时间：2023-06-18 09:57:21
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇企业员工档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：档案管理系统 档案借用 档案归还
中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
2、系统功能分析
本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：
(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。
(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。
(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。
(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。
(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。
(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。
(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。
(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。
(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。
(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。
3、系统主要窗体详细设计
3.1 档案管理窗体设计
档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。
3.2 数据记录组合查询窗体设计
本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。
3.3 档案借用和归还窗体设计
当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。
4、结语
该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。
参考文献
[1]张增强.Delphi7实用教程.第一版第三次印刷.北京:中国铁道出版社,2003.5.
关键词：劳务派遣 员工档案 档案管理
员工档案管理是企业员工关系管理的一项重要内容。为加强企业员工档案管理，1992年6月，原劳动部、国家档案局曾共同颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知，要求建立较为完善的企业员工档案管理制度。但是，《企业职工档案管理工作规定》（简称《规定》）颁行于我国社会主义市场经济体制确立初期，随着市场经济发展的成熟化，劳动用工制度发生了较大变化，特别是劳务派遣制度对传统劳动用工制度的冲击，对企业员工档案管理产生了重要影响。
一、劳务派遣制度下企业员工
档案管理面临的挑战
劳务派遣是指劳务派遣单位（简称派遣单位）与员工订立劳动合同，再由派遣单位与接收劳务派遣形式用工的单位（简称要派单位）订立劳务派遣协议，将被派遣员工（简称派遣员工）派往要派单位工作并接受其领导，派遣单位则从要派单位获取派遣费，并向派遣员工支付劳动报酬的一种用工制度。劳务派遣这种用工制度的特殊之处在于“工作与关系相分离”，虽然派遣单位与员工签订劳动合同，但是员工不为派遣单位工作，而为要派单位工作。这种特殊性对企业员工档案管理的挑战主要表现在如下方面：
（一）派遣员工的档案应该归谁管理
在传统劳动用工制度下，档案管理作为员工关系管理的一项重要内容，由用人单位负责管理。根据《规定》第五条规定，“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理”，“实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。但在劳务派遣制度下，《规定》中的“所在企业”是否仅指作为用人单位的派遣单位，还是应该包括作为用工单位的要派单位？若理解为仅指派遣单位，那就意味着要派单位不具有派遣员工的档案管理权。若理解为兼指派遣单位和要派单位，那就意味着要派单位同时享有派遣员工的档案管理权。
（二）派遣员工在工作过程中形成的档案如何处理
根据《劳动合同法》第六十二条规定，用工单位应履行的义务有：执行国家劳动标准，提供相应的劳动条件和劳动保护：告知被派遣劳动者的工作要求和劳动报酬；支付加班费、绩效奖金，提供与工作岗位相关的福利待遇；对在岗被派遣劳动者进行工作岗位所必需的培训；连续用工的，实行正常的工资调整机制。由此可见，派遣员工在派遣单位工作期间可能形成的档案包括：要派单位向派遣员工支付绩效奖金所形成的奖励材料；要派单位向派遣员工提供“与工作岗位相关的福利待遇”的材料；要派单位对派遣员工进行“工作岗位所必需培训”的培训结业成绩表和评定技能的考绩材料；要派单位对派遣员工“实行正常的工资调整机制”所形成的工资材料等。从法理上说，既然派遣单位被视为用人单位，作为事实上的用人单位是享有档案管理权的，那么也就意味着要由派遣单位负责收集和保管企业员工档案。但是从实践上来看，由于派遣制度的特殊性，给予要派单位暂时性的档案管理权则更具可行性。
（三）派遣员工档案如何转递
《规定》第六章对“档案的转递”进行了规定，它要求“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门”，转递档案应遵守如下规定：一是“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”；二是转出的档案必须“按统一规定的企业职工档案转递通知单”；三是对转出的材料“不得扣留或分批转出”；四是“接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章并将回执立即退回，逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。这些规定都是针对企业员工在两个独立的用人单位之间转递档案所做出的规定。在劳务派遣制度下，如果派遣员工的档案需要在派遣单位与要派单位之间转递，应该遵守或参照上述规定，还是需要另行规定，并没有给予明确的解释。
二、劳动派遣制度下企业
管理层面的应对策略
（一）双方可以通过劳务派遣协议约定对派遣员工的档案管理
根据《劳务派遣暂行规定》第七条规定，劳务派遣协议应当载明的内容包括：派遣的工作岗位名称和岗位性质；工作地点；派遣人员数量和派遣期限；按照同工同酬原则确定劳动报酬数额和支付方式；社会保险费的数额和支付方式；工作时间和休息休假事项；被派遣劳动者工伤、生育或者患病期间的相关待遇；劳动安全卫生以及培训事项；经济补偿等费用；劳务派遣协议期限；劳务派遣服务费的支付方式和标准；违反劳务派遣协议的责任；法律、法规、规章规定应当纳入劳务派遣协议的其他事项。在这些规定中，派遣员工档案管理问题并未被列入劳务派遣协议的法定必备事项，但是这并不影响用人单位与用工单位在劳务派遣协议中约定包括档案管理在内的其他事项。
（二）派遣单位可授权要派单位暂时管理派遣员工档案
为避免发生纠纷，劳务派遣协议对授权范围和事项必须做出明确而具体的约定。“明确”，是指双方应有较为明晰的约定：派遣单位依法享有对派遣员工的档案管理权：在派遣期间，要派单位对派遣员工在派遣岗位工作期间所形成部分档案材料享有暂时代管权，此代管权仅限于档案收集与保管；要派单位对其代管派遣员工的档案无权销毁，未经用人单位书面同意也无权擅自提供给任何组织或个人利用，否则应承担对派遣员工造成损害的赔偿责任。“具体”，则指双方对派遣员工在派遣工作期间所形成的“部分档案”进行逐项列举。
（三）双方可通过劳务派遣协议约定派遣员工档案转移
《劳动合同法》第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。这仅是针对用人单位解除或者终止劳动合同后为劳动者办理档案转移手续所做出的规定，不能直接解决派遣单位与要派单位之间派遣员工的档案转移问题。但是，派遣单位与要派单位可以参照该规定，约定派入单位应当自结束用工之日起15日内将其暂时代管的派遣员工档案转移给派遣单位。在派遣期间双方也可以约定，由派入单位于每月末、每季度末或每半年、每一年将其代管的派遣员工档案转移给派遣单位。
三、劳务派遣制度下立法规制层面的政策建议
（一）尽快修改完善《企业职工档案管理工作规定》
参照《劳动合同法》、《劳动合同法实施条例》等上位法，尽快对《规定》进行修改完善。一是修改与上位法不一致的内容。如《劳动合同法》第五十条规定，用人单位应在解除或者终止劳动合同之日起“15日内”，为劳动者办理档案关系转移手续；而《规定》要求，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，其所在单位应当“在1个月内”将其档案转交。二是根据上位法，增添必要的内容。如《劳动合同法》第五十条规定，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本“至少保存2年备查”；第八十四条规定，劳动者依法解除或者终止劳动合同，用人单位“扣押劳动者档案”的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并对每人处以500元以上2000元以下的罚款；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。
【关键词】人事档案；管理；建议
随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，我结合几年来档案管理的实践，就企业员工人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，起着凭证、依据和参考的作用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
二、人事档案的特点
1.现实性
由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
2.真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
3.动态性
人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
4.流动性
人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
5.机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
三、人事档案管理存在的问题
1.内容上，立卷不够规范，案卷质量不高
一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
2.档案用纸规格不一
虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。
3.材料归类不准确
有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。
4.档案材料短缺
如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
5.使用上，技术手段滞后，运行效率较低
在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
四、关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化
人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2.改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化
为提高效率，我单位采用了员工的唯一编码即“工资编码”。便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3.分类管理
国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4.人事档案管理机构实行许可证并年检制度
制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5.利用现代化管理手段
人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002，220.
关键词:企业;人事档案;档案管理;流动人员
中图分类号:F241.3文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)18-0129-02
引言
在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。
一、人事档案实现信息化管理
在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:
一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。
二、规范人事档案管理各环节
1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。
一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。
2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。
国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。
3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。
三、拓展人事档案管理方式
在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。
实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。
对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。
小结
人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。
参考文献:
[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
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On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures
CHENRong
(The third Water Resources and Hydropower Engineering Bureau of Guangdong Province, Dongguan 523710, China)
人事档案管理工作创新思路
王光丽
国网四川省电力公司眉山供电公司 四川 眉山
摘要：在二十一世纪的当下，现代企业的人力资源管理发生了前所未有的新变化，如何构建新的人力资源管理体系是当下企业管理者需要思考的问题。本文对我国企业目前的人事档案管理进行了全面的分析，总结出我国人事档案管理不符合新的人力资源管理的具体方面，结合实际提出了人事档案管理的创新思路和方向。
关键字：人力资源管理 人事档案管理 企业发展 创新
一、人力资源管理
人力资源管理（human resource management），指用科学的规章、制度、程序和方法对人才资源进行合理的开发和有效的配置。它包括人力资源的预测与规划，工作分析与设计，人员的挑选和录用，还包括如何调动工作人员的积极性和思想觉悟等等，贯穿于整个人力资源的全过程。
二、人事档案管理
1.定义
人事档案管理是国家机构、企业单位为了记录和反映员工的个人经历、工作表现，以及个人质素而形成的认识管理活动，通过建立文字和表格的个人资料，为企业对员工的考核和聘用提出事实的依据。
2.我国人事档案管理存在的缺点与不足
我国传统的人事档案管理是在计划经济体制下形成的，这种管理制度和企业的发展规律完全不配合，只是单纯的强调了人事管理本身的管理功能。随着我国社会主义经济体制的建立和一步步完善，以往旧的制度已经不适应当前的经济发展规律，导致企业出现了一些人事档案管理的混乱情况。这些问题的出现，在一定程度上影响了人事档案对人力资源管理工作的服务性，成为额待解决的问题。总结下来，我国企业人事档案管理工作目前存在的问题主要表现在一下几个方面：
1.企业有的人事档案与真实有差异
由于人事档案是作为企业选拔人才的参考的依据，所以要求材料具有真实性，如果材料是虚假的，就失去了它原本的利用价值。但是目前人事档案有的存在虚假的情况，如：有些人的年龄和实际不符，工作经历填写和实际不符，学历程度和实际不符。这些档案，都将其主人更加优化，形成虚假材料。
2.企业对人事档案管理投入低
很多企业对于员工的人事档案管理没有足够的重视，只是一味的收发档案材料。对于档案的管理，缺少统一管理的制度，没有足够的经费保证管理设备的更新换代，导致出现员工档案遗失、错乱等等情况。
3.个人材料分散、存在漏洞
在我国企业，普遍存在对于员工的个人材料收集不及时、整理归档不完全，导致个人的人事档案不能真实的反映员工的实际情况。有些企业为了应付检查，临时拼凑员工的个人档案，把许多不真实、缺乏实际的内容强加到个人档案之中。
4.很多“弃档”情况出现
很多就业者，对于自己的人事档案认识不足，不理不问，直至出现丢失的情况也没有感到有任何不妥。人们认为，对于人事档案，对于我们没有特别重要的意义，觉得档案如果不能带来美好的生活，或是不能帮助其找到一份好工作的话，有它没它都一样。
5.信息化程度低
目前的人事档案管理，基本还是维持老一套的管理方法，依然完全依托纸质档案的填写、保存、交接。没有顺应时代的发展，向现代的电子信息技术发展，缺乏系统的管理和操作。
三、人事档案管理和人力资源管理的关系
1.人力资源的开发受人事档案管理的积极作用
人事档案是为企业选拔人才的一个参考条件，有利于人力资源管理部门对人才的发现和挖掘。对于个人的人事档案，人力资源部门能从中看到其性格品格、工作态度、业务政绩等等要素。以此为据，可以有针对性的得出该员工应该负责的部门和培养方向。通过各大企业在实践中发现，真实的人事档案材料是企业正确选拔人才和使用人才的客观依据。
2.人力资源的开发受人事档案管理的消极作用
由于一些个人的档案存在一些虚假信息，就可能混淆人力资源管理部门的判断，降低了对人力资源开发的实际参考价值。有些人事档案的管理部门没有及时收集员工的个人资料和工作情况，没有保存员工一定数量的资料，使得人事档案的质量下降，不能在人力资源中发挥出原本应该有的实际功效。
四、现代企业人力资源管理对人事档案管理的新要求
人类已经在二十一世纪，当下信息技术和计算机技术的发展已经普及我们生活的各个领域，以往人事档案管理的方法和理念显然已经不能适应现代企业的人力资源管理的要求，为了实现现代企业的高效益、高效率，同时也为了能发挥人事档案的积极作用，当下的人力资源管理对人事档案的管理提出了新的要求。
1.建立多层次、成体系的考核系统
我国传统的人事考核和人事任命的方法和程序已经落后，现代企业的人力资源管理要求企业对员工的考核标准要转向多层次的考核。全面了解员工的情况，不能单一只针对某一方面做出考核和评价。
2.具有独特的企业文化
现代企业为了外塑形象，都要有统一的企业文化。 企业文化直接影响员工的世界观、价值观和行为习惯，建设统一的企业文化又是转变公司发展方式的重要内容，将优秀的企业品质转化为强大的社会影响力和感召力，这就要求企业的档案管理也要具有企业独有的文化，服务于企业的核心价值体系。
3.实现信息化
现在是知识经济时代，企业管理已经逐步向信息化的方向发展。对于认识档案管理，过于的完全纸质管理显然已经落后，必须寻找其他的方法跟上现代企业的人力资源管理步伐。
五、现代企业发展浅析人力资源管理中人事档案管理工作创新
1.树立自主意识，增强服务理念
目前已是经济时代，对于企业的人事档案管理必须树立新的服务理念，要变以往被动的服务方式为主动的服务方式，主动为企业人力资源管理提供有效的服务信息。
2.加强合作意识，寻求部门合作
知识经济背景的当代企业，各部门是处在一个合作共赢的大环境之下，任何部门都不能孤立存在，各个部门之间是相互联系、相互依存的。对于这种大背景下的人事管理，应该讲所有部门都纳入人力资源之下，各部门通力合作，综合所有情况形成员工完善的人事档案。
3.建立健全人事管理系统，充实档案内容
对于人事档案的管理，在企业之间应该分层次成体系的管理。加强企业干部、员工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为企业人力资源工作服务，遵照《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定档案材料收集、材料归档、档案材料鉴别、档案的保管与保密、保管和销毁、档案的借、查阅、档案的转递、档案的检查核对等制度。对于以往旧的、不和当下时代背景的体制应该及时的废除，形成更加制度化、体系化的人事档案管理体系。
4.动态管理
将人事档案管理纳入动态的管理体系之中。对于以往已经建立的人事档案，要注意一定时间内的清查、核对人员信息，不断扩宽留档的范围。注重人事档案管理的时效性，及时收集最新变化的资料，不断更新留档的信息。便于企业人力资源管理部门的随时了解和使用。
5.以信息化为依托的新型人事档案管理
当今的社会，主要是以知识、技术、信息为关键，在这种环境下，我们要创新就必须顺应当下知识经济和信息时代的背景，顺应当下信息化的进程。时代的变迁和社会经济环境的改变，使得企业人事管理不得不适应新的变化，不得不朝着网络化、信息化的方向发展。因此，现代企业发展人力资源管理中人事档案管理工作必须实现信息化。
六、结语
推进企业人事管理的创新，是时代的发展要求，也是企业发展的要求。企业就必须改变过去那些老旧的、传统的理念和方法，运用现代信息技术结合先进的企业管理理念变革企业人事管理方法，这是现代企业发展人力资源管理中人事档案管理工作发展的必然趋势。
参考文献：
关键词：园林；施工企业；档案管理；信息化
Abstract: with the development of information technologyrepresented by computer, power deeply influenced thelandscape construction companies, especially put forward the new request to the enterprise file management. The development and utilization of information work goal of current archives management is the botanical garden construction enterprise, it is the route one must take the future landscape construction of enterprise archives management modernization, science and technology.
Keywords: garden; construction enterprises;management; informatization
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
一、建立园林施工企业档案信息网络平台的意义
园林施工企业档案信息化价值包括两个方面：一个是档案信息化对于内部档案部门的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面，园林企业档案管理信息化对于企业未来发展有深远的意义，具体包括以下三个方面：
（一）园林企业档案管理信息化，促进了信息共享，是园林企业满足生存发展的需要。
在当前园林市场激烈竞争条件下，园林企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为园林企业的发展提供科学决策依据。通过档案管理信息化，企业内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，可以为企业决策提供科学依据。因此，建立园林档案信息网络平台是适应园林经济高速发展的现实需要，也是园林市场竞争的需要。
（二）提高档案业务工作规范化程度
通过对园林企业档案管理工作流程的信息化改造，能够发现现存工作流程中存在的不足，通过及时改进后从而有效提升档案管理水平。既有利于提升工作规范化程度，降低工作人员岗位交接的管理和数据风险，为园林企业知识资源的完整提供了有力保证。也能促进文档和档案信息的透明性和共享，实现信息文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了工作人员的工作强度。
（三）提高档案利用效率，降低管理成本
园林企业档案信息化的建设将为园林企业培养各类人才打下很好的基础，也为园林企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于园林企业推进信息化管理提供了科学的参照方法，从而降低园林企业的管理成本，为园林企业创造新的利润增长空间。
二、园林企业档案管理信息化存在的不足和困难
（一）园林档案管理信息化思想认识重视不够。现实管理的实践中，企业存在对档案管理认识不足，园林企业各项目部特别是埠外项目部总体上工作繁忙，人员紧张，经常身兼数职，无暇顾及档案工作。伴随着业务的拓展，如何管理这些项目部特别是埠外项目部日益剧增的文件、档案，更会加剧这种冲突，成为公司亟待解决的一大难题。
（二）缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够。由于大多企业正处在信息化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，园林企业也不例外，对自身的发展战略规划缺乏考虑，如果不做好园林企业档案管理信息化推进规划，将不利于园林企业档案管理早日实现信息化，直接影响到园林企业档案管理信息化建设的成功实施。
（三）档案管理信息化建设与园林企业整体信息化有待融合。在推进档案管理信息化建设过程中，园林企业档案管理信息化，尚未充分利用园林企业各种信息化平台，以降低档案管理信息化建设成本。一些园林企业档案管理信息化系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各单位间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，使档案信息资源不能有效对接共享。
（四）部分园林企业档案信息化建设存在盲目性。在推进园林企业信息化建设进程中，由于缺少专业管理人员，导致部分园林企业在信息管理方案论证过程中，对系统的需求分析也不够，在实践操作中，很难做到因地制宜，从园林行业特殊性出发，使得所建的档案管理信息化系统没有因企业的个性而异，求大求全，存在脱离本企业的实际，缺乏针对性和实用性。
三、做好园林企业档案信息管理开发需要采取的举措
（一）从思想上要高度重视园林企业档案管理工作信息化
首先重视园林企业档案管理的信息化。一是提升超前意识，丰富档案管理信息化内容。园林企业档案管理人员熟练掌握园林企业的生产经营流程，熟悉园林企业行业特色，随时介入，获取更加丰富的档案管理信息。二是优化园林企业档案管理工作程序，制定详实可靠的工作标准，使园林档案信息及时有效地传递园林企业部门，为理顺园林企业管理提供服务。
（二）做好园林企业档案管理信息化规划工作
做好园林企业档案管理信息化工作，必须站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制定信息化建设的总体规划，规划应远近结合，既要把握园林企业档案管理信息化发展的方向，又要把握园林企业行业特征，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。
（三）造就一批高素质的档案管理信息化专业人才队伍
园林企业档案工作者不仅需要具有良好的职业素养，还要掌握扎实的现代科技管理知识，园林企业应当采取多种途径和方法，尽可能为园林企业档案管理人员提供多的学习培训机会，尤其重视以计算机网络技术为代表的信息技术为核心，不断提高自身素养，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，使其系统地、全面地掌握信息化工作手段。
（四）园林企业档案管理信息化需要循序渐进，不可一蹴而就
园林企业档案管理信息化应当是一个渐进的长期过程，不应一蹴而就，应根据自身特点和园林行业特色，科学、合理地进行档案管理信息化建设统筹安排，结合园林企业发展短期、长期战略目标，实施相应的园林企业档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。园林企业建立起信息化的档案管理系统要符合园林企业的日常业务需要，要将有限的资金合理科学地应用，挑选符合园林企业特色行业中经验丰富的信息公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。
（五）重视相关规章制度建设，做好基础性工作。
园林企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，有效保障园林档案信息化建设安全有序地开展。针对电子信息档案存在不安全、易修改等特性，易采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，在保存时效上予以分别规定，将二者有机结合，实现园林档案信息管理工作的高质量。同时，要加强园林档案信息的安全管理工作，制定相对完善的应急方案，确保其保管安全可控。
（六）推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理就必须以提高工程管理效率与效益为目标，对工程档案发展方向的确立提供助力。
（七）做好电子文件的收集移交、归档保管、异质备份工作要充分利用扫描仪、刻录机、数码设备等技术手段，建立网上档案管理系统。开发使用档案管理系统，具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，建立库藏档案目录数据库，并逐步实现档案网络化服务，档案的全文在线检索、授权查看复制利用，保障电子文件的真实性、有效性、安全性、实用性。
一、市场经济环境下企业人事档案管理工作概况
企业要想在充满竞争力的社会长久生存下去，就必须做好人力资源管理工作，而其中人事档案管理工作作为企业人事资源管理的重要组成部分，理应得到企业的高度重视和关注。它直接关系到企业人力文化的沉淀，员工各项资料的有效真实记录发展，能帮助企业挖掘到更多的高素质、高能力以及高文化的人才。但是企业要想实现人事档案管理工作的科学化以及信息化，就必须投入更多的时间和精力，尽快建立起健全的人事档案管理制度，提高档案管理人员的业务能力以及综合素质，充分发挥出企业人事档案管理的作用，促进企业稳定长期的发展。
二、市场经济环境下企业人事档案管理存在的弊端
（一）企业未能高度重视人事档案管理
在企业人力资源管理过程中，相关工作人员未能充分认识到人事档案管理的重要性，员工档案管理意识普遍不强，没有引起高层领导的关注和重视。企业人力资源管理者受到传统管理观念的影响，注重管理结果的经济效益，普遍认为人事档案管理是一件耗时耗力的工作，不能给企业带来任何的经济效益[1]。因此，一部分的企业严重忽视了它的重要作用，只是将它当做一种走过场的普通工作，没有认真放在心上，企业往往只是安排一些相关岗位的员工进行档案管理工作，工作人员不具备良好的责任心以及专业管理技术，人事档案管理工作只是浅层停留在保存和查阅上，无法充分发挥出人事档案管理的作用。
（二）企业未建立起健全的人事档案管理体制
存在大部分企业还在使用传统的人事档案管理体制，人事档案管理工作流程一层不变，当企业招入一批新员工时，就按时将新员工的档案保存在档案室内，等到需要查阅员工档案时就拿出来看看，如果企业有员工想要辞职离开时，就退换其本人档案，这种工作体制导致员工不具备任何对档案的管理权以及处理权，一旦员工与企业产生严重的分歧矛盾，员工想离职，企业却迟迟不归还员工的档案。有些员工可能会选择退一步，忍气吞声的留下来继续工作，但是这样势必会影响到员工的工作情绪，降低他们的工作热情和兴趣，直接导致工作效率的退步。如果有些员工不服软，坚决选择离开企业，就会造成员工档案遗留在档案室内，加大管理任务的难度。这种落后的人事档案管理机制会影响到企业稳定持续的发展。
（三）企业未能完善好员工档案的内容
通常情况下，企业人事档案的内容主要包括了员工的受教育程度证明、工作经历证明以及所受各项表彰证明等[2]。但是在实际企业人事档案管理中，存在大部分企业未能完善员工的档案内容，内容往往比较单一。例如，在企业人事档案管理工作中，存在一些员工档案中没有履历表以及年度考核表，有些员工企业档案中甚至连最基本的个人信息以及家庭成员信息都没完善，员工档案内容不完善的现象会导致企业的档案管理工作举步维艰，无法及时正确查阅员工相关信息，发生重大事件时无法第一时间通知员工家人。与此同时，企业人事档案的管理人员由于疏忽大意，对待工作态度不端正，并没有去及时判别员工档案信息的真实性，而仅仅只是为了早点完成任务，选择把员工档案直接保存起来就好了。这种结果直接导致无法保证员工档案的真实性以及完整性，不利于企业人事管理工作的良好发展[3]。
（四）企业未能充分利用好人事档案的管理
企业在发展过程中更加注重经济效益的创造，在人事档案管理机制上缺乏创新和改革，受到传统管理观念的影响，在员工档案管理上更加关注他们的思想素质评价以及道德修养评价，这其中主要包括了员工的一些工作经历、受到的各项表彰以及达到的教育程度等[4]，而选择忽略了员工的主要专业工作技能以及个人工作能力等，就是因为对员工档案内容记录的不够完善，导致不能充分发挥出档案的作用，不断提高企业人事档案的利用率。企业普遍认为人事档案管理工作就是为了对员工的档案进行保存，起到约束他们的作用。这样的结果只会导致企业不能有效的在实际工作当中利用好档案。比如，企业在进行社会招聘人才过程中，通过对人才档案的对比分析，选择最合适企业的人才，这样有利于企业的生存发展；当企业要提拔员工升职时，通过调度员工档案进行查阅，正确评价出不同员工在企业的表现以及发展前景，从而合理正确的提拔人才。
三、市场经济环境下加强企业人事档案管理的措施
（一）高度重视企业的人事档案管理工作
在市场经济新环境下，企业要想保持良好的竞争力，在市场上占有一席之地，就必须不断加强企业的人力资源管理工作，充分认识到企业人事档案管理工作的重要性，不断提高档案管理员工的专业知识和技能，打破传统人事档案管理的弊端，不断创新优化企业人事档案管理工作。因此，企业要加大对人事档案管理的资金投入，建立起专业的档案管理团队，为团队创造出良好的档案管理环境。与此同时，要严格做好对企业人事档案管理的监督工作，通过组织定期的教育培训，不断提高档案管理人员的工作能力以及综合素质，加强员工的岗位责任心，充分激发员工的工作积极性，让他们全身心的投入到工作岗位当中去，在日常工作生活中努力学习了解档案管理新知识，不断充实自己，提高自身的档案管理水平，为企业的人事档案管理现代化的目标而不断奋斗。
（二）建立健全的人事档案管理机制
企业要建立起健全的人事档案管理机制，对于人事档案管理的每一个工作环节都要严格控制，保证整个工作流程的严谨顺畅。人事档案管理员工要明确指导自己的工作责任和义务，严格按照企业制定的规章制度，要保证人事档案资料收集、整理以及保存工作的标准化、规范化，对于员工档案的每一项内容都要仔细检查判断，保证档案资料的完善性以及真实可靠性。与此同时，企业要高度关注人事档案保管的安全性，避免出现档案遗失或者遭人任意修改的现象[5]。因此，企业要建立起健全的档案管理责任制，科学合理的保存员工档案，加强员工的档案管理安全意识，要做好档案资料的借阅工作，必须根据实际情况正确判断出是否满足借阅条件，才能进行借阅工作，并及时做好借阅登记，在指定时间按时的归还。
（三）提高企业人事档案管理人员的专业水平
当前的经济市场瞬息万变，企业要与时俱进，跟上时展的脚步。因此，企业在人事档案管理上要不断提高相关工作人员的管理水平，加强员工的档案管理知识和技能的培训，争取打造出一支专业化的高素质档案管理团队，早日实现企业人事档案管理的现代化以及科学化。企业除了要注重档案管理员工业务能力的提升，还要不断提高他们的综合道德品质和政治文化素养[6]，要让他们认真履行岗位职责，工作态度端正，不忽视任何一个工作环节。在员工的档案管理技能上，企业要定期组织教育培训，让每位员工及时掌握最新的档案管理手段，不断充实自己的档案管理知识。
四、结束语
【关键词】小微企业;人力资源;档案管理;问题对策
企业的人力资源档案主要是形成在企业人力资源管理活动的过程中，由特定部门机构认定的结果;人力资源档案归档的内容具有使用价值与保存价值。其次企业人力资源管理档案以员工个人为单位进行集中保存，为今后企业的备查历史及参考利用，因此对于企业人力资源管理工作的顺利开展具有重要的促进作用。
一、人力资源档案管理对小微企业的意义
（一）为企业对员工的甄选与人才利用提供参考依据
人力资源档案常被企业视为人事信息资源库，并且可以体现出不同员工的技能与潜在的特质，对了解员工的潜能以及判断其是否具备岗位所需能力等方面，提供有效的而参考依据。其次有利于企业进行有效的人才甄选与利用，巩固企业的人才储备队伍;一方面企业的人力资源档案还可以真实地记录并且妥善保存企业各阶段的文化发展与建设情况，并以图片、文字或实物、影音资料等多种形式直观地体现出来，充分地推动企业的组织文化取得更大进展。
（二）更好地发挥员工潜能并提高企业档案管理水平
企业人力资源档案的管理工作，是根据企业员工自身的发展与需要，建立起来的，并且记录员工不同时间段的技能、知识等信息，可以视为企业对员工
的一种全面肯定与认同，从而体现企业重视员工。其次有利于提升现代企业人力资源档案管理的信息化水平，从而确保了档案管理工作的有效性，使得企业对员工档案的查询、存储以及借阅过程变得高效与快速。
二、现代小微企业人力资源档案管理面临的问题
（一）现代小微企业人力资源档案的管理意识薄弱
企业中的部分人员没有重视人力资源档案管理工作，单纯的认为企业的档案工作就是对员工个人的信息记载，将要填写相关的个人信息就可以了，其他的奖惩、体检、技能等信息无关紧要。其次部分人员还认为：企业的档案管理是企业自己的工作，与自己的利益与发展没有多大关系，因此只要做好本职工作就不用管那么多了。加上少数小微企业中更强调日常的生产经营，因此导致忽视了对员工人力资源档案的管理工作，进而使得企业上下对员工的建档问题显得漠不关心，不利于企业人力资源管理工作的顺利开展。
（二）企业档案管理缺乏专业的人才
企业的档案管理工作效率的快慢，将对企业的人力资源工作产生重要影响，因此对于企业的人力资源档案管理工作者而言，应提高管理的技能，促进企业人资工作的顺利进行。然而当前国内小微企业中的档案管理者缺乏必要的管理知识与技能，他们只能根据自己的经验，对员工的档案进行分类归档，因此建档过程中出现较多的档案分类不明确、资料不齐全或缺失等现象。此外对于档案信息的分类日常也忽视对其的整理，导致人力资源部门调用查看相关资料时，管理者很难在短时间内检索出来，进而影响了工作效率。
（三）人力资源档案管理的制度体系仍有待健全
企业中的人力资源档案管理制度对人力资源的归档范围没有进行明确规定，而且对于档案的登记查看流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及到多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了企业档案的建立与管理效率。
（四）人力资源档案管理水平有限
目前很多企业人力资源档案管理水平不高，管理的方式仍然以传统的手工操作管理为主，而运用先进的信息技术与智能化技术进行档案管理的水平偏低，导致人力资源档案管理工作质量和效益低。其次人力资源档案管理人员没有专业的技术水平，也没有专业的知识，甚至有的人员没有经过专业的培训。所以他们对于人力资源管理工作没有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎样展开工作就怎样展开工作，没有考虑工作任务，更没有认真完成工作的态度，严重影响了人力资源档案管理的工作效率和工作质量。
（五）企业中的人力资源档案管理缺乏硬、软件设施
小微企业的人力资源档案管理缺乏硬件设施，企业中没有建立人力资源档案的设备或档案室，而是将部分办公桌或储物柜作为档案的存放地点。时间一长导致档案出现霉变、档案纸质受到破坏、出现虫蛀或人为损坏、丢失等现象，影响了档案质量和完整，同时小微企业里基本没有专业档案管理软件辅助管理档案，人力资源档案管理潜在的价值难以得到充分挖掘，影响了企业人力资源管理工作，不利于企业档案管理工作的顺利进行。
三、有效提高现代小微企业人力资源档案管理之措施
（一）积极转变观念从而提高对人力资源档案管理的重视意识
企业的管理者应重视对人力资源档案管理工作，让员工加深人力资源档案对企业战略发展、对员工自身价值的意识，确保企业的人力资源档案管理活动能够顺利融入人力资源管理活动当中。其次培养现代小微企业员工的建档、护档的意识，同时企业的人力资源管理工作者，也应不断强化员工的人事档案管理与法治意识，较好地使企业员工认识到：人力资源档案管理工作的价值对于员工自身发展发挥的重要意义，从而不断地强化人力资源档案管理的意识。
（二）加大对档案管理人才的引进并建设档案管理人才队伍
小微企业的人力资源档案管理工作，要想顺利的进行离不开档案管理人才的引进与培养，为此企业应积极引进档案管理专业人才，提高对档案管理者的技能培训，从而确保顺利开展企业的人力资源档案工作。一方面积极参加档案行政管理部门举办的档案管理知识和业务培训活动，邀请档案管理专业人士到企业进行业务讲座或指导，不断提高档案工作人员的专业知识及管理水平与能力;另一方面需要积极加强企业现有档案管理人才队伍的建设工作，不断培养熟悉人力资源档案管理信息技术的综合型人才，更好地推动现代小微企业人力资源档案管理工作取得更大的进步。
（三）企业应重视档案制度的建设并规范管理
有效且完善的人力资源档案管理制度，是顺利开展人力资源管理工作的重要基础与保障，为此提高企业人力资源档案管理工作。企业应该积极建立行之有效的档案管理规章制度，体现管理制度的威严与威信，有利于较快提高档案管理工作的时效性。此外制度还应简明扼要，避免出现过于繁琐造成人力资源档案管理工作质量出现下降;通过各项制度的制定与有效实施，从而较快地提高人力资源档案管理工作的水平，促进企业人力资源管理工作的顺利发展。
（四）充分运用先进的技术提高人力资源档案管理的效率与水平
企业人力资源档案的管理者应该积极学习先进的档案管理技术，进而有效结合计算机技术开展档案管理工作，不断提高企业人力资源档案管理的效率与水平。其次管理者还应善于利用现代化的信息技术积极转变传统的人力资源档案管理模式，有效减少人力资源档案管理工作的投入成本并提高管理效率;明确规范档案管理的各业务流程，确保企业档案管理工作成效的准确性与有效性，促进企业更好地发展。
（五）进行人力资源档案的信息资源与数据库的建设
确保人力资源档案管理工作的顺利开展，还需要不断进行人力资源档案信息资源与数据库的建设工作，从而大大减少人力资源档案管理的经营与维护成本。其次建立信息资源数据库，有利于将企业员工的档案进行细化，进而实现企业人力资源档案信息的有效整合与实时共享，避免档案信息系统出现泄密、失密以及档案信息出现丢失等现象。此外还可为企业今后的保存、查阅利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最终提高企业的人力资源档案管理工作的质量水平。
四、结语
因此，促进现代小微企业人力资源档案管理工作水平的提高，应加大完善档案管理的制度、提高对档案管理工作的重视与意识，同时积极引进档案管理综合型人才，采用先进技术方法等有效措施，促进现代小微企业人力资源档案管理工作的顺利开展，最终推动企业的稳定发展。
参考文献
[1] 王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务，2011（10）.
[2] 杨梅，宋媛.人事档案管理必须适应认识知识改革需要[J].黑龙江档案，2010（4）.
[3] 刘琴.人事档案管理研究综评及趋势展望[J].档案学研究，2011（05）.
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