时间：2023-07-02 08:23:55
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇诉讼档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
法院纸质档案是诉讼档案的基础，在保持原有整理办法的基础之上，应更加注重纸质档案和电子卷宗的结合管理。受传统模式的影响，很多兼职档案员都比较注重纸质卷宗的装订保存和更改，会容易疏忽同步更新到电子卷宗。作为档案管理部门，一定要注意提示兼职档案员保证纸质档案和电子档案的完全一致，如有更改，一定要做到双同步，保证100%的一致，也为利用提供方便。虽然纸质档案的利用率大大降低，但是仍然存在上诉、外院借阅的情况。纸质档案的出库现象仍不容忽视。现在很多法院都已经引入二维码打印机，将有案件信息的二维码贴到卷宗封皮上。但据我个人了解，此功能并没有实际利用起来，二维码扫描后只是能显示该卷的基本信息，如原被告、案号、结案方式等，在纸质卷已经找到的情况下，此二维码没有任何意义。笔者个人认为应当将纸质卷宗与电子卷宗相关化管理，生成的二维码或条形码，打印出来加磁贴到卷宗的档号位置，取代原有手写档号，然后进行装盒上架，并且在档案室外安装磁感报警系统。在借阅的时候，进行扫描消磁录入系统，形成电子借卷单，归还时核销记录。未经消磁的档案将报警提示。这样通过二维码管理档案卷宗，可以使库存档案数量一目了然，档案去向一清二楚，把纸质卷宗的利用、安全的问题得到很好的解决。同时，可以与智能密集架集成，通过二维码实现档案“无序存放，有序管理”，只要电脑选中该案卷，智能密集架自动弹出，基本告别人工查找纸质卷宗及按序上架的繁重任务。
二、档案审批管理的新构想
司法改革以来，我院将审管办与办公室合并，统一由办公室主任管理，这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室，审管办负责案件评查工作，这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长，数量巨大，完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统，可以很大程度上提高庭审效率，自动化巡查庭审质量，大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统，对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统，不但可以缓解审批人员的工作压力，相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上，可以让审管办与档案室合并办公，虽各有分工但仍属于同一整体，这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题，使审批工作更有针对性。
三、档案利用的新方式
在大信息时代，档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下，完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者，但是宣传力度较小，并且不能加盖法院公章等，在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下，虽电子卷宗方便档案员查找打印，但受人员、计算机数量限制，仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的可以在网上进行申请，档案管理员在网上操作予以审批，审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下，仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录，并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时，也应记录在案，清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容，还可以根据记录进行大数据统计，把握档案查询的动向，也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。
四、档案保密工作的新要点
在信息时代下法院的各项工作中，保密工作越发凸显其重要性。各基层法院的诉讼档案已不再定密级，但副卷内容仍属于审判秘密。在诉讼档案完全数字化的情况下，保证审判秘密的安全管理也十分重要。应做到“三严禁”：1.严格按照规定，除上级法院调卷及重审再审需要外，诉讼档案副卷严禁对外借阅及复制利用。2.法院专网上副卷的密级要一律选择内部事项或其他，严禁选择“秘密”，否则在非涉密计算机上处理涉密内容严重违反保密相关规定。3.维护系统安全，做好权限管理，严禁内外网混用，严防被网络黑客攻击窃取审判秘密。除此之外，应定期和对新入职的书记员及工作人员进行保密培训，严格保密制度，使每位干警始终保持保密意识。
但不可否认的是，随着人民群众司法需求的增长，法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题，亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准，在库房建设、信息化建设等工作中，各家法院各自为政，导致一方面是重复建设、形成浪费，另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善，各院之间无法兼容，致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此，建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑，有效整合各类资源，在高级法院设立诉讼档案管理中心，建立中心库房，统一保存、管理实体档案，同时，走科技强院之路，充分利用高科技手段，将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存，实现档案管理工作真正意义上的信息化，从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。
一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题
(一)管理体制不健全
1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。
2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。
3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。
4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。
(二)信息化过程中标准不统一
当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。
(三)人、财、物保障不到位
1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。
2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。
3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。
二、完善诉讼档案管理体系的设想
(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制
1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。
建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。
2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。
3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。
4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。
5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。
(二)诉讼档案信息化的解决思路
1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。
2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。
3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。
4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中，同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗，如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理，达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。
人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记录，它是做好审判工作，进行审判家监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作既是法院审判工作的重要组成部分，同时也是我国档案事业的重要组成部分。为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，我国相继出台了《档案法》和《档案法实施办法》，在此基础上，最高法院制定了《人民法院档案管理办法》等八个规范性文件，作为全国法院档案工作共同遵守的规章制度，这为人民法院依法治档提供了法律依据和法律保障，也为法院档案管理规范化奠定了坚实的基础。自1991年10月22日第二次全国法院档案工作会议以来，人民法院的档案工作获得了快速的发展，一大批基层法院的档案管理迈入了省特级的行列，实现了档案的集中统一管理，建立健全了档案工作机构和配备了档案工作人员，初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、具有人民法院特点的档案工作体系，档案的社会和经济价值得到了充分的发挥，一些法院还组织力量积极开发诉讼档案管理软件，实行计算机目录自动检索，光盘存储，为实现全国法院诉讼档案管理电子化进行了有益的探索。但同时也必须看到，随着审判方式的改革和审判流程管理科学化程度的进一步提高，对人民法院的档案管理提出了更高的要求，然而当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分法院仍然存在，重业务轻档案的观念仍然还很严重，档案管理规范化还存在许多亟待解决的问题。本文将主要围绕诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就规范法院诉讼档案管理提出意见和建议。 一、人民法院诉讼档案管理规范化的基本要求 1、管理科学化。管理科学化是实现人民法院诉讼档案管理规范化的前提条件。所谓科学管理就是要结合人民法院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。 2、建设标准化。即对法院档案库房、装备等基础设施应当作出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应作出明确的规定。各级法院应当严格遵守执行最高法院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专职档案管理干部。 3、档案人员现代化。档案管理人员现代化是实现档案规范化管理化的重要保障。人是最积极、最活跃的因素，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人来掌握和运用，档案管理工作的提高始终依赖于档案工作人员素质的提高。因此，要实现档案管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。 二、当前人民法院诉讼档案管理存在的问题及原因 1、档案质量不高，诉讼文书材料混乱。最高人民法院关于《人民法院诉讼文书立卷归档方法》对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。同时在具体工作中案件卷宗一般要经过承办法官、庭长检查，审判监督庭评查，法院档案管理人员最后审查后才可盖章归档。但这些规定往往没有得到很好的落实，卷宗审查也往往流于形式。在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求，裁判文书张冠李戴等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。存在这些问题的原因主要有以下几点：一是缺乏对诉讼档案重要性的认识。人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记载，通过它可以反映审判工作的客观规律，指导审判工作。但一些审判人员认为只要案结了事就可以了，对诉讼材料的制作、整理、装订漫不经心，潦草行事，以致人为地制造错误，降低了诉讼档案的质量。二是责任心不强，缺乏严格要求。卷宗评查是一件相当枯燥、繁琐的工作，它需要耐心细致。严谨认真的工作态度才能做好。但一些负责卷宗评查和审核归档的工作人员工作消极，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，对卷宗中存在问题视而不见，以致卷宗中存在的问题无法得到及时修正，一旦卷宗归档，往往造成永远的缺漏。三是学习积极性差。
2、档案管理期限不合理，卷宗内容繁琐不堪重负。1991年，最高法院颁布了《人民法院诉讼档案保管期限的规定》，该规定将档案管理的期限划分为永久、长期和短期三种，并规定了档案核销制度，这对于规范档案管理，缓解档案库房压力发挥了积极作用。然而随着社会经济的发展，人民法院受理的诉讼案件越来越多，随之诉讼档案逐年递增，相当一部分法院档案库房非常紧张，处于超负荷的运行状态。而《人民法院诉讼档案管理期限表》一些条款不尽科学，对一些案件档案保管期限过长。如随着裁判文书格式的不断改革，裁判文书的内容更加简明，尤其是以调解、撤诉结案的案件，基本上没有什么实质性的内容，保存价值并不大，而依据《规定》，这些案件最低要保存30年，这无形中造成了浪费。同时相当一部分法院并没有依照规定积极开展档案核销工作，致使档案库房中的档案有增无减，这些都加剧了档案库房的压力。
3、档案管理混乱，归档不及时。法院诉讼档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。但在实践中，部分法院并没有配置专门的档案管理人员，而是由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有效监管，极易造成档案管理混乱的现象。一些档案借出后没有按期归档也无人问津，无人担责，有些卷宗材料放了很长时间得不到整理和及时归档，从而造成档案的遗失和残缺。
4、档案工作机构不健全，档案管理人员素质不高。按照最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定，各级法院应当设置与其职能任务相适应的档案工作机构，配置专职档案管理干部。但在实践中部分法院档案机构不健全，物质装备不到位，缺乏必要的保护、维修设施，档案工作还停留在人工方式；档案管理人员素质参差不起，档案管理队伍不稳定，在法院系统中具有档案专业技术职称的更是寥寥无几。最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定将法院系统的档案管理人员定格为高中以上学历，这在当时也许有其合理性，但现在已远远不能适应法院档案管理的需要。法院档案管理的规范化要求档案管理人员既要具有档案专业知识，又要具备一定的法律知识和计算机知识，这就迫切要求对最高法院的上述规定作出修改，加大对法院系统档案管理干部的培训工作。 三、关于规范人民法院诉讼档案规范管理的几点思考 1、在新的形势下进一步明确法院档案工作的重要性。诉讼档案是人民法院审判活动的历史记录，它客观地反映了审判工作的质量和规律，对法院今后的审判工作具有重大的指导作用，同时。诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民法院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。因此，必须把档案工作放在全国法院整体工作的大局中认识，档案工作是整个法院工作不可缺少的一部分，各级法院应增强档案意 识，关心、支持档案工作。
一、基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、存在的问题及原因
1、重诉讼档卷，轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于每年的文书档案归档工作重视不够，除会计档案外，导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动和不便。
2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。
3、缺乏专门档案管理人员，加上变动频繁，造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，有的在单位科室个人手中，有的在各部门，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性，档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求，直接给档案管理工作带来不小的影响。
4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费，加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，直接导致检察案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。
三、解决问题的对策
1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育，结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，对文书档案的重要性进行特别的强调，与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。
2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。
3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。
4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理，二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学的管理好新型档案材料，三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17-20度之间，相对湿度保持在35-40%之间，还要有防磁设施等等。
【关键词】档案；信息化；困境应对
一、法院档案信息化建设现状及梳理
（一）档案存储情况。法院现存档案主要分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，诉讼档案从2012年以来才陆续将案件材料扫描进入系统，信息化比例较低。2012年以前的库存档案基本还处于传统纸质档案保管模式。
（二）档案管理利用现状。从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。
（三）n案信息化建设情况。目前，从事档案管理工作的人员较少，有正式编制的更少，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例低。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。
二、基层法院档案信息化建设困境
（一）档案电子化利用效率不高。当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。
（二）实践中档案归档模式不统一。省高院要求结案后15日内必须归档报结，各市归档模式也不尽统一。没有统一的归档标准也给档案信息化建设带来了困难。
（三）对档案信息化建设认识不足。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。
三、基层法院档案信息化建设对策
（一）加强组织领导，稳步布置信息化建设工作。档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。
（二）加强有序管理，夯实硬件基础设施。我院将以档案数字化工作为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，并加强档案库房硬件建设。
（三）推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询。根据最高院要求，逐步建设档案信息化服务窗口，由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与司法局、律师协会建立沟通协调机制，尝试推广应用律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。
（四）开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼。在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。
关键词 数字化 档案管理 法院审判 信息技术 管理模式
一、引言
人民法院档案是国家档案的重要资源，真实地记录和反映了人民法院的审判工作和其他各项活动，也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作，也是保障工作，是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证。随着经济社会的发展，法院档案拥有量和使用量日益增多，档案管理工作的任务日趋繁重。做好人民法院档案工作，实现规范化、制度化、科学化、便捷化，使其更好地为审判工作服务，具有重要意义。一方面应充分认识档案管理工作的重要意义。人民法院档案包括诉讼档案以及其他各类档案。诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，又是人民法院进行审判活动的重要依据和必要条件。同时，诉讼档案又是审判人员审理案件和执行案件劳动的成果和智慧的结晶。诉讼案件归档是实行案件流程管理中的最后环节，法院档案管理工作是司法政务管理的一个重要方面。另一方面应明确法院档案管理工作指导思想，即坚持以科学发展观统领档案工作，努力建成一个门类齐全、结构合理、管理科学、功能多样，高效服务，具有人民法院特色的档案管理工作体系。全面实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、便捷化，充分开发利用法院档案资源，拓展和延伸服务领域，在保证档案安全，不泄露国家秘密的前提下，充分提供利用，发挥档案的社会效益和经济效益，更好地发挥司法档案在服务大局，服务审判，服务社会，服务人民群众方面的重要作用。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能。西方国家在法院档案管理中已经形成了一套流程清晰、规范明确、使用便利的数字化管理模式，我们在数字化档案管理模式上可以充分的借鉴和参考，取其精华为我们使用。
二、数字化档案管理的意义
法院推行档案管理数字化建设是适应社会数字化潮流、服务审判管理信息化的必然要求，也是人民法院进一步提高法院信息传递速度，节约诉讼资源，方便群众诉讼的重要手段。可以依托档案数字管理系统，建立当事人查询平台。另外，还可以专门设立电子阅卷室，当事人、律师、公安局、检察院等需要查阅卷宗，档案员不需要调出纸质卷宗，只需要阅卷人通过内网提出申请，档案员审批并网上授权后，阅卷人按照指定权限范围调取电子卷宗，需要复制件的，可以打印后加盖档案室的公章。数字化的档案管理，可以有效地提高法院在审判过程中档案管理的检索成效，推动法院工作进一步提高效率。此外法院档案工作实行数字化管理后，必将在服务大局、服务审判、服务社会、服务人民群众等方面发挥更加积极的作用。一是决策层可以通过对汇集的审判业务大数据进行分析，从而全面掌握法院审判运行态势，及时发现审判业务数据异动，有针对性地作出科学决策，确保法院审判执行工作健康有序运行。二是法官可以利用这个平台采集数据、分析案件动态，实现二级业务流转一体化设置；案件上诉后，二审法官能够及时查看一审案件所有信息及电子卷宗；二审结案后，一审法官能够及时查看二审裁判结果。
三、法院档案管理数字化的探索
（一）成立专门的数字化管理队伍
法院在档案管理数字化的过程中，要充分重视对于人才的引入和培养机制。数字化档案管理是一项长期的工作，需要数字化档案管理队伍沉下心来，在繁杂繁琐的档案中，摸索管理机制，优化档案管理的流程，提高数字化档案进程的进一步的推进。数字化的管理队伍关系到法院在审判过程中档案管理的成效，作为法院主管部门，要切实的加强数字化档案管理队伍的业务培训和专业素质的提高，把数字化档案管理成为一项长期的机制落实下来。
（二）采购有力的数字化管理工具
数字化档案管理中，有力的数字化管理工具是必不可少的。法院在档案数字化的进程中，要及时地为管理队伍配好鞍马，让他们能够充分发挥自身的主观能动性，推动数字化档案管理的成效。
（三）档案数字化的过程中，做好监管事务
在数字化的管理中，法院要做好档案管理的监管责任，对于一些、保密级别达不到公开的要求、案件为完成等的档案，要在数字化的过程中做好监督保密义务，防止档案外泄。此外在由于一些档案时间较长、保存不是很完善，在数字化的过程中要尤为注意保护好档案资料。领取和交回都要以保护档案为首要责任的情况下进行，不能因为档案被扫描、拍照了，对于原档案就放松了保护和爱惜的思想认识，法院要全面落实监管义务，促进档案数字化进一步完善。
四、结语
实践证明，在法院档案管理中，充分的引入数字化技术的管理，可以有效地提高法院档案管理成效，方便办案人员查阅档案和卷宗。法院在进行开庭审理和相关业务办理流程中产生的大量纸制文档凭证、图像、音频、视频等证据资料文件，这些卷宗及庭审资料文件对于法院来说都是关键的业务数据，需要对此进行电子化保存留档及备份，以方便日后业务的溯源和查询。随着图像技术与网络技术的发展应用，档案电子影像处理系统已对文件影像化提供了有力的支持。
（作者单位为濮阳中级人民法院）
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关键词：档案管理；发展趋势
1 基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。纸质档案在征集、保存和利用的过程中，由于内因和外因综合作用的影响，都会造成纸质档案不同程度的病害问题。且这些档案材料大多数是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、检察机关保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。检察机关内部为了评查案件和上级抽查等原因需要经常借阅有关诉讼档案，公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，也需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，检察机关档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，逐步形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
2 工作中存在的问题及困境
（一）人员较少、兼职现象严重。办公室担负着多项职能，但人员相对较少，我院办公室现有在编人员5人（其中3人为政法编制，2人为事业编制），除2名机要保密人员外，其他人往往身兼多职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于一些原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响。除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档，且由于专业的局限性，往往出现档案归档整理不够规范，档案管理的保密性和真实性缺失的现象。
（二）变动频繁、档案管理人员业务素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。且在职的兼职档案管理人员大多工作繁忙，无法投入更多精力在档案上，从而造成档案工作效率低下。在信息化迅速发展和加强档案数字化工作的大背景下，缺少专职档案员和档案员流动频繁的现象，往往造成档案员刚刚进入状态又换新人的局面，致使档案员整体素质提升缓慢，阻碍了档案工作的稳步推进和深度应用，大大削弱了档案资源的开发利用，直接给档案管理工作带来不小的影响。
（三）档案收集、归档不及时、材料不全。在检察档案工作中，为了保持文件之间的历史联系，保证文件的完整与安全，案件承办科室应于次年6月份对上年度已办结案件的文件材料及时加以整理并移交档案室。然而在实际工作中，各科室难以按时整理、移交档案，全靠档案员到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的诉讼档案中，不仅会有上一年度的卷宗，有时还会夹杂前两年的卷宗，严重影响了档案工作进度。材料齐全是保证案卷质量和为以后更好利用的关键，但实际中案卷不按要求整理、材料不齐全、档案移交手续不规范的现象普遍存在，甚至有些承办人将不该归档的材料也归入卷宗。这不仅不能提高档案的利用效率，反而会增加库藏负担，严重制约着检察档案发挥实际效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。
（四）档案资源在检察工作中的宣传利用力度有待加强。开发利用档案资源，服务办案、服务领导决策、服务社会，是档案工作的宗旨。基层检察机关每年都有大量的批捕、案件，通过对这些案卷材料进行整体分析研究，可以清晰地发现各种犯罪形成的原因以及犯罪的规律特点，利用检察档案资料来编写案例，可为立法提供实践依据、为普法教育提供素材。但是，一直以来，检察机关档案管理的重点都放在对检察档案的收集和整理上，而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。加之基层检察院由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，数字化和信息化程度不高，造成档案信息不能得到最大化的开发和利用，浪费了很多检察信息资源。因此，如何创新服务方式，丰富服务内容，进一步发挥档案工作的重要指导和参考作用，推进检察工作健康良性发展就成为了一个必须面对和解决的问题。
3 加强和改进的意见建议
随着检察机关统一业务应用系统、信息化建设和改革任务不断深入推进，办公室工作也逐渐从传统单一的模式向多元化、信息化、现代化模式转变，所担负的职责更多、任务更新、要求更高。档案工作作为办公室工作的重要组成部分，具有性、服务性，对办好案件意义重大，是全院检察工作不可或缺的一环。检察机关要根据“统筹规划、循序渐进、确保安全、合理适用、稳步实施”的原则，积极推进档案数字化、信息化工作。
1.要继续加大对档案工作的支持保障力度。检察机关要坚持依法治档，切实加强对档案工作领导，及时解决档案工作实践中的具体困难和问题，为档案工作提供有力的保障。完善档案基础设施，加大硬件建设，按照“四分开”要求，加大档案资金投资力度，合理规划，科学配置，努力创造条件，打造库房面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷的管理环境。
2.要继续加强档案队伍建设的力度。要充分认识新形势下档案工作的重要作用，从政治上、工作上、生活上关心办公室档案人员。要及时配齐配强档案人员，使用在编人员从事档案管理工作，并不断提高专职人员配备率，尽量配备档案专业毕业生。档案员交替要做好交接工作，变动要有一个传、帮、带的过程，不能简单的履行一个交接手续完事。新任档案员必须参加地方档案局的岗前培训，逐步加强档案队伍专业化、职业化管理，努力创造事业留人的良好工作环境。
3.要继续加大档案规范化建设力度。牢固树立档案安全无小事意识，安全管理措施要覆盖档案工作全过程。不断加强室藏档案资源体系建设，认真落实归档制度，确保各类型各种载体档案完整、齐全、及时归档。认真贯彻落实高检院制定的《人民检察院诉讼档案管理办法》及相关文件，进一步完善本单位档案管理制度，利用制度规范管理好档案。加强服务能力建设，把档案潜在价值转变为现实有用的价值，成为领导决策和工作查考的重要手段。要把档案打造成宣传检察工作的窗口，研究检察工作的智库。坚持做好档案编研工作，做好日常借阅利用，充分应用信息化手段，提升档案服务水平，推进利用服务上新台阶。
4.要明确责任，狠抓立卷归档工作，确保立卷归档质量。
从分析基层检察院档案管理信息化建设的意义和存在的问题入手，深入剖析了当前检察档案管理信息化建设存在的主要问题，并从统一规范、建立机构、制定规范和教育培训等方面，提出了加强基层检察院档案管理信息化建设的对策措施。
关键词：检察档案；管理；信息化
一、基层检察院档案管理信息化建设的重要意义
任何档案的收集、整理和存储，都是为了日后的利用和资源共享，同样检察机关的档案建设也是为了日后的查询和利用。而信息化建设就是通过计算机和网络实现信息的存储、传输和共享。通过比较档案建设和信息化建设的作用，我们不难看出两者之间存在的内在联系。检察机关完全可以通过档案管理信息化建设，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的高效共享，从而方便检察干警的档案查询和利用。
检察机关的档案建设贯穿检察院履行法律监督职能的始终，是履行职能的真实记录，具有极其重要的作用。随着我国法治进程的加快，人们的法律意识逐渐增强，诉讼档案的利用率也随之提高，而传统的主要依靠人力条目式查询显然已不能满足利用者的需要。因此，在科技不断进步的今天，加快现代化信息技术在检察机关档案管理中的应用，推进检察院诉讼档案信息化建设已成为目前检察档案工作的重中之重。
二、当前基层检察院档案信息化建设现状
1.档案管理基础工作不牢。一方面，在硬件环境上，缺乏实施信息化管理的工具设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，导致纸质档案的转换、加工处理、整理分析工作受到严重影响，快捷高效的信息化管理也就无从谈起。
2.在检察系统内，普遍存在对档案信息化建设认识不足，存在“重藏轻用”的现象。一方面，档案管理人员认为档案信息化建设可有可无，不注意服务方式的创新和服务质量的提高，这就造成了档案信息化建设的内在动力不足；另一方面，广大的检察干警对档案的信息化需求不高，这就使得档案的信息化建设缺乏外在的推动力。
3. 系统建设不完善，信息化程度不高。当前，检察机关的档案管理信息化建设尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，往往各地区所用的档案管理系统不一样，甚至同一地区的各个检察院档案管理系统也不一样，不能相互兼容，难以互联。并且，已经建成的档案管理系统规模小、功能少、网络化水平低，无法实现跨单位和部门的资源共享，不能满足检察干警的多种需求，大大的抑制了检察干警利用网络和信息化系统查询档案的热情。
三、加强和推进基层检察院档案管理信息化建设的几点想法
1. 构建适合档案信息化要求的档案管理体制。档案信息化工作是基层检察院信息化建设的重要组成部分，因此，首先要加强对档案信息化建设的组织领导，把档案信息化建设纳入基层检察院信息化建设的总体格局中去，进行统筹规划、整体设计；其次，要逐渐建立和完善信息化档案室的各种管理制度。进一步理顺信息化档案管理的流程，把档案信息化管理的各种融入到单位信息化建设中去；
2. 加大投入力度，加强信息化档案室的软硬件平台建设。一是各基层院的实际需要和财力状况，本着经济适用、适当超前的原则配备必要的信息化硬件设施；二是构建统一的软件平台，由于单一的基层院难以承担这一复杂的工作，建议由高检院根据建立统一共享的检察系统档案信息资源库的要求，对全国检察机关档案信息化建设进行统一规划，制定统一的标准，使用统一的档案管理软件，建成一个上通高检院、省院，下通基层检察院的计算机通信网络平台，并能与政府电子政务平台在物理上对接，实现全国、全省检察机关各单位之间在局域网的互联互通，保证上级检察机关对基层院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的多级档案信息管理体系，达到诉讼档案信息资源的有效管理和共享之最大化利用。三是建立面向多用户、界面友好、功能齐全的档案管理系统。针对不同类别的人员设定相应的权限，以满足不同部门的使用需求。同时，档案管理系统具有档案新增、转出、查阅、统计、维护等多种功能，方便档案管理人员灵活操作，这样就能通过良好的应用环境增加用户使用软件平台的兴趣，引导检察干警积极的利用档案信息化系统查询和利用档案。
3.加强对档案管理人员和检察干警的教育和引导。一是针对档案管理人员普遍缺乏信息领域相关知识的现状，检察系统应定期开展业务培训或安排相关人员参加各级档案管理机关的培训，切实提高档案管理人员的专业素质和技术水平。可采用讲座、进修、专题研讨等多种培训形式，以档案信息录入、查询和统计等实际操作技能为培训重点，使广大档案管理人员能适应档案信息化建设的需要；二是加强对检察干警（用户）培训，增强检察干警的信息化应用能力，培养检察干警对信息化的兴趣，增强检察干警对信息化的需求，从而利用广大检察干警的需求反过来推动检察档案信息化建设的进程。
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