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绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇基建档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
关键词：高等院校；基建档案；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年10月23日
高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。
一、高校基建档案主要特点
高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。
二、目前高校基建档案管理中存在的问题
高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。
（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。
（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。
（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。
三、完善高校基建档案管理工作的相关措施
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：
（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。
（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。
（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。
（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。
四、小结
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。
主要参考文献：
[1]林婉如.对优化高校基建档案管理工作的探讨[J].惠州学院学报（社会科学版），2010.4.
[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
关键词：基层基建档案；档案管理；对策
Abstract: to strengthen the basic construction archives management, which is beneficial to realize the archives resources, records management, archives utilization efficiency. Therefore, must strengthen the basic construction archives management work, at the same time, we should fully recognize the basic construction archives management faces at present stage, serious study countermeasures, so as to promote the comprehensive development of archives. This article starts with the current situation of grassroots construction archives management, discussed the effective measures, in order to offer reader reference.
Keywords: infrastructure at the grass-roots level files; File management; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
前言
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案承载了建设工程的大量信息，基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件等。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，相对的，通过正常程序进行建设的基建，在文件收集过程中，文件材料相对比较完整，但是，对于基层的基本建设来说，有两个特点，一个是规模小，二个是项目本身不规范，以某分局为例，其下属各个中心、中心站、中心站下属各个台站、测点，对这些台站、测点而言，基建项目可能是整理一块几十到一百平米观测场，找一家施工单位平整土地，水泥抹平，起上围墙。也可能是在码头边造一个小的验潮井，简单的通上电，安装一下仪器，甚至可能仅仅是翻盖一下围墙，相对大的项目一般也可能是造一个二层小楼，做两间实验室，造一个院子。在这种投资、建造规模较小的情况下，很多是没有监理、设计方参与的或者全程参与的。有些施工甚至无需通过招投标，简单的找个施工队施工就行。
图1气象观测场基建示例
图2验潮站基建示例
但是从单位基本建设的管理来说，这些依然是属于基建项目，要进行基建档案管理。基层单位在一些大型的基建专项时，反而很规范，设计、监理、勘察、施工各方协调，正规单位本身对档案管理的比较严格，而且大项目当地城建档案馆还会提出要求，并进行档案验收，对基层档案管理人员来说，反而相对比较轻松，恰恰是这些小项目，反而是基层基建档案管理的重点。
就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
一、基建档案管理存在的问题
（一）管理基层的思想观念存在偏差
管理基层的思想观念存在偏差，对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验，不仅不熟悉工作流程，专业水平也有待考证，工程人员和档案人员间的档案移交手续不规范，基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求，需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识，为做好基建档案工作做好准备。
（二）基建档案管理网络尚待完善
有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门，但未设立专职机构，没有指定工作场所，无法保证档案资料的质量和安全；基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求，落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，不仅影响档案管理的工作效率，单位的经济效益也大打折扣。
（三）档案管理人员素质不强
现实状况来看，还有很多档案人员不能胜任档案工作。能完全胜任本职业务工作，独当一面的还是少数。出现这种局面的原因是多方面的。一方面从领导的角度上看，由于有些领导不重视档案工作，特别在配备档案主要领导时，很多是从本行政区域内安排一些其他业务相对较强的同志来担任档案工作的领导，而实际从档案员中提拔的很少，外行领导内行，导致档案业务工作在低级水平上恶性循环也就不足为奇了；同时也使得从事档案工作的同志积极性较低；还有些领导过问工作的多，而关心档案员个人思想和实际问题少，因而档案人员钻研业务的积极性没有切实调动起来。另一方面由于基层单位的专业人员因内部机构的设定，限制了专业人员的业务沟通，导致了档案专业水平得不到锻炼提高；重业务专业、轻档案专业，也使得档案业务人员的工作热情无法充分施展。
（四）基建档案材料收集不齐全
基层基建档案材料一般是较为规范的，从一开始接受多家企业竞标，到各方论证、相关审批、实践检验、竣工验收，都有建筑工程档案管理条例的规范和相关制度的约束，所以基建档案材料的形成应该是比较系统和规范的。但是一些基层小型项目在基建档案整理中，由于对工程整体建设没有前瞻性，对工程建设过程中所产生的基建档案材料没有一个整体的思路，档案专职人员也没有对各施工企业档案整理人员提前进行培训和指导，导致一些施工单位移交的基建的档案材料不齐，出现错漏现象。基层基建的工程项目档案中，最容易出现的问题是施工材料欠缺，并且出现卷内文件目录著录的文件级条目与文件内容不符等现象。
二、基层基建档案管理措施
（一）制定一套完整档案管理制度
由于建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位宣贯国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等专业的验收要求,各地还有专门的基建档案整理要求,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。
（二）加强人员培训
除各级领导要重视档案工作，基建项目负责的领导或者档案分管领导也要加大档案培训。切实使档案人员成为多面手，万事通，问不倒。作为海区档案主管部门在实践中多进行业务培训和宣贯，要把精力用在如何提高档案人员业务水平上，在加强培训的同时，还要多给各基层单位交流的机会，不断促进他们业务水平的提高。
（三）认真做好基建工程档案的收集工作
基建工程档案的收集工作不是独立的，需要各个部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质，而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作，在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等，文件材料数量多，内容繁杂，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，就有可能出现积重难返。因此，要确保基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累，科学合理地确定文件归档范围，保证基建工程档案的收集既不繁杂，又不遗漏，因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。为此，档案人员要做到现场办公，现场收集，参加工程例会，以了解工程的进展情况，并作好详细记录，有针对性地开展收集工作；此外，档案人员还应积极参与设备开箱验收，对随机设备资料做到先归档，后利用。
（四）加强竣工文件的管理与移交
严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全；有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。
（五）材料不完整的措施
针对一些非常小的基建项目，一些“野路子”施工的，除了一方面要发包单位要加强对施工单位的管理，对一些基础项目的验收、把关之外，更要灵活掌握收集的文件材料的类型。
在一些非新建、大型的基建项目中，除了履行正常的审批程序外，上级单位更重视的是对经费使用文件材料的审查；
一些小型的项目，如需要施工单位出具施工、竣工图纸的必须在签订工程承包合同而非简单的施工合同或劳务合同，在正常建设项目的管理中，图纸必须经过第三方审查后才能使用。
在一些特别小的项目、特别少的经费情况下，可能就只能“野路子”施工了，在这种情况下，发包方要多在现场巡查，对一些要求、不足之处尽量通过双方签署备忘录的形式沟通，并通过照片档案的方式来弥补图纸等其他类型档案的不足。
对于有些所谓的小项目来说，他前期所履行的审批手续、后期所履行的报验手续依然必须按照国家规定执行，在基建档案中，所缺失的可能仅仅是因为施工单位的不重视、缺少设计、监理单位等一系列单位的参加而导致施工过程这一部分材料，对于其他必要材料而言，仍然需要按照上述内容加以重视。
结束语
随着建筑行业的发展，基建工作量与日俱增，业务楼改造、翻修、装修、翻盖新盖等，都离不开参照有关基建档案。因此必须加强对基层基建档案工作的管理，这就要求档案管理人员首先对基建工程档案管理的现状进行精细分析，接着采取行之有效的促进措施，并不断完善，形成建设工程档案管理的长效机制，从而确保形成有价值的档案资料，对一些微小项目，除一开始合同约定外，可采取一系列补救措施，来使得基层的基建档案尽量的完整，能够反映项目的建设过程。
参考文献
[1]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J].兰台内外，2009，（1）
[2]杨丽辉.科学定位—档案信息化的关键[J].办公自动化，2009（1）.
论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
【关键词】油田；基建档案；管理；提高对策
1.油田基建档案管理概述
1.1油田基建档案的内容
油田基建档案形成并贯穿于建设项目的酝酿、建设、竣工、使用等全过程。具体来说，油田基建档案所包含的内容，主要有项目的可行性调查、项目的提出、各阶段建设的决策、项目的评估、实地勘测、设计、调试、施工、竣工、验收、使用等方面的资料（包括纸质文字材料以及图纸、电子文件、声像、图表等形式载体的档案资料）[1]。油田基建档案能够真实反映工程建设的全过程，是企业重要的资源和财富，并成为鉴定工程项目质量和维护项目的重要依据。
1.2油田基建档案的特点
分析油田基建档案的特点主要有以下几点：⑴档案与工程实体相一致。油田基建档案的对象是每一个独立的工程项目，而每一个工程项目都是在特定的专业领域中形成，属于一个有机整体。若工程有所改动，档案也应随之发生相应的改动。保持档案与工程实体相一致的原则。⑵工作量大。油田基建工程项目一般战线长、面广、点多，且建设周期长短不一，决定了基建档案管理工作量繁多的特点。另外，一些工程需要边施工边设计，有些需多次设计才能完成，有些则需在施工中不断修改和完善，这也在很大程度上加大了档案管理工作的工作量和难度，基建档案管理工作繁重不可避免。
1.3油田基建档案管理工作的重要性
基建档案包含的内容决定了其在企业发展过程中的重要作用。基建档案是企业的一项基础性工作，是基建工程技术人员、管理人员在项目建设中成果的反映。因此，加强基建档案管理工作的规范化、合理化，对发挥档案的真正价值，提高企业的发展水平均有重要意义。另外，基建档案能够反映工程的质量水平，而工程的质量直接关乎建筑的使用寿命、人们的生命财产安全。将基建档案管理工作纳入工程质量管理体系中，工程人员可根据档案对工程的技术管理方法进行规范，同时，还可对建设过程中发生的事故进行分析，明确责任，并得出经验教训，可有效避免后期发生类似的事故，这对提高基建工程项目的质量起重要作用。
2.油田基建档案管理工作存在的问题
2.1归档管理意识不强
企业领导以及档案管理人员缺乏足够的归档意识，主要体现在：⑴不及时收集和整理档案资料。有些单位为赶工期或受经济利益的趋势，而出现“重工程、轻档案”的现象。实际上，很多单位却大大超出了移交资料的时间期限，而档案管理部门也没能及时催促，造成档案收集和整理不及时的现象，影响了档案管理工作的进程。⑵归档不规范。有些基建工程队伍的人员不稳定，流动性较大，而相关部门也没有安排专人负责档案管理工作，由于专业知识的缺乏，归档不规范现象层出不穷。另外，有些档案管理员缺乏实践能力，或缺乏责任心，致使档案管理工作严重脱节，资料丢失、损坏、流向不明等现象时有发生。
2.2基建档案管理模式陈旧
管理模式陈旧是影响基建档案管理工作效率和质量的重要原因。表现在：⑴受经费和人员数量等的限制，一些单位没有建立基建档案管理部门和专职档案管理人员，仅让其他管理人员兼职，致使档案管理的质量得不到保障。⑵有些档案管理部门的管理网络系统不健全，基础设施或设备难以满足档案管理的需求，影响了档案管理的效率。⑶科技水平不断发展进步，而当前的基建档案管理现代化水平却严重滞后，也是影响档案管理效率和质量的重要原因。
3.提高油田基建档案管理水平的措施
3.1增强档案管理意识
增强档案管理意识是提高基建档案管理水平的必经之路。目前，基建档案管理工作正朝着市场化、社会化、信息化方面发展[3]。首先，管理人员应转变传统的观念，与时俱进，认真学习《档案法》，对基建档案管理工作的重要性有一个全面的认识。再次，基建档案管理工作涉及的部门较广，需众多部门齐心协力才能完成工作。档案部门的工作人员应尽职尽责，多与各部门加强沟通，以提高各部门对档案管理工作的支持。最后，对档案管理人员加强业务培训，使其熟练掌握档案收集、整理、归档等工作环节的操作程序及技巧，不断提高其专业素养，培养出现代化的复合型人才。
3.2建立健全基建档案管理体制
参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专门的档案管理机构，并配备专职人员进行管理。同时，明确部门和人员的管理职责，实行责任落实到人的制度。鉴于当前基建档案管理网络体系不健全的情况，档案部门可借鉴国际先进的档案管理网络体系，并参照国际档案质量管理标准，对基建档案管理工作进行标准化、规范化、科学化管理[4]。如可根据实际需要，利用档案管理软件，对基建档案进行远程保管、查阅、传输等，建立电子档案数据库，保证基建档案管理工作的及时性、规范性和有效性。另外，为保证基建档案管理工作顺利开展，可将基建档案管理工作纳入工程项目管理中，明确规定资料移交、资料归档的时间，对于超出规定时间的单位，依据规定进行处罚。
3.3完善基建档案管理基础设施建设
基础设施建设的完善是保证基建档案管理工作顺利开展的物质基础。档案部门应及时反馈基建档案工作的进展情况，同时对工作中存在的问题进行总结和分析，及时汇报上级部门，向其说明基础设备配置的必要性和重要性，以争取得到上级部门的支持。通过不断完善档案部门的基础设施建设，以改善档案管理工作的环境，提高管理效率。
4.小结
油田基建档案是工程项目全过程的真实反映，且是基建工程项目管理的主要内容之一，理应受到高度的重视。油田企业相关领导以及档案管理人员应提高基建档案管理意识，在收集和整理档案的过程中，发扬爱岗敬业、实事求是、责任至上的精神，积极主动地开展一系列工作，多与相关部门进行沟通，理顺各部门关系，提高部门间工作的配合度。另外，健全基建档案管理体制，完善档案管理网络体系以及基础设施建设，切实提高基建档案管理工作的效率和水平，使基建档案在油田开发、项目建设中真正发挥出价值。
参考文献
[1]龚亚芬.油田基建档案管理[J].内江科技，2012（04）：11+38.
[2]张燕.浅谈基建项目工程档案管理的对策理[J].科技广场，2011（10）：183+185.
关键词：医院基建档案档案资料收集
我院是一所有着百年以上历史的百年老院，基建档案对医院的发展显得尤为重要。随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性
基建档案在医院管理中的作用如下：
1、对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
2、为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
3、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。
基建档案在医院管理中有如上如此重要的作用。因此我们在收集医院基建档案资料时，必须抓住几个关键环节，注意以下几个问题：
1.明确工程档案资料收集范围
要做好医院基建档案资料收集工作，就必须对工程档案资料的收集有一个明确的范围。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。所以，在订立档案资料收集范围时，建设单位的资料员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，以便在资料收集和汇总时做到心中有数，同时对照有关文件要求，列出必须收集的档案资料清单，并把清单印发到各有关单位和部门。
2.落实好档案资料收集的责任
每一个工程项目都会牵涉多个单位和医院内部多个部门(科室)。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。在工程准备阶段，大量的文件是由医院即建设单位收集。但到了施工阶段。就会牵涉到不同的施工单位。如果建设项目是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。
此外，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按范围收集齐全，建设单位还应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任。
3.指导好各施工单位和部门进行资料收集、整理工作
一般来说，较大的工程项目其施工单位的管理都比较规范，他们都会配备专职的档案资料管理员。但是，医院建设大项目毕竟不多，更多的是一些中小项目和维修项目，而这些小项目往往是由一些挂靠公司承包，这些小公司为了节约成本，很少有专职档案资料管理人员专门从事资料收集工作，大多是由施工员兼资料管理员，他们对档案资料管理既不很熟悉，又不大重视。因此，建设单位的档案资料管理员一定要在工程开工前，对各有关单位的资料管理人员进行资料管理责任交底，必要时进行简要的技术讲解，提醒注意事项。我院就曾遇到过以下情况，某施工单位派驻工地的施工员(兼资料管理员)，在责任交底时，该施工员由于对资料管理的时限性和重要性认识不足，对我院档案资料管理员提出的要求有点不以为然，结果在工程竣工后很长时间都没有向我院提交该收集的资料，甚至把部分消防产品生产合格证都丢失了，后来花了好长时间才把资料补齐，严重影响了工程项目质监验收。经此教训之后，我们对以后的建设项目特别注意做好施工单位的资料收集整理的指导工作，除了印发资料收集范围和清单之外，还要求施工单位备有存放资料的文件柜，用不同的文件盒分门别类把不同时期的资料保存下来，定期进行整理。
4、充分利用IT技术进行基建档案现代化管理
随着信息技术的发展，电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域(如设计图、三维效果图等)。以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体，运用IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大突破。对此，作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识，如果条件允许，最好能利用医院既有的信息系统，减少重复投资。
随着市场经济的发展，企业建设项目也愈来愈得到深入发展。企业基建档案管理工作面临的新情况下，就如何做好基建档案管理工作提出了具体方法。健全企业基建档案管理的规章制度；提高基建档案管理人员素质和技能的基础上，才能做好现代化基建档案的管理工作。
[关键词]基建档案 管理 方法
基建档案是企业档案的组成部分之一，反映企业建设项目管理工作的真实过程。随着企业实力不断增强,企业自身建设项目不断增加并随之形成大量基建档案。基建档案形成于建设过程序的各个环节，从建设立项、审批、设计、到施工、竣工、验收全过程，产生大量文字、图纸、数据、声像等不同形式和载体的文件材料。这形形的档案资料，是企业工程建筑依据凭证，是今后工程维修、改造、扩建研究分析的重要信息资源。基建档案质量与施工质量同等重要，但由于各种原因,目前在企业建设项目的档案管理工作中存在许多问题，影响了基建档案质量，所以要规范企业建设项目档案管理，健全档案管理的规章制度、严格把握基建档案验收制度。为使企业基建档案更好地发挥为企业发展建设服务，从而产生更多的经济效益，必须做好基建档案基础工作，从而使基建档案信息资源有效利用。
一.基建档案管理工作中存在的问题
随着企业新建项目和技术改造项目的不断增多，管理中的问题逐渐显露出来，并制约着基建档案管理工作的发展。一是工程项目建设单位档案意识淡薄，基建档案管理没有纳入合同管理，建设单位在与设计、施工等单位签订合同时只重视工期、质量、造价等，而对基建档案资料有关条款却忽视合同管理中，建设单位对档案资料管理没有主动权，造成档案资料不全或份数不够、移交时间拖期。 二是制度不健全，收集渠道不畅通。由于企业没有对基建项目档案控制手段，一些工程项目建设单位的档案未能及时或不能完整地归档，企业档案管理部门无法制约。工程项目的建设与工程项目文件材料的收集工作没有同步进行，基建项目初期，主要精力都放在如何设计施工上，对基建档案收集不够重视，只是到了工程项目验收时，才组织人员突击收集，很容易造成资料的流失，很难保证竣工档案质量。三是是缺少专门基建档案管理人员，忽视档案资料的收集。缺乏档案管理专业知识、管理能力和服务意识，结果基建档案不能有效地提供利用。
存在的这些问题不仅影响企业档案管理工作的正常开展，更重要的是直接影响企业的生产以及基建工程今后的改建、扩建、维修等各项工作的顺利进行。
二．做好企业基建档案管理工作的具体方法
制度是进行高效管理的有效手段。制定规范的企业基建档案工作制度，对企业基建档案工作具有约束和导向作用，是推动企业基建档案管理工作有效运行的基础和前提。建立与企业发展状况相适应的基建档案管理工作制度可以使企业的基建档案操作有章可循，理顺各种工作程序，使企业的档案工作按照既定的轨道发展。
1.完善《企业建设工程资料归档范围》
基建档案收集工作是基础，也是企业基建档案管理工作的重要环节，是保障企业基建档案齐全、完整、系统，实现企业基建档案集中统一管理原则的有效途径。根据吉林省《建筑工程资料管理规程》和《建筑工程资料管理标准》新的标准，重新制定企业基建档案的收集工作制度，完善《企业建设工程资料归档范围》为建设单位、施工单位、监理单位在工程竣工验收资料的归档提供必要的依据。并将声像资料列入基建档案的归档范围。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物和施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。使所形成的基建档案更全面、更有说服力、更有权威性、为信息现代化管理夯实基础。
2.完善《企业建设项目档案验收规定》
依据《档案法》和国家《重大建设项目档案验收办法》结合企业自身发展的实际状况，以及当前企业基建项目档案的管理体制的实际情况，建立一套切实可行的企业基建档案工作机制，着重建立健全《档案信息管理程序文件》及《企业建设项目档案验收规定》。对企业基建档案的验收程序和标准提出明确要求，并明确相关责任人的权利、义务和责任。使企业基建档案的收验工作尽快走上规范化、标准化、制度化的轨道。为保证档案验收质量，实行超前的控制措施，使基建档案管理由事后收集变为事前介入、事中参与、事后跟踪。新增加了建设项目过程中档案评价工作制度，对存在问题，提出了规范的整改要求。从根本上保证了基建档案的内在质量和外在质量，为企业基建档案验收工作发展指明了方向。明确规定凡是档案资料不齐全，档案管理部门不能签字验收，以确保基建工程项目档案资料的齐全完整。将基建档案文件资料的收集、归档工作的每一个步骤落到实处。是企业基建档案信息资源得到科学管理和利用的有效保证。
3.完善.建设单位工程项目“四同时”制度
为确保基建项目档案齐全、完整、准确，收集渠道畅通。档案管理部门要在建设工程项目初期及时介入，积极做好与建设工程项目管理部门沟通，将《企业建设工程资料归档范围》和《企业建设项目档案验收规定》等文件要求，下发给的建设单位，要求建设单位工程项目建立“四同时”制度。一是将基建档案管理纳入合同管理，在与签订勘测、设计、施工、监理等合同的同时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。并将归档范围作为合同的附件，使施工，监理等单位归档资料有明确的范围，工程伊始便纳入档案管理轨道。二是工程档案管理工作与工程建设同步进行，从立项的同时就开始进行资料的收集，形成同步进行资料的全程控制积累，保证基建档案齐全，质量符合要求；三是检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况；四是进行工程质量等级评定和工程验收的同时，验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。实行全过程跟踪管理，是档案基础工作规范化管理的关键。档案管理部门，要定期电话督促和上门服务，发现存在的问题，及时提出整改意见，协调解决问题。
完善的企业基建档案工作制度有利于更好地引导企业基建档案工作走向良性循环，在企业基建档案管理工作中起到双重作用。不仅使建设单位对需要归档基建项目文件材料的内容做到有章可循、有法可依，而且这也是档案管理部门，在企业基建档案收集工作中的标准和依据。只有完善规章制度，才能有力保障企业基建档案的收集工作渠道畅通，才能确保基建档案信息资源的充分开发和有效利用。
三．提高基建档案管理人员素质是提高企业基建档案管理工作的关键
基建档案管理工作最终目的是提供利用，档案管理人员要不断提高自身素质，做好利用服务是实现企业基建档案价值的有效途径。只有在有效利用中才能使企业基建档案信息由潜在的知识储备转化为现实的价值。档案管理人员要以主动服务精神，主动参与基建工程项目，以相关的档案管理法规、制度为依据，从档案管理的角度，对基建工程项目提出切实可行的意见和建议。基建档案管理工作既是一项专业技术工作，又是一项管理服务工作。这就要求从事基建档案管理人员，既要提高技能，有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。提高建设项目档案管理人员的业务素质和管理水平，使竣工项目档案管理更趋规范化、标准化。
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