时间：2023-05-30 08:35:02
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇职工档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
1.1企业职工档案处理监管缺失，处置随意性较强
对于大多数以营利目的为主的企业来讲，档案与档案工作虽然能够在企业日常行政管理与经营活动中发挥着较大的参考凭证作用，但它却始终被划归到相对低调的工作岗位类别。与企业类别档案，如科技档案、产品档案或营销档案等相比，职工档案往往呈现出数量大、内容繁杂、涉及利用群体范围广等特点。从档案重要程度和影响主体范围上来看，职工档案本应当成为企业档案管理的重点资源，也是企业在转制或破产过程最应被关注的档案资源，因为职工档案记录的不仅仅是企业职工工作方面的信息，还与企业职工相关待遇认定与办理其他保险业务息息相关。但是根据笔者通过实地走访和网络调研的结果来看，很少有企业在转制或破产过程中会对企业档案给予关注，即使是关乎企业员工利益的干部人事档案和职工档案也很少被纳入到企业破产清算日程中，因此大量职工档案由于缺乏有效的监管，被企业员工或社会人员随意处置。据笔者调查，大部分企业所制定的档案管理制度不够完整，管理规范性与科学性相对较差，不同类别、不同载体和不同保管期限的档案混杂管理，特别是干部人事档案和职工档案设档随意，材料归档、归类、归卷不规范、不及时，部分档案材料常年堆积，难以正常归卷，进而导致大部分企业职工档案材料残缺不全、内容混乱，由此很难在企业改制或破产之前被重视。与此同时，在企业破产清算或改制过程中，职工档案往往无专人监管、后续接收单位无法落实，以至于职工档案大多被认为是无价值材料，随意由他人处置，造成档案的损毁与丢失。
1.2企业职工对自身档案保存状态的漠视
笔者在对部分企业职工进行职工档案管理相关问题的调查中，有超过70%的一线职工不清楚自己档案究竟包括哪些内容，不清楚职工档案保管的相关制度与规范；有超过90%的一线工人认为职工档案只有到自己退休时才会发挥作用，平常并不在乎它的保管状态如何。由此，笔者认为当前我国大部分企业职工对自身档案保管状态的漠视致使其在企业转制或破产时忽略其个人档案的处理，致使个人档案出现丢失或损毁的状况却毫无察觉。据相关媒体统计，自2005年以来发生的针对职工档案丢失与损毁而造成企业职工利益受损的案件，几乎100%的企业职工对企业改制或破产后个人档案的去向毫无意识，而直到自己退休或办理相关保险时才开始关注自己职工档案的去向问题，而那些早已破产十多年的企业根本无法准确给出职工档案的去向，企业职工的利益难以保障。与此同时，大部分下岗分流的职工平时缺少对自身权益受损而维权的意识与能力，多数职工选择默认、上访或打闹等非理方式解决问题。由此引发了不少下岗职工与企业之间的矛盾冲突事件。笔者认为对自身个人档案保管状态的漠视、缺少对个人档案的保护意识、对丢失档案而权益受损维权途径的陌生等原因造成了大批企业职工不得不面临“老无所养”悲惨境地的现状。
1.3相关部门的监管不力
我国在2006年出台了《中华人民共和国企业破产法》对企业破产过程中的法律问题进行了解释，明确企业破产过程中各行为主体的职责。其中第四章关于“企业财产”的司法解释对债权人的财产范围以及在破产程序过程中的财产处理与分配进行了规定，其中并未明确企业档案处置的相关问题。目前国内尚未针对改制或破产企业档案处置问题出台相关法律法规，但地方档案行政管理部门曾经对该问题出台相关条例，如辽宁省档案局在1997年颁布了《辽宁省破产企业档案管理规定》，其中第五条规定：“破产企业档案清理移交工作应当纳入企业破产工作程序。各级档案行政管理部门作为各级破产清算组成员单位，负责组织、监督、指导破产企业档案的价值鉴定和清理移交工作。破产企业主管档案工作的负责人及档案室（馆）人员负责破产企业档案的清理、移交等具体工作。”但是档案行政主管部门真正介入到破产企业清算程序中对破产企业档案进行接收和指导却较难实现，特别是该规定只针对国有企业，而对私人企业、外资企业却难以发挥约束作用。虽然我国综合档案馆归档范围中明确指出撤销机关档案是综合档案馆馆藏资源的主要补充源，但这个规定只针对政府机构或事业单位，而破产企业的档案是否可以被综合档案馆接收却无法得到相关部门的回应。特别是像企业职工档案这样关乎成千上万破产企业员工日后切身利益的档案，人事部门、劳动部门和档案部门都没有接收的义务与规定。由此导致破产企业即使有上交档案的意愿，却没有机构愿意接收，进而造成档案的随意丢弃。
2破产企业职工档案监管与接收的流程
破产企业职工档案监管与接收流程应纳入到企业破产清算流程之中，并作为企业破产清算的必备程序要予以保留。由此，笔者结合了当前我国企业破产清算流程提出破产企业职工档案监管与接收的基本流程（见图1）。根据《中华人民共和国企业破产法（试行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院关于贯彻执行<中华人民共和国企业破产法（试行）>的若干问题的意见》（1991年11月1日）、《中华人民共和国民事诉讼法》和有关法律法规的规定企业破产清算工作主要包括四个环节：企业申请破产并受理、成立企业破产清算组负责企业破产清算、破产企业财产清算、形成并公布企业破产清算报告。
2.1企业破产清算前档案部门的工作职责
根据我国相关法律，企业进入破产程序要向当地法院申请，具体要求为：首先，严重亏损，无力清偿到期债务的企业由其债权人或债务人向企业所在地法院提交破产申请；其次，人民法院依法裁定并宣告企业破产，企业由此正式进入破产程序。企业进入破产程序后，由人民法院自宣告之日起15日内成立清算组。清算组由人民法院与同级人民政府协商指定由企业上级主管部门、财政、计委、审计、税务、物价、劳动人事、工商行政管理局等部门的人员和律师会计师等专业人员组成。此时，当地档案行政管理部门要介入到企业破产清算组，负责清算过程中对破产企业档案的清查、监管及在破产清算期企业人事档案管理；其次根据破产企业档案保管现状，初步提出破产企业职工档案清查的方案。
2.2企业破产清算中档案部门的工作职责
企业破产清算过程中包括两大环节：破产企业财产清算和形成破产企业清算报告。破产企业财产清算包括对破产企业的财产的保管、清理、估价、处理和分配等5项内容，其中由档案部门直接参与的有保管、清理和处理三个环节。首先，破产企业财产保管环节。该环节是要对破产企业财产进行集中收管，冻结企业涉及企业财务、资产的活动。档案部门在此阶段的工作职责是对破产企业档案进行封存，追回散存在机构其他部门的档案材料；冻结企业人力资源调动、转出和离退休程序，对干部人事档案和职工档案进行集中收存。其次，破产企业财产清理环节。该环节是指清算组对破产企业的财产进行权属界定、范围界定、分类界定和登记造册的活动。档案部门在此环节要依据企业档案部门提供的各种档案统计数据，对破产企业档案的数量进行核实与清查，并对档案门类与数量进行分类造册，对在保管环节要求归入档案部门却散失在档案部门外的档案进行追讨；核实干部人事档案与职工档案的内容完整性与真实性，对职工档案中存在的缺失档案现象要求当事人或企业相关人补齐相关材料或提交档案缺失说明。再次，破产企业财产的处理环节。该环节一般指清算组对破产企业财产中非货币财产变现为货币财产的过程。由于企业档案不具备变现的性质，因此对企业档案的处理主要指档案馆根据破产企业档案的类别、质量与数量确定档案的归属方案。一般来说，企业职工档案涉及面广，内容多而杂，且日后利用频繁，所以这类档案要与文书档案、科技档案、财会档案等档案要分别确定归属对象。最后，档案部门要对破产企业档案清算情况进行总结，指明对破产企业档案的清理情况和处理情况，进一步细化破产企业档案的归属流向，着重对与企业自身和企业职工切身利益相关的档案的处理情况进行详细说明，并将企业员工关注的职工档案清理与归属流向情况进行公布。
2.3企业破产清算后档案部门的工作职责
企业破产清算结束后，破产企业档案的接收与保管要按照破产清算报告的内容予以执行。国有企业破产后，其人事档案和职工档案由当地人事或劳动管理部门负责接收，而其他档案由当地综合档案馆负责接收与保管。非公有制企业破产后，除职工档案外，其他类型档案可由当地综合档案馆进行选择性接收，或由所辖地街道办事处负责接收，或者由其上级主管部门或业务主管部门负责接收，而干部人事档案和职工档案因涉及到破产企业员工的利益，笔者建议由当地综合档案馆、人事部门、劳动管理部门协商建立统一破产企业职工档案保管机构，或由劳动管理部门牵头，综合档案馆负责对这部分人事档案和职工档案进行代管。此外，在职工档案交接过程中，破产企业代表和企业职工代表要全程参与，以保证档案交接的准确性与公正性。
3破产企业职工档案管理的保障措施
3.1破产企业职工档案管理与接收监控机制
综合档案馆应承担破产企业职工档案的接收与业务指导工作，特别是要介入破产企业清算流程，着重对破产企业档案，特别是要关注该企业职工档案的流向。由此，综合档案馆应结合其辖区内企业人力资源管理活动和企业职工档案管理现状制定企业职工档案管理的监控制度，定期对辖区内企业职工档案管理情况进行业务指导与监督，并着重留意有破产或改制倾向的企业，为其做好破产前企业档案的封存、清点与确定档案接收单位的工作。具体工作可以从以下几个方面展开：其一，结合《机关干部人事档案管理条例》的相关内容，实施企业职工档案的归档范围与类别的标准化，定期对企业职工档案的数量与案卷质量进行评估；其二，及时介入企业破产清算流程，档案行政主管机构要主动介入到破产企业的清算工作中，并将企业职工档案的提前监管与后期善后纳入到企业破产清算流程；其三，积极主动联系破产企业职工档案接收单位，在未明确企业职工档案接收单位前，综合档案馆要负责对该部分档案进行规范化整理、清点和登记，并与相关行政管理机构，特别是社会劳动保障机构、人事机构和企业管理机构协商，确定企业职工档案的后续管理问题；其四，调研论证、建设企业职工档案联网数据平台，特别要为辖区内非国有制企业职工建立职工档案与档案信息追踪平台，一方面提高对非国有制企业职工档案管理的监控，及时掌握破产企业档案动态，及时介入破产企业档案接收程序；另一方面为企业员工查询其个人档案保存状态提供服务平台。
3.2建立破产企业档案接收中心，集中保管破产企业的职工档案
为进一步规范破产企业职工档案的接收与保管，劳动部门与档案部门可以联合建立破产企业档案职工档案接收中心，主要负责对破产企业职工档案的接收和善后处理，规范企业职工档案的归档材料内容，为企业职工提供必要的人事档案转出、审核和档案信息资源服务。2009年哈尔滨市南岗区成立了首家破产企业档案管理中心，该中心由南岗区档案局和劳动与社会保障局合力筹建，首批接收来自本区十余家破产或转制企业共3万余卷各类档案，接收种类有文书档案、技术档案、经营管理档案、死亡档案、财务档案等，其中职工档案共2453卷，涉及到5000多名企业职工人事档案的接收与日后保管，并为该区其他务工人员提供人事档案代管和业务咨询服务。目前，该中心已为全区共8300余名下岗职工、非公有制企业职工、其他务工人员建立人事档案，并为全区各类企业免费提供职工档案的建档与业务指导工作。该中心的成立为全区劳动力市场的稳定、维护企业职工个人权益、保障企业人力资源管理与档案管理的规范性提供了保障。而上海主要采取四种方式，有序分流管理本市国有破产企业的职工档案。一是按照改制后企业资产和产权关系，将破产企业职工档案移交新的企业或上级控股公司管理；二是由控股（集团）公司或子公司授权，将破产企业职工档案管理权限委托系统资产管理中心承担；三是根据改制企业档案保管容量大的需求，在各系统、各行业按照区域或行业板块，建立破产企业职工档案集约化管理平台；四是与上海市综合档案馆和上海市劳动保障局协商共管破产企业职工档案。
3.3制定并出台相关法规，使破产企业档案接收程序化、规范化与法制化
关键词：职工档案管理系统；软件工程；数据库
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：1672-7800（2013）012-0087-02
作者简介：董引娣（1984-），女，硕士，重庆城市管理职业学院讲师，研究方向为计算机教育。
0引言
随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。
1系统功能描述
通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。该系统的用户主要是普通用户（职工）和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。
2各模块之间的关系及系统结构
职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印；数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失；系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。
3系统处理流程
系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。
4系统主要功能划分
4.1部门管理
部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。通过TreeView控件和ListView控件，实现将数据库的字段信息添加到TreeView中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用ListView显示数据库的记录信息。
4.2档案管理
档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。
4.3职工信息管理
职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下：
（1）基本信息的添加。管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工的各项信息进行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
（2）基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。
（3）职工信息的查询。输入一定的查询条件（某一或某些条件），单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。
4.4职工考勤管理
职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为
考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
4.5档案查询
当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为
职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。
5结语
对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。
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xx县劳动保障局
根据市劳动保障局统一部署，近期，我局组织有关人员对全县企业职工档案管理情况进行了全面调研，现将有关情况报告如下。
一、基本情况
1、企业职工档案的管理方式
《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）实施以来，我县企业职工档案大多由企业主管部门的人事部门（政工科）统一管理，少数由企业人事部门（政工科）进行管理。
2、企业职工档案包括的内容
企业职工档案主要包括学历材料（毕业生登记表、学历证明等）、工人录用材料（包括招工、子女补充、工人转正定级等）、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等）、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表等。
3、职工流动中档案的移交保管方式
企业职工流动其档案由县劳动行政部门调配股密封、盖章后邮寄或随转。
4、对因企业破产、倒闭而失业的职工，其档案移交县失业保险部门统一管理，直至再就业办理转移手续。
二、企业职工档案管理工作中存在的问题
1、现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。现在企业职工档案没有统一管理，企业主管部门管理固定工身份和部分合同制工人档案，有些企业也管理合同制工人档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益，促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。部分国有企业改制为私有企业，对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案无人问津，甚至丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里，有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。
2、企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
3、档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企业管理方面下功夫不够。
三、有关建议
针对上述情况,为做好企业职工档案管理工作,建议采取以下措施:
一是建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。建议有条件的大中型企业由劳动保障部门指导，独立管理职工档案，小型企业和私营、个体、外资企业的职工档案由劳动保障部门的人事档案部门统一管理。
二是各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。制定规范有效的管理制度,加强督促,定期检查,发现问题,及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题,在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确。
1.1为专业技术人员自身提高提供依据
医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。
1.2为医院晋升人才提供参考
由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。
2医院专业技术档案管理存在的问题
2.1对专业技术档案的重视程度有待加强
不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。
2.2专业技术档案资料缺乏真实性
目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。
2.3管理制度不健全
目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。
3加强医院专业技术人员管理的措施
3.1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设
首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。
3.2完善医院档案管理制度
要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。
3.3规范专业技术人员业务档案资料管理
每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。
4小结
关键词：困难职工档案管理工作职工档案档案工作
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
随着改革开放的不断深化,经济社会的不断发展,在人民群众生活水平逐渐提高的同时,仍有部分职工的生活遇到了暂时的困难。工会组织作为职工利益的代表者和维护者,大力发扬扶危济困的精神,积极构建困难职工帮扶体系,而困难职工档案正是各级工会组织掌握困难职工群体状况,开展送温暖活动和帮扶救助工作的一项重要基础性工作。
一困难职工的困难原因分析
1、患大病所致。众所周知，现在医院的医疗费用十分昂贵，加之医保报销比例不高等原因，患了大病的职工难以承受。患伤风感冒之类，到医院也需要数百元治疗费，如果是大病、重病，其治疗费用对于困难职工来说简直就是天文数字，可望而不可及。对于来访的职工尤其是困难职工，帮扶中心始终坚持“群众利益无小事”的原则，倾心竭力地进行帮扶救助，最大限度地提供优质高效服务。
2、因子女上学所致。目前我国中小学虽然实现九年义务教育，但是义务教育阶段衍生出来的费用、大学阶段的费用对于困难职工家庭尤其是人均收入不足460元的特困职工家庭来说，确实难以承担。一名大学生一年的费用需要上万元，对于他们本身来说绝对是负担不起的。但是为了子女的未来，东拼西凑借来了学费，家里也就一贫如洗。
3、因单亲收入低所致。在单亲家庭中，一个人收入有限，不但要承担子女的抚养费，还要履行赡养父母的义务，生活上更是雪上加霜，难上加难。
二 、建档范围
困难职工档案建档范围如下：
2.1、家庭人均收入低于当地最低生活保障线，经企业救助后生活仍十分困难的困难职工。
2.2、家庭人均收入略高于当地最低生活保障线，但由于疾病、子女教育或意外灾难等原因，不能维持基本生活的困难职工。
2.3、因各类自然灾害或重大意外事故等原因造成生活特别困难的困难职工。
2.4、因劳动经济等合法权益受到侵害需要法律援助和就业遇到困难的困难职工。
2.5、残疾职工
三、对困难职工档案进行重新摸底或系统整理
3.1、建立正式档案
（1）申报条件（2）提交审核材料（3）填表有关要求
3.2、建立临时档案
（1）家庭人均收入高于正式困难职工建档条件，因为患大病及突发性事故等原因当年致困的在职职工，只进行临时救助，建立临时帮扶档案。
（2）过去帮扶管理系统内已经接受过救助且人均收入高于建立正式困难职工档案条件的职工，全部转为临时档案。
（3）退休职工原则上不列入帮扶范围内，确有特殊情况的，应建立临时档案。
3.3、建立档案及整理档案应避免的逻辑错误：
①性别。不得填错性别；
②婚姻状况。已婚的应当填写家庭成员，单亲的应当填写抚养子女的姓名，离异且未再婚的不得填写配偶姓名等；
③健康状况。标明有大病的，应当注明患有何病，不得在健康状况栏内填写健康或良好,并将大病证明（扫描件）上传到个人电子档案附件；其它附件参照此办理；
④收入状况。家庭年收入等于家庭各成员月收入×12的总和。
四、 存在问题
4.1、资金筹集难。资金是困难职工帮扶中心开展工作的物质基础，也是建立工会帮扶长效机制的基石。但是现在帮扶中心面临的一个重要问题就是经济基础薄弱，缺乏持久经济支撑，没有稳定的资金来源渠道，制约了工会帮扶工作的进一步深化。
4.2、与社会保障体系缺乏有效沟通和衔接。困难职工帮扶中心作为工会帮扶工作的平台，基本上是工会自己单独运作和管理，与行政相关部门沟通和协调不够。
4.3、帮扶力量有限。作为群众组织，无论是在经济上、政策上、信息上都无法与行政职能部门相比，帮扶的力度不够，对困难职工不能从根本上给予扶贫救助。
五、帮扶工作主要做法
5.1、深入开展“三联系”活动，进一步强化和完善维护救助体系。
5.2、积极探索建立困难群体帮扶救助长效机制。研究制定了《测井公司困难职工帮扶救助管理办法》，对帮扶基金来源、融资方式、救助范围、标准及资金使用管理进行规范。对基层困难和困难职工反映的问题做到能办则办，能帮则帮。
5.3、切实关心困难群体，特别是企业改革中新衍生出的困难群体。把弱势群体的帮扶作为每年工会工作的重点，通过健全帮扶网络，规范各类困难群体档案，落实帮扶措施，不断完善帮扶机制，加大扶贫帮困工作力度。
5.4、切实关心协解人员基本生活，积极推动协解人员再就业。公司成立了临时用工管理办公室和协解人员党支部，具体负责协解人员的日常管理，帮助再就业。
5.5、在残疾职工的帮扶方面：一是配合管理局工会开展了爱心复明工程和扶残助行工程。二是用好国家政策，积极协调为残疾职工退税。三是结合全国助残日，大力弘扬人道主义精神，倡导扶残助残的良好社会风尚，采取座谈会和走访部分残疾家庭等方式进行慰问。
六加强档案管理工作的思考和建议
6.1 加强领导，提高思想认识。一是加强领导。各级政府和部门，承担起历史的重任，加强对档案工作的领导，以及档案工作纳入工作日程。一是转变观念。牢固树立档案管理法制观念，加大力度依法治档，并提高全社会，特别是各级领导对档案工作重要性的认识和关注，用改革的精神研究新情况，解决新问题，不断推进档案事业。
6.2 完善的管理体系，提高管理水平。一是提高档案管理组织网络。档案部门应加强自身建设，密切与企业领导，各部门承担的重要职能，监督和指导，加强档案管理人员的培训，教育和能力培养。二是完善档案管理规定。认真梳理当前各种档案管理的具体规则和法规和行业标准，做各种文件可以及时归档，按时移交，确保重要文件分类收集齐全，整理规范。三是加强档案管理队伍建设。各级应配备必要的人员，通过各种途径提高自己的专业水平，并稳定档案管理人员。
6.3、完善基础设施，优化硬件环境。一是要加快推进企业信息档案中心的建设步伐。二是改善各级档案室条件。6.4、加快信息化建设，提高服务能力。一是档案管理部门要想方设法，创造条件，积极跟上信息化建设步伐。二是鼓励有条件的部门、企业率先开展创建数字档案室，加强单位电子文件的安全保存和规范管理，确保电子文件的安全。
七、新做法：建立幸福档案，探索长效机制。
在摸清企业各个职工群众家庭现实信息、建立相应电子档案的基础上，科学评价每个家庭的“幸福指数”，切实加大针对不同家庭的帮扶、关心和救助力度，努力探索形成“加强群众工作，建设幸福测井”的长效机制。一是定期对困难群体进行统计调查摸底。建立困难家庭“幸福档案”，落实帮扶措施。 建立“干部下基层，服务进家庭”工作机制，要求党员干部在到困难家庭服务的过程中，必须做到“四知、三推动、一引领”，即知职工家庭基本情况，知职工家庭经济情况，知职工家庭和谐情况，知职工家庭困难情况；努力推动职工家庭和谐更进一步，努力推动职工家庭困难有效解决，努力推动职工家庭更加积极踊跃地投入到公司生产经营建设；引领职工家庭牢固树立共建共享建设“幸福测井”的理念。坚持落实干部做好群众工作“一岗双责”制度，健全干部包户制度，做到领导挂点、部门（单位）包片、干部进户，落实督查考核制度，量化细化考核目标，定期进行考核，定期公布考核结果。
结束语：
随着改革开放的深入和经济社会的发展，档案工作已经越来越多地渗透到社会生活的各个方面，档案所涉及的领域更加宽广，内容更加丰富，载体更加多样。档案在各个领域的基础性地位和服务日趋突出，对于推动经济社会发展、促进精神文明建设和民主法制建设起着越来越重要的作用，尤其在信息网络、文化产业、政务公开和社会民主发展进程不断加快的新形势下，作为信息、文化、政务工作一部分的档案工作，其地位和作用更显得重要。为此，做好档案工作，有效地保护和利用档案，与经济社会发展相适应的具有先进水平的现代档案事业体系。
参考文献：
[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
[2]蔡秀萍.流动人员人事档案管理面对面[J].中国人才,2006.
[3]肖文建,杨彩虹.流动人员人事档案管理对策[J].北京档案,2003.
一、当前企业在人事档案管理中存在的问题
（一）对人事档案管理的重视程度不够
随着社会市场经济体制的不断深入，在人才市场中，人员的流动性越来越自由化，企业与员工之间的“双向选择性”也越来越明显。企业在招聘录用员工时更看重的是员工的工作能力以及人品方面，而员工与企业在达成一致性的时候更多的是由劳动合同进行书面的约束，而不是人事档案，员工只要按照劳动合同中的协议条款进行，则可以自由的选择职业流动。正是由于这种自由性，现阶段的员工以及人才市场中经常会出现由于个人发展原因或者其他方面的原因，员工选择跳槽的情况，而员工未及时办理转档手续，因而造成了很多死档或者弃档的存在。更是由于对人事档案重视程度不够，出现很多人事档案遗留在原由的人才市场或者交流机构中，这样导致后续进行有关人事方面工作的时候欠缺相应完整的档案资料查询，为后续的人事工作带来极大的不便。
（二）人事档案管理人员的服务意识不够
在企业内部中，人事档案有关部门长期受到一些机要性和制度方面的制约，有关档案管理人员在工作中长期处于比较被动的状态，采取单一的服务方式，导致人事档案管理人员在服务意识上也存在明显的不足。对于人事档案的管理，管理者将重心过多的放在了保管资料方面，对于人事档案中所记录的一些信息资源都没有很好的进行利用，为企业调配人员，考察员工提供应该具备的价值。
（三）企业人事档案内容不够完善
企业的最终目的是为了盈利，对于员工的管理也是为了最大力度的刺激员工的创造力和工作能力，从而达到最佳的经济效益，而在企业内部管理中，各部门之间的职能差别很大，因此人事档案的管理除了具备员工的一些基本信息之外，还应该结合企业自身管理需要充实一些内容。但是在企业中，人事档案管理资料内容基本上只显示了员工的年龄、学历、个人履历等这些基本内容，对于员工在岗位工作上的业绩表现，工作贡献等都没有详细的归纳和记载，因而不便于对这个员工进行很详细的了解。
（四）信息化和网络化管理水平落后
随着信息化时代的到来，企业内部的档案信息管理模式也开始发生转变，在一些信息网络应用发达的国家已经开始用电子档案技术逐渐取代纸质档案，但是在我国企业中，传统手工记录的形式仍然大量存在，并没有将电子化技术很好的融入到档案管理工作中。
二、如何改进职工人事档案管理的对策
（一）提高人事档案管理的重视程度，加强人事档案的宣传
人事档案在管理中面临最关键的问题就是员工以及领导的不重视，这种不重视主要源于对于人事档案管理作用的不清楚，因而有必要对员工及领导加强人事档案管理重要性和作用性的宣传，无论是员工还是管理者都应该正确对待人事档案管理工作。例如可以通过一些形式对企?I员工进行人事档案管理办法的宣传培训，提高了员工的意识，才能更有效的推进人事档案管理工作的发展，促进其资源利用性的有效开发。
（二）强化服务意识，提高业务能力
人事档案中所记载的员工信息对于人事管理工作包括人员岗位的调动、工资结构的调整等都具有重要的依据作用，针对人事档案管理工作的性质，人事有关管理人员应该转变传统的工作思维，增强服务意识。首先需要对已经存在的档案信息进行整体归纳，其次针对各部门岗位有针对性的进行培训，提高员工的业务能力，最后对所保管的所有人事有关资料进行整体盘点，建立明确清晰的档案管理体系。
（三）建立科学合理的管理制度
企业一般会形成自己一套有序的规章制度，但是面临着不断变化的社会形势和新的状况，企业人事档案管理制度中会有些规章制度不适应变化中的社会形势，因而需要根据实际的社会需求不断的调整规章制度，及时建立健全企业人事档案管理的有关规章制度，让其更能够适应企业人事管理相关工作。另外还要不断充实完善员工档案的资料信息，扩大收集员工信息资料的来源，为企业进行有效的人员管理提供参考依据。
（四）加快人事档案工作的信息化建设
在管理中应用计算机技术实现信息化管理是时展的要求，也是企业步入现代化的重要标志，它改变了传统的工作模式，使得工作效率大大提升。对于企业的信息化管理建设可以将人事档案中的编码、查询、统计、存放位置以及个人信息等都输入到计算机内，逐步建立完善的信息数据库，这样不仅可以省去大量的人力，同时还能避免人工误差或者错误率，便于后期人事档案工作的管理和保存，有利于延长档案资料的清晰时间和保存时间。
【关键词】人力资源管理 退休 档案管理体系
一、办理退休申报过程中出现的现象
（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。
（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。
从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
二、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。
（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。
三、建立人事档案管理体系
（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。
（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。
（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，
（5）建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，必须要有一个多层面、立体化的监测考评制度，检查机制可以起到督促作用，是高质量人事档案管理的辅助工具，因此周期或者不定期的对各单位档案进行检查、抽查，可以确保人事档案管理的及时性和规范性，提高职工人事档案的质量，狠抓落实。
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