时间：2023-07-03 09:40:43
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇电子档案管理的优势，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：企业档案管理工作 技术创新企业文化
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知识经济时代，档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今现代的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高企业整体的工作效率。企业档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。现代化企业档案管理制度的本身，应使企业档案管理工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。
档案管理应用信息化技术的优点：与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。档案电子文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的企业档案记录的更加完整。电子载体，例如VCD、DVD光碟、硬盘等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，具有很强的稳定性。一般在监理单位的工程档案都只停留在一张纸上，如果想看查阅其监理单位或某个工程的单位业绩、工程奖项，只能靠翻阅这些纸质档案或一些实物奖状等资料，可如果我们加入多媒体影像的文件档案后，档案管理人员就可在电脑上检索出想要查阅的资料了。
档案管理应用信息化技术需要注意的问题：要保证档案管理系统的网络安全性。电子化档案信息通过计算机网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，需要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止病毒的入侵。档案信息在传输的过程中，要确保重要信息不漏泄或被篡改。采用严格的身份证和权限管理，信息传输加密，安装防病毒系统、备份与恢复系统等安全措施。
提高档案管理人员的综合素质：档案管理人员要通过不断地培训学习获取知识来提高自身素质，多学习和运用现代化的网络、通讯等高科技技术手段，提高档案管理人员的业务技能。做为新时代的档案管理工作人员要创新思路，与时俱进，开拓电子化、数字化档案管理的各项功能。
随着信息技术的发展，档案信息生产、传播和储存的形式发生极大的改变，以数字形式存储的电子会计档案已成为会计档案工作中越来越重要的档案形式。会计档案是会计流程的一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映企业单位财务方面的历史材料等信息。但在会计档案管理长期保存工作中仍然存在一些问题。因此，需要会计人员去认真学习、积极探索，以促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。
1 电子会计档案信息管理的重要性
经济运作是单位存在的生命之源，而财务会计档案管理的质量直接影响着单位的经济运作情况。对于电子会计档案来说，其是单位在长期运营过程中产生的财务资料，代表了本单位财务情况，对后续经济活动的展开和管理均具有重要指导意义。电子会计档案管理工作的有效实施，可以提高信息处理的速率和质量，为各部门下一阶段的经济活动提供财务数据支持，同时新型技术的应用，还可以有效解决劳动力，控制成本投入，提高会计信息的综合利用效果。但是电子会计档案管理、应用以及保存等工作的实现，均需要将计算机网络作为载体，这样就决定了档案信息的不安全性，在任何阶段均有可能会受到外部因素影响而出现问题，造成档案信息损毁或者失真。基于单位运营需求，必须要加强对电子会计档案长期保存的重视，采取措施来避免保存过程中受到的损伤。
2 电子会计档案信息的特点
2.1 信息保存期延长
新法规中规定会计档案定期保管年限更改为10年和30年两类，并对会计档案移交单位档案管理机构年限进行了适当延长。在此背景下，怎样才能实现电子会计档案信息的长期保存，已经成为行业研究要点。在应用各项技术对档案信息进行保存时，还要注意在后期阶段，是否存在系统以及平台来有效读取原有数据档案信息，保证各类档案信息可以充分发挥其所具有的指导信息。
2.2 信息保存要求高
现在计算机信息技术已经被广泛的应用到各个领域，对档案信息管理工作的实施也具有一定推动作用，已经实现了现代化和数字化发展。在此背景下，不存在纸质档案对应的原生电子会计档案持续出现和增加，在一定程度上加大了档案信息保存管理的难度。新《办法》规定单位生成以及外部接收的电子会计档案信息，可以利用电子形式进行保存，需要计算机系统以及专业软件技术作为支持。但是在此过程中，一旦原生电子会计档案保存存在缺陷，势必也会对电子会计档案信息的长期保存产生不良影响。
2.3 信息内容复杂性
想要实现对电子会计档案信息的长期保存，需要对其具有的特点进行分析，因为其会涉及到多方主体，需要科学性高的组织者对各类档案资料进行统筹管理，同时还要求具有较高专业技能水平的工作人员参与管理。另外，基于电子会计档案保存载体特点，还需要已经相对成熟的系统和软硬件作为基础，单位需要与专业系统、软件开发商保持有效联系。假如在此过程中存在任何问题，均会加大会计档案信息保存风险性，导致其在长期保存过程中受到破坏，造成信息失真。
3 电子会计档案信息管理中存在的问题
3.1 配件支持问题
因为电子会计档案信息的长期保存需要有可靠性高的软硬件作为支持，但是就现状来看，很多单位此方面建设不到位。现用档案信息保存和利用载体的服务器、硬件外围设备以及终端均需要进行更换和升级，以及财务管理系统也需要进行更新。
3.2 管理工作问题
虽然对电子会计档案信息管理的重视不断提高，但是因为技术水平限制，目前管理工作在实际开展中还存在较大缺陷。很多具有会计等财经专业学历的财务人员，并没有档案学专业背景，对档案管理工作内容以及要求了解不全面。同时，管理制度缺失也是限制管理工作有效展开的主要因素，导致电子会计档案长期保存中出现丢失、泄密、无法读取等问题，无法作为指导文件应用。
3.3 专业技术问题
电子会计档案信息的长期保存，关键是要保证其完整性和安全性，即在保存阶段不会被篡改、窃取，保证在后期应用中可以顺利读取。但是现在参与财务管理工作的人员，并不具备专业信息背景，无法高效应用各项信息技术，在对财务管理系统以及保存系统进行操作时，经常会因为人为失误加大保存风险。
3 电子会计档案信息管理优化措施
3.1 提高人员综合素质
所有保存管理工作的实施，均需要由专业人员负责，这样单位就需要安排专业素质和职业精神较高的人员负责，降低人为因素对保存工作的影响。对财务人员进行专业培训，使其在掌握财务相关知识的同时，提高信息安全意识，自主学习并掌握信息技术，提高自身信息处理能力，可以根据实际工作要求熟练操作不同电子会计档案系统。同时，还应提高对电子信息档案长期保存工作的重视，应用措施来提高档案保存安全性，并可以根据实际需要快速检索查找所需档案信息，为单位经济活动的展开提供信息支持。
3.2 完善各项规章制度
要针对电子会计档案长期保存工作要求，制定完善管理制度，对管理工作的张开提供保障。与传统会计工作相比，电子会计工作中电子凭证长期保存难度更大，因此必须要有专门的制度对管理行为进行约束，明确管理人员职责，保证各项管理措施的有效落实。并通过奖惩制度的落实，来提高工作人员主观能动性，互动按照要求开展管理作业。
3.3 优化专业技术系统
要建立功能完善的系统，并保证各项配套软硬件的落实，定期对操作系统进行更新。物理方面要做好计算机系统防火、防水、防盗、防震，安排人员对办公区域进行不定期巡查，避免外力对系统产生影响。提高计算机系统、电子档案管理系统以及会计核算系统运行安全性，可以准确快速的读取全部资料信息，并输出符合国家标准归档格式的会计凭证、财务会计报表、会计财薄等会计资料。另外，还要基于电子档案信息长期管理要求，设置经办、审核、审批等审签程序，保证档案信息应用完整性。
1 明确电子文件的涵义
《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
由此我们可以得知：办公白动化系统中产生、运转的文档，用数码相机、数码摄像机拍摄的照片、视频，录音笔录制的音频，扫描仪扫描后的图像等都是电子文件。电子文件还包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程记录、修改内容及操作者的记录等信息。因为每一份电子文件在生成、运转的过程中都会生成元数据和背景信息。
2 明确电子文件的管理职责
想要切实做好电子文件管理工作，充分保障电子档案的真实性和完整性，相关的档案行政管理部门与档案形成部门、职责部门等有关部门之间要进行良好的协调合作，并将各项指责俄进行明确的划分，具体表现在以下几个方面。
2.1 档案行政管理部门
首先，档案行政管理部门要与信息化主管部门进行沟通交流，共同对本区域内的电子文件归档工作进行管理与监督。并且，由于电子文件的发展时间不长，电子文件管理工作也正处于摸索中的阶段，在实际工作过程中，难免会出现问题。因此，这就需要档案行政管理部门要对电子文件档案管理工作进行正确的指导，通过与信息化主管部门的合作，对电子文件进行有效的管理，并从一定程度上，大大提高了档案归档工作的效率。
2.2 电子文件形成单位
在电子文件的全过程管理中，无论是从系统设计阶段，还是最终电子文件的形成，电子文件的形成单位都要实施全程的管理，积极参与其中。同时，各个相关单位也要将自身的管理职责进行明确，制定出完善的电子文件归档管理制度，共同将电子文件归档文化归档工作做好。
2.2.1 档案部门的职责档案部门
该部门主要是与信息化工作部门、电子文件形成部门一同商议之后，建立出相应的电子文件归档制度，其中，主要内容包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。其次，还要加强与本单位信息化工作部门的协调交流，从而确保办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求。另外，档案部门要结合当前本单位的档案现代化管理情况，充分了解系统的开发程度，积极与信息化部门沟通，同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出具体的功能要求。
2.2.2 信息化工作部门的职责
要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之问的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。
2.3 电子文件形成部门的职责
电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。
实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。
3 明确电子文件的管理原则
档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。
电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。
电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。
电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。
所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0125-02
1 引言
在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。
2 电子档案概述
电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。
2.1 电子档案的优势
电子档案的应用具有以下几点优势：
第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。
第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。
第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。
2.2 ?子档案管理工作的重要性
通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。
3 企业电子档案管理存在的问题
3.1 电子档案管理软件通用性不足
我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。
3.2 档案管理的保密性与安全性不高
当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。
3.3 缺乏专业的技术人才
在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。
4 信息化时代下企业电子档案管理的完善措施
4.1 进行动态管理
企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息?应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。
4.2 划分多级权限
为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4，5]。
4.3 提高管理人员技术水平
在企业电子档案管理过程中，因人才技术水平低，管理意识薄弱，导致企业电子档案管理水平低的现象时有发生。因此，为了保证企业电子档案的管理水平，企业需要加强对电子档案管理人员的培训力度，不断提高其管理技术水平，满足档案信息化发展的需求。此外，企业人资部门还需要不断引进先进的技术人才，给电子档案管理部门注入新鲜血液，提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平。
关键词：医疗 事业单位 电子档案
信息技术的发展，使我国档案管理技术已经进入了信息化的时代。电子档案以其特有的优势逐渐取代了传统纸张档案，成为了各大单位、企业档案管理工作的首选。医疗事业单位服务的主要目标是病人，在工作中涉及到大量病患资料、档案以及相关信息，使用电子档案可以有效防止这些档案信息在储存、使用过程中发生遗失或损坏，是医疗事业单位档案管理未来发展的主要趋势。
一、医疗事业单位电子档案发展现状
（一）缺乏对医疗事业单位电子档案管理工作的认识
事业单位的首要任务是为人民服务，而医疗事业单位工作中的重点就是为病人服务。医生的天职在于治病救人，而电子档案工作则是一项后续性的完善工作，与治病救人几乎没有任何关系。因此，许多医疗单位管理者、工作者以及病人患者、家属等，对于医疗事业单位的电子档案工作并不重视。由于对于医疗事业单位电子档案管理工作的认知程度不足，使从事该项工作的工作人员，在一定程度上并不受单位领导部门的重视，导致工作热情与积极性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于电子档案的管理制度不完善，许多医疗事业单位在管理病人档案时，都是根据自身的实践经验以及自身对档案管理工作的理解来进行管理的，不仅缺少科学、系统的管理方法；其次，由于单位高层领导对档案部门不够重视，在制定档案管理制度时并没有考虑事业单位自身情况，而是直接将其他现成的制度条例搬过来，导致部门无法完全按照制度条例来工作。
（三）对电子档案管理工作的重视程度不足
在我国医疗事业单位中，由于电子档案管理工作的性质与其他部门存在一定不同。因此，单位的管理者对于电子档案管理工作的工作人员的要求并没有其他部门单位那么严格，尤其是在工作人员的选拔方面，不仅缺乏有效的选拔机制，也缺乏对在岗人员的考核机制，致使从事电子档案管理的工作人员的专业素质水平较低。
对电子档按管理工作重视程度的不足，还表现在设备的更新方面。许多医疗事业单位的电子档案管理设备，已经使用多年，技术功能方面远远落后于高科技设备，在一定程度上影响了电子档案管理工作效率与质量。
（四）其他不利于医疗事业单位电子档案发展的因素
电子档案管理是通过使用计算机技术、信息化技术等高科技手段，代替传统手工档案管理的一种科技手段，能够提高档案管理工作的质量和效率，确保档案信息资料的安全。除了上述介绍的几点问题以外，在医疗事业单位电子档案管理的发展过程中，还存在一些明显的误区：有些人认为，电子档案管理就是使用一台电脑设备对电子档案信息进行全方位的管理；也有的单位为了节省档案管理工作消耗的资金，减少成本投入，使用拼凑的形式，将许多不同型号的设备进行组合，形成所谓的电子档案管理系统，不同规格、型号的设备在使用的过程中难免会相互影响，发生故障，使档案信息的安全难以得到保障，制约了医疗事业单位档案管理工作的发展。
二、改变医疗事业单位电子档案管理工作的策略及建议
（一）明确电子档案管理工作的重要性
在医疗事业单位传统的理念中，电子档案管理工作并不是一项重要性的工作。因此，要使用科学合理的方法，对医疗事业单位传统的管理观念进行适当的更新，明确电子档案管理在医疗事业单位工作中的重要地位，树立现代化、电子化的档案管理意识，对医疗事业单位实施科学化的管理方式。
（二）完善电子档案管理制度与选拔制度
医疗事业单位的电子档案管理工作与其他档案管理类的工作职责一样，在一定的意义上来讲，医疗事业单位的电子档案管理工作需要对病人从入院到出院全过程中所有资料进行存储，为有可能产生的医疗纠纷案件提供依据。因此，加强电子档案管理工作十分重要。在建立电子档案管理制度时，其内容应该包括电子档案的收集与归档以及电子档案的利用与保管，并规定相应档案的保管期限以及归档范围等。对于从事电子档案管理工作的工作人员选拔时，要严格规定录用的标准、条件，对于满足条件的才能给予录用的机会，以免因为专业水平不足导致档案管理工作中出现失误，为单位带来不必要的麻烦。
（三）提高电子档案工作人员的专业素质
首先，不仅要建立严格的员工录用选拔制度，还要加强在岗人员的专业素质培训；其次，从事医疗事业单位档案管理工作的工作人员，不仅要熟练的掌握计算机的相关知识与档案管理方面的相关知识，还要熟悉医院科学研究的相关内容。只有熟练的掌握这些相关知识，才能结合实际情况，充分发挥电子档案管理的优势，促进医疗事业单位的快速发展，使其能够为病人提供更优质的服务。
（四）加大资金投入的力度
技术设备的相对落后，将会导致工作效率不断下降。因此，医疗事业单位应该加大资金投入的力度，强化自身的基础设施建设，使用先进的技术设备，提高医疗事业单位电子档案管理工作的效率及质量。由于技术设备不断更新，对电子档案管理工作从业人员的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技术设备的同时也要对工作人员进行及时的培训，使其可以将新设备的优势最大程度的发挥出来，促进医疗事业单位电子档案工作的不断发展与进步。
三、结语
综上所述，信息技术水平的不断提升，使得电子档案管理工作的作用不断显现且发挥出来，而医疗事业单位开始逐渐意识到了电子档案管理的优势，加大了对电子档案管理的重视程度与资金投入力度，使得电子档案管理工作在技术和设备方面不断得到重视与提高。在未来的发展过程中，电子档案管理工作要本着以自身为本，力求突破创新作为发展方向，以更好的为病人服务为核心，不断促进医疗事业单位向着全面、和谐的方向发展。
参考文献：
[1]⑾丽.加强事业单位档案信息电子化的对策[J].黑龙江科技信息，2014，（27）.
1 电子档案管理的作用
电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。
1.1 管理电子化
在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。
1.2 资源扩展智能化
往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。
2 从操作内容分析电子档案管理的优势
2.1 真实性
相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。
2.2 操作性
传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。
3 从操作环节分析电子档案管理的优势
3.1 鉴别整理
传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。
3.2 存贮
传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。
4 信息技术在电子档案管理中的改进
4.1 提高电子档案信息的安全性
将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。
4.2 提高档案信息电子化的覆盖率
目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。
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