时间：2023-06-16 09:27:59
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇个人档案与人事档案，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：人事档案管理；问题；改革措施
一、人事档案管理的现状和问题
1.人事档案管理理念与社会发展不适应。
档案当事人无法知晓个人档案中的内容，对个人档案没有知情权。人事档案管理缺少有效的监管机制，部分用人单位可以接触档案，在当事人不知情的情况下记录不实内容，为当事人今后的工作和生活埋下隐患。社会的发展要求档案管理要实现透明化，真正做到有档可查，随时可查。
2.人事档案管理制度有待完善。
在国家档案管理规定中，只有机关、国有企业和事业单位才有人事档案管理的权利，而外资企业、合资企业和民营企业无法管理人事档案，只能将人事档案寄存在人才交流中心。这种管理规定已经无法适应社会的发展需要，而人事档案管理一旦出现疏漏，对企业和员工都会造成很大的损失。
3.人事档案管理方式落后。
当前我国的人事档案管理主要采用手工管理的模式，这极大地制约了档案管理的发展。虽然部分管理机构采用了计算机辅助管理，但是管理的方式也大多应用于目录录入中，没有实现真正意义上的档案管理，档案管理效率依然较低。目前我国的档案管理规定是档案随本人流动，而且档案转移的流程较为复杂。随着社会的发展，人员跨区域的流动性不断增强，档案管理和人员流动之间的矛盾日益突出。部分单位为了防止人才流失，阻挠、干预档案的转移。因此，规范档案管理制度迫在眉睫。
4.人事档案管理的监管机制缺失。
人事档案材料的归档缺乏明确要求，档案的归档和整理工作也相对粗糙。很多档案袋中的纸张材质单薄，加之档案保存时间较长，破损、变黄和蛀虫的现象比较明显。档案材料的纸张大小不一，档案的真实性和准确性无法得到保证。人事档案管理过程中缺少必要的检查和监管机制，部分档案材料凌乱，档案管理的漏洞明显，这为不法分子提供了可乘之机。由于缺少有效的检查和监管，档案当事人材料更新的连续性无法得到保证，这对当事人的工作和发展带来了难以估量的风险和损失，档案材料的真实性和可信度也因此大打折扣。
二、人事档案管理的改进措施
1.加强人事档案管理的法制建设。
政府应推进人事档案的立法工作，强化执法力度。虽然目前我国已经出台了一系列档案管理规定，但是由于档案涉及面广，管理情况复杂，要做到真正意义上的有法可循、有法可依，任务仍然非常艰巨。而且，现有的法律法规要求比较笼统。因此，相关部门必须加强人事档案管理的法制建设，强化人事档案行政执法的主体建设。
2.建立人事档案管理监督和检查机制。
人事档案管理的监督和检查机制尚未建立。当前，人事档案的管理水平参差不齐，部分管理机构不重视，管理人员不作为，人事档案更新不及时等现象屡见不鲜。因此，建立健全的人事档案管理监督和检查机制势在必行。有管理责任的机构和单位，应建立相应的考核和管理指标，从软件和硬件上评估，不断完善档案管理的方式、方法，使档案管理的时效性和真实性得到保障，从而在根本上维护档案所有人的合法权益。关于人事档案的检查和监管机制，有关人员不仅要从宏观上把控，还要在微观上进行管理，即检查档案材料的真实性和合法性。无论是当事人自己填写，还是单位填写材料，都要做到公开、透明，确保材料信息的真实性和评估的客观性。
3.加快人事档案管理的电子化进程。
科技的发展使人们的生活和办公更加智能和便捷，其不断改变着我们的思维方式与学习习惯。人事档案管理工作因此也迎来了发展机遇，无纸化、电子信息化将成为其未来发展的必然趋势。在西方发达国家，每个人都拥有属于自己的电子档案，当事人和企业单位可以随时随地快捷查询，这种方法非常值得我们学习、借鉴。应用特殊载体进行电子档案的存储和管理，不仅效率高，成本也将大幅度降低。应用现代化管理手段对人事档案进行管理，是社会发展的必然要求，其通过数字化、网络化的技术手段，建立标准化和统一化的人事档案管理制度，为企业和个人提供服务。人事档案管理在新的社会环境下面临着诸多挑战，创新人事档案管理方式，提高档案管理水平，构建档案管理监督和检查机制，是时代赋予的全新课题。现代人事档案管理应该立足于社会需求，应用数字化信息系统，建立全面、真实、可靠的档案管理制度。
参考文献：
1.高校人事档案管理系统未能升级导致管理系统过于繁琐。目前的一些高校还在用传统的纸质人事档案进行分类整理，对于高校人事档案管理的相关检索、查阅，或者是调取极为不便。关于高校的人动及相关资料的变更还采用人工整理收集的方法，这种方式大大耗费了人力、物力以及财力，在保管相关的高校人事档案的时候也会耗费相当多的人力、物力、财力。所以未能及时的升级高校人事档案管理系统会给高校人事档案管理的使用以及保管带来不少的麻烦。
2.高校人事档案管理的观念薄弱。新闻媒体曾报道过，某大学有24名研究生档案无缘无故失踪，而且两年内校方并未给学生任何通知，直至学生毕业才发现本应校方保管的档案失踪。经过某大学的档案部门的调查及翻找也未能找出学生的档案。档案的失踪成为了学生们的就业最大障碍。其实从这个例子上就可以看出，高校对于高校人事档案管理的管理观念相当薄弱。档案管理人员不能从本质上重视档案的整理与保存，从而导致档案的失踪及学生的不知情。其实为何档案管理问题频发，归根究底还是因为观念的薄弱，责任心不强。所以高校人事档案管理的档案观念薄弱也是高校人事档案管理所面临的重要问题。
3.未能有效对高校人事档案进行利用，导致资源浪费。高校人事档案管理的普遍应用就是因为高校人事档案管理对于高校发展有着十分重要的意义，所以高校的人事档案应该在一定的范围内合理的利用资源，按照规定制度去使用档案资源，但往往许多高校的档案还处于一个形式化的层面上，未能真正的利用档案资源，从而造成了资源的浪费。
4.高校人事档案无相关备份，一经损毁无法修补。许多的高校人事档案并无相关的备份，正常来讲，相对比较重要的高校人事档案应该有正本与副本，来保障人事档案的完整与安全。档案室是一个安全隐患比较多的地方，容易引发失火或是水灾。高校许多人事档案一经损毁便无办法修补，像一些活动经历和申请表都无法补办。这个问题在高校人事档案管理之中也比较常见。5.有些高校数字化人事档案管理运维不当。有部分高校采取数字化、信息化的方式管理人事档案，更新管理方式是个很好的范例，但同时也要注重人事档案的管理安全。例如某企业运用厂家东方飞扬数字化档案管理，由于使用不当导致了内网信息泄露等诸多问题，最后采取了更改所有客户信息密码加强信息存储技术的方法。数字化人事档案管理很好地方便了高校管理，但与此同时也存在了一定的安全隐患，所以在使用的过程中安全问题也是高校在人事档案信息化管理过程中所要注意的重要问题之一。
二、对于高校人事档案管理的新问题提出相关的改革措施
1.强调高校人事档案管理的规范化和流程性。高校人事档案经常出现丢失的主要原因就是因为高校人事档案管理存在不够规范、随意化的档案管理模式，所以针对于此类问题我们要制定严格的高校人事档案的管理制度。相关的具体制度我们可以借鉴企业的人事档案管理模式，像《干部档案工作条例》中对于人事档案的调取有着严格的规定“如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。”所以严格的工作条例不仅仅能够提高这些人事档案的管理安全性，还能够通过严格的方式来保障人事档案的真实性及权威性，不允许随意篡改。档案的重要性也都源于此，所以强调高校人事档案的管理的规范化和流程性至关重要。
2.细化整理类别，提高高校人事档案管理的专门性及集合性。通常整理高校人事档案一旦档案过多，分类不够细就会给档案的翻找增添麻烦，所以细化整理的类别对于提高高校人事档案管理的专门性及集合性是十分必要的。可以从工作单位性质、职责专业、人员管理权限、职务级别及影响程度甚至是政治面貌、在岗情况及载体形式来进行收集分类。高校人事档案的分类被细化，其专门性以及专业性就会被凸显出来，从而促进高校人事档案管理的发展。
3.提高高校人事档案管理水平及人员配备。当高校人事档案的管理不断细化的同时,也是高校人事档案的管理水平不断提高的过程。为了应对人事档案的管理不断升级，人员的配备应该更加完整。传统的高校人事档案管理中，大都是设立一个档案部，只配备一到两名管理人员，有些高校甚至并没有设立专业的档案部门与管理人员，仅仅以教职员工轮班的方式来进行管理。在此类管理方式的背后不仅仅体现了高校的档案意识的薄弱面，也体现了目前普遍高校在档案管理这方面的人员配备情况。提高人员配备不仅仅是增加相关管理人员的数量，并且阶段性地要对管理人员进行培训，确保管理人员的专业档案的管理水平。及时进行培训也有助于高校人事档案管理的进步性与时效性，从而提高其高校人事档案的管理水平。在进行人员配备的同时，要明确每一个管理人员的职责，防止档案管理出现问题互相推诿或是含糊其词的情况发生。所以做好工作划分及人员配备，是有利于高校人事档案管理水平的提高与发展的。
4.升级相关高校人事档案管理的硬件及软件设施。高校人事档案管理上不仅仅要采取传统纸质档案的模式，也要适时引进数字化的档案管理模式，针对高校人事档案管理的硬件及软件上要做到实时性、高效性及安全性。不断进行更新与升级，不仅可以有效的为高校人事档案的管理规避一定的风险，并且大大减少了人物、物力、财力的耗损，提高高校人事档案使用过程中的效率。无论是从整理收集资料、查阅档案或者是调取档案来说，都是可以大大节约时间并且是十分便利的。也是一所高校紧跟时展的重要体现，更是可以从侧面推进校园整体性的数字化发展。
三、结语
【关键词】人事档案；开放与实用；改革
人事档案管理的效果如何，将在一定程度上影响档案所属人的发展。在社会经济持续发展的过程中，人事档案管理已经发展到了一定的阶段，并且也已经取得了一定的成就。但是从人事档案管理工作开展的实际效果来看，不同的地方工作态度与积极性不同，致使人事档案的真实性、客观性、流动性与完整性具有不同的发展水平。在社会经济逐步发展的过程中，传统的人事档案管理体系弊端逐渐暴露出来。因此，有必要基于目前的人事档案管理现状实行创新改革。
一、人事档案管理存在的问题
随着社会的发展，我国的人事档案管理工作从实际意义上说已经取得了一定的成就，但是即便如此，难以否认档案管理工作中存在的问题。在经过系统的分析发现，人事档案管理工作存在的问题主要体现在以下几点。
（一）功能逐步弱化。
在经济水平逐步上升，社会渐渐发展的过程中，人们的生活方式在一定程度上发生了很大的变化。在生活方式发生变化的过程中，人们的生活行为越来越自由，有的情况下根本没有对档案进行要求。档案功能在生活中的作用逐渐弱化，而这种弱化的现象在年轻人身上表现得非常突出，甚至有的群体已经出现了“弃档”的现象。
（二）“弃档”现象严重。
随着社会生活的日渐开放，越来越多的企业对档案已经开始没有太多的要求。但是在档案转移方面却要花费比较长的时间。与此同时，随着私营企业的增加，人们靠自己的生意生存，对档案的要求更是没有太大的关系，致使越来越多的人弃档。据调查，我国各地均出现了不同程度的弃档现象。弃档问题的存在给人事档案管理工作增加了一定的难度。
（三）档案管理方式存在问题。
在档案管理的过程中，档案流转出现了不同程度的问题，《流动人员人事档案管理条例》中规定，档案的转移必须由专人送取。但是在实际中就会发现，档案转移的时候大部分人都是由自己携带档案到单位，甚至有的人将档案保存在自己的身边，自己建档。人事档案采用这样的管理方式很难在实际工作中获得理想的效果。
（四）档案存在造假现象。
工作人员在管理档案的过程中会发现，工龄越来越长，年龄越来越小，学历也越来越高的现象在档案中表现得越来越严重。档案造假现象的出现不仅不利于档案管理工作的顺利实施，同时也会给档案所属人产生一定的影响。
二、基于开放与实用的人事档案管理改革措施
即便人事档案比较小，但是关系社会各层面人的切身利益。就目前的人事档案管理情况，人事档案在育人、用人与选人方面具有重要的作用。而实行开放与实用的人事档案管理属于有效的管理方式。
（一）开放管理思路。
相较于过去，传统封闭的人事档案管理方式，开放的人事档案管理内容比较多。而所谓的开放，从本质意义上来说就是个人开放与社会开放。在档案管理工作实施的过程中，建立以人为本的理念，在档案管理工作实施的过程中应当树立以社会服务的观念。唯有如此才能够适应目前市场经济体制下流动人口增多的实际情况，同时还应当以开放式的管理模式。而所谓实用，简单来说就是要保证人事档案本身能够起到切实的作用。人事档案要对个人起到实质性的作用，就必须具备生动丰富，符合时代内容的特点。在人事档案管理工作的过程中，需要保证各行业多应用的档案具有真实可靠的特点。在人事档案管理改革的过程中将实用作为目标，更有益于社会对人才的调配与使用，可以有效强化个人对社会的服务。
（二）改革方式。
对人事档案实行社会开放式的管理模式，主要涉及了人事事务所、人才交流中心以及人事档案文件寄存中心这几部分。在人事档案管理的过程中需要建立一个相对集中的人事档案保管机构，这样就可以有效保证人事档案的质量，保护人事档案信息的安全。为了能够更好地管理人事档案，可以在人事档案管理工作改革的过程中建立有限知情权与双向审核制度。档案所属人有权知悉档案内容是否真实可靠。根据档案的性质与档案保管的范围可以适当地向本人公开。有限知情并不是将档案信息全盘托出，可以对当事人开放。在开放、实用的管理理念下，人事档案不仅要充分体现静态价值，还需要展现出动态价值。这样才能够有效提高人事档案管理工作效率。
三、结语
总而言之，在人事档案管理工作实施的过程中，基于开放与实用对人事档案管理工作进行改革，可以有效提高人事档案管理的有效性，转变当前人事档案管理工作存在的不足，提高人事档案的利用率。
【参考文献】
[1]张志敏,贺未英.从“弃档”看人事档案管理的发展趋势[J].韶关学院学报,2013,12(8):78.
关键词：人事 人才流动 档案管理 改革
随着人才流动的频繁，传统意义上的流动人员在迅速增长，人事档案数量大幅攀升，人才中介机构也由政府人事部门单家独办变为其他政府部门、民营、外资共同参与的多元结构。这对如何管好用好人事档案提出了严峻的挑战。
一、人事及人才流动档案管理的内容
人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。流动人员人事档案管理的范围主要包括行业的大中专毕业生、自费出国留学人员；辞职或被辞退的机关人员、企事业人员；外商投资、乡镇以及各类民营企业等；与用人单位解除劳动合同的人员；驻华外国企业机构中方雇员等。
流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。档案管理的具体工作包括档案的收集、整理、保管、利用、转递等；流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作；经授权的职称资格考评、合同签证、社会保险等社会化服务工作。
二、人事和人才流动档案管理的主要问题
1.“档案商品化”和“档案管理盈利化”问题日益突出。目前从每年大量的大学毕业生，到从国有单位流向其他所有制单位的专业技术人员，从高科技的私营企业，到国有性的事业单位，涵盖了我国几乎所有行业和人群。但是由于我国发展条件的制约，流动人员人事档案管理还没有实现完全的公益化，人事档案管理的经费来源还要依靠收取档案管理费，这一定程度上为某些部门提供了寻利空间，轻服务而重盈利的趋势开始出现。“档案商品化”和“档案管理盈利化”的问题日益突出，最终导致档案多头管理，档案的公益性程度不高，面临失信危险。流动人员人事档案管理中的盈利化倾向造成的一个直接危害就是人事档案面临失去信誉的危险，同时刺激多头管理现象产生。造成档案管理混乱，严肃性、公信力不足。一些中介机构受利益驱使，“抢夺”、骗取、截留、扣压档案以及涂改、抽取、销毁、伪造等违规现象时有发生。严重扰乱了正常的人事档案管理工作有序开展，阻碍了人才流动。此外中介机构舍本逐末，恶性竞争的情况时有发生，影响了中介机构自我发展和人才市场健康有序运行。
2.档案管理效能低下，严重影响档案管理发挥应有作用。现行人事档案在内容上仍然保持着计划经济时期的特点，偏重静态性资料描述，不能动态反映个人信用。市场经济条件下档案的主要功能是对个人的工作能力和道德信用进行综合的动态评价，为人才的高效流动提供参考，但现行人事档案显然无法满足这一点。同时，随着流动人员群体的逐渐壮大，“人档分离”正在成为趋势，以往档案收集方法和程序无法施行，尤其是在一些私营企业，人事管理非常不规范，很少对员工进行规范化的考核，个人的业绩资料进入档案信息非常困难，很多人才中心存放的档案很长时间没有信息补充。较为普遍地存在重收档（收费）、轻管理的现象。一些单位档案管理力量薄弱，缺乏熟悉档案管理政策和业务的专业人员，档案不能及时收集、整理、分类、补充和更新，“死档”较多，档案信息应用也就少之又少了。
三、人事档案及人才流动档案管理改革思考
1.借助计算机技术实现社会化档案管理。在同一的管理制度指导下，实行人事档案与人在特定条件下的适度分离，借助于现代网络信息手段，实现对有关于人员的全面了解。具体说，就是利用现代计算机技术和网络通信技术等，把以往分管与不同处所的人事档案，在信息的查询与利用上实现社会化服务。社会化、开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。我们所处的这个新世纪，是一个更加开放的时代。知识经济的发展，人力资源的竞争将会越来越激烈，人才流动的数量和质量会逐步加强，这种社会发展趋势，也为在更大范围内实行社会化、开放式人事档案管理提供了可能性。
2.改革人事档案管理机构实现机制变破。今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、联合办公的大口径管理方式将被采用。人事档案管理制度的改革总之不仅应有利于管理，更应着眼于保护跟人的权利，特别是知情权、再调查的请求权、错误的改正请求权、提出异议的权利、档案资料传播和使用目的的控制权等。另外，对人事档案管理部门也应强调一下义务和责任：确保人事档案质量的义务、负有保护人事档案信息安全的义务、以及保证人事档案被正当使用的义务等。
参考文献
[1]流滢.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].科技致富向导，2012（9）：320
关键词：流动人员；人事档案；网格
一、引言
人事档案是个人身份，工作、学历、人事关系等最真、最直接的记载，是社会和用人单位了解人、使用人的重要载体和依据，直接关系到人事安全和人才利益。流动人员人事档案是人事档案的一个重要的组成部分，在过去的20年里，流动人员人事档案管理对人才合理的配置和有序的流动做出得很大的贡献，但传统的流动人员人事档案的管理模式已无法适应新的形势，而基于网格的流动人员档案管理是一个很好的选择。
二、网格的相关理论
（一）网格的含义
网格（grid）是科学家针对当今的一些科学难题于20世纪90年代初提出的新概念，目前尚无精确定义，但大多数学者认为网格是一个一致、开放、标准的计算环境的信息基础设施，它作为虚拟的整体而使在地理上分散的异构计算资源以达到资源共享，协同工作等目的。
（二）网格的特征
1、集成性与异构性。网格把地理位置上分布的各种资源集中在一起构成一个有机整体，协调分散在不同地理位置的资源使用者。
2、共享性和协商性。网格中的任何资源都能够被共享协商使用，资源请求者和提供者通过协商可以得到不同的服务，满足不同的需要。
3、自治性与统一性。网格资源的拥有者对该资源具有最高管理权限，网格允许资源拥有者对它的资源有自主的管理能力，同时它又需要接受网格统一管理。
（三）网格的系统结构
常见的网格体系结构主要有五种，但目前较为重要的是五层沙漏结构和在五层沙漏的基础上结合Web Service提出的开放网格服务结构。五层沙漏体系结构是一种以“协议”为中心的结构，它从底层开始分别为构造层、连接层、资源层、汇聚层和应用层。开放网格服务结构与五层沙漏体系结构一致，但是它符合标准的Web Service框架，是强调以服务为中心的“服务结构”。
三、网格在流动人员人事档案管理中的应用探讨
（一）网格技术在流动人员人事档案管理中的可行性分析
1、技术上的可行性。网格技术的研究始于20世纪90年代中期，如今已经成为当今信息技术研究的一大热点，国际上涌现了大批网格研究项目，许多IT企业也积极行动参与相关的技术研究，推出相关支持网格的软、硬件产品。网格标准、网格浏览器、服务器、数据库以及网格操作平台的出现证明网格的应用在技术上已经成为可能。
2、实践上的可行性。网格计算在全球有了许多应用的案例，尤其是企业网格近年来取得了一定的进展。在我国网格技术也已经在生物医药、铁路运输、电子政务、资源勘探以及农、林、水利、航空、金融等行业得到应用。另外，目前我国的人才机构大部分已经拥有了信息化建设的基本设施，其原有的内部技术为网格的应用提供了实践上的可能。
3、经济效应上的可行性。目前，我国各地的人才机构虽都已经开始了信息化建设，但由于没有统一的规划与标准，造成重复建设严重，许多资源无法合理的运用，而网格技术能把已有资源进行整合充分发挥它们的作用，在不增加投资的情况下，有效、高效地使用现有资源，提高服务性能，这在经济效益上为网格技术的应用提供了可行性。
（二）网格技术在流动人员人事档案管理中的必要性分析
1、管理中存在的问题需要网格技术。在过去的20年里，我国流动人员人事档案管理虽然取得了不俗的成绩，但是也存在不少的问题，缺乏统一的战略规划，各个部门的应用软件系统在平台、数据库、网络、接口等各方面千差万别，相对孤立的应用软件体系无法适应需整体协作的管理运作体系，隔离的档案网络形成了档案资源流通的障碍，造成个管理部门档案资源开发分散、综合利用共享程度低、信息孤岛现象严重，而网格技术能很好地解决这些问题。
2、新的管理模式与发展趋势需要网格技术。传统人事档案制度是计划经济体制下的产物，其本质所体现的是个人对国家机关、企业单位的依赖关系，而目前在市场经济条件下，人才正逐步由“单位人”转为“社会人”，社会化、信息化和标准化是流动人员人事档案的管理未来的发展方向，个人诚信体系的建立也将是大势所趋，而相对的人事档案需要整合的资源、服务的种类和需要处理的数据也会急剧增加，由于各机构地理分布广泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，这就需要一种技术能很好的协调和解决这些问题而网格技术是其最好的选择，它能够很好地适应这种趋势的发展，并为其提供技术基础和标准平台。
（三）网格技术对流动人员人事档案管理的作用
1、引发人事档案管理模式更深层次的变革。传统经济的人事档案是以手工与纸介质管理为主的，档案的更新、传递、查阅都很不方便，而网格环境下档案管理是协作的、开放的，能够方便单位、个人对档案进行及时更新、查阅、适用流动人员的发展趋势，而这必将引发管理模式更深层次地变革。
2、有利于档案资源共享，实现“一点受理，多点服务”。目前由于管理政策不统一、平台系统不统一和数据库结构不统一等造成档案资源难以共享，而网格的共享性、异构性能很好地解决这些问题，实现流动人员的档案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站开展相关档案的后续服务。
3、有利于管理部门、单位、个人的协作互动、促进人事档案的更新。动态的业绩更新是人事档案的一项重要内容，是提高档案价值的所在，网格技术能够使地理位置不同区域的管理部门、单位、个人拥有不同的权限通过不同的入口对档案进行查阅、及时更新等。
4、有利于档案的利用和开发及个人诚信体系的建立。利用网格技术可实现流动人才的人事服务的跟踪和辐射，拓展档案部门与社会其他部门（如公安、银行等）的信息交换，实现个人诚信档案的建立与更新。
四、基于网格的流动人员人事档案管理的实现
（一）流动人员人事档案管理信息网格的整体模式
流动人员人事档案信息网格就是利用计算机网络把地理上广泛分布的、各级流动人员人事档案管理机构拥有的计算资源、存储资源、网络资源、软件资源、信息资源等连成一个逻辑整体，然后像一台超级计算机一样为用户提供一体化的人事档案信息应用服务。
流动人员人事档案信息网格的建设可以与流动人员区域性人事档案建设的结构相同，如图1所示。
可以分为不同的层次，以行政区域为主，辅以地理区域相结合。但从整体上看，它存在一种层级递进的关系，县级联入市级，市级联入省级，最后构成国家级。各级之间以及各隶属关系之间的资源是共享的，其结构如图2所示。
因此，流动人员人事档案信息网格建设可以采取“总体规划、分步实施、循序渐进”的方法，通过试点示范工作逐渐铺开。
通过建立流动人员人事档案信息网格，人事档案管理部门可以充分利用现有的工作基础，整合和管理分散在各个部门的信息资源，建立一个灵活的、富有弹性的人事档案管理信息基础设施，最大限度地减少信息化建设方面的重复投资。
（二）分层的一体化网格信息平台结构
流动人员人事档案信息网格建设是一个广域、长时的动态建设过程，它需要将不同地域、形式各异的资源进行整合，需要兼容各种产品的更新换代。流动人员人事档案管理信息平台是这一建设中最基础的部分，为了最大限度地实现人事档案各部门间的资源共享、协同操作，实现任何操作系统平台上的数据交换和程序连接，进而集成各种新技术和新产品，这种基于网格技术的分层一体化信息平台体系结构由六个部分组成：
1、数据网格与计算网格。它是流动人员人事档案信息平台的基础组成部分。数据网格集成多种异构、分布的数据源，进而为海量数据的存储、传输、处理与融合提供基础框架。计算网格由多个服务器集群构成，通过集群技术将各企业的服务器融合成为一台透明的、强大的高性能计算机，用于提供高性能计算服务。
2、信息资源网格。该层基于数据网格和计算网格构建，对来自数据网格和计算网格的数据与结果进行处理形成信息资源并将信息资源提供给服务网格层。
3、服务网格。提供流动人员人事档案管理系统所支持的各种服务，同时对于各人才机构的应用系统提供支持，这种服务支持包括信息服务、计算服务和智能信息服务等。
4、系统建模与应用模板。根据来自应用系统和个性化服务访问接口的不同要求，相应地生成专有的系统模型和应用模板。服务网格根据其生成的系统模型和应用模板，向应用系统或用户提供符合要求的服务。
5、个性化服务访问接口。针对各企业和个人的不同应用要求，人事档案各个应用系统通过该接口可以很好地与人事档案信息平台进行交互，进而获取量体裁衣的个性化服务，是信息平台通用性、交互性、实用性的重要表现部分。
6、开发规范与控制平台。它是信息服务平台的中央控制中单元，通过该平台的集中统一控制，使得新建的服务网格、信息资源网格、数据网格和计算网格等各个子系统符合统一规范。利用实现系统的互通、互联相互操作，进而在管理控制平台的统一控制、协调下发挥流动人员人事档案管理信息平台的最大优势。
五、结束语
流动人员人事档案管理正逐步走向标准化、信息化、社会化，网格技术作为一新兴的研究领域也正在逐步走向成熟化、开放化、标准化，并逐步进入实际生产应用阶段。将网格技术应用到档案管理，它不但能弥补由因特网的不足而带来的人事档案管理中存在的问题，而且有利于档案的查阅、异地更新以及单位、部门间的互动，为流动人员人事档案管理改革和发展提供新的环境和广阔的前景，为其信息化建设带来新的契机，对促成新的管理模式起着不可估量的作用。
参考文献：
1、闰静.网格技术应用于档案工作的设想[J].湖北档案,2005(2).
2、陶碧云.档案异构数据库与网格技术[J].档案与建设,2006(9).
3、裴友泉,马仁杰.运用网格技术解决电子档案关联利用问题的构想[J].档案学通讯,2005(6).
4、许长.流动人员人事档案管理探析[J].兰台世界,2006(12).
一、死亡人员人事档案的归属与流向基本情况
1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。
2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。
3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。
4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。
5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。
6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。
7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。
9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。
二、存在的主要问题及原因分析
1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。
2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。
3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。
4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。
三、对死亡人员人事档案管理的建议
1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。
2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。
3. 建立健全管理机制。国家档案行政部门要通过修改《档案法》，补充死亡人员人事档案工作内容和规定，明确档案行政部门的职责。省级档案行政部门应在广泛开展死亡人员人事档案工作调研的基础上联合相关部门出台实用性和操作性强的管理制度、办法，严格控制死亡人员人事档案的归属与流向，使其有规可依、有章可循。出台的制度应结合实际，突出整体联动和协作互动机制，针对档案鉴别接收（移交）、收集整理、保管保护、查阅利用、安全保密、流转销毁、信息化等程序和内容有具体而明确的规定，强化业务培训指导、信息沟通、监督管理及责任追究体系建设。对接收（移交）的时间、内容、要求、手续、费用等进行整体考虑。
（一）人力资源工作。人力资源指的是人在先天的基础上，经过有差别的生活和实践所形成的脑力和体力方面的劳动能力。而相比于物力资源来说，人力资源的侧重点在人，也就是人是创造性的主体，因而具有主观能动性。而以人为主的管理模式目的在于平衡个人与整体之间的关系，并发挥个人能力的优势。而人力资源工作的最终目标在于组建起一支素质有保障且整体性出众的队伍，并在不断进步中形成独特的企业文化。换言之，就是让人才决定企业发展的未来方向，这种全新的理念也必然使未来的企业发展模式产生巨大的变化。
（二）人事档案工作。人事档案是国家机构和社会组织的一项事务，主要目的在于将个人经历和工作表现等数据进行记录，从而为今后的使用提供重要的资料。人事档案的内容包括个人经历、业绩、性格、工作状态等，且具有高度的机密性和精确性，是企业对于人才培养和人才考察的重要内容，也是企业日常管理工作中不可或缺的部分之一。
二、企业变革期人力资源实践的匹配观点
业内学者的观点是企业在不同的发展环节上其所面临的问题也不同，因此会对人力资源管理提出不同的标准，所以必须有符合实际生产的人力资源管理实践活动与之相适应，将不同生产阶段的实践互相搭配，对比其效果，引出所需的材料，有利于将不同的实践组合有可能会产生的效果进行对比，找出最佳的方案。但因为生产条件不一样、策略方针各异，所以人力资源管理的具体需要也会发生变化，因此人力资源管理具有较强的场景依附性，对其进行相应的理论研究力度也会大幅度增加，现存的研究成果并不多，而且大多数是具体的案例分析。人事档案管理是人力资源管理体系中重要的组成部分，是档案管理的重要工作内容，也是企业员工业务审计、绩效考评的首选资料。并且，人事档案资料能够协助企业人力资源管理部门真正以人本思想为指导方针，应用科学有效的手段对人力、物力进行组织与调配，促使其长期处于最佳比的状态中。总之，其两者是密不可分、唇齿相依的，彼此发展的情况对对方均会产生一定的效应。
三、基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革分析
（一）人事档案的信息收集机制变革。从现代人力资源管理视角出发，人力资源档案不能只包括员工基本信息资料，同时还需要能够通过人事档案反映出人员所具备的隐形知识，如职业技能、职业素质、职业道德等状况，这些有关信息就需要经过人事档案管理人员活跃搜集，不断开掘。为深度开掘这些隐形信息，档案管理人员可对人员进行定时考评，考评内容应包括职业技能水平、工作完成状况、职业道德等方面，并将查核成果归纳到各人员的人事档案中。在人力档案管理的工作中，不但要全部搜集人员的基本资料，还应在此基础上，搜集使用人员关于事业单位具有积极意义的信息及意见，从而为管理层管理决策的拟定提供重要参阅，促进事业单位形成一种不断优化的良性循环机制。这就需要人事档案人员加强和各级人员的沟通，积极听取人员的工作意见，并加以收集、整理、汇总、保存。
（二）提升服务意识。人员的服务意识是人事档案管理工作质量提升的关键。在未来，人才必将成为各大企业竞争的主要因素，所以人事档案的管理人员也要从自身的观念入手，从态度上做到端正，从而改变一直以来的被动服务模式，提升服务意识。这样以来可以使人事档案工作更好地为人力资源管理服务，促进人力资源管理水平的提升。
（三）具备竞争意识。知识经济时代下，知识的作用性被进一步放大，换而言之，知识成为了一项非常重要的资源。而档案管理工作也需要体现出企业的工作效率。这就要求人事档案管理部门首先要将信息准确、及时地提供，并加强与其它部门的密切合作。在这一过程中，管理人员要具备竞争意识，将人力资源管理的理念深入人心，在竞争中加强目标的管理。
（四）完善人事档案管理体系。人事档案管理工作也要随着时代的发展而转变管理模式，而在新形势下，人事档案体系的转变也是时代的必然需求。而对于无法适应新形势或是缺乏科学性的制度和体系，就要加大力度进行改革，与实际情况相结合，从而让人事档案管理工作更加制度化、科学化。例如在收集档案时，要注意档案的时效性；在整理档案时，要根据其科学性进行筛?x等。这些工作都是保证档案及时、完整的有效措施，也是结合企业的内部情况而决定的。所以，要根据时代的变化来完善档案管理体系，从事人事档案工作的完整性，为企业的发展提供重要的理论依据。
一、高等教育综合改革对高校人事档案管理工作提出了新要求
高等教育综合改革就是按照建设现代一流大学要求，以建立和完善具有中国特色的现代大学制度和治理体系为目标，对我国高校开展的全方位、整体性改革，从而提高高校的整体办学实力和水平。本次高教领域综合改革的“深水区”和“突破口”是人事制度改革，通过改革传统人事管理制度，实施“分类考核评价制”“竞聘上岗制”“非升即走制”“准聘长聘制”“预聘―长聘制”“教师分流制”“一人一议专门人才引进制”等适应现代高等教育发展的人事管理制度[2]，打破高校人事管理“铁饭碗”，建立能上能下能进能出、分类分层管理，广纳贤才、激发广大教职工活力的现代大学人事管理制度。人事档案管理作为高校人事管理工作的重要组成部分，为高校人事改革顺利进行起到保驾护航的作用，必须适应高校人事改革需要，配合人事管理制度改革，及时调整人事档案管理模式，在管理人员素质、软硬件配置、制度调整与完善、管理方法、手段与模式改革等方面尽快建立完善有利于教职工管理、人才引进与分流适应高教改革的现代人事档案管理新体系。
二、高等教育综合改革背景下的高校人事档案管理改革
1、加强学习，提高综合素质。高校人事档案管理人员要深入学习领会高等教育综合改革的背景、意义和内涵，尤其要透彻理解人事管理制度改革的精神实质和改革方向，把握综合改革对人事档案管理的新要求。要加强理论学习转变传统档案管理理念，从档案是约束人、管理人理念转变为服务人、了解人[3]；人事档案管理是为全校教职工保留个人信息，为人才流动提供便利，为学校任用提拔干部提供参考；高校档案管理人员要定期出外考察学习外校人事档案管理工作的先进经验和好做法，不断加强业务学习，提高业务管理能力，尤其是教育管理信息化环境下的人事档案管理能力。
2、搭建适应人事制度综合改革档案管理新体系。本次高校人事综合改革力度大、变化多，特别是机构撤销、院系合并，人员分流与分类评价，人才引进条件变化等，这就对高校人事档案管理提出了新要求。需要重新搭建人事档案分类体系、调整档案归类、精简档案内容、增加新的档案项目，扩充新信息，设立引进人才专门档案库等，以适应人事综合改革需要。
3、加强信息沟通及时收集整理人事档案材料。高校综合改革人动大，作为档案管理部门要及时与学校各院系及有关机构部门如组织、人事、教务、科研、后勤等部门加强联系与沟通，及时收集整理人员调整、引进、调入调出、职务职称变动、教学科研成果、获奖证明、资格证书等方面的变动文件、材料，及时收集归类上架，确保不漏一人，不失一证，不缺一件。
4、改革传统档案管理模式，提升档案管理利用效率。高校人事档案管理不仅仅是保管档案，更重要的是如何利用档案，充分发挥人事档案在人员考察、干部任免、评优评奖、出具证明、工作绩效考核评估、人才引进推荐、职务职称提升、工资待遇变动乃至调动退休、离世评价等方面的作用。高校干部人事档案在符合保密原则前提下，应尽最大限度向外公布有关可以公布的信息（如个人的职称职务变动情况、学历、获奖、工作业绩、加入组织、特长优势等），为有关单位机构了解、掌握引进人员提供充分的参考信息。
5、加强信息化建设提高人事档案信息化管理水平。随着教育管理信息化不断向前推进，如何基于网络平台和学校OA（办公自动化）系统等各种信息化平台，建立高校人事档案数据库，以提高高校人事档案管理效率，是当前高等教育综合改革对高校人事档案管理工作提出的新要求[4]。为此，要尽快向学校提出申请搭建基于校园网的人事档案管理计算机网络系统软硬件平台，购买或自建适合本校使用的人事档案数据库，管理人员要及时培训学习掌握档案管理信息化技术；将原来的纸质人事档案逐步电子化、数据化、网络化，为学校每个教职员工建立个人数字化档案库，便于查询、更新和反复使用，以提高档案信息利用率。更好地为学校各有关部门提供多角度、多功能、全方位的人事档案信息服务。
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