时间：2023-07-06 09:28:26
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案工作的服务性，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
一、档案用户的调研
以用户为核心的前提是了解用户，否则档案馆倾力推出的各种服务也会收效甚微。这就需要对用户的情况进行调研，然后实施有针对性地服务。
(一)调研的内容
首先，调研本馆的主要用户群体构成及变化趋势。一般而言，一个档案馆的档案用户都具有相对的稳定性，即有一个或几个核心用户群，这些核心用户群也是档案馆的主要服务对象，满足了他们的信息需求即满足了大部分的信息需求。另一方面，档案用户的构成不是一成不变的，由于某项国家政策的出台，或是档案用户本身生存状况的变化等原因都会影响档案用户的构成。对于档案馆而言，应及时了解和跟踪档案用户的变化，预测变化趋势，并据此调整档案服务中某些不相适应的环节，将有利于开展优质高效的档案服务。[1]
其次，调研档案用户的需求特点。不同的档案用户类型有不同的需求特点，档案馆应根据不同的需求，提供有针对性的服务。目前，档案界对各类型用户需求以及对需求的调查分析已经有了一定的研究成果，[2]档案馆可以借鉴这些研究成果并与自身的核心用户群“对号入座”，提供相应的服务。但做到这些还不够，在网络迅猛发展的今天，人们对信息要求更高、方式也日新月异，档案馆如果不与时俱进、突出自己的优势，就很难被选择。
再次，调研档案用户的心理特征。档案利用行为是档案用户内在心理和外部环境共同作用的结果，因此档案馆研究分析档案用户的利用心理，将对档案工作起到积极的作用。比如档案用户在利用过程中存在维护自我形象的心理，档案工作人员就要随时观察、研究不同用户的特点，有针对性地采取适当服务态度和服务方式。
(二)调研的方式
调研的方式有馆内、馆外两种。馆内调研主要是做好登记记录，也就是要利用好档案登记表，这就要求档案登记表要足够详细。不仅包括查档人的姓名、单位、档案名称等基本项目，还要增加查档人的具体联系方式、查档原因以及用后效果等项目，同时保证填写做到认真负责。
馆外调研绝不可少。在实际中，有不少人存在档案需求，却由于种种原因没有来馆查询，也没有通过其他方式利用档案。对于这一部分人，我们称之为档案的潜在用户。馆外调研的主要目的就是挖掘潜在用户，通过定期的问卷、访谈等调研方式可以帮助档案馆掌握社会中的潜在档案需求，然后据此有目的的推出档案信息，从而使潜在用户向现实用户转化。调研的结果用于建立用户联系表或数据库，这些联系人可作为档案馆推出自我服务的主要对象。
二、档案服务工作的改进
用户调研不是目的，档案馆真正要做的是根据调研结果，有针对性地调整服务工作中不适合的环节。
(一)档案资源的整合方面
在档案资源的整合上，首先要在原有馆藏的基础上，加强对已开放档案的集成化管理和开发。这里所说的“档案集成化管理和开发”是指将联系紧密或档案用户普遍需求的档案以某种方式归纳、整合和组合，以整体的形式集中展现，并在必要的情况下对这些档案信息进行深层次的编研和开发。这是因为现代档案用户对档案的需求不再局限于档案原件，而对经过编研、序化和深加工的档案信息显得更有兴趣。[3]比如，对于政府信息、城市记忆和百姓证明等共享性的档案信息资源就要进行有序的整合，实行集成化的管理。其次要建立馆际互借系统。对于特定的档案馆而言，收集的范围有限，收集到的档案也不可能面面俱到。与其他的档案馆建立馆际互借系统，能够拓宽档案馆的服务范围，也为用户提供了便利条件。当然，对于用户广泛需求而本馆又欠缺的档案，在今后的收集过程中，要加强对相应档案的收集。再次要突出特色，发挥自身优势。档案馆在长期收集档案过程中，一定在某一方面有自己突出的优势。其实，一般的地方档案馆也都汇集着反映当地一定背景下特定事物兴衰变迁的一些特色档案。这些都应该成为档案馆吸引用户的“招牌”，档案馆应积极发挥这些特色优势使自身得到增值。
(二)档案资源的配套服务方面
在配套服务上，首先要提供多样化的查询和利用方式，在以馆内查询为主体的情况下，开通网络利用服务，提供代查、邮寄、传真等服务，甚至在用户不方便的情况下主动送档上门。其次要提供多样化的检索系统，并尽量简化检索方式。当前全国各级档案馆的检索方式都存在过于专业化、多样化欠缺等问题，这些都难以满足现代人查找信息的心理，因此，档案馆开发出一种适合于普通民众的简易化检索系统显得很有必要。再次要营造一个干净、舒适、方便地利用环境。最后要提供细心、耐心以及专业化的咨询服务，加强对用户引导，努力消除在档案利用过程中的障碍。
三、档案信息的宣传与“推送”
李扬新认为：“档案利用者需求分为客观需求、认识需求、表达需求三个层次。最佳的状态是三者完全一致，而实际上这只是一种无法达到的完美极致。”[4]因此，档案馆不该仅仅坐等档案用户上门查档，还应采取积极的措施“刺激”人们这种潜在的利用需求，使上面所说的三种需求尽可能地达到统一，即客观需求能够被认识并表达。而满足这个目标的重要条件就是档案馆要对馆藏档案进行积极的宣传甚至直接推送给用户。
宣传是档案开放的窗户，档案馆不必拘泥于形式，可利用多种媒介向公众宣传已开放的档案或目录，尤其要重点宣传根据调研的用户需求整合出来的目录，也可以举办档案展览等。为了贴近人们生活，档案馆可以积极配合重要纪念日、重大历史事件和活动等，利用档案信息资源广泛开展教育。[5]或者，将各种档案的内容进行提取，并利用计算机技术开发出一种类似于知识寻宝的小游戏，这样，公众在娱乐 之中就学到了知识，档案馆也达到了传播档案信息的目的。
信息推送是一种信息管理技术，是通过一定的技术标准或协议，在互联网上通过定期传送用户需要的信息来减少信息过载的一项技术。推送技术根据用户的兴趣来搜索、过滤信息，并将其定期推给用户，帮助用户高效率地发掘有价值的信息。档案馆可以借鉴推送技术及时将用户可能感兴趣的档案信息传送给用户。不过，在当前情况下，由于我国档案的数字化程度还不高，不能完全依赖互联网。这就要求档案馆一方面加紧推进档案的数字化，另一方面积极探索多样化的方式将档案信息推送给用户。比如利用第一环节建立起的用户联系表，采用邮件或短信的方式将用户可能感兴趣的信息发给用户，从而让用户及时了解并利用档案。
四、档案利用后的信息反馈
档案利用后的信息反馈是档案馆提高和改善服务、提高档案利用效果的保障。具体而言，包含以下几个方面。
反馈信息的收集。收集内容主要包括两方面：一是档案用户对档案馆提供的各项服务的评价。如档案工作人员的态度如何，规章制度是否合理恰当以及提供的检索工具是否方便易用等方面。二是档案用户利用档案信息的效果评价，如是否解决了实际问题，是否产生了经济效益和社会效益等。[6]收集的方式可通过建立档案利用效果登记簿主要了解用户利用时对各项服务的要求、评价和建议；利用档案用户联系表定期调查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度随时接收档案用户的反馈。反馈信息的收集要尽量做到准确全面，争取收集到每一个档案用户的反馈意见。
反馈信息的整理和分析。在实际的工作中，档案用户反馈回来的信息数量是庞大的，而且涉及的问题种类繁多。因此，档案部门要对这些信息进行分门别类的整理、去粗取精获得有用的反馈信息。然后对这些信息进行统计、分析和归纳，最终得到反映各方面问题的总结性的结论。
反馈信息的应用。对于用户反馈回来的具有普遍性的问题，档案馆要真正落到档案服务的各个环节，并加以改进和提高以满足用户的要求。对于那些取得较大现实效用的档案实例加以汇编，从而为今后的档案宣传工作服务。而对于那些没有达到现实效用的档案利用行为，要积极找出原因，进行补救。
小结
文献标识码：A 文章编号：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要。然而，日常工作中，很多人对档案工作的重要性认识不够，认为档案管理工作可有可无。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
档案工作在银行各项业务发展中，如何能充分发挥服务功效，使档案管理工作能够走上科学化、规范化和法制化的道路是本文重点研究的问题。
2 现在银行档案管理工作中存在的问题
思想认识不到位，重视程度不高，导致银行档案工作的服务功效不能更好的发挥。
部分分行比较重视会计档案、文书档案，忽视其他门类档案的管理，而其他门类档案管理的疏忽又影响了档案管理整体工作。由于重抓业务、滞后档案工作等原因，造成档案库房不达标、具有保存价值的档案不按规定归档等现象。多年以来，重视业务发展，而滞后档案的收集、整理、保管等工作。经常安排档案管理员补缺其他紧急的工作，而应付档案工作。
3 提高银行档案工作服务功效的解决方案
3.1 提高档案工作的重视程度
3.2.1 更新完善银行档案
更新完善银行档案，文件资料归档范围是当前档案工作开展迫切需要解决的源头问题。2012年12月，国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，要求各企业制定适合本企业实际的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。这项工作，将进一步规范文件材料的归档工作，做到“应归尽归”、“应收尽收”、保管期限“恰如其分”。目前，总行已经发文，新疆区分行已通过总行审核，将于近期发文。
3.2.2 规范档案业务管理制度
在银行发展过程中，会产生各门类专业档案，如：文书档案、会计档案、合同档案、集中采购档案等。为确保各门类档案有章可循、管理规范、便于利用，适应新的发展趋势，在制定档案管理总的办法下，要进一步完善各门类档案的收集、整理、归档、保管、利用等制度，从制度上规范管理档案。
3.2.3 全面推进依法治档
在新形势下，银行档案管理部门要强化依法履行监督指导，对档案管理工作要奖惩分明，通过约谈、通报、处分、追究责任等方式，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、档案安全管理措施不到位、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露党和国家秘密等各类档案违法违纪案件。建立完善检查情况通报和责任追究制度，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。
3.2.4 加强对档案工作的指导和检查
档案管理部门要加大对各门类档案管理工作的检查指导力度，从归档范围、整理方法、管理机制等方面加强指导，开展定期、不定期的检查。从档案的收集、分类开始，指导人员要深入了解和研究各门类档案的特点，进行科学的分类整理，扎扎实实做好基础工作，集中统一管理各门类档案。
3.2.5 重视档案安全管理
近年来，重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益，要将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重要的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全要素考虑，做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备，建立应急反应机制，提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作，充分利用档案复制、缩微、数字化等方法，形成不同载体形式的多套备份。
3.2.6 严格审验把关移交入库档案资料
档案资料移交入库的审验标准重点突出为：审核文件是否为原件；审核归档文件是否齐全、内容是否完整；审核文件中的数据是否存在涂改现象；审核文件中是否存在不耐久字迹现象；审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行，是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节，对归档资料进行再次审核，严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用，为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。
3.2.7 档案信息化建设
随着档案数量越来越多，仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。要做好档案管理工作，就必须创造条件，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，积极利用信息技术手段，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，便于检索。
3.2.8 创造良好的库房条件
库房位置的交通便利，能够使档案利用方便快捷。同时，档案库房应集中布置，远离易散发火种的工业设施。馆内消防设施齐全、通风、温湿度适宜，为避免地面湿气影响档案保管质量，应将档案放置在二楼（包括）以上的楼层。库房承重达到1200kg/m2以上。
关键词：档案利用；探讨；服务工作；档案
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0104-02
档案工作的根本目的是最大限度地发挥档案的作用，便于社会各方面的昶用。基层档案室在提供利用工作中，存在着不重视档案利用实效统计的问题，影响着社会档案意识的提升和档案工作的可持续发展。本人认为在档案室基本利用情况统计的基础上，更重要的是着手了解和掌握档案利用的实际效益，了解利用目的和所产生的社会效益和经济效益。开发利用档案，是发展档案事业的需要，更是档案工作者神圣的使命。档案事业是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。在新时期，随着人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到了充分的重视和肯定。
一、档案利用实效统计工作的重要作用
1.有利于判定档案的价值和作用
档案的价值和作用体现为它对现实工作所产生的影响和效益。如果档案不被利用，再有价值的档案都没有保存的意义。档案在提供利用过程中，可以检验出其是否具有保存价值，并判定其作用的大小，档案利用实效的统计工作可以有效地将这一检验与情况记录下来。
2.有利于到期档案的再次鉴定
众所周知，档案的保管期限分为永久、定期两种，对于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、利用周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，利用频率较低、利用周期短的档案，到期后即可进行销毁。
3.有利于了解档案利用需求，拓宽利用渠道
对于档案利用实效的收集与统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用的渠道，使更多的社会公民了解档案，熟悉档案，使用档案，利用档案。
二、档案信息真实可靠，最具权威性
档案信息是真实可靠的，而档案利用者出于不同的动机，在利用档案过程，往往产生不同的心理特点，其表现必须予以重视，才能做好档案服务工作。
1.是紧迫心理。提供原件用作凭证，这是档案利用与众不同之处，也是它最精彩之处。利用者到档案馆来一般都是来寻找凭证或带着明确的目的的，而有些目的都是无法通过其他途径实现的，尤其是对一些实际问题的解决，如工作、学历、科研方面原始材料等，有的还有较强的时间要求，服务的延搁甚至会影响到问题的解决。所以，利用者都希望尽快查到自己所需的档案材料，在档案利用心理上表现得比较迫切，存在这种心理者，不分阶层，不分职业，比较普遍。
2.是求助心理。初次涉足档案馆或对档案不熟悉的利用者，不一定能将自己的需求转变为正确的查问，也不知如何才能查找到自己所需的档案资料，其渴求帮助的心情是十分迫切的。这时，他们一般是将希望寄托在档案管理人员身上，渴求提供多方面的服务。一是馆内检索咨询服务，即经过何种途径和方法能够查到自己所需的档案、资料。二是馆外指引服务，即到什么地方才能找到自己所需的档案、资料。满足利用者的求助心理，有助于提高全社会的档案意识。
三、档案利用统计中存在的主要问题及原因分析
（一）存在的主要问题
1.是局限于档案利用的基本数据统计，不求档案利用实效的统计。每到年终在要求基层档案室编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数等，而没有了解档案信息资源的开发与利用所创造出的社会效益和经济效益。
2.是档案室提供借阅服务时，只要求利用者填写其利用目的，不求深层次了解利用需求。失去档案利用信息反馈的机会，也拿不出有利的证据说明档案的重要。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提权依据”等，不利于档案部门了解和掌握利用档案所产生的实际效益。
3.是认真做好借阅登记工作，在提供利用档案的过程中，档案部门要督促利用者将查阅档案的目的填写详细，应填明查阅档案具体是为哪一项工作、哪一项工程服务，这些档案将起到什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实际实效的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等，为利用实效的统计工作积累素材。
（二）建立与利用者的联系制度
利用者查阅档案时，这些被利用的档案一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实际价值。作者认为新时期的档案工作要和整个单位的工作进展同步进行，作为一个地方档案馆部门，其档案工作特别要与政府部门同步，即政府部门到什么阶段产生什么档案，档案技术人员都会用到哪些档案，档案人员都要做到心中有数。为此需要建立用户联系制度，把利用者的姓名、单位地址、联系电话等一一登记在册，便于与利用者进行联系。同时，也可定期召开利用者座谈会。加强与单位内各部门的联系，改进我们的工作和服务。
1.加强基础建设，提高服务利用手段
进一步做好档案服务工作，首先，必须加快对档案信息化的建设，提高档案查阅、借阅速度，最大限度满足社会对档案的需求；其次，要及时了解档案信息动态，做到与时俱进，开拓创新，不断提高档案工作者的积极性和主动性，大力开展档案收集、利用的宣传工作，努力丰富馆藏，增强服务意识，扩大档案工作的影响，提高和强化全社会档案利用的意识，让档案发挥更大的作用；再次，要加强档案学术交流，吸收别人的长处，保留自己的特色，改进工作方式，加强档案科研工作，争取在关键性的档案技术方面多出成果，使档案工作不断向前推进。
2.努力创新，提高档案利用和服务水平
档案服务创新与档案利用的目的，是实践党的“三个代表”的重要思想，满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息的共享。首先，在创新中做好档案收集整理工作，收集档案是档案管理工作的前提，现在档案馆普遍存在“文书档案多，经济、科技档案少；历史文件多，现行文件少；纸质档案多，声像、实物档案少”的现象，我们必须努力丰富馆藏，注重收集档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及时收集一些新兴领域的档案，在收集纸质档案的同时，要注意收集声像、实物等特种载体档案。
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
[论文关键词]文秘工作档案管理
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。转贴
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).
[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
[论文关键词]文秘工作档案管理
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).
[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).
一、强化对文秘工作的认识
文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有本文由收集整理以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。
二、强化档案管理职能作用的发挥
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设
关键词：学校；档案管理；质量
一、学校档案管理的重要意义
学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。对档案分类归纳和保管，体现了一个学校的整体管理水平。学校是一个教学机构，需要保管的档案种类很多，具体为：一、一般类管理档案，包括办学条件档案、学校管理档案、教育教学档案、学生档案。二、教师业务档案，三、基础建设档案，四、会计档案，五、特殊载体档案，包括实物档案、照片档案、多媒体档案等。由于种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。那么如何有效提高学校档案管理质量，就成为了每个学校档案管理者面对的课题。由于学校档案的特殊性和重要性，学校档案管理要引起学校领导足够的重视。学校领导对档案管理的重视程度和投入程度，直接决定了学校档案管理的质量。学校档案包含学生、教师和学校本身的大量有价值的信息，保管好档案对学校来讲是十分必要的。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。
但仅仅对档案管理重视还是不够的，还需要在档案管理上采取多种措施，多渠道多层面开阔思路，引进先进的管理经验，强化学校档案管理，使学校档案管理质量和水平有一个整体的提高，更好的为学校管理服务。下面结合我多年的学校档案管理工作的经验，对如何提高学校档案管理质量提一点我自己的看法。
二、提高学校档案管理质量的具体措施
学校档案管理工作是为了搜集学校日常管理的原始资料，记录学校的发展历史，记录教师的教育教学成果，为学校今后的发展提供资料支持和帮助。学校应该认识到档案的价值，并学会合理的利用档案，开发档案资源，使档案为学校的管理工作服好务。所以，学校档案管理工作质量急需提升。结合我多年的学校档案管理工作经验，我觉得要想提高学校档案管理质量，要从以下两个方面入手：
1、体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念
学校档案管理工作搜集汇总了学校发展历史的资料，是学校各种信息的一个集合。现阶段，不但要发挥档案管理的信息平台作用，还要让档案为我们服务。
（1）让学校档案管理为学校领导提供决策依据
学校的档案信息汇集了学校每个发展阶段的不同材料，包括国家政策、上级精神、学生信息和教学科研成果等，所有这些第一手的材料，都给学校未来发展提供了方向，使学校领导可以从过去的管理方法中汲取养分，搞好当今的学校管理工作。所以，要体现出学校档案管理的服务性质，利用好学校档案，为学校发展服务，为学校领导决策提供依据。
（2）让学校档案管理为学校教学科研工作提供理论支持
学校的档案记录了学校各个阶段的教学成绩和教学科研成果，是一个公用的教学科研信息库。那么要想搞好教学科研工作，就要利用好学校档案，从学校档案中提取所需的教学科研成果信息，进行合理转化并应用在当今的教学实践中。所以，学校档案管理要做好信息共享工作，使广大教师能够从档案中获取足够的教育教学知识，从而推动教研工作有序进行。学校档案管理也要转变管理方式，变被动查找为主动提供，为学校的教学科研工作提供理论支持。
（3）让学校档案管理为资料查询工作提供支持和服务
学校档案收录了学校、学生和老师基础资料、个人信息和教育教学信息，这些信息都是常用信息，有些时候在学校管理和老师工作及学生学习中，需要查询这些信息。例如学校基础设施建设资料、教师的履历、教师业务素质考核、学生学籍和毕业生报考及录取信息等。因此，学校档案管理应该方便老师、学生及家长对这些信息的查询，要为资料查询工作提供支持和服务。
学校档案管理现阶段应该从被动管理向主动服务转变，多层次多角度创新管理方式，树立服务理念，用优质的服务为学校管理工作作出贡献。学校档案管理的服务性要根据服务对象和服务内容的不同进行延伸，总之把握一个原则，就是要让学校教师员工利用好档案，发挥档案的服务优势，让档案服务变得更有针对性、更有实效性。
2、开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质
（1）创新档案管理思想
由于档案的特殊性，在相当长的时间内，档案都给人以神秘的感觉，让大家觉得档案是高深莫测的，是不能轻易触碰的。这种神秘感给人们带来了畏惧心理，使人们不会也不敢有效使用档案。使得档案管理工作只进行了保存，却忽视了档案的服务性，没有对档案进行充分的利用。其实这是一种误区。人们的畏惧心里源于不清楚档案的分类，将普通档案也视为机密档案，认为利用档案会泄漏机密。而实际上，档案中蕴藏的知识量是相当丰富的。只要人们好好加以利用，定会对工作产生积极作用。正是源于这种误区，所以学校档案管理要创新档案管理思想，变保存为有效利用，使档案管理适应目前教育形势的发展，有效开发档案的服务性，让学校档案为学校建设和发展提供支持和服务，让普通师生都能学会运用档案，让学校档案管理从观念上进行一个创新。
（2）转变学校档案管理模式
因为学校档案具有服务性，所以在运用档案服务的时候，就要转变学校档案管理模式，建立起完整的档案使用制度，规范档案的收集、整理、归档和使用等程序，对档案管理实行科学化管理，保证使用程序的规范化和制度化。学校档案管理应采取先进的多媒体管理手段，将电子计算机技术和现代传媒有效融入学校档案管理中来，提升学校档案管理水平。在学校档案管理中，加大学校信息化建设力度，将传统的文本信息转化成电子文本，节省了档案的保管空间和保管难度。建立电子文本后，可以配套建设电子档案查询系统，实现真正意义上的档案查询，减轻档案管理的难度。由于学校部门多，各部门的信息量很大，教师的教学科研资料都很重要，都需要及时进行归档，基于这种形势，就要对学校的各类信息，转变过去的管理模式，由等待存档变成主动搜集信息，并对信息进行分类整理，使之达到存档要求，简而言之就是变被动为主动，实现档案管理模式的转变。
（3）提高档案管理人员素质
档案管理工作归根到底是由人来进行管理和控制的，所以人是第一要素。档案管理工作的好坏，主要在于档案管理人员的素质高低。学校的档案与其他单位的档案不同，必须具备实用性和服务性，必须为广大师生提供可靠的服务，所以，学校档案管理人员必须具备很强的责任心和专业素质。提高档案管理人员的素质可以从以下两个当面入手：一是职业道德素质，二是专业技能素质。档案管理人员的职业道德素质可以通过学校的思想政治教育来实现，通过对档案管理人员的培训和教育，使其认识到档案管理的重要性，能主动提升自己的职业道德素质。档案人员的专业技能素质，就要依靠专业的档案管理培训了。要定期对档案管理人员进行拓展训练和专业技能培训，使其具有较强的业务素质，能够独立完成档案管理工作，真正做到将档案管理事业当作自己一生的事业来做。此外，还要在学校建立起档案管理和查询网络，提高档案管理的科技含量，减轻档案管理人员的劳动强度，通过使用计算机和网络技术，提升档案管理品质，实现学校档案管理的计算机化和网络化，更好的为学校管理和教学科研服务。
（4）增加学校档案搜集和整理信息的功能
原有的学校档案管理工作只是被动式的等待将需要存档的资料进行归档处理，现阶段的学校档案管理工作，由于要突出其服务性，就要增加档案的搜集信息和整理信息的功能。学校档案管理人员要根据学校整体形势和教学动态，主动搜集各方面信息，并对信息进行归纳整理，将信息纳入到档案管理系统中来，更好的实现学校档案管理的服务功能，为广大师生服好务。
（5）对学校档案管理工作作出合理规划
学校档案管理工作是一项基础而繁杂的工作，涉及的信息面广，搜集和整理信息的工作量很大。想要为广大师生提供有效且实用的信息，并提高学校档案管理的服务性，就要对学校档案管理工作作出合理的规划。规划要包括：重点整理哪些实用信息、需要建立和完善哪些档案管理制度、需要学校制定哪些具体政策来保障档案管理等等。所以，要想搞好学校档案管理工作，就要提前谋划，具有一定的前瞻性，从制度上使档案管理的服务渠道畅通，使广大师生能够多渠道、全方位的利用学校的档案资源，搞好教研和学习。
三、总结
学校的档案管理工作之所以重要，是因为这是一项基础工作，最能体现学校的信息管理水平。学校档案管理工作的质量，也能反映出一个学校的整体管理效率。一个学校的档案管理井井有条，也就反映出了学校管理水平很上档次。此外，通过上面的分析我们可以知道，学校档案不但是学校管理效率的综合体现，还具有很强的服务性，能够为广大师生提供可靠的信息查询，为学校领导制定决策提供依据。所以，学校档案管理工作意义重大。由于学校信息种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。如何有效提高学校档案管理质量，成了每个学校档案管理者面对的课题。通过上面的分析我们可以知道，要想提高学校档案管理的质量，就要从两大方面入手，一是体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念，二是开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质。只有做到了这些，才能够有效提高学校档案管理质量，才能发挥学校档案管理的作用。
本文结合了我多年的学校档案管理工作经验，对如何提高学校档案管理质量提出了具体改进措施。希望对广大学校档案工作者提供有益的帮助。
参考文献
关键词:档案;政治品德;专业知识;职业道德
档案事业是经济社会发展的重要组成部分，是党和国家重要的工作之一。新时期为档案工作提供了无限发展的空间和机遇，同时在发展过程中也遇到了一个个前人没有触及过的挑战和阻力。如何充分利用机遇，突破一个个挑战，夺取档案事业不断向纵深发展，这是摆在我们档案工作者面前的大问题，也使我们每个档案工作者应该扪心自问:“我们应具备什么样的素质来迎接机遇，突破挑战?”针对这个问题，笔者想和大家在一起，试谈一下，新时期档案工作者的职业要求，仅供参考。
一、要有与新时期主旋律相合拍的政治头脑
档案工作者应该是政治头脑非常清醒的群体。其一举一动都应该在正确的政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治敏锐性、政治鉴别力的指引下进行。否则，就会坠入“盲人骑瞎马”的危险境地，使档案工作误入歧途。怎样才能保持清醒的政治头脑呢?笔者认为必须与新时期主旋律相合拍。
二、要有与新时期档案事业相适应的知识层面
(一)档案专业知识
档案工作者必须系统地学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
(二)相关科学文化知识
1.掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
3.掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
三、要有与新时期档案工作相需要的职业道德
(一)热心服务，不为名利，甘为人梯
档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到地为利用者提供优质的服务，是档案工作者职业道德素质的最基本要求。
(二)尊重档案，尊重历史
档案职业道德要求档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
(三)遵纪守法，严守党和国家秘密
由于档案工作不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”，必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
参考文献
[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地，2008，(5):145.
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