时间：2023-06-21 08:44:59
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理的分类，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).
［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).
［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
论文关键词：合同档案,归类,管理,措施
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.
[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.
[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.
【关键词】 电子档案 分类 整理 保护
随着医疗技术及信息技术的不断发展，医院电子档案的形式及要求不断发展，如何做好医院电子档案的分类、整理及保管工作已成为医院档案管理人员需要学习的新课题。
1 电子文件及电子档案的定义
电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明［1］。
2 医院电子档案的分类
根据医院的工作特点，医院电子档案主要划分有以下几类：
2.1电子文书 主要是指用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件以及各种医疗活动中形成的公文、报表等。主要包括医院的内部电子文件、外来电子文件（材料）、电子病历及一般电子文书材料（如图片、照片、多媒体资料、日常电子公文）等。
2.2电子影像/图像
指由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。主要包括检验检查科室在医疗活动过程中产生的医学影像材料、医学图像资料及重要的监视、视频材料等。
2.3电子图纸
指由计算机辅助设计形成的图形、图纸等二维或三维图形文件，主要包括工程、产品设计、施工和维修方案等。
2.4配套纸质文件
包括上述所有电子档案形成过程中配套的纸质文件及一些软件开发任务书、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、修改记录、说明等。
3 医院电子档案的整理
3.1电子文件的整理
3.1.1医院的内部和外部电子文件应由文件形成部门负责收集积累、整理、编辑，并按要求进行组盘，由档案部门在接收文件时按照不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行归档。把同一部门的文件集中在组盘可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分类可方便档案的保管和定期删除或重新挎贝。档案人员应建立统一的数据库及文件归档和命名形式，便于归档和查找。
3.1.2医院一般的电子文件如照片资料及各种PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件资料整理相对简单，只需要按照年度、部门及保管期限进行归档即可。
3.1.3科技电子文件可按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置等分类整理，再按相应的不同年度、组织机构、保管期限进行归档。
3.1.4产品研制或工程设计过程形成的电子文件要以产品型号、研究课题或建设项目为单元按类别进行归档。
3.1.5会计电子文件整理时应附有会计交接表，列明归档材料的详细项目，如帐薄名称、编号、页数、启用日期等、相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。
3.2电子影像/图像文件的整理
由于网络信息技术的发展，医院每天产生大量的电子影像/图像文件及电子病历资料，根据卫生部《医疗机构病历管理规定》，在医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料都属于病历的范畴。因此，对与病人有关的电子影像/图像资料的保管也要提高到重要的位置。
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由于电子影像/图像文件、电子病历资料多在特定的条件和工作平台上产生，日常的保管工作应由信息中心（科）进行管理，但应每年对产生的上述电子文件资料进行存盘保管，在归档时应按不同年度（时间）、产生部门、保管期限等进行整理，并注明系统环境、工作平台等内容。
3.3电子图纸属于建设项目的按设计、施工、结构、维护管理等顺序进行排列，在整理时应注明系统环境、工作平台、文件格式、等内容。方便跟踪及使用。
3.4全部归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。鉴于磁盘及移动硬盘的保存时限、抗干扰能力及结构稳定性不及光盘，应尽量避免使用磁盘或移动硬盘存档。在归档时应附有标签、注明编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬件条件等。 转贴于
3.5归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，对重要的电子文档资料可复制第三套进行异地保存。
4 电子档案的保护
电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度。
4.1建立 “两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。
4.2光盘的保护
光盘在归档时应规范排放，不宜受压，应直立旋转。在日常的使用及保管过程中注意对光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，以免造成损坏。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。光盘应避免接触外来磁场，外来磁场可作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低。保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对温度45%～60％，而保存电子文件的理想温度为16～20℃，相对温度40%±5％［2］；注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。防止光盘沾染灰尘和污垢，灰尘对电子档案也会造成危害，有可能会污染、腐蚀、霉化损坏电子文件载体，造成数据信息的丢失，因此应注意落实严格防尘措施。
4.3电子档案使用条件的保护
由于电子文件是通过将信息与载体结合在一起而形成的，需要通过计算机及相应的工作软件或平台才能识读，一旦出现技术过时或电子文件运行的条件和平台出现了变化，都会影响到电子档案的有效性和使用性，因此在维护电子档案的完整性与安全性方面应注意做好以下工作：
4.3.1电子档案运行系统及档案管理的应用软件需进行及时升级，满足软、硬件环境及文件运行的需求。
4.3.2对电子档案在使用及利用过程中的权限进行严格的分配与确认。不断更新安全防护软件，是电子档案安全性的有效保障。
4.3.3鉴于电子载体寿命相对较短，一般为5-15年，而且易受多种人为的不良因素影响，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存［3］。
4.3.4对于出现破损的电子档案，及时采取有效的修复技术进行修复。
随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求。除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。努力成为掌握现代科学技术知识的新型档案管理人员队伍中的一员，为医院的档案管理工作做出自己应有的贡献。
参 考 文 献
[1]CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子文件归档与档案管理[S].中华人民共和国国家标准，GB/T17678.1-1999.
一、确保分类体系具有思想性
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。
首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。
其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。
再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。
二、增强分类体系的科学性
科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。
首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分类体系的适用性
首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
其次，要具有较好的包容度。根据中学学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，可以初步将学校档案分为党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类，在此基础上对每一类档案进行二级分类，根据档案的数量确定分类的层次。
在个人信息法领域中，对人事档案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式编排的个人信息的集合”[1]。法学界在现代隐私权的基础上，建构个人对其人事档案的合法利益的救济框架，完成该合法利益的权利化。按照侵权责任法的原理，对于作为人格权的隐私权的损害主要是给予精神损害赔偿的救济，也不排除对经济损失的赔偿。根据我国人事档案制度的规定，本人是根本无法知悉档案记载的内容为何、档案记载是否有错误、被提供给何人查阅等。不少学者提出在人事档案的管理中应尊重个人信息自决权，给予当事人请求复核、更正、删除等权利[2]，即个人的知情与参与等权利[3]。
从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。
笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。
二、经验材料
在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：
（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任
该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。
在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。
在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。
在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。
本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。
（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任
该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。
值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。
在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。
在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。
在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。
在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。
在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。
（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任
该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。
在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。
在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。
（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任
该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。
在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。
在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。
三、对司法实践的反思
与对人事档案制度改革的思考
从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：
首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。
其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。
最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。
综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。
从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。
注释：
[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.
[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.
[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.
[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.
[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.
[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.
[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.
[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.
[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.
[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.
[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.
[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.
[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.
[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.
[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.
[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.
[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.
[18]上海市第二中级人民法院(2010)沪二中民三(民)终字第1315号民事判决书.
档案管理基础工作是档案管理工作的重要组成部分，它在档案的规范程度和查找的准确度上都是不可或缺的，但在一些企业里档案管理系统还存在一些问题。
1.1档案管理人员对基础工作不重视
档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。
1.2档案的分类不合理
很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。
1.3档案的编号缺失或不准确
档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。
1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员
在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。
二、如何加强档案管理基础工作的有效性
档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。
2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识
在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。
2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化
档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。
2.3强化档案管理信息系统
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
2.4加大档案管理的安全性
档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。
三、结语
一、学校档案管理的意义
档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。
二、加强学校档案管理的措施
（一）严把进入关
现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。
（二）加强档案管理工作重要性的认识
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
（三）制定详细的档案管理工作流程
现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系统的流程，有时甚至影响工作的正常进行。因此，制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分，分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中，分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作，但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中，是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理，可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程，既方便读者，也对今后的学校的档案管理大有益处。
（四）合理的档案分类
日积月累，档案的数量十分庞大，如果没有合理的分类标准，查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此，合理的档案分类十分必要。目前，中图分类只是针对大致方向进行的概括分类，还有很多跨属类的存在，给分类工作带来很大的不变，且中途分类因此是大致分类，不细化，也存在一定的弊端。所以，制定详细的、合理的分类十分必要。首先，对每一类下一个准确的定义很重要，这可以为分类提供必要的参考。其次，每一小类的分类标准要准确详细，制定合理的关键词，方面他人的查询。
（五）创新管理手段
1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3.建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
三、结语
关键词：电子信息技术 档案管理 应用
中图分类号：TN91-4 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)08-0088-01
伴随着社会化大生产时代的到来，档案管理的信息量日益增大，档案管理内容的内容日趋复杂化；社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能化、迅速化、科技化的优势，使档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，让档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都发生了翻天覆地的变化，极大提高了档案管理的效率。信息化时代背景下，要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技术背景下档案管理工作的特点
第一，信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下，档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储，在档案管理载体上使一次革命化。
第二，信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化，逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术，根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类，例如，对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。
2、电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径探析
首先，要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。
档案管理的信息化是信息时代背景下信息技术具体应用的一个重要方面和重要组成部分。伴随着档案管理难度的日益保密化、复杂化、以及档案管理地位日益重要性，档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围和对象却在逐步扩大。面对档案管理新形势下呈现出来的新特点，必须要高度重视信息技术在解决档案管理中出现这些挑战和现实的重要性，高度重视信息技术在解决当今档案管理中各种问题的可能性和有效性。
其次，根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。
档案管理的信息化，使档案管理的内容逐步丰富，是传统档案管理信息量的几十倍、甚至是几百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。做好信息技术在档案管理中的应用，就必须要对本单位的档案状况进行系统规划、统筹安排。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。由于档案信息化过程中一个主要的特点是数字化，但是要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从保证原有档案真实性基础上再去按照“突出重点、照顾特殊、分步推进：的原则对原有档案的重点项目和利用频次高的项目首先进行数字化；对于特殊性的档案资料要区别对待。
再次，信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。
档案管理数字化管理是信息技术在档案管理应用中的必然体现。面对档案浩如烟海的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。根据档案管理和利用有效性、高效性的原则，要加快实现档案管理的数字化。实现档案管理的数字化可以极大提高档案高价值、高利用率的特征，更便捷的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作。例如，因为在对一些纸质档案进行扫描过程中其扫描参数的设定会对图像产生巨大的影响，参数不同，成像的质量也就不同、效果区别很大。
3、信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战
信息技术背景下，对档案管理保密性、档案管理人员的综合素质、能力要求等都提出了很高的要求。信息技术应用的公开性要求在档案管理工作中要更加注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。信息技术条件下，档案工作人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中广大档案查询者对档案工作的需求状况，扩大档案服务面。因此，档案管理工作人员在平日做好相关档案管理的日常工作的同时，还要加强研究如何建立起高效、科学、灵活的单位档案信息体系，更好的服务于实际工作。这的确给信息技术条件下的档案工作者提出了新挑战。
参考文献
[1] 陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷,2010(22):113-113.
[2] 王利超.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].档案天地,2010(11):52-53.
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