时间：2023-07-03 09:40:37
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇人事档案一般管理方法，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
人事档案排架，是指人事档案入库保存，在档案架或档案柜中组合排列的方式。档案排架科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。档案的排架方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件有密切的关系。
高校人事档案的排架，笔者认为可以分为三个档案库，在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库。在职人员档案可以先根据部门（学院）进行分类，每个部门固定一个的架位。每个部门内的档案又可以根据姓名首字母进行排序。离退休人员、死亡人员档案可以直接根据姓名首字母进行排列。在职人员库按照部门（学院）进行排架，主要考虑以下几方面原因：首先，高校在管理过程中，一般以部门（学院）为单位，部门（学院）内的人员工作上关系更密切。在进行档案利用过程中，一般也是以单位为主体进行。其次，在人事档案利用过程中，利用者一般会提供所查人员姓名、所属单位、在职与否等信息，上述排架方式可以快速的根据所提供信息查找到人事档案。
在实际应用过程中，这样的排架方式有一定的优势。第一，能够快速定位档案。档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。这样的排架方式也有一定的缺点，即对于退离休档案库及死亡人员档案库来说，可能需要预留出一定的空间，否则可能由于档案的增加，需要及时调整架位。
二、人事档案的编码方法――姓名首字母和职工号混合编号法
人事档案编号也简称为人事档案号或档号。它一般以字母或者阿拉伯数字为基础，根据人事档案的姓名和一定的规律，编排出一定的程序之后，而形成的人事档案的代号。 编制人事档案号的目的是有利于人事档案的保管，有利于管理人员迅速、准确、及时地取、放档案。
人事档案编号在人事档案管理整个过程中都非常重要。编号的唯一性为档案检索提供极大便利，能够提高档案利用效率，提高服务水平。编号对档案的排架管理也有一定的影响。目前人事档案的常用编号方法有：笔形编号法、姓氏笔画编号法、汉语拼音编号法、综合编号法、大流水编号法等。
根据实际工作经验，笔者提出一种高校人事档案的编号方法，即采用姓名首字母和职工号混合编号法。首先，给字母A-Z赋予相应的数字代码，见表1。根据姓名首字母给予编号。例如，李晓洁，拼音为Li Xiao Jie，其姓名首字母为LXJ，根据下表可将其编码为：122410。姓名为两个字的，中间两位数字用00代替，例如，张宁，首字母为ZN，编码为260014。姓名为四个字的以此类推。这样的编码可能会出现重复，例如，林新继的首字母同为LXJ，其编码与李晓洁相同。但职工号在高校管理中一般是唯一的，不论是新增人员，还是调出、退休、死亡等，号码不重复利用。为避免重复，在首字母编码的后面加上职工号，这样就避免了人事档案档号的重复。同时，职工号对于教职工来说，就像高校里的身份证一样，它还在财务部门、餐厅、图书馆、网络应用等各方面利用，采用这种编码方式，也利于使档案管理与学校的信息化进程相契合（见表1）。
首字母和职工号混合编号法，笔者在表2中进行详细的举例说明（见表2）。
在同一部门中，人事档案可以直接根据编码进行排序。首先，根据前两位的数字（姓名第一个字母代号）从小到大进行排序，前晌皇字相同的根据第三位和第四位数字（姓名第二个字母代号）进行排序，第三、四位相同的根据第五、六位（姓名第三个字母代号）进行排序，若首字母六位数字都相同，按照员工编号从小到大进行排序。根据上述方法，表2中的干部档案的排序可以如下排序（见表3）。
在人事管理系统中，通过一定的设置，可以轻松实现对人事档案的编码。从系统中直接导出干部人事档案编码并打印，节省人力。根据档案编码，在上架过程中，直接根据编码数字进行排列，相比直接的音序排列法，能够将每份档案的位置进行更加精准的定位，提高了管理档案的效率。
此种编码方法具有一定的优点。第一，采用此种编码方式，在人员调动后，不用对编号进行调整，直接将干部档案放入调入部门的相应架位即可。人员退休后，也可直接将档案拿出，放入退休干部档案架位的相应位置即可。第二，在人们意识中，数字的排序比字母的排序更简单，人们更熟悉从1-26的前后顺序，而对于从A-Z的顺序相对有难度，特别是对26个英文字母不熟悉的人来说，这种编码方式排架时效率更高。用这种混合编码方式，可以更迅速地进行档案排序与上架管理。第三，利用此种方式对档案进行编码、排列，当有档案材料需要入档时，可以快速确定档案位置，节省人力、物力。人事档案具有动态性的特点，档案材料每年都会增加，最常见的材料为年度考核表等。这需要档案管理人员将移交的档案材料及时入档。采用此种档案编号方法，将会使档案材料的入档工作效率提高。
此种编码方法在利用相应的计算机系统进行档案编号的过程会非常迅速，而人工进行档案编码会相对费时，这是此种方法的一个弊端。
三、总结
【关键词】人事档案；归档管理；工作
为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。
一、加强人事档案归档管理工作的重要作用
医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。
二、医院人事档案归档管理的现状
现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。
三、加强人事档案归档管理工作的具体方法
人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。
（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。
（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。
（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。
四、结语
综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。
【参考文献】
[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.
一、知情权的含义
（一）加强人事档案利用率
市场经济不断成熟，人员流动更加频繁。目前，大多数人都没有意识到档案的作用，死档、弃档现象十分常见。在传统的管理模式中，人事档案十分神秘，大众并没有对人事档案进行全方位的了解。为了确保人事档案准确、真实，常规的人事档案管理方法十分严格，当事人即使想查阅自己的档案，都需要经过重重审批，因为繁琐的程序、地理限制等问题，一般都不会刻意查询档案，这种情况导致人们对档案的了解逐渐淡化，档案利用率不断下降。加强人事档案透明度，使大众享有知情权，可以在程序范围内查询人事档案，了解自身的优点与不足，减少死档、弃档现象，使人事档案利用率得到有效提高。
（二）提高人事档案真实性
在人事档案中收集的记录，当事人并不了解，这种情况导致人们习以为常，认为档案并不需要自己了解。而人事档案直接影响当事人利益，一些人通过不法手段销毁个人信息，甚至肆意修改他人记录。保密性极高的人事档案使管理部门无法控制信息，组织主观性占主导地位，而当事人根本无法争辩。加强人事档案知情权，当事人就可以了解到档案中不正确的材料，并且可以要求档案管理部门修改，使公民权益不会受到损害。
二、加强知情权的措施
（一）完善管理制度
建立开放型社会认识档案管理模式，由专业的管理机构进行统一管理，为人事档案查阅创造出更加快捷的查阅程序。严格追究违法行为，明确档案管理人员需要肩负的义务与责任，对无需公开却随意公开他人档案的行为，必须予以严厉处罚，追究其法律责任。完善人事档案监督管理工作，向社会大众公布档案管理的监督电话，方便公民了解档案监督管理工作，并且安排专业监督检查组开展行政执法，保护公民隐私权。
（二）建立信息数据库
充分发挥现代网络技术的优点，将人事档案与互联网结合，建立完全公开的信息化系统。现代化计算机技术已经成为管理工作的主要辅助工具，管理人员扫描档案原件并将数据上传网络，建立网络人事档案数据库。这种方法不仅可以有效提高人事档案管理工作效率，也可以实现高度共享的人事档案查询功能，使当事人可以直接进行个人档案查询与管理。
三、人事档案信息开放注意事项
开放人事档案必须注意档案的安全性，千万不可忽视档案保护工作。人事档案十分特殊，原始的内容包括当事人手稿、审核人签名等记录，一旦破损将无法修补。在进行数字化人事档案信息转换时，必须加强原始档案的保护工作，在利用网络技术时，必须注意电脑病毒或硬件损坏带来的危险，所以在公开人事档案的过程中，必须确保档案安全。
1. 强化人事档案管理，是坚持以人为本的基础工作
人事档案是人事管理机构依据党的政策，在工作中构成的记录个人经历的材料，是围绕个人为单位集中留存同时依据相关规定实施整理后构成的一类特殊的专门档案，其有助于各级组织系统全面地考察掌握和正确提拔使用干部，属于我党选择人才、使用人才及正确利用干部的关键依据。人事档案管理工作属于组织人事机构的一种具有基础、服务性质的工作，其工作质量直接关系到党监督干部原则的具体落实，关系到干部的正确利用与成长，关系到干部工作的质量与效率。
科学发展观核心即以人为本，反映了历史唯物论之基本理论，反映了我党全心全意为人民服务之根本思想与促进经济社会发展之根本目的。只有深入理解以人为本，方能深入理解与全面掌握科学发展观，切实将科学发展观履行到经济社会发展所有方面。[1]
2. 当前医院人事档案管理存在的问题
第一，医院人事档案管理意识相对薄弱。因为医院的中心任务即医疗，给公众创造高品质、安全之医疗服务，管理者普遍存有注重医疗质量提升与医院业务发展，主张行政后勤给临床一线服务而轻视其他方面的需求，制约人事档案业务的构建与充分利用，归档及使用意识均十分薄弱，为医院的档案管理工作带来制约。[2]
第二，医院人事档案管理模式与手段相对滞后。人事档案管理属于一项专业、政治、机密等性质均较强的工作。人事档案材料要求专人管理，因为医院任务繁杂，一般人事档案管理由别的人事管理者兼管。在档案管理方法措施上，由于没有独立的计算机与档案管理软件，管理工作者目前尚为实施手工操作，包括编汇、检索等，导致人事档案材料未及时归档整理，存有档案材料欠缺的状况。
3. 改善医院人事档案管理存在问题的有效对策和建议
3.1 健全完善医院人事档案管理制度
根据医院档案工作实际，应当建构一系列科学、全面、系统与可行的人事档案管理制度，譬如医院人事档案收集制度、人事档案查（借）阅制度、人事档案鉴别归档制度、人事档案转递制度、人事档案保管保密制度等，完善档案管理规章制度，确立职能，提升医院人事档案的归档率。档案管理工作者应当主动整理各科室人事有关材料，及时处理归档过程中产生的问题，坚决把好质量关，务必将真实可靠的材料汇集到档案中，提升工作效率。
3.2 运用信息技术手段，强化对医院人事档案管理
医疗卫生体制改革给医院的发展增添了新的活力，也让医院之间人才的流动愈来愈频繁，而以往的人事档案管理制度通常导致档案传送不及时现象，制约了人才的流动，所以，强化人事档案管理工作，引入领先的技术管理方法非常关键。主要应注重如下两个方面的工作：第一，更新硬件，提升医院人事档案管理的信息化水平。第二，增大医院人事档案管理的投入资金，促进人事档案的进一步开发，构建完善的医疗技术人员信息共享平台，对于推动医疗事业发展非常关键，此外能为医疗科研、统计工作创造愈来愈多的方便，给创新医院人事档案管理工作创立愈来愈多的新思路。
3.3 树立档案意识，实现信息与档案一体化管理
医院全体工作者要牢牢确立档案意识，让其全面透彻地了解到医院人事档案管理的重要，了解到档案同自身平时工作与生活的紧密相关，进而越来越好地支持医院人事档案管理工作。为了提升档案管理效率，医院领导要将档案管理列为重点工作，纳入议事日程，同时当作医院发展的关键点来抓，促使其与医院壮大同步发展，组建医院档案管理委员会，从而实现信息与档案一体化管理，真正达到信息资源的共享。
3.4 提升医院人事档案信息资源利用率
对于给医院所有工作提供服务的档案资源来讲，开发与利用可谓档案管理的主要宗旨，提升服务意识，延伸服务范围确立档案工作追求效益的理念，也就是确立档案工作的服务理念、时效理念、价值理念，应明确围绕利用为中心之业务主导思想，探讨如何提升档案给医院发展壮大服务的效益，由被动等待模式，逐渐迈入主动发掘档案信息资源，积极拓宽档案使用之新渠道，根据医院人事工作的要求，积极主动服务利用人事档案。[3]此外，医院进入医疗卫生市场竞争，最终即人才的竞争，档案管理者应当确立效率观念，在档案服务利用工作中，及时、准确地给利用人员提供档案，人才即潜在的生产力，若发挥功能，则可为医院乃至社会创收效益，给医院竞争提供服务。
3.5 提高医院人事档案管理意识，强化管理队伍建设
由于医院注重医疗、忽略档案管理的现象仍然存在，所以，转变群众对医院档案管理的认识，强化医院对档案管理的关注可谓当务之急。主要应注重如下几个方面的工作：
第一，强化档案管理工作者的思想教育，让其意识到档案管理工作的关键性，端正工作姿态，不断提升自身业务水平，以旺盛的工作热情创新档案管理工作，同时督促医院相关人员协调配合，搞好档案管理工作。
第二，给予资金支持应用在档案管理硬件更换、软件配置以及相关管理者技能培训费用等方面，让档案管理工作者不断吸收新的专业知识，提升专业技能。
第三，组织交流、互访等模式开拓档案管理工作者的视野，提高其创新能力，给医院档案管理添加新活力，同时相应提升档案管理工作者的福利待遇，以进一步创优医院人事档案管理队伍建设，给其他工作的实施奠定坚实的基础。
一、人事档案在不同单位中的常见问题
（一）政府机关及事业单位。在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。人事?n案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在单位集中保存以备后期查阅。人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及自然情况。很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选拔人才的依据。其次，人事档案的管理手段相对落后。在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源管理发展现状。
（二）中小企业。一是人事档案真实性差。与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的人事档案存在严重的失真性。尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息内容伪造等问题更为严重。假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档案中频频出现。造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。其二是人事档案管理人员普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。这类虚假信息的存在严重影响了中小企业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。二是人事档案缺失。中小企业的人事档案缺失问题比较严重。受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人事档案。这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。
（三）大型国有企业。一是人事档案时效性较差。受到我国国情的影响，我国的大型国有企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，难以为企业管理者提供足够有价值的信息。二是人事档案管理技术水平相对落后。我国的大多数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数字化的管理模式。这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。
（四）外资企业。一是忽视人事档案管理。外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视人事档案管理工作的问题。二是轻视人事档案管理人员。外资企业当前还普遍存在的问题是，尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发生重组或重大变动时，会被最先裁减。因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。
二、解决人事档案管理问题的策略
（一）改变观念，提高重视。从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主要原因。如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，（下转第188页）（上接第180页）便可以通过人事档案为企业决策者提供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。
（二）加强时效性和真实性。传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。同时，还应当尽可能保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。
（三）采取先进手段进行现代化管理。在信息技术高速发展的今天，陈旧的管理模式对人事档案管理工作产生着严重的影响，因此应当尽可能的采用最先进的科技手段，实现网络化、自动化和一体化，改变传统的纸质媒介人事档案，形成数据化的档案资料，在企业内部开发数据平台，形成资源共享。
一、我国企业人事档案管理存在的问题
人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。计划体制下，一个职工从参加工作直至死亡，其个人历史记录全部在档案中保存，无论对企业还是个人而言，人事档案工作都是极为重要的。因此，人事档案随着时间的推移和个人社会实践活动的增加而不断丰富。通过一份人事档案，可以完整地了解、认识一个人，这对企业任用干部、管理职工有不可替代的作用。社会经济体制转轨后，人员流动问题首先走上历史舞台，企业的人员流动状况是以往计划体制下从未发生过的，旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。
1.企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
2.人事档案管理封闭性运作。档案的当事人除知晓自己填写的自身基本情况外，至于其他评价性的文字，如个人政治态度、学习档案转递表现、工作业绩等的“鉴定”，通常是由本人所在学校、单位等组织作出的，鉴定内容基本不与被鉴管者见面。
3.僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
4.人事档案管理方法落后。一方面，档案收集工作缺乏力度。收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员单位中比较突出。此外，收集归档的材料不全面、不够真实和准确。严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。另一方面，人事档案利用工作水平较低。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
5.企业人事档案的内容不够完备。现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
二、企业人事档案管理工作发展的对策建议
在经济飞速发展，高度要求人才良好流动和优质利用率的今天，我国企业档案制度的建立的根本目的应该从原本的对人的了解监督为中心向适应现代化市场经济的促进推动人才的更好利用为重心。从这点出发，针对以上对我国企业档案管理存在的问题的分析，可以考虑从以下几个方面来进行我国档案管理制度的改革。
1.企业的发展对人才的需求日益迫切，人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假、对企业无利用价值的“垃圾档案”，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息，数据库的人员档案应分门别类，对于企业较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。人事档案管理要“以人为本”，既真实地反映个人情况，又能从个人需要出发，为个人提供全面优质的服务。人事档案管理是个复杂的系统工程，要在整个管理过程中充分体现个人的人格化特征，在收集内容方面尽可能全面和完整，除了基本的十类材料外，重点收集个人学识、技能、专长、德才、参与社会各项活动的水平和影响等，全方位反映一个人的历史与现实的全貌，突出个性特征。
2.改革人事档案管理方法。首先，调整档案收集方法。在人事档案社会化管理的收集环节中，以往收集范围、收集渠道、收集要求与收集补充制度的规定都适用于现在的社会化管理模式，但在收集方式和收集重点上可以适当加以调整。将业务考绩档案归入人事档案体系，作为人事档案的重要组成部分，弥补传统人事档案收集的不足。此外，人事档案社会化管理应注重对个人身体状况材料的收集。其次，改善档案利用方法。人事档案社会化管理中由于计算机、网络等相关技术的运用，辅之以相应的输入输出设备，可以实现档案由实态到虚拟的转变，使逻辑收集即信息收集成为可能。如本单位需要查阅利用，可通过网络进行链接、下载、查看。在人员发生单位间流动后原单位不再拥有查阅该人全部人事档案的权力，但对由本单位形成的该人人事档案材料享有永久查阅的权力，为本单位其他工作提供必要的利用服务。
3.维护个人档案信息的知情权与相对的保密性相结合，适当提高档案的开放程度。我国的人事档案在对公民知情权保护问题上，一直存在着明显的不足。无法应对公民本人需要通过其人事档案了解自身情况而不断增加潜在需求。在美国，联邦政府各个部门都统一设置人事机构，负责该部门的人事档案管理。人事档案内容部分地向个人开放，但不向公众提供利用。并且，他们对公民对自身档案的知情权与对其的隐私的保护是两相结合的。在美国的某些州，让未经人事档案主体授权的人查档看人事档案是违法的，对执法部门也不例外。美国档案内容向当事人部分开放的做法启示我们：人事档案管理工作应当以人为本，对于只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权。还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。人事档案信息部门向个人开放，不仅大大方便了公民，而且可增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务。
4.创造条件实现档案信息管理现代化。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
关键词：新时期；医院人事档案；管理
人事档案管理主要是对人事档案的收集、整理、鉴定、统计等活动，关系着医院人力资源工作是否顺利进行，医院在引进人才的过程中，也要通过人事档案管理数据库来操作。“以人为本”是人事档案管理工作的理念，在人才培养中要先提升档案管理者的能力与素质，然后结合医院日常工作特点、发展目标等引进人才，确保人才资源配置更加合理。但是当前我国医院人事档案管理工作整体上比较落后，未能跟上社会经济发展步伐，管理方式效率不高，无法满足新时期医院发展的要求。对此，要主动创新医院人事档案管理工作的方法，提升人事档案管理工作现代化程度，实现医院的稳定长远发展。
1 新时期医院人事档案管理中的问题
（一）档案管理意识不强
医院工作重心是提升医疗、防疫和保健等技术水平，改善医疗设备与诊疗环境，将优质、安全的医疗服务提供给患者。医院领导一般对医疗业务发展与医疗质量比较重视，将全部目光放在行政后勤服务于临床一线上，从而在很大程度上忽视了档案管理工作。缺乏较强的档案管理意识，档案管理者只满足于完成一般工作任务，认为只需要确保医院人事档案完整、不出现遗漏即可，很少主动参与到人才管理信息库的建设中。医院各科室和医务人员也不重视对各种工作业绩、科研成果、进修培训等档案资料的归档，人事档案里面不能将个人工作表现、业务能力等相关动态信息表现出来，不利于人事档案内容的完整，很难将医院人力资源情况真实、全面反映出来。
（二）档案管理方式落后
人事档案管理工作具备很强的专业性、政治性与机密性，随着科学技术的发展，医院人事档案管理工作必须朝着数字化、电子化等方向发展[1]。然而医院在引进设备的过程中，偏重于医疗设备，只有极少一部分资金投入到档案管理中，人事档案管理工作缺少必要的基础设施，信息化水平不高，档案管理至今还处在整理纸质文件材料上，主要以人工的方式收集、整理和保存档案。加之纸张极易被损坏，安全性不高，对存储空间要求大，没有必要电子网络设备，不利于医院人事档案管理工作的正常开展，人事档案管理工作的标准化、系统化和科学化建设缓慢。
（三）信息技术应用不充分
在科学技术进步与发展过程中，现代信息化技术被逐步应用到医院中，很多医院开始实行电脑计价、电脑收费、电子处方、电子病历、电子检测报告等。但是对于医院人事档案管理工作而言，现代信息化技术应用很少，缺少单独的计算机与档案管理软件，导致计算机网络技术档案管理还处于起步阶段，甚至还停留于人工收集、检索档案的情况。这样一来，医院人事档案信息量不大，在收集、利用、开放档案中存在很多不利因素，造成人事档案材料无法第一时间归档整理，影响了档案资料的完整性与真实性。
（四）档案管理者能力有待提升
档案管理者的素质与能力，对医院人事档案管理工作水平有着直接的影响。但是现阶段很多医院通常只看重医务人员的专业技术与素质，没有在计划中纳入对档案管理者业务的提升，且大部分医院档案管理者为兼职，很少接受正规的档案专业教育，也很少有过档案专业相关的培训经历[2]。档案管理者由于档案专业知识匮乏，档案法律意识不强，只满足于现状，进取心不强，很少主动加强学习。档案管理者知识体系非常陈旧，最终造成医院人事档案管理工作质量无法得到提升。
2 新时期医院人事档案管理的有效策略
（一）增强档案管理意识
只有具备较强的档案管理意识，才能确保医院人事档案管理工作正常进行。为提升医院人事档案管理工作质量，医院领导和档案管理者都应该提起重视，在重要议事日程中纳入档案管理工作，利用院内网、院报、会议等途径，加强对档案相关的法律、法规的宣传，让他们充分认识到人事档案管理工作的重要性。让医院领导、中层干部、医务人员的档案意识得到提升，真正认识到人事档案管理工作关系着自己的利益，可以为自己的职位调动、提拔、晋升、调资等提供重要依据，让他们的归档意识得到增强，从而积极主动投入到医院人事档案管理工作中[3]。档案管理者也要增强主动服务意识，明确自己的工作职责，确保人事档案资料的完整、全面、及时，切实提升工作紧迫感与责任感，将自身主观能动性发挥出来，做好人事档案资料的收集、整理、鉴别、归档等工作，提升人事档案管理工作水平。
（二）改革档案管理模式
一是建立完善的人事档案管理制度，确保人事档案管理更加规范与科学。按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等相关法律、法规，从医院实际情况出发，制定行之有效的人事档案归档、保管、借阅、保密、鉴定、转入转出、销毁制度和岗位责任制，建立晚上的档案库房温湿度登记本、查阅、借阅、转入转出、销毁登记本，让人事档案管理工作得到规范。二是购置先进网络设备，提升信息化管理水平。通过计算机建立人事档案信息管理系统，以此统计、分析、预测各项数据，能够将与要求相符的人员信息提供给医院。在数据库中录入职工信息的时候，建立职工档案信息平台，查询标签是姓名、岗位和工作牌号，提升了档案查询与检索的效率。
（三）建立档案信息系统
建立以档案管理者为主，多科室协作的电子文档归档制度。依靠现有医院中心档案室纸质档案立卷工作骨干，重新建立起人事档案归档工作队伍。要定期组织开展业务学习与专业档案技术培训，让档案管理者掌握一定信息管理自动化知识，确保电子文档归档工作能够有效开展[4]。医院电子文档涉及范围很广，医院档案部门很难独立完成，要通过将电子文档形成室、档案科室、管理科室相结合的方式，共同协作完成人事档案归档工作。各科室要将自身优势发挥出来，在电子文档归档过程中集成一体，提升电子文档的质量。
（四）提升档案管理者的素质与能力
医院人事档案管理工作专业性很强，为实现档案管理工作质量的提升，需要安排专业档案管理者，提升他们的专业技术水平。医院要以学术交流、进修学习、继续教育、专业培训等形式，培养具备丰富档案管理知识、工作技能多元化的复合型人才，确保档案管理者人事政策水平的提升，让他们掌握更多与档案管理工作相关的新技术、新知识。要借助现代化科学技术，不断创新管理方法，让医院人事档案管理工作更加规范、高效、科学。
3 结语
总之，近年来我国医疗卫生事业进步很快，对医院人事档案管理工作提出的要求也越来越高。对于医院人事档案管理工作的现状问题，要及时采取有效措施，如加强教育培训，提升档案管理者的素质与能力；应用现代信息化技术，促进医院人事档案管理信息化建设；不断创新人事档案管理方法，提升档案管理工作质量等。只有这样才能充分发挥出医院人事档案的作用，为医院的可持续发展保驾护航。
参考文献
[1]曾红华.论医院人事档案管理工作的创新提升[J].科技风，2014，（08）：181-183.
[2]刘艳，韩莹，张琦.新时期医院人事档案管理工作重点研究[J].中国药物经济学，2014，（09）：247-248.
关键词：石油企业；人事档案管理；现状；创新思路
随着经济的繁荣昌盛，石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得纷杂庞大，公司人事部门采用的传统的管理模式已经难以满足人事档案管理需求。档案管理作为人事工作的基础，目前还存在着许多问题。人事档案管理工作与企业的发展密切相关，因此做好人事档案管理工作至关重要。提高人事档案管理工作要求贯彻落实科学发展观，通过科学的方法切实提高档案管理工作的效率，为人事工作的开展奠定坚实的基础。
一、石油企业人事档案管理工作现状
1.认识偏差
对人事档案管理的认识偏差造成石油企业档案管理工作停滞不前，无法发挥档案在企业中的巨大作用。一些领导认为档案室就是存放资料的地方，只要分一个房间，一个员工就足以，认为档案管理工作可有可无；还有些领导将人事档案和企业档案混为一谈，完全忽视档案的搜集整理和利用开发。很多档案管理人员没有经过专业的培训，不清楚档案收集整理、归档装订、管理利用的一整套档案管理工作的操作流程，工作时消极怠工，意识薄弱，造成档案混乱、档案流失等现象，严重影响档案管理工作的进展。
2.能力不足
石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得复杂而且比较专业，但是目前石油企业内部档案管理人员一般都是由别的部门的员工兼任，没有专业的档案管理人员，身兼数职造成档案管理人员没有足够的时间和精力精细地完成档案管理工作，就算档案管理员工想要将这份工作完美地做好，奈何缺乏相关的管理知识和技术操作水平，心有余而力不足，这种情况经常会造成档案归档不及时，对于同一个问题的档案信息反馈不连续，档案信息不具备连续性和时效性，也就失去了档案的价值。（1）设备落后石油企业内部设备落伍也会影响档案管理的效率，运用于档案管理的硬件配置低，档案信息化建设缓慢。档案管理信息化势在必行，因为其有助于提高档案管理的效率。但是由于种种因素的制约，石油企业档案管理信息化的建设步伐十分缓慢。探究其中的原因，我们可以归结于资金投入太少，导致档案管理的设备配置低端，硬件软件设备亟待更新的问题。目前石油企业主要以纸质和电子档案并存的形式储存档案。但是石油企业的档案信息庞大而琐碎，只有采取最先进的管理方式，才能管理好档案，发挥出档案的最大效用。（2）理论不足我国的石油企业档案管理理论还处于相对滞后的情况，不能跟上国际水准，这就导致石油企业档案管理人员没有专业的理论指导，造成档案管理工作成了无源之水。目前石油企业档案管理方面由于相关的理论指导和法律约束的缺乏，导致了很多问题，比如在石油企业变更产权之后档案的流向问题以及石油企业档案的法律地位问题等等。
3.石油企业人事档案管理工作的创新思路
（1）重视档案管理工作要想切实提高石油企业人事档案管理工作的效率，首先必须要转变观念，在内心深处认识到档案管理工作的重要性。企业领导要改变对档案管理的陈旧观念，树立档案管理在企业发展中的核心地位，重视档案管理，在企业内部加强档案管理重要性的宣传，领导要起到领头人的作用，带领全体员工提高参与档案管理的积极性。（2）建立良好的管理机制良好的管理机制有利于提高档案管理工作效率，最大限度实现档案的价值。企业可以建立一个高效运行的信息管理系统，方便各个部门能够快速利用档案信息，也便于档案管理人员进行管理，在整个企业内部实现无障碍资源共享。管理机制一旦建立并投入使用，就要求每名员工各司其职，明确责任，各个部门紧密配合，实现档案信息系统的安全高效运行。（3）提高档案管理人员素质石油企业人事档案信息琐碎庞大，这就对档案管理工作者有了较高的要求，能力不足的工作人员恐怕难以胜任如此专业的工作。档案管理人员可以通过学习相关的档案管理专业知识，提高自身的档案管理职业素养，有效提升自己的档案管理工作效率。当然仅仅学习档案管理工作的专业知识是不够的，要成为一个优秀称职的档案管理工作人员，还必须具备熟练操作计算机的技能，这就要求企业定期组织档案管理人员进行计算机培训，强化员工的科学技术教育，使得员工应用信息系统管理人事档案的能力不断提高。（4）档案管理的信息化建设网络信息技术的普及为人类生活带来了极大的便利，石油企业的档案管理信息化势在必行。首先要建立一个信息网络系统便于人事档案的管理，网络信息系统的建立可以使得石油企业各个部门的人事信息通过网络联系起来，更加方便管理和查询。其次，企业要不吝重金，加大档案管理信息化的投入。档案管理的设备设施要健全先进，保证网络信息系统高效有序地运行，真正提高石油企业档案管理的效率。
二、结束语
石油企业中的档案管理工作是整个管理工作中的一个重要环节，是记录石油企业人才资料的凭证，关乎着石油企业的发展和人事流动的方向，影响着石油企业职工的工作定位和工作质量。我们要借鉴历史，展望未来，不断改革创新档案管理工作的方式，发挥档案的作用，使得档案管理工作能够促进石油企业的发展。
参考文献
[1]任建红.中石油内部人事管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.
[2]丁小平.关于人事档案管理工作创新的思考[J].机电兵船档案，2014，3（20）：44-45.
[3]张秀雯.石油企业档案管理中存在的问题[J].陕西档案，2014，4（12）：46.
[4]付刘娜.浅析新形势下石油企业档案管理工作的新思路[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，7（3）：49.
[5]杜娟，成永艳，古丽米热•阿布力孜.档案管理在石油企业中的重要性[J].中国石油和化工标准与质量，2013，10（2）：225.
购物车(0)
