时间：2023-06-25 09:21:35
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇高校数字档案馆建设，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
关键词：档案馆数字化信息化高校
一、档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
关键词：高校数字档案馆；知识管理；知识资源利用
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02
高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。
基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。
一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提
进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。
二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析
首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。
其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。
第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。
三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径
1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要
知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。
2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要
“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。
3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值
从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。
高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。
参考文献：
[1]万波，罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013(8).
一、高校档案数字化建设的必然性
1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。
二、高校档案数字化建设中存在的问题
1、数字化、辅助管理滞后
事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而是大大增加了额外手工劳动的投入。
2、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。
3、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。
4、数据库建设滞后
主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
5、经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
三、高校档案馆数字化建设的基本原则
基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。
1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。
2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。
3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。
4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。
5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。
6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。
四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。
1、培养档案复合型人才
高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。
2、加快高校档案数字化建设
高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。
3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库
高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。
4、建立相应的规章制度
高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。
总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。
参考文献
1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。
2、张照余:《档案信息网络化建设研究》，中国档案出版社，2001年。
关键词：高校；档案馆；数字化；建设
高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。
一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
[1]张强.高校档案数字化建设探究[J].档案天地.2016，（10）.
随着计算机、网络技术的发展和普及，信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。
国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。
二、数字档案资源建设的内容
进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。
数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。
高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。
高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。
高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。
高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：
（1）馆藏档案的数字化成果
馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。
（2）归档部门提交的电子文档
高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。
（3）档案馆专门数据库
档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。
（4）档案馆日常工作所形成的数字资源
高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。
三、数字档案资源建设的管理
（1）建立和维护数据库
档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。
（2）数字档案资源的质量控制
档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。
（三）数字档案资源的安全机制
为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。
档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。
（四）数字档案资源的长期保存
数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。
（五）数字档案资源的备份机制
为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。
（六）数字档案资源的服务机制
在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，档案馆数字资源能够突破时空的限制，更能方便为师生提供利用。高校档案馆数字资源营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校数字档案信息资源整合创造可能和便利。高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。
【关键词】高校；档案数字化；电子档案
【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。
2、高校档案数字化的意义
纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。
3、高校档案数字化现状
3.1 档案实体保存不完善
由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。
3.2 档案管理人员素质较低
一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。
3.3 电子文件管理缺失
目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。
3.4 基础设施落后
档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。
4、促进高校档案数字化建设措施
4.1 提高重视
加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。
4.2 完善基础设施
基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。
4.3 加强档案管理队伍培养
档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。
4.4 确立明确的工作目标
高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。
4.5 建立严格的规范制度
无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。
4.6 注意数字化档案备份
虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。
4.7 电子档案与纸质档案共同保存
纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。
4.8 制定合理的数字化策略
高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。
5、结束语
档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。
参考文献
[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）
[2]王榕英.浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作[J].兰台世界，2009（12）
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
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