时间:2023-07-13 09:23:18
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【摘要】本文主要分析与探讨档案管理在公园管理中的特点与作用。
关键词 公园管理;档案管理;特点;作用
公园档案的管理是有效经营公园业务的重要基础与前提,但长期以来,公园档案管理工作存在着基础设施薄弱,管理者素质较低,管理技术滞后,以及档案内容不全等方面的问题。
一、公园档案管理工作的作用
作为国家档案的组成部分,公园人事档案翔实地反映了职工公园工作期间的实践情况,能真实反映公园工作人员的工作经历、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情况,对于公园挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义,甚至能为公园人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。公园绿化档案可作为日常工作的重要参考资料,为公园发展建设的周期性与连续性提供重要参数与凭证。而且公园绿化档案的经济效益也相当可观。公园绿化部门对项目的新建、扩建或改建等,均需要公园绿化档案。
二、公园档案管理工作的特点
(一)档案来源具有广泛性。公园档案不仅仅是来自公园本身,同时也来自相关方面的各类资料。来源广泛性,增加了公园档案收集与整理工作的难度,同时也是公园档案管理重要性的充分反映。
(二)载体具有多样性。公园档案保存形式并不只是图表、文字,同时还有录音带、照片及录像带等,由此才能达到声形并茂、动静结合的效果。
(三)保存具有针对性。公园档案具有较高使用价值,该特点有档案内容来决定,很多档案内容一旦损失就不可能弥补,比方说,有些录音、照片、录像损失就不能再复制。
三、公园档案管理中存在的问题
(一)基础设施薄弱。公园档案填写与存档主要以手工为主,而且建设公园档案信息化的速度非常缓慢,公园内部档案保存主要为纸质形式,缺乏计算机等先进设备保存与管理公园档案,使得很多档案在被多次利用后,出现严重损害,直接影响到公园档案管理。
(二)管理队伍专业素养不高。很多公园档案员并没有受过专业的训练和培训,甚至部分身兼多职还做其他的工作,这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐,不能达到预期的标准。
所以加强公园档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切。
(三)管理技术滞后。大部分的公园档案管理机构仍在进行着最原始的操作,纸和笔是他们最“先进”的工具,而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的,并且严重缺乏技术革新意识,管理技术具有单一性滞后性。所以要在公园中增加现代化信息技术操作手段。
(四)服务意识薄弱。随着社会发展的需要,档案开放程度有了明显的提升,各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展,产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位,档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点,大量的登记、分类、编纂、保管工作需要档案管理人员有条不紊地进行,还要考虑到这些资料的查阅利用。
四、加强公园档案管理的建议
(一)提高公园档案管理的标准化。公园档案管理中的标准化管理,主要指得是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准,有效实现信息间的共享。减少在公园档案管理中物力和人力等不必要的投入。提升档案管理科学化水平,需要为档案管理建立管理制度,为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一,就是将档案管理制度和相关的机制完善,充分认识到档案管理的重要性。
(二)加强公园档案安全保障体系建设。由于电子公园档案和纸质公园档案相比有很大的脆弱性,根据电子公园档案管理特点有针对性地实施防护,按照“分层实施,均匀防护”原则针对公园档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的;另一方面是对电子公园档案系统进行防护,安装加固软件,预防受到外界的安全威胁。
(三)提高公园档案管理者综合素质。首先,要在人员进入岗位之前进行严格的审查,对于一些素质低下,专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用,录用高素质和高技能人才,只有这样,公园档案管理工作才能更快地发展。其次,注重对在职人员业务的培训和继续教育,特别是对多年从事档案工作的老同志,鼓励其学习新知识,提高专业技能,在职称评定时重视从事基层档案的老同志,给予一定的倾向政策,尽量减少基层档案人员不安心工作和人员的严重外流现象。
关键词:事业单位;人事档案管理;特点;问题
事业单位是国民经济建设的主要力量,在推进社会经济建设发展上发挥着重大作用,其中,人事档案管理工作是事业单位管理工作重要内容,对于事业单位人事工作有着直接影响。首先,人事档案管理管理工作要负责管理人才资源信息;其次,人事档案管理工作为企人才的选拔与晋升等提供主要依据。然而,当前人事档案管理工作中面临着许多方面问题,具体如下:
一、人事档案管理工作的主要特征
(一)现实性特点
人事档案管理是事业单位中一项重要工作,主要作用是为事业单位人事管理提供重要的管理依据。比如,提供人事管理所需要的人员考核、鉴定等方面资料信息。通过查看这些资料内容,便于事业单位全面了解与考察个人情况。事业单位只有在全面了解个人情况后,才能够进一步客观的、合理的对个人经历进行分析,既实现对个人内在潜能的发掘,又可以实现对人力资源的优化配置。
(二)机密性特点
事业单位人事档案工作的主要特点是保密性强,为此,事业单位开展人事档案管理工作之中,务必要严格的执行保密制度,要切实保证人事档案管理工作机密性,避免出现机密泄露的问题,最大程度的减少事业单位的损失。
(三)真实性特点
真实性是对人事档案资料的基本要求,只有保障了人事档案资料的真实性,才能够准确的反映出人才的经历。为此,作为档案管理工作人员,要认真细致的做好自身的工作,对资料的整理与鉴别务必要秉承认真负责的态度,切实保证材料具有足够的真实性与权威性,严厉禁止随意篡改人事档案资料的行为。
(四)动态化特点
人事档案资料主要是对当事人经历的记录,为此,在当事人的经历发生变化时,要相应的对人事档案资料做出调整与更新。为此,对于人事档案管理工作的开展,要坚持动态化的原则,实时更新人事档案资料,确保能够充分发挥人事档案资料作用。
二、事业单位开展人事档案管理工作需要注意的问题
(一)完善相关制度,明确岗位职责
为了保障人事档案管理工作的质量,事业单位应重视完善相关制度,明确各个岗位的工作职责。因此,事业单位应立足于自身发展情况,根据调查的结果,改进工作方式并建立规范化制度。除此之外,事业单位要做好整理、审查、归档以及收集人事档案资料工作,落实清理与鉴定人事档案工作,充分发挥自身服务职能。
(二)构建完善的管理组织体系
在事业单位的整体档案管理工作中,人事档案管理工作属于重要组成部分。为此,针对于人事档案管理工作,事业单位要合理分配管理责任与权限,采用统一化管理模式,既可以有效提升人事档案管理质量与效率,而且可以节约人事档案管理成本,促进信息容量的提升,保障档案信息管理工作全面性。通过构建一体化的管理组织体系,可以提升人事档案管理工作地位,使其获得多方面的支持与配合。
(三)改进人事档案工作方式
传统的人事档案管理工作忽视信息化技术手段的应用,既无法提升档案查阅与利用的效率,又加大了档案管理的压力,无法满足如今档案管理工作需要。因此,针对于这一问题,事业单位应加快改进档案管理方式,采用新型的档案管理方式,推进档案管理工作效率提升,促进自身的服务职能的提升。
(四)加大开发档案资料的力度
人事档案管理工作要充分考虑事业单位发展需要,做好收集各种人事档案资源的工作,不断的充实档案的内容。然而,就传统档案资料内容来看,其主要存在的问题是忽视整合人事管理工作所需的德、能、勤以及绩等方面材料,无法有效反映与体现人才实际情况。此外,为了提升档案信息时效性,人事档案管理工作中要融入动态化管理思想,为事业单位进行人才考察、选拔与培养等工作提供重要参考依据。
(五)建设一支高素质的人事档案管理队伍
管理人员作为人事档案管理工作主要执行者与实施者,其个人素质高低直接影响着工作质量。为此,高素质的档案管理人员队伍是保障人事档案管理工作落实的基础。因此,作为一名合格的档案管理人员,不仅要具备扎实的专业知识,而且要拥有丰富的工作经验。档案管理人员在平时工作生活中要不断加强学习,全面的了解先进的管理思想与技术,并且积极采取科学的管理方式。此外,事业单位应组织档案管理人员参与组织建设与思想作风活动,强化全体人员对人事档案重要性的认识,充分发挥工作人员的作用,保障事业单位各项工作的推进落实。
(六)加强信息化的建设
传统的档案管理主要是补充人事档案管理,避免由于信息瘫痪而造成档案数据的损坏,然而,在信息化时代背景下,人事档案管理要加强信息化建设,积极构建信息化管理平台,从而保障人事档案管理的安全性与便捷性。因此,有必要对传统纸质档案进行电子化建设,建立起完善的档案信息平台,提高信息平台的管理功能,在符合档案数据信息共享同时,确保各个部门具有不同的操作权限。同时,要加强对人事档案信息化平台维护,促进信息化管理水平的提升。
三、结语
总而言之,随着时代的进步与发展,事业单位的人事档案管理工作的多元化发展趋势愈加明显。为此,事业单位应加强对人事档案管理工作的改革,采用开放化与社会化的发展思想,充分的发挥出人事档案自身的服务功能,从而推进事业单位健康、快速、可持续的发展。
参考文献:
[1]张慧.事业单位人事档案管理的特点与问题经验谈[J].办公室业务,2017(7):102.
[2]金丽双.新时期事业单位人事档案管理工作创新问题浅析[J].科技创新导报,2015,12(19):189.
1林业科技档案的主要特点
1.1专业性
科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中,而科技活动是分专业进行的,具有较强的专业性,专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一[1]。林业科技档案除了具备科技档案的共性外,还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例,在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时,归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据;如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料,涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。
1.2成套性
林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点,即围绕着一个独立的科研项目或课题形成,每一项都是相互关联,密切联系,记录了完整的科研项目活动。
1.3阶段性
由于有的林业科研项目周期长,可以根据项目需要,采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就可以将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去,这样的方法既利于收集、整理,又科学、有序。
1.4保密性
林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的,是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果,反映了林业建设真实记录,在某些方面具有专属性和独创性,属于国家和单位的知识产权保护范畴,必须得到尊重和保护,要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育,定期研究和审查林业科技档案的内容,适当调整保密范围和密级,确保林业科技档案与科技资源的安全。
2林业科技档案管理存在的问题
2.1档案管理模式传统
林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证,又是林业生产活动必要的参考和依据,在林业生产活动中具有重要作用[2],但长期以来,由于受传统模式的影响,林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看,纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像,档案管理现代化水平低,很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机,在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑,严重影响科技档案管理水平。
2.2科技人员存档意识淡薄
部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,只重视科学实践活动和科技成果论文的发表,轻视档案资料的收集,没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分,是项目验收的重要依据,有的人上交档案的积极性不高,不能够主动配合档案管理人员工作,往往是等到检查验收时临时抱佛脚,致使档案管理难以顺利开展。
2.3管理人员专业水平不强
档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求,然而在部分林业科技单位,档案管理工作人员身兼数职,没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中,对科研项目本身缺乏基本了解和认知,仅凭个人经验进行分类,导致归档不完整、不准确、不系统,严重影响了林业科技档案收集质量。
2.4档案管理规范化程度不高
有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足,对科技档案资源运用不够,存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题,致使档案管理水平层次低。
2.5档案管理体系不完善
尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员,但管理体系不够健全和完善,缺少专业的林业科技档案管理制度,存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面,由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度,各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理,造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。
3林业科技档案管理的基本规范
3.1明确归档范围
林业科技档案管理有其自身的特点和规律,必须保证林业科技档案整理的规范化程度,切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同;各种载体的重要原始记录;各种检验分析报告、实验报告,专利申请的有关文件;设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料;科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明;推广应用方案,技术转让合同,协议书,成果推广应用中形成的技术文件及工作总结,成果宣传报道等等。
3.2确定归档时间
归档时间的确定直接影响到归档文件的质量,决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目,一般采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目,可在该项目结束后进行归档。此外,有的林业科研项目不仅周期长,而且由若干子项目、子课题组成,这些子项目、子课题一般相对独立,可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为:按阶段归档;在一项科技活动结束后归档;按子项归档;按年度归档;随时归档。
3.3划定保管期限
林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。划分原则为:凡是具有长远利用价值的应该永久保存;凡是在一定时期内,具有利用价值的可以定期30年保存;凡是在较短时期内,具有利用价值的可以定期10年保存;凡是介于相邻两种保管期限之间的档案,其保存期限一律从长。
3.4注重日常管理
在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值,作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此,在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章,建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等,以严格的制度管人管事。
4强化林业科技档案管理的对策措施
4.1强化认识
作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分,是推动林业科技进步的必要资源;是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导,要重视档案管理工作,将所需经费列入单位年度财政经费预算,加大资金投入,不断加强基础设施建设,配备必要的硬件设施设备,建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外,林业科技档案工作专业性强,档案管理人员要强化认识,与时俱进,除了学习档案专业基础知识外,还需要补充林业科技专业知识,不断提高综合管理水平。同时,有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训,抓好专业技术教育。只有这样,林业科技档案管理才会科学、规范、有序,档案信息化管理水平才会得到有效提高,档案开发利用才会便捷有效。
4.2完善制度
林业科技档案的开发利用,离不开档案管理制度的保障,相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据,结合本单位实际,按照林业科技档案管理规范和社会发展需要,建立健全相关制度,从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。
4.3加强应用
林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值,服务于现代林业建设与林业科技发展,服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点,善于利用已有的科研成果、科技档案信息,不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动,将实用的致富信息送到林农手中,为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际,围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料,直到课题完成,通过课题跟踪服务,使研究者及时获得攻克难关的资料,避免重复劳动,充分发挥好服务保障作用,使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。
4.4实现信息化管理
档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措,各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划,使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流,从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手,积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术,将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中,从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。
4.5建设相对稳定的档案管理队伍
林业科技档案工作连续性强,档案管理人员的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,从维护档案工作的长远利益考虑,必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作,增强他们的责任感,充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求,不断加强人才队伍建设,培养一批有专业知识,有专业技术的人才充实档案队伍,安排相对固定的人员管理林业科技档案,以保证档案管理工作的延续性,从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。
4.6完善档案管理体系
关键词:文书档案;管理
作为服务型及高技术型的工作,文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用,还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量,发挥其服务性能,就需要在安全、操作等方面进行优化,完善其制度和规范,从而确保档案的完整性和安全性,加强信息资源的开发和利用价值。
一、文书档案管理概况
1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作,是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容,在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存,实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责,是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前,文书档案的重要作用不断被人们发现,其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注,在现有基础上完善管理制度和方法,提升其技术水平与保密等级等,已成为企业事业单位发展的一项核心内容,因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法,不仅是时代潮流,也是一种必然的现实需求。
2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂,管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制,因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识,以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久,但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件,使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下,难以满足信息查找和处理工作的要求。其次,一些企业或单位档案意识淡薄,缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程,也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定,无法保证文书档案归档率、完整性和准确性,使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导,降低了档案的利用效率。此外,在很多企业当中,档案与文书分属不同的管理条块,两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范,就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅,造成漏归、错归等现象的产生。
3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性,是企业创新和发展数据来源,同时作为行政管理中的后台基础工作,又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中,一些重要的档案承载着企业的核心价值,因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法,但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理,在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制,确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式,将责任落实落实到具体个人,从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性,信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写,对环境和人员有较高的要求,且随着时间的发展,必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及,但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本,并未完全实现档案管理的信息化,文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。
二、新形势下文书档案管理改进方向
1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展,需进一步细化档案收集保管流程,明确档案管理职责,同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规,对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时,应对突况做出充分考虑,避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外,相关领导档案管理意识不强,资金和人员投入较少,导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工,造成其管理意识较差、责任心不强,因此,适当加大档案管理支持力度 ,制定文书档案管理的监督考核机制,将促进档案管理人员工作积极性,从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化,完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力,能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度,就要充分考虑其保密性,做到总体设计和具体环节的安全信息管理,以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。
2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员,专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作,而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时,从人才引进的角度,应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业,提升专业化人才当量。而在日常培训时,可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念,通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化,例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等,通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外,档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合,加强部门之间的联系,通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解,从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量,多维度的培训不仅有利于个体的自我提升,还有利于充分发挥文书档案的最大价值。
3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此,企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进,在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中,除了科技投入,还可以引进信息收集、保管的技术方法,例如图像、声音与文本的转换方法,以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下,通过相关的保密级别,对信息进行数据化处理,加强数据化档案的安全性。最后,企业在选择合适的管理软件时应慎重,目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择,新技术的发展也使得数据录入等更为简洁,选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量,建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台,充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工,在工作效率、失误频率上都有了显著地提升,但不可避免的存在众多安全隐患,只有管理人员加强日常的软硬件设备维护,完善信息应急措施,才能从根本上发挥信息化平台的优势,确保档案的安全。
三、Y语
文书档案是企业发展过程的记录者,也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点,充分意识其价值,是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展,其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作,建立科学的档案管理平台不仅是个体需要,也符合时代和社会发展的需求。
参考文献:
【关键词】城乡居民;社会养老保险;档案管理
引言
在城乡养老保险过程中,档案资料能够提供为其提供科学的指导和有利的依据,因此养老保险档案管理非常重要。这些档案资料的形式多样、内容丰富,能够更好的展现参保人的实际情况,属于我国档案资源的有机组成部分。在当前发展经济建设与社会发展形势下,城乡居民社会养老保险档案工作的重要性更加凸显,并且已经成为我国城乡居民社会养老保险经办部门的首要工作任务。
一、城乡居民社会养老保险档案管理工作的意义
1.事关城乡居民社会养老保险制度改革进程。随着社会的进步,城乡居民养老保险正在实现全国并轨,在推行的过程中,养老保险制度根据实际情况增加了很多切实符合人民利益的新内容。鉴于中国社会的实际情况,所需要承担起的社会系统的工作量是极其庞大的,想要完整无误的记录每个人的详细信息,那么对整个保险部门的工作都是一项极大的挑战,也促进了城乡居民养老保险制度的进一步改革。2.事关城乡居民的切身利益。参保人自办理参保手续开始再到退休之后享用养老保险所提供的福利,在此过程中需要办理很多手续。首先在办理入保手续时,需要录入详细的个人信息,将其作为原始资料保存在个人信息档案中,建立个人账户,之后所交的保险费都会将其划到你的个人账户。新农保制度和老农保制度在进行链接时,或者是居民和职工的养老保险过渡之时,需要办理保险关系和基金的转移手续,其原始的个人档案信息记录是以后享受社会保险福利的重要依据。城乡居民个人的养老保险信息好坏程度极大的影响参保人所能享受的待遇。
二、城乡居民社会养老保险档案管理工作的特点
1.涉及面广。我国作为世界上的人口大国,据第六次全国人口普查数据显示我国有近50%的人口分布在农村,还有庞大的城镇居民,我国的城乡居民保险所囊括的群体异常庞大,相对于其他保险其工程量是极其巨大的。再从信息上看,所具有参保条件的参保人的信息录入,开户,缴纳保险费,基金管理,保险和基金转移等等。整个业务档案所涉及的信息繁冗复杂,数量庞大,包含方方面面的问题。2.变动性大。农村、城市的居民大都属于城乡居民社会养老保险的服务对象,这些对象基本都没有固定工作,因此流动性很大,户籍也会随着迁移而调动。尤其是在城市规模不断扩大的今天,城市人口数量不断增多,农村人口向城市涌入的趋势更加显著,农村劳动力也大量向城市移动,这些居民常年居住在城市,远离家乡,并且工作单位也经常发生变化。这就为档案管理工作带来了很大难度,居民养老保险档案构建到缴纳中的很多问题都在变化。3.政策性强。我国城乡居民社会养老保险要遵从保基本、可弹性、覆盖广等基本原则,社会养老保险档案管理也必须要与其相适应,要采取公平、公正的原则,给予不同参保群体的尊重,虽然这些群体具有一定流动性、差异性,但是档案管理必须要做到一视同仁。保存好参与保险居民的信息、参保时限、待遇水平等内容,这些都与参保人利益之间有密切联系,同时也关系到党的惠民政策是否能够真正落实。
三、涉及城乡居民社会养老保险档案管理工作的建议
1.建立和完善现有的城乡居民养老保险档案管理机制。根据社会保险操作流程的相关规定,要根据当地的经济发展实际状况和养老保险的特点,建立健全城乡居民养老保险信息档案管理,做到有理可循,有章可遵。完善管理机制,及时入档,及时归档,切实做到信息资料的真实完整,完善制度中档案管理工作人员的权利与义务,绩效考核以及奖惩制度,做到城乡居民养老保险档案管理的程序化和规范化,使得养老保险信息档案能够成为切实的为人民群众谋福利的最好依据。2.提升档案管理工作人员的综合素质水平。想要档案管理工作实现效率化,档案管理工作人员的作用是不可忽视的。因此,相关部门应该加强对管理人员的培训,督促其进步,提升工作人员的整体素质。相关部门可以举办专家讲座,专业化培训等,从而提升档案管理工作人能够熟练掌握工作内容,工作流程,加强对档案管理工作的重视,促进我国城乡居民养老保险档案管理的系统性和规范性。除此之外,档案管理人员自己要加强学习,促进自己提升,树立积极管理工作的观念,从而增强档案管理人员工作的自主性和责任感。3.提升档案管理工作的信息化程度。随着我国社会的快速发展,老龄化现象越加严重,导致城乡居民养老保险的相关工作量不断增加,这也成为了城乡居民养老保险档案管理从纸质化向信息化管理过渡的关键原因。在这种工作模式下,就需要信息档案管理人员提升个人专业技能,加强对计算机系统的操作技能的学习,掌握相关软件的使用方式,增强对电子信息文件的分类,归档,整理系统化管理力度,促使城乡居民养老保险档案管理工作更加具有效率和质量。结束语做好城乡居民社会养老保险档案管理工作,能够为我国城乡居民养老保险工作顺利开展,提供更加有力的支持,并更好的保障居民利益,促进和谐社会构建。随着养老保险工作的不断发展,养老保险档案管理工作也呈现出了一些新的特点,本文对其相关管理对策进行了分析,希望能够为相关档案管理者提供一些建议和参考。
参考文献:
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关键词:高校财务档案 特点 改进措施
中图分类号:G647文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-118-01
近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。
一、高校财务档案管理的特点
1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。
2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。
3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。
4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。
二、高校财务档案管理的当前状况
1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。
2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。
3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。
三、改进高校财务档案管理的措施
1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。
2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。
3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。
4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。
5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。
总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。
参考文献:
1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998
2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)
一、建立规范化档案管理模式对民营水运企业发展的重要意义
(一)建立规范化的档案管理模式,是企业自身保持稳定、持久发展的需要
档案管理部门及人员要帮助民营水运企业尽快树立正确的档案管理规范化意识,自觉形成和建立科学规范的基本档案管理模式,以达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标,使档案管理工作能够为企业的持续发展打下坚实基础,也能有效地提高民营水运企业的管理水平。
(二)建立规范化的符合企业自身特点的档案管理模式,是促进民营水运企业健康发展的有效途径
民营水运企业的生成主要有两个途径:1、靠民间资本土生土长发展起来;2、由国有中小企业改制而来。不论何种形式生成的民营企业,都是按产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制运作的。企业档案管理作为民营企业管理的一部分,为了能提供与企业制度特征相一致的有效服务,应当建立档案权属明确、管理科学、企业自律、行政监管的档案管理制度。
(三)民营水运企业建立规范化的档案管理模式,是建立水上安全链的需要,是建立水运企业安全管理机制的需要
随着民营船舶修造企业、民营船舶运输公司的发展,民营水运企业及其船舶也成为水运企业中不容忽视的一部分。他们是否拥有真实可信、完整科学的档案管理体系,成为水运安全管理部门关心的焦点。水运企业的高风险性质,社会的高风险时代特征,都需要民营水运企业建立规范化的档案管理模式成为水上安全链的重要一环。
二、民营水运企业档案管理特点
(一)多元性
民营水运企业大多属中小企业,按所从事的业务领域可分为船舶设计企业、船舶修造企业、船舶运输企业,不同领域的民营企业档案内容有所不同,档案管理模式也会有所差异,各领域的企业要着力研究适合本企业的档案管理模式,找到最优的管理办法。
(二)效益性
效益,一是指管理成本最小,二是收效最大。民营水运企业档案工作讲求效益性是市场经济的客观要求和体现。所以,民营水运企业在“建档内容”应着重建立能创造企业经济效益的有关档案。
(三)灵活性
民营水运企业档案管理方式灵活,管理地点灵活,管理手段灵活。企业自身作为档案管理的主体,民营企业档案具体的收集、整理等由民营企业自身决定,民营企业必须在遵循《档案法》第十六条的前提下,灵活选择适合自身企业特点的档案管理方式。例如船舶运输企业有关船舶的船舶检验证书、船舶登记证书、船员适任证书、船舶保险文书及财务担保证明等文件须按主管部门的法规随船携带。
三、民营水运企业档案管理模式
(一)企业要主动按照水运主管部门和档案行政部门的要求开展建档工作
民营水运企业特殊的行业特点决定企业档案管理必须按照海事主管部门的法规要求进行建档,企业与海事部门之间要形成良好的互动关系。海事部门要在企业自愿的基础上,通过调研、研讨等方式,将企业、各地档案行政部门及各相关部门组织起来共同制定民营水运企业档案管理办法,努力促进水运企业档案工作的发展。档案行政部门在调研基础上,帮助企业理清思路,着手建立企业较关心的、事关企业自身利益的如产品、设备、基建等科技档案、营销档案、企业信用档案。
(二)积极建立民营水运企业档案管理人员培训体系,为企业提供档案人员支持保障
企业要实现档案工作的健康发展,档案人员的文化素质、专业知识和操作技能是关键。档案行政部门要面对企业的实际情况主动宣传、积极引导,有针对性地与海事部门共同举办民营水运企业档案人员培训班,使档案管理人员能够便捷系统地掌握相关的法规与工作技能,为民营水运企业培养素质高的专业档案管理人员。
(三)树立典型,以点带面,有力推动民营水运企业档案管理的发展
档案行政管理部门对于基础较好的民营水运企业要重点培育和扶持,帮助他们总结出管理经验与模式,在行业内起到示范效应。对于基础较差的企业,要根据企业的实际情况指导建档,帮助他们逐步走上正轨。
(四)档案管理人员要主动服务,使档案工作紧密为企业发展服务
作为基层档案管理人员,面对的档案材料数量多,信息量广,如何从大量的档案中挖掘有价值的信息,为企业的发展服务是档案专业人员的重要任务,档案管理人员要按档案管理的要求搞好分类、整理、登记、编目、上架等工作。企业档案的信息汇编,不仅企业创造经济价值和社会效益,还可以增强企业竞争力。
(五)建立档案管理中介组织,为水运企业提供服务
关键词:医院档案管理;特点;开发利用
医院档案,是医院实施行政管理的重要历史记录,是反映医院行政管理,医疗护理管理,党务管理等活动的重要凭证,涵盖着医院中长期发展规划、年度工作计划和总结、统计资料,会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、基建项目、通告、通知等内容,医院档案对医院来说,具有不可替代的参考价值,其管理更是一项十分重要的工作。
1 医院档案管理的特点
医院档案涉及领域宽、种类多、综合性强,基本反映了医院各项工作及活动情况,其具有不同于其他专业档案的特点:
1.1 医院档案管理具有综合性
医院档案几乎都是通过医院办公室内设机构即医院综合档案室进行管理,从档案的类型来看,它统管了诸如人事、基建、科研、财务、医务、总务、设备以及党务等各种载体材料;从文件的来源看,除了有来自上级印发或本院制定的各种规定性、政策性和指导性, 业务性文件外,还涉及到与本单位业务相关的其他部门或单位的往来文件或编史修志的材料。
1.2 医院档案具有内容上的专业性
医院是以医疗工作为主体,在医疗工作中产生和形成的文书档案,是这种“主体”的真实反映。因此,它所记述的内容无疑带有很强的专业性,如,医院发展计划、业务诊疗和技能操作常规和制度,医疗科学研究以及院务管理等等,这些在档案管理方面具有明显的专业性。
1.3 医院档案管理具有相对的保密性
档案管理的最终目的是提供利用,而医院档案具有业务性强,相对保密性等特点,开放程度不高,主要利用者局限于本院的工作人员,未能提供更深层次服务。
1.4 医院档案管理具有阶段性
医院行政管理科室多,产生的文件资料具有明显的分散性,为确保医院在某一短时间内某项工作(如医院管理年活动、医疗质量万里行活动、优质护理活动等)所产生的文件材料的连续性、系统性和完整性,目前,大部分医院档案管理工作基本上以半年或一年为整理周期。
2 医院档案管理的开发利用
档案管理工作是医院管理工作的一部分,是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。随着医院服务模式的转变,医院档案管理的开发利用已为医院管理中起到了非常重要的作用,因此,医院档案管理信息化建设尤其重要,科学规范的档案管理,是衡量医院业绩与管理水平的重要尺度。
2.1 实现信息化管理建设是做好开发利用的手段
档案信息化是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以促进医院信息化建设和规范化管理,提高医院信息化管理水平。随着医疗业务的不断深入和发展,档案信息资源的开发和利用也显得更为重要。HIS、PACS、LIS、OA等系统已渗透在医院各个领域,电子病历的使用,办公自动化的实现,使医院档案管理信息化已迫在眉睫。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员的医、教、研、学提供丰富、翔实的信息资源,而且也能为医院领导的决策和管理提供准确、完整、可靠的原始数据,而档案信息化在充分发挥档案的这些功能方面有着独特优势。实现档案信息化,改善档案管理工作,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能改变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为医院的医疗、教学、科研等业务工作服务。实现档案信息化也是顺应医疗业务工作需要和时展的必然要求。
2.2 规范管理制度是做好开发利用的前提
档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展,制约着信息交流的范围和程度直接影响着档案信息化建设的步伐。促进档案工作规范管理,建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际,根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。
2.3 完善档案信息资源是做好开发利用的条件
随着现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用,可以大大增加档案信息的存储量,存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用速度快,具有直观性、选择性、易操作性。长期以来,医院在档案管理方面往往偏重于病案档案的管理,而对文书档案未予以足够的重视,没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准,各医院大多数根据自己的理解和实践进行管理,致使各医院档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多样,室藏结构是否科学、合理,直接影响到档案储藏的质量。因此,要有针对性地拓宽有价值的档案归档范围,优化室藏档案种类、数量,去粗取精,去伪存真,确保收集和储藏的档案完整、有价值、可利用性。同时,档案集中统一管理,配置信息系统管理设备,把档案资源建设成为综合的信息库,是医院档案发展的客观要求。建立规范制度,做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,提高档案管理水平,发挥档案应有的作用,为档案的提供利用创造有利的条件。
2.4 提高档案管理人员素质是做好开发利用的保证
档案管理是一项技术性相对较强的业务,由于人员编制和机构设置的局限,多数医院档案管理人员由医院办公室人员兼职,且平时档案业务进修学习的机会不多,缺乏系统的档案知识培训,使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上档案管理的需要,缺乏创新和活力,导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。
档案管理工作是一门专门的学问,尤其对于医院来说更是关键,必须要有大局之眼,细致之心,对每一道程序,每一个环节,都要严格把关,必须建立健全科学的管理制度,在管理模式,人才队伍等方面不断创新举措,推陈出新,努力实现归口化,标准化,规范化的目标管理,变死材料为活材料, 使有限的档案材料发挥无限的作用。只有这样,才能使医院档案管锺工作保持特色和活力,促进医院档案管理工作的健康发展,为医院发展建设提供坚实的凭证和依据。
参考文献
[1]宁延美.浅谈医院档案管理的特点与开发利用田[J].世界今日医学杂志,2004,5(1):68.