时间:2023-07-04 09:27:17
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【关键词】合同 管理流程 主要风险 分析 控制
建筑企业在我国国民经济的发展中占据重要地位,为了确保建筑工程的施工管理质量,就必须加强施工合同的管理,从目前的现状看,建筑企业施工合同在管理过程中,比较常见的问题是管理流程不规范。因此,施工单位必须提高对合同管理的重视度,进一步优化合同管理流程,并提升管理人员的综合素质,这样才能最大限度规避和控制风险。
一、合同管理流程分析
(一)合同起草及审批
合同的起草主要是由经营管理部根据合约规划,负责编制各类合同标准模板,并与物资供应部、财务部、人力资源部等各经办部门核实完成。之后再交上级审批,待合同盖章批准后方可执行,该环节的管理工作主要包括两个方面:第一,管理人员应对中标结果和商务谈判结果进行科学分析,并严格要求合同起草人员按照中标结果和谈判结果进行合同的编写。第二,合同的相关资料必须交由物资供应部、财务部、人力资源部、工程技术部门以及监督审计部门等审批签字,在合同上交审批的时候,必须注意审批程序,不能越级审批。
(二)合同洽谈
合同洽谈是施工合同管理的重要流程之一,合同洽谈前要明确谈判的目标、必要时可以做出让步的限度等,并且在合同谈判中争取主动性。对标准合同中的专项条款都必须具体、明确、完整,用词准确、责任清晰、不能含糊不清、模棱两可。与合作方洽谈一致后,合同经办部门根据洽谈结果双方取得一致后,对合同文本进行修改。修订后的合同交副总经理审核,待审核通过之后,再交给单位董事长审批,只有经过董事长审批签字的合同,才具有法律效益。
(三)合同签订
合同签订是合同管理的关键环节,合同审批完成后,一般要双方同时签字盖章,不能同时签字盖章的,应尽量避免我方先行签字盖章。
在签订合同的过程中,应详细查看合同内容是否与修订后的内容相同,以免出现不必要的麻烦。
(四)合同存档备案
建筑施工合同必须进行存档备案,所有相关部门应将合同交到档案室存档,有关负责人在进行备案的时候必须分门别类,便于有需要的时候调档查询。
(五)合同资料的分发
合同资料应由经营管理部分发到各有关部门,分发资料之时必须严格按照资料清单执行。
(六)组织合同交底工作
合同交底工作,主要是为了让相关人员了解合同内容、明确自身工作而组织的,参与部门主要包括物资供应部、项目部、工程技术部和财务部等。
(七)组织合同履行工作
组织合同的履行,对合同管理工作的质量来说具有重大影响,要提升合同履行的效果,管理人员必须做好以下工作:第一,应交代清楚合同履行的注意事项,以免在履行合同的过程中出现疏漏。第二,应正确处理合同履行过程中出现的矛盾和纠纷,以双方的责任和义务作为解决纠纷的基础。
二、合同管理的主要风险
(一)主观性风险
1.投标风险。施工企业承包工程大多是通过投标的方式进行的,而该方式给企业带来的风险是巨大的,这种风险可分为两类情况。第一类是不中标风险,若企业没有中标,那么购买标书及组织投标的所有费用就白白浪费了同时还有可能出现工人没活干而出现窝工。第二类是中标风险,指的是企业一旦中标,就必须承担整个施工过程中的各类风险。当前,我国建筑市场秩序不太完善,存在许多资质不合格的业主,如果企业在签订合同之前没有对业主的信誉、资金状况等进行考察,而盲目签订合同的话,就很可能出现工程款不能及时支付的问题,对企业的施工进度造成严重影响,同时影响企业的正常运营。
2.合同条款风险。合同条款对施工企业来说,存在极大的潜在风险,如果施工企业在签订合同的时候,没有详细查阅合同内容,尤其是一些内容不完整、语意不明确的地方,就很容易在履行合同的过程中,与业主发生纠纷,此时再进行辩解往往于事无补。若矛盾和纠纷长时间得不到解决,则工程的施工进度会大大耽搁,给施工企业造成的损失更大。
3.合同变更风险。一般来说,建筑工程的施工合同中都对工程变更作出了说明,一旦在施工过程中出现工程变更,必须按照合同中变更条款规定的要求执行。但是,建筑工程在施工过程中本身就具有很多不确定的因素,这些因素所导致的工程变更结果也是无法预料的。因此,常常会出现一些合同变更条款范围之外的变更项目,这些变更很可能给承包商造成施工成本的上升、工程量的大幅增加,以及工期延长等问题。
4.合同管理风险。合同管理风险是一个泛指概念,它包含建筑施工合同管理的全程中,所面临的各种风险。造成合同管理风险的原因多种多样,其中主要包括以下几点:第一,管理人员自身的问题,例如,管理人员专业技能偏低、职业道德素质不高等;第二,合同管理体系不完善,导致合同管理缺乏有力的监督。
5.索赔风险。施工合同在履行的过程中,经常出现索赔问题,一般来说,合同中对索赔问题都作出了一定的说明,一旦其中一方的违约,另一方就可以按照合同要求向对方提出索赔。站在施工承包单位的角度来看,延误工期、工程竣工质量验收不过关等问题,都可能导致反索赔。
(二)客观性风险
1.自然环境风险。由于建筑工程施工地点所处的自然环境不同,所面临的自然环境风险也各不相同。总的来说,自然环境风险主要可分为暴雨风险、滑坡风险、泥石流风险、地震风险等。例如,若工程项目的开工时间定在夏季,且施工地点在南方,则很可能出现持续的降雨或高温天气,导致施工不能正常进行,进而影响到合同的履行。
2.社会环境风险。社会环境风险是合同管理中面临的客观性风险之一,它主要是指施工地点所处的社会环境,对建设项目合同目标的实现所产生的影响。社会环境是一个广义的范畴,包括当地的人口分布、风俗习惯及治安状况等。例如,若施工当地的人口分布比较集中,则很可能在施工过程中出现因占用土地或拆迁所导致的纠纷,进而对合同的正常实施造成威胁。
3.经济风险。宏观经济环境对项目施工造成的影响,称为经济风险。一旦出现经济风险,施工单位的经济收益就很可能遭到严重损失。例如,若出现通货膨胀的现象,而国家又未及时调控,则会导致建筑施工材料价格的上涨,以及雇佣工人成本的提升。为了保证施工的正常开展,施工单位就不得不注入资金来弥补工程款的不足。若企业没有足够的资金投入,就会造成项目施工进度的延误,最终不能按合同规定的时间交付工程。除了通货膨胀因素外,利率、税率等的变化,也会导致施工企业面临巨大的经济风险。
三、合同管理的风险控制策略
(一)风险的降低
降低风险是风险发生之后的一种事后控制,要将风险的影响程度降到最低,应做到以下几点:第一,应完善企业内部的合同管理制度,企业的内控制度对合同管理风险的降低来说具有重大意义,它能将风险控制在企业能够承受的范围之内。第二,应制定科学的风险防控策略,在制定策略之前,可进行风险咨询,根据专业的风险分析专家的意见,来制定切实可行的降险方案。第三,应对风险可能造成后果进行评估,尽量将风险降到最低,这样才能最大限度减轻企业的损失。
(二)风险的规避
风险的规避,一般是针对没有能力承受风险的企业所采取的控制策略,它是一种事前控制的方法,规避风险的措施有很多,总的来说可分为以下两种:
1.逐步试探承担风险策略。逐步试探承担风险的策略,在建筑工程施工企业合同风险管理中比较常见,它是指根据对风险评估的结果,采取分布实施合同的方法,进而有效降低风险。一般来说,该策略适用于以下两种情况:第一是经过评估之后,发现尽管合同另一方的综合情况不太乐观,但是签订合同也并不会给企业造成危害,只是获得的利润会少一些而已,此时采取逐步试探承担风险的策略,对企业来说有利无害。第二是通过评估风险后,发现签订合同的风险巨大,但是对方企业能够满足本企业在产品、材料、设备等方面的一些需求,此时也可采取逐步试探的风险规避策略。
2.完全拒绝承担风险策略。完全拒绝承担风险策略,是在经过对风险评估之后,发现存在无法降低的巨大风险,而采取的完全拒绝签订合同的策略。通常情况下,完全拒绝承担风险策略必须在科学、详细地分析和确认风险之后才能采用,否则便会造成企业错失本应获得利润的机会。若施工企业在全面分析和评估风险之后,发现对方企业信誉差、资金状况不佳、而且存在着内部管理体制的严重问题,则应当严格取缔合同,以免遭受不必要的损失。
(三)风险的分担
风险分担主要是指企业借助外力,将风险控制在能够承受的范围之内的策略。根据分担形式的不同,主要可将风险分担策略分为请担保公司担保、合同风险分散两种策略。请担保公司担保,是针对一些企业无法控制且预期会带来巨大损失的风险而采取的策略,若采取该策略,一旦企业遇到合同风险,就可以得到担保公司承诺的补偿。风险分散,则是采取拆分合同的方式,来减少企业损失。
四、结语
总之,建筑工程施工合同管理是一项专业性强的工作,在管理过程中必须注重对管理流程的规范,并采取风险规避、风险降低、风险分担等策略,将企业的经济风险、政治风险、、索赔风险等控制在承受能力以内,这样才能实现合同管理的目标,保证企业的获利。
参考文献
【关键词】合同;管理流程;主要风险;分析;控制
建筑企业在我国国民经济的发展中占据重要地位,为了确保建筑工程的施工管理质量,就必须加强施工合同的管理,从目前的现状看,建筑企业施工合同在管理过程中,比较常见的问题是管理流程不规范。因此,施工单位必须提高对合同管理的重视度,进一步优化合同管理流程,并提升管理人员的综合素质,这样才能最大限度规避和控制风险。
一、合同管理流程分析
(一)合同起草及审批合同的起草主要是由经营管理部根据合约规划,负责编制各类合同标准模板,并与物资供应部、财务部、人力资源部等各经办部门核实完成。之后再交上级审批,待合同盖章批准后方可执行,该环节的管理工作主要包括两个方面:第一,管理人员应对中标结果和商务谈判结果进行科学分析,并严格要求合同起草人员按照中标结果和谈判结果进行合同的编写。第二,合同的相关资料必须交由物资供应部、财务部、人力资源部、工程技术部门以及监督审计部门等审批签字,在合同上交审批的时候,必须注意审批程序,不能越级审批。(二)合同洽谈合同洽谈是施工合同管理的重要流程之一,合同洽谈前要明确谈判的目标、必要时可以做出让步的限度等,并且在合同谈判中争取主动性。对标准合同中的专项条款都必须具体、明确、完整,用词准确、责任清晰、不能含糊不清、模棱两可。与合作方洽谈一致后,合同经办部门根据洽谈结果双方取得一致后,对合同文本进行修改。修订后的合同交副总经理审核,待审核通过之后,再交给单位董事长审批,只有经过董事长审批签字的合同,才具有法律效益。(三)合同签订合同签订是合同管理的关键环节,合同审批完成后,一般要双方同时签字盖章,不能同时签字盖章的,应尽量避免我方先行签字盖章。在签订合同的过程中,应详细查看合同内容是否与修订后的内容相同,以免出现不必要的麻烦。(四)合同存档备案建筑施工合同必须进行存档备案,所有相关部门应将合同交到档案室存档,有关负责人在进行备案的时候必须分门别类,便于有需要的时候调档查询。(五)合同资料的分发合同资料应由经营管理部分发到各有关部门,分发资料之时必须严格按照资料清单执行。(六)组织合同交底工作合同交底工作,主要是为了让相关人员了解合同内容、明确自身工作而组织的,参与部门主要包括物资供应部、项目部、工程技术部和财务部等。(七)组织合同履行工作组织合同的履行,对合同管理工作的质量来说具有重大影响,要提升合同履行的效果,管理人员必须做好以下工作:第一,应交代清楚合同履行的注意事项,以免在履行合同的过程中出现疏漏。第二,应正确处理合同履行过程中出现的矛盾和纠纷,以双方的责任和义务作为解决纠纷的基础。
二、合同管理的主要风险
(一)主观性风险1.投标风险。施工企业承包工程大多是通过投标的方式进行的,而该方式给企业带来的风险是巨大的,这种风险可分为两类情况。第一类是不中标风险,若企业没有中标,那么购买标书及组织投标的所有费用就白白浪费了同时还有可能出现工人没活干而出现窝工。第二类是中标风险,指的是企业一旦中标,就必须承担整个施工过程中的各类风险。当前,我国建筑市场秩序不太完善,存在许多资质不合格的业主,如果企业在签订合同之前没有对业主的信誉、资金状况等进行考察,而盲目签订合同的话,就很可能出现工程款不能及时支付的问题,对企业的施工进度造成严重影响,同时影响企业的正常运营。2.合同条款风险。合同条款对施工企业来说,存在极大的潜在风险,如果施工企业在签订合同的时候,没有详细查阅合同内容,尤其是一些内容不完整、语意不明确的地方,就很容易在履行合同的过程中,与业主发生纠纷,此时再进行辩解往往于事无补。若矛盾和纠纷长时间得不到解决,则工程的施工进度会大大耽搁,给施工企业造成的损失更大。3.合同变更风险。一般来说,建筑工程的施工合同中都对工程变更作出了说明,一旦在施工过程中出现工程变更,必须按照合同中变更条款规定的要求执行。但是,建筑工程在施工过程中本身就具有很多不确定的因素,这些因素所导致的工程变更结果也是无法预料的。因此,常常会出现一些合同变更条款范围之外的变更项目,这些变更很可能给承包商造成施工成本的上升、工程量的大幅增加,以及工期延长等问题。4.合同管理风险。合同管理风险是一个泛指概念,它包含建筑施工合同管理的全程中,所面临的各种风险。造成合同管理风险的原因多种多样,其中主要包括以下几点:第一,管理人员自身的问题,例如,管理人员专业技能偏低、职业道德素质不高等;第二,合同管理体系不完善,导致合同管理缺乏有力的监督。5.索赔风险。施工合同在履行的过程中,经常出现索赔问题,一般来说,合同中对索赔问题都作出了一定的说明,一旦其中一方的违约,另一方就可以按照合同要求向对方提出索赔。站在施工承包单位的角度来看,延误工期、工程竣工质量验收不过关等问题,都可能导致反索赔。(二)客观性风险1.自然环境风险。由于建筑工程施工地点所处的自然环境不同,所面临的自然环境风险也各不相同。总的来说,自然环境风险主要可分为暴雨风险、滑坡风险、泥石流风险、地震风险等。例如,若工程项目的开工时间定在夏季,且施工地点在南方,则很可能出现持续的降雨或高温天气,导致施工不能正常进行,进而影响到合同的履行。2.社会环境风险。社会环境风险是合同管理中面临的客观性风险之一,它主要是指施工地点所处的社会环境,对建设项目合同目标的实现所产生的影响。社会环境是一个广义的范畴,包括当地的人口分布、风俗习惯及治安状况等。例如,若施工当地的人口分布比较集中,则很可能在施工过程中出现因占用土地或拆迁所导致的纠纷,进而对合同的正常实施造成威胁。3.经济风险。宏观经济环境对项目施工造成的影响,称为经济风险。一旦出现经济风险,施工单位的经济收益就很可能遭到严重损失。例如,若出现通货膨胀的现象,而国家又未及时调控,则会导致建筑施工材料价格的上涨,以及雇佣工人成本的提升。为了保证施工的正常开展,施工单位就不得不注入资金来弥补工程款的不足。若企业没有足够的资金投入,就会造成项目施工进度的延误,最终不能按合同规定的时间交付工程。除了通货膨胀因素外,利率、税率等的变化,也会导致施工企业面临巨大的经济风险。
三、合同管理的风险控制策略
(一)风险的降低降低风险是风险发生之后的一种事后控制,要将风险的影响程度降到最低,应做到以下几点:第一,应完善企业内部的合同管理制度,企业的内控制度对合同管理风险的降低来说具有重大意义,它能将风险控制在企业能够承受的范围之内。第二,应制定科学的风险防控策略,在制定策略之前,可进行风险咨询,根据专业的风险分析专家的意见,来制定切实可行的降险方案。第三,应对风险可能造成后果进行评估,尽量将风险降到最低,这样才能最大限度减轻企业的损失。(二)风险的规避风险的规避,一般是针对没有能力承受风险的企业所采取的控制策略,它是一种事前控制的方法,规避风险的措施有很多,总的来说可分为以下两种:1.逐步试探承担风险策略。逐步试探承担风险的策略,在建筑工程施工企业合同风险管理中比较常见,它是指根据对风险评估的结果,采取分布实施合同的方法,进而有效降低风险。一般来说,该策略适用于以下两种情况:第一是经过评估之后,发现尽管合同另一方的综合情况不太乐观,但是签订合同也并不会给企业造成危害,只是获得的利润会少一些而已,此时采取逐步试探承担风险的策略,对企业来说有利无害。第二是通过评估风险后,发现签订合同的风险巨大,但是对方企业能够满足本企业在产品、材料、设备等方面的一些需求,此时也可采取逐步试探的风险规避策略。2.完全拒绝承担风险策略。完全拒绝承担风险策略,是在经过对风险评估之后,发现存在无法降低的巨大风险,而采取的完全拒绝签订合同的策略。通常情况下,完全拒绝承担风险策略必须在科学、详细地分析和确认风险之后才能采用,否则便会造成企业错失本应获得利润的机会。若施工企业在全面分析和评估风险之后,发现对方企业信誉差、资金状况不佳、而且存在着内部管理体制的严重问题,则应当严格取缔合同,以免遭受不必要的损失。(三)风险的分担风险分担主要是指企业借助外力,将风险控制在能够承受的范围之内的策略。根据分担形式的不同,主要可将风险分担策略分为请担保公司担保、合同风险分散两种策略。请担保公司担保,是针对一些企业无法控制且预期会带来巨大损失的风险而采取的策略,若采取该策略,一旦企业遇到合同风险,就可以得到担保公司承诺的补偿。风险分散,则是采取拆分合同的方式,来减少企业损失。
四、结语
总之,建筑工程施工合同管理是一项专业性强的工作,在管理过程中必须注重对管理流程的规范,并采取风险规避、风险降低、风险分担等策略,将企业的经济风险、政治风险、、索赔风险等控制在承受能力以内,这样才能实现合同管理的目标,保证企业的获利。
参考文献
[1]朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友,2009,(14):4-7.
在投资项目管理过程中,经济合同管理是一项贯穿始终的工作,是一项基础性工作,投资项目经济合同管理起着至关重要的作用。投资项目经济合同管理作为投资项目管理的起点和核心,为投资项目管理的顺利进行提供了法律基础和法律依据,也为投资项目良好有序的实施提供了有力的保证。
加强投资项目经济合同管理意义非凡
经济合同管理作为投资项目管理的重要内容之一,贯穿在投资项目管理的各个环节和各阶段。一旦某一环节出现差错,都会引起连环的反应,影响到项目的总体成效。
随着烟草行业投资管理机制的不断建立健全,行业明确指出,投资项目的管理不能简单地靠经验式的管理模式,一定要突破传统观念的束缚,要更多地应用法律、法规和规章制度实施管理,而不是用行政命令。
纵观目前各行各业的市场经济活动及交易行为,所出现的诚信危机、经济合同纠纷、不正当竞争等现象,多与法制观念淡薄及项目经济合同管理意识薄弱有关。加强投资项目经济合同管理,可促使项目涉及各方能够按照经济合同约定履行义务并处理所出现的争执与纠纷,能够起到规范投资主体和各相关方行为的积极作用,对整顿和规范投资管理工作起到了促进作用。
投资项目经济合同管理的四大问题
行业固定资产投资工作的长期性、复杂性和不可逆转性等特点决定了投资项目经济合同管理的艰巨性。目前,投资项目经济合同管理中尚存在一些问题和不足,主要表现在以下几个方面:
对经济合同的严肃性认识不足
项目经济合同是当事人双方意志表示一致的结果,对当事人双方都具有法律约束力。但是实际操作过程中,一方面有些实施单位简单认为反正只要确保项目及时启动实施就行,经济合同手续迟早一点无所谓,使经济合同手续的办理有时成了“补办手续”,时间逻辑不符合规范;另一方面是在经济合同办理过程中,填写规范性有待加强,并且经常出现部分内容填写不全的现象。
少数经济合同有失公正
少数投资项目经济合同文件存在经济合同双方权利、义务不对等现象。从目前实施的建设施工经济合同文本看,经济合同中绝大多数条款是体现了投资方的意愿,对发包方的制约条款偏少,这不利于施工经济合同的公平、公正履行。比如经济合同工期,更多强调的是按照发包单位的时间要求竣工交付使用,而忽视了项目地块地质、基础设施等现实情况。
经济合同文本不规范
为规范项目经济合同管理,国家工商总局和建设部等行政主管部门都制定了许多经济合同示范文本。但有时在签订经济合同时,不采用标准的经济合同文本,而采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件,避重就轻,这样的经济合同根本起不到任何约束作用。
经济合同条款不够严谨全面
一部分承包方为了迎合投资主体的要求,在经济合同签订时,投资主体的一切要求和条件都能够接受。经济合同签订后,投资项目在实施过程中,一些市场实际情况与项目经济合同条款存在一定差异,就会提出一些经济合同约定之外的意见和要求,以求协调满足。市场材料价格问题在这方面显得尤为突出。另外,在项目经济合同实施过程中,一些实际问题无法在经济合同中找到对应条款。
加强投资项目经济合同管理的措施
在投资项目管理过程中,笔者认为,需要进一步加强投资项目经济合同管理,严格执行经济合同管理,不断提升投资项目经济合同管理水平,提高企业固定资产投资管理水平。
强化经济合同法律意识
作为行业投资管理工作的从业人员,必须认真学习学懂国家及烟草行业固定资产投资管理有关的法律法规,熟悉项目经济合同的相关法律知识,充分理解、融会贯通相关条款的精髓,增强经济合同观念和经济合同法律意识,学会利用法律和依法订立经济合同,在保护本企业合法权益的同时,正确维护好对方权益。
尽量使用经济合同示范文本
国家建设部等行政主管部门在投资项目实施、监理、设计及勘察等方面的经济合同均有示范文本,并有很强的操作性。推行经济合同示范文本,一方面有助于双方了解掌握有关法律、法规,使具体实施的投资项目经济合同符合法律法规的要求,避免缺款少项,防止出现显失公平的条款,也有助于减少经济合同履约过程中的争议和纠纷。另一方面,有利于行政管理机关对经济合同的监督,有助于仲裁机构或人民法院及时裁决纠纷,维护双方的利益。
强化经济合同履约过程管理
项目承包方应加强经济合同履约期间的动态管理,防止违约事件发生。应设立专职经济合同管理人员进行工程经济合同管理、分析和研究,收集各种资料和信息,将经济合同实施情况与经济合同进行对比分析,找出其偏离的原因,做出正确的诊断或建议,从而制订防范风险的对策,将风险损失程度降到最低。
加强投资项目经济合同整理与存档
强化投资项目经济合同管理职能,统一管理投资项目各个部分,建立科学的经济合同管理制度,将经济合同管理任务分解到投资项目的各个阶段,使之落到实处,并且,对投资项目经济合同要做到及时整理和及时存档。
加强经济合同相关部门之间的信息交流与沟通
投资项目经济合同从谈判,到签订,到运用,涉及行业内政策法规与体制改革、财务、审计、纪检监察、计划等职能部门,实施好项目经济合同的监管,就必须加强相关部门之间的信息交流与沟通,通过相互之间的配合,确保投资项目经济合同的真实全面合法有效。
【关键词】工程建设;合同管理;规避;风险;成本控制
在工程建设中,合同管理对于规避风险具有十分重要的作用。而且在目前的国内市场中,工程建设企业和业主之间的关系主要是依靠合同来实现双方的约束,因此合同是企业进行工程建设的首要前提。因此企业要想规避工程建设中可能出现的风险,就必须做好合同管理工作,利用合同来保障工程建设中的利益。
一、合同管理在工程建设中的重要性
工程建设中,合同管理是一种经济法律化的手段,帮助企业实现科学、高效的管理,进而提高企业的生产经营和质量管理水平。在工程建设中,合同管理的重要性,重要体现在以下三个方面:
(1)合同管理可以使企业贴近市场,提高企业的市场适应能力和市场竞争能力。
(2)合同可以使企业在工程建设中拥有维护自己合法权益的法律依据,提高企业的经济效益。
(3)在企业的管理工作中,合同管理对于工程款的结算发挥着十分重要的作用,合同是工程款结算的重要依据。
因此,合同管理是企业管理工作中的一项重要内容,企业管理的所有工作都应当围绕合同管理而进行。随着社会的进步,合同管理工作也由简单的合同归档转变为参与工程建设中的一些重要项目工作,例如:掌握工程建设中招投标的内容和工作流程,合同谈判、签订、整理、存档以及条款履行、变更等等一系列的工作[1]。
二、合同管理在目前的工程建设中的现状
(1)工程建设中合同管理意识不到位
工程建设企业在具体合同执行过程中,鉴于与业主的某些相依存关系,没有严格按照合同的具体条款进行管理工作,导致在实际管理工作中没有有效的管理措施。另外在合同的执行阶段,执行力度不够,造成一些不必要的风险损失[2]。
(2)关于合同的风险评估机制不全
合同的风险评估主要分三个步骤:风险的识别、评审和应对。但是当前的工程建设企业并没有完善的风险识别系统,评审也只是“走形式”,系统地应对措施也没有提前制定。因此在出现风险的时候,企业不能够及时地进行有效控制,导致企业造成一些不必要损失。
(3)在执行合同的时候,风险控制管理不足
执行合同阶段,工程企业单位或者项目部不严格按照合同进行管理工作,而企业对于业主的主观臆断没有引起足够重视,出现不按合同办事的情况,带来合同风险。另外,一些企业不重视合同的完备性和合法性,甚至约定一些非法霸王条款,导致一些风险隐患存在。
三、运用合同管理规避工程建设中的风险
工程建设是一项具有周期长、项目种类杂、投资大、变动因素多等特征的企业活动。因此,在工程建设中,不可避免地存在着许多风险,而合同管理能够实现工程建设企业与业主、以及与其他企业之间的约束关系,也是企业进行工程建设的首要前提,所以,要想有效地规避工程建设中的风险,就必须加强合同管理工作[3]。
(1)提高企业管理人员的合同风险意识
对于工程建设企业的管理部门来说,一方面要做好合同风险部署工作,另一方面要增加对合同执行的日常监督管理工作。要不定期的对企业管理人员进行合同管理方面的专业知识培训,使之熟悉风险管理专业知识,强化合同管理风险防范意识。另外还要不定期进行一些关于合同风险的具体实例宣传,增加每一个管理人员自身的责任感,前车之师,后车之鉴,总结经验教训,提高管理水平[4]。
(2)建立健全合同风险评估机制
在工程建设初期,企业要依照合同内容,安排专业人员分析合同中的一些不确定因素并逐条整理,同时调查了解合同另一方当事人详细情况。同时,以企业领导为首并与合同有关的部门、法律事务部门一起成立评审组,建立向下依次实现分部门、分公司领导的层层审查机制,最终汇集意见,全面识别、综合评价合同中可能存在的风险。然后依照评审意见制定相应的风险策略,建立全面的合同风险评估体制。
(3)防范合同履行中出现的风险问题
在工程建设中,企业要把合同中,可能出现的所有风险一一列出,并且采取相应的防范措施。合同管理人员要详细了解合同的每一个细节,避免在执行和审查时出现一些隐藏的风险。在合同履行过程中,对于预测范围外的风险问题,要由相关管理部门按照企业相关流程进行处理。例如,可以签订补充合同等。
(4)提高合同管理人员的素质,建立合同管理的网络体系
在工程建设中提高合同管理人员专业素质的时候,也要提高合同管理人员的自身素质水平,细心、认真地处理合同管理中每一项工作。另外,利用先进的计算机网络,建立合同管理网络体系,使得合同管理的每一项工作都清晰、明白,包括组织网络和制度网络。
(5)采用示范合同文本
利用示范合同文本,可以规范和约束起草合同,避免合同起草人员由于法律知识或者语言文字的缺陷而使得合同出现漏洞,明确合同的权利、义务。另外,利用示范合同文本作为依照还可以避免出现合同争议。
(6)清晰合同的管理流程,规范合同管理方法
工程建设中的合同管理也要满足市场经济需求,具备完善的管理体系和有效的合同管理方法。相关的管理人员在具备扎实的专业知识的同时,还要具备相关的一些工程、经济和法律知识。此外,合同管理人员要清晰工作思路、明白工程流程,使得合同管理工作规范,明确。
关键词:授权制度;合同管理;合同审批制度
一、企业合同管理制度的内容
1.合同审批制度
企业合同的审核内容主要包括:(1)合同签订的根据是否可靠,准备的文件与材料是否齐全;(2)合同涉及的项目条款是否到位,资金是否合理合法;(3)合同之中的相关指标与技术是否与国家规定相符;(4)合同约定之中的费用是否与有关规定相符,是否能够达到合同目的;(5)签约对方是否具备签约资格,如有签约人看其信誉如何;(6)合同中的具体条款中的权利与义务对签约双方是否公平等。
2.授权制度
企业的合同管理制度是在合同的签订与履行中逐渐树立起来的,对于合同的谈判、签署等都应该有具体的履行、负责人,而且一定要有实际可行的具体规范。根据合同的性质与标准开展权力的划分,明确授权的对象与范围,实现权责统一,确保合同管理的科学性与有序性,有助于对合同开展综合的管理,便于以后追究相关责任。
3.合同报告制度
合同报告制度是有效确保企业健康运行的一个有效方法。合同报告制度主要包括:在企业会议中实施汇报制度;在合同订立阶段,有关部门应根据拟定的合同、具体的职员与相关分配等,在会议中向决策领导予以汇报;在合同起草时期,相关部门应把草拟中出现的问题向有关部门进行请示与汇报;在合同谈判时期,相关负责部门与工作人员应该对谈判的对象予以主体资格审查并予以汇报。只有建立起报告制度,才可以有效确保企业合同管理的高效性与透明性,有效避免相应的风险问题。
二、企业合同签订要点和履行中的管理
1.合同签订的注意事项
如果企业合同签订的流程不够规范,签订的合同之中相关约定不够清晰,或者文字的表述不够准确,将会使企业落入合同诈骗的陷阱,导致经济与责任的纠纷,从而给企业带来巨大的损失。所以,在合同签订过程中,一定要予以注意。(1)合同签订之前应该由企业风险控制部门草拟合同的范本,然后由合同的主管单位依据实际情况在合同之中填写金额、数量、单价以及费率等信息。(2)由合同谈判以及合同主办部门确认合同内容。如果是重大的合同,则需要风险控制部门相关人员加入到合同谈判之中。合同谈判牵涉到别的部门的情况下,其他部门的人员也应该积极配合。对于已有模板的合同且合同内容与条款和实际业务符合时,则应该由合同的主办部门填写合同,合同一定要通过书面形式确认。
2.合同履行过程中的监督管理
通过监督管理合同的履行情况,能够在第一时间了解合同的执行状况及合同中存在的问题,能及时掌握出现的问题,从而为风险控制提供一定的时间,能有效减少甚至避免违约情况的出现。合同履行的监管主要包括以下内容:(1)合同签订之后,合同的主管部门应即刻与相关部门联系,准备并履行合同的相关工作;(2)合同在签字、盖章,而且在约定的生效条件实现之前,不可以实际履行。在签订的合同生效之后,合同相关人员应全面履行合同内容;(3)公司任何人员发现当事人不根据合同约定履行义务时,应该即刻通知主办部门,然后主办部门应该根据相关法律对当事人进行书面催促或者提出索赔等。在提出催促函或者提出索赔时,都应该经过风险管控部门的审核;(4)各部门或人员在收到对方的催促函与索赔函时,都应该马上交至合同主办部门,然后由风险管控部门协调主办部门予以适当处理。
三、企业合同档案管理的主要环节
1.建立合同档案范围
合同档案管理首先应该确定合同档案的范围,主要包括:合同的正本与附件的原件以及复印件;合同审核材料;资信调查材料;合同谈判、签订一直到履行过程中的信函、电子邮件、传真等;争议处理中产生的和解协议书、决定书、民事谈判书;合同履行中所签订的补充协议等。这些资料都应该以存档的形式保存下来。
2.履行合同档案保管的要求
在企业合同履行完成或者合同的权利与义务终止之后,相关主管部门应及时整理出合同档案,然后根据合同编号,备全合同档案资料,然后向相关行政部门提交一份材料清单,通过行政部门确定之后,由合同的主办部门移交给相关行政部门合同原件,然后由行政部门予以装订保存。
四、结语
现代企业合同管理制度已经不是约定、承诺以及签订等简单的内容,其是科学、全方位的企业管理制度中的一个重要组成部分。科学、有效的企业合同管理制度能够提高企业的管理水平,为企业带来较大的经济效益。
作者:张薇 单位:中国航发四川燃气涡轮研究院
参考文献:
[1]张迪妮.基于创新与实践探索的企业合同管理制度研究[J].江苏商论,2016(33):68-69.
1石油工程企业现在合同管理中存在的问题
石油工程企业业务涉及业务范围广,点多线长,虽然已加大了合同管理力度,但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题,履行合同缺少应有的约束,甚至有些处于放任状态。(1)合同签订不规范,随意,签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前,仍存在合同起草不规范,无专人拟定,专业的部门和管理人员不参与的问题,出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善,存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况,例如:外包施工内合同,合同中仅约定2年内完成工期,无具体约定到某个时间段需要完成的工作量,也没有违约需要承担的责任,导致公司在处理纠纷时陷入麻烦,非常被动。(2)合同管理效率低、无人执行和跟进,合同变成格式性的东西,无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同,签完便完,执行到哪一步也无人追责,执行、追踪无统一管理,经常出现合同履行阶段执行无序,没人监督、办事效率低的情况。(3)无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长,不是三五天就可以解决的,但因为管理的随意性和办公地点的移动性,没有系统的档案管理规定,有时候甚至导致一两年后发生纠纷,需要参照合同,却发现合同找不到的情况。(4)合同经办人及履约人员意识薄弱,总觉得就口头约定便好,在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事,无任何书面公函交流和约定,无从保护公司的利益,从而造成了一些不必要的纠纷和损失。
2加强合同标准化管理的办法
合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的,从洽谈、草拟、签订、生效、执行,直到该合同失效为止,所以要求企业不仅要重视签订前的管理,更加要重视签订后的管理,如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发,从四个阶段(合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段)建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程,管理制度明确各部门职责和权限,并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。(1)专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的,企业律师和专业管理部门都有其专长,所谓专业的人做专业的事情,让他们起草合同,才能充分发挥其作用,才能从源头开始保证合同质量。(2)建立合同评审流程及审核制度,在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容,给予不同人员的评审权限,例如:在请购合同中,多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批,采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程,依据法律风险管理体系和合同审核要点,明确各个环节每个部门(承办部门、财务部、法律部与采购部等)的审核要点。(3)拟定对外的合同统一规范合同范本,对于固定的部门所签订的常态合同(如采购、人事、外包等)多用框架合同,减少出错率,拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求,制作不同版本的框架合同,以供使用,并定期更新、修改、完善现有版本,以使合同条款达到最优。(4)制定严格的合同档案管理制度,专人专岗进行合同档案管理,所有合同须进行归档,电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理,根据不同合同的情况,保证合同一式三份,对方一份,公司两份以上,一份给予档案管理部门存档使用,一份给予合同承办部门,所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程,合同的失效销毁也应进行统一申请,在监督部门监督下执行。(5)改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员,让他们明白,在对外交流中(如施工过程中、人事纠纷中)出现的所有问题都必须索要正规的书面手续(沟通函、确认函、说明书等),而且凡是对企业有利的,都需要按照规定的方式进行记录、签字证明,以便企业在维权工作中占据有利地位。
3企业合同标准化管理的重要性
企业合同管理标准化是企业发展的保障,不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益,是公司经营管理成败的重要因素,还可以提高企业工作效率,提升企业形象,提升员工的素质和积极性,为企业带来经济价值。(1)进行合同标准化管理,可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失,并且可以有效地防范和化解经营风险,使企业经济发展过程更加顺利,从而达到规避企业经济风险的目的。(2)通过建立完善的合同管理体制和制度,可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体,涉及的合同不只是企业外部合同,还有企业内部合同。合同管理标准化,可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定,不仅可以加强管理的有效性,还可使企业内外相互协调和约束,为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。(3)通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理,一方面可以提供固定的程序让员工遵循,避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况;另一方面,给予员工一定的自由,在遵循工作规范的基础上,进行创新创意,鼓励员工去发现问题,改善现有的标准合同,吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感,使其工作态度变得积极,愿意与企业共同成长。(4)通过标准化管理,提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序,以及企业员工在工作中严谨的工作态度,有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。
4结语
现在社会是法律社会,不论企业性质、行业如何,企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益,企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前,企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约,而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中,企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测,然后再协商沟通、签订,最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化,企业才能全面地履行合同条约,才能合理地规避和防范企业经营中的风险,维护良好的企业信誉,保证按部就班地实现预定的施工计划,不断地提高企业经营管理水平,避免经济纠纷,进而使企业不断发展壮大。
作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司
参考文献:
[1]张继昆,孙林.企业合同管理标准化探讨[J].石油工业技术监督,2001(1).
[2]闵小军.浅谈合同文本标准化[J].中国管理信息化,2013(4).
第一,石油合同管理系统存在风险。在石油合同管理中存在着一种其他合同管理中罕见的风险――合同管理系统风险,造成这种现象的主要原因在于市场波动、政治因素和市场价格波动等因素都在合同的签订过程中起到重要的影响,最终给合同管理系统带来一定的风险。企业应当注意的是合同管理系统风险并不受企业自身所控制,属于不可控制风险、不可预测风险范畴,在全面风险管理中也被称为系统风险。合同管理系统本身存在的漏洞使得石油企业合同签订常常处于无序状态,最终导致了企业合同管理和风险规避的难度都大幅度上升。
第二,石油合同监督方面存在风险。在合同的签订之后,一些石油企业不注重合同的跟踪监督,导致合同的执行和实施得不到有效的跟踪处理,给石油企业的发展带来较大的经济风险和管理风险。部分石油企业的履约意识较差,在合同执行过程中往往还面临着违约风险。在某些情况下,石油企业因为对自身管理不到位导致合同履行难以取得预期的经济效益和社会效益,最终影响了自身的可持续发展和稳定发展。
第三,石油合同签订和管理过程中存在法律风险。石油企业在签订合同或者管理合同时,往往因为条款的合法性和恰当性而给合同带来一定的问题和风险。由于法律上的风险带来的经济利益侵害将会将石油企业带入到合同纠纷的旋涡,最终可能因为经验的不足而导致纠纷问题处理的不当,产生经济利益损失或者名誉损失。
二、规避石油企业合同管理风险策略
(一)完善管理机制,建立清晰的权责关系
首先,要建立合同归口管理部门。石油企业应该完善管理体制和制度,企业领导应该承担起建立合同归口管理部门的职责,积极地进行部门建立和资源分配,对合同档案保管和中大?济合同谈判制定规范的管理制度,明确合同签订专用章,将合同的归口管理落在实处。
其次,要建立有效的沟通渠道,明确各部门的沟通职责。企业要清晰地划分财务部门、业务部门和合同归口管理部门的职责,并在各个部门之间建立起良好的沟通渠道,在合同签订的过程中实时沟通、定期了解。
再次,要完善并落实管理制度。在结合现行法律法规的基础上,石油企业可以针对合同管理各个层面进行职责划分,确定各部门签订经济合同的范围和条件,明确合同审批流程和权限,并对经济活动的关键环节设置详尽的流程以供遵循,在明确要求的基础上坚实地落实各项制度。
最后,要注重合同档案管理。档案管理部门应当定期地进行资料整理和更新,根据合同谈判和签订的进程来收集、整理和保存档案资料,各部门还应该在自身职责范围内建立合同台账。
(二)有效地规避合同管理系统风险
石油企业在签订合同之前要做好市场调研工作,进行国际形势变化预测,从市场经济发展的角度去思考将风险管理和企业管理有效融合的方法和对策。在签订合同的过程中,企业应当在考虑市场现实状况和综合分析自身实际情况的基础上考虑签订事宜,分析合同签订过程中每一个环节可能潜在的风险,及时做出风险评估和预警方案,提升企业应对市场风险的能力和合同管理能力。石油企业应当针对合同管理系统风险形成自己的一套科学化和有笑话的管理方案,让合同管理能够有章可循,使得各个合同管理部门能够明确自身的职责,在无形中加强各部门之间的联系和合作,合同签订的每一个过程都要有明确的记录和记载。除此之外,石油企业还要加强对合同管理相关人员的培训,使得管理人员的专业知识能够在合同管理过程中得到大幅度的提升,以便胜任将来更多的合同管理工作。
(三)进行事前调研、做好源头管理工作
第一,对采购需求进行审查。在实施采购活动之前,石油企业首先应当对采购需求进行调查,论证采购目标的合理性,如果合同涉及到较高的专业技术和复杂的法律关系,还要组织技术专家、财务人员和法律专家参与到合同的签订过程之中来,力求使得采购需求合理合规,避免资源的浪费和重复的购买。对于不同金额和不同重要程度的采购合同,要采取不同级别的立项审批流程。
第二,加强合同订购的前期审查。石油企业需要在签订合同前对对方当事人的资信状况、履约能力、资质情况、是否具备完全民事行为能力进行详尽的调查,论证其是否能按时履行合同、合同履行质量高低以及产品质量保证程度,将合同风险降到最低。
(四)注重合同审查,强化监督程序
首先,要注重对合同的审查。合同的签订应该严格按照程序进行审批,在签订合同前对合同文本、合同约定事项进行严格地检查,避免出现漏洞,留下风险隐患。
关键词:合同管理 工程项目 应用 问题 措施
1.合同管理在工程项目的管理和控制过程中存在的问题
工程项目的建设是一个十分复杂耗时又比较长的工程,同时它也直接决定了工程项目中合同管理所面临的巨大挑战和困难。总而言之,我国的工程项目建设市场其经济行为还不够规范,使得工程项目的合同在实施和履行的过程中仍然存在有很多问题,具体包括有一下几个方面:
1.1工程项目合同制定的双方法律意识比较淡薄
对于工程项目中部分合同的制定是符合我国的相关法律规定的,但是有小部分的项目合同却缺乏了一定的公平公正性,对合同中某一方的利益造成了一定的损害;还有些不法分子为了从中谋取私利,在项目合同上会做些细微的手脚,对我国建筑市场的合同管理秩序造成了严重的扰乱;还有些承包方为了能够将整个工程都揽下,会与甲方签到什么不平等条约,在项目合同中绝大多数的条款都是针对承包方所制定的,绝大多数都是承包方应该承担的责任,但是对于甲方的要求却比较少,特别是对业主方面出现违约情况的处罚和相关的措施都不具体,一旦在工程建设的过程中出现甲方不履行相应的义务时,承包方若想索赔也将很难进行。部分承包商或是业主甚至会不按照合同的要求来履行相应的责任和义务,反而通过一些不正当的行为对合同上的条款进行随意的更改,使得工程项目合同仅仅停留于形式。
1.2部分企业对工程项目合同管理制度和体系的建设不够重视
比如说部分公司里面哪个人都可以去签订合同、对于公司中哪些部门可以拥有项目工程的合同原件或者是复印件都没做出明确的规定、对于合同的整个管理程序也不是很明确以及造成合同的缺失等现象。
1.3企业缺乏相关的工程项目合同管理的专业型人才
工程项目的合同会涉及到方方面面的内容,因此,专业性也比较强,所以就会需要合同的管理人员要具备有一定的专业和财务方面的基础知识以及合同方面的法律知识等等。但是,现如今我们很多的企业和公司仍然没有设置专门的人员或者是部门来对工程项目的合同进行管理,而仅仅只是将工程项目合同的管理工程视为一种简单的事务性的工作,有的还甚至会将其归到企业的行政管理部门中去。众所周知,通常行政人员均是文科出身,他们对于工程项目方面的专业知识比较匮乏,在对合同进行管理时,通常只能做一些基础性的工作,无非就是将合同进行简单的分类和归档,但是对于合同中的一些基本条款他们却不关心。
2.加强工程项目合同管理的相应措施
伴随着我国与合同相关的法律和制度体系日益健全,企业也应当按照合同管理的相关条例作为准则和依据对双方在合同履行过程中的不同行为进行约束,那么这就要求在工程项目的管理过程当中,对合同的管理要实施较为先进化的管理,我们可以考虑从以下几个方面着手努力:
2.1努力加强项目工程合同管理人员的相关法律意识
工程项目合同制定的双方都应当认真的对我国的合同管理条例和相关的法律知识进行认真的了解和学习,只有这样,双方就都会按照合同上面的约定来行使不同的权利和义务,也只有这样才能够最大程度的减少在合同的管理过程中纠纷的产生,即使在合同的纠纷出现时,也可以对自己的合法权益进行比较好的维护。在工程项目合同签订的时候,要对合同的严密性和合法性进行严格认真的检查,从而避免一些不法分子在合同上做手脚。合同一经签订,双方就必须要按照上面的条款,履行各自的权利和义务。
2.2建立健全工程项目合同管理的体制
各个工程项目企业都应当加强对招标和投标的管理,严格按照相应的法律对招投标工作进行组织,对一切不具备有承包资质的项目企业通过非法的手段所得到的项目工程进行严格的杜绝。业主要严格的对承包资质进行核查,建立并健全同项目工程清单相配套的合同和工程管理制度,从而从根本上杜绝压价压级等行为的产生。对于一个项目工程企业而言要想建立和完善工程项目合同管理的体制,包括有合同的签订、借阅、委托人授权等,这些都要纳入到公司的合同管理细则中。
2.3对于工程项目的合同管理人员来说一定要做到持证上岗
企业要加强对工程项目合同管理的相关工作,就要努力的加强合同管理方面的专业技术性人才的培养,企业应当专门的聘请工程项目的合同管理人员,这些合同的管理人员一定要具备有较强的合同管理专业技术知识,比如说是进行合同中资料的归档和分类、相关的法律知识和造价方面的基础知识等等,这些人员最好要持有建筑的造价远证。除此之外,项目工程公司的内部应当单独的安排出一个或多个人员专门的从事工程项目的合同管理工作,对于合同的分类和存档一定要做到精细化同时还应当对于工程项目合同中的每一个条款都要熟悉。
3.结论
伴随着我国市场经济的不断深入,我国的建筑市场也日益的得到了不同程度的规范,但是工程项目的合同管理作为整个建筑工程的重要依据和内容,它主要是承包方和业主履行建筑工程项目中各自应当承担的责任和义务的最为重要的依据和手段,工程项目的合同为双方都提供了一个公平有效又合理规范化的平台。因此,我国的建筑企业一定要加强对工程项目合同管理工作的重视,从而逐步的构建出科学而又合理化的合同管理体系。
参考文献:
[1]刘寅.合同管理在工程项目中的应用[J].现代商业,2008(29)