时间：2023-07-18 09:35:01
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理的优势，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
【关键词】档案管理 数字化 优势和劣势
随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。
1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。
1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。
1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。
2 档案数字化管理的劣势分析
2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。
2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。
2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。
3 档案数字化管理的措施研究
3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。
3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。
4 总结
对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。
参考文献：
[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016，09：48-49.
一、当前档案管理工作的现状
就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。
二、档案信息化管理的优势
所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的综合素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。
3、强化档案管理的安全意识
[关键词]档案；数字化管理；优势；问题
中图分类号：G256 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：随着信息化的不断发展，档案部门对数字化管理的重视程度有很大的提升。但是在实施档案数字化管理的过程中还存在一些问题，影响档案管理的准确性。
一、档案数字化管理
在对档案数字化管理进行深入研究中，了解到这种档案管理方式能够弥补传统档案管理上存在的不足，将传统纸质档案转化成信息化档案，不仅仅能够提升管理的便利性，还能保证档案安全性和严密性，减少档案泄密现象，维护单位整体利益。而且现在各个行业实施的档案数字化管理还具备分散性和多元性的特点，能够将档案以数据的方式储存在互联网中，保证资源共享的实施，有效提升档案的使用效率。
二、档案数字化管理的优势
传统档案大多数是纸质档案，这种档案不仅保管困难，其自身安全性也比较低。而且不同档案在储存过程中还要进行档案立卷处理，很多行业在进行档案立卷时，自身具备的档案材料较为零散，而且档案管理人员对这些零散的材料并不能做出准确的判断，这些情况会使得档案立卷质量下降，影响单位档案立卷制度的全面落实。
而目前各个行业实施的档案数字化管理能够有效解决上述问题，并且档案数字化管理受到时间和空间限制较小，能够降低档案查阅时间。对于档案数字化管理来说，在进行档案查询时，可以按照档案编码在互联网上找到相关档案，在节省档案查询时间的同时，也降低了档案管理人员的工作难度。对于机密性档案还可以通过互联网对档案进行加密处理，在没有密码前提下，无关人员不能对加密档案进行查阅，这从很大程度上保证了档案文件的安全性和严密性。
另外传统档案还会受到保存期的限制，如果需要查询时间较长的档案，需要经过很多程序才能查询相应档案。而信息化档案并不会受到保存期的限制，查询相关历史性档案只需要利用计算机检索功能，其能够有效减少档案查询消耗的时间，提升档案查询的便利性。在查询档案时，计算机回到档案进行深化处理，有效提升档案质量和全面性。
三、档案数字化管理的弊端
（一）电子文件的不安全因素，影响对他的长期保存电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点，但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得更困难。
（二）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。
（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。
（四）办公自动化与档案管理系统不兼容。目前部分城市各部门应用的管理软件都不相同，如人事部应用中国石油人力资源管理系统，财务部门财务资产管理系统，以及机关部室使用OA办公平台等，各自为政，按照自己部门的特点开发及使用。档案部门使用的档案信息管理系统，则是按照档案现代化管理标准设计的。由于这些管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。
四、实施数字化档案管理的策略
（一）与多部门进行联合，保证信息共享的有效实施档
案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对企事业单位中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的而问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。
其中最为关键的是电子档案安全管理制度。档案作一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。他既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）提升档案管理人员专业能力，实施高效管理
数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理，同时还要建立自动立卷等快捷管理系统，这就对管理人员的专业能力提出了新的要求，不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力，能够准确对档案信息进行整理、分类，同时还要掌握较好的计算机使用技术，使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训，加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识，并提升他们的电脑操作水平，使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。
五、结束语
目前，我国在档案数字化管理的道路上仍然处于技术开发阶段，在不断摸索的道路中，如何解决电子文件安全问题，实现信息共享，建设完整的档案数字化管理系统仍然是行I发展的重要目标。
参考文献
[1] 杨中营.构建档案数字化地方标准体系[J].中国档案.2014（03）.
【关键词】 煤炭企业；档案管理；优化设计
在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。
一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性
近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。
（一）有利于企业做出正确决策
煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。
煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。
（二）有利于对事故救援工作的开展
在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。
（三）有利于煤炭企业合法权利的维护
煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。
二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策
（一）企业档案管理意识淡薄
在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。
（二）提高档案管理人员的综合素质
知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面：
1.注重实用性
结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。
2.因材施教
对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。
3.加强安全知识的学习
要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。
（三）建立健全档案管理制度体系
在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。
在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等，确保档案管理中各项工作有效进行。
（四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核
为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。
（五）加强档案信息资源的开发和利用
煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。
煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。
（六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入
随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。
首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。
（七）对煤炭企业的档案服务进行创新
现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。
随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。
三、结语
随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。
参考文献：
[1]刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策（J）.能源技术与管理2012（1）165-167
[2]谢志清 完善档案管理服务煤矿建设（J）.黑龙江档案2010（2）76
[3]张志纲，董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）.煤炭技术2012（21）281-282
[4]王英杰 浅谈新形势下煤炭企业档案管理的几个问题（J）.华章2013（22） 291
关键词：档案；建筑工程；管理
改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
一、建筑工程档案资料的内容
1．综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开／竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3．竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案管理需要解决的问题
1．档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2．缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3．缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
三、建筑工程档案有效管理的措施
1．建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
2．严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
3．加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4．加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
5．充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
6．及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
内容摘要：人事档案管理作为国有企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视。然而，我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。本文对此进行了探讨。
关键词：国有企业 人事档案管理
国有企业人事档案管理存在的问题
国有企业人事档案管理制度还比较落后，档案管理意识不强。国有企业普遍存在档案意识淡薄的情况。企业把精力和资金主要投向生产经营、产品销售、树立企业形象上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这就导致了国有企业人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，且仍有很多国有企业的人事档案管理还停留在经营管理和手工阶段，制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。
国有企业人事档案内容陈旧、简单。目前，有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，会影响到国企员工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。随着我国社会主义人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理。
国有企业人事档案管理不适应新时期的发展要求。在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。
国有企业人事档案管理的改革和发展
（一）对国有企业人事档案进行信息化管理
传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国有企业人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国有企业的职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。
（二）对国有企业人事档案进行动态管理
在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立企业的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国有企业在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。
（三）电子文件的整理与归档工作
做好电子文件的整理归档是提供企业人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。
（四）加强对国有企业人事管理人员的培训
要实现人事档案的信息化、电子化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化、电子化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理者和者的角色转换，要提供人事档案管理人员的计算机应用能力，用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。
[关键词]档案；信息化；管理；优势；安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02
0 引 言
随着社会的不断发展进步，电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐，档案信息化管理开始得到广泛运用。但是，档案信息化管理也存在着一些安全性问题，因此，档案工作人员应该全面认识信息技术特征，并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正，促进档案管理工作不断进步。
1 档案信息化管理模式的优势
1.1 提高搜索速度和准确性
传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率不和准确性都得到极大提高。
1.2 提高档案利用率
在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息远程传输共享更加方便
在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。
1.4 提高了档案信息管理效率
档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。
2 档案信息化管理存在的安全问题
2.1 电子档案存在真实性和合法患
按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。
2.2 管理过程中存在安全性问题
虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。
2.3 受到计算机病毒的威胁
如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。
3 如何提高档案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性
对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。
3.2 采用先进的管理技术与理念
我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高，不像其他出入自由的部门一样，访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证，避免无关人员进出。人员的进出要输入密码，只有将密码输入正确的人才可以进去查询档案资料。同时，在档案信息化管理中，可以建立防火墙来保障对数据的监控，杜绝非法访问，提高电子档案安全性和隐秘性。
3.3 建立健全安全管理制度
随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。同时，对于因个人原因而造成档案信息泄露的工作人员需承担相应的法律责任。
4 结 语
随着信息化时代的到来，档案信息化管理给档案管理工作带来了极大方便，提高了档案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有两面性，对于档案信息化管理来讲，也存在着很多弊端，比如：真实性和合法性不确定，受到计算机病毒威胁等。因此，对于档案管理部门来讲，其必须利用先进科学技术并建立健全自身管理制度进行档案信息化管理，只有在各个层面将工作做好，电子档案的安全性才会得到保障。
主要参考文献
[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016 （12）.
[2]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013（8）.
[3]张玉瑛，英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].办公室业务，2013（23）.
一、档案管理人员综合素质的提高
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点。
1.学习能力的提高
信息时代，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，运用网络、现代通讯等高科技手段，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。
2.操作管理能力的提高
要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，具体包括立卷、整理、编目、鉴定，著录、标引、保护等。此外，还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。
3.安全意识的提高
作为一名合格的档案管理人员，要把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。
4.服务意识的提高
信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。
二、办公自动化的广泛应用
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送，时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
三、档案管理利用效果的应用
新形势下档案管理集中体现在普遍采用计算机和网络技术，极大地提高了档案管理的效率和效果。一方面通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收的电子文件逐一进行归档，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，大大提高了档案的管理和利用效率。
1.建立网络档案系统
在系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键
（一）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
（二）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形式部门了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
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