时间：2023-06-05 08:42:43
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案安全管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
企业档案面临多种安全威胁：地震、洪水、火灾、盗窃等，这些天灾人祸都是正在面临或者将要面临的显性安全威胁或者隐性安全威胁。档案是企业变迁的历史记录和宝贵财富，是企业赖以生存和发展的基础。档案具有唯一性的特点，一旦损毁，将给企业造成不可弥补的损失。因此，企业做好档案安全管理是必要的。
那么什么是企业档案安全管理呢？企业档案安全管理就是企业管理者特别是企业档案管理部门以及企业安全管理部门为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损失甚至毁坏，而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略，建立突发事件应急预案。
要做好企业档案的安全管理工作，首先要懂得什么危及档案安全的隐患。危及档案安全的隐患主要为自然灾害和社会安全事件。自然灾害对档案安全的影响自然灾害的种类很多，对档案安全造成的影响有：地震、火灾、水灾、雷电等。地震是人类面临的最有破坏力的自然灾害之一，对人们的生命财产严重的威胁，同样，地震也会对档案造成巨大的破坏。“5.12”汶川大地震，就使震区的档案馆舍和档案受到严重损失。水灾是我们日常生活中最常见的一种自然灾害，水害对档案的危害不言自明，不管灾害大小，档案特别是纸质类档案只要被水淹，就会造成损失。突发性的雷、电、火灾往往会造成档案的大面积焚毁，损失无法估量。 社会安全事件危害对档案的影响社会安全事件是相对于自然而言的人为因素，是通过暴力破坏直接或者间接危害档案安全，产生的后果较为严重。
最后，谈谈企业档案安全管理的应对措施。
树立档案安全管理意识档案是国家的宝贵财富，是不可再生资源。一旦被损毁，其损失无法挽回。为保证企业利益和企业档案安全，我们要从对历史负责、子孙后代负责的高度，始终把档案安全管理作为档案工作的大事来抓。要树立档案利用服从档案安全的意识，确保档案的绝对安全，企业应加强档案安全宣传教育，采取多种形式开展教育活动，提高全员的法律意识、责任意识和档案安全保护意识。各级领导要切实加强对档案安全管理工作的领导，将档案安全工作列入本企业安全生产工作的计划中，及时关注、研究和解决存在的安全隐患问题，确保档案安全管理工作责任的落实。
建立健全档案安全管理体系。解决档案安全管理问题，不能只靠企业档案管理部门，应建立由企业安全生产管理部门到各职能部门，以及档案部门的档案安全管理体系，成立企业档案安全管理机构，这是企业档案安全管理工作有效开展的组织保证，是处理安全问题时必不可少的组织环节。企业档案安全管理部门根据企业安全管理的实际情况制定周密细致、便于操作、切实可行的突发性灾害、事故应急预案，并不断完善应急措施，经常进行档案安全检查，发现不安全因素要立即整改，确保档案的安全。
建立档案安全管理责任制度。“不以规矩，无以成方圆”。安全管理制度的建立和完善，是企业档案安全管理的制度保证。要在严格执行档案法律、法规、规章制度的基础上，完善档案安全管理的岗位责任制，做到责任到人、措施到位。企业员工尤其是档案工作人员应该熟知安全管理制度，并在制度的指导下有序开展档案安全管理工作。
确保数字档案信息安全。随着档案信息化进程的加快，档案信息的数字化和网络化利用，需要高度重视档案利用安全工作，认真执行国家有关档案工作的保密制度，建立档案信息、数据上网审批制度，加强上网档案信息的管理。加强电子文件的安全管理，采取科学的管理方法和先进的技术手段，从制度入手，从技术要求和管理措施两方面保证档案数据库和电子档案的安全，确保档案信息的安全。
确保档案库房的安全。档案库房是档案存放基地，是档案安全管理的重要环节。档案库房建设必须符合档案安全保管的条件，安装库房防火、防盗报警监控系统，实现对档案实体、库房与设备的监控。要对档案库房进行定期检查，对已配备的设施完好情况及时检查，出现隐患及时解决，确保档案库房安全。有针对性地加强高温、汛期等季节性时期的档案安全保护，应对可能出现的突发事件，确保档案的绝对安全。
关键词：影响电子档案;安全管理;因素
Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.
Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors
中国分类号：TK-9 文献标识码：A 文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02
第一章 与安全管理相关的其他概念
电子档案安全管理是新时期档案工作的重要任务。保管和保护好电子文件必须从两个方面着手：一方面，要从电子档案管理物理载体出发，着重保护电子档案的原始性；另一方面，要在电子档案管理的手段上狠下功夫，力促电子档案的真实性。本论文就是对电子档案如何能够安全管理，发表个人看法。1、背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2、逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3、物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第二章 影响电子档案安全的因素分析
信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。影响电子档案信息安全的因素很多，归纳为四大类：自然因素、环境因素、人为因素和技术因素。
2.1自然因素
影响电子档案安全的自然因素主要指各种自然灾害，如雷电、水灾、火灾、台风、地震等，这些自然灾害的发生会直接威胁到共享系统中的电子档案安全。
2.2环境因素
电子档案信息的产生、存取、传播和利用等离不开计算机及网络环境，这对电子档案所依存的系统环境和网络环境的要求是非常高的，如果电子档案管理系统和网站的环境不符合要求(电源质量差，温湿度不适应，无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施等)就会影响电子档案信息的安全。
2.3人为因素
人为因素又可以分为三类：第一类是蓄意破坏。蓄意破坏是故意破坏电子档案的内容及其所依赖的载体、系统和网络环境等，以获得某种利益及达到某种目的。第二类是管理疏忽。管理疏忽包括管理人员的安全意识、保密意识、责任心不强，没有建立起相应的信息安全法律法规、标准制度等。管理疏忽是造成事故发生的最大隐患。第三类是不当操作。电子档案载体本身随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低。
2.4技术因素
在影响电子档案信息安全的非人为因素中，技术因素不可忽视。信息技术、计算机网络技术在工作中的广泛应用，给电子档案的安全带来深刻的影响，一方面上述技术是电子档案产生的前提，为电子档案信息的管理和利用带来极大的便捷；另一方面，这些技术本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，这些都为电子档案信息增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏等方面的安全隐患。
第三章 电子档案安全管理措施
3.1载体安全保护
第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
3.2电子档案传统安全管理措施的局限性
电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。
3.2.2非系统性
电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。
3.2.3低效率性
传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。
3.2.4被动性
对于可能发生的风险，由于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。
3.2.5缺乏制度性
电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。
第四章结束语
本文的研究最终目的就在于为档案工作者提供一种新管理思路，提高档案管理者的风险意识，提高电子档案的管理水平。在电子档案管理过程中，管理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、危害性，做好风险防范和应对工作，否则，如果对潜在风险的忽视，定会导致灾难性后果，形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。
电子档案管理是我们现实工作中的重中之重的关键环节，只有认真做好这项工作，我们的各项工作才有保障，我们要防患于未然，重视细小的问题，重视防范，哪怕是拔掉插头，用铁锤击碎，文件与数据也不会有任何影响。
参考文献
[1] 王萍、宋雪雁《电子档案管理基础》北京：清华大学出版社，2006年第1版 。
档案安全管理是一项系统的、复杂的、综合的管理工作。要想做好档案管理工作，档案工作人员就必须不断提升其业务水平和职业道德水平，积极应对新时期档案管理工作存在的各项挑战。反观当前档案管理工作实际，一些档案管理部门普遍存在着档案管理安全问题，直接影响了其档案管理工作正常进行，甚至还会给单位造成巨大损失。从总体来看，目前档案安全管理的主要影响因素有：一是档案管理人员因素。档案人员的安全意识、职业素养、保密意识等。二是档案安全管理体制不健全，在档案立卷、归档、借阅、利用等环节没有按规范严格操作。三是网络安全、自然灾害、软硬件设施安全等因素。
2预防为主，切实做好档案安全管理工作
2.1提高认识，强化档案安全管理责任意识和安全意识为进一步提升档案安全管理质量和效率，档案管理部门应加强职业培训，逐步强化档案工作人员的安全意识与责任意识。在日常管理工作中，档案管理部门应制定切实可行的档案安全管理措施，同时加强领导、明确责任，切实履行监管职责。在思想认识上，档案管理部门应该明确其工作性质、地位、特点，坚持“预防为主，防范结合”原则，将档案安全作为其工作的重中之重，切实做好档案安全防范工作。此外，档案权利部门还应积极开展档案安全宣传教育活动，增强全员档案安全意识，树立“档案安全无小事，档案安全人人有责”的观念，培养和强化全员档案安全管理责任意识。
2.2建立健全档案安全管理机制，从源头上遏制档案安全管理漏洞档案管理部门应该逐步强化内部管理，建立健全其档案安全管理机制，明确档案安全管理要求与规则，将档案安全贯穿于档案管理的整个环节当中，建立健全并严格执行档案流动、保管和利用制度，构建档案安全标准体系。同时，档案管理部门还可以制定一套完善的档案管理应急预案，并定期开展模拟演练，以有效提升整个档案管理部门的安全应急能力。从档案收集、整理、立卷、归档、鉴定到销毁、保管、利用，档案管理部门应该从本单位实际出发，严把档案案卷质量关，各项档案资料进出馆均要做好登记，以防出现丢失和损坏等情况。此外，档案管理部门还应加强档案信息网络建设，运用一系列现代化信息技术手段进行档案管理，不断提升档案管理质量。
2.3要按规定配置档案用房和档案设施，防止档案实体遭遇毁损档案馆（室）建筑为档案保护和利用服务提供最基本的物质条件，档案馆（室）建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，也将影响到对外服务的开展。目前有部分高校的档案馆（室）设置在行政办公楼或图书馆的顶层，承重问题成为一个很大的问题。一旦发生自然灾害，后果严重。档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑建设规范》设计建造。保障档案实体安全，要落实档案库房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。要按规定购置档案装具、档案保管设备和档案包装材料。档案管理部门应定期进行安全排查工作，并对馆内设备摆放，特别是电器摆放进行合理的规划布局，并规范布置设备路线。要定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等，防止因线路老化或短路引发火灾。需要配备专门人员对馆内设备进行维护和检修，确保设备能够正常运转。库房内档案装具要合理布局、避光通风、整齐有序，且要遵循突出重点，兼顾一般的原则，以便发生突况时能及时有效地进行抢救，降低档案损失程度。
.4实施档案登记备份，保障信息数据安全档案登记备份是以强化档案行政监管为导向，着力于提升档案部门服务大局、服务发展、服务现实的能力，通过档案登记备份，可以保障信息安全、保全档案证据、保存真实记忆。在开展档案登记备份工作中，应遵循统一规划、分级管理，突出重点、统筹推进，安全保密、有效服务等基本原则。档案登记备份可以在一定程度上保障档案信息数据安全，减少信息丢失情况。随着档案记录电子化的出现，档案管理的工作效率得到了极大地提升，档案工作人员的工作负担大大减轻。但与此同时，档案信息数据安全逐渐凸显出来。此外，在档案管理中由于缺乏行之有效的馆外档案监管体系，档案管理部门常常面临着档案收回难问题。因此，档案管理部门应该采用档案登记备份的方式进行档案管理，深化档案安全体系建设，以有效保障档案信息数据安全。同时，档案馆还应加强馆外档案监管力度，尽可能地减少档案丢失现象。
2.5提高网络安全意识，防止因为技术原因或突况造成档案损失随着档案管理信息化时代的到来，档案管理部门也迎来了新一轮的挑战。一方面，档案管理部门必须通过各种数字化和信息化手段进行网络建设，积极提高其档案管理的安全性，减少信息安全漏洞；另一方面档案管理部门还必须设立相应的信息防火墙，设置访问权限，并建立起一套完备的信息备份与恢复系统，防止黑客入侵档案信息管理系统。此外，档案馆还应采取多种有效措施，不断提升其档案工作人员的管理水平，保证档案信息安全，防止出现信息泄露的情况。在日常工作中，档案管理人员应该严格控制和规范自身的管理行为。首先，档案工作人员应养成良好的计算机操作习惯，定期查杀病毒。其次，在档案管理系统的使用过程中，要使用安全系数较高的用户口令和密码，谨防他人非法进入档案管理系统。档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令与密码。第三，档案馆的计算机应做到专人专用，使用者必须维护好自己的计算机，防止出现信息丢失和损毁。未经允许，使用者不得擅自在计算机上下载软件和游戏。第四，计算机的使用要有度。使用者不得随意更改IP地址或其它系统设置参数，不浏览非法网页和点击陌生链接，同时每天还要做好数据备份。
2.6做好档案安全管理的其他预防措施做实档案基础业务工作，提高案卷质量。封存原件，大力开发电子数据，或是利用档案复制件代替原件进行利用，减少原件损害。加强日常管理和检查，及时发现受损和病变档案。积极开展电子档案异质备份，实行纸质档案与电子档案相对应的管理方式。
档案管理部门应该制定一套完备的医疗档案安全管理规范系统，严格规定档案管理的每一个细节内容，并对档案管理制度遵守和执行情况进行实时的监督和检测，保证管理规范的每一步都落到实处，在档案安全管理制度的制定和执行两个方面上都尽量做到最好，达到双管齐下的效果。在实践中完善和健全医疗数字档案信息安全管理制度，确保医疗数字档案在进行信息化建设时的信息安全性。要做好医疗档案数字信息安全保障工作，必须从设备、网络、系统、数据等多个方面进行综合管理，形成一个协调配合的信息防护系统来防止医院数字档案信息的外漏和非法传播。这里需要注意的是，电子文件档案具有易被改动、易被窃取、易于传播、易于丢失的特点，而且它是一种不能直接识读只能依靠特定设备和软件才能读取的信息，因此，在逐步提高档案存储技术的同时，也要加强对电子文件档案的管理，通过制订科学的管理方案和健全相关管理制度来达到电子档案的保真、保密、保存、保读取的目的。
二、加强档案安全的管理设施建设
档案安全的管理设施对于是否能保证档案存放的安全性十分重要，科学建设和完善档案安全相关基础管理设施，给档案管理提供一个安全、稳定的环境是实现档案安全管理的重要前提。近年来频繁发生的自然灾害和人为灾害给档案的管理带来了更多的安全隐患，由此可见，在建设医院档案馆库的过程中做好医疗档案管理的防震、抗灾、防火等各项防护工作非常有必要。在进行医院的档案馆库时，要保证其符合国家档案建设规范规定的各项标准，如坚固性、安全性、环保性、实用性等，都要严格根据设计标准进行建设。档案的存储工具要确保能保障档案的安全性，实践证明，档案多节柜是能够有效保证档案安全的装具。存放音像、电子档案要使用防磁柜。在温湿度的控制方面，要把温湿度控制在档案可承受范围之内。除此之外，还要加强对档案管理相关的视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、计算机安全等系统的建设，保障医疗档案安全管理体系基础设施建设的科学性和全面性。
三、提高档案管理安全技术水平
档案管理安全的关键技术包括医院受损档案抢救修复技术方法、医院电子档案真实性保证以及技术方法等，只有保证医疗档案安全有科学的理论基础和技术支持，才能实现档案的安全管理。引入先进的档案管理技术、方法以及设备，并不断地推广达到较为全面的应用，在最大程度上增强医院档案安全管理的能力。加强在网络信息安全方面的治理，通过改进和完善网络信息安全管理技术，形成一个安全、稳定的医疗数字化档案管理系统。对后台管理操作系统的选择，要综合多种因素，选择最为可靠的系统，同时还要保证配置的安全性。在网络服务方面，对用户合法性的认证工作要进行严格把控，防止登陆者进行违规操作，盗用系统内部信息，保证医院电子档案被完好、安全地保存，实现医疗电子档案和纸质档案的同步归档。除此之外，为防止数据信息丢失现象的发生，需要做好对医疗档案重要信息的备份，对特别重要的电子文件要进行易质或异地备份。这种备份是医院的档案部门在遇到突发事件或自然灾害时能够保证重要档案资料不丢失的重要途径，它确保了档案的完整性、安全性以及保密性，也是在当前形势下保护医疗电子档案信息绝对保密性的最根本手段。
四、做好对档案人员的专业技能培训工作
社会经济与科技的飞速发展带动了档案信息化建设事业的不断加快，这也给医疗档案管理人员提出了更多技能要求和职业规范标准。医院档案管理部门目前一个重要的工作就是要从整体上提高档案管理人员的综合素质，不断完善医院档案的安全管理系统。一方面，要定期组织医院档案管理人员进行安全知识教育和管理技能培训，增强他们对医疗档案信息的安全意识、防范意识以及保密责任意识。另一方面，要积极引进和学习国内外关于档案信息安全防护的先进技术和方法，使档案管理人员具备基本的档案信息安全管理知识与技能，形成一个具有专业档案管理技能和灵活运用多种科技设备并且具有强烈责任意识的医疗档案管理队伍。
五、结语
1．个人信息档案管理制度不健全、措施不到位
在现实工作中，掌握和接触个人信息的机构、部门，有关个人信息管理的制度不健全、措施不到位，不严格履行对个人信息档案管理的职责与义务。尤其是档案管理上还存在漏洞，在个人信息档案的收集、审核、鉴定、使用、归档等方面不规范，致使个人信息泄露，从而导致非法滥用个人信息的侵权行为时有发生。
2．公民的个人信息安全保护意识淡薄
一是社会公民对个人信息的基本认识不足，主要表现在对个人信息不受侵犯或对个人信息档案安全保护等不够重视。如随意将自己的身份证号、电话号码、家庭住址等信息透露给他人。二是一些掌握个人信息的部门档案安全保护意识淡薄，个别工作人员将个人信息档案随意乱放，不重视维护个人信息档案主体人的权益，无意间造成公民个人信息的泄露。三是一些工作人员违反职业道德，不履行保密义务，将公民个人信息资料出售或泄露给他人以谋取非法利益。四是在网络化、信息化背景下，大量的个人电子信息可以通过在线储存、备份、传输，这就使个人电子信息安全面临着更大的挑战。
二、个人信息档案安全管理的途径
1．加快个人信息安全保护的立法进程
国家应尽快出台《个人信息安全保护法》，依法管理并保护个人信息。目前，《中华人民共和国刑法修正案》对公民个人信息档案安全保护做了明确规定：“国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员，违反国家规定，将本单位在履行职责或者提供服务过程中获得公民个人信息，出售或者非法提供给他人，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金。”但是，仅有刑法的威慑力还不够，与之相关的民事责任、行政职责还须及时跟进和完善。当前，多数情况还是行为人侵犯了公民个人的民事权利，而利用公民个人信息导致犯罪的还是少数。鉴于当前法律救济的规定还不完善，实践中普遍存在取证难、索赔难等困难，加之市场经济的不断发展，经营者主体日益多元化，侵权人无视被侵权人的民事权利也愈演愈烈。因此，建议借助修改《档案法》和制定《个人信息安全保护法》的有利时机，从保护公民个人信息安全的角度，用法律法规来规范个人信息的采集、管理、交流、使用等行为，为更好地保护个人信息安全提供法律依据。
2．规范个人信息档案安全管理
个人信息档案作为一种特殊档案，对其规范管理是保护个人信息安全的关键。首要任务是确立个人信息档案安全保护的基本法律制度，使所有的政府机构与非政府组织保存的个人信息得到法律保护，进而建立起完整系统的个人信息档案安全保护法律体系。同时，各有关部门应建立健全相关的安全管理制度，规范个人信息档案的管理。个人信息档案安全管理制度，不仅可以对公民个人信息的安全起到保护作用，更重要的是可以规范和约束个人信息档案管理人员的职业行为。
3．提高公民的个人信息安全保护意识
电子档案需要借助计算机等设备进行读取。以纸张为主要载体形式的传统档案可以被人们直观地看见和接触到，对档案中内容信息的获取一般无需借助其他设备，只需肉眼直接查看。而电子档案则不同，要获取它所存储的内容信息必须借助计算机等设备，对配套的软硬件具有强烈的依赖性。随着信息技术的发展，计算机硬件和软件的不断升级和更新换代，电子档案往往需要不断地进行转存储、再存储。为了适应新的设备和软件，往往还需要改变档案文件的存储格式。
电子档案易于存储和管理。与传统档案相比，电子档案更易于存储和管理。传统档案需要大量的房间、文件柜来进行存放，还需要大量的人力对档案进行分类、编目和检索，更需要定期地进行防霉、除虫等工作。而电子档案的保存本质上是对档案内容信息的保存，这些信息是电子化、数据化的，存储在磁盘等载体上，一张小小的磁盘就能存储大量的档案信息，存储单位成本低、占地小，利用计算机系统进行检索和维护更为简便，大大减少了档案分类、编目和检索的人员需求。电子档案的这一特点也是传统纸质档案电子化蓬勃开展的重要原因。
电子档案缺乏稳定性，易消失、易篡改、易出错。与电子档案易于存储、复制和传输特点相对应的，与传统纸质等档案相比，电子档案缺乏稳定性，有大量的方式方法可对档案信息进行更改和作假，易消失、易篡改、易出错。尤其是电子档案易被篡改的特点，使得人们对电子档案的真实性、有效性一直存有疑问。比如，最高人民法院在《关于民事经济审判方式改革问题的若干规定》、《关于民事诉讼证据的若干规定》中都肯定了传统纸质档案（历史档案）的优先证据效力，而直到2012年新“民事诉讼法”才确定“电子数据”这一新的证据种类，档案证据也正式吸收了电子档案的加入，并且在实践中一般需经过公证方可被采信。
电子档案的利用和传播具有开放性。传统档案受到档案物资载体的限制，其利用和传播范围有限、成本高昂，在某些需要档案原件的情况下，只能被排他性地使用。而电子档案的内容信息是数字化的，通过计算机、通信网络等可以实现迅速的复制和传输，对电子档案的利用也没有排他性，可以同时供多人多处利用，使用效率高。
电子档案具有迥异于传统档案的种种特点，传统的档案管理模式并不适合电子档案，如果还是采用传统档案管理的体制、标准和人员配备去管理电子档案，无异于削足适履。基于建立电子档案管理体系必须遵循电子档案特殊性的共识，1999年，加拿大露西安娜•杜兰蒂教授领导研究了“在电子系统内永久保存可信电子档案的国际研究”项目“，该项目的主要目的是为制定长期保管真实电子档案的国际、国家及机构政策、战略和标准提供原则和依据”。我国的冯惠玲教授等探讨了国家战略对电子档案管理的影响以及我国国家战略的特点，认为中国的电子档案宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路，并指出“我国电子档案国家战略需要搭建宏观、中观、微观三层战略框架体系，研究电子档案管理政策、制度、业务的集成策略，实施法规、管理、技术三位一体的保障体系”。范宁则从档案学的视角探讨政府在电子档案安全管理中的功能。从电子档案的形成就注入电子档案管理的理念，而不是单纯的后期管理，通过前端的控制理念，保证电子档案的安全管理和有效利用，提出国家从整体宏观规划电子档案安全管理的重要性。电子档案的安全管理措施是电子档案管理的重要组成部分，关系到整个档案资源的完整、安全、有效的利用以及长期使用。考虑到现阶段电子档案管理存在的一些问题，其安全管理措施应注重以下几个层面。
认识层面。对电子档案的特殊性及应对其进行有针对性的安全管理方面认识不足是当前普遍存在的情况，这种认识不足不仅体现在社会上，更体现在档案使用者、档案管理的从业人员和各级领导身上。人们依然沉浸在传统纸质档案管理的传统思路中，极力推行“双套制”，造成档案资源大量重复建设，损失效率。实现电子档案的安全管理，需要人们尤其是档案管理的相关人员对电子档案有一个清楚的认识，不能简单地将其视为纸质档案的附属品；也不能因为电子档案缺乏稳定性，易消失、易篡改、易出错而将其视为不可置信的，忽略对它的研究认识和针对性管理。
制度层面。近年来我国陆续颁布了《中华人民共和国电子签名法》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等一系列关于电子档案管理的法律法规，但仍然还存在许多空白领域，电子档案整体制度建设仍然相对滞后，需要逐步完善。而且，现有的相关法律法规基本是在非网络环境下制定的，与电子文件网络化利用和传播的特点有很多不相适应之处。电子档案安全管理的制度建设应明确从电子档案生成、加工直至归档的全部过程中收集和积累的要求、各阶段的责任，既要包括电子档案收集、积累的制度，也要包括电子档案收集、积累的范围规定。
标准化层面。当前，电子档案专用标准发展滞后。一方面，很多地方依然沿用《档案著录规则》、《归档文件整理规则》等纸质档案管理的标准。另一方面，国家档案局、信息产业部、公安、保密等部门以及各地各政府乃至各大型企事业单位都颁布了电子档案相关的标准体系，但各部门之间缺乏协调统筹，办公自动化、电子政务工程等形成了各自为政的局面，致使电子档案格式、标准花样繁多，档案保存方式、副本数、管理年限等规定各种各样，甚至同一档案管理地所管理的电子档案在不同时期所采取的标准也不一样。尽管电子档案的内容信息种类丰富，档案的标准化在细节上难以做到一致，但仍亟需国家拟定一个大致统一的标准，然后各部门在这个统一的标准上结合自身实际不断补充形成完善的标准体系。标准化管理可以增强电子档案的适用性、可比性和可追溯性，可以促进档案管理的交流和合作共建，也是电子档案安全的有力保障。
关键词:劳务用工；安全档案；施工安全
建筑行业是国民经济的重要支柱产业，改革开放以来建筑行业得到迅速发展，其增加值约占GDP的7%，而且劳动力密集型行业，而其就业人员多为农民工，农民工为建筑业快速发展提供了大量的劳动力，但也由于该行业人员整体文化程度较低、流动性大、施工现场露天高空作业多、施工工艺复杂等特点，给施工现场的安全管理带来极大挑战，有研究分析指出安全事故的发生80%是由于人的不安全行为导致的，如何加强农民工队伍的安全教育管理成为了安全工作中不可小视的重要工作。根据《中华人民共和国安全生产法》(2014年修订版)第十八条第三款“生产经营单位的主要负责人对本单位安全生产工作负有下列职责……(三)组织制定并实施本单位安全生产教育和培训计划”以及第二十二条第二款“生产经营单位的安全生产管理机构以及安全生产管理人员履行下列职责……(二)组织或者参与本单位安全生产教育和培训，如实记录安全生产教育和培训情况”的内容，建筑施工企业负责人及安全管理人员应该将安全教育培训工作作为一项重点工作。由于建筑企业项目部人员相对固定，而且从业人员文化水平较高，安全教育工作易于开展，故本文仅针对如何做好农民工的安全教育及资料归档。本文基于笔者在重庆轨道高家花园大桥项目从事项目安全管理工作的经历，着重讲述如何采用劳务用工安全档案的方式完整性、系统性的管理从业人员教育培训问题。
1当前安全教育培训现状
1．1现场劳务作业人员流动性大，文化程度低，难以实现系统性教育培训
现场劳务作业人员普遍来自农村，文化程度低，大部分人员今天放下锄头，明天就到工地了，农田与工地两头奔走，就业不稳定。外加工程施工任务繁重与缺少连续性，与亲人异地分居等种种原因，劳务作业人员的特点就明显表现出短期性、流动性、分散性、阶段性、流水作业、农民工、文化程度低等。由于这些客观原因短期内没法改变，使得目前国内劳务作业人员难以转变为职业工人，施工现场可能存在未经培训私下上岗的情况，作业人员工作的不稳定性或高流动性决定了教育培训工作很难进行合理规划、完成系统培训。
1．2安全教育体系混乱，安全管理人员工作量大
目前大多地方的施工安全管理内业资料尚未形成体系，档案形式不一，导致安全管理人员花费大量的时间和精力放在了劳务人员统计、安全教育培训及资料整理的工作中，各地方、各部门的不同要求又导致了施工项目部资料整理混乱，无有效针对从业人员安全教育档案的规范整理，从而使得从业人员教育培训无系统性、无有效体系。
2加强作业人员安全教育培训的对策
2．1制定项目部从业人员安全教育培训制度
制度是开展工作的指引，从制度角度制定从业人员从入场、过程中、退场、教育计划、教育时间等一系列具体细则，规范人员教育培训工作，细化劳务用工档案的建立，而且从业人员劳务用工安全档案的建立，不是一个人、一个部门能够完成的，还需要项目人事部门的配合，制定制度有利于约束各部门、各劳务队伍按章办事。
2．2建立劳务用工安全档案
(1)根据我国相关法律法规及规范的要求，从业人员进场时的劳务用工安全档案，可以涵盖以下几项内容:从业人员身份证复印件，制定从业人员花名册，并着重对年龄55周岁以上的人员给予劝退或者调换工作岗位，避免由于个人身体原因导致安全事故的发生;入场三级安全教育记录卡，主要记录从业人员进场时间、入场教育时间及时长、工种以及三级教育的内容等信息;入场安全教育培训，根据安监总局《生产经营单位安全培训规定》的要求，对工人进场上岗作业前，进行公司级、项目部级、班组级三级安全教育，此项工作可以结合农民工学校等联合开展，由项目的人事部门组织进场施工作业人员，项目经理、安全总监、生产副经理、班组长等参与进行;从业人员安全目标责任书，主要是项目建设单位、监理单位及施工单位安全生产控制指标向从业人员通知，以及根据“一岗双责”的要求，需要向从业人员表明其安全职责、安全权利与义务等内容;岗位危险告知书，主要向从业人员说明所从事的岗位存在哪些危险因素，以及如何避免的安全防护措施、方法;安全操作规程教育，主要是根据从业人员不同工种，根据相关规范的要求，将不同工种或者不同设备的操作规程向从业人员进行教育;考核资料，根据相关法规要求，从业人员必须经考核合格方能上岗，故目前各项目部普遍采用考试答卷的形式考核从业人员是否合格。(2)施工过程中，随着施工工序或者季节等的变化，还需对从业人员进行各工序或者冬季、雨季、重大节假日前后等的安全教育培训工作。工程部门技术人员还需要对作业人员进行安全技术交底，安全员进行监督。日常施工检查、巡查中对作业人员的违章指挥、违章操作、违反劳动纪律“三违”现场的记录，以及对其的奖励、处罚记录、退场时间等也可归档到个人档案内。(3)现场副经理、技术员、班组长对施工人员流动性的管控。由于从业人员流动性大，项目安全部门未必能够及时发现未经安全教育培训上岗人员，这就需要项目副经理、现场施工员在安排工作时，如发现陌生面孔需及时上报，项目部也应该制定对劳务队伍或者班组长的处罚措施，预防此类现象的出现。(4)信息化在档案管理中的应用。目前市场上已经出现了安全管理信息系统、安全教育培训工具箱、身份证识读卡、指纹采集器等工具，根据实际工作情况结合上述工具，可将劳务安全档案电子化，采用计算机的高速工作，将会极大程度减轻安全管理人员对劳务安全档案整理的工作量，采用信息化的另一个好处便是通过上述计算机等工具的采集加工，能够自动设计对从业人员的安全教育培训形成系统性，便于安全管理的同时，也有利于系统性提高从业人员的安全工作水平。
2．3不断完善劳务用工安全档案
从一名作业人员进场开始到其退场，劳务用工安全档案完整记录了此人在项目部的进场时间、安全教育培训、奖励处罚、违章违纪、接受的工艺培训、退场时间等内容。此项工作的建立与完善，不仅会减轻安全管理人员的工作量，还避免出现作业人员缺少教育培训上岗的情况，也方便于各级单位对此项安全工作的检查，系统性、完整性的再现了从业人员从人场到退场的所有工作及表现。
3结束语
随着建筑行业劳务人员老龄化的趋势越来越严重，以及建筑行业越来越激烈的竞争，如何打造一批合格的、有较高安全意识及工作能力的劳务工人，劳务用工安全档案也将会越来越体现出它的作用。后续随着信息化向建筑行业的慢慢渗入，劳务用工档案将会省时省力，系统性、多样化的对作业人员进行安全教育，结合技术水平的培训，提高他们的安全施工水平，提高施工单位对作业人员的掌控力，减少或者避免安全事故、质量事故的发生，间接提高施工单位的施工质量与进度，继而提高施工单位的安全施工管理水平，同时公司效益与形象两者兼得。
参考文献
［1］中华人民共和国安全生产法，2014.8.31修正．
关键词:档案保护;档案安全;全过程管理;风险控制;风险控制指标;隐患
档案安全是对档案实体和信息采取防范措施，避免受到自然灾害、人为事故和突发事件的破坏，减少档案在管理过程中的损坏，使档案处于安全状态，确保不发生档案丢失和损毁，以及信息泄密事件。明确档案安全职责，控制安全风险，消除安全隐患，维护档案管理全过程的安全，是档案部门的基本任务和第一要求，也是档案工作者的基本职责。
1档案全过程管理及其安全风险隐患
1.1档案全过程管理
实施档案工作全过程管理，是新时期档案工作新的理念，其目标在于对档案的收集、整理归档、保管、利用，以及迁移等工作状态，采取标准化的过程管理，确保档案管理工作业态的科学化与规范化。档案全过程管理一般有三个阶段：一是档案的前端管理；二是档案的库房保管；三是档案的后程监管.档案全过程管理，与过去通常的档案管理相比，主要有以下三个方面的变化：（1）档案工作环境的扩展。档案安全保护的工作视野不仅关注于档案在库房内的安全，同时也密切关注档案在库外活动，特别是脱离了档案适宜环境，即库外运行状态及其影响破坏作用。（2）档案工作业态的延伸。档案安全管理活动是全方位地覆盖档案的各个工作业态，对档案的“收、管、用”环节中的档案收集、整理归档、编研、保管保护、开发利用、展览陈列、移交转移等，都给予高度关注，确保不发生任何安全事故。（3）档案工作目标的提升。档案的绝对安全，不仅要确保档案在工作活动中不出现档案的损坏、损毁和丢失等事故或事件，同时还要求消除档案工作中存在的、潜在的不安全因素，及时化解档案工作层面的风险隐患和不利因素，使档案始终处在一种安全的、无害的适宜环境中。
1.2档案全过程管理中的隐患和风险
档案全过程管理活动涉及的工作环节多，制约因素多，可能出现的状况和产生的变化也多，这些制约因素和影响情况，会弱化档案管理工作，降低档案安全保障的效率。档案全过程管理中易出现的档案风险和事故隐患，潜伏在档案利用、档案保管及档案日常管理的多个方面，这些管理隐患和风险因子主要有：（1）档案接收征集工作中，未能依据档案标准与规范的要求，严格执行档案的相关管理规章制度，造成工作的失误和疏忽，从而造成档案的破坏和损坏。（2）档案处在不适宜保管条件下，使得档案的自然老化加剧，特别是不适宜的温湿度、光、空气污染物及害虫、霉菌等因素的影响，会造成档案出现纸张的变黄发脆、字迹变色褪色、胶片霉烂、磁带粘连变质，以及光盘的腐蚀等现象。（3）档案利用过程是一个多样的复杂过程，这个阶段的破坏程度差异很大，有时会出现档案的缺页和破裂，有时会出现档案字迹的褪变和信息的失真，有时会出现档案秩序的错乱，甚至于出现档案的丢失和彻底损毁。（4）档案管理疏忽，工作人员大意马虎，管理不善，监管不力，也会造成档案安全漏洞很多，档案破坏和损失的安全隐患不少，如档案人员私自有偿向国外研究人员提供档案数据。（5）备份修复时出会现不当的损害，有的档案已经破损，有的出现生虫、发霉情况且未得到及时修复；以及修复过程中的方法与措施不妥当、不合适、不安全，也会对档案安全造成威胁；有的对电子文件既无备份，也无过硬的保护、保密措施。
2档案全过程安全管理的方式与途径
档案全过程安全管理是指在档案的收集、整理归档、保管、利用以及迁移等管理过程中不发生破坏性事件或事故，化解和消除管理活动中存在的安全风险和隐患，使保管和利用的档案没有危险，不受威胁，不出事故。档案管理部门主要有档案馆和档案室两种形式，其全过程管理表现为两种明显不同的工作状态：一种是库房内的相对稳定的环境，保管条件适宜，档案受损、破坏的概率比较低；另一种是处在动态的库外工作状态，环境条件不稳定，在动态过程中（一些过程变化还比较频繁）容易受到不利因素或有害因子的破坏，如图2所示。在确保档案绝对安全的条件下，根据这两种不同的环境和工作状态需要进行相应的安全管理。
2.1档案前端控制的安全管理
2.1.1档案接收时的安全保护
接收的档案需要加强管理与保护，以利于后期档案的利用与保存。一是制定档案接收进馆质量标准和检查验收制度，保证接收进馆的档案符合安全要求。二是档案部门按有关规定和标准进行档案检查和验收，对新接收的档案，一般应进行消毒灭菌处理，做到先消毒、后入库。三是检查合格后，连同案卷目录、卷内文件目录和检索工具，一并接收入馆。
2.1.2档案征集时的安全保护
档案收集是档案安全管理的一个重要环节，确保收集的档案完好无损是档案安全的基本要求。一是建立档案征集的安全管理制度。二是征集档案进馆前，要严密包装，妥善运输，专人护送，保证档案安全。三是征集来的档案要及时归档，有关部门应及时向档案管理部门移交。
2.1.3整理档案时的安全保护
一是应当做到分类准确、编排有序、目录清楚、填写规范、装订整齐、格式统一。档案的目录、内容、填写要求等，符合规范，利于长久安全保存。二是档案整理归档时，应当按照档案安全要求逐卷逐件进行，慎重处理档案原件。三是加强档案整理中的保护，清除有破坏作用的文件装订物、添加物等；对有些档案进行舒展平整、表面去污和修裱等保护性处理；规范档案装入盒的操作；单独对有潜在危害的档案立卷。四是防范人为灾害、突发事件，以及不当操作造成档案的丢失、破坏或损毁。档案文件在整理完毕后，应当及时归档。
2.2档案库房保管的安全管理
档案库房的安全管理工作，主要是通过档案库房的安全工作来实施的。主要有两方面的工作。
2.2.1配备档案安全的设备设施
档案库房安全管理的基础性条件，是具备必要和必需的档案安全设备设施。主要包括：安装库房的安全监控系统，配备库房的消防设备，配置档案的保护与管理维护设备，建立和完善档案数字信息安全设施。
2.2.2加强库房保管中的安全措施
强化档案保管的工作效率，需要建立相应的管理制度，保障库房安全管理工作的有效开展。主要包括：建立健全档案库房安全管理制度；注重保管中的档案实体与信息安全；加强档案规范化管理，严格执行规章制度，建立岗位责任制，做到责任到人。
2.3库外后程监管的安全管理
2.3.1档案利用中的安全管理
注重利用中的档案安全，确保档案不丢失、不损坏，档案信息不失密泄密。一是做好档案利用登记，限定用户利用范围，严格审批手续。严格控制档案原件的利用，对档案复制件的使用，也应履行相关手续。建立完整的登记、借用、归还等手续。二是使用单位对摘录、复制的档案要严格登记，妥善保管，不得散存在个人手中，不得扩散和转让。严禁擅自摘抄、复制档案，因工作需要从档案中取证的，必须按查阅档案审批权限经审查批准后才能复制（或拍摄）。三是在档案利用场所安装摄像监视器，严防利用者在档案上涂改、圈画、抽取、折叠、裁剪、撤换。用户利用档案时，必须爱惜档案，不准向无关人员泄露档案内容。四是收回档案时，仔细翻阅检查被利用的案卷和摘抄的内容。
2.3.2档案编研时的安全保护
一是应当依据档案法规，遵循档案保护的标准与技术规范，遵守档案利用与安全的相关规章制度。二是规范管理，避免使用不当或过度造成损伤及损毁。三是从保护档案、方便利用的原则出发，更多采取档案的数字形式、复制件形式，尽量避免档案原件的重复使用，减少利用损伤。
2.3.3档案展览中的安全管理
档案展览活动范围广、接触对象多、档案展览形式多样，增加了档案受损和破坏的概率。一是档案展览场所应配备安全设施和保护设备，防止档案被盗、被损坏、被破坏情况发生。二是监管展览中的档案安全，防止档案展览过程中人为损伤、展览环境变化、用户不当操作等因素对档案的破坏。三是制订档案展览中灾害防护和突发事件应急处置方案，确保档案安全。
2.3.4档案外借（转递）中的安全管理
档案馆（室）要检查与控制借出的档案，履行手续，规范操作，保证安全。一是出借给单位或个人的档案复制件、摘抄材料，必须加盖档案馆（室）公章。二是利用单位或个人借用的档案，要严格登记，妥为保管，不得扩散和转让。三是不允许利用单位或个人长期保存，用毕一律退回。此外，转递档案时，应当依据安全保密要求，履行审批手续，依章规范操作，防止出现档案丢失或损坏的情况发生。
2.3.5档案移交的安全管理
档案室应依法定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。一是做好交接前的准备工作，对所有保存档案进行一次全面清理，做到账物相符。二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好档案借阅查询登记簿，并在档案借阅查询登记簿上注明原因及催还情况。三是按档案移交要求编制移交清单，有特殊情况需要说明的附于清单后。
2.3.6档案转移运输中的安全管理
一是档案转移运输时，使用牢固、干燥的包装材料和装载形式对被送档案进行包装，并进行档案安全检查，防止转运过程中档案的损失。二是档案转运中包装箱应符合档案安全要求，全程注意档案的完好与完整，避免发生档案损坏、被盗、丢失事件。三是档案远距离运输转移，应考虑天气变化，防范暴雨、冰雪或大风等恶劣天气，以及突发事件可能对档案造成的损失和危害。
3档案安全风险控制指标及其实施方式
3.1风险控制方式
确保档案安全，需要消除安全事故隐患，化解安全风险。全过程管理中档案安全的风险控制，作为常态化的风险控制，是档案安全重要性和长期性的体现，是档案安全体系建设中的重要内容。档案安全的风险控制指标是一种对档案安全事故发生和发展能够作出基本判别的评估指标。借助量化的风险控制指标，能区分档案安全风险隐患，确定事故的破坏程度，预判危害的发展态势，达到减少灾害发生的概率和控制风险的目的。
3.2风险控制指标的制定与作用
设计全过程档案安全管理的风险控制指标，需要依据国家档案安全战略、本单位所属系统的发展需求、面临的安全工作形势和现实情况，从降低档案安全风险的要求出发，认真研究制定考核依据、考核内容、办法及评分标准、考核成绩及否决条款等内容。全过程档案安全管理的风险控制指标可以设定成三级指标，其内容涉及档案的安全防护与风险控制，针对档案的实体管理与信息安全。档案安全风险控制指标，主要涉及全过程管理中安全防护、隐患消除、风险控制，以及数字信息安全等内容。档案安全风险控制指标的主要内容与工作目标详见表1。档案馆（室）风险控制指标的核心内容，是档案保管和档案利用的安全。风险控制指标包括档案安全隐患和潜在风险的工作环节、人员和场所。控制风险的范围包括库房基础设施、配置的设备设施，也包括档案前端与后端管理，以及档案减灾处突和档案抢救修复等内容。设计风险控制指标需要以档案总体安全为目标，从时间周期、保护措施、控制风险效果等方面，加强档案安全管理，并通过档案安全状态的实时监控，及时分析档案安全态势及发展状况，调整与评估档案风险控制指标的实施效果。风险控制指标的作用，是档案行政管理部门指导和监督档案馆（室）开展档案安全工作的依据，成为衡量各级单位档案安全工作开展情况的评估标准；也是各级各类档案馆（室）进行档案安全工作自查、实施自我监督的工作标准。
3.3方案实施与结果评定
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