时间：2023-07-23 08:21:40
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关键词：土地档案管理;问题;解决措施
中图分类号： F301.2;G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1档案以纸质存储，不便查阅
在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。
2 档案利用率低，达不到最大利用率
档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
3档案管理人员专业水平不足
有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。
4 对档案的重视程度不够
档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。
5 档案管理人员管理意识薄弱
土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。
6土地档案管理力量相对薄弱
土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。
7档案门类不够丰富
有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。
档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
参考文献
[1]刘卫东，彭俊编著.土地资源档案管理学[M].北京：人民大学出版社，2005）.
[2]汪振江.农村土地产权与征收补偿问题研究[M].北京：人民大学出版社，2008.
[3]姜世峰，李玉敏，方志月，等.土地档案管理中存在的问题[J].北京农业，2013，（03）.
[4]刘莉，王丽欣.浅析科研档案的管理与利用[J]，经济研究导刊，2011，（22）.
[5]刘钧.人事档案管理工作中的问题及思考[J].陕西煤炭，2011，（03）.
[6]聂明.浅谈如何进一步做好高校档案管理工作[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，（04）.
关键词:法律；病历档案；管理；依法
长期以来，病历的管理与利用多停留在经验和习惯要求的层面上，其实病历作为医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像等资料的总和，它除了要受相关医疗卫生技术规范的约束，还应该受到《中华人民共和国档案法》及相关法规的调整， 所以病历档案的管理与利用，它必须依法管理。
1病历档案管理的重要性
病历档案是一种特殊的档案，它既有档案的共同属性—原始性、真实性和准确性。又有自己的专业特殊性[1]：一是病历档案的完整性与连续性。以一个患者的治疗过程所形成的全部文字、数据及图像材料构成一个立卷单位。二是病历档案的直接责任者为若干医疗工作者。病历档案载体材料的记录、填制、分析、诊断和拍片化验均由医生完成，除此而外的任何单位或个人均无法成为病历材料的责任者。三是一个病人入院到出院即构成一件病历档案。四是病历档案产生和形成很快、数量大，是临床、教学、科研和医院管理不可缺少的资料，是医疗事故纠纷、法律诉讼中的法定证据，也是沟通协调医患关系、体现患者的知情权和医疗权的重要手段。依据病历档案，医师可迅速正确诊断与治疗患者，医院亦可据之申请医保给付、理清法律责任等。
2病历档案的依法管理
病历档案的依法管理应该包括两个方面的内容，即病历形成过程中的依法管理和病历形成后的依法管理[2]。
2.1病历形成过程中的依法管理
病历是病人接受医务入员病情询问、检查、诊断、治疗、护理以及疾病发生、发展和转归等诊疗过程的原始记录，能为医疗教学、科研和医疗管理提供重要的信息资料，在某些涉及人身伤害、健康保险的刑事、民事案件审理及发生医疗纠纷时，病案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据，特别当最高人民法院在《关于民事诉讼证据的若干规定》中明确规定医疗纠纷的民事诉讼实行举证责任倒置后，病历更是医院或医务人员证明自己无过错的主要和重要的证据材料。
2.2病历形成后的依法管理
病历是医务人员对病人诊治过程的书面记载，因此，病历书写的主体必须是有关法规规定的人员。显然这里的医务人员指的是取得医师执业证书并对病人实施诊治的人员，不是病人的经治医师或未参加病人检查、治疗的医务人员不得书写病历。病历的内容应该符合客观、真实、准确的要求，在临床医疗中许多医务人员也为病人书写了病历，但由于缺乏与病历相关的法律问题的知识导致形成的病历存在许许多多的法律缺陷，如医师“敷衍了事，未仔细询问病史，凭主观臆断编造病史或为使其诊断成立，故意歪曲事实”或“编造虚伪检查、操作”甚至“涂改编造抢救记录、修改有诊疗失误的病案”等等，这样的病历无论是作为医疗、教学、科研的原始资料还是作为诉讼的证据其价值和作用都大打折扣。卫生部在《病历书写基本规范》第三条中明确指出:“病历书写应当客观、真实、准确。”病历记录的客观、真实准确，表面上是对病历内容的要求，实质上是对医务人员的执业要求。这体现在《执业医师法》第二十三条、第三十七条的规定中:医师“不得隐匿、伪造医学文书及有关资料”，否则要承担相应的法律责任。
2.2病历形成后的依法管理
病历的书写应按规定时限完成并符合相关卫生法规、规章的要求医师每天要诊治许多病人，如若不是每次诊治后及时记录，则有可能造成记忆的遗漏或混淆，万一有医疗纠纷发生或诉讼发生再去补写，其真实性和可信度必将受到怀疑，因此，病历及时完成是保证病历公证性的前提。《病历书写基本规范》对各种情况下病历书写时限做了详细明确的规定，如规定:“住院志、入院记录应当于患者入院后24小时内完成;24小时内出、入院记录应当于患者出院后24小时内完成;24小时内入院死亡记录应当在患者死亡后24小时内完成;首次病程记录应当在患者入院8小时内完成;死亡记录应在患者死亡后24小时内完成”等等，这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。除时限问题外，《病历书写基本规范》还具体规定了以下几个方面的内容:①病历的涂改、修改的规定:“书写过程中出现错字时，应当用双线划在错字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹”;“上级医务人员有审查修改下级医务人员书写的病历的责任。修改时，应当注明修改日期，修改人员签名，并保持原记录清楚、可辨，医嘱不得涂改，需要取消时，应当使用红色墨水标注‘取消’字样并签名，这些规定，解决了我国病历书写中长期存在的对于如何进行涂改的不统一、不规范的作法，明确了什么是病历的的合法涂改，为判断病历涂改的合法与否提供了标准。②体现在病历中有关知情同意的规定:“特殊检查治疗等医疗活动应当由患者本人签署同意书;患者不具备完全民事行为能力时，应当由其法定人签字;患者因病无法签字时，应当由其近亲属签字，没有近亲属的，由其关系人签字;为抢救患者，在法定人或近亲属、关系人无法及时签字的情况下，可由医疗机构负责人或者被授权的负责人签字”、“因实施保护性医疗措施不宜向患者说明情况的，应当将有关情况通知患者近亲属，由患者近亲属签署同意书，并及时记录。”这方面的规定与我国的相关法律法规相衔接、相一致[3]。
3法律知识缺乏造成医患纠纷[3]
我国正逐步进入法制社会，依法行医是每个医务人员应该自觉遵守的准则。每个医务人员应该认真学习《执业医师法》、《药品管理法》、《传染病防治法》、《献血法》、《母婴保健法》等等，针对医务人员所立的各项法律、法规。用各种法律条例规范自己的职业行为与道德规范，提高自己遵法的自觉性，这样有利于保护自己和医院不受损失[4]。例如，从对车祸肇事类病历的书写就可以反映出个别医生自我保护意识不够，遇到车祸病人不分主次，一律诊断为“车祸”。是司机酒后驾车撞伤病人还是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞车，应从病历记载中有所反映。应考虑病历记载对肇事双方负责，对医生本人负责，更应对医院负责。以便为交警，司法部门调查立案提供可靠的证据，并为当事的双方争得法律上的主动。
参考文献
[1]刘宁，孙素玲.关于病案书写中潜在性法律问题的探讨[J].中国医院管理，2001，21(3):45-46
[2]尚进.正确认识病人隐私权[J].中国医学伦理学，2002，15(2):36-37
【关键词】事业单位；档案管理；效率
事业单位的各项业务办理在过程中都有相关资料留存，其人员档案也是档案管理的一个重要内容。由于档案管理本身要占用一定的时间和精力，加上有些业务的开展需要对档案进行查询、核实等，因此档案管理的效率关系着其他业务的效率，因此通过提高档案管理工作效率可以促进整体运行效率的提高。
一、事业单位档案管理现状及存在的问题
（一）事业单位档案管理现状。在信息技术的应用促进下，事业单位的工作中也广泛应用了电子计算机和网络，所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案，相应的档案管理也增加了通过计算机管理的方式。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给事业单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加了，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。
（二）事业单位档案管理存在的问题。主要问题如下：
1.缺乏对档案管理的重视，档案管理观念落后。当前许多事业单位缺乏对档案管理的重视，在实践中有的没有设置专门的部门或者专门的机构，而是各个部门独自简单地将档案归档存放或者是由某个部门兼职配合。缺乏重视还表现在投入不足，包括设备和资金的不足，都影响着管理的正常运行和效率的提高。有的事业单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。
2.档案管理的信息化程度低。现代科学技术高度发达，在促进效率提高方面具有良好的表现，但是在目前事业单位的档案管理中仍然没有得到很好的应用，这就导致在许多业务中仍然大量要求用纸质文件资料，不但影响档案管理的有效性，也影响事业单位的业务效率。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用，效率始终无法有效提高。
3.档案管理人员素质水平较低。事业单位作为职能单位在业务开展方面工作量巨大，形成的各种档案资料也十分庞大，加上事业单位档案管理人员较少，大部分是年龄较大的人员，工作任务十分繁重，导致他们积极性不高，同时他们中的大多数不是专业的，在专业素质上存在很大的欠缺，缺乏专业的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，严重阻碍档案管理效率的提高。
二、提高事业单位档案管理效率的具体措施
（一）加强对档案管理的重视，强化档案管理的现代化管理理念。作为事业单位要从上至下加强对档案管理的认识与重视，要设立专门的档案管理部门或者机构，设置专门的岗位并进行专业人员配备，同时还要对各个部门进行思想强化，从档案形成就开始重视。还要给予档案管理部门必要的资金支持和设备支持，来保证其工作的开展和效率的提高。同时还要在人员结构上引进或者聘用档案管理的专业人才，或者组织现有人员参加相应的培训，鼓励他们自学，培养专业技能，学习专业技术，例如学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升。
（二）提高事业单位档案管理的信息化水平。鉴于现代网络计算机的高效性，作为事业单位不但要在具体的业务办理中引进并应用，还要在档案管理中认识到这一点，并在实际中积极有效地利用信息技术，通过提高事业单位档案管理的信息化水平来促进档案管理效率的提升。当前事业单位的业务办理越来越多地应用电子计算机，形成的许多档案资料也开始电子化，在档案管理信息化的提高下还能够更广泛地促进事业单位电子政务办理。在利用信息化进行档案管理的过程中，不仅是将所有档案进行电子存档，还要对档案进行归纳、分类，并将整理好的档案放在单位统一的管理系统中，这样各个部门都能够在需要时按照权限进行查找和利用，这也是计算机网络的共享功能带来档案效性的提升。
（三）提高档案管理人员的素质水平。针对当前事业单位档案管理人员素质方面存在的问题，笔者认为应当从以下两个方面进行改，首先，促进工作积极性的提高，这一点还要有赖于他们自身从思想观念上进行改变，同时加强自身的责任感。其次，促进业务能力的提高，档案管理工作是具有专业性的工作，要安排专业的人在相应的岗位，同时单位还要定期组织他们参加学习和培训，学习信息化的有效利用。
三、结语
事业单位各个部门形成的档案量大类广、十分繁杂，进行档案管理是通过有效的归纳、分类进行科学化的存档和管理，以方便各个部门在日后需要时能够及时地查找和利用。但是目前事业单位在档案管理的具体工作中还存在着诸多的问题，只有通过加强对档案管理的重视，提升现代信息技术的应用水平以及提高档案管理人员的素质水平，才能实现档案管理效率的提升。
【参考文献】
一、办公室档案管理的弊端
进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便的工作，而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：
（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。
（二）专业水平有待提高的管理人员
首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。
（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
二、如何提高办公室档案管理工作的效率
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：
（一）办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性
（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。
（三）档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。
（四）档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。
（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合
将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率，是管理工作快速有序的进行，网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷，同时也改变了低效率的纸质管理模式，加强了档案管理工作的秩序性，准确性，及快捷性。
【关键词】档案管理；问题；对策
1.当前企业档案管理存在的问题
目前企业档案管理的水平普遍较低，主要存在以下问题：
1.1管理意识不强，企业档案利用率低
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.2企业档案管理制度不健全
档案管理不够规范。目前，在一些大中型企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。
1.3企业档案检索效率不高
档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
2.提高企业档案管理工作效率的对策
2.1现代企业档案管理工作的转变
2.1.1档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
2.1.2企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
2.1.3档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
2.2电子档案工作面临的问题
2.2.1电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
2.2.2电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
2.2.3电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
3.提高企业档案管理工作效率的建议
3.1广开收集渠道，努力把好收集关
企业档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制订文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中要把握两个重点环节。
（1）健全管理体制，发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。
3.2拓宽知识层面，实现管理现代化
企业档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现企业档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
3.2.1加强管理意识
企业档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
3.2.2掌握现代化管理技能，提高综合素质
企业档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
办公室档案的管理在当前较为复杂且快节奏的办公室工作中越来越重要，为了提高办公室档案的管理效率，笔者在本文中简要介绍办公室档案管理的现状和重要性，并着重提出提高档案管理效率的几点策略同大家共同探讨。
【关键词】
办公室；档案管理；重要性；策略
随着我国企业单位办公室工作的快速发展，企业工作对办公室管理的完整性和连续性也有了更高层次的要求，而档案管理的情况对提升企业单位内部的工作质量有着至关重要的影响，相关人员必须认识到自身工作的重要性并采取一定措施，才能确保档案工作有序、有效进行。提高办公室档案管理工作效率对于提高企业工作水平和服务质量有着重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
随着办公室管理制度的不断改善，当下企业单位办公室工作队伍整合度的提升，相关企业单位均较大程度地扩大了档案资料的利用范围，通过增加指定工作人员数量的方法切实提升档案管理的服务水准，逐步实现办公室人才资源的优化配置。但由于部分企业内部仍然存在工作人员素质低下、档案管理手段陈旧以及管理信息化技术含量低的现象，企业只注重“一线”业务、忽视后勤与档案工作的现象，企业档案制度不健全，档案门类较多，达不到档案管理的基本水准，更谈不上高水平的管理。因此仍然需要采取相关措施进行解决，促进档案管理的效率提升。
二、做好办公室档案管理的重要性
办公室的档案管理工作在展现一个企业单位的成长过程以及对其单位的未来发展和决策进行有效指导等方面是很有意义的，是单位在开展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理质量直接影响着办公室的工作效果，对于提升企业单位内部的协调工作十分有效，档案管理对于企业单位工作模式选择和资源配置起着决定性的作用。我们只有通过档案管理，才能对管理者在制定企业规章制度或进行相关决策时查阅到足够的资料，并依据档案资料更好地了解企业状况做出选择，为企业其它工作部门的效率保障做好基础，从而提升企业单位的整体工作成效。
三、办公室档案管理效率提高的几点策略
在掌握办公室档案管理的重要性后，对当下部分企业单位存在的管理弊端，我们需要在正确认识档案管理工作的基础上采取相关措施，针对性地解决实际问题，便于我们更好地开展办公室的档案管理工作。
（一）转变管理理念。
办公室的管理一旦停留在旧的阶段，整个企业的发展将会失去积极性与生命力。因此，我们应当转变管理观念，将新鲜的管理理念贯彻到每一位工作人员的身上，找到当下档案管理的特点及规律，彻底改善传统的管理方法，可以通过教育、宣传等工作方法找到理念转变的切入点，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力及发展潜力。
（二）加强管理手段。
企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。
（三）创新管理体制。
管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。
（四）重视人员管理。
企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。
四、结束语
通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室工作管理的需求。相信在企业单位及相关工作人员的共同努力下，办公室档案管理的水平必定会得到一定程度的提升，真正实现办公室管理的规范化、科学化，促进企业单位的更高更快发展。
作者：宜玉琴 单位：陕西黄陵煤化工有限责任公司
【参考文献】
[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012.
2017年是深入实施“十三五”规划的重要一年，是推动档案强省建设向纵深发展的关键之年，如何将2017年全省几项重点工作任务落到实处，见到成效，下面省局几位处长围绕一些“小目标”给大家指出了“路线图”“时间表”和“任务书”。
2017年，省局业务指导处将围绕档案事业发展中心任务，认真贯彻省委、省政府两办《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，针对我省档案事业发展中的档案馆室硬件建设规范化率低、业务水平高低分化严重的问题，加大档案管理规范化建设督导力度，认真履行档案行政管理职能，推进档案基础工作扎实开展。
一、锲而不舍的继续推进档案馆建设，重点对已获得中央补助资金但未_工的11个县级档案馆项目进行督导，提高我省县级馆开工率；对于已建成的市、县档案馆新馆的设施设备配备情况予以督导；完善县级综合档案馆项目建设动态数据库，及时更新相关数据；积极做好2018年度县级档案馆申请中央资金补助指导工作。
二、加大民生档案接收进馆工作力度，在11个设区市各选一个县级馆作为试点建立民生档案查阅中心，年内完成试点挂牌工作。按国家局要求，适时开展市、县综合档案馆业务考核试点工作。
三、继续开展对省直单位年度档案工作监督指导工作，实地检查不少于60家；同时督导各市县对直属机关单位开展相关监督指导工作，要求三年内全部检查一遍，以此为抓手全面提高各单位的案卷整理质量和档案归档率。
四、印发《河北省档案局关于加强档案室建设的意见》（暂定名），以此为契机，推进机关团体及企事业单位档案工作目标管理认定工作，推进档案室工作的规范化建设，确保档案安全。
五、以建立全省各系统档案利用服务网络平台工作为抓手，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率低、信息共享度差等问题，围绕实施“存量数字化、增量电子化”战略，推进各系统档案信息化建设。
六、继续深化农业农村档案工作，宣传贯彻《村级档案管理办法》；配合省农业厅做好农村土地确权档案整理验收相关工作；对全省土地确权档案进行专项统计并逐步建立数据库；依据国家局相关文件精神，启动精准扶贫、美丽乡村建档工作。
七、加强对省监管企业档案工作的监督指导，全面完成省属企业文件材料归档范围和保管期限表的审核批准工作，督导二、三级单位文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。
八、加强对省重点建设项目档案工作的监督指导，对2017年省级重点建设项目进行登记，建立完善省级重点建设项目数据统计工作制度；开展省级重点建设项目档案检查验收工作。
在办公室工作中，档案管理作为其重要构成部分之一，能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快，在市场经济体系下，办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革，紧跟时代的脚步，从而才能让其作用得到充分发挥，让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷，让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新，让办公室管理建设得到加强，就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析，从而才能找到有效解决措施，让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。
1 当下我国办公室档案管理的现状分析
1.1 办公室档案管理工作的重视度不足
就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。
1.2 办公室档案管理人员专业素质不高
当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。
1.3 办公室档案管理缺少安全保障
由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。
1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段
虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。
2 提升办公室档案管理工作效率相应对策
2.1 加强对办公室档案管理的重视程度
如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。
2.2 对档案管理人员的专业性进行提升
首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。
2.3 增强办公室档案管理的安全性
办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。
2.4 运用集成化信息管理体系
企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。
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