时间：2023-06-22 09:13:31
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案工作规范化管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1.1 档案管理体制上“散”。一是部分单位没有成立机关档案工作领导小组，没有明确分管档案工作的领导，档案工作经费和设备没保障；二是部分单位档案没有集中统一管理，重收集保管文书档案，轻会计、声像、科技、荣誉、电子档案；三是档案工作人员兼职的多，有的身兼数职，不能保持档案队伍相对稳定。
1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。
1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。
1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。
2 机关档案工作存在问题的原因
2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。
2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。
2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。
3 机关档案工作规范化管理认证对策
3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。
3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。
3.3 抓主管部门，发挥主管机关的作用。只有发挥主管机关的作用，共同履行指导、监督与检查职责，才能把机关档案工作搞好。如河南省国税、地税系统开展的机关档案工作规范化管理认证工作很有成效。
【关键词】房产档案;规范化管理;管理措施
1前言
增强对于房产档案的规范化管理是特别重要的，由于房产档案直接记录着房产权属的有关信息，并且所记录的东西有着一定的法律效力，这是一项很难被取代的工作。通过对于房产档案资料的分析能够明确房屋产权所包括的所有的信息以及房屋产权的有关问题，因此房产档案里面所记录的东西专业性比较强。由于时间的持续变化，由于存在交易、继承、赠与这几项行为，进而就会产生产权的变化，当进行城市建设的时候，由于存在房屋拆迁、房屋翻建和房屋分割这样几种情况，因此房屋的有关信息会发生相应的变化。因此就需要房产档案采取动态管理的形式，这样可以及时的更新以及补充房屋信息，进而使得房产档案得到更加可靠的保障。
2房地产档案的含义
房地产档案主要就是依靠房地产行政部门开展相应的管理工作，通过一些照片文字资料这样的材料能够明确房屋的使用权，并且能够明确土地的使用情况和房屋的状态，这对于房地产行业来说是特别重要的。当开始管理档案工作的时候就是意味着对于档案进行收集。当收集档案的时候，需要保障资料的完整性，并且需要对于产权发生的变化以及变更的情况进行记录，并且需要进行整理，进而确保信息的完整性，这样使得房屋档案的价值能够得到更加明显的体现。由于城镇化进程的增快，大多数的农村居民选择在在县城或者是市里买房子。根据国家的标准，房屋产权需要对应相应的房屋档案。要是户主发生了变化，有关的档案管理人员的任务就会增加。现阶段我们国家的房产管理水平是比较落后的，所以需要进行补充以及完善。
3房屋档案管理的情况
3.1现阶段档案管理形式比较落后
由于信息技术的持续进步，信息化手法以及信息化技术在有关的行业里面得到了广泛的使用，并且在大多数的领域里面都得到了广泛的使用。不过现阶段的房产档案管理还是采取相对落后的管理形式，并且没有及时的补充先进的理念，采取的还是传统的管理形式。在这种全新的形式中，所存在的网络技术以及计算机技术得到了广泛的发展，使用这些新型技术进行管理的时候，能够有效地增强档案管理的效率，并且可以降低失误。不过现阶段档案管理里面还是没有一个比较系统的档案管理网络体系，所以很难满足现阶段发展的需求。
3.2档案管理体系不完整
为了确保房产档案管理的规范性以及高效性，就需要成立一个比较系统的房产档案管理系统。不过通过对于我们国家的房产档案管理的分析能够看出，现阶段还没有一个比较系统的房产档案管理系统、近段时间，我们国家的社会经济得到了显著的发展，并且现阶段房屋拆迁的现象越来越普遍，所以在进行档案管理的时候，需要明确档案管理的重要程度，不过在进行管理的时候还没有成立一个比较完整的管理体系。因为管理体系的不完整，进而在进行档案管理的时候，有些内容得不到应用的管理，还有就是大多数的管理工作没有根据有关的规定进行管理，所以大多数的操作是不正确的。
4改善房产档案规范化管理的方法
4.1落实好房产档案的收集工作以及整理工作
现阶段房产档案规范化管理最重要的环节就是收集工作，并且对于整个工作来说也是特别重要的，现阶段需要确保房产档案资料的完整性以及真实性，如此才可以给之后的工作提供更加可靠的保障。当进行收集房产档案资料的时候，需要按照有关的规定进行收集，并且需要把所登记的资料按照有关的登记形式进行整理，进而有利于进行保管，这样可以建立比较系统的资料库。
4.2增强房产档案的信息化建设
由于科学技术的持续进步，之前的管理形式以及管理手法很难满足房产档案管理的需求，因此需要借助计算机软件开展相应的档案管理工作。使用计算机、网络这样的新型设备能够更好的进行档案的检索工作以及存储工作。并且建立一个比较系统的档案分析系统也是特别重要的，对于数据的研究能够明确房地产发展的趋势，并且可以帮助管理者进行决策，这样可以确保房地产能够得到更好地发展。
4.3增强档案管理人员的素质水平
现阶段在增强档案管理人员的水平的时候，有关的复杂部门需要按期对于房产档案管理人员进行培训，除了档案管理的知识，也需要培训法律方面的知识，最主要的就是培养熟悉计算机技术的综合性人才。需要明确的是现阶段的房产档案管理工作比较复杂，所以需要管理人员有着足够的耐心，进而保障管理工作能够顺利的进行。现阶段对于综合性人才的需求是比较多的，并且大多数的企业联系是比较密切的，能够互相影响。当招聘管理人员的时候，需要增加对于管理人员综合素质的重视程度，其中涉及到了丰富的知识，要是不能满足需要就会影响到档案管理工作。
5结语
现阶段房产档案对于城市的有关房产业务进行了详细的整合，并且对于房屋的信息进行了比较详细的总结以及整理，方案档案可以帮助我们得到更加准确的房屋信息。现阶段需要增强对于房产档案的管理，这样给城市房产管理工作提供更加可靠的保障。要想房屋档案管理工作得到更可靠的保障，就需要使用更加先进的管理形式，这样尅更加详细的补充房屋的信息，进而确保档案资料的完整性以及真实性。
作者:许英彬 单位:讷河市房产管理局
参考文献：
［1］郑丹宁.加强房产档案规范化管理的有效措施［J］.城建档案，2016（12）：45~46.
［2］王春莲.加强房产档案规范化管理的有效措施［J］.科技展望，2017（15）：266.
［3］全晓虹.加强房产档案规范化管理的措施探讨［J］.科技展望，2016（04）：242.
1.1严重缺乏档案征集的意识
受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。
1.2缺乏完善的档案征集机制
新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。
1.3档案征集方式较滞后
当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。
2.对档案工作规范化管理的探讨
为了对档案工作加强规范化管理，档案工作人员必须采取措施，严格规范档案征集工作中的各个工作步骤和工作流程，制定相关的规定和制度，作为档案征集工作管理的依据。只有从源头上规范化了档案的征集工作，才能从根本上保证档案工作的规范化管理。
2.1制定合理可行的工作计划
在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。
2.2提出征集意向，做好档案评估
在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。
2.3召开专家鉴定会
档案工作人员负责准备好专家鉴定会的材料，主要材料包括档案征集的意向书、申请表、征集对象的图片和资料及征集对象的评估报告。从档案征集专家库中抽取此次鉴定会的鉴定人员，最后以专家对征集对象的鉴定会会议纪要形成文件，其中应包括对征集价格方面的建议。由档案整理人员将归档所需要的资料移交给业务档案管理部门。在移交资料的时候，应将征集对象的图片和相关资料、档案征集申请表和意向书的正本、征集对象专家鉴定会会议纪要及征集对象评估报告正本等按照程序移交给业务档案管理部门。
3.结论
关键词：档案征集；规范化；管理
作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理
随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。
一、档案征集工作的涵义
要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。
二、档案征集工作的流程
在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。
三、档案征集工作流程规范化管理探讨
档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。
1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。
2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。
3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。
四、规范档案征集人员行为
1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。
3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。
五、结语
综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。
参考文献：
[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)
[2]菅春梅.档案征集工作的探讨[J].职大学报.2007(03)
关键词:保险;档案;管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1006－0049－(2016)11－0242－01
社会保险档案的管理是一项复杂的工作，它关系到每一个与保险有关的人，千千万万的个人保险构成了整个社会庞大的保险信息库，只有保险档案管理工作做到规范有序，分类整齐，才能在个体信息查找时快速准确的提取出来，有条不紊地解决问题，由此可见，建立健全一个规范化、系统化的保险档案管理系统是非常有必要的。
一、现在保险档案管理中的不足之处
(一)档案意识淡薄
很多单位都不重视档案管理，只把重心放在业务工作上，认为档案管理不能带来收益，因此不愿意在这方面投入过多的人力物力，招聘一些没有专业知识的员工来管理档案，在基础设施的配备上更是不会投资更多的资金，这就使得档案管理杂乱无章，没有明确系统的保存目录，随意保存，容易丢失，虽然整理保存时很容易，但是对这些档案进行管理就非常困难，查找时更是麻烦，降低了保险单位的工作效率。
(二)档案管理制度不完善
很多社会保险档案管理部门都不能完全贯彻落实国家档案管理规定，因为没有人意识到档案管理工作的重要性，也没有人强制其执行，再加上社会保险档案管理制度不健全，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，［1］各个单位之间没有统一的标准，执行困难，这也是现在保险档案管理的又一大问题。
二、加强档案工作的管理措施
(一)提高档案管理的意识
深刻认识到档案管理的重要性，树立保险档案意识，保险档案从形成到使用再到归档，在其“一生”中发挥着不同的作用，档案管理就是充分发挥档案在归档后的作用，是对以往工作的记录，是对日后工作的指导，这样才能够积累经验，寻找不足，及时调整，对档案工作的提升有很大意义。
(二)引进专业人才和基础设施
顺应现代社会的要求，档案管理应该进行信息化处理，这就需要保险事业管理单位加大投入，招聘有专业知识的人才，精通档案管理知识，熟悉《档案法》，懂得计算机技术;另外引进先进的基础设施，这样专业人员才能发挥最大的价值，建立健全该事业单位的保险管理体系，目录详细，条理清晰，便于保存和查找，节省时间，提高工作效率。
(三)加强对档案工作者的管理
档案工作者要有不断学习、不断进步的意识，更新自己的知识存储，向最先进、最有创意的档案管理单位学习，激发潜能，发掘价值，努力使自己成为单位需要的复合型人才。保险事业管理单位也应该定期组织培训，请有成绩、有权威的人来单位做讲座，向档案工作者传授知识，树立榜样，使他们意识到自己身上的责任，意识到广阔的上升空间，增加工作人员前进的动力。此外，还可以建立奖惩制度，激励档案工作者向更加优秀的方向发展，多劳多得，创造更大的价值。
(四)完善档案管理制度
社会保险档案管理要向着规范化、数字化、信息化的方向发展，充分利用现在的计算机网络带来的便利，建立保险档案数据库，对保险的各种数据进行整合，系统地传到该数据库中，实现资源共享、自助查询，方便人民的使用，也减轻了档案工作者的工作量。与此同时，还要规范对纸质档案的管理，避免纸质档案的损坏、丢失，按照时间和类别分类存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善处理。当然，保险档案纸质资料也不能一直存放，需要定期对这些档案进行查看，除保单送达回执档案保存期限为2年外，其他业务档案白保险合同终止之日起，原则上至少要保存10年才可销毁。［2］在这一过程中要严格遵守销毁流程，对保险档案进行逐一核查，确定其已经没有效力，再由专门人员签字，统一进行销毁，以此减少档案管理工作者的工作量。
(五)组织力量，不断创新
现代化的档案管理方式是适应时展潮流的趋势，保险档案的管理也要与时俱进、不断创新，根据自身单位的规模与需求，利用计算机网络体系对保险档案进行搜集、整理、存档，创建保存和查找的桥梁，创新理念，保证工作质量。
三、对保险档案管理工作未来的展望
(一)执行依法治档
《档案法》是具有权威性的档案立法，档案工作人员应该以此为出发点，监督、指导、检查档案的前期控制。［3］在未来的工作中，严格执行《档案法》，对保险档案管理工作给予合理的法律权限，增强档案管理的法律意识，提高工作人员的政治、文化及业务修养，对有违法、失职等问题的工作人员追究法律责任或行政处分，从而实现档案管理工作的高效、公正。
(二)开发运用档案
对保险档案进行搜集整理是最基本的一步，之后要对分类后的档案做分析和预测，成为有参考价值的信息资源，为日后的工作积累经验。此外，创建更加便捷的查找咨询方式，比如通过电脑版、手机版的保险档案管理体系向广大人民群众开放，人们可以随时随地查询自己的保险信息，服务人民，提高社会效益。
四、结论
随着社会的快速发展，系统的、数字化的保险档案管理才能满足信息化时代的要求，要促进社会保险档案管理体系的完善，要从以下几个方面进行优化:领导者应重视档案管理，投入资金，引进专业人才和基础设施，加强对档案工作者的管理，定期组织讲座，不断完善保险档案管理制度。此外，要推进依法治档的执行，开发运用档案，发掘其内在价值。
［参考文献］
［1］邓青松，王洛平，武鸣城，孙志浩，李东平，周海嚒，刘世豪，黄宗正．完善社会保险档案管理促进保险事业发展．建筑工程技术设计，2015(26)．
［2］马为民，李文泉，黄宗正，郑冬英，黎文卓，董存红，刘世豪．浅谈新时期保险业务档案管理———河南省今州县张北村社会保险管理思路与情况案例分析．山东档案，2014(4):51－53．
【关键词】学校；档案管理；规范化
每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门，对我校文书档案和人事档案的督导评估检查，每次的检查过程中，我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题，笔者认真地总结、体会和认识后，就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。
一、了解两个概念
（一）文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制，我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录，是学校一切工作的真实体现，是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。
（二）档案整理与积累。档案整理，是指把零散的和有利用价值的材料，进一步梳理的档案资料，进行基本的分类、组卷和编目，使其系统化、科学化，有利于学校工作的保管和使用。
二、对学校档案工作检查的目的意义
每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查，涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，查看材料，开座谈。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。
教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校的管理，改善教学内容和方法，全面提升办学水平和质量，为国家培养人才，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长正确评价学校，关心和支持学校建设；促进教育事业的改革和发展，推进和谐校园。
三、掌握工作标准 扎扎实实工作
根据多年来的工作经验，我认为，无论干什么工作，只有扎扎实实做好平常工作，平时注重常规材料积累，档案资料的收集、整理、立卷、归档，才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。
（一）加强领导，把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名干事兼职档案员，负责本部门日常档案整理。
（二）认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会，学习有关档案管理办法和归档文件整理方法，增强工作人员的档案管理素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出新的要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。
（三）抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注，及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料，并定期地向主管部门做细做实工作汇报，争取得到领导的支持。
（四）克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的联系，把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理装订成册。
（五）注重细节，重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量和使用效果。因此，各处室兼职人员都非常注意各个工作细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。
四、常规档案整理
（一）计划总结类。开学初，学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划，制定了各部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。
（二）教育教学活动类。学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：
1.教学活动类：（1）公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单（或表彰决定）、音像资料、宣传报道等。（2）教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。（3）学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 （下转第68页）（上接第78页）
2.党、团委活动类：（1）学生安全知识竞赛：我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。（2）升旗仪式：我们要收集开学初的安排，记录的每次升旗时间、升旗手、主持人，参加人员、国旗下演讲稿以及相关照片及新闻报道等资料。（3）党、团日活动（我校常利用周六、周日外出活动）：我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。
【关键词】 档案
规范化管理
为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。
一 基本情况
我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。
二 抓好档案工作规范化管理的具体做法
近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。
（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。
（二）两个坚持。
1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。
2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。
（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。
1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。
2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。
3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。
（四）四个到位。
1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。
2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。
3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。
4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。
三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。
（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。
（二）档案工作人员是关键因素，挑选好档案管理工作人员，特别是综合档案工作人员是搞好档案管理的关键，档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作，这就要求档案工作人员，一要有高度的事业心，责任感和敬业精神，二要有良好的基本素质，兢兢业业，无私奉献。三要淡泊名利，有良好的职业作风。四是要一丝不苟，甘于吃苦。
档案馆管理体系的核心便是档案管理，加强档案工作的规范化管理一方面可以有效做好档案征集工作，不断地丰富馆藏；另一方面也可以推动档案管理工作持续、有序的进行。要做好档案工作，需要利用相关的法律法规规范化管理档案的征集工作。因此，新时期下，各档案馆在开展档案征集工作的同时，应出台和完善相关的档案征集管理条例和办法，对档案进行有效地利用和保护，从而才能更好的保证档案工作的顺利开展。
1.档案工作中存在的问题简析
1.1严重缺乏档案征集的意识
受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。
1.2缺乏完善的档案征集机制
新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。
1.3档案征集方式较滞后
当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。
2.对档案工作规范化管理的探讨
为了对档案工作加强规范化管理，档案工作人员必须采取措施，严格规范档案征集工作中的各个工作步骤和工作流程，制定相关的规定和制度，作为档案征集工作管理的依据。只有从源头上规范化了档案的征集工作，才能从根本上保证档案工作的规范化管理。
2.1制定合理可行的工作计划
在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。
2.2提出征集意向，做好档案评估
在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。
2.3召开专家鉴定会
档案工作人员负责准备好专家鉴定会的材料，主要材料包括档案征集的意向书、申请表、征集对象的图片和资料及征集对象的评估报告。从档案征集专家库中抽取此次鉴定会的鉴定人员，最后以专家对征集对象的鉴定会会议纪要形成文件，其中应包括对征集价格方面的建议。由档案整理人员将归档所需要的资料移交给业务档案管理部门。在移交资料的时候，应将征集对象的图片和相关资料、档案征集申请表和意向书的正本、征集对象专家鉴定会会议纪要及征集对象评估报告正本等按照程序移交给业务档案管理部门。
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