时间：2023-06-13 09:25:14
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案归纳方法，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
摘 要 本文从医院档案管理的自身特点出发，通过现代与传统档案管理方法进行比较分析，说明医院档案管理信息化的必要性。
关键词 医院 档案管理 信息化 必要性
医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。
一、档案信息化完善了档案管理模式
在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。
二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善
在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。
三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。
四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。
五、档案信息化有利于更好的保存档案原件
医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。
参考文献：
[1] 张明，丁晨.医院资料归属[J]湖北电力[J].2014.30（12）：58-60.
关键词：办公室；信息化；电子档案；管理
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。
关键词：档案信息管理系统；计算机；数据挖掘技术；应用
数据挖掘技术是指以计算机系统为平台，对系统中的大量随机数据进行分析、整理，从而提取出对商业发展有用的数据。既提高了企业档案信息管理工作的质量与效率，又完善了信息化整合机制，对基本数据进行深入、差异化分析，为下一步工作奠定了坚实的基础。
1数据挖掘技术的实际应用
当前社会，计算机信息技术在各行各业应用十分广泛，并且受到了社会各界的高度肯定和认可。以数据挖掘技术为例，在档案信息管理工作中该技术发挥了较大的优势，较好的完善了现有档案工作中的不足与问题，应用计算机平台可以在保证信息安全的基础上，做到了资源信息优化管理，提炼出有意义的数据；在医疗档案管理上，计算机平台可以自主分析档案的基本情况，医生在就诊时需，要利用计算机平台对患者进行档案记录，以建立完善的档案管理系统；对档案信息管理而言，数据循环需要通过计算机对目标进行不断的循环处理，以达到信息、筛选提取的目的。计算机数据挖掘技术以数学方法为主，在一定条件下，工作人员通过计算机用一种具有高度概括性和逻辑性的语言，将事物的状态过程关系表达出来。同时，在实际运算过程中，还会涉及演绎法和归纳法，以保证所收集数据的准确性，并且符合信息管理领域的基本原则。
2数据挖掘技术的形式
数据挖掘技术所包含的知识十分广阔，包括机器学知识、统计学知识、人工智能等相关技能，进一步通过计算机平台对企业数据库内的数据进行自动化分析，并且总结出潜在规律，以辅助工作人员做出合理的决策。针对计算机数据挖掘技术的类型，本了以下三点分析：
2.1过程与分类
2.1.1基本过程系统在运行之前需要根据实际解决的问题，合理安排任务，以明确挖掘目标和基本程序，基本分为三个阶段：准备阶段、挖掘阶段、解释和评价筛选阶段。首先，企业所提供的无序数据库具有随机性、模糊性，系统需要自主筛选并删除其中重复的数据，根据得到的规律与异常原因做进一步筛选，最终选择对应的方法清理数据。其次，对于所收集的数据系统，可以通过物理或者逻辑的方法分析其特点，并根据系统、软件等差异性完成数据收集工作。最后，根据数据源自身的特点，系统筛选数据的方法是多种多样的，包括线性分析、非线性分析、聚类分析等方法，再利用数学知识与统计学对其进行分析，挖掘内在联系，找出隐藏的规律。数据处理的最终目的是帮助企业找到有价值的数据信息，并且应用到实际生产中，每次技术分析所得到的数据结果，不一定一四到位，需要工作人员对数据源进行反复甄别、提取，直到得到满意的结果为止。并且数据处理的过程是十分复杂的，工作人员需保证每一步操作的结果，满足预期要求，在此基础上进行下一步操作，以获得有价值的档案信息资源。
2.1.2分类传统的数据挖掘技术，在操作过程中存在一定的不足与问题，因此需要不断发展融合新的知识和元素，以为用户提供最实用简单的数据归类方法。首先，计算机系统需要对数据库内庞大的信息源进行甄别、分析，并将其按不同的属性进行分类、处理、划分。在此基础上，对所得数据进行处理、划分、测试，对满足要求达到指定目标的数据进行下一步分类。
2.2相关规则
相关规则是计算机数据挖掘技术运行的基本原则，不仅要准确描述出系统中相关数据，而且要利用数学归纳法对所得的信息进行针对性分析，以用数学的语言描述出相同属性的事物状态、过程与关系。相关规则可以加大系统处理庞大数据库的效率，利用有效的记录方式，降低数据占用空间，进而分析总结出对企业发展有益的规律与信息。
2.3粗糙集
在数据挖掘技术中，粗糙集具有重要的意义和作用，是数据挖掘的最实用方法，是用来专门研究不具有稳定性的数据源的基本工具，不仅运算方法简洁，而且无须知晓额外信息，可操作性强。
3数据挖掘技术在档案管理中应用的可行性
传统的档案管理水平已经不能满足时展的需求，需在技术上不断创新，以提高档案服务水平、效率与质量。因此，现代档案管理系统结合计算机挖掘技术，既节省了人力资源，又提取了海量数据源中的实质信息，实现了网络化、数字化的无缝对接。数据挖掘技术并不仅仅是一种信息处理技术，还可以使档案信息更加科学化、合理化，提高了在档案应用中的可行性。
4计算机挖掘技术在档案信息管理系统中的应用意义
档案信息资源在我们的生活中具有重要的地位，不仅涉及个人信息，还包括了历史奖励问题、处罚问题，根据内容不同，密级等级也不同。当前档案信息管理系统充分发挥计算机挖掘技术的优势，从根本上提高了服务管理水平，优化了档案管理模式，为档案的收集、整理、归纳提供了一定的便利。本文就挖掘技术在档案信息管理系统中的应用做了以下四点分析：
4.1提高了档案信息的安全性
档案信息所包含的信息源不仅复杂，而且内容含量大，是对过去信息的分类、总结性记录，是十分珍贵的文字资源。一方面这些资源为人们的工作、学习提供了专业的信息，需要尽可能长久保存，然而在实际使用储存过程中，由于计算机系统或者人为因素造成了一定的信息损失。另一方面，档案信息的资源牵涉广泛，包括人员的教育背景、生活背景、工作背景，所接受奖励情况、惩罚情况等等，是需要机密保存的，如果在档案借阅过程中监督不到位，会造成信息泄露，而数据挖掘技术可以协助档案信息管理系统统计档案的借阅次数与内容，从而监督不恰当的借阅行为，并且统计分析恶意损害、利用档案的情况，提高档案的保密程度与安全性。
4.2提高了档案信息的使用效率
档案内容不仅信息量大，而且所涉及的领域也十分复杂，大多带有一定密级的，在借阅过程中需要严格遵守相关规定，以保障档案信息的安全。随着时代的发展，国家也在一定程度上降低了档案借阅的标准，提高了档案信息的可利用性。但是在实际操作过程中，档案借阅行为依然在法律法规的调控范围内，实际借阅效率并不是很高。利用数据挖掘技术，档案信息管理系统可以通过计算机平台与借阅者进行沟通，了解其需求的基础上，建立双向档案供需渠道，既提高了档案部门的服务水平，提升了档案信息利用效率，又保证了档案信息在就业过程中的安全性，从而发挥了答案信息的最宝贵价值。
4.3为档案鉴定工作提供了便利
档案鉴定工作是档案管理系统中难度系数最高的一道流程。在传统的档案管理系统中，档案鉴定需要人为操作，受有个人能力与客观因素的影响，容易受到人为失误的影响，造成档案资源的浪费，甚至某些有价值的档案信息，也会由于人为偷的失误未被保存下来。此时利用计算机数据挖掘技术的优势，可以从庞大的数据源中筛选、分析、比对出完整、清晰、有潜在价值的信息，已被系统提供有力的支撑依据，防止档案信息丢失。其次，计算机系统可以弥补人为失误与疏忽，在广泛模糊的信息数据源中，挖掘出有一定规律的实质信息，从而保护有关人员的隐私，对借阅者提供有针对性的帮助。
4.4降低档案鉴定工作成本
档案鉴定是档案工作中的一项重要内容，贯穿档案工作的每一个环节，通过档案鉴定对已知内容信息的作用与用途进行研究，有价值的会交给档案馆永久保存，没有价值的会被送进销毁炉进行档案的销毁。因此，相关部门应加强工作人员的责任心，通过行政监督指导，引导档案鉴定人员高效、高质地开展归档、保管、利用、统计等工作。通过计算机数据挖掘技术，可以有效降低档案鉴定的工作成本，通过科学合理的筛选，保证答案的真实程度。利用计算机系统的信息分析能力，对海量信息资源进行量化处理，从而为鉴定、归纳等环节提供基本依据。除此之外，计算机系统在实际运行过程中，可以针对信息资源进行管理维护，保障筛选工作的有效进行，避免出现档案信息丢失等人为失误。
5数据挖掘技术在档案管理中的详细运用
数据挖掘技术在20世纪80年代就已经被开发利用，并逐渐应用于各个领域，但在档案信息管理中还处于实验阶段，实际运用主要体现在以下三点：
5.1档案信息的收集
档案管理工作的第一步是对信息资源的收集，进而利用数据挖掘技术以数学角度分析数据的类型、属性，最终获得准确的模型。对海量数据资源进行分类是信息收集的第一步，也是档案管理工作的基础。比如，档案管理员利用计算机平台向借阅者问卷调查，并将所得结果整理、归纳，录入数据库中。档案管理平台通过借阅者提供的数据信息对其档案需求进行分析，提供针对性较强的信息，提高数据管理的个性化服务性能。
5.2档案的分类与预测
数据挖掘技术，将整个区域划分为不同的工作流程类别，进而按照挖掘系数与信息属性进行分类和分析。提供一组不同属性的数据，通过筛选将其分成良好的训练集，建立模型，帮助用户利用计算机系统提取最原始的查询信息，从而总结出用户的特征。比如，借阅者利用网络平台对档案类别进行查询，档案信息管理系统可以通过用户访问网页的情况，了解用户的需求，进而推测出用户的特征和喜好，包括搜索内容、停留时间、访问次数等。
5.3档案信息的整合
档案馆内储存了海量的信息，但是部分档案内容属于此档案，虽然占用了一定的信息资源，却并未被开发利用，游离在中心工作以外。因此档案工作人员利用数据挖掘技术处理“死档案”，提取其中有用的信息，开发成新的档案资源，以为借阅者服务。比如，未被利用的信息资源是静态的，已经被开发、归纳的信息资源是动态的，具有可传播和被利用性。然而传统的纸质档案资源利用率较低，通过数据挖掘技术开发成数字化档案资源后，可以利用网络平台和信息检索系统，为借阅者提供高质高效的服务，发挥了资源整合优势。
【关键词】职业教育;档案管理;教育质量;管理水平
一、职业教育档案管理的重要意义
职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。
二、职业教育档案管理主要内容
（一）文书档案管理
文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。
（二）教学档案管理
教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。
（三）学籍档案管理
学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。
（四）设备、基建档案管理
设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。
三、加强职业教育中档案管理的实践性
（一）增强档案管理的意识
职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。
（二）加大档案管理的力度
职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。
（三）建立完善的规章制度
在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。
（四）实现信息化档案管理
随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。
（五）提高档案开发利用水平
职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。
四、结语
通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。
【参考文献】
[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案.2012.
[2]吴桂云.改制后职业教育系统档案管理的几个新区域[J].办公室业务.2011.
[3]尹英范.加强职业教育档案管理工作的创新[J].黑龙江史志.2014.
[4]林凤.关于职业教育院校档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012.
[5]江华.发达国家职业教育中的学籍档案管理[J]教育与职业.2001.
【关键词】网络环境； 高职院校； 教学档案管理
进行网络环境下的高职院校教学档案管理研究工作是当前高职院校管理的重要组成部分之一，与此同时，高职院校教学档案管理在网络背景下，也呈现出了很多新的特点，并体现出不同的管理形式。在这样的背景下，进行高职院校教学档案管理研究，就需要充分总结网络环境下的高职院校教学档案管理工作呈现出的不同特点，并有针对性地进行相应的管理工作形式的更新设计研究。
一、网络环境下高职院校教学档案管理研究现状
进行网络环境下高职院校教学档案管理研究过程中，首先要进行的就是高职院校教学档案管理的特点研究，进而对网络环境下的高职院校教学档案管理新内容进行分析研究。与此同时，还要对网络环境下新型高职院校教学档案管理内容的内部环境因素和外部环境因素进行分析评估，找寻出目前高职院校教学档案管理中的应用存在的不足，并通过利用先进的网络技术，进行网络环境下的高职院校教学档案管理分析研究工作：
首先，进行高职院校教学档案管理结合网络技术的应用经济适用性分析。使用F分析（即利用F统计检验方法，检验所应用的网络技术是否在显著可信的区域范围内，保证所进行的方案选择的显著性特点）的方法，对高职院校教学档案管理引进先进的信息管理系统进行经济价值分析。与此同时，主要是考虑到高职院校教学档案管理中引进相关软件的费用，所需要的系统的基本配置，并集合后续的教学档案管理实际需要，考虑到后续的高职院校教学档案管理系统维护可能带来的费用。
其次，进行先进的互联网技术在教学档案管理中的应用的技术分析工作。截至目前，大部分互联网信息技术在教学档案管理中的应用过程采用的是B/S模式（即依托于互联网，实现浏览器/服务器结构建设），在该模式下，有很多的高职院校教学档案管理案例可以作为参考依据，这也是网络信息技术在高职学校教学档案管理中的应用的技术基础。
最后，进行网络信息技术在教学档案管理中的应用的操作研究。使用正态分布检验的方法，进行高职院校教学档案管理的操作分析研究。网络信息技术在高职院校教学档案管理中的应用都是基于B/S模式架构，该模式在高职院校教学档案管理运用中的普及程度和操作难度都相对较低，与此同时，该系统具备较为完善的信息管理归纳功能，可以低成本操作运行，具有较高的操作使用性能，是高职院校教学档案管理工作可以放心引进的，对于提升高职院校教学档案管理效率有着很明显的促进作用。
二、网络环境下高职院校教学档案管理发展趋势探析
（一）结合网络技术整体规划高职院校教学档案管理过程。在高职院校教学档案管理中应用现代网络信息技术，首先要完成的是对现代网络信息技术在教学档案管理中的整体性应用研究。一般情况下，现代网络信息技术在教学档案管理中的应用主体结构包括设计多层档案管理过程，并系统性地对学生档案进行高效管理。
在进行现代网络信息技术在教学档案管理应用的设计过程中，为了完成教学档案管理流程的优化设计，所选用的设计应用方法采用 DIV+CSS 技术，并根据教学档案信息调用比较多的实际情况，可以使用Visual Studio2015进行开发设计，保证所制备的高职院校教学档案管理管理系统的完备性，提升高职院校教学档案管理系统的总体表现力。
在进行现代网络信息技术在高职院校教学档案管理中的逻辑架构建设过程中，为了完成教学档案管理使用的过程设计，在进行教学档案管理的逻辑体系优化过程中，要将高职院校教学档案管理的具体项目建设起来，并利用 构建相应的应用模式的优化，并利用 C#语言进行教学档案管理管理信息管理模式的优化，显示出不同层级的工作人员进行教学档案的调用效果。
在进行高职学校教学档案管理系统的数据管理部分建设过程中，为了完成对教学档案管理过程中信息的有效管理，以及对于教学档案管理工作人员的综合工作的统一归纳，进行对于相关数据信息的整理归纳，保证后续的教学档案提取过程的顺利完成。
（二）结合网络技术优化高职院校教学档案调取过程。在进行现代网络信息技术在高职学校教学档案管理中的调取流程优化应用过程中，主要利用结构化的理念优化现有的档案信息调取过程。具体来说，通过设计现代网络信息技术在教学档案管理中的应用途径模式，来完成对于教学档案的各种数据信息的处理。在后续的设计过程中，现代网络信息技术在教学档案管理中的流程优化过程中的应用还会进一步地实现优化完善。
在网络环境下教学档案管理技术使用的过程中，教学档案的管理工作人员所从事的管理工作都是依靠智能化的信息技术方法完成的。在信息技术方法的应用中，这些技术模式都是以不同的形式展现出来的，进而有效保证教学档案管理的安全性和可操作性。与此同时，在进行教学档案管理的（下转第146页）（上接第140页）智能化系统设计的过程中，可以按照不同类型的教学档案进行分类档案管理设计，给予不同的教学档案管理人员不同的权利管理范围，进而有效提升高职院校教学档案管理的针对性和有效性，提升高职院校教学档案管理效率。
（三）结合网络技术控制高职院校教学档案信息维护过程。进行现代网络信息技术在教学档案管理中的智能维护应用主要是依托于先进的互联网数据库技术完成的。在进行教学档案维护的优化设计过程中，就是首先按照教学档案管理过程的实际要求，持续性地进行汇总优化设计，控制好教学档案维护的流程需要，进而发挥出对于教学档案的维护作用。与此同时，在进行教学档案管理过程中，生成一个完善的维护管理模式，提升教学档案管理水平。
除此之外，在这个基本的教学档案管理系统的管理维护模式的应用基础上，按照教学档案管理工作的根本诉求，进行对于现代网络信息技术在教学档案管理中的维护的完善修饰。例如，本文中要重点解决的高职院校教学档案管理问题主要集中于：教学档案更新维护、教学档案类别精度控制。一般情况下，教学档案管理系统管理在以下几个层面发挥自身的智能控制作用：第一，进行对教学档案内容导入的监测维护；第二，进行对教学档案类别的控制调节；第三，进行对教学档案数据库信息的整理收集。
与此同时，将教学档案管理部门引进的新的管理信息技术进行归纳汇总，在进行归纳汇总的过程中，将基本的操作管理功能退出，并给予必要的备注声明。在进行教学档案的维护的过程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保证所建设的模型的时效性）持续性地进行对教学档案管理系统的优化设计，保证其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引进的新的教学档案信息输出不成功，就要根据教学档案管理过程中产生的具体信息，进行相应的教学档案信息的更新检查处理，保证整个控制过程的顺利进行。为了完善整个教学档案信息控制管理层面，要根据现代网络信息技术在教学档案管理中的应用管理人员的具体信息进行优化设计。
三、结语
综上所述，在网络环境下高职院校教学档案管理的研究过程中，可以通过对于现代网络信息技术的分析总结，完成对于教学档案管理各个层面的优化设计，高效地完成现代网络信息技术在教学档案管理中的档案类别分类、档案资源更新管理等操作，进而有效提升教学档案管理效率的提升。
【参考文献】
[1]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J]. 机电兵船档案. 2010（04）.
关键词：计算机；数据挖掘技术；档案信息管理；形式分析；应用
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)02-0260-02
在21世纪科技日益更新的年代，随着网络计算机的迅速普及、网络技术的发展以及数据库的日益成熟，人们在日常生活中收集数据的能力大幅度提高。随着行业的不同，大量的数据库被用于商业管理、政府办公、科学研究和工程开发等各个行业。在促进我国社会发展的同时，也在一定程度上给人们的日常生活带来了困扰。在这些困扰中，其核心在于数据丰富而知识贫乏。由此人们在分析数据的过程中，很难取得有价值的知识。随着数据挖掘技术的研究应用，在解决这一问题的同时，还在很大程度上推动了社会的发展，直接提高档案信息的管理效率。在此，本文从数据挖掘的概念与技术、数据挖掘的形式分析以及数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用等三个方面出发，针对档案信息管理系统中，计算机数据挖掘技术的应用，做以下分析。
1数据挖掘的概念与技术
随着社会的迅速发展，传统的数据收集模式已经无法适应现有的社会发展需求，而数据挖掘技术的应用，在提高数据收集质量的同时，还在一定程度上促进了社会的发展。而在数据挖掘的相关应用中，具体分析如下：
1.1数据挖掘的概念
随着计算机的迅速发展，数据挖掘(DataMining，DM)，是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、统计学技术，高度自动化地分析企业原有的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者做出正确的决策。一般认为数据挖掘是数据库中知识发现KDD的一个环节，是KDD中采用具体的数据挖掘算法从数据中自动高效地提取有用模式的最重要的步骤。然而，在产业界、媒体和数据库研究界，“数据挖掘"比“数据库中知识发现”更流行，由于DM的广泛使用，我们也对DM和KDD不作严格区分，而认为是等价的概念，在这种意义下它们的定义是一致的。KDD(DM)是从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的并最终易于被人们理解的模式的非平凡处理过程。
1.2数据挖掘的技术
在数据挖掘技术运用的过程中，一般所采用的是数学方法，然而在情况特殊的状况下，也可以采用非数学的运用方法。除此之外，在整个数据挖掘技术运用的过程中，除了以上两种方法之外，还在一定程度上可以运用演绎与归纳的方法进行数据收集。数据挖掘技术在运用的过程中，通过对相关数据的挖掘、收集以及分析等得出一定的结果，而这一挖掘结果在某些状况下可以直接运用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制以及数据维护等多个方面。与此同时，数据挖掘技术在应用的过程中，鉴于数据挖掘技术特性，不仅涉及到多门学科，同时还涉及到数据库、人工智能、数理统计、机器学习、可视化、并行计算等领域。且在很大程度上，数据挖掘技术在使用的过程中，经常使用的技术主要包括人工神经网络、决策数、遗传算法、规则归纳以及可视化等相应的技术。
2数据挖掘的形式分析
数据挖掘在其使用的过程中，基于不同的数据收集，因而在使用的过程中需要使用与之相符的数据收集方法。在确保数据收集资质量的同时，还能确保计算机整个系统的顺利运行。而在数据挖掘形式分析的过程中，主要包括以下几种，具体分析如下：
2.1分类
在计算机数据挖掘技术运用的过程中，分类作为计算机挖掘技术中的核心形式，不仅关系着数据收集的质量，同时还关系着数据的收集属性分析，因而在整个挖掘技术运用的过程中有着极其重要的作用。而分类作为整个数据挖掘技术中的核心部分，在其运用的过程中，主要是通过分析相关程序的数据库，将元组分为与之相对的几个小组。而在其划分的过程中，针对部分数据，则尤其根据相关人员的操作，对其进行集中处理划分，在系统程序对其分析之后，由相关程序对剩余的数据进行最终检测，在达到检测要求之后，按照相应的规则进行分类。在其具体分类的过程中，典型的分类过程包括了确定分类范围、选取目标属性、形成训练集、属性分析、选择算法、分类运算、显示结果、抽取测试集、验证分类规则、分类规则输出等l0个步骤。
2.2相关规则
在计算机数据挖掘技术运用的过程中，相关规则作为整个技术中既简单又实用的关联分析规则，不仅能将程序中产生的相关数据准确的描述出来，同时还能针对相关数据资料进行仔细的分析。而在其具体运用的过程中，主要是通过一个具体的事物描写， 将同类事物中相同属性的事物结合在一起，然后通过归纳总结，得出他们共有的属性与模式。在关联规则使用的过程中，一般将其直接用在事物的数据库中，不同的事物在产生数据的过程中，都由同一个记录将其记录集合。而这种事物数据库通常被概括为庞大的数据。由此就需要关联规则在其使用的过程中，应恰当的进行数据记录，在减少数据占有空间的同时，还能在很大程度上完善整个系统的数据运行。
2.3粗糙集
在整个计算机数据挖掘技术使用的过程中，粗糙集作为一种研究不精确、不确定性知识的数学工具，在整个系统使用的过程中有着极大的优势。主要包括以下几个方面：首先，在整个粗糙集运行的过程中，无需知道相应的信息，且在整个运算的过程中，算法简单且易于操作，因而在很大程度上受到计算机用户的青睐。其次，在整个数据挖掘研究的过程中，所面对的数据库多为一系列的型号数据库，而这种数据库在数据收集的过程中，粗糙集收集方法的使用，能够在最短的时间内发现所有数据库的规律，并通过相应的表格归纳，将其列为决策表，方便了计算机用户的查阅。最后，即使在现实世界，一些规则在使用的过程中也会发出不确定性，更何况虚拟的网络世界。而在数据库使用的过程中，也会发现一些不确定性的知识，而这些都需要粗糙集方法对其进行解决。
3数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用
档案信息在日常管理的过程中，不仅关系着相关人员的历史记录，同时还是相关人员智慧成果的最终反映。随着计算机网络技术的应用，在档案信息数据处理的过程中，数据挖掘技术的应用，不仅能从根本上提高档案信息数据的管理效果，同时还能在很大程度上创新档案管理模式。针对数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用，具体分析如下：
3.1计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中应用的重要性
3.1.1增强了档案实体与内容的安全保护
档案信息关系着当事人过去的劳动成果，同时还关系着相关人员的隐私信息，一旦泄露，不仅侵犯了相关人员的隐私权，同时还对其今后的生活造成极大的消极影响。而档案管理人员在工作的过程中，针对档案信息，除了保密性严之外，还应注重档案的长期保存质量。针对一些利用率较高的档案，寿命必然会在原有的基础上缩短，而针对档案资料中的相关信息，若缺乏完善的监控设备，将直接造成档案内容的泄密。将数据挖掘技术应用于档案信息效据管理，通过对异常借阅行为的分析统计，可以防范非正当的利用行为发生。从而更好地保护档案实体及档案信息内容。
3.1.2提高档案的利用服务水平
档案工作人员在档案管理的过程中，针对档案的保密性，在其使用的过程中，其涉及的范围往往比较小。如果将数据挖掘技术应用于档案信息数据管理中，通过档案利用情况分析，就可以加强与利用者沟通，发现潜在的用户和利用方向。并通过针对性地提供档案、加强相关档案的收集、数字化和编研等形式，从而实现真正意义上的主动提供档案利用服务。
3.1.3加强档案鉴定工作的水平，降低档案的收集、保管成本
在档案业务的整体工作环节中，档案鉴定不仅关系着档案的真实程度，同时还关系着档案管理工作的整体性。然而在我国档案鉴定中，所凭借的都是档案管理人员的相关业务经验来实现的，因而在很大程度上存在着主观因素。数据挖掘技术应用档案数据处理中后，通过对利用情况和档案情况的分析，了解各单位档案形成特点、规律和档案利用范围，从中发现档案收集工作的薰点。为档案鉴定工作提供了一种的定量化方法，使档案鉴定工作真正实现有据可依。
3.2计算机数据挖掘技术在档案信息管理中的应用
数据挖掘(data mining)是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中提取隐含在其中的、潜在有用信息和知识的过程。在档案信息管理中，数据挖掘技术可以通过自身特有的信息分析能力，对档案信息的调阅以及操作等各个流程产生的数据进行仔细的分析，在充分掌握各单位档案形成的特点、规律以及档案利用范围之后，针对档案信息活动产生的数据进行收集，并将其中的重点进行集中归纳。而这些重点，都是档案鉴定的基本依据。
另一方面，数据挖掘技术能够在档案信息管理的过程中，针对大量的有声信息、不完整信息、模糊信息以及随机信息中提取人们不知道的或者潜在有用的信息，并将这些信息及时的反馈到档案信息的整体管理系统中，使其在处理的过程中及时的采取措施，避免档案信息的流失而造成严重的影响。除此之外，计算机数据挖掘技术在运行的过程中，能够针对档案信息管理中出现的大量数据进行相应的管理以及维护，在确保档案信息数据顺利进行的同时，还能针对档案信息自身存在的管理系统进行整理，以便能及时的发现档案信息管理中存在的问题，从而能及时的采取相关措施，避免相关档案信息的流失。
4总结
综上所述，随着社会的发展以及科技的进步，计算机数据挖掘技术在使用的过程中，不仅促进了计算机行业的发展，同时还在很大程度上推动了社会的进步。档案信息管理中计算机数据挖掘技术的运用，在提高档案信息管理水平的同时，还在很大程度上完善了档案信息管理，方便了档案信息的保存。由此就需要相关人员在档案信息管理的过程中，能够准确的使用计算机数据挖掘技术，在确保档案信息管理质量的同时，还能创新档案信息的管理模式。
参考文献：
[1]罗艳,黄明初,陆旭安,潘雄伟.简述数据挖掘在数字档案馆中的应用实现[J].广西计算机学会2010年学术年会论文集[C],2010 .
[2]黄华.数据挖掘分析在档案管理方面的应用[J].网络安全技术与应用,2009,( 4).
[3]蓝天,刘剑,王兰成.数据挖掘技术在信息管理领域中的应用[J].情报探索,2009,(2).
[4]房红菊.数据挖掘技术在档案个性化服务中的运用[J].科技情报开发与经济,2009,(10).
[5]王锐,马德涛,陈晨.数据挖掘技术及其应用现状探析[J].电脑应用技术, 2007,(2).
[6]潘旭武,陈玲洪.数据挖掘在数字档案管理中的应用研究[J].浙江高校图书情报工作,2007,(1).
1 人事档案管理信用化改革的可行性
第一将人事档案与信用档案相结合，从某种方面上来说，人事档案与信用档案都是相同的类型，人事档案是对人的信息的收集和归纳和整合，这些信息将是组织或者事业单位对于人的评价标准，而信用作为人的最重要的评价标准之一，理所应当的应该讲信用档案划入人事档案的管理中来，使档案的管理更加的完善，为市场提供更为完整详实的社会信息，从而更完善的评价一个人。
第二，我国早已经设立了一个完善的个人信用数据库，可以为人事档案信用化改革提供帮助，早在2006年的时候我国的个人信用数据库就已开始收集、整理、归纳人们的信用记录了，截止到2008年底已经收集社会上各行各业工作人员和形形的人的信用记录，这些信用记录包括了人的贷款和偿还记录、诉讼记录等等，提供给银行、社会企业、政府部门等等为它们的工作人员的招募，贷款的选择等等提供了帮助，也为人事档案信用化改革打下了一个良好的基础。[1]
第三，人事档案管理应当借鉴信用档案的管理方式
信用档案管理方式是值得人事档案管理思考的，信用档案的管理具有以下的几个几个值得深思的性质：一信息来源广泛性，信用档案涉及的方面广，信息来源多种多样，内容详实；二信息开放性：信用档案是开放的，没有藏匿的，随时随地都可以供相关的组织如警察局等观看，信息一定程度上是共享的；三信息的客观性：信用档案里的信息是客观的，没有偏向性的，绝对真实的；四信息的时效性：信用信息不能是一成不变的，保持内容的更新，要随着信息的来源人的信用行为而改变，信用档案内容也是拥有时间性质的，一般来说，信息来源人的负面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；档案内的信用信息不能用作商业行为，如售卖、租借等等，这些都是侵犯隐私权的行为，而作为信息的来源人，每年可以查阅使用自己的信用信息一次；六：信息的时刻更正性：信息的来源人，可以质疑信息的真实性，或者发现信息有丢失，可以提出异议，如果情况属实，可以获得更改的权利；七：信息的法制性，这些信息都是受到法律的保护的，管理过程中每一个程序都是都有着法律的保障。以上就是，信用档案管理的性质，这些性质都值得人事档案管理借鉴，为人事档案管理提供了参考。[2]
2 人事档案信息信用化管理的具体策略
2.1 将信用档案加入人事档案中，使人事档案更加的完善，符合当前的社会的发展
人事档案收录进信用档案有利于全方位的评价一个人，个人品德方面也将会被纳入人才的评价标准，信用档案本身就拥有时效性，可以使人事档案的资料即时的更新对于人的评价也能与时俱进，信用记录中拥有个人记录与职业记录，信用记录包含个人的贷款和还款记录、社会保障信息、诉讼记录等等，职业记录拥有记录人以前工作?挝欢云渌枷肫返拢?工作能力的记录，这两者都是对于记录人的评价，是其未来工作的信用资本。改革后的档案不在片面化，拥有更全面的信息，他对于人由不良信用产生的负面评价有了详实的记录，维护了人才市场的公正。[3]
2.2 改变人事档案的工作职能，有控制转变为服务与监管
政府建立人事档案管理机制，是为了保障人合法的享受社会权利与工作权利，现如今的档案管理机制却走向了控制的道路，这是与国家档案管理制度的初衷相违背的，因此，转变其工作职能，走向服务与监管的道路是很有必要的，下面列出几项措施；一：减少人事档案的控制功能，增加人事档案服务与监管的功能，加大人事档案信用功能的发挥。二：增强人事档案的普及率，使人事档案不在属于少数人的权利，使人事档案的管理人员不断地增加，为更多的人提供服务。三：人事档案的记录人应当拥有知情权，使人人所有翻阅档案的权利和质疑档案真实性的权利。四：档案里的负面记录，应当在一定的时间里删除，不能永远跟随记录这的一生。五：人事档案不能作为商业目的使用，任何侵犯记录人隐私权的行为都应当受到法律的谴责。六：在法律上予以保护，档案的形成、管理、使用都应当有监察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事档案管理社会化
档案的管理应当有权限，让被记录人的单位有管理人事档案的权利，人事档案终究是为社会服务的，人事档案的社会化为市场寻找人才的提供了要求标准，下面提出推行人事档案社会化的方法，第一，档案记录人与档案分离，记录人工作的单位有权对记录人进行工作能力、职业道德方面的评价。当记录人离开单位到新单位工作的这段空隙间，档案依旧由原单位保留，直到新的单位工作后，由新的单位接受。第二，最终目的是为了使档案被专业的中立机构管理如人才市场等等管理，这是为了保障人事档案的绝对客观，将档案集中管理，也是为了节约管理的成本，使档案的管理高效。
2.4 网络化档案管理
档案管理的网络化是档案管理的必然发展，当前社会逐渐走向了新媒体的时代，在这个时代，作为自媒体设备之一的电脑，可以为人事档案的管理提供便利，建立完备的人才信息库，将档案集中管理后建立数据库输入电脑，将身份证作为唯一的识别码保护档案的隐私性，这种集中化的管理模式，有利于监控分散在全国各个单位的档案，也能为其提供安全的监管与服务。[4]
2.5 完善相关的法律，推行人事档案管理制度化，社会化
当前中国的人事档案管理制度，依旧需要更多的完善，应当通过法律来规范其管理制度和推行使人事档案社会化的进程加快，在信息的寻觅、归纳、管理的过程中应当由法律进行监督，档案管理集中化的法律法规目前国家还没有颁布，对于档案隐私权的维护的相关法律也没有实行，这些都是档案管理制度化过程中的法律漏洞，理当予以补全。
一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性
1.是提高企业效益的一个重要途径
企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。
文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。
因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。
2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法
随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。
而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。
二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足
1.企业本身没能引起足够的重视
不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。
2.文书档案管理制度不够健全
企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。
3.管理技术落后
在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。
4.管理人员素质较低
现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。
三、优化文书档案管理工作的几个方法
1.加强宣传，提高认识
提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。
2.完善档案管理制度
煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。
3.积极引进新技术
积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。
4.提高管理人员素质
对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。
结语
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