时间：2023-06-05 08:42:37
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案室安全管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
一、事业单位档案信息安全管理面临的难题
（一）事业单位档案信息面临的物理安全问题。档案信息的物理安全主要是指档案存放的外部环境的安全，包括存放的建筑、自然环境。当前事业单位大多数档案是电子档案，在物理安全方面主要包括存储的计算机硬件设备和计算机自身软件设备的安全，以及所存放环境的地理位置安全性、温度、湿度以及防火、防盗性等各个方面。有的计算机自带的软件存在漏洞，电子档案可能发生病毒损坏，有的计算机硬件存在问题会导致电子档案出现无法存储和读取，而外部的温度、湿度则有可能损害存储的电子设备。
（二）事业单位档案信息面临的人为安全问题。档案管理是要靠人去落实的，档案利用也是由人进行查阅调档的，在这一过程中人为因素对档案信息安全存在着很大的影响。当前事业单位档案信息面临的人为安全问题主要包括档案信息安全责任意识不强，管理人员严重不足，同时管理人员的专业素质较低，尤其是在电子档案信息的管理方面由于缺乏计算机应用技能，在管理中缺乏对档案信息的安全设置，甚至有时由于误操作可能造成档案信息的删除，还有的档案管理人员缺乏保密意识，造成电子档案信息的外泄也是典型的安全问题。
（三）事业单位档案信息面临的技术安全问题。在档案管理中，计算机技术的应用给档案管理带来了全新的模式，实现了档案管理的科学化，提高了管理的效率，但是也带来了安全方面的风险。存储电子档案信息的计算机在日常使用过程中，使用外部设备连接以及网络运行环境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻击，计算机中的应用软件在运行以及更新中也可能产生安全隐患，尤其是一些事业单位档案管理的计算机设备安全等级较低，在使用网络时也缺乏安全防护设置。此外，技术安全还存在的另一问题就是档案信息缺乏备份，计算机存储量巨大，一旦计算机出现问题其所存储的档案信息损失也将是巨大的。
二、事业单位档案信息安全管理的建议
事业单位档案管理中要将信息安全管理作为首要目标，结合上文所述存在的安全风险问题，应当有针对性地进行安全管理，具体应当从三个方面着手进行。
（一）加强档案信息安全管理的物理防护。作为事业单位的档案信息安全管理，物理防护主要是在选择档案室和档案存放设备时进行安全考虑。档案室的安全要进行特殊设计，进行安全评估，包括档案室的温度、湿度、防火、防盗等，并根据需要配备相应的设备，发挥档案管理的功能，确保安全。对一些事业单位现有档案室存在的问题依照上述原则及时进行整改，消除安全隐患。物理防护还包括对存放电子档案的电子设备硬件和自带软件的安全管理，要选择性能较好的硬件设备存储电子档案，一般来说，计算机自带的软件不存在安全问题，但是如果经过重装系统或者使用中改变就有可能发生系统漏洞，进而引起电子档案的丢失损坏，这就要求档案管理中对电子设备的软件运行进行有效的安全防护。
（二）加强档案信息安全管理的人为防护。在计算机技术应用的促进下，事业单位档案管理对管理人员的要求也提高了，为了确保档案信息的安全，事业单位要从以下几个方面进行防护。首先，将安全责任从上至下落实到每一个档案管理人员，作为档案管理人员要加强安全责任意识。其次，制定档案安全管理的规章制度，对档案管理工作进行规范要求，对可能出现安全风险的环节进行安全防护指导。再次，建立专业的档案信息管理人才队伍，安排具有专业知识的人员进行档案管理，例如在事业单位人员招录中设置档案学专业的限制来招录档案管理人员，当前经过专业学习的档案管理专业人员大都具有良好的安全管理意识，同时也都有良好的计算机操作和应用技能，在电子档案信息管理方面能够进行安全设置，在操作上也能够有效地减少错误操作。
（三）加强档案信息安全管理的技术防护。事业单位在进行档案信息安全管理中要利用现有的技术建立起安全可靠的档案信息管理系统，对接收入档的档案信息从源头审查就强调安全，存储过程中要进行安全防护，对一些档案信息的共享要进行安全审查，形成整个过程的安全管理。在日常的档案信息管理中一些电子档案信息的存储需要借助外部设备，也要进行安全防护，防止病毒写入系统，接入网络时更要注重安全防护。此外，有必要利用当前大数据发展建立档案信息的备份系统，这样既能够节约存储空间，又能够防止档案信息出现问题后丧失唯一性。
三、结语
事业单位的档案信息安全是档案管理的重中之重，关系到事业单位以及社会公众的利益。现代信息技术不但对事业单位档案管理起到了科学的、高效的促进作用，同时也使得事业单位的档案信息受到了来自网络环境的安全威胁，我们当前要做的就是全面客观地看待档案信息安全威胁，积极地建立档案信息安全管理体系。
作者:谢文娟 单位:新疆广电局91622台
参考文献:
【关键词】事业单位；档案管理；信息安全
现代信息技术在社会各个领域的广泛应用带来了显著的效果，事业单位档案管理中也逐渐应用了信息技术，促进了档案管理的科学化水平以及工作效率的提升。但信息技术带来的问题也是十分引人关注的，即档案信息安全问题，以下笔者围绕该问题进行探讨。
一、事业单位档案信息安全管理面临的难题
（一）事业单位档案信息面临的物理安全问题。档案信息的物理安全主要是指档案存放的外部环境的安全，包括存放的建筑、自然环境。当前事业单位大多数档案是电子档案，在物理安全方面主要包括存储的计算机硬件设备和计算机自身软件设备的安全，以及所存放环境的地理位置安全性、温度、湿度以及防火、防盗性等各个方面。有的计算机自带的软件存在漏洞，电子档案可能发生病毒损坏，有的计算机硬件存在问题会导致电子档案出现无法存储和读取，而外部的温度、湿度则有可能损害存储的电子设备。
（二）事业单位档案信息面临的人为安全问题。档案管理是要靠人去落实的，档案利用也是由人进行查阅调档的，在这一过程中人为因素对档案信息安全存在着很大的影响。当前事业单位档案信息面临的人为安全问题主要包括档案信息安全责任意识不强，管理人员严重不足，同时管理人员的专业素质较低，尤其是在电子档案信息的管理方面由于缺乏计算机应用技能，在管理中缺乏对档案信息的安全设置，甚至有时由于误操作可能造成档案信息的删除，还有的档案管理人员缺乏保密意识，造成电子档案信息的外泄也是典型的安全问题。
（三）事业单位档案信息面临的技术安全问题。在档案管理中，计算机技术的应用给档案管理带来了全新的模式，实现了档案管理的科学化，提高了管理的效率，但是也带来了安全方面的风险。存储电子档案信息的计算机在日常使用过程中，使用外部设备连接以及网络运行环境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻击，计算机中的应用软件在运行以及更新中也可能产生安全隐患，尤其是一些事业单位档案管理的计算机设备安全等级较低，在使用网络时也缺乏安全防护设置。此外，技术安全还存在的另一问题就是档案信息缺乏备份，计算机存储量巨大，一旦计算机出现问题其所存储的档案信息损失也将是巨大的。
二、事业单位档案信息安全管理的建议
事业单位档案管理中要将信息安全管理作为首要目标，结合上文所述存在的安全风险问题，应当有针对性地进行安全管理，具体应当从三个方面着手进行。
（一）加强档案信息安全管理的物理防护。作为事业单位的档案信息安全管理，物理防护主要是在选择档案室和档案存放设备时进行安全考虑。档案室的安全要进行特殊设计，进行安全评估，包括档案室的温度、湿度、防火、防盗等，并根据需要配备相应的设备，发挥档案管理的功能，确保安全。对一些事业单位现有档案室存在的问题依照上述原则及时进行整改，消除安全隐患。物理防护还包括对存放电子档案的电子设备硬件和自带软件的安全管理，要选择性能较好的硬件设备存储电子档案，一般来说，计算机自带的软件不存在安全问题，但是如果经过重装系统或者使用中改变就有可能发生系统漏洞，进而引起电子档案的丢失损坏，这就要求档案管理中对电子设备的软件运行进行有效的安全防护。
（二）加强档案信息安全管理的人为防护。在计算机技术应用的促进下，事业单位档案管理对管理人员的要求也提高了，为了确保档案信息的安全，事业单位要从以下几个方面进行防护。首先，将安全责任从上至下落实到每一个档案管理人员，作为档案管理人员要加强安全责任意识。其次，制定档案安全管理的规章制度，对档案管理工作进行规范要求，对可能出现安全风险的环节进行安全防护指导。再次，建立专业的档案信息管理人才队伍，安排具有专业知识的人员进行档案管理，例如在事业单位人员招录中设置档案学专业的限制来招录档案管理人员，当前经过专业学习的档案管理专业人员大都具有良好的安全管理意识，同时也都有良好的计算机操作和应用技能，在电子档案信息管理方面能够进行安全设置，在操作上也能够有效地减少错误操作。
（三）加强档案信息安全管理的技术防护。事业单位在进行档案信息安全管理中要利用现有的技术建立起安全可靠的档案信息管理系统，对接收入档的档案信息从源头审查就强调安全，存储过程中要进行安全防护，对一些档案信息的共享要进行安全审查，形成整个过程的安全管理。在日常的档案信息管理中一些电子档案信息的存储需要借助外部设备，也要进行安全防护，防止病毒写入系统，接入网络时更要注重安全防护。此外，有必要利用当前大数据发展建立档案信息的备份系统，这样既能够节约存储空间，又能够防止档案信息出现问题后丧失唯一性。
三、结语
事业单位的档案信息安全是档案管理的重中之重，关系到事业单位以及社会公众的利益。现代信息技术不但对事业单位档案管理起到了科学的、高效的促进作用，同时也使得事业单位的档案信息受到了来自网络环境的安全威胁，我们当前要做的就是全面客观地看待档案信息安全威胁，积极地建立档案信息安全管理体系。
【参考文献】
[关键词]档案管理；档案安全
[中图分类号]G269 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 封二 ― 01
档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，档案的重要性显而易见，但随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来！解决档案保管及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗等案件，近几年时有发生；对档案管理认识到不到位，没有认识到档案的重大历史和现实意义，不对有价值材料、照片、影音资料及时保存、保管，以致于这一段历史缺失档案记录；由于档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。
一、档案安全管理的目的。加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。保存原始资料，保持资料的原始、准确、完整，以便核对资料的准确性和查证，便于建立人事或项目履历，便于在今后的工作中进行借签；而职能部门的档案，更是当前行依法政行为的过程，更是打造服务型政府的要求，更是保障人民利益的客观要求。
二、健全档案安全管理制度。档案管理必须依据相关档案管理的法律、法规、规章，必须严格执行《中华人民共和国档案法》，坚持严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。具体部门、单位在执行好相关安全管理制度的同时，必须建立健全本部门的安全管理制度，用制度规范档案管理行为，保证档案安全管理工作的需要，确保档案安全有效进行管理。从档案的收集、整理到档案的分类、归档、保存，每个一个过程，都要形成制度，在档案管理过程中，有严格的依据，有严格的规范，确保档案安全万无一失。
三、要采用计算机等现代化的管理手段。随着社会的发展，特别是随着计算机的发展，档案管理日益现代化，计算机在档案管理上大量应用，更使复杂化的档案管理工作变得清松起来，日常管理也方便起来。当前档案管理示范级建设，不但对档案管理人员有更高的要求，而且对管理手段也有更新要求，这也是档案管理现代化的过程，档案管理规范化的过程，所以用好、管好计算机档案应用系统，已成为当前档案管理的当务之急。
四、分类对档案进行管理。档案的载体不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不档案，要采取不同的安全管理、保管措施。档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，及时汇报并采取相应措施，每年定期进行安全性抽样检查，按规定进行一次全面清点登记，发现问题应及时采取措施予以处理。新收集的档案资料须 必经消毒、除尘后方能入库，并对消毒杀虫情况进行登记；对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制；存储档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理；与互联网相连的计算机或其它电子 信息设备不得存储、处理和传递档案信息，向社会开放的档案信息网站，应按规定报相关公安部门备案，并在接受安全评估合格后，方可接入互联网；到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。
一、档案的创新管理
1、健全档案管理制度
档案管理应有章可循，规范操作，因此，一套完善且行之有效的档案管理制度尤为重要。档案管理制度要体现合理性、科学性，以便更好地发挥其规范引导作用。作为档案管理人员要强化档案管理意识，遵守档案管理制度，严格档案管理程序，及时、准确地收集档案资料，努力做到档案信息收集齐全完整、内容真实可靠。对于新信息要及时补充调整。同时要完善档案管理硬件设备，确保档案工作有效落实。
2、加强对档案管理人员培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地培养一支素质较高的档案管理人员队伍，加强档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识和现代化管理方法，摒弃传统的陈旧管理模式，更新理念，提高业务要求标准。要充分认识到档案管理工作的重要性，并且不断改进工作方式和工作方法，创新工作模式，提高工作效率，努力做好档案服务创新工作，探索档案服务创新之路，把档案管理提高到一个新的台阶。
3、建立电子档案，完善档案现代化管理
随着办公系统信息化与网络技术的普及，档案的管理模式也在逐步现代化，无纸化办公将变为现实，档案归档形式必须更新，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。因此，档案管理工作必须从传统模式向信息化管理模式过渡。采用更为科学、先进的办公软件进行档案信息的存储和利用，将传统的纸质载体档案转化为电子档案，并通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、数据信息分析的技术。缩微摄影技术和数码影像技术的应用可以使照片、影像等档案资料更完整、安全的保存。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远程档案信息传递，提高工作效率。电子档案还具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。
4、建立档案网页，开展网上在线服务
建立档案网页，开展网上在线服务是对传统工作模式的新的突破，是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给档案管理工作提出新的挑战。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。因此，使用互联网开展的网上档案服务已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种更加便捷的形式。随着局域网的普及，档案部门可制作自己的网页，组织上网数据和信息，实现档案信息的现代化管理。通过网上服务，电子文件通过下载和上传就可以完成。传统档案管理存在重保管轻利用的问题，而档案网页不仅方便档案的检索等常规服务，更有利于电子信息的资源共享和宣传利用，实现档案的真正价值。此外，现代生活中，人们更注重信息的时效性，而开展网上在线服务通过信息系统及网络及时准确的获得多方信息，更好的满足了人们的需求。网页还可提供信息咨询、文件阅览等服务，具有覆盖面广、信息全、利用率高等优点。档案网页适应新形势的要求，有利于转变工作职能，提高工作效率。
二、档案的信息安全管理
不同于其他信息，档案具有较强的保密性和利用限制性，而在对电子档案及档案网页进行常规操作、信息传输、资料存贮的过程中以及在电子档案的收集整理、归档利用过程中，都难免产生错误操作、信息丢失、病毒侵入、黑客侵犯等问题，这些都对档案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加强档案的保密工作，提高档案信息的安全性成为档案管理部门需要面临的一项重要工作。
1、人员安全
档案信息在操作过程中最有可能发生的安全问题就是人为的泄密。因此，必须培养一支有较高素质和较强法律意识的专业档案管理人才队伍。档案管理人员必须认识到档案信息安全的重要性，严防保密信息的泄露，使信息安全问题发生的几率降到最小。档案管理人员要认真学习《档案法》、《保密法》，树立保密意识。应根据档案管理人员的职权岗位给予不同的使用及管理权限。档案管理人员要牢记系统密码并熟练掌握查杀病毒、资料备份等相关安全措施的操作方法。工作人员还要做好操作记录，清晰记录每一次查询、收录、整理等档案管理的时间、参与人员等信息。要分工明确、责任到人、规范操作。遇到档案管理人员调职、离职等情况时要注意加强管理，防止信息外流。
2、操作安全
操作安全是档案安全的重要环节。在档案信息操作过程中要树立安全意识，如确保收集信息的准确性，按时查杀病毒，避免档案信息被病毒感染、篡改。要养成信息备份的习惯，避免操作失误造成的信息资料丢失的情况，带来不可挽回的损失。在对影像、录音等资料进行收集时要注意提取原件，并确保内容未遭到过破坏、篡改。绝密档案的调阅、销毁应经相关领导审批通过后严格按规定手续办理，完善的安全应急机制也是十分重要的，当意外发生时要及时采取措施，有效应对，将损失降到最低。在管理过程中要主动接受保密部门对工作的监督指导，做好对文件的安全保障工作。
3、信息设备安全环境
设备安全是保证档案信息安全的基本条件，无论是纸质档案还是电子档案都应在充分安全的环境下进行保存，档案室、电脑房等档案管理环境必须专人管理并建立严格的门禁制度，出入时要进行详细登记，以避免闲杂人等进入。还应做好信息设备环境的防火、防盗工作，避免水灾、火灾等外力破坏或盗窃等不法行为对档案安全带来的威胁。
【关键词】信息时代；企业档案；安全管理
《企业档案管理规定》第十条强调：“ 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”随着信息化的迅猛发展和电子档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。特别是在电子档案诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量迅速增长的情况下，如何做好企业档案的安全管理工作？笔者认为必须把档案信息安全问题提高到企业管理的重要位置，采取有效措施，加强档案的安全管理。档案的安全管理应当包括档案安全管理职责、档案实体安全管理、电子档案安全管理和档案库房安全管理等方面。
笔者所在的淮北华星工贸有限责任公司，是集煤炭洗选、矿山设备制造、配件加工及安装；选煤用重介质、高效复合浮选剂生产；矿用玻璃钢管道、管材、玻璃钢栅栏生产及研发为一体的综合性企业。由于企业产品科技含量较高、知识产权档案和涉及商业秘密的档案较多，因此企业非常重视档案安全管理工作，制订了《华星公司档案管理制度》、《华星公司安全工作制度》、《华星公司档案管理工作规范》、《华星公司档案查阅制度》、《华星公司技术档案管理办法》等规章制度。为确保档案安全，公司强化档案实体的管理，做到责任到人，确保档案库房防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水“八防”工作落实到位。另一方面加强计算机和网络安全管理，保证电子档案的信息安全。笔者在实际工作中体会到，做好企业档案安全管理工作，必须从以下几方面入手：
1 加强档案实体与电子档案的管理
档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。企业在工作中形成的文件材料不管以何种形式保存，首先要保证档案的信息安全。
1.1 加强档案实体安全管理
企业应确保在生产经营等活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，并及时归档。还应依法定期将具有长远保存价值的档案向上级档案馆移交。要建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；建立档案、人员出入库登记制度，确保档案安全万无一失。档案室工作人员每年应对室藏档案进行一次清点核对，做到登记台账与档案实体相符。对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。不同载体材质的档案应分类存放、规范保存。对特殊载体档案的存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装载器具加以保管和保存。档案室对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用，其别珍贵重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案，可建特藏室专门管理。
1.2 强化电子档案的安全管理
电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案整理、归档过程的安全管理包括：要建立和执行科学的归档制度，保证电子档案内容逻辑上的准确，归档时要尽可能地以主流技术统一电子档案的保存格式。
电子档案保管和利用过程中的信息安全要做到以下几个方面：要保证电子档案载体物理上的安全；要对电子档案载体进行有效的检测与维护；要密切关注计算机技术的发展方向，不断对历年来电子档案使用的软件升级、更新情况进行记录、保存，适时对电子档案的格式进行转换；要加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全。
由于企业信息化建设步伐加快，有许多重要的电子档案都存储于办公自动化管理系统里，必须采取各种措施加以控制确保安全。对于涉及档案信息管理的办公系统，设定权限，规定哪些人可以登录系统，并设置登陆密码；登录后只能查阅到规定权限范围内的文件，有的内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员还应设置好档案的密级程度（绝密、秘密、公开等）。为登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新。电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害，要让磁盘远离磁场，并做到防尘、防油渍。
2 保证计算机网络安全
电子档案运行环境主要是计算机网络系统，计算机网络安全是保障档案信息资源安全的主要问题，保证电子档案运行环境的安全管理就是要加强对计算机网络系统的安全管理。计算机网络安全隐患主要表现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。要确保档案信息资源的安全，就必须消除这些不安全因素。
首先，要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，保证档案信息、数据库安全；其次，为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应安装入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施。此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机以及网络进行检查维护，适时更新防病毒软件。
3 建立健全档案安全管理的制度
档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，企业需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等。
笔者所在的企业就制定了一系列管理制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度明确了提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任；档案保管制度包括了保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；电子档案管理操做制度明确了档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度明确了库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为企业档案安全管理的实施提供保障作用。
摘要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的7 个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。
关键词 ：档案信息化电子文档安全保密制度网络安全
1 电子文件归档管理制度的安全策略
①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+ 数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。
2 安全保密制度
①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+ 字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。
3 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询
①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。
4 档案数据管理维护制度
①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。
5 数字档案鉴定销毁制
①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。
6 档案数据网络和信息设备维护使用制度
①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。
参考文献：
[1]章素文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.
[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010(09).
[3]马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探[J].湖北档案，2009(08).
随着创业创新成为时代的主流，拥有自主知识产权的组织不断涌现，但是各类组织机构面对伴随而生的大量知识产权档案却缺乏行之有效的管理制度，存在记录不规范、收集不完整和监督不落实等问题。建议依靠严格的管理制度规范和指导知识产权档案管理行为。
关键词：
知识产权；档案管理；制度设计
当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。
一、现状与问题
1.知识产权档案材料形成不规范
知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。
2.知识产权档案收集不完整，管理分散
知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。
3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高
知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。
4.缺乏行之有效的监督和考核机制
对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。
二、加强知识产权档案管理的制度设计
知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。
1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案
材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。
2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度
知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。
3.建立知识产权档案管理培训制度
知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。
4.建立部门间的协作监督制度
赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。
5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度
将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。
6.建立知识产权档案开放共享的数字化管理制度
所谓的知识产权档案是指所有的知识产权的获取以及知识产权的实施和保护过程中所形成的具有一定保存价值的文件材料和经过档案馆整理后所形成的文件集合体，这个集合存在明显的法律效应。随着我国改革开放不断得到深化，我国的知识产权机制逐渐的完善，但是在现阶段我国的知识产权档案管理的重要性认识不足，在管理过程中存在很多急需解决的问题。
一、当前我国知识产权档案管理制度分析
从行政管理途径进行分析，目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门，一个是专利管理系统，一个是商标管理系统，还有一个就是著作权管理系统。因此，我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统，他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先，对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料，将这些材料整理之后形成一种文件的集合体；其次，商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体；最后，著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统，国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门，并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导，分层管理的模式，最终形成一个多级管理的系统，然后在此的基础上，还要积极的探索和实践，制定统一的管理规范，强化规范化管理，积极的利用现代网络技术和计算机技术，对知识产权档案进行科学的管理，这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势，真正实现其应有的社会价值。
二、知识产权档案管理面临的困境分析
1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化
从知识产权档案形成的过程来看，知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂，其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面，一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件，这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存，而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作，同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程，所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中，项目提出到科研成果的出现，这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能，如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化，给知识产权档案管理带来很大的困扰。
2.多样化信息需求带来的困扰
在改革开放不断深入发展的大背景下，我国的知识产权档案管理部门，必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务，也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强，人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案，避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象，同时，一旦发生了侵权事件之后，人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益，通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证，基于这种情况下，我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度，实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。
三、知识产权档案管理途径分析
1.坚持统一管理原则，建立健全知识产权档案管理制度
统一管理是国家对档案管理的总体要求，知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门，应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将档案目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。
2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理
知识产权涉及的领域广，涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面，具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。
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