工程档案管理体系8篇

时间：2023-07-12 09:32:23

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工程档案管理体系

篇1

关键词:工程档案管理；存在问题；解决措施

中图分类号：K206文献标识码： A

一、工程档案管理的重要性及特点

一个建设项目通常划分为六个阶段，即可行性研究阶段、策划与设计阶段、报建报批阶段、建设施工阶段、销售阶段与物业管理阶段。每个阶段都会涉及到大量的文件材料，细微的疏忽都有可能为日后的工作带来很大的影响。例如在报建报批过程中，许多政府批件都是相互关联的，如丢失损坏，补办周期少则三天，多则一个月甚至更长。由此可能导致下一个环节的审批延迟、工程整体施工周期延长，造成施工费用、管理费用的增加，给企业带来的经济损失难以估量。因此，要做好工程档案管理，建立详细的存档记录尤为重要。可以说工程档案是建设单位开发策划的前提，文明施工的保障，后续管理服务的依据。

单一独立性，即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。真实性，工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。实用性，工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

二、工程档案资料的内容

1、工程准备阶段文件

综合性立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、调查资料及项目评估研究等材料；项目的方案设计与策划文件资料：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告自然条件地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见，规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件等资料；报建报批资料：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等资料；还有工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2、施工文件

土建工程：主要包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、图纸会审记录、设计变更、材料代用单、经济签证、工程定位测量记录等。施工用原材料、构配件、半成品、成品及零部件的质量证明文件、检验报告及试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；土工试验；商品混凝土质量证明书、配合比及技术交底；建筑结构安全和功能检验抽查、检测记录。基础、主体结构混凝土工程；砌体工程；装饰装修工程；屋面工程；防水工程；隐蔽工程验收记录。技术复核、建筑物沉降观测记录；新材料、新工艺、新设备的运用、事故处理记录。基础、主体工程结构验收记录；分部、分项、检验批工程质量验收记录；给排水、消防、通风、空调等设备安装工程：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件。施工方案：建筑工程用材料证质量明文件、进场验收记录；管道、阀门强度测试、隐蔽工程验收记录；相关试验、质量事故处理记录；分部、分项、检验批质量验收记录。

3、竣工验收文件

竣工总结、竣工验收：单位工程竣工验收、单位工程质量控制资料核查记录；单位工程安全和使用功能抽查、施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；竣工验收报告及质量保修书；竣工备案表、决算书。

4、竣工图

总平面布置竣工图；建筑工程竣工图；结构工程竣工图；装饰工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；室外各种管线竣工图；通风、空调工程竣工图等。

三、工程档案管理存在的问题

工程档案管理过程中涉及到的环节众多，建设单位、施工单位在工程档案管理中普遍存在对档案管理重视程度不够、缺乏专业性管理等突出问题，主要有：

1、意识不到位。工程档案是建设项目的历史记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护的重要依据。每一个建设项目都是一个系统工程，涉及的环节较多，因此产生的档案数量与载体类型也多。如何做好工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统，对整个建设项目来说举足轻重。

2、能力不到位。受市场经济的影响，建筑行业竞争异常激烈，有的建设单位将利润点低的项目进行多重转包；很多建筑公司为降低人工成本，根据自身业务需求临时雇人。由此，造成档案文件材料损毁或遗失，难以补救。普遍存在档案管理薄弱、档案管理人员知识缺乏、知识结构单一等问题，档案管理人员素质不能适应需要，懂工程的不懂档案、懂档案的又不懂工程，管理水平参差不齐，甚至有的建设单位根本就不配备档案管理人员。

3、管理模式不到位。缺乏先进的、严谨的管理模式，没有将工程档案管理纳入整个项目建设管理中，职责分工不明确。虽然很多建设单位配备了档案管理人员，设立了档案室，但仍然采用原始、单一的管理模式。从计算机设备、档案管理软件以及管理模式上远远达不到档案现代化管理的要求，档案信息化管理明显落后。

四、加强工程档案管理的建议

基于工程档案管理的重要性以及当前建设单位档案管理中存在的突出问题，加强建设单位档案管理工作尤为重要。

1、提高管理意识，建立健全制度。采取多渠道、多种形式加强档案宣传力度。明确档案管理在公司管理工作中的重要性，针对项目特点将工程前期策划、建设过程以及竣工验收阶段均纳入档案管理范畴。制定切实可行的档案收集积累、保存利用以及移交归档制度，责任落实到人，实行专人专责。对于缺漏的重要文件材料要件要及时补救，做到不漏掉一个细节，发现问题及时上报并积极处理。档案交接过程中要做好记录，同时完善借阅和归还制度，跟

踪建设工程的全过程。

2、提高档案管理人员业务水平。基于工程档案管理的复杂性及行业的特殊性，需要建立一支高素质的档案管理人员队伍，实行专人负责制。在项目审批、施工、验收阶段均有专人监督，定期对档案管理人员进行业务培训和技能考核，提升综合管理水平，对考核优秀的人员适当给予奖励，稳定档案管理人员队伍，保证档案管理工作的延续性。

3、提高现代化管理水平。充分利用现代化办公设备及档案管理系统软件实施工程档案的现代化管理，提高档案管理效率。重要的审批件和图纸既要进行纸质档案归档保管，又要实行电子档案归档保管机制，同时保证纸质档案与电子档案编号的对应统一，部分工程档案还需要保存视频和影音资料。档案管理人员要积极探索新的管理方式，创新工作方法，拓宽工程档案管理工作领域。

4、建立统筹管理体系。由于工程档案涉及的范围比较广，业务环节比较复杂，要求在档案管理过程中要做到统筹安排，实行网络化管理。项目立项后首先要考虑文件材料的编制工作，要有明确的档案管理制度；项目开工后，要明确文件编制的有关要求，并提供给施工单位，在管理过程中要做到档案的跟踪收集和及时归档，建立档案室、项目档案科、施工档案管理人员三级档案管理体系；在项目验收时，要做好档案的交接和验收，不能有缺项、漏项，真正做到：工程立项、开工与文件编制工作同步，施工进度与文件材料形成同步，项目竣工与文件材料整理归档同步；项目验收与档案接收同步。

5、做好收尾阶段档案文件材料的备案和审核工作。工程收尾并不等于档案管理工作的结束，要及时对工程各阶段的文件材件进行整理、备案和审核，该移交的移交，该归档的归档，做好短期、长期和永久档案的分类和整理工作，方便相关后续工作的开展，同时也为工程建设积累必要的资料和经验。

结语

建筑市场面临激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬已有的优势，部门和企业应重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为企业服务。

参考文献

篇2

1.当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题

1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3.结语

篇3

关键词：档案信息化档案管理方向

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

前言:档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4、结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

篇4

关键词：档案工作者信息化素质

有人曾说：一个国家如果没有档案，它将失去历史而变成传说。从夏商时期开始，档案就一直忠实地记录着洪纤巨细的社会实践活动和绵亘不断的中华民族文化，发挥着丰富知识、提供参考、支持决策的重要作用。

档案工作与社会生产力发展密切相关。在3500年前的夏朝，最早的档案管理是代表着奴隶制社会生产力水平的甲骨。今天，随着信息技术的跃进式发展，文件产生和传递的方法不断创新，档案管理由以实体为重心进入以信息为重心的信息化阶段，迫切要求档案工作者快速提高档案业务水平和信息技术能力。

一、档案管理信息化的涵义

所谓档案管理信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。准确把握档案管理信息化的涵义，应辨证看待“档案管理”与“信息化”之间的关系。档案是档案管理的基础内容，信息化是档案管理科学有效的重要途径。档案管理信息化的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案信息进入社会交流系统，另一方面促进档案信息与其他社会信息融合使用，广泛地服务于社会。

二、档案管理信息化的挑战

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，随着电子档案在档案管理工作中得到广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，

1．档案管理方式的挑战

传统档案管理的载体是纸质、照片、录音、录像等实物，管理的方式是以手工完成档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等工作。其优势是操作技术要求低，劣势是实物保存的环境要求高、档案资源的利用率低。

随着计算机、网络、光盘、缩微、多媒体等现代信息技术的推广应用，档案的载体由过去以实物为载体，变为以电子文件为载体。载体的变化，极大的规避了传统档案管理的弊端，但也提出了新的挑战。一是档案分类的变化。随着社会的发展，传统档案分类逐渐被打破。取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置来划分。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。这就突破了原有分类上的局限，使档案工作人员从繁杂的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到收集、深化检索、开发利用、编研等工作上来。二是档案保管上的变化。在信息化电子环境中,档案的载体由纸质介质为主发展到声、光、电、磁等多种形式。这一方面，提高了档案的利用效率，方便了档案的利用，并在网络技术的依托下，利用网络连接、多媒体等传播途径使档案的传播形式更加多样化、生动，使档案在检索的速度和精准性上有了很大提高。但另一方面，信息化环境中互联网具有公开性，因此电子档案容易被非法窃取、复制、篡改，档案的安全问题日显突出，并且电子档案载体受存储介质的影响，使得电子档案载体具有不确定性。

2．知识结构挑战

随着电子传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别技术等的迅速发展。在新的信息技术环境下，档案管理人员的原有的知识结构也受到信息技术的严峻的挑战。新的科学技术已在档案的收集、存储、分类、查询等工作环节运用。档案管理人员的工作具有了很强的专业性和技术性。这就需要档案管理人员能够与时俱进的掌握好信息化的技术知识和手段，要有针对性地加强电子计算机、电子网络、电子信息加工与存续、纸质文件与电子文件配套管理等方面的知识、技能。

三、提高档案工作者素质的意义

信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，彻底抛弃了原有的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变。档案信息化是依赖于通讯和网络的全新工作。档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是档案被动的“管理人员”，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。

据资料统计，我国档案工作者整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离，在档案专业技术程度上，初级职称占据了绝大多数比例；在信息工具运用能力上由于受各种因素影响，程度也不很高；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展。这种状况势必影响档案信息化建设，所以我们大力开展档案资源信息化的同时，更要加强提高档案工作者素质。

四、提高档案工作者素质的途径

全面提高档案工作者的素质,不仅是档案建设和档案发展的客观要求，也是形势发展和社会发展的根本要求。要提高档案工作者的素质，应从以下几个方面着手。

（一）加强思想政治建设

档案工作是一项政治性很强的工作，要加强思想政治建设,主要从两方面着手。首先是政治素质，档案管理人员必须具有明确的政治方向和坚定的理想信念，对党和国家必须具备较高的忠诚度。档案管理人员应该加强马恩列斯理论、经典著作、中国特色社会主义理论和重大方针政策的学习和理解，切实提高自身的政治素养。其次是工作态度。西方成人培训理念认为，态度、能力和知识的改变是提升成人素质的三条必然途径。态度是前提条件。档案管理人员要端正心态，树立吃苦耐劳、默默无闻的奉献精神。

（二）提升职业道德水平

档案工作者在社会分工中担任着特殊职责，发挥着特殊的作用。档案工作者应保持严谨的工作态度，具备维护安全的职业责任感和遵纪守法的职业纪律。

要提高档案职业道德认识，使档案工作者正确认识自己职业的意义和地位，增强档案职业道德情感，深入进行档案职业道德教育。

（三）树立现代化的档案管理理念

在提高认识的基础上，树立起与时代相适应的档案管理观念，是实现档案现代化的核心。树立现代化档案管理理念，首先，就是管理思想现代化。这就要求档案从业人员要有一颗开放的心态，打破固有的思维定势，去学习、吸收不同的管理思想。其次，针对热点难点，开展课题调研。进一步解放思想、开拓创新，认真研究和探索档案工作的新思路、新途径。第三，积极学习先进的档案管理理论。

（四）优化知识结构，提高档案管理者的综合素质

档案管理人员知识结构优化是档案管理现代化发展的客观要求。档案管理是一门综合性的边缘科学，涉及的知识面广。档案管理人员要处理好专业知识与相关知识的关系。档案管理人员应该努力扩充三个方面的知识。一是档案知识，如档案学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。二是综合知识，如计算机、文学、数学、生物学、历史、地理等学科的知识，他们对档案科学管理具有重要意义。三是信息技术，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

（五）掌握现代化档案管理手段

管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现。掌握现代化档案管理手段，提高档案管理效率和质量，是实现档案管理现代化的重要途径。

档案管理人员要掌握现代化的档案管理手段。首先，学习档案现代管理方法和理论。通过学习和借鉴当代管理学中的科学理论和方法，并在实践中加以运用。其次，掌握先进的档案技术手段。学习并掌握现代化的档案技术手段，并引入档案管理中，以实现档案管理的专业化、信息化。

（六）强化服务意识，拓宽服务领域

档案管理工作者要转变强化服务意识，适应社会需求的变化，从“重管理，轻利用”的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为社会发展提供优质服务的轨道上来。变“封闭型”为“开放型”；转变工作理念，从传统的“保管”提升到“服务”的理念。在工作中，要加强并提高档案工作的服务主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度地满足利用者利用档案的需要。

参考文献：

1.连成叶.关于提高档案学研究水平的几点思考[J],档案学通讯,2003(6)

2.夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3)

3.王永平,吴尚青.试谈高校档案工作者知识结构的优化与继续教育[J].绥化师专学报,2000(2)

4.李宗春. 论档案学研究的思维方式[J].湖南档案,1995(6)

篇5

摘要：本文主要介绍了苏州市建筑设计研究院有限责任公司将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计和优质服务。

关键词：设计输出文件归档资料设计依据有效控制

Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.

Keywords: design output file material designed according to the effective control

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、序言

ISO9000是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的全部管理。ISO9000标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立ISO9000体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯ISO9000过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。

苏州市建筑设计研究院有限责任公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行ISO9000标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000质量体系的标准要求，制订了《文件和资料控制程序》，规定：

二、目的

为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。

三、工程设计档案的适用范围

工程设计档案资料归档的范围分为二类：

1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。

2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。

四、工程设计档案归档的职责

1、项目负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。

2、各专业负责人（工种负责人）、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。

3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。

4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。

五、工程设计档案的建档及归档

1、工程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋

目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。

2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础

资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等），按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。

3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负责督促检查、确保归档质量。

4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料

可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。

六、工程设计档案的归档时间

各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。

七、工程设计归档材料的要求

1、归档的图纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如

此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外）。

2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具

填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。

3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应

按规范格式编写。

八、工程设计档案的归档手续

总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。

九、工程设计档案的补充归档

设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。

十、工程设计档案归档的计奖方法

市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。

十一、结语我公司坚持长期运行质量管理体系的效益已充分显示出来。公司在追求企业发展的进程中，不再片面追求扩大人员规模，而注重人员结构的优化，不再片面追求市场占有率，而重视设计项目的定位和影响，不再只讲产值和速度、不计工本，更着重水平质量和综合效益，同时在以设计为主体的同时，也在关注设计产业的多元化进程，探索以科学发展观去实现企业的持续发展。在经营理念上，公司强调公平竞争，诚信经营，优质服务、保证质量。通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计、优质服务。

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一、要弄明白是先有“鸡”，还是先有“蛋”

科技是在不断创新的，给我们的工作和生活带来了越来越多的惊喜。纸质与电子工程档案，是档案发展的历史长河中，不同时期存储档案信息的两种方式，随着档案技术的不断发展和完善，电子工程档案必然会成为今后的主要存储方式。

对于存量档案，纸质工程档案是“鸡”，通过数字化扫描生成的电子工程档案是“蛋”，让“鸡”变成“蛋”的目的，是让其“缩小”并电子化（查阅时无需调用原本，避免损坏或遗失），更便于通过网络传输（跨地域）和查阅（无需翻阅索引卡片）。

对于增量档案，由于启用了工程项目管理系统、协同系统，电子工程档案可以通过系统流程、电子表单、自动提交等自动归集到档案系统，此时它是“鸡”，纸质工程档案是“蛋”。有了“鸡”，通过新型带印章打印功能的设备，可以按需生产出“蛋”。

对于外来文件，由于外单位不一定启动了全电子化的业务流程，因此主要还是采取对纸质文件进行扫描、生成电子文件的采集方式。此时，又回到了与存量档案同样的情形。此类信息被采集的实时性是关键，因此必须要有严格的、能长期正常实施的操作流程。例如，将企业印务部门设置到企业办公楼的一楼，当设计人员、项目负责人等拿到外来文件的时候，就直接将纸质文件提交过去，印务部门设置专人对外来纸质文件进行扫描，并按系统提供的序号给纸质文件做标记（实现纸质与电子文件的对应），再提交给档案部门。设计人员、项目负责人则直接登陆系统调用电子版的外来文件来查阅（更方便，也不易遗失）。

二、“鸡”和“蛋”必须完全一致么

大家都明白一个道理：鸡可以生蛋，蛋也可以孵出鸡。既然“鸡”或“蛋”都是作为档案信息的一种载体、一种介质，那么我们无论是养好“鸡”，或者是保管好“蛋”，或者两者兼而有之，其效果都应是相同的。

因此，对于存量档案、大多数的外来文件，由于纸质文件是“鸡”，电子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同时，还必须养好“鸡”，管理好两者的对应关系；对于增量档案，电子文件是“鸡”，纸质文件是“蛋”，我们只需要养好“鸡”即可。

三、如何保证“鸡”能正常地生出“蛋”

纸质档案通过鉴定，可以判断其真伪，通过这只“鸡”生出的“蛋”是可以放心使用的；而电子档案，由于其可复制、易修改的特性，用它来生“蛋”，往往会让人觉得不放心。

因此，当电子文件是“鸡”的时候，我们需要引进数字签名、数字印章、数字水印和加密等技术手段，在每只“鸡”的身体上打上一个无法被轻易修改、抹除的标记，如此才能让大家安心地使用其生下的“蛋”。

加密技术，这里我们不做详谈，但需要注意一点，就是加密本身就是一个双刃剑。数据进行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必须让加解密功能保证能24×7的运作，一旦出现问题，可能就会导致整个企业的“宕机”。

数字水印，属于一种被动的安全技术，主要是在页面的某处加上文件归属企业的身份信息（一般不可见），且此信息无法被篡改、抹除，在需要的时候，可作为鉴定依据。

数字签名、数字印章，这个目前大体有2种解决方案。一种是通过第三方CA认证机构，为企业所有参与项目的员工，制作个人专属的签名、企业专属的印章，当项目完成时加上去；一种是企业自己内部制定一套数字签名使用机制，记录授权过程，然后企业自己仅需为自己制作一套专属的数字印章即可。

以上几种技术，大家可根据实际情况按需选用。

四、“鸡”和“蛋”的安全性考虑

通过前面的分析，我们可以了解到，要做好纸质与电子工程档案共存期的管理，就需要养好“鸡”、保管好“蛋”。那么如何来做呢？

τ谥街实蛋福如果未同步做数字化扫描，那么在收集后，建议采取“无损式”装订，使用定制的文件盒和文件夹来实现。虽然档案管理中要求档案的装订应该使用“三孔一线”的方式，但这种带孔装订的方式，会对纸质文件的边缘造成破坏。后期，如果再对这些纸质文件做数字化扫描的时候，可能就会造成扫描设备卡纸（严重的可能会造成原件破损）。因此，强烈建议先进行纸质档案数字化扫描，再做装订。但在进行数字化扫描过程中，应制定规范化的操作流程，对纸质档案的出和入严格把关，避免遗失，如发生破损，应及时补救。

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关键词：地铁档案问题对策

一、地铁工程档案管理的现状

由于地铁工程复杂，投资大，涉及面广，而档案工作不被重视，从而造成地铁工程档案资料收集不全，管理不善，不能很好的为工程建设提供高效服务。

存在的问题主要包括：

1.工程档案内容不完善：（ 1）很多单位只注重施工所需的图纸备案，而忽略了很多可研阶段的调查资料的存储，例如报批依据文件的缺乏，项目的附属设施（如停车场、绿化用地等）资料的不重视，引进设备文件资料的忽略；其次，人们往往注重阶段性档案资料的收集，而忽视了全过程的资料归档，特别是工程后期的验收，财务的决算等等，使得最后造成档案的不完善；再次，受传统观念的影响而忽略了很多非纸质载体资料的收集和归档如照片、电子资料等等。

（ 2）工程档案真实性、完整性不好，资料质量不高

由于建设单位不注重平时资料的积累，使得很多资料的可信度降低，例如一些隐含工程的检查、材料质量的检验，这些资料往往需要时才补办，使得资料与实际的情况存在出入，为工程施工质量埋下了隐患，同时也为将来地铁运营过程的检修和日常维护带来了困难，造成不必要的浪费和损失。

（ 3）工程档案管理人员素质差别大，流动性强

地铁工程系统大，涉及范围广，经常是多家施工单位同时进行，各单位素质参次不齐，而且施工单位通常对工程档案管理不够重视，“重生产、轻档案”的现象很普遍，缺乏受过专业训练的专职档案员，因此一旦项目完工，人员撤离，工程资料的整理和归档工作就草草了事，严重失真。

2.地铁工程档案管理质量问题原因分析

随着国家经济建设的发展，经济利益成为市场经济条件下企业的主要追求目标，而工程档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，因此不能给企业带来明显的利益，因此，市场经济的求利性和档案管理效益的滞后性的矛盾使工程档案管理建设落后、管理机制差。其次，由于地铁建设工程庞大，涉及施工单位多，企业之间档案共享程度低，使工程资料衔接脱节；同时各企业内部档案管理人员专业技能差，流动性大，从而给工程档案管理带来诸多不便。

二、地铁工程档案管理研究

1、完善各项管理标准和管理办法

为了真正实现从量变到质变的飞跃，使地铁工程档案更加符合标准和规范要求，因该明确建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工单位、地铁公司本部及其所属二级单位等各单位在工程档案资料的记录、整理、归类过程所需要完成的工作，使最后形成的工程档案完整，科学，规范。

（1）制定各单位归档内容

在工程资料管理上，除执行国家标准和西安市建筑工程、市政工程资料管理规程外，还应结合地铁专业的特点细化管理模式，尤其是制定各子项单位的归档范围。只有明确各自职责，专业技术人员和资料管理人员才能有章可，才能从工程建设初期就开始收集相应的档案资料，确保档案资料的完整性。通过组织各专业的档案管理人员进行讨论、协商，进行修改补充，从而制定覆盖所有专业的归档范围，最大限度地满足实际需求，使专业人员能够有一个清晰的思路和模式，以提高工作效率和归档质量。

（2）细化分类编号

科技档案的分类编号既要体现档案专业的特色，还要体现各个专业的专业特点。在分类科学合理的前提下，编写的档案号不能是案卷题名的简单的罗列。档案的分类编号方法应该充分体现地铁线别和专业的特点，应满足信息时代的快速检索和数字化的需要。特别是地铁在建设和维护过程中新增的许多资料，必须及时进行收集、归档，这样各级档案管理人员才能在编号工作中对号入座。科技档案的编号应由种类号、项目号、属类号及案卷顺序号组成，为使编号合理科学有效，应避免过多出现案卷流水号。这样可以保证资料归类合理，检索快捷，减少重复劳动。以工程档案为例，在项目号中用地铁的标段代号加以区分，这样地铁工程在各个施工标段的竣工档案就能完整地体现出来。这就要求编制者不仅要熟知地铁总的专业划分，更要了解每个专业特点及其相关信息，及时更新补充专业代号，比如在工程档案的项目专业中，我们及时添加了市政、地面绿化等项目代号。（3）提高竣工档案的质量竣工图是竣工档案的主体部分，是工程建设完成后的真实写照，是工程维修管理改建扩建的凭证及依据。因此，竣工图必须真实反映工程实际，然而真正做到竣工图真实准确并非易事，它需要施工单位、监理单位和建设以及设计单位的共同努力。

（4）工程档案管理的信息化

地铁工程档案是城市现代化建设和发展的见证，它反映了社会活动的原始信息资源，在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此，地铁工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段，实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化，推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面，利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑，使纸质档案成为信息档案，更具有可读性和实用性，易于利用者准确查询相关材料，提高提供利用效果。另一方面，通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能，为用户提供更快、更方便、更完整的服务。

2、建立约束体制，促进工程档案的完善

要确保地铁工程档案的完整、准确，必须从管理机制、企业行为上予以约束。运用经济手段进行制约，例如：在合同中明确约束内容，当施工单位移交完整、准确、系统的工程档案，建设单位接收档案的主管部门在验收竣工结算时签署结论及意见后，才对此工程进行决算，以确保施工单位重视档案工作，保证地铁工程档案整理、归档的质量。

3、建立完善的管理制度和监管体系

建立完善的地铁工程档案管理制度，对各个环节、各道工序档案资料的形成作出明确规定。将档案管理工作形成要约，列入相关合同，使档案收集工作提前介入，对档案材料实行超前控制。档案职能部门应加强对地铁工程档案工作过程的监督和指导。明确各参建单位工程档案管理部门的职责，抓好地铁参见单位档案人员的培训，培养专业档案管理人才，对档案的形成过程进行全程监控、指导，严格落实竣工验收制度。

结论

地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节，其工作内容涉及到各个专业技术部门，只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平，才能保证工程档案的完整性、准确性，为地铁建设和今后的维护提供有力保证。地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节，其工作内容涉及到各个专业技术部门，只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平，才能保证工程档案的完整性、准确性，为地铁建设和今后的维护提供有力保证。

参考文献

〔1〕谢颖浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策。四川档案2006. 06

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[关键词]建设工程；档案管理；信息化

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0176-01

前言

工程档案一般以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在，对项目的建设的整个过程予以收集。随着信息时代的到来，利用现代化技术对档案信息进行处理，使之能够与其他社会信息进行融合。同时建立档案的信息化管理，也能够有效的提高档案管理的效率。

一、我国建筑工程档案管理信息化建设存在的问题

档案管理的信息化建设是提高建筑工程档案管理水平的重要方法。然而当前我国建筑工程档案管理的信息化过程中还遇到了很多阻碍因素，影响了档案管理的信息化。

（一）缺乏高素质的档案管理信息化人才

档案管理的信息化建设中首要的困难就在于缺乏高素质的档案管理信息化人才。人才是一切工作的根本，然而很多建筑工程企业都面临着高素质的档案管理人才缺乏的现象。很多档案管理人员都是身兼数职，其整体素质不高、档案管理的水平有限，加之对计算机以及信息技术的使用能力较差，难以适应档案管理的信息化建设。

（二）缺乏有力的制度保障

建筑工程企业往往对档案管理工作不够重视，在档案管理的信息化建设中也没有建立相应的管理制度，或者管理制度缺乏执行力度。这就导致了档案管理信息化的过程中得不到制度的保障，很容易出现纰漏。出现问题之后也难以进行有效的责任追溯。

（三）资金投入不足

建筑工程企业普遍不愿意将资金投入到档案管理信息化建设中来，认为其资金的回报率不高。而没有资金支持，就无法引进信息化建设的设备和人才，给档案管理的信息化建设带来不利的影响。

（四）企业领导不重视档案管理的信息化建设

建筑工程企业的领导对档案管理缺乏重视，导致在很多建筑工程竣工之后才发现工程资料出现错漏现象，在档案移交、整理和归档中经常由于疏忽而出现问题。这就给档案管理的信息化带来了更大的难度。

二、工程档案管理信息化建设措施

建筑工程的档案管理信息化建设是时展的需要，也是建筑工程企业发展的需要。针对当前出现的建筑工程档案管理的信息化建设中出现的一些问题，要积极采取有效措施，不断推进建筑工程档案管理的信息化建设。

（一）转变思想，提高重视

建筑工程企业的领导对建筑工程档案管理的信息化建设的推行有着关键的作用。建筑工程企业领导要树立档案管理的意识，认识到通过信息化建设可以进一步提高档案管理水平，对于企业的发展有着重要的推动作用[2]。要提高档案管理部门在整个建筑工程企业中的地位，建立健全档案管理制度，为档案管理的信息化建设提供制度保障。

（二）档案管理的信息化建设要规范化

档案管理信息化建设有两个主要工作，一个是利用信息技术手段，将原有的室藏档案转化成数字化信息存入计算机，另一个是通过计算机接收新的电子文件信息。无论是哪方面的工作，都要做到规范精细。工作人员要严格相应的标准和规范，例如数据处理格式标准、字符内部编码标准、数据交换标准和信息输出标准等等。保障信息化建设井然有序、规范严谨，避免出现重复建设和错误建设。档案管理人员要提高档案数据的质量，建立数据审核制度，建立数据输入之前的校对审核制度，保障其数据的准确性。

（三）提高档案管理人员的综合素质

任何工作都需要人来完成，档案管理人员的综合素质和业务水平决定了信息化建设的质量和效率。建筑工程企业要对现有的档案管理人员进行信息化技术培训，提高他们对档案管理信息化建设的认识，提高其信息建设的能力。信息化档案管理与传统的档案管理的方法截然不同，建筑工程企业要对现有的档案管理人员进行考核，确定其具备相应的信息管理能力才能上岗。此外，还要重视高素质人才的引进，建设一支强有力的档案管理信息化建设队伍。

（四）注意档案管理信息化的安全性

对于建筑工程企业来说，档案的安全关系着建筑工程的安全和企业的效益。在进行档案管理信息化的建设过程中，要对档案的安全性引起足够的重视。传统的档案管理安全措施已经不能适应信息化的档案管理。信息技术在档案管理中的应用在带来便利和效益的同时，网络环境的脆弱性也给建筑工程企业带来了潜在的威胁。建筑工程企业要采取有效的安全策略，进行安全方面的技术研究，保障档案的安全性。例如可以对网络权限进行控制、对入网访问进行控制、对属性安全进行控制、对网络服务器进行安全控制等等，还可以控制网络节点和端口、控制防火墙、进行信息加密等等。

档案的安全是信息化建设中一个严重的问题，除了网络威胁之外还要注意计算机硬件损坏造成档案丢失的情况[4]。因此，建筑工程企业要注意对工程施工的关键档案信息进行异质保管和备份，避免由于计算机损坏为丢失关键的工程信息，给企业造成不可挽回的损失。

（五）提高档案管理信息化建设的效益

档案管理的信息化建设需要大量的资金和人力的投入，购置相应的信息化设备、培训和引进相关人才。对于中小建筑工程企业，在档案管理信息化建设中要注意实效性。对于财力有限的建筑工程企业，要在其资金许可的前提下做好论证和调查工作，保障网络结构、软件开发和硬件配置等工作的一致性，以提高软硬件资源的利用率。要对有限的资金进行合理的使用，优先发展信息化建设中的关键部位。软硬件资源要做到不仅能满足建筑工程企业当前规模下的档案管理信息化要求，还要能够适应将来的发展趋势。这样一来避免了频繁更新信息化软件和硬件设备给建筑工程企业带来了资金负担，提高了档案管理信息化建设的效益。

（六）建筑工程企业各部门之间要做好协调工作

档案管理的信息化建设绝非一个团队、一个部门就可以独立完成的工作，其需要基础设施的投入、管理规范的完善和数据库的建设，这就需要建筑工程企业在设备、人才、资金、技术等方面都给予有力的支持。档案管理牵涉到整个建筑工程的方方面面，建筑工程企业内部的各个部门都要重视这项工作，对于档案管理信息化建设的要求要尽量满足，积极配合档案管理部门的工作。档案管理人员也要与各部门进行有效的沟通，取得各部门的支持。

三、结语

充分利用信息化技术和网络，进行建筑工程档案管理的信息化建设，可以极大的提高建筑工程档案的管理效率和管理水平，节约档案管理的人力物力，在建筑工程企业中实现档案的动态化管理。这也是时代的发展对建筑工程企业档案管理提出的必然要求。

参考文献

[1]刘春金，李盈盈.论档案管理工作的信息化建设――以福建龙岩烟草工业有限公司为例[J]，管理观察，2011（15）

[2]吕光荣，李兴富.浅议电子文件档案化管理重要性[J].沿海企业与科技，202（03）

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