时间：2023-06-15 09:27:46
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办公室档案的管理在当前较为复杂且快节奏的办公室工作中越来越重要，为了提高办公室档案的管理效率，笔者在本文中简要介绍办公室档案管理的现状和重要性，并着重提出提高档案管理效率的几点策略同大家共同探讨。
【关键词】
办公室；档案管理；重要性；策略
随着我国企业单位办公室工作的快速发展，企业工作对办公室管理的完整性和连续性也有了更高层次的要求，而档案管理的情况对提升企业单位内部的工作质量有着至关重要的影响，相关人员必须认识到自身工作的重要性并采取一定措施，才能确保档案工作有序、有效进行。提高办公室档案管理工作效率对于提高企业工作水平和服务质量有着重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
随着办公室管理制度的不断改善，当下企业单位办公室工作队伍整合度的提升，相关企业单位均较大程度地扩大了档案资料的利用范围，通过增加指定工作人员数量的方法切实提升档案管理的服务水准，逐步实现办公室人才资源的优化配置。但由于部分企业内部仍然存在工作人员素质低下、档案管理手段陈旧以及管理信息化技术含量低的现象，企业只注重“一线”业务、忽视后勤与档案工作的现象，企业档案制度不健全，档案门类较多，达不到档案管理的基本水准，更谈不上高水平的管理。因此仍然需要采取相关措施进行解决，促进档案管理的效率提升。
二、做好办公室档案管理的重要性
办公室的档案管理工作在展现一个企业单位的成长过程以及对其单位的未来发展和决策进行有效指导等方面是很有意义的，是单位在开展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理质量直接影响着办公室的工作效果，对于提升企业单位内部的协调工作十分有效，档案管理对于企业单位工作模式选择和资源配置起着决定性的作用。我们只有通过档案管理，才能对管理者在制定企业规章制度或进行相关决策时查阅到足够的资料，并依据档案资料更好地了解企业状况做出选择，为企业其它工作部门的效率保障做好基础，从而提升企业单位的整体工作成效。
三、办公室档案管理效率提高的几点策略
在掌握办公室档案管理的重要性后，对当下部分企业单位存在的管理弊端，我们需要在正确认识档案管理工作的基础上采取相关措施，针对性地解决实际问题，便于我们更好地开展办公室的档案管理工作。
（一）转变管理理念。
办公室的管理一旦停留在旧的阶段，整个企业的发展将会失去积极性与生命力。因此，我们应当转变管理观念，将新鲜的管理理念贯彻到每一位工作人员的身上，找到当下档案管理的特点及规律，彻底改善传统的管理方法，可以通过教育、宣传等工作方法找到理念转变的切入点，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力及发展潜力。
（二）加强管理手段。
企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。
（三）创新管理体制。
管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。
（四）重视人员管理。
企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。
四、结束语
通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室工作管理的需求。相信在企业单位及相关工作人员的共同努力下，办公室档案管理的水平必定会得到一定程度的提升，真正实现办公室管理的规范化、科学化，促进企业单位的更高更快发展。
作者：宜玉琴 单位：陕西黄陵煤化工有限责任公司
【参考文献】
[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012.
在办公室中，档案是非常重要的资源，不但可以详细记录办公室的活动情况和工作开展情况，还能够给单位其他工作开展提供服务。首先，档案能够全面展现单位的工作情况，能够给单位将来发展提供参考，能够提高单位内部的工作效率和工作质量。其次，通过管理办公室档案，决策者决策时能够通过档案了解单位情况，从而提高决策的科学性。再次，通过档案能够认定关联工作成果，对双方合作更好进行非常有利。最后，办公室档案工作水平能够体现单位的经营成效和工作效率，会决定单位的资源配置和模式选择。所以，相关档案管理人员必须认识到档案管理工作的重要性，并在此基础上做好档案管理工作，提高其管理效率。
二、办公室档案管理效率提高的策略
(一)创新人员理念
在开展办公室档案管理工作时，理念是做好工作的基础，只有创新理念，才能够将想法转变成为实践，从而不断的提高档案管理的水平。而想做到这点，单位领导以及档案管理人员必须提高思想认识，在详细分析档案管理工作现状的基础上，进行创新，找到档案管理过程中存在的问题，并采取措施解决问题，不断的提高档案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，档案管理人员还应该提高自身的服务意识，更新档案管理思想，确定合理的档案管理目标。在目标确定时，必须根据单位的发展现状和发展需求进行，确保档案管理工作能够和单位日常工作需求相适应。单位管理者也应该重视全体工作人员思想工作的加强，通过会议等形式来提高档案管理人员对于档案管理的认识，并在此基础上转变档案管理工作的形式，从以往的被动管理转变成为主动管理，全面提高档案管理工作的实际质量。
(二)采用有效管理手段进行档案管理
开展办公室档案管理工作时，选择的管理手段会直接影响档案管理工作的效率和质量，特别是在新的时期，办公室开展档案管理工作时，更需要与时俱进的更新管理手段。首先，档案管理应该和时代相适应，需要将信息技术运用到档案管理工作中去，实现档案管理手段的现代化。档案管理部门也应该根据需要进行档案管理局域网的建立，这样能够方便单位人员的档案查阅，不但能够提高档案管理效率还能够提高其使用效率。其次，办公室可以联系相关单位来建立专业管理中心，通过管理中心来整合电子数据，给档案管理和查阅提供方便。管理中心的任务便是收集办公室的电子数据，并通过网络来共享数据，提高其管理效率和应用效率。
(三)重视管理机制创新
在办公室档案管理中，管理机制是效率提高的保证，有效创新管理机制是提高办公室档案管理效率的重要因素。一些单位进行档案管理时，经常存在和其他部门工作协调困难的情况，这是由于档案管理机制不合理导致的。这便要求档案管理工作开展过程中重视管理机制的创新，激发工作人员的创造潜力和工作动力。单位领导也应该正确认识档案管理工作，从单位的实际需要出发，制定更加科学的管理机制，除了需要做好工作流程制定和人员选定工作之外，还需要成立单位文件阅览中心、建立网络档案目录、建设档案咨询台。
(四)根据需要扩大办公室档案管理的领域
现在有些事业单位管理办公室档案时，普遍存在工作范围狭窄的问题，这便需要扩展创新管理范围。想要达到扩大领域的目的，便需要扩大档案服务对象的范围，给整个社会服务。很多单位的档案针对的往往是本单位内部，给单位的正常运行提供服务，虽然档案在单位运行方面做出了一定贡献，但是其作用却没有完全发挥出来。若是能够让档案给整个社会服务，不同的个人或者组织便能够通过档案资源获得自己需要的信息，发挥档案的作用。在扩大档案管理领域的同时，也必须做好人员培训工作，不断提高档案管理人员的素质，让其更好的为档案管理工作服务。
三、结语
1.合理性
在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。
2.客观性
办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。
二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作
1.管理人员理念要现代
当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。
2.档案室管理者的工作素质的必要
关键词：办公室 文书档案 管理
一、文书档案管理的概述
1.文书档案管理的涵义
文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。
2.文书档案管理的特点
文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。
3.文书档案管理的重要性
在现代企事业单位管理中，文书档案管理也是管理中一个重要的环节。文书档案管理不仅是确保事业单位工作质量和效率得以提升的重要条件，同时也是衡量事业单位管理水平的关键尺度。而就文书档案管理工作重要性的具体内容而言，其主要包括两个方面：一方面，文书档案的凭证作用，其可以记录下企业的真实发展情形，具有一定法律效用，同时由于其大都是当事人的声音文件、影响文件或者亲笔手稿，所以真实性比较强；另一方面，文书档案的参考作用，其是企业以前发展过程的完整记录，也是企业发展的第一手资料，所以可以为企业未来的发展提供必要的参考数据，具有重要的作用。特别是随着信息技术的迅猛发展，企业每天的发展过程中均会产生大量的文档信息，加之人们对于文档服务的质量提出了更高的要求，所以文书档案管理工作急需完善、创新和改革。
二、办公室文书档案管理工作存在的问题
1.缺乏规范的文书档案管理制度
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
3.档案人员管理意识淡薄
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、完善办公室文书档案管理工作的措施
现阶段，我国办公室文书档案管理工作存在着一些问题，不利于工作的顺利开展，因此需要针对问题，采取有效的措施。具体措施如下所述。
1.建立健全完善的档案管理制度
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
2.建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.加强档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
四、结束语
综上所述，文书档案工作对于我国的进一步发展有着重要的意义，虽然现阶段我国的文书档案工作还存在着一些不足，但我们已经找到了所需解决的问题，并根据问题提出了解决方案。相信在下一阶段工作中认真的落实这些优化方案，文书档案管理工作将得到很好的发展完善。
参考文献：
【关键词】办公室；档案管理；效率；方法
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
1、办公自动化下医院档案管理要点
1.1 实现档案管理和办公自动化的一体化
在全面推进医院改革的过程中，传统的医院档案管理模式难以满足医院对档案管理效率和质量的要求，进而造成管理上问题不断。在办公自动化的环境下，自动化办公模式可以充分发挥其高效快速及全面等特点，将其与医院的档案管理工作结合起来，形成医院档案管理一体化，必然能不断完善医院服务，确保档案管理工作高效完成。
1.2 实现医院档案归档的规范化和标准化
医院档案的归档包括电子档案和纸质档案两部分的内容。在办公自动化环境下，先进的信息技术和计算机网络平台能够确保档案归档工作高效率和高标准的完成，在计算机技术和网络平台建设的辅助之下，医院的档案归档各个环节都能够进行规范管理，从而大幅提高档案归档工作的综合水平。
1.3 促进医院各部门之间的相互协作
在办公自动化环境之下，医院的档案管理工作的系统性特征更加明显。电子档案归档除了要求医院档案管理部门协调工作之外，还需要信息技术部以及其他部门的通力协作，这样才能够确保档案的完整性。在办公自动化实现的前期阶段，但管理工作需要得到进一步的延伸，无论是前端控制还是设计阶段，都要确保系统性管理。
2、办公自动化下医院档案管理策略
2.1 改变传统的档案管理模式
在办公自动化环境下，医院档案管理的各项文件是相对独立的。传统的医院档案归档工作主要是由部门或者是个人完成，在实现办公自动化之后，自动化的医院档案管理则以文件为单位，直接将处理完成的文件进行归档。在这样的改变之下，电子档案归档不再是一个部门的工作，他需要信息技术部和档案管理部门共同协作，无论是哪一个环节出问题都会造成档案的完整性。在办公自动化的要求之下，医院必须改变传统的档案管理方式，在自动化办公系统建立的前期阶段就必须要将档案管理进行延伸，并且与系统设计紧密结合。另外为了确保医院档案管理的系统性发展，自动化办公系统的功能设置必须涉及前端控制。
2.2 全面完善档案管理系统
在自动化办公的影响下，医院的档案管理部门必须不断完善档案管理系统，确保档案管理的各项工作能够系统化的完成。在完善医院的档案管理系统过程之中，必须根据医院的实际发展情况，在现有系统平台的基础之上，构建档案管理子系统，从而确保电子档案管理工作和电子公文运转的高效配合和共同完成。与此同时，在进行设计时，医院首先需要对自身的业务经营管理特点进行全面的分析和研究，根据管理的实际特征进行系统管理平台的设计和完善，确保管理系统平台设计能够与其他的管理组件相互融合，提高管理系统的整体适用性，同时为实现文档一体化管理的目标创造良好的条件。
2.3 建设档案管理工作队伍
我国的医疗卫生事业正处在全面发展时期，这一时期医院的档案类型和数量持续增多，这对医院的档案管理工作带来了极大的挑战，也给档案管理的工作人员提出了更高的要求。在办公自动化环境下，医院在开展档案管理工作时需要结合办公自动化的特点，根据工作需求建设档案管理工作队伍，加强管理人才培养工作，有效提高档案管理人员的素质，满足医院办公自动化的要求。一方面由于办公自动化的发展速度逐步加快，那么医院的档案管理工作就必须跟上科技和信息化发展的步调，重视人才的培养和更新，加强对档案管理人员的专业技能培训和职业素养教育，确保档案管理人员的知识和技能得到更新和发展。另一方面，医院要引进先进的人员考核制度，积极推进激励制度，将职称和员工业绩关联起来，充分激发工作人员的工作热情，提高档案管理人员的整体管理水平以及医院的整体服务质量。
2.4 建立和完善档案管理标准
自动化办公下的医院档案管理更加的方便快捷和及时，那么档案管理的各项工作就必须要有统一的标准，提高管理的规范性。因此医院必须根据档案管理要求建立和完善档案管理制度，确保各项管理工作有据可循。首先，档案管理工作必须涉及档案的收集整理以及检索等方面的内容。接下来，档案管理部门必须认真检查归档材料，采用高效的鉴别手段确保档案信息资源的真实性和完整性。对于档案管理中的相关技术操作和流程中涉及到的文件处理、著录制定等工作要保证格式和标准的统一。除此以外，医院的档案管理标准要进行不断的完善和修正，在这一过程中必须结合医院办公自动化的程度和特征，明确相关人员的工作职责，规范档案管理的各项工作流程。
【关键词】办公室；档案管理；不足；完善策略在
经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。
四、结语
为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业发展步伐。
作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院
【参考文献】
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.
关键词：办公自动化；档案管理；信息化
一、应用办公自动化系统进行档案管理的优势
1.有效提升档案管理工作的效率。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而运用办公自动化系统进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。2.实现文档、文字等信息的共享。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这就导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。3.实现最大限度的保护档案。由于档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已无法反复的翻阅。利用信息技术将相关档案数字化后，就可以直接通过计算机终端进行相关的查找浏览操作，使纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对档案进行字迹颜色加深处理，最大限度的使其恢复原有的样貌，达到保护档案实体的目的。4.提高文件传递的速度和安全性。按照传统的档案管理方式，都是由档案管理人员对档案进行人工的收集、整理、运输等，这样一来档案信息的丢失在所难免。特别是在档案资料的运输过程中，很多突发因素很容易就会造成档案的丢失，从而影响档案资料的正常使用。而随着计算机网络技术的进一步发展，档案资料不必再通过人工运输的方式进行传递，而是通过网络共享就能快速实现两地之间的档案传递，即便是在共享过程中档案意外丢失，原计算机内通过档案备份也能轻松解决这一问题。
二、当前办公自动化环境中出现的问题
1.电子文件安全性得不到保证。由于计算机网络在运行过程中存在着一定的开放性和共享性，因此档案文件在进行传递时，其安全性就很难得到保证。特别是一些网络黑客运用计算机技术根据自身需要对文件进行内容的重新编排或排版后，资料就无法保持其原始性。加之目前网络窃密技术的进一步发展，更是对文档的安全性构成了威胁。2.档案管理人员专业素质不足。伴随着计算机技术的进一步发展，办公自动化技术对档案管理人员提出了更高的要求。但是目前很多的档案管理人员所从事的工作与其专业并不对口，加之部分工作人员对信息技术及与档案管理相关的软件应用并不熟练，这样就很容易使档案管理工作出现安全隐患，从而降低档案管理工作的效率。
三、利用办公自动化系统实现文档的高效率管理的对策
1.充分认识档案信息化管理的重要性，加大支持力度。档案办公自动化建设是实现单位现代化管理的必要条件，因此单位领导必须充分认识到其重要性，把档案信息化建设纳入到工作日程。政府及有关部门也要给予档案管理信息化建设以大力的资金支持，支持档案管理的基础设备建设。2.提高档案人员综合素质。单位应加强对档案管理工作人员的技术培训，以使档案管理工作人员紧跟科技发展潮流，熟练掌握一些与档案管理有关的应用软件和设备，从而为提升档案管理效率提供专业保障。加强对档案管理工作人员的思想道德教育，使档案管理工作人员树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守，养成良好的思想道德修养，从而为提升档案管理工作质量提供思想保障。
总之，在办公自动化环境下，电子文档管理工作的重心已经不再是对文件进行程序复杂的搜集、整理、分析、归档、利用，而是在做到不改变文件储存位置的基础上实现对文档的管理与利用。档案管理人员的职责也相应的从文档保管员转变为了文档审计员。这种转变给传统的文档管理方时带来了巨大的冲击和改变，因此尽管目前信息化档案管理工作已经取得了一定的进步，档案管理效率也得到了一定的提升，仍应意识到要想真正实现自动化的档案管理任重道远，并需要进一步加强对计算机技术的学习，以不断提升对信息化档案管理工作的适应能力，切实做好电子信息时代的档案工作。
作者:李静 单位:龙口市城市社区卫生服务中心
参考文献
[1]韦俊梅.文书档案管理的办公自动化应用探析[J].人才资源开发,2016(16).
[2]李伟艳.办公自动化环境下档案管理探析[J].办公室业务,2016(20).
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