时间：2023-06-29 09:31:45
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案分类方式，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。档案价值是客观存在着的，而人们对档案价值的认知却是主观的。档案鉴定由于缺少较为符合当前需要和客观具体的原则、方法和标准，这项工作便存在着许多的主观性和很大程度的S意性。档案鉴定越发加重对经验的依赖。而用一些狭隘的片面的甚至是过时的经验指导广泛的、日渐深人的市场经济条件下的档案鉴定实践，必然产生许多的不适应性，甚至对实践产生误导，引出消极的结果。
一、困惑的提出
（一）档案分类工作以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了档案分类工作的纷乱。
（二）以单份文件为最终归档单位的分类方式是一种积极的、创新意义的改革，但是这种分类方式存在着三个方面的缺陷。一是这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。二是这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的档案板块发生了异步变化，必将引发档案管理基础上的紊乱。三是实行这种文件级分类，对于手工检索存在由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。
（三）档案工作者的经验和分类方法没有得到认真总结和及时推广。档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的档案分类实践为依托，建立在为指导档案分类实践服务的基础之上。
二、走出困惑
首先档案分类是档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。尊重整体性原则有利于维护档案真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将档案面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现档案工作持续稳定发展的必要措施；最后要考虑到这种分类是否便于档案管理利用；尤其是是否便于手工检索。
其次，档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，易引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。
再者要实现档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。在这个基本理论观念指导下，档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署、先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国档案分类需要并适应于计算机档案管理的一个分类规则。
最后，制订出一个档案分类规则，体现出档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。
三、结语
在档案管理工作中，由于不同单位、部门的性质及档案不一样，每个人的工作方法和经验都不一样，在现代技术发展的今天，利用计算机进行档案管理可以大大增加检索的难度，因此手工管理的办法迟早都要朝着信息技术的方向发展。因此本文提出的一些方法仅供借鉴，希望可以给其他档案管理者带来启发和帮助。
【参考文献】
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[3]史瑶. 宏观鉴定法在档案工作中的应用和思考[J]. 档案学研究，2016（02）：52-55.
[4]葛荷英. 关于档案鉴定知识及诸多难题的研究[J]. 档案学研究，2003（05）：12-14.
几十年来，照片档案一直沿用的基本管理方式是根据照片内容分类、装本、上架，根据照片内容查找所需照片。实践证明，在相当长的时间里，尤其是在手工管理照片档案的情况下，这是一个行之有效的被人们接受和认可的管理方式，也是大多数图书馆、档案馆、情报资料和信息部门通常采用的传统管理方式之一。但是，随着时间的推移、照片档案数量的不断积累和日入库量的爆炸式增长，其弊病愈显突出：
1、分类是图书、档案、情报及照片档案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作为唯一的管理方法和唯一的检索途径，势必会造成漏检率高。
原因一，在某些情况下，一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类，但是很多情况下，一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类，随着时代的发展，一张照片涵盖的信息呈多元化，这就为准确分类带来难度。尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多，使得现在的“类”越来越难分。原因二，人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类，这也为查找带来难度。而且，在分类的把握上，人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性，而将这种主观的判断作为唯一的检索路径，就容易出现找不到或找不全档案的情况。
2、装本是分类之后的重要工作，通常的做法是首先审核分类，然后根据类目装本。这种做法存在三个问题：
首先，因为分类和装本不会是一个人，这样就可能出现原分类和后装本的类目不一致，就可能出现分类的人找不到本，或不是自己装的本找不到，或即便自己装的也可能由于记不清装在哪个本等情况。其次，成本后本册脊背上标签的标引必须准确，但是人为的标引必然带有主观随意性，容易误导检索路径。再次，通常情况下，一张照片不是装一次本就可以的，还需要根据照片的增加不断调本、整本。比如，当某位领导同志的照片只有一张时，装在一个本里即可，如果超过五六十张的时候，就需要再装下一个本，同时需要调整本内的照片内容，或再按内容分本，或再按时间分本。又如，当非洲的照片不多时，可能会装一个本，而随着照片的增多，就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等。一张照片需要多项工序，反复作业、手续繁杂。
3、按照照片内容分类、装本后，需要把装好的本根据类目排列上架。这里的问题是，类目之间要留有空位置，如果留得多了，会造成库房空间空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不够，就需要向后倒位。比如：原设置政治类预留出1架，可放200本，第2架201本开始经济类，如果实际装本时政治类超过200本，那就要从201本起后移，并以此后移下去。如果到一定时间需要定本时，政治类只有150本，那么后面经济类的本就要前移，再后面其他类的本依次顺序前移。这种倒架工作费工费时，但是，如果按分类装本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否则，同类照片档案就不能放在一起。
4、及时给档案固定存放位置，是档案管理工作的原则。但是按照目前的管理方式，照片档案多年定不了位。原因是，按照照片内容分类、装本、上架，由于难以预测此类目下还将有多少照片，所以常常是在很长时间后重新整理时(多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的)才能定位。
综上所述，由于传统的照片档案整理工作手续繁杂、工作量大，使得照片档案整理工作压力过大，工作人员的主要精力用于照片档案的加工和整理，专业能力和管理水平难以提高。尤其是目前照片档案利用的多角度和传统管理方法的唯一性之间的矛盾，为全方位、多角度查找照片档案带来一定困难。因此，照片档案工作必须根据实际情况，寻求改革出路。
改革管理方式的条件
2000年12月6日，国家档案局的中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》，对传统的档案工作进行了改革，其宗旨是“简化整理、深化检索”，这个宗旨不仅对全国综合档案馆的整理工作具有指导意义，也为照片档案整理工作指明了方向。
与此同时，2000年中国照片档案馆数据管理系统立项并进行设计，2001年开始正式运行。该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能，全方位、多角度、深层次的检索方式，秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的，为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提。进入新世纪，中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则，依托数据管理系统，对照片档案管理工作实行了彻底的改革。
新型管理方式的具体做法
中国照片档案馆进行新型管理方式改革，是将传统的按照分类装本、上架的管理方式改为按照照片的时间顺序装本、上架的整理方式，简称“类改序”。这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能(检索路径、保存单位等)，变为一张照片只是一个保存实体，即只承担一个功能――保存单位(当然，由于其按照时间顺序排列，也可以按照时间顺序检索)，其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决。
具体做法如下：按照照片时间顺序。每100张(指底片数量)的固定数量装本、上架，每张照片经过数据管理系统一次实现自动定库、定架、定本。从发稿系统直接打印图文并茂的发稿记录作为照片档案实体，并根据发稿目录核对照片档案实体。照片档案实体实现一次性物理归档。该照片的定位数据与该照片的其他数据在数据档案中同时生成保存，物理归档与档案数据逻辑归档一并解决。
围绕“深化检索”，合理安排工作流程、简化工作手续、减少档案套数，努力实现“简化整理”，以提高工作效率。
新型管理方式的特点
1、简单。按照照片时间排列整理，使工作流程简单明确、手续简化、易于操作。
2、高效。从照片系统直接生成照片档案，生成过程为照片发稿之后的秒级时间，较之传统管理方式的生成时间：1月、2月、3月……，极大地提高了效率。
3、完整。由于及时生成照片档案、及时核对发稿目录，减少了多环节流程中档案的流失，维护了档案的完整。
4、准确。由于经发稿系统直接生成照片档案，减少了人工程序因而减少了错误，尤其是不会出现文字说明和照片贴错的情况，维护了照片档案的准确。
5、全面。由于发稿系统直接打印的照片档案除具有原照片档案的全部信息外，还有档案生成的背景材料，如编辑、签稿人、打印人、签稿时间等，使得实体档案涵盖的信息更全面。
1 学生类档案不适合一人一卷
1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。
1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。
1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。
1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。
1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。
2 学生类档案分类组卷需考虑的问题
2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。
2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。
2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，
使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。
3 学生类档案的分类、组卷与管理
3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。
各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。
3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看，高校10大类档案大都采用了问题特征组卷，学生类档案也应该采用问题特征组卷；从问题特征组卷的灵活性来看，问题的概括可大可小，方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷；从学生类档案的特点来看，学生类档案因数量大，组成复杂，来源渠道多，不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量，不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。
关键词：电子档案；传统档案；差异共性
传统档案是记录个人或者组织在社会和国家发展中的各种重要的文字文献，在历史的发展过程中发挥着十分重要的作用，记录着人类和社会发展的重大事件和发展历程，这类档案在以前较多的是以纸质或者实物的方式来进行记录和登载。而电子档案是利用当前最先进的科学计算机技术来进行档案的记录，利用电子的文档和文件进行文字和其他事件的记录，最后将整体的档案进行有归类性地整理和保存，这便是电子档案的管理方式和管理目的。
1电子档案和传统档案在管理上的差异
1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性
纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。
1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异
电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。
1.3档案文件分类和编目方式的不同
电子档案文件在进行分类和编目时主要还是利用了电子计算机的操作，首先在收到需要分类和编目的电子文件时，可以利用数字化程序对档案文件进行唯一文件号的编制，根据文件号的规律进行进一步的分类号和归档号的编制，管理人员可以根据分类号的归档号进行分类管理。而传统的纸质档案的归档和分类一般是按照档案的关键词和主题词进行录入和分类，在管理时需要耗费大量时间进行主题词的分类归纳，分类完在进行归档管理。
1.4电子档案和传统档案保管方式存在差异
电子文件主要利用的是高内存的硬盘等载体进行保存和管理，而这类物理保存方法容易受到老化和变质的影响使其性能大不如前，其可读性也会遭受一定的损害，但是由于科技的发展，文件的新载体和新储存载体的不断发展也促进着电子档案的发展提升，传统的纸质档案在保管方式利用纸质的文件载体，这也给改善电子档案保存环境的提供了一个有效方法，在接受完电子档案后，可以打印出纸质版的档案用来辅助保存，也是保障电子载体档案保管的一个方式。
1.5电子档案和传统档案的查询利用方式存在差异
传统的档案的查询方式主要是利用关键词来进行相关的信息查询，但是每次的查询量可能较大，不一定能够很快地查询到用户想要查询的资料，因此在一定程度上比较浪费人力、物力和精力。而相比传统的纸质档案，电子档案的的查询方式则更为人性化和高效化，利用电子档案的归档关键词进行搜索，电子计算机可以搜索到用户输入的所有的相关的内容，以便读者的选用，同时读者还可以通过成为档案数据库的相关会员进行远程登录操作，在线上线下都可以进行相关的档案文献操作和查询。
1.6不同档案管理方式对档案管理工作人员有不同要求
不同的档案管理方式对于档案管理的工作人员工作能力也有不同的要求，传统档案的管理需要管理人员具有一定的档案管理知识和技能，能够对档案的管理进行基本的整理，但是电子档案的管理则要求工作人员具有一定计算机操作和使用素质，要掌握最基本的计算机数据库管理系统的操作要领和技巧，能够进行电子档案的分类、查询和保存等基本管理手段，同时还要有创新能力，对电子档案的管理方式能够进行高效率的和高水平的提升，利用相关软件，将操作技能大大提升，优化电子档案的管理现状。
2电子档案与传统档案管理的共性方面
2.1传统档案是电子档案的形成基础
电子档案并不是能够凭空进行记录的，其发展的基础仍然是纸质档案，档案资源的电子化是建立在计算机科学技术发展的基础上的，而纸质档案的信息来源都是来自于社会的各项实际活动信息的记录，也是反应社会情况的重要载体，因此这些档案的信息资源是无法自觉地进入电子系统和网络系统的，需要通过电子档案化的手段进行录入和传播，才能形成电子档案来进行更好的记录。
2.2电子档案管理基本原理是传统档案的集成和发展
电子档案的管理并不是完全隔绝了传统档案的管理方法和理论，而是在其基础上进行了极大的创新和提升，具有着传统档案管理方法不具备的多个功能，但是其发展到今天的水平也不是瞬间完成的，而是在发现传统档案管理和电子档案不相适应的缺点和不足，有针对性地从服务和管理方面改善电子档案的信息服务能力和保存能力，因此从服务手段、服务品质、管理能力和管理效果进行对比，电子档案的发展都是对传统档案的集成和发展，而其为社会服务的功能也将会比传统档案更加突出和优秀，进一步增强档案的实际管理功能。
2.3电子档案进一步扩大了传统档案的信息来源
电子档案由于其信息保存手段利用了最先进的电子科技技术和互联网技术，开拓性地将档案信息记录变为了电子记录的方式，使得电子版的档案可以在网络中进行档案信息的传播和使用，这也是传统档案所不具有的一大进步之一，传统档案的使用和传播范围较窄，而电子档案除集成了传统一些较好的优点外，信息来源的丰富更好地完善档案的社会功能和服务功能，更好地为需求者和阅读者提供服务。
3结论
综上所述，随着经济和社会的快速发展，对于档案的要求也越来越高，传统档案的记录和保存方式已经越来越难以适应快节奏发展的社会脚步，因此电子档案顺应时代的需求出现并慢慢取代了传统档案的存在，但是电子档案的发展也不是空穴来风，也是从传统档案这一土壤发展而来的，两者是存在着一定的差异和共性的，在其运行方式、管理方法和传播服务中都具有极大的共性特点，这也是电子档案发展的基础，从这些共性中取得发展的指导，但是电子档案和传统档案也存在着不少差异，也在不断地更新和加强，力求能够更好地为社会服务和大众服务。
参考文献
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[2]孟繁友.组织机构代码电子档案管理及数据采集工作有效性探讨[J].标准科学，2015（12）
一、工程质量监督档案类别及内容
（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。
（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。
二、分类整理方法
（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。
（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质―工程项目分类法”进行分类。
（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。
（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。
三、结合档案实际的特殊处理
（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。
（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实?F一目了然。
（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。
四、相关工作体会
（一）根据档案实际合理分类。各地工程质量监督体制多样，质量监督机构承担的工作职责也不尽相同，有的监督站可能并不承担工程竣工验收备案的工作职责。在工程质量监督档案分类整理过程中，档案人员应从已有的档案资料出发，合理确定分类整理方法，保证档案资料得到妥善保管。
知识管理对于我们而言，是一个比较艰巨的挑战，需要我们具备较为专业的知识背景和知识辨识能力。知识相对于资讯（信息）来讲，其哲学高度和理论深度都有所增加。知识不再是一个一个的个案，而是具有普遍正确性的概念集合，它依赖资讯而产生，它代表每一个具体的资讯个体，同时又不是每个资讯个体的具象。它是一系列同类个体的规律性总结和推断，并经检验为正确的结论。有学者基于企业知识疆域，提出知识辨识的五项原则：系统性原则、协同性原则、核心性原则、有效性原则、可得性原则。这些原则在很大程度上契合后保管时代文件鉴定的基本原理，可以作为我们从档案材料和档案信息中提炼知识原则的参考。但这些原则只适合针对某一机构内部档案材料的知识提取。从档案工作知识管理的视角出发，某一机构知识疆域在某种程度上需要突破，需要横向或纵向的综合视野，提炼更宏观层面的知识理论。档案部门对知识的管理，可以比较明显地表现出显性知识和隐性知识的分类特征。显性知识较为直观，直接存在资料或者资讯中，对此我们所需要进行的工作有两个方面：第一，知识的辨识工作。对于知识和其他资讯共存的情况下，我们应当辨识出哪些属于知识层面，哪些只是资讯；第二，知识的提纯工作。在知识和资讯共生的情况下，我们应当可以将知识较为单纯的提炼出来，尽量减少其他噪音影响。较为复杂的是隐形知识的管理。顾名思义，隐性知识是隐藏于资讯甚至资料背后，位于难以直观感知的深层次位置。对于隐性知识，我们更加需要归纳和推理的能力。隐性知识的复杂性在于，我们所面对的是难以探知其规律性的“现象”个体，有的知识可以从单份文件或者资讯中提取，有的则需要两件甚至更多的系列资料才能总结其中的知识和规律。从这个角度说，档案管理部门不再单纯是信息的集散地，而是知识的加工厂。
二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构
我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。
1.知识库的层级
知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：
（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。
（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。
（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。
（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。
2.知识管理平台的建构
建构知识管理平台应该实现以下管理功能：
（1）知识管理、知识检索与知识服务的兼容。知识管理平台作为知识管理操作的基本工具，它至少必须具有知识的管理、检索和服务等功能。知识管理功能是知识管理平台的基本功能，通常来讲，它应该建立在知识库建构的知识分类体系之上，与知识分类层级相对应，建构知识管理功能程序。同时，对于采取多种分类方式的知识库，应同样具备多种分类管理体系。知识检索功能与信息、档案材料的检索功能有所不同，除了与信息、档案材料相同的标识或者关键词的机械匹配之外，知识检索还要具有语义、内涵、概念等方面的拓展。知识与信息相比，从利用者的角度讲，其差异知识更多的在于理解而非表述，同时，知识群落、知识单元所蕴含的信息量更大、更深层。因此，必须对检索工具的功能进行前述拓展才能提高检索工具的精准度，提高查全率和查准率。知识服务即是在此平台上实现利用者对知识的直接或间接利用和获取。知识服务是此前一系列工作的最终目的，也是前期工作效果的检验。所以，在知识管理的最后环节，我们一方面要注意知识服务的提供质量，另一方面也要注意收集利用者的信息反馈。
1、电子文件的来源和电子档案的发展
在人类进入21世纪后，科学技术的发展速度愈发之快，为人们的生活带来了翻天覆地的变化，同时，高科技也逐渐渗入到了各行各业之中。档案管理这一行业也不例外。在过去，人们主要是依靠文字记载对档案进行记录，这一方式具有诸多不便之处，其一是容易损坏，一旦遇到水火，就会损坏档案，造成无法挽回的后果。如果档案丢失，同样也很难找回，所以，纸质的档案在过去的管理环节是需要耗费大量人力物力的。但是自从有了电子档案这一形式，档案管理人员的工作就清闲的不少，只要将重要的信息输入进计算机中就可以了。人们不必再担心档案的损坏或遗失了。同样，在对档案进行查找时，也变得更加的便捷。只要在互联网中输入关键词，所需要的信息就会出现，大大缩短了查找资料的时间。在电子信息化发展的今天，无论是企业还是各政府部门，都要使用互联网进行办公，如果在过去，人们很难进行相互交流，在信息的传送方面也具有很大的不便之处。但是在现代化的社会中，只要具备了互联网，就能将信息在短时间内传送出去，使各部门之间的信息传送变得更加快捷，这是科学技术为人们带来的便利，这一便利在电子档案管理中得到最大化的发挥。
我们要认识到电子档案的管理与纸质档案的管理各具优势，同时，其优势也是相互之间的劣势所在。例如纸质档案具有稳定性，但是电子档案却受到网络信号等影响，不具有稳定性，如果发生断电的情况，人们就很难通过计算机查阅到所需要的资料。这是其不便之处。但是人们同样发明了光盘等信息化的产物，通过将档案存储其中，就能够有效的避免上述问题的出现。这是网络技术为人们带来的便利之处。在电子档案的管理过程中，归档是一项重要的工作，过去要想将档案进行归档，一般需要耗费大量的时间，有些档案存在关联性，对档案的归档增加了一定的难度，但是通过计算机的应用，能够有效的对档案进行资源的整合，可以将档案进行编目，同时也能够加快档案整理的时间，形成具有实际价值的档案资源。综上所述，我们应该认识到档案管理是现代企业或各个部门必然要进行的信息资源的管理，在长期发展的过程中，电子档案必将会成为相关部门主要的工作重心，通过对档案进行合理的归档，能够有效地保证档案的真实性以及可靠性，为企业的发展做出贡献。
2、电子档案的分类
由于电子文件信息与载体的可分离性，打破了原有档案实体的属性联系，单线排列的分类方式也可能将被概念分类整理所取代、在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那佯的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。但考虑到企业生产经营实际情况及所产生的文件类别，我们将电子文件采用档案全宗号和档案分类号划分为：党群管理文件、行政管理文件、经营管理文件、生产管理文件、财务审计文件、人事劳资文件、生产技术文件、科研文件、基本建设文件和设备设施文件。同时，考虑到我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，因此，在电子档案的归档中，也基本上将此归档范围及其保管期限表作为依据，并根据企业实际制定相应的归档范围和保管期限，以保证电子档案分类的系统性和合理性。
3、电子档案在管理工作中的影响
过去，档案管理人员主要管理的是纸质的文件，因为纸质档案的文件一般都是文字材料，所以管理起来有所不便，一定要保证管理人员具有足够的耐心以及责任心。但是在计算机得到发展后，人们不再拘泥于同一种方式，而是通过磁盘录入的方式对档案进行管理，纸质档案由此发展成为电子档案。电子档案的形成不仅加快了资源共享的速度，同时也促进了电子信息化产业的发展。人们通过对档案进行有效的管理，逐渐形成了统一的管理系统，这样便极大的减少了档案管理人员的工作量，同时效率也得到了进一步提高。所以说电子档案的发展，为档案管理工作带来了重要的意义。
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
关键词：国土档案；MapGIS；空间特征；MapGIS IGSS；GIS；MVC
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）01-0094-04
The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis
LIU Pei， TANG Jun
（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）
Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.
Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC
国土资源档案是指国土资源主管单位及下属单位在开展各项专业工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等原始记录[1]。国土资源档案是国土资源管理各项工作的真实记录，是历史的见证，是国土资源管理事业最宝贵的财富[2]。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主。而一些现存的档案系统普遍存在功能结构单一、数据封闭等问题[3]。这些方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统管理方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用。
国土档案中最主要的两类档案是地籍档案和用地档案，地籍管理的基本单位是宗地，任意一块宗地在地理空间中都有特定的位置、具有一定的形状和面积，空间参考是地籍调查、土地详查和地籍测绘的基础，通过空间参考来描述宗地的空间特征。因此，将GIS应用于国土档案管理中，有效地把国土档案的非空间属性与空间特征联系起来，不仅克服传统档案管理方式的缺点，而且可以提高国土档案的利用和效率，更好地为国土资源管理工作服务[4]。
1 系统开发环境
1.1 MVC简介
本系统为BS结构，采用 MVC3.0的框架模式，将输入、处理、输出流程按照Model、View、Controller的方式进行分离，将应用分为三层结构：模型层、视图层、控制层。其中视图（View）代表用户交互界面，用于视图上数据的采集和处理，以及用户的请求，模型（Model）用于业务流程/状态的处理以及业务规则的制定，控制（Controller）从用户接收请求， 将模型与视图匹配在一起，共同完成用户的请求。Mvc的三层结构图如下[5]：
图1 MVC结构图
1.2 MapGIS IGSS 简介
MapGIS IGSS即IGSServer是一个面向互联网的大型企业级GIS应用开发平台。它是构建于MapGIS跨平台产品DCServer之上，采用面向服务的体系架构，并且继承了MapGIS DCS数据中心的设计理念，基于数据仓库和功能仓库服务，提供一套功能全面、接口简便的开发框架。MapGIS IGSS采用跨平台微内核群技术。微内核技术则是把GIS不同应用方向的系统的核心功能分别形成单独的微内核，这些微内核集合在一起形成微内核群。微内核群技术使得MapGIS IGSS具有高效、与硬件架构同步、跨平台的特性[6]。
宗地的空间信息在地籍信息中占据着重要地位，是其他宗地信息的基础和依托。为了使工作人员直观快速的查找到档案所属的宗地，准确地找到宗地的地理位置，需要丰富的空间信息进行定位，根据系统要求，所需的空间数据主要包括：基础地理数据、遥感影像数据、宗地专题图数据和地类图斑专题图数据[7]。
MapGIS IGSS管理的地理信息数据包括GIS数据库中的数据和基础地理信息数据。GIS数据库中包含以统一的MapGIS数据格式（HDF方式进行存储的GIS数据）的数据以及其他数据库存储的数据（例如DB2、Oracle等）[8]。基础信息地理数据包括：影像数据、矢量数据、瓦片数据等，它们都是以文件形式存放的空间数据。MapGIS IGSS的数据调用都是基于MapGIS，充分发挥了平台管理海量数据能力和并发访问数据能力。
2 需求分析
2.1 系统可行性分析
MapGIS 国土资源档案管理系统以MAPGIS为基础平台，将GIS技术、数据库技术、计算机网络与办公自动化高效结合，实现了国土资源档案数字化管理；实现了日常综合事务的办理如公文流转、人事管理、会议管理、网上会审、内部交流、考勤等。
系统采用多层结构的设计原理，且包括B/S档案管理系统并提供对已有案卷数字化的CS建库系统。具有集中的请求和访问控制，以数据驱动实现业务应用，基于MVC模式灵活的页面合成技术，使内容存储与表相分离，具有强大的安全性和事务处理能力。
各类数据统一采用SQL Server存储管理，采用DCServer（数据中心管理器）的方式完成对矢量、栅格、影像、图片、文档资料的统一管理和维护，前台应用采用MapGIS IGSS（地理共享服务）的方式实现专题数据浏览、查询、分析，全方位一体化的服务于国土资源审查、审批决策支持。
2.2 系统功能分析
根据业务流程分析，系统分为11个模块：配置模块、档案管理、档案检索、档案权限、档案销毁、档案借阅、档案查阅、日志、档案统计、库房管理、档案接口，如图所示。
图2 系统功能模块
系统框架继续沿用政务系统框架，栏目，菜单，用户，数据字典等功能可以直接使用。另外增加档案日常业务，集合档案整理，管理，检索，借阅，查阅，统计，日志等功能，并与政务系统，“一张图”系统结合。提供web服务接口，政务系统里的案卷电子归档后，可以将案卷的基本信息，附件信息批量导入到档案系统里，方便进行统一管理。并且政务系统，一张图能查看档案的基本信息，档案系统里能查看图形信息。后期还要考虑档案的数字化工具，能够导入数字化数据。整个档案处理过程流程图如下：
图3 档案处理过程流程图
3 系统设计
MapGIS国土资源档案管理系统是基于B/S结构的应用系统，整体界面布局采用淡蓝色基调。界面横向分为左中两部分。其中左部为系统名称、栏目菜单、等功能按钮；占据总界面的大部分空间的中部则放置了所有的业务数据显示界面。
1） 配置模块：包括档案分类配置、目录模板配置、分类属性配置、案卷与档案关系配置、档案权限配置、编号规则配置。对整个系统的基础信息进行配置，维持系统业务流程正常运行。
2） 档案管理：对档案进行添加、编辑、删除、查看、下载、打印等操作
3） 档案检索：包括全文检索、高级检索。遍历所有类型档案的公有表，和私有表，匹配符合检索条件的记录。
4） 档案权限：档案内容页面里，根据前面配置的档案权限控制用户对档案的操作。
5） 档案销毁：对已经过期的档案进行销毁操作，先进入回收站，然后根据需要对回收站的档案进行清理，并且回收站的档案可以随时恢复。
6） 档案借阅：包括档案借阅期限设置、档案借阅登记、档案归还登记、档案借阅归还查询、借阅超期收费。需要借阅的人到窗口借阅，并且要拿领导的批条。由窗口的人登记，然后提供借阅服务，由窗口的人对纸质档案的借阅情况进行登记。根据配置的借阅天数，自动计算归还期限。
7） 档案查阅：包括查阅申请、查阅审批、档案查阅。申请人使用，显示自己申请查阅的档案列表，如果审批通过了，可以查看详情，过了查阅截止时间，无法继续查看详情。
8） 日志：自动记录系统里的大部分操作记录日志信息。
9） 档案统计：包括统计各分类某时间段内的档案总数、统计各分类某时间段内的借阅次数、统计各分类某时间段内的借阅明细、统计各分类某时间段内的借阅收费金额、统计各分类某时间段内的借阅收费明细。显示统计列表、统计图，可导出excel，打印报表。
10） 库房管理：用于记录每个分类存放的库房的位置，主要有：档案分类，子类名称，目录，开始案卷，结束案卷，库房号，排架号，库格号等。能够添加，修改，删除这些信息。
11） 档案接口：档案系统提供web服务的方式。为政务系统和“一张图”系统中的审批案卷归档提供归档挂接的接口，提供国土信息业务一体化服务。
4 系统数据结构设计
4.1 逻辑结构设计
系统采用mvc三层逻辑结构，各模块的模型，视图，控制器按照设定的规范定义，具体如下：
4.1.1 模型
表1 模型详情表
4.1.2 控制器
表2 控制器详情表
4.1.3 视图
表3 视图详情表
4.2 物理结构设计
本系统设计了三个数据库，分别为临时库，正式库，回收库。所有配置表都在正式库里，临时库，回收库只有业务表。考虑到各分类的业务属性不一样，将业务表分为公共表和私有表两种，其中私有表可以动态配置。并且三个库的私有表一模一样，公共表大部分字段一样，个别有出入，详细表结构如下：
表4 正式库ARCHTYPE档案分类表
表5 临时库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表
表6 回收库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表
5 结束语
本文基于MapGIS平台，采用MVC技术设计了国土资源档案管理系统。该系统具有一下等特点：技术先进，GIS技术与档案管理信息化的无缝集成；强大的海量数据管理能力；
系统功能齐全，适合国土资源部门各处室（科室）的需求，实现了国土资源档案管理的全面信息化；统一的平台、统一的功能，完全实现了信息的交汇与共享，避免了信息孤岛的发生；具备各种类型的文件、档案、资料的管理功能；流程化的借阅管理，强化了档案利用。
参考文献：
[1] 黄华坤.省级国土资源档案云平台的研究与设计[J].档案管理，2014（6）：41-43.
[2] 张敏.深度探讨现阶段国土资源档案管理的工作内容与改善方法[J].科技资讯，2010（4）：224.
[3] 李嘉，陈晓霞.国土资源档案管理信息系统功能设计[J].中国新通信，2014（10）：114-115.
[4] 李晓燕，范威，陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化，2013（3）： 40-46.
[5] 刘亮，霍剑青，郭玉刚，等.基于MVC 的通用型模式的设计与实现[J].中国科学技术大学学报，2010， 40（6）： 635-639.
[6] 邢祥建.地质灾害信息多维动态分析与技术研究[D].武汉：中国地质大学，2013.
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