时间：2023-06-07 09:01:24
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇电子档案的概念，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
一、现行政策标准对电子文件管理对象的描述
《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)是国内档案界关于电子文件管理最权威、最基础的标准，各地出台的有关电子文件管理的地方性标准和法规几乎都是以此为蓝本制定的。在这个标准中，电子文件被定义为：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
这是一个非常宽泛的定义，在这个定义下所有计算机中的文件都是电子文件。现在任何一台个人计算机中都至少有十几万个这样的文件，更不要说大型的服务器和存储系统。显然，把如此多的文件纳入档案管理的范围是不适宜的，也是一项无法完成的任务。
应该说在这里我故意混淆了概念，我所说的“计算机中的文件”是指计算机科学中的文件概念，而不是文书学、档案学中的文件概念。作为一个档案行业的标准，《电子文件归档与管理规范》中的“文件”确实更可能指向文书学、档案学中的文件，而非其他学科中的相似概念。但由于《电子文件归档与管理规范》没有定义“文件”这个概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴来风。事实上，我的确怀疑标准中的“文件”的含义更多地来自计算机科学。
在标准中还有关于电子文件分类的规定：
电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链接文件；P——程序文件；D——数据文件。
如果说文件概念还存在歧义，那么这个分类标准毫无疑问是计算机科学的。只有计算机科学中的文件我们才能严格按照这个分类划分，而一份文书学、档案学意义上的文件往往是上述多种类型的混合。
或许有人会说，对于一个事物的类别可以从多种角度划分，在文书学和档案学中，我们对于文件就是按照文种、行文方式甚至载体类型等多种角度划分的，对于电子文件这种与计算机密切相关的文件形态，引入计算机科学的分类方式也不无道理。
必须承认，这种反诘是有力的，我的本意也不是讨论目前档案界普遍流行的关于电子文件的定义和分类是否科学。但是这种定义和分类至少在档案学角度上是不够清晰的，或者说它离我们熟悉的、实践中必须使用的概念、术语是有距离的。实际上，在对于电子文件管理对象的研究乃至整个电子文件管理的研究中一直存在着的一种泛技术化的倾向，即过于关注电子文件管理所需的计算机技术细节，而忽略了从档案学角度去理解、研究电子文件；专注于从电子文件本身孤立地进行研究，而忽略了在档案工作大背景下讨论电子文件管理与传统档案管理的关系。这种泛技术化的倾向在研究中未必不是一个必须的阶段，但是在实践中则造成了很多的问题。
二、泛技术化倾向给电子文件管理实践带来的问题
1、电子文件与传统载体档案的关系复杂
电子文件是一个单独的档案门类吗?还是它仅仅是传统档案的一种不同形态?
档案界在最初研究电子文件时是把电子文件作为一种新型载体的档案来看待的，现在虽然我们已经认识到电子文件与传统档案相比绝不仅仅是载体形式的变化，但是在管理中依然存在着把电子文件作为特殊载体档案来管理的趋势。这种趋势是有其传统的，在档案管理的历史上不断有新型载体档案的出现，如照片、音频、视频档案等，这些新型载体档案最终都衍生为一个专门的档案门类，有着独立的编号、独立的目录和独立的保管要求。但是电子文件与过去那些新型载体不同，无论照片还是音频、视频，它们与更传统的纸质档案之间虽然在内容上存在着千丝万缕的联系，但彼此之间是补充关系，纸质、照片、音频、视频可能同时用来记载一个活动，但是它们的具体内容和表现形式各不相同。但电子文件与传统载体档案的内容和表现形式可以完全相同，呈现出一种替代关系。
如何在档案管理中把握这种关系呢?一个现实的问题是，当我们接收一个单位的传统载体档案和电子文件时，电子文件的目录是应该单独建立数据库还是并入传统载体档案目录数据库?如果单独建立电子文件数据库，那么同一份文件既有传统载体又有电子文件，在档案统计时如何计算?这些都是电子文件管理的细节问题，但是尴尬的是在档案界对电子文件进行的大量研究中我们很难找到这些细节问题的答案，甚至是解决思路，而这些细节又恰恰是我们开展实际工作必须解决的问题。
2、电子文件管理的指导和实践之间存在错位
在所有关于电子文件管理的政策、标准、规定中，都把电子文件以及电子文件归档后产生的“电子档案”看做是真正意义上的文件、档案。而在实践中，几乎所有的地区和单位都依然把传统载体档案当作真正的档案(即便它是根据“双套制”原则由电子文件生成的)，而电子文件仅仅作为这些传统载体档案的一种更为方便利用的形式。换句话说，如果我们把所有的电子文件看成是传统载体档案经过数字化加工而形成的电子副本丝毫不影响工作。究竟是电子档案还是传统档案的电子副本，表面看起来是个定义问题，是个看问题的角度问题，但实质上这个问题关系到我们电子文件管理研究和实践的重点应该放在哪里。
3、跛足的“双套制”
现阶段电子管理的一个重要原则就是“双套制”，即“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。这个原则从一出台就在学术界饱受诟病，被指为保守、落后，阻碍电子文件管理的发展。如果说学界的批评还多少包含理想化的成分，显得有些激进，那么在实践中“双套制”带来的困难已经开始真正阻碍电子文件管理的发展。现有的“双套制”是不彻底的双套制，仅仅是片面强调电子文件的纸质化，而没有把传统载体档案的数字化与之结合起来。这就使得传统载体档案特别是纸质档案和电子文件不是严格的一一对应，一方面很多纸质档案没有电子副本，男一方面并不是所有的电子文件都生成了纸质版本。传统载体档案与电子文件并存但不能一一对应，这种不彻底的“双套制”无论对于机关档案室对电子文件的保管和利用还是对于将来向各级档案馆的移交都带来了很多问题。
三、从实践角度对电子文件管理对象的再认识
电子文件管理是信息时代档案工作面临的最严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务，对此我们必须有清醒地认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。开展电子文件管理实践的首要问题就是要明确电子文件管理对象，根据电子文件的不同性质和特点有针对性地开展工作。
我认为纳入档案管理的电子文件可以大体上分为三类，即原生性电子文件、电子副本和资料性数字信息。
原生性电子文件是指在计算机中产生，并且在实际业务活动中本身具有法律效力的电子文件，或者说是符合《电子签名法》的要求，能够直接被法庭采信的等同于书证的电子文件。只有这类电子文件是真正意义的电子文件，或者说是当前电子文件管理学术研究中真正关注的电子文件。只有这种电子文件才需要我们去前端控制、去全程管理，需要我们运用IS015489、IS023081的原则，需要我们记录多达百项的元数据来确保其真实性、完整性和有效性。这种类型的电子文件在我们身边随处可见，从自动取款机提款到各种电子消费，从企业网上年检到网上申报纳税，这种电子文件在社会生活中发挥着重要作用。但是从档案管理的角度来看，或者更明确地站在档案事业的主体——档案馆的角度来看，这些电子文件并不是重要的档案，甚至绝大多数都不在接收进馆的范围内。虽然不进馆的定期档案我们也要管理，但是对于电子文件管理而言长期保存才是难题所在，而对于短期保存我们完全可以相信技术部门有很好的解决方案。
电子副本，也可称为传统载体档案的数字化副本。它包括除了我们通过传统载体档案数字化工作生成的电子文件外，还包括几乎所有OA系统产生的电子公文。虽然在一个有较为完备的OA系统运行的单位中，纸质文件的产生后于同内容的电子文件，严格来说纸质文件才是副本。但是由于在现行的法律框架和管理体制当中，纸质文件才是最终具有法律效力的文本，所以我们完全可以把电子文件视为纸质文件的副本。这种角色的转换可以避开电子文件管理中最复杂、最核心的问题，即电子文件真实性的长期保存，因为作为副本其真实性的判定有一个简单的方法，即与原件相对照。因此，只要一份电子文件存在着一个同内容的具有法律效力的传统载体的文本，我们就可以把这份电子文件看做是电子副本，我们对这份电子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而电子文件的完整性和有效性就当前的理论和技术而言都是有着充分的保障的。
关键词：电子文件；电子文件管理；电子文件管理系统
1 引言
电子文件的大量形成及其管理需要，极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践，无论是作为一种独立的管理领域，或者是作为档案管理的前端延伸，世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制，开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而，纵观电子文件管理的理论研究，我们又惊奇地发现，尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化，管理内容在不断扩展，但在电子文件及电子文件管理领域中，名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象，甚至由此引发“语言缺陷”，严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念：即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统，似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年，我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题――《电子文件管理术语规范》 ，在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上，对于这三个核心概念作一个探讨，以明确其概念的内涵，以及概念关系。
2 关于“电子文件”概念
中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来，电子文件有多种称谓，类似有“机读文件”、“数字文件”，也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究，单就电子文件（Electronic record），目前，中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。
其中，国内的主要类型列举如下：
（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]
（2）电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。[2]
（3）电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[3]
（4）电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。[4]
而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下：
（1）电子文件也称“数字文件”，它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件：
i）结构：电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。
ii）内容：在电子文件的结构中传递交易证据的信息。
iii）背景：记录来源的信息，（这些信息）与电子文件的交易相关，包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等；背景通常分布在结构和内容中。[5]
（2）电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息，要求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。[6]
（3）电子文件是用电子设备创建或维护的文件，包括模拟格式（另见数字文件）。[7]
（4）电子文件是：i） （RM）以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述计算机系统的电子文件，不管它们是文件或非文件状态。[8]
以上定义，就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式，但如果中外综合比较，两者之间还是有比较大的差别，国际组织和美、澳两国，比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义，尤其是规范（包括近两个规范的征求意见稿）中的定义表达，相对而言，比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上，从我国电子文件管理体制确定之后，我国档案部门就重新启用“电子档案”一词，就意味着电子文件一词的理解，需要和电子档案一词关联起来理解了，如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释，首先要立足于我国电子文件管理的实践进展，尊重现实情况，在本文研究中，我们认为，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、电子档案管理基本术语（征求意见稿）、电子文件元数据基本集（征求意见稿），具备规范的基本要求，因而，就实际规范的制定而言，这三种定义表达，可以作为电子文件的定义基础。同时，比较起来看，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的电子文件定义，强调的是电子文件形成的技术环境，这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致；而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境，这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。
因而，本文关于电子文件的定义，综合考虑，作以下表达：
“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。”
这一定义的内涵如下：
第一，电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人（“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述，后者可能更加明确一些）。
第二，电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。
第三，揭示电子文件的技术属性是：利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并要以通过通信网络进行交换和传输。
第四，揭示电子文件的形式多样性，包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。
3 关于“电子文件管理”概念
电子文件管理，目前国内没有明确定义，相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语，但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释，比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释：
（1）是根据文件管理原理和方法，运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。[9]
（2）A.文件管理原则在电子文件中的应用。B.使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。[10]
仔细分析一下，发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理，尽管没有概念解释，但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为，电子文件管理，首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的，如同我们在理论上强调的，电子文件管理，需要覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而，在本文中，我们认为，“电子文件管理”采用以下解释比较合适：
“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。”
在这个定义表述中，需要突出两点理解：
一是突出电子文件生命周期的完整性，并将这一特点作为电子文件管理的基础，并将电子文件生命周期的词条，置于电子文件管理之前，指出电子文件生命周期有一个整体过程，即“电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程”。
二是注重电子文件的全程管理的特点，即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。
这个概念的定义基础，有以下两个方面：
一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释：一种是文件生命周期理论，另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律，前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好，并且，可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主要环节（电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节），但难以解释电子文件某些特殊运动现象；后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点，但是对于实践部门来说，理解这种复杂和抽象的概念比较困难。
在本文中，我们认为，采用电子文件生命周期理论的解释，将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR，作相对应的层次说明，这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分，也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。
二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中，把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段，我们在此基础上，加上交换、传输、处置三个环节。
在本文研究中，我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示（见图1）：
这一图示，能够揭示出电子文件全程管理的特点，同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。
4 关于“电子文件管理系统”的系列概念
电子文件管理系统，需要跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中，我们可以看到，电子文件有着全程管理的需求，但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在，因而，我们还需要区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同，而之所以用不同的概念，是因为这三个阶段的电子文件管理，有着不同的管理需要。可见，电子文件管理系统，实际是需要区分三个阶段，因而，也获得三个名称。在本文，我们将其称为“电子文件处理系统”（“Electronic Records Processing System”），“电子文件归档管理系统”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信数字仓储”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节，是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成，因而，这一阶段的电子文件管理系统，和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统，是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般称为“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我国实践中，也存在类似情况，也需要把这两者运用的系统区分开来，因而，在本文中，前者称为电子文件处理系统，跟EDMS相对应；而后者称为电子文件归档管理系统，跟ERMS相对应。
4.1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应，对于电子文件处理系统的解释，可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主要有如下几类：
（1）用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统，其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能，文档可能有情报价值而非证据价值（如文档可能不是文件）。[11]
（2）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。（注：EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能）[12]
（3）使用自动化的技术、根据既定的政策和程序，恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。[13]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件处理系统的释义，作如下表述：
“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统，注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力，包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释，可以借鉴ERMS的定义，国内外ERMS有以下几种释义：
（1）基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统，它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理，可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。[14]
（2）为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。[15]
（3）用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统，其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息（元数据）和文件之间的联系，以支持它们的证据价值。[16]
（4）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，不考虑载体形式如何，自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。（注：电子文件管理软件包括保管表和处置）[17]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件归档管理系统的释义，作如下表述：
“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需要而设计的计算机信息系统，用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件（电子文件）视作档案，在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用，是一种国际共识，因而，“可信数字仓储”一词，中外基本上可以统一起来。为此，可以对其作如此的概念解释：
可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统，它按照普遍接受的协议和标准设计并运行，具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制，能够对数字资源提供者和用户长期负责，其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务，如，数字档案馆。
5 结束语
电子文件的内涵，电子文件管理的边界，电子文件管理系统的功能要求，在我国都会因需要处理电子文件归档前后的关系，而有不同的观点和声音。这一点，跟国外相比，可能我们因此更需要共识，事实上，这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需要的艰难选择。在本文中，我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需要，也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨，希望引起更多专家学者的注意，以期有更多的讨论与交流。
注①：2011年12月下达由浙江省委办公厅承担，浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究，得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长，国家档案局技术部蔡学美副主任，中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授，安徽省档案局黄玉明副局长，苏州大学张照余教授等专家教授的指导。
注②：参考中国人民大学，电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统， 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行， 具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制， 能够对数字资源提供者和用户长期负责， 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。”
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）.
[2]国家档案局.电子档案管理基本术语.（征求意见稿）.
[3]国家档案局.电子文件元数据基本集.（征求意见稿）.
[4]冯惠玲.电子文件管理教程. [M].北京：中国人民大学出版社 2001：1.
[5]联合国文档管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.
[6][13]美国（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.
[7][11][16]澳大利亚（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美国密苏里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
[14]国家档案局.电子文件安全管理指南（征求意见稿）.
1电子文件与电子档案的概念区分
在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分；在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。
1.1概念区分的必要性
1.1.1理论研究的需要
统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻译为“档案”［2］，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”［3］。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。［4］这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征；更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。
1.1.2实践工作的需要
明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务；另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。
1.2概念明晰
尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。
2电子档案管理的逻辑起点
前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。
2.1纸质档案管理的逻辑起点
在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案；但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。
2.2电子档案管理的逻辑起点
按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。［15］但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统（ERMS）通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获（capture），是指将文件或数字对象纳入档案管理系统（ERMS），设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。［6］从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的范畴大于后者，［7］且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。
2.3明晰逻辑起点
无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统（OA系统）中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。
3全程管理与前端控制的理论反思
全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。［8］“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初（甚至是电子文件管理系统设计之初）就对电子文件进行前期的监督与控制”。［9］
3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处
3.1.1现实中的尴尬
无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视；而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。
3.1.2实践中的不可行
InterPARES项目的主持人露西安娜•杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。［10］也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理；机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。
3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位
从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。
3.2.1建立极具包容性的档案管理系统
对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2开展专业的档案管理工作
机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见；二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。
3.2.3积极关注全过程管理
正如露西安娜•杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。［11］而早在1997年国际档案理事会的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。［12］对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。
4电子档案的真实性问题
电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。
4.1真实性的内涵
在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter－PARES词典中“真实性”（authenticity）这一概念的定义，［13］笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件（档案）在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。［14］对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的；二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。
4.2真实性保障的内在要求
我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门；对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。（1）形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。（2）档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件（即档案）的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In－terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。
4.3档案部门对真实性的管理职责
总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定；第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性；第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。
5电子档案的长期保存问题
电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。
5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面［15］。以此为出发点，国内绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作机制［19］、标准体系［20］、技术方案［21-22］等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍［23-24］，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究［25］。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。
5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责；二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术；档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：（1）OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS），美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。［26］档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。（2）Inter－PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。［27］档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。（3）美国NARA云归档计划。美国NARA2014-2018财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。［28］这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。
5.3对电子档案长期保存实行维护性管理
从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴；然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。
6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势
电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。
6.1双套制与双轨制面临的挑战
在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”；［29］目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。［30］这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”（hardcopy），双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：（1）资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护；而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。（2）对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息（context）的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。
6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求
双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。［31］随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常；会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于2013年12月向多市、多单位通知（发改办高技[2013]3044号），要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。
6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理
电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。（1）美国。2012年8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关由管理预算办公室（OMB）和国家档案馆与档案管理局（NARA）制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到2019年，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案；②到2016年，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。［32］（2）澳大利亚。自2011年7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。［33］上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。
7结语
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
关键词 云技术 电子档案 新路径
中图分类号：TP392 文献标识码：A
如何对电子文件进行安全有效地管理，以便更好地开发利用电子文件信息资源，已成为人们普遍关注的一个热点问题。云计算技术产生的背景就已经传递着云计算的最终目标是将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众的信息，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源，云技术的应用将给人们的工作生活带来前所未有的变化。
1传统电子档案存储的缺陷
1.1电子档案所依赖的载体寿命问题
电子文件归档与管理系统、数字档案馆管理系统等应用系统的研发和运行维护是很多档案部门较为头痛的工作，频繁购买复制的载体介质也会在使用时出现介质磨损问题，因为需要投入相当高的经费。
1.2电子档案所依赖的硬件技术更新问题
在电子档案保存的过程中会出现硬件和软件的技术库更新，目前多采用的是将数字信息从一种技术环境转换另一种技术环境的复制方法，总之，无论是那种方法都需软件和硬件技术更新而投入的开支。
1.3电子档案真实性、安全性的维护问题
电子档案的数据易受多方干扰，信息会被修改，从电子文件到档案的步骤要进行全过程监督和指导。另外自然灾害对档案的危害也非常大，在5・12地震中，部分地区的档案就遭受了巨大的损失，电子文件分散保管模式意味着在灾害发生后抢救档案的困难系数增加。
1.4服务于民众的便捷性问题
我国传统的电子文件一直主要实行分散异构的管理模式，这种模式下各种信息资源被分隔在不同物理空间，容易造成“信息壁垒”和“信息孤岛”问题，同时资源重复建设也带来了极大了浪费。且不利于更好地服务于民众的需求，更谈不上档案利用的便捷问题。
2云技术的概念和在电子管理领域运用的新路径
云存储技术是一个新的概念，是指“通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能。在云计算环境下，用户观念从“购买产品”到“购买服务”转变，他们直接面对的将不再是复杂的硬件和软件，而是最终的服务，其具有以下几方面的优势：
其一，低成本经济实惠。使用云技术可以降低用户电脑的成本，因为计算机硬件都是云计算提供管理，降低维护成本。用户便可以获得快捷的服务，得到自己所需的信息。云计算的云端由成千上万台甚至更多服务器组成的集群具有无限空间，用户不再需要建立自己的数据中心，只需要向云计算服务商申请存储服务，支付较低的费用，即可享受存储服务。云计算廉价的超级存储服务能为解决未来的电子文件存储问题提供解决途径。
其二，虚拟化云加端服务。利用软件来实现硬件资源的虚拟化管理、调度及应用是云计算平台的最大特点。用户只需要一个终端，笔记本、一部手机，或者是一台带有云功能的电视机，即可通过网络服务来实现需要的数据信息。
其三，超存储能力安全可靠。云端是由成千上万台甚至更多服务器组成的集群，它具有无限的空间。云计算中，电脑的崩溃不影响数据的存储，因为云会自动备份存储数据，且数据存储集中，便于数据中心工作人员对数据统一管理，实时监测，用户数据安全可得到最大限度的保证。由于用户资源不是放在某一台物理机器上，而是放在虚拟的云端，所以即使一台或多台机器进入脱机状态，“云”也能够继续正常运行，以保障用户信息的可靠和安全。
其四，服务定制灵活便捷。在云环境下用户根据需要定制服务、应用，且不需随身携带文档，只需终端在云计算模式中，相关数据也都存在云中。当用户需要团队合作时，即使身处不同地域的团队成员也能较快实现文档合作目标。 用户将自己所需信息“一网打尽”，还不受时间、空间限制，轻松获取自己所需信息。
其五，有助于减少对计算机技术人才的依赖。电子档案保管系统的设计、运行、维护工作具有较高的技术含量，对技术人才的要求也高。云计算环境下，企业与机构无需规划自己的数据中心，所需一切都由服务商搞定。不但节省用户终端资源，还可避免软件运行维护和随时更新带来的麻烦。用户不必关心资源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告诉云，剩下的工作就交给云。
参考文献
[1] 杨怡.云计算环境下的安全问题浅析[J].电脑知识与技术，2009（5）.
[2] 祝庆轩，桑毓域，方昀.基于云计算的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界，2011（7）.
[3] 卞昭玲，李俐颍，刘振鹏.云计算在档案信息共享中的应用[J].兰台世界，2011（7）.
[4] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011（3）.
数字档案馆与电子文件中心建设现状
2000年5月，被誉为我国“第一个数字档案馆”的深圳数字档案馆建设正式启动。2003年8月，青岛市数字档案馆率先投入运行。自2002年以后，杭州市数字档案馆、天津市泰达区数字档案馆、江苏电力公司数字档案馆等项目相继开展，数字档案馆建设全面铺开。2010年6月，国家档案局《数字档案馆建设指南》，从总体要求、系统功能要求等5个方面对数字档案馆建设进行了叙述和说明，为其规范化建设提供了重要依据。2011年1月，数字档案馆建设被列为全国档案事业发展“十二五”规划的发展目标。
2004年10月，安徽省在全国率先启动的省级电子文件中心建设受到各方瞩目，被《人民日报》誉为档案传统管理向现代管理的重大变革。同年10月，江苏省档案局提出“2008-2010年全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”。2004年12月，江苏省常州市电子文件中心正式运行，成为市级电子文件中心的典型。2005年1月，苏州张家港市电子文件中心成为国内首家县级电子文件中心。此后，许多省、市的电子文件中心投入建设并显出燎原之势。2007年4月，国家档案局在常州和合肥召开了全国电T3C件中心建设经验交流会，标志着电子文件中心建设达到了一个。
数字档案馆与电子文件中心关系辨析
数字档案馆与电子文件中心建设取得了一定成果，也存在一定的问题。主要问题在于应该研究和明确二者的关系，说明它们在电子文件管理中扮演的角色有何区别，在社会中的定位有何差异?二者的关系理不清，实践建设就会出现偏差，例如当前存在的缺乏统筹、多头无序，定位不明、关系不清，模式各异、功能效果各不相同等问题。
1 已有的对二者关系的阐述
阐明数字档案馆与电子文件中心的关系，首先要基于定义基础之上。但二者尚未形成精准的、被普遍接受的定义。对数字档案馆属概念的定位，有信息系统、网络系统、一种信息获取方式等，所述内涵与外延偏差较大，缺乏科学定义的应有之义。实践上基本“停留在馆藏数字化和建立档案网站阶段”，例如深圳数字档案馆真正实现的是馆藏的数字化及其管理，缺乏电子文件管理的应有之义。电子文件中心一般被描述为“在电子中产生的电子文件数量急剧增加的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。”该描述没能揭示本质内涵及与其他“电子文件保管、利用中心”的种差关系。
在定义尚不精准的前提下，目前关于数字档案馆与电子文件中心的关系有如下一些主要观点：数字档案馆是档案信息化建设的高级形式和中长期目标。在不能一步建立数字档案馆的情况下，近期先建立电子文件中心，而后以此为基础建设数字档案馆；电子文件中心是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子政务各系统的桥梁和纽带；电子文件中心是政务办公自动化系统和数字档案馆的中间过渡阶段；我国数字档案馆一直未能妥善解决的电子文件在线接收和存取问题，有望通过电子文件中心的出现得以解决。
2 笔者对二者关系的认识
笔者认为，从核心本质上看，从长远发展上看，数字档案馆与电子文件中心从内涵到外延并没有什么差别。它们都是电子时代的新型文档管理机构概念，其实体除了人物之外还包括电子文件管理系统并且该系统是其建设的主体，建设的最终目标都是为了解决电子文件的管理问题。作为新型文档管理机构，它们根植于档案界的土壤但必须冲破传统档案工作领域，成为跨领域的、能够实现全程管理功能的整体运作的系统。
既然二者没有差别，为什么会存在名称上的差异呢?笔者认为，是源于从不同角度对于同一新生事物命名而形成的不同名称。数字档案馆是在文献机构强调面向社会服务的过程中、尤其是数字图书馆取得较大进展的推动之下形成的名称；电子文件中心则是在办公自动化、电子政务建设和政务公开政策的推动之下形成的名称。从实际运作情况看，数字档案馆强调通过公众互联网络以数字化手段为利用者提供方便、快捷的档案检索与查阅服务；而电子文件中心大多将功能嵌入电子政务网中，承担着保管政府机关电子文件以及网上文件信息的功能。数字档案馆侧重于面向社会服务；电子文件中心侧重于为电子政务服务。无论如何，二者的本质是相同的，只是实践中根据建设需要所选用的名称不同。数字档案馆易于得到社会公众的关注和认可，电子文件中心是为了向电子政务靠拢。不同的名称，有利于向不同的部门和对象推广新型档案理念，以求得到相关发展经费，获得更多的发展机遇。
在未来的建设中，数字档案馆与电子文件中心这两个概念理当二而存其一，保留一个淘汰另一个，从字面上看，笔者更加认同电子文件中心这个概念，它简单明了，既表达了以电子文件管理为核心任务又体现了与电子政务的天然联系。其定义应该是：以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现全程管理与社会化服务的新型文档管理机构。
数字档案馆与电子文件中心未来发展
1 理顺文件与档案管理流程
探索数字档案馆与电子文件中心的未来发展之路，必须克服当前的外延式技术应用模式，对其内涵和价值进行彻底的思考和追问。电子文件中心(数字档案馆)要想最终解决电子文件管理问题，首先要建立在理顺国家整体文件流程的基础之上，克服当前文档分治的局限，实现真正的文档一体衔接。
理顺文档管理流程要从整体上进行根本陛思考，对电子文件管理活动进行系统分析和科学整合，将文件“从生到死”、“从头到尾”的整个流程全面而系统地管理起来。笔者主持的一项国家社科基金项目中提出的“保存即归档模式”，对电子公文的管理过程进行了根本胜思考，适用于电子文件中心建设。这种思考付诸实施的结果将导致政务流程的再造。机构由传统的以职能为中心的管理模式向以流程为中心的管理模式变革，打破职能部门的狭隘视野，从全流程的角度管理机构文件活动，提高机构的整体绩效。为此，电子文件中心不应该是档案机构的改良，而应该是这种再造后催生的新的管理体制下的新型管理机构。
2 兼具管理、技术与服务功能
当前数字档案馆与电子文件中心建设在功能上都不完善：数字档案馆侧重于面向社会服务，前端管理薄弱；电子文件中心侧重于为政府服务，长久保管功能薄弱。在未来发展中其功能必须得到完善。如表1所示，未来真正的电子文件中心应是建立在整合了当前传统档案馆、信息中心、数字档案馆和电子文件中心等机构基础之上，兼具管理、技术、服务功能于一体，同时面向社会和政府进行服务的机构。它一方面要实现政府信息资源共享，对国家中产生的、具有保存价值的电子文件进行集中收集、归档、统一管理；另—方面应坚持档案化的思想，使电子政务过程中生成的电子文件如同纸质文件一样得到永久保存并为社会公众查询提供—站式服务。
3 建立起整体运作体系
我国数字档案馆与电子文件中心建设多是以原有的档案机构为实施主体，对传统档案机构的部分功能进行改造，一切职能均由地方综合档案馆行使。其建设仍囿于传统档案领域内，并没有真正地“走入合作圈”。这是我国数字档案馆与电子文件中心的先天不足，也是造成当前建设缺乏统筹、多头无序的关键所在。
未来的建设要打破旧有行政理念的传统思维模式，理顺各方关系，建立起整体运作体系。从宏观上、整体上统一管理策略，为所用应用软件系统及其平台、数据库、网络、接口等制定原则和标准；构建全面一体的网络，形成流畅的文档资源流通渠道；整合文档信息资源，提高共享程度；统一管理机构，合并机构职能。
4 成为一体化管理中心
未来的电子文件中心对于电子文件的管理，应该既是保存、交换中转，又是归档，同时进行整理。从理论上讲，它从电子文件制作完毕起就可以开始控制和管理电子文件及其信息。它成为电子文件交换中心，电子文件保存中心，电子文件利用中心。成为电子文件的汇集地，集文件管理与档案管理于一体，集现行政务信息与历史政务信息于一体，集政务信息中心、文件中心与档案中心于一体，成为一体化的管理中心。
5 维护国家数字记忆
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
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