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关键词：高校档案;管理;考核;实践;机制
中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1992-7711（2015）01-091-2
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第三章第十四条明确提出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求，有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例，大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本，对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。
一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析
为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，推动部门立卷、归档工作的制度化，规范化建设，全面提高档案管理水平，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。
考核紧密结合2011～2012年度全校各部门档案工作开展情况，严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核，考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践，对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理，暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题，亟需整改。
虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整，有些评分因素需要整合或修改，但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况，对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。
二、高校档案管理工作考核机制探索
“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比，不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度，也可以加强监督机制，检查各单位每年的档案工作开展情况，推进档案管理工作的健康发展，进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行，关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立，一靠体制，二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样，着眼于体制和制度的建立，明确岗位职责，出台规章制度，并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。
1.出台考核办法等规章制度，保障考核工作的顺利进行
俗话说：“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制，而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前，必须先出台考核办法等规章制度，从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化，考核方法的科学化，考核结果的公正性，以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识，提高档案工作水平。此项工作中需要注意，制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧义的条款出现，为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。
2.制定科学合理的考核标准，保证考核工作的公正公平
考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容，为考核提供技术保障的同时，也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求，使考核具有实际可操作性，有利于保证考核结果的公平公正。
制定一份科学合理的考核标准需要分三步走：第一步：确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研，考察、走访、咨询专家等，结合档案工作实际，笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步：分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容，其分配的比重应该高些，组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素，应减少得分比重。第三步：制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例，三大评分因素比重为“组织领导”占20分，“兼职档案员业务能力”占30分，“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则，每个细则分值1～5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责，及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围，独立做好本部门文件材料的整理立卷工作，及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整，是否符合档案整理的要求，组卷是否合理，案卷标题和保管期限是否正确，装订是否规范等等。
3.确定档案工作考核程序，保证考核工作的公开透明
（1）成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时，为保证考核工作的公开透明，应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人，档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。
（2）部门自查。各立卷归档部门对照考核标准，对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。
（3）学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式，对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查，综合评出各部门总评分，并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。
（4）专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。
（5）结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上，公示期一般为一周左右。
（6）奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰，对不合格等级的部门予以通报批评，并限期整改。
4.及时反馈档案工作考核结果，提高全校档案工作水平
考核不是目的，是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员，使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果，有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决，或加强档案相关法规和制度的宣传与学习，或就文件材料归档工作进行培训，或增强兼职档案员的积极性，提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导，从源头上保证各部门的档案能统一规范标准，各类档案收集的齐全、完整、准确，最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。
高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程，各项体制和制度的建立与完善需要假以时日，扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验，提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性，不断修改、完善，最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。
关键词： 企业档案 档案管理工作 规范化 归档率 信息流通使用最大化
作为档案管理人，我们清醒地知道，企业档案是现代企业信息资源的基本形式，现代企业档案管理的性质其实就是知识管理，我们所做的一切都是为了在保障公司档案实体安全的同时，有效开发利用档案信息资源，充分发挥档案的历史查考、管理经验积累与法律凭证作用，更好地为公司业务开展及客户提供档案信息服务。但是怎样能把档案管理工作做到规范化、系统化、信息流通使用最大化，是值得我们档案人思考的问题。我对本公司的档案遗留归档工作，以及档案的信息共享进行剖析，与大家共享。
我在档案统计中发现，档案保管和收集整理存在诸多问题，主要有以下三方面：第一，档案收集不全面、不及时。归档范围里面明确提到的应归档案，仍然有很多沉淀在基层；公司基建类档案、科技档案出现3年的断档，运营管理类档案信息不全面。第二，档案的规范化工作做得不够。以前已入库档案有些未作规范整理；档案的频繁翻阅对原件会造成较大破损，借出信息不全面，导致原件归还时错位；对档案库房也缺乏档案安全防护措施和实施规范，导致很多档案面临包括虫噬、鼠咬、温湿度失衡等隐患。第三，档案在收集和整理工作上占了较多的时间，但是在利用信息这一块占的时间也与整理占有同样的比重，因为档案保管均为纸质的形式，所以查找文件都要跑到档案室，既浪费了时间，又给档案的保管带来了隐患。用百分比来说明：公司的人员一般要用80%时间来收集信息，20%时间用于决策。
为了改善这些状况，挽救即将流失的档案信息，我们推出了档案规范化和归档率提升计划。结合文件规范化的整理整顿概念，加大档案收集力度，在全公司范围内分阶段搜集整理沉淀的历史档案。经过近一年的持续努力，档案规范化和归档率状况得到了根本性的改善。归纳起来，我们的经验主要有以下几点。
一、明确目标，坚持信念，突破重点。
原始档案具有维护企业经济利益和法律权益，同时档案是承载企业信息、提供精准经营数据和业务拓展、科技活动的数据依据。所以说档案管理无小事，任何一点缺失，对某一特定事件来讲就有可能是重大的损失。因此将档案管理工作定位为重要工作，在推进中始终坚守着要把这项重要工作做好的信念。根据现状设定了非常明确、具体的目标，充分设想到了各种困难，划定了工作重点，并为此做了精心的任务分解。我们首先解决了其中最为关键的档案分类不适用、归档范围不明确等问题，成功地打开了工作的突破口。
二、完善档案制度。
由于公司负责档案分级管理的人员并非专业档案人员，往往对于什么样的档案该归档、该怎样归档并不是很清楚。我们结合本公司的业务特点和公司的架构体系重新完善了《档案管理程序》等多个档案制度。为了使制度既有指导性和实用性，又符合公司的架构体系，我们把各部门的文件范围摸清楚、做足功课，从各部门的架构、职位、文件产生及输出等开始收集，草拟范围后多次与各部门的经理和档案人员沟通确认，最终将档案归档范围非常清晰地确定下来。事实证明，拟定更全面的《档案密级分类》《档案归档范围》和《库房管理办法》，从根本上改善了档案分类不科学及归档范围不明确状况，让档案库房的隐患降到了最低，同时也让档案管理人员在操作时有了准确的依据。
三、建立充分的组织保障。
这样的档案库存量，这样大的档案问题，只靠一个档案部门、一个专业档案管理员的力量，是无法应对的。为此我们组建了档案规范化和归档率提升的项目组，将各部门的档案管理接口人纳入我们的推进小组，发动、建立起了一个覆盖全公司各个档案使用、搜集部门的项目推进网络。这为我们下一步推进实施工作奠定了充分的人力基础。
四、充分理解各部门的难处，在推进过程中，更多采用的是培训、帮扶的办法，而不是简单地跟催。
在档案管理的整个过程中，最难的是收集。我在收集的过程中，充分了解各部门的收集和整理的难点，按照实际的难度系数来制订档案收集整理计划，遵循计划，分批整理，分批移到档案室。并组织各部门档案专员学习档案相关制度及整理技巧，使档案工作能够顺畅进行。同时采取比、学、赶、帮的工作方法，充分调动每个参与者的积极性，让档案基础较弱的同事到档案室参观学习，逐一分步讲解，对已移交的档案反复核查指导。短短不到一年的时间，接收档案500卷（不含财务档案），整理档案共334卷。这些成绩是档案室有史以来接收档案最多的一年，是以前每年接收档案的两至三倍。
五、整个档案管理工作都紧紧围绕能给各业务部门带来增益服务的原则来实施。
结合5S概念，将各部门堆积无序的文件重新整理。对于经常查阅的合同档案和工程档案都按规范模式整理，减少了查询文件的时间，也给各部门腾出了更多的空间，让使用者能更轻松地查到所需的信息。通过这些文件的整理和历史档案的归档移交，使各部门档案工作达到了增益的效果，同时也赢得了各部门的重视和大力配合。
六、加强交流与沟通。
千方百计建立交流沟通渠道。例如通过档案组编写每月一期《档案管理通讯》电子期刊，对档案知识、档案的整理方法宣传贯彻，并对档案工作推进进度及情况进行实时跟踪公布，进一步让各部门的档案人员加深档案收集整理的意识；组织分级档案管理员去做得好的分级管理部门学习参观，分享他们的档案整理经验，让大家在相互交流中互帮互学，形成良好的比、学、赶、帮的工作氛围。
七、建立档案信息化平台。
第一章 总则
第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。
（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
市级各部门认真组织实施，磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）等声像档案业务标准、规范实施以来。取得了一定成绩，但也存在一些问题。如有的单位档案意识还不够强，对声像档案的收集归档重视不够，声像档案收集不够齐全；有的单位声像档案整理不够规范，声像档案所反映的人物、时间、地点、事由等要素揭示不清楚，不便于声像档案的利用；有的单位声像档案安全保管条件很差，影响到声像档案信息的读取。为进一步加强声像档案管理，现提出如下要求。
一、进一步提高对声像档案重要性的认识
人类在社会实践活动中直接形成的历史记录，声像档案作为一种专门档案。反映一个单位主要职能活动和基本历史面貌的重要史料，国家档案的组成部分。与其他门类档案相比，声像档案具有载体特殊、内容直观、形象生动等特点。市级各部门要进一步提高对声像档案重要性的认识，建立健全声像档案收集、整理、保管等工作制度，明确声像档案的归档责任部门和责任人员，切实加强声像档案的管理。
二、加强声像档案的收集
任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。同时应明确声像档案的归档范围，市级各部门应明确由拍摄录制承办机构或拍摄录制人员负责收集、整理并向档案机构移交声像档案。公务活动中形成的声像档案。凡是反映本机关主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的声像档案，均应收集归档。当前特别要加强对“唱、读、讲、传”活动和“五个”建设工作中形成的声像档案的收集归档工作。收集照片时，对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片归档，照片、底片、说明应齐全。数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素不低于300万，数码照片同时要冲洗出纸质照片归档。收集录音录像档案时，应简要说明录音录像内容、主题、录制时间等信息。
三、加强声像档案的规范整理
逐张编号、拟写照片题名并编制目录，声像档案的整理应严格执行国家和市的有关业务规范标准。照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》要求。使用的装具（照片册、底片册和芯页）必须符合规范标准，禁止使用普通影集、相册整理照片档案。录音带录像带按照《磁性载体档案管理与保护规范》要求，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时期、录放长度、密级等；录像带应简要说明该录像的主要内容、制式、规格和录制日期、放映时间等；录音带、录像带应分别逐盘（盒）编制目录。数码录音笔、数码摄像机等数码设备摄录形成的录音录像档案按照《电子文件归档与管理规范》GB/T188942002市电子文件归档与管理细则》要求整理，录音文件应统一转换为WAVMP3格式，一个录音文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时间、密级等；录像文件应转换为MPEGAVI格式，一个录像文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注该录像的主要内容、制式、规格和放映时间等；刻制的光盘应逐盘编制目录。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。
（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
一、档案收集工作现状
自《档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门及人民银行上级行下发了多项档案管理收集方面的规章制度及措施，解决档案工作中收集不全的问题，取得了重大成果。但目前就基层行而言，由于档案人员兼职工作过多，档案管理不专业，办公室事务又繁杂，且档案的作用又不十分明显，档案人员没有精力、时间收集到本单位产生的各类档案资料，各级、各部门档案意识薄弱，致使档案人员及相关人员忽视了收集各类档案这一最基本的档案基础工作，收集不全仍是整个档案工作存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：
（一）归档门类不全
档案收集只注重文书档案、会计档案的收集，科技档案和专门档案、实物档案、各类磁介质、信息公开档案等相对较少。
（二）归档文件不齐全、不完整
表现在各部门在日常工作中形成的没有红头文件的各类材料，如各部门编发的简报、调查报告、典型（先进）材料、各专业会议材料、电话（会议）记录、各类合同、协议书、公证书、责任书、电子邮件、网络新闻宣传报道、网络舆情监测、综合信息网站的信息、各类汇报、交流材料、各部门各类统计报表、集中采购资料、车辆管理、固定资产管理相关材料等等。这些本单位、本部门形成的文字材料、台账、图片、音像等对今后的金融工作查考中有着不可替代的独特作用，保存及使用价值极高，也应有所选择地进行收集、整理、归档。
（三）科技档案收集不全
在2005年中国人民银行印发了《中国人民银行信息化建设档案管理办法（试行）》、《中国人民银行基建档案管理办法》等，但在实际工作中，多数科技档案因建设工期长、人员更换频繁、多部门管理、档案意识薄弱、有的因日常查找、使用方便为由不愿意把技术资料移交档案部门等原因，没有形成按期移交的制度，造成科技档案资料的流失、不齐。
（四）档案收集范围窄
随着时代的变化，新业务、新技术不断运用到金融工作中，各项金融创新业务、服务功能不断推出，对以下档案缺乏有效收集：突出事件档案的收集，如抗震救灾、应急演练等；实物档案收集，如奖章、奖杯、题词、字画、词曲、有价值的各种设备等；口述档案、传记档案、家庭档案等；重要纪念活动、汇编材料、学术交流、各类报刊、杂志等。
二、影响档案收集的因素
（一）档案意识不强，档案执法不严
由于档案意识淡薄，档案收集重要性仍不被一些人认识，档案材料在人们手中不知不觉丢失。有些部门和个人为自己使用方便，特别是声像、图片和与业务相关的资料不愿意交到档案室，人员变动也没有做好档案资料交接工作，致使单位档案收集不全。该归档不归档，私自保管或任其丢失，制度不健全，档案部门依法行政、执法力度不够。
（二）人员综合素质不高是影响档案收集工作的主观因素
一是档案人员学习专业知识不够，工作没有活力，存在“等、靠、要”的思想观念，二是各部门之间协调、配合、沟通少，档案人员没有机会事前参与收集各类档案资料，造成收集工作处于被动局面。
三、加强档案收集工作的措施
（一）强化档案收集工作宣传力度，增强档案意识
档案部门及档案人员要通过多种渠道宣传档案收集的目的、意义及重要性，引起相关领导的重视。从“等、靠、要”的状态中走出去，使档案收集工作关口前移，与档案资料生成部门进行沟通、交流，得到各个部门及领导的理解、支持，从而使档案收集工作常态化、制度化，增强档案意识。
（二）坚持做好档案的主动服务工作，获得领导的重视和支持
档案的收集、整理、归档，最终目的是在实际工作中发挥作用，利用档案为领导决策和金融工作提供服务。档案作为一种信息资源，在机关工作中，领导重视程度高，对档案投入多，包括人力、物力、财力，单位的收效就高。因此，基层档案人员一方面要积极主动为利用者以及领导决策参考提供优质服务，主动宣传党和国家有关档案工作的方针政策，抓住重点以书面或口头形式向领导反映，另一方面用档案的价值说话，让档案在反映机关历史真实面貌和维护机关合法权益等发挥其不可替代的原始凭证作用，提高档案工作在机关各项工作中的威信，获得领导支持，从而促进档案的收集工作。
（三）健全各项归档制度，确保档案资料齐全、完整、准确
部门档案管理办法及实施细则一第一章 总则
第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。
第二章 申报、考核与审批
第三条 中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。
第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。
第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。
第六条 考评工作程序：
(1)听取申报单位自检情况的汇报;
(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;
(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。
第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。
第三章 考评组的组织
第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。
考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。
第九条 局级评审员的条件：
(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：
(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;
(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。
第十条 评审员的职责：
(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;
(2)参加目标评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。
第十一条 国家级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。
第十二条 局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。
第四章 奖励、监督与检查
第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。
国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。
第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。
第五章 附则
第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起实行。
部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。
第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。
标准档案是国家档案的重要组成部分。
第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。
第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上级下达任务的文件;
(二)标准报批稿;
(三)标准编制说明及其附件;
(四)意见汇总处理表;
(五)标准审查会议纪要或函审结论;
(六)标准报批公文;
(七)标准申报单;
(八)标准本;
(九)标准正式出版本;
(十)标准修改通知单及其附件;
(十一)标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
(一)论证报告;
(二)调研报告;
(三)试验验证报告;
(四)标准征求意见稿(最后一稿);
(五)标准送审稿;
(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);
(七)标样。
第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。
第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。
第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;
(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;
(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;
(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;
(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;
(六)认真执行档案管理制度。
第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。
第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。
第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。
第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。
第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。
第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：
(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。
第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。
第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。
第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。
标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。
第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。
第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。
对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。
第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。
违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。
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