富和生命办,企业想要保持健康稳定的发展就必须要进行有效的档案管理,国企亦是如此。目前,利用计算机和信息技术的网络化档案管理模式成为发展趋势,需要在各企业得到应用,以提高企业管理效率。档案管理网络化实际上就是通过计算机网络技术对企业档案资料进行存储、管理以及利用,不仅可快速便捷记录企业的各项经济业务,还能进行及时有效的传递,为国企的管理和建设提供基础保障。档案管理网络化具有时代性,档案工作应与国企管理同步发展,实现档案管理网络化模式有利于档案工作的建设、有利于人才的培养、有利于国企管理建设的发展。
一、 国企档案管理信息化的重要性
1.提高了国企档案管理工作人员的工作效率。网络化必然会节省工作的时间和精力,还大大降低了出错率,并且方便进行筛选错误。通过计算机档案管理可以实现自动化、实时化,对档案数据只需一次录入便可多次利用并实现共享,档案信息进行自动统计并形成报表,各种报表也是自动打印,节省大量人力。同时还方便了检索、查询借阅工作,通过网络的搜索功能改变了过去要去库房翻查,不仅费用费力还很可能查无所获的情况,借阅查询更是操作方便,通过网络自动生成催还记录,对过期不还的借阅者是一种很好的监督。
2.提高了部门的技术水平和管理效率。档案管理网络化模式下,管理工作一改过去的繁琐,解脱出很大一部分工作人员,使他们有更多的精力去进行档案的收集和编研工作,大大提高了职能部门的工作效率。国企档案管理网络化模式下才能符合企业的信息化、数字化发展方向,才不至于成为企业前进道路上的累赘,网络化提高了部门的技术水平,保证企业能适应不断变化的外部环境,也为国有企业的科研开发提供了更安全、更便捷的生存空间。
3.保证了档案信息的完整性。档案是对历史活动的一种真实记录和反映,国有企业每年都会有大量档案资料要收集、整理和保管,内容涉及文档、科技、合同等各方面,企业需要保证这些信息的安全性和完整性。网络模式的档案管理可以很好实现这一要求,通过计算机无纸化操作记录每一项重要信息,形成完整的档案信息网络,再设上相应的查看权限,不仅提高了档案信息的利用率,减少了档案管理的反复查阅性,还很好解决了档案损坏、丢失的问题。
二、国企档案管理网络化模式构建存在的问题
1.档案管理体制不健全
档案管理负责整个企业的档案信息,理应由企业统一管理,但事实上,很多企业的档案管理却是各部门具体负责,即各部门负责各部门的档案资料。这样一来,不仅造档案资料的零散和不完整,容易引起丢失,还不方便人们查阅、使用和共享。此外,国家和行业在制度创新上忽视档案规章的修编也是造成制度失灵,管理体制不健全的重要原因。
2.档案管理措施落后
国有企业要面对的档案信息内容广泛、涉及面多,如何及时有效的处理这些信息需要与之相匹配的管理手段才行。目前,我国多数国企档案部门只是简单地配备计算机用于文件的接收、传递与保存等工作,对具体的档案管理措施尚处于半人工操作状态,信息的收集、整理、归档等工作存在一定滞后性,影响了人员业务档案的利用、编研和开发。
3.档案管理队伍水平参差不齐
人才是企业发展的根本,而对档案管理工作来说,档案管理人员的素质则直接决定档案管理工作的水平。档案管理人员的技能和综合素质是实现网络的基石,如管理人员思想落后、工作缺乏创新、人才队伍萧条必须不符合企业的发展要求。目前,我国多数国有企业档案人才建设处于初级阶段,综合水平有等提高,在利用先进的科学理念和技术构建企业档案管理网络化方面还缺乏一些能力。在年龄结构上,青中老工作人员配置比例不协调,既通晓档案业务又能熟练应用信息技术的全方位人才严重不足。实际工作中更是缺乏钻研精神,理论与实务不能进行有效的结合,为构建档案管理网络模式带来阻力。
三、解决档案管理网络化中相关问题的对策分析
1.建立健全档案管理机制
国有企业在创新发展的道路上也要重视档案管理工作的重要性,建立健全相关档案管理制度,如综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度等,从根本上加强国企档案管理制度建设,确保日常管理工作有章可循,有法可依。同时,档案管理人员也应根据档案的内容、特点、目的等属性采用合理的档案分类方法、整理形式及应用手段对档案材料进行编目,制定档案查阅及维护制度使得管理工作能够做到有章可循。
2.加强国企电子档案工作建设
信息化时代,各种信息都开始强调无纸化电子化,档案管理电子化应该无太多技术障碍,应充分利用现代信息技术的优越性提高档案管理工作。单位档案数据要有备份保存,并注明形成档案的时间和操作人,系统也要进行日常和升级,最终形成电子档案,方便对档案进行日常管理和查阅。充分运用计算机和网络技术手段,发挥计算机存储量大、查询速度快的特点建立起符合人员业务档案信息的管理系统对人员实行全方位、多角度的综合管理巳成为机关单位业务档案管理工作发展的必然趋势。
3.全面提升档案管理人员的综合素质
国有企业档案管理网络化离不开管理人员的支持,人才才是档案管理的核心,没有人什么都做不了,只有先完善档案管理人员队伍的建设,才能真正实现档案管理网络化。从事档案管理的人员在思想政治、专业知识、综合素质等方面都应符合企业档案工作的要求。首先要转变观念, 加强思想建设,做好档案工作的宣传教育, 让人们都认识到档案管理工作的重要性,才能从根本上重视这一工作,而非敷衍了事。其次,以日常工作为基础, 依据国企科技档案管理工作对人才素质的需求,经过论证与讨论后增加对计算机档案建设技术、通讯技术及档案管理网络技术等专业知识的培训,努力让每一位档案人员成为综合协调能力较强、又通晓最新信息技术的全方位人才,为实现网络化提供人才保障。最后要培养档案管理人才的创新意识。创新是推动科学技术发展的根本动力,也是提高企业经营效率,增强企业市场竞争力的核心部分,同时还是档案部门开拓进取的积极力量。档案人员应解放思想, 开拓视野, 树立现代化创新理念, 落实理论与实践相结合,为国有企业档案管理工作更上一个台阶做出贡献。(作者单位:义煤集团热电分公司综合办公室)
参考文献:
[1] 薛松企业档案网络化管理层次的构建与优化分析 经营管理者 2014年第1期
【关键词】:档案管理信息化;计算机管理;
中图分类号:G271 文献标识码:A
引言
本文以我自身十九年一线档案管理工作的专业知识和岗位经验,浅谈档案管理信息化对国企管理的重要性。随着计算机的不断普及和网络的广泛应用,原本就是重要信息资源的档案的信息化建设显得迫在眉睫,也理所当然地成为了各级档案部门的发展重点,尤其是在国企的管理与建设当中是非常重要的部分。随着社会的高速发展,经济、文化事业也随之发展,档案管理工作也被赋予了更多的意义。传统的文件收集方式和传统的管理模式已经不能适应现代国企管理的内部建设和体制核心。所以,档案管理的信息化具有时代性。档案工作与国企管理同步发展,有利于档案工作的建设,人才的培养,档案工作的信息化,从而有利于国企管理建设的发展,使得档案工作与时俱进,科学的发展,从而不断改革创新,更好的为国企管理建设做贡献,更好地服务社会,提高国企的效益。
档案管理的信息化对国企管理的重要性是显而易见的。以下主要从几个方面来分类探讨。
1 对于国企管理人员的意义:
1. 1、为档案管理人员节省了时间和精力,提高了人力资源的利用率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,不仅工作量大而且效率很低,费时费力。
档案管理实行信息化后,档案管就实现了自动化、实时化、网络化。不仅大大的提高了效率,而且对于工作的准确性也有了更高的保证。
具体表现为:
数据只需一次录入便可以多次利用:数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入,只需录入一次,即可在档案管理内部进行数据共享,大大地提高了工作效率。
各种报表可以自动打印:数据录入后,不论是文书管理还是档案管理,可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表;可以方便的打印出档案的背脊、封面,案卷目录、文件目录、背考表等。
自动统计档案信息:档案库中的信息需要统计,并形成报表,这项工作由计算机处理,可以极大的提高管理人员的效率。
1.2、检索查询更加方便快捷,有效提高了工作效率
传统的检索方式:档案管理人员从一本一本的目录中,找出所需的档案来,然后根据上面的记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询,无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
提供多种查询手段:管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。
提供网上查询手段:国企内部的工作人员,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大的减轻了档案管理工作人员的负担。
1.3、档案的查借阅工作更加可控,对于查借阅记录更加清晰有效
传统的档案查借阅多为手工为主,费时费力、容易出错,档案管理实现信息化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便,同时可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。免去了很多人工的不便因素。
2 对于国企职能部门的意义:
2.1、提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后,部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作,极大提高职能部门的工作效率。对于档案管理工作人员的潜能也有了更好的开发和利用。
2. 2、提高整个部门的技术水平
企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向,每个部门都会在这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化,才能和企业的发展相协调,适应不断变化的外部环境。适应不断进步的国企文化和内部建设。
2.3、有效的进行档案的收集工作
档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动;档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动,如果没有一个好的管理平台,档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。实现了档案的信息化之后,档案的收集工作就不是零星和不完整的了,就拥有了一个完整的体系。
2.4、有效的为科研服务
国企的竞争力日益加剧,科研开发也是其竞争力的重要部分。档案管理的信息化,将档案在网络上共享,国企科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了国企的科研系统整体的工作效率和竞争力。
2.5、部门职能变保管为服务
档案管理信息化以后,国企的无形资产(企业档案,包括文书档案、科技档案等)可以在网络上方便浏览(有相关的权限控制),为国企领导和设计部门提供优质服务,这样档案管理的职能不再是档案的保管部门,而是公司内部信息的信息中心。档案部分的职能也实现了立体化,不单单是一个保管的作用,实现了企业职能的有效利用。
3 对于国企的意义 :
3.1、 更好的收集和管理档案
档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型国企每年都要产生很多档案资料,内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息,这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史,对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后,必将能够更好的收集和管理这种信息资源。从而对于过去的发展提供更多有利的借鉴。
3. 2、方便二次利用、提高利用率
一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,这在一定程度上影响了档案的利用效率;同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦,首先要登记,然后要在浩如烟海的档案中查找,这个过程中不可避免的要造成损坏,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅,别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后,档案信息可以在内部网上共享,有控制地进行利用。这样极大的提高了档案的利用率,方便二次利用。
3.3、可以解决档案损坏、丢失的问题
完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。完美解决了档案的损坏,丢失问题。
3.4、形成完整的档案信息网络
纸质的实体不能形成信息网络,对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。极大的方便了档案管理、统计、对外交流。
3.5、形成电子信息资源中心
关键词:档案;管理;模式
一、我国企业档案管理状况与不足
我国现阶段企业档案管理体制是在企业自主按照企业管理体制实行二级或三级管理。国家各级档案行政管理部门对所属区域企业档案工作进行指导和监督。这种体制模式存在许多不足。
(一)自我发展动力不足
我国企业档案工作发展过程中存在的普遍问题是依靠行政力量的推动而自我发展动力不足。党和政府颁发了一系列文件,推动企业档案工作,自上而下通过行政手段贯彻这些文件成为推动企业档案工作的外在推力。市场经济下,政府职能发生了转变,不再直接干预企业,企业是自主经营的主体。政府的外力推动作用在建立现代企业档案工作运行机制中逐渐弱化。企业在也不再重视档案工作,档案工作缺乏发展动力。
(二)档案管理思维僵化
现代企业档案工作运行机制要求建立与现代企业制度相适应的灵活、多元的现代企业档案管理模式。传统企业档案管理模式过于僵化,体现不出先进管理理念,外包的管理方式不能被传统档案部门接受。在不涉及政治等问题下,企业科技档案部分完全可以面向社会化管理。
(三)单一的档案管理模式
传统企业档案工作基本上是采取单一档案管理模式,企业对档案实行集中统一管理、分级管理、综合管理等。企业的形态在建立现代企业制度中已发生了重大变化,单一的档案管理模式己不适用,而且,大型企业集团对整个集团档案实体实行集中统一管理既不现实,也无必要。在符合法律要求的框架下企业档案保管属企业自主行为。
二、新时期企业档案管理体制模式创新
(一)市场化是企业档案管理的改革方向
市场化是各项改革改革趋势和方向,我国企业档案管理市场化就是把原由政府承担的档案管理事业交由市场调节。档案资源作为企业自己的信息资源是管理不可缺少的基础。企业的需求就是市场,档案信息开发要不断提高才能满足日益增长的信息需求。档案管理要服务于企业的经济建设。
(二)社会化是企业档案管理的发展方向
企业档案自主管理是不可逆转的方向,企业档案管理工作受社会组织的监督。在我国服务型政府转化后,政府的行政管理能力将减弱,这就需要社会化的协会来参与管理。企业档案管理工作应充分利用社会资源,需要档案中介机构为企业档案管理工作提供外包服务,为企业提供档案专业服务。这将是企业档案管理的新需求方向。
(三)企业自主管理体制发展的目标
企业自主不是完全的自由,必须接受法律法规的约束。企业自主管理应适应社会主义市场经济的规律,既依法管理又注重提供服务,把二者有机地结合起来。把档案行政管理与行业协会管理结合起来,发挥档案行政管理部门和行业协会监控作用,防止国有企业档案在产权变动过程中流失,依法对非国有企业的档案工作进行严格管理。行业协会制定行业标准,指导档案管理。
(四)分布式集中管理模式
企业档案管理形式采取形式上集中,事实上分散的形式,即分布式集中管理。形式上集中是指企业档案管理由企业一级管理层总负责,制定企业档案管理制度,完善档案管理流程,但一级管理层并不参与企业档案具体管理事务。事实上分散的形式指企业档案管理具体事务都在企业档案形成部门进行具体管理,即企业各职能部门负责企业档案的制定,保存,利用。
(五)信息一体化管理
企业的档案工作、情报工作、图书工作是在适应现代科学技术飞速发展需要的过程中逐步形成的三个平行的信息管理专业领域,它们虽有各自的理论方法,但根本的工作目的是相同的。实行三者一体化管理,有利于信息的综合利用,有利于各个信息管理部门的专业协作和全方位服务、节约成本。在机构设置上需要建立信息中心等综合性的信息管理机构。
(六)文件档案一体化管理
文件档案一体化以文件生命周期理论为基础,利用计算机技术,对文件和档案工作进行统筹规划和管理,实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥总体最大效能,有利于开发文件和档案信息资源,这是文件管理与档案管理内在联系的必然结果,是机关文件与档案工作改革的重要方向。信息技术是文件档案一体化管理的技术保障。
(七)标准化管理
档案工作标准化是提高档案工作水平必由之路。档案工作实现标准化,是档案管理工作的发展方向,通过标准化、规范化,可以给档案工作提供新的先进的管理技术和管理方法,加速档案工作的发展。档案标准化是档案质量的准绳。实现企业档案工作标准化管理的意义在于:便于采用计算机为核心的现代技术,便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要。企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行,有利于提高企业档案工作的质量,有利于促进企业档案管理的现代化,有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展。
参考文献:
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[3]李小平.新时期高校档案管理工作探讨[J].办公室业务,2012(3)。
在经济发展的推动下,国有企业面临着日益严峻的发展形式,传统的经营模式难以适应时展的要求,需要进行改进和创新。国企重组,就是在这样的市场形势下提出的概念。本文结合档案管理的特点和意义,对国企重组背景下现行的档案管理方式进行了分析和探究。
【关键词】
国有企业;重组;档案管理
国企重组是指由于难以适应社会经济的发展要求,对企业的组织形式、经营范围或经营方式进行显著改变的计划实施行为。属于重组的事项主要包括对企业经营业务的出售或终止,对企业组织结构的大幅调整,以及对企业经营场所的改进或迁移。本文主要分析了档案管理对企业发展的作用,以及在企业重组背景下的现行管理方式,并提出了管理方式的优化与创新。
1 档案管理对于国有企业发展的作用
档案管理也称档案工作,是档案管理部门针对企业中的档案实体和档案信息进行管理,并提供利用服务的各项业务工作的总称,是企业管理的重要组成部分。档案管理从其基本性质和作用分析,属于一项管理性、服务性和政治性的工作。对于企业而言,档案管理的作用是十分巨大的,一方面,档案管理属于企业管理的重要组成部分,直接影响着企业的整体管理水平,另一方面,档案管理工作虽然主要是对档案的研究、整理和编制,但是其最终目的,是为了更好的适应企业发展需要和社会的使用需求,关系着企业的长远稳定发展。因此,档案管理工作需要引起企业领导和管理人员的重视。
2 国企重组背景下现行的档案管理方式
在社会经济不断发展的推动下,许多国有企业陈旧的经营管理方式存在的弊端日益显露,逐渐难以适应时展的要求,因此,国有企业实现了分离、重组和改制,而企业的档案管理方式也随之发生变动。在国企重组的背景下,现行的档案管理方式主要包括以下几种:
2.1 内部统一管理
内部统一管理可以说是国有企业重组中应用最为广泛的档案管理方式,可以细分为统一式管理和分级式管理。统一式管理,是指国有企业对档案管理部门进行重组,统一管理企业重组中的所有档案信息。其优势在于可以形成一个较为统一的企业档案信息利用中心,从而提高档案工作的效率和质量,确保档案管理的顺利有序进行;分级式管理,是指国有企业在重组完成后,集合自身的组织形式和结构,对档案进行分层分级管理,其优点在于工作量相对较小,各级管理部门共同协作,管理效率高。分级式管理适用于两种情况,其一,国企重组后,企业的性质为多法人单位的集团公司,每一个独立的法人单位可以对自身的档案进行管理;其二,企业重组后,形成单一的法人,但是由于规模较大,内部组织结构复杂,层级较多,为了便于档案信息的利用,采用分级管理的方式。
2.2 国资集中管理
该管理方式是随着我国国有资产管理的形态变化而产生和发展起来的,相对比较特殊。在实际应用中,主要是下设的企业档案管理中心,对重组后的国企档案进行集中管理,档案管理中心由国有资产经营公司直接领导。
2.3 国家档案馆接收管理
国家档案馆接收管理的方式,主要是针对破产重组的国企而言,可以确保档案管理的连续性和有效性,避免档案信息的遗失,其意义和作用都是十分巨大的。
2.4 行业集约化管理
行业集约化管理,是指国有企业在重组后的集团公司内部,建立相应的集中管理平台,对档案进行统一管理。管理的责任主体是行业集团,可以通过对行业的区分,实现分别管理,以保障管理的效率和质量。该管理方式并不常用,主要是为不具备档案管理条件,或者条件成本过高的重组企业,提供一条有效的档案管理途径。
2.5 市场化寄存管理
市场化寄存管理的主体,是相应的档案寄存中心。国家综合档案馆专门针对重组国企的档案管理工作,设立了档案寄存管理服务业务,通过收取相应的档案管理费用,为各类国有企业提供档案寄存服务,以确保企业档案的完整性,避免重组过程中档案的遗失和混乱。
3 对档案管理方式的优化和创新
现行的档案管理方式,虽然在很大程度上满足了重组国企对于档案管理工作的要求,但是也同样存在许多需要解决的问题,如自动化管理水平低下、管理难度大、管理人员素质较差、档案存在残缺现象等,严重影响了档案管理的整体水平。因此,需要对档案管理的方式方法进行优化和创新。
3.1 加强档案管理的基础设施建设
在国企重组的背景下,要实现档案管理工作的科学化、合理化,就必须加强档案管理的基础设施建设。就目前的档案管理而言,要加强对于档案存储库房的建设,提高档案管理的效率。例如,可以引入自动化管理系统,并通过相应的处理软件和网络,实现档案资料的信息化管理和自动化管理,切实实现档案管理的现代化,确保档案信息的作用可以得到充分发挥。
3.2 建设高素质的档案管理队伍
档案管理人员的素质对于档案管理工作的影响是不容忽视的,对于重组后的国企而言,必须加强对于档案管理人员的培训,提高其专业素质,建设一只高素质的档案管理队伍。这是实现档案管理现代化的基础,也是确保档案管理质量的重要保证。
3.3 切实做好档案的日常维护工作
档案管理人员要做好档案的日常维护工作,严格按照相关的标准和规范,对实体档案进行保存和维护,对档案信息进行整理和总结,切实保证档案的完整性。同时,要及时了解企业发展动态,定期对档案信息进行更新,确保档案的准确性和真实性。
4 结语
总而言之,档案管理对于企业的稳定和发展有着十分重要的现实意义,需要引起企业管理人员的重视。在当前国企重组的背景下,现行的档案管理方式发挥了巨大的作用,但是也存在一定的问题,需要结合企业实际,进行改进和创新,确保档案管理工作可以更好的为企业的发展服务。
【参考文献】
[1]董秀梅.国有企业转换经营机制后的档案管理工作探析[J].北方经贸,2009,(08):144.
关键词:国有企业;档案管理;不足;方法;能力
前言
国有企业的档案,是国有企业发展历程的重要记录,也是国有企业生产经营信息的载体。作为企业文化的重要一部分,档案管理工作质量高低与否,影响了企业内部的工作氛围。面对新的挑战,改革档案管理的模式,制定科学合理的档案管理策略,才能替企业谋求更好的发展。重视档案管理工作价值,端正档案管理工作的态度,才能让档案管理工作服务于企业进步。
一、国有企业档案管理工作的不足分析
多种原因的影响下,国有企业档案管理工作并没有达到人们的期待。重视力度不足,管理方法不规范,人员素质有限,都限制了国有企业档案管理工作的成功。下面,我们就来分析几点档案管理工作的不足:
(一)国有企业档案管理所受重视不足
档案管理工作是一个体系性很强的工作,其涉及的内容与部门较多,工作量很大。档案资料的收集与整理、移交与存储,不只是档案管理部门一个部门的事情。要完成档案管理工作,需要国有企业投入大量的人力、物力与财力,且这项工作不能直接体现在国有企业的经济效益里。在社会经济竞争如此激烈的今天,许多国有企业的管理者只重视经济绩效考核,并不重视国有企业的档案管理工作。一些国有企业的档案管理工作因为人力、物力与财力支持的不足而无法开展,档案资源与企业经济活动实际不相符的问题也常用出现。
(二)国有企业档案管理规矩度不足
目前,国有企业的档案管理工作还存有许多弊端。一些企业过于重视经济利益与财物管理,这些企业所留存的档案中,大多都是会计档案,而企业党政文书与科研创新活动的相关档案则很少。片面的归档管理,加大了企业档案管理的片面性,不利于企业利用档案对其发展历程进行全面加成,也影响了企业的可持续发展。另外,国有企业在档案管理集中性方面还有待提高。档案管理的统一性不足,表现在各个部门独立管理档案,一些部门上交给档案管理部门,一些部门独立管理,一些部门根本不管理。国有企业内部的档案管理机制不健全,影响了企业档案管理工作的完整性。档案管理混乱,影响了国有企业档案管理工作的规范性。
(三)国有企业档案管理人员素质不足
在很多国有企业管理者看来,档案管理工作无关企业的经济效益,属于内勤工作的一部分。因此,国有企业并没有安排合理数量的专业人员执行档案管理工作。大多数国有企业的档案管理人员都是没有经历过专业档案管理培训的人才,甚至有许多其它岗位工作表现不佳的人员,以从事档案管理工作为惩罚。这些档案管理者的专业能力不足,缺少法律意识,档案管理行为的随意性较强。没有一支专业的档案管理队伍落实企业的档案管理工作,直接影响了国有企业整体管理水平的提高。
二、国有企业档案管理工作的优化方法
(一)加强对档案管理工作的重视
重视档案管理工作,是国有企业做好企业档案管理工作改革的第一步。首先,要建立全新的档案管理工作意识。无论是国有企业的领导者,还是工作人员,都要认识到档案在企业运行与发展中的重要作用。档案资源是企业生产运行的信息来源,也是企业文化的一部分,属于企业的无形财产,能够帮助企业决策者做出科学的规划。只有人人认可档案管理工作的价值,才能让档案管理工作顺利进行。其次,要加强档案管理责任意识的建立。国有企业的管理者应当做重视档案管理工作的第一人,明确自己应当在档案管理工作中做些什么。做好企业资源规划,加强档案管理工作中人力、物力与财力的投入,积极去承担规划与指导责任,才能促进企业档案管理工作质量的提高。
(二)规范档案管理工作的方式方法
对国有企业的档案管理工作方式进行规范化升级,才能让档案管理工作更有秩序。第一,要优化国企的档案管理接收机制。国有企业的档案管理工作应当突破传统的管理模式,档案管理部门不能再坐等其它部门主动上交档案,应当主动去征集档案资料,并加大上交档案资料的宣传力度。用更加主动的档案资料接收工作代替传统的管理形式,对企业内的档案资料进行定期扩充,保证相关档案的及时收集。第二,要促进档案收集范围的科学化。在传统档案管理范围的基础上扩展现代档案管理的范围,不再只关注纸质档案,同样收集国有企业经营过程中的影像与图片、实物资料,能够促进档案管理工作的全面化。第三,做好档案管理工作信息化改革。利用信息技术与网络平台,建立国有企业的档案信息数据库,做好档案信息的内部共享工作,才能保障档案管理工作价值的最大化。信息化的管理模式,能够让档案管理工作者摆脱传统的手工管理模式,提升其档案管理专业能力。
(三)建立高素质的档案管理队伍
提升档案管理工作的专业水准,就要打造专业的档案管理工作队伍。国有企业管理者要重视档案管理人才的招聘工作,适当提高档案管理工作者的准入标准。在众多应聘者中,选择学历较高、爱岗敬业、乐于奉献的人员。档案管理工作者的选择过程一定要公正且严格,利用笔试与面试两个环节去考查其档案管理工作的专业度。杜绝劣质人员的引入,同样要保证优秀人才不流失。另外,对于已经在岗的档案管理工作者,国有企业要加大培训力度,组织档案管理人员定期学习。国有企业可以与高校建立合作关系,利用高校的教育资源去培养人才,通过远程培训实时提高档案管理工作者的专业素质,督促其自主钻研业务技巧。
(四)加强档案管理工作的一体化改革
建立一体化的档案管理工作体系,将档案资料的管理与相关服务工作的提供结合在一起,才能让档案资源发挥出作用。国有企业实现档案管理一体化,就是要将现代的文秘工作与档案管理工作结合在一起,做好档案管理控制力度,也保证档案管理工作各个环节的合理化。从档案资源产生的第一时间,文秘人员做好档案的收集与整理工作,在应用过程中做好备份,保证企业各项档案的完整性,更要合理规范档案收集的范围。一体化的档案管理工作,也需要企业内部全体工作人员的参加。每一位员工都建立档案意识,关注工作相关资料的留底与备份,能够在无形中扩展档案管理工作范围的扩大,提高国有企业档案工作的完整性。
结语
综上所述,做好国有企业的档案管理工作,保管好记录企业经营信息的档案资料,是国有企业竞争力提高的基础。国有企业的领导与工作人员应当意识到档案资源的重要性,保护这些保证企业发展决策科学化的基础信息。支持档案管理工作模式的创新,提供必要的人力、物力与财力支持,改革档案管理,有利于国有企业成长。
参考文献
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关键词:国有煤炭企业;档案管理模式;创新
中图分类号:G271文献标识码: A 文章编号:
随着我国改革开放的日益深入和社会主义市场经济体制的逐步完善,煤炭企业作为我国主要的能源企业,需要不断深入改革自身体制,以提高自身竞争力,更好的适应市场化发展。而档案管理是煤矿企业发展中的一项重要工作,为了更好的适应国有煤炭企业体制改革与市场化发展,就必须对传统的档案管理模式进行改革创新,从根本上转变观念,与时俱进,运用法律、经济、行政的模式进行国企煤炭档案管理,以全面改革档案管理的基本思想与体制,增强档案管理工作的有效性与先进性。下文中笔者就此进行了探讨。
一、我国国有煤炭企业档案管理现状及存在问题
随着我国市场经济的快速发展,国有煤炭企业在市场经济体制的日益完善下也不断深化体制改革,并树立新的发展观,形成新的发展战略。与此同时,企业的各项生产活动与经济活动的决策也更加注重科学性与实用性,而要想实现决策的科学性就必须注重凭据,对大量生产信息和经济信息进行分析,其主要来源是档案,只有对档案进行妥善的储存与科学的管理,才能够充分反映出企业的发展轨迹与创新历程。就目前来看,我国的国有煤炭企业在近年来实施纵深挖潜战略中,不断对自身经营体制进行改革与重组,采用更集约化的管理模式,越来越重视档案管理的重要性;同时,国家相关政策对于煤炭企业纵深挖潜战略的干预,如对煤炭资源枯竭的矿井进行政策性破产与转产,离不开档案分析,因此,对于国有煤炭企业经营发展而言,实行科学的档案管理模式是极其重要的。
在本世纪初期,煤炭能源的价格曾经一度跌入谷底,煤炭的销售工作遇到了前所未有的困境。在这种情况下,我国的煤炭企业纷纷将精力集中于煤炭销售的问题上,最大限度的调动资源来提高煤炭企业的经济效益,对于生产运营中的各种档案陷入了无人管理的局面,从而给现阶段的国企煤炭档案管理造成诸多不便,成为历史问题。其次,我国国有煤炭企业的档案管理体制较为落后,缺乏健全的档案管理机制,往往由于档案管理人员无法及时掌握煤炭企业改制过程中发生的产权变动等情况,从而很难对改制过程中的档案资料进行跟踪收集与整理保存,从而使得大量的重要档案资料无法追寻。此外,我国的国有煤炭企业在制度改革之后纷纷选择上市,但在上市过程中,很多相关机构的文件或上级批文由于未能及时收集与整理而流失。上述问题的存在,归根结底是由于我国国有煤炭企业对档案管理不够重视,档案管理模式不够先进和高效,档案管理人员不够专业造成的,因此,加强煤炭企业档案管理工作势在必行。
二、关于创新国有煤炭企业档案管理模式的策略
1.改革传统观念与管理意识,重视档案管理。
国有煤炭企业管理人员与档案人员应该改变传统的思想观念,增强对档案管理工作的重视,从根本上认识到档案工作的重要性。首先,应该在工作中明确企业近期工作重点,对当前的档案及近期内需要用到的档案充分了解,并仔细检查档案是否齐全,对其进行收集整理,做到整齐待用。其次,对于经常借用或调用的档案应该进行定期统计,明确档案来源与取向,保证档案的完整性。此外,及时了解企业当前动向与经营状态,对于应该入档的资料及时入档,保证档案资料的实时性。
2.创新国企煤炭档案管理模式,健全管理机制
要想全面适应社会主义市场经济体制和企业的市场化运行,应该建立一套健全的档案管理机制,并创新档案管理模式,具体而言,应该从以下几个方面入手:首先,应该结合企业的市场化运行机制、市场竞争需求以及企业档案管理群体性的特点,对当前的所有档案资料进行分类整合,并采用专业的统计分析,将查阅频率和时效性要求较高的档案资料独立出来,建立专门的档案储存室,以方便这类档案资料的查阅效率。其次,对于所有可能用到的档案进行集中管理,建立相应的集中管理机制,落实档案管理工作,这是实现档案管理高效化的根本途径,对于企业内部工作的顺利进行、各种纵横管理的调节都有着积极的作用。同时,应该在企业内部建立相应的监督管理机制,对档案管理工作进行综合监管。此外,要不断加强企业档案信息的自动化系统建设,与时俱进,实现档案管理工作自动化、现代化,从管理模式上进行创新。
3.加强制度建设,推动科学管理。
首先,应该对档案管理的制度进行创新,大力清理传统的规章制度,在不违背上级主管及相关规定的前提下,结合本单位的管理体制、人员结构变化,将不适宜的规定废除,对不完善的规则制度进行调整和完善,并建立新的档案管理办法,使新的制度能够充分反映出档案管理变化,并全面覆盖。
其次,重新构建制度体系。将档案管理人员及管理关系的变化进行梳理,不断完善领导体制、管理责任制,为国企煤矿的档案管理提供强有力的制度保障。在此基础之上,制定科学的电子档案管理标准,并将其与原有的制度充分结合起来,形成完整的档案管理制度体系。
此外,要建立阶段性的档案修编规范制度。定期对现有的规章制度进行评审,集中力量进行筛选、修订和补充,确保制度的适用性。
4.提高国有煤炭企业档案管理人员的专业能力与综合素质
在国有煤炭企业档案管理中,档案工作的质量与档案管理人员的专业能力与综合素质有着直接的关系。随着档案工作的发展,要不断加强档案管理人员的综合素质,帮助其培养时代意识与服务意识,确保档案管理人员在具备较强的专业理论知识的同时,充分了解与档案工作相关的知识,如社会学、统计学、传播学、情报学等相关理论。其次,随着现代网络技术的不断发展与计算机的广泛应用,档案管理工作也日益现代化,这就需要一些具备档案管理知识与经验,并精通计算机应用等各方面能力的档案管理人员。同时,实行档案管理信息化,所有档案都是以电子档案的形式储存,因此,档案管理人员在具备档案管理相关知识与工作经验的同时,还应该充分了解数字化技术、现代网络技术等知识。对于国企煤矿档案管理而言,这必定是新的挑战。在企业内部,应该定期开展一些培训工作,对档案管理人员进行定期培训,不断加强档案管理队伍的信息化、专业化建设。及时加强档案管理人员的新技术、新设备与新方法的培训,促进档案管理队伍的现代化建设,从根本上提高企业档案管理能力与效率。
结束语
总而言之,随着社会经济的发展与科学技术的进步,国企煤炭档案管理也应该与时俱进,改革传统管理观念,树立市场化服务意识,对档案管理模式进行改革与创新,并不断加强现代档案管理的信息化建设,从根本上提高档案管理的效率,全面适应企业的现代化、市场化发展。
参考文献
【1】蒋玉清.谈创新企业档案管理机制[J]. 黑龙江档案. 2009(01)
论文摘要:我国的经济已经由过去的卖方市场转变为买方市场,在以买方市场为主的竞争格局中,信用交易已成为企业获取市场竞争力的必要手段和经营方式。国内企业缺乏信用风险意识,盲目追求销售和市场份额的增长而无序放账造成企业间长期大量拖欠债务,因此在国家大力建立和完善信用体制的同时企业自身也应该加紧步伐发展内部信用管理。
1企业信用管理的内涵及意义
广义的信用管理是指企业为获得他人提供的信用或授予他^、信用而进行的管理活动。狭义的信用管理是指对企业的授信活动和授信决策进行的科学管理,其主要目的是提高竞争力、扩大市场占有份额。本文探讨的企业信用管理主要是狭义的企业信用管理,也是传统的企业信用管理。企业信用管理是现代企业管理中最重要的组成部分,是企业管理学的—垂耍分支。从企业管理职能的角度来说,企业信用管理就是通过资信调查收集客户的各种信用信息与数据,进行综合处理判断,对客户的信用质量做出评价,在风险与收益之间权衡,进行恰当的信用决策,并对产生的应收帐款进行管理。
2我国信用管理现状
2.1企业信用制度不健全。国内外关于信用方面的相关法律文献有很多。如:国际上的~w''''ro的基本原则》、《国际统一私法协会国际商事合同通则》、《服务贸易总协定》等;国内的《合同法》、饭不正当竞争法》、《消费者权益保护法》等。我国硎法也对诈骗犯罪行为处以刑罚和规定。
2、2企业信用意识淡薄。一方面由于法律法规不健全,企业问经营行为得不到有效的监督和约束,使企业信用观念淡薄,信用水平低下,欺骗贸易规模扩大。另一方面,企业管理目标发生偏移片面追求经济利益,忽视信用管理。
2.3缺乏专门的信用管理部门和专业人员。企业销售部门和财务部门在风险控制和信用管理问题上职责划分不清,相当多的企业是由销售人员或其他部门人员兼做信用管理工作,其根源在于这些企业没有设立—个独立的信用管理部门,企业内部缺少专门的信用风险管理职能,没有专业人员从事信用管理工作。
2-4信用管理方法和技术落后。信用管理包括资信调查、产品赊销、应收账款收付。在各个环节都需要一定的技巧和方法。目前,我国大多数企业在以上环节上还存在很大不足。资信调查的内容包括贸易对象的政治状况、资信情况、经营范围经营能力等。由于没有专门的信用管理部门,企业不可能全面准确地掌握这些信息,势必增加贸易的风险。信用管理的方法不当、技术落后,使企业产品赊销没有得到有效地控制,赊销风险缺乏客的估计,造成我国多数企业面临严重的”债权’危,企业应收账款居高不下。
3建立和完善企业信用管理体系的迫切陛
随着我国市场经济体制的日益完善和企业间竞争的不断加剧,使得我国市场经济秩序尚不范的问题表现的越来越突出,信用已成为当前品过剩时期最稀缺的资源。在市场经济环境下,企业之间的交易总是伴着风险的发生,经营风险和交易风险随时威胁企业的生存与发展。
4我国企业IFII用管理制度体系的构建
4.1树立正确的企业信用管理瑰念,企业领导必须对信用管理给予足够的重视。正确的信用管理观念是企业力口强信用管理的前提条件,因此,必须在企业上下树立正确的信用管理观念,形成企业独特的信用文化,并将文化渗透到每一个员工。下载论文
姐建立独立的信用管理部门,并测i和落实权责对等的业务流程。目前国内大型内资企业几乎没有一家企业设有专门的信用管理部门。个别企业虽然采取了一些简单的信用控制措施一如对长期拖欠货款的客户不予发货、对销售人员的考核不仅要看合同金额更要看收到的款项等。但是这些措施基本上都是由销售管理部门实施的。企业在信用销售上缺乏有效的控制环节~,而传统的信用交易之所以存在信用风险的隐患,就是因为缺乏控制环节。
企业信用管理部门的业务流程的控制环节应该由事前预防、过程管理和事后处列组成。事前预防包括搜集客户的信用信息和实时关注,对客户进行信用的评级,然后根据客户的价值和市场竞争环境,制定合理的信用政策;过程控制要求企业将信用销售的审批权利和对应收帐款追讨责任归人到某一部门或者某一员工,有利于实现权责对等,风险到人;事后处理握岁寸应收账款进行动态的盛刹空,对逾期贝蜷歌及时采取相应的处理。此外为了保证流程的落实,企>J立该设立完整的信用管理操作规范和业务说明,确保员工对了氰用制度的理解,把工作落到实处。信用管理部门是现代企业中一个举足轻重的职能部门。
43提高企业信用管理人员素质。合格的信用管理人员整体素质的提高是强化企业信用管理的基础,企业应通过各种途径强化信用管理人员的专业知识和职位能力a招聘、吸收符合信用管理工作岗位要求的合格人员到信用管理岗位操作培训,使其能胜任本企业的信用管理工作;b.制定企业信用管理人员的后续教育制度,组织企业信用管理人员定期进行后续培jlllo
4.4企业内部各部门角色定位。企业内部与信用管理有关的职能部门各自正确的角色认同有助于统一认识,加强内部协作。企业可以根据自身所处的内外环境、经营规模及企伦目标等来i}i1适合自身发展的组织结构。
对于信用管理部门,DSO(应收帐款变现天数)几乎是衡量其工作效果的最重要指标。DSO表示每_o收帐款的平均收回时间。应收帐款变现天数袱当年年末应收帐款余韧当年总销售量)*365,即DSO=sAR/SALE)*365。对于销售部门而言销售量是衡量其业绩的主要指标,且销售量越高越好;对于财务部来说年末应收帐款越低表明其业绩越好;对于信用部门而言DSO是考核其业绩的指标,目越低越好,DSO要下降必须减少应收帐款、增加销售量。
4、5实行客户资信管理制度。客户既是企业最大的财富来源,也是风险的最大来源,强化信用管理,企业必须首先做好客户的资信管理。客户资信管理制度是指以客户的信息资源和资信调查为核心的一套规范化管理叻,法,包括“企业内部信息开发制度”、“客户信息管理制度”、“资信调查制度”、“客户信用分级管理制度”等。客户资信管卫l堤信用风险管理的基础工作,主要要求企业全面收集管理客户信息,建立完整的数据库,并随时修订、完善,实行资信调查制度,筛选信用良好的客户。对客户的信用进行调查,既可由企业内部信用管理部门和专职人员完成,也可委托专门的征信机构完成。调查的内容包括:5以客户的品质、能力、资本、抵押和条件);客户与企业往来的记录;客户的规模、财务状况、前景、客户自身的信誉、融资能力、偿债能力等。
【关键词】企事业单位 会计电算化 档案管理 问题 方略
会计是以货币为主要计量单位,应用数学方法,围绕以创造价值为主要目标的企事业单位(以下简称单位)内部所开展的重要管理活动,而会计电算化档案则是反映和储存会计资料的一种载体,即将所有与会计有关的信息通过档案的形式反映出来。当前,会计电算化档案以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大企业单位的关注,然而,由于这种档案形式的会计电算化在我国起步较晚,在普及的过程中产生了许多问题。基于此,本文就会计电算档案在企事业单位普及和应用中存在的问题进行了探讨,并针对问题的症结制定了解决方案,以期为提升我国企事业单位的会计管理效能和提升会计工作质量而献计献策[1]。
一、企事业单位在会计电算化档案管理方面存在的问题
开展会计电算化档案管理是一项系统工程,其中包含了多个项目的开发与应用,以及一定的成本投入。如硬件平台的建设、财务软件的选择与开发、会计电算化相关人员的素质配置与分工、运行规程以及相关机制的建设与完善,等等。普及会计电算化档案管理过程中的障碍一部分来自这些项目,同时也受到了人力因素的影响,综合来说,其主要体现在了以下三个方面。
(一)管理理念问题
我国的企事业单位大都经过了数年乃至数十年的发展历程,经过企业决策者的艰苦奋斗,才开创了今天的局面。这些优秀的企业家有着丰富的市场经验,以及独特的战略眼光,然而老一辈企业家在当代都不同程度的表现出与时代脱轨的迹象,他们的管理理念是会计电算化档案管理普及的主要障碍。
(二)形式化问题
受会计电算化档案管理的成功个案影响,有些企事业单位不结合实际情况,不进行现状剖析,盲目的投入资本实施会计电算化档案管理,而在引进项目之后却受多种因素影响无法发挥其最大功效,最终使得会计电算化档案管理流于形式。此外,财务软件被当作打字机、储存器的现象也较为普遍,会计电算化档案管理软件无法为单位提供财务信息方面的数据支撑,造成企事业单位领导班子错误的认为其不能为单位发展服务,最终使会计信息化档案管理逐渐的荒废,会计管理工作又回到了原始的起点[2]。
(三)财务软件问题
当前大多数单位应用的会计电算化管理软件通用性能差,集成化程度低,财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行会计电算化档案管理的会计人员仍要做大部分辅助工作。此外,各核算管理模块缺乏衔接,总账固定资产、工资等模块问数据不能顺利地相互传递,以实现自动转账,相关查询等功能,不能做到“无缝连接”,因此也就无法充分发挥计算机在数据处理和储存上的先进性。
二、强化会计电算化档案管理效能的有效对策
(一)加强对会计电算化档案管理的认识
作为企事业单位的领导班子要让单位适应瞬息万变的市场经济形势,就必须借助会计电算化档案管理,以便为及时与准确提供相关信息作出相应的决策。而开展会计电算化档案管理工作不仅要对会计人员进行宣传,更重要的是对各级主管部门及单位领导宣传,使他们正确认识会计电算化档案管理是一项系统工程,各单位负责人应亲自组织领导会计电算化工作,统一规划,开展会计电算化档案管理工作,促进其快速发展。
(二)解决形式化问题
各单位在应用会计电算化档案管理的过程中要结合单位的实际状况,对单位当前的规模、经济条件以及发展前景做出正确的分析,避免盲目跟风,重视会计电算化档案建设的实际效益。基于这样一个前提开展电算化档案建设工作,是单位发展战略中的重要决策。要在手工会计归档与电算化档案管理之间择取适合当前单位发展状况的管理模式,正视会计工作对单位发展所起到的促进作用,避免会计电算化档案管理形式化,使其能够更好的为单位发展服务[3]。
(三)解决会计人员素质问题
会计电算化档案管理普及必须要有专业的人员保障,因此,在培养会计电算化人才时,应注重培养“会计――计算机――档案――管理”的复合型人才,以期提高会计从业人员的综合素质水平。在对工作人员进行需求调查的基础上合理的安排会计电算化档案管理培训的内容,普及会计电算化档案管理基础知识水平和整个理论结构体系,既要使管理人员熟练掌握会计电算化的相关理论知识及实际操作,又要随时更新其知识储备,以期跟上时代的发展和要求。其中尤其是作为会计电算化档案管理实施不可缺少的重要部分――计算机的操作及财务软件的使用技术以及保养和维护是培训内容的重中之重。
(四)加强基础设施建设,强化会计电算化档案管理效能
传统的会计电算化数据档案管理模式具有具有耗时、耗力的缺点,因此,在落实网上预立卷归档工作的前提下开展档案管理,需要首先将有价值的纸质档案信息转化为数字信息,采用档案管理软件实现档案归档,并在此基础上加强软、硬件建设。首先,在硬件建设方面,企事业单位应全面更新现有设施,建立一个以计算机为载体的档案管理平台;其次,在软件建设方面,企事业单位应建立内部局域网计算机组,利用局域网中的文件管理、应用软件共享、打印机共享等功能,实现档案管理工作的“机械化”。此外,在管理软件方面,目前我国应用最为广泛的档案管理软件有易度和金锐,而企事业单位会计部门也可以利用Excel、Foxtable等系统自主制作档案管理软件[4]。
三、结语
综上所述,笔者认为在我国企事业单位普及会计电算化档案管理要着重依靠人才,对人才的培养尤其重要;其次,单位要健全管理制度,为开展会计电算化档案管理营造一个良好的环境;最后,单位内部都应该增强对会计软件的使用意识,加大会计电算化的普及力度。只有这样,才能切实提升企事业单位的会计工作效能和质量,并让良好的会计工作推动企业的健康发展。
参考文献
[1]刘其中,田婧.我国企事业会计电算化档案管理之方略[J].产业与科技论坛,2011(3):231-232.
[2]陈新.对事业单位电算化会计档案管理的思考[J].行政事业资产与财务:下,2014(1):174-175.
[3]吴琴.如何加强会计电算化条件下的档案管理工作[J].祖国:建设版,2013(8):336-337.