时间：2023-05-30 08:35:00
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理方法，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：科技档案；管理规范化；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01
一、探究档案管理的现状
（一）方式较为传统，无法实现信息资源的共享：目前，众多企业在管理档案方面仍采之前的管理方式，忽视了现阶段电子档案管理的环境与发展趋势，其不注重信息之间的交流与共享，各个部门之间对于档案管理方式以及经验较为保留，这在一定程度上影响了档案管理特有建设属性的充分发挥，导致高校电子档案管理仍处在不受重视的地位以及寻求合理方式的阶段，使对信息资源的利用不合理，容易发生二次存档现象。
（二）技术落后，各个部门之间的档案管理方式差异巨大：由于不同企业的领导对档案管理的重视程度存在一定差异，某些企业由于资金充足，技术先进，可凭借此优势直接与社会企业、单位等建立良好的档案管理交流机制，及时完善自身的管理方式管理效果，而缺乏资金与技术支持的少数企业却无法实现此种局面，由此可见，要想提升高校档案管理的水平必须辅以先进的技术支持与资金投入，加强企业之间的信息交流，分享电子档案管理方式以及管理经验等，逐步缩小企业之间的管理差距，提升整个企业的电子档案管理水平。
（三）分离管理，违背社会需求目标：据相关资料显示，目前，企业的领导及员工出国进行深造、评职称、被举荐等，各个方面，都需要其所在企业出具相应的档案资料进证明，保证其所说完全属实。但企业在档案管理过程中，信息资源的浪费，管理较为分散，各个部门之间信息交流缓慢等直接影响档案的及时填充，尽管现阶段企业档案管理已逐步实现电子信息化，但依然不能完全满足其客户的社会需求。比如，企业每位员工的档案资料，是否属实以及对其价值进行合理估量，这种方式已经得到普遍应用。
二、利用信息技术，优化企业档案管理水平
（一）建立并逐步完善档案调控管理机构，推动电子档案管理的迅速发展：如何实现电子档案的整合管理，最重要的便是建立各个企业之间的档案调控机构，逐步达到档案管理的社会化，为众多员工以及领导今后的发展提供及时、有效的档案支持。对此，需要相关部门的大力支持，凭借其权力亲自指定某一机构为档案调控管理机构，负责制定相应的档案管理政策、及时调配信息资源、调控各个企业之间的关系等，当然，这需要各个企业的主动参与，由其组建档案调控管理机构，实现企业之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。企业中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作，条件允许的话，可承接档案调控机构会议的召开工作，从而逐步调动其他企业对此的重视，主动参与档案调控机构的组建活动，为实现电子档案的整合管理做好准备工作。
一、传统档案管理方法的缺陷分析
在档案管理工作中，传统的管理方法多运用手工操作的方式进行档案材料的收集、整理、归档以及借阅等操作，这一档案管理方式不仅造成了在档案管理中，因档案材料收集与整理不及时，无法提供全面的档案材料信息，使档案的作用与价值不能充分地发挥。同时，在档案借阅利用过程中，容易出现档案材料丢失的问题，给档案的管理工作带来了困难。传统档案管理方法主要存在着三方面的问题：第一，档案资料的完整性易遭到破坏。由于当前的档案资料多为纸质档案材料，在传统档案管理方法下，由于归档的不及时，档案在传送与借阅的过程中，未进行有效管理，容易造成档案资料的破坏或遗失，损坏了档案资料的完整性，使档案资料的使用价值降低。第二，档案管理程序较为复杂。在传统的档案管理方法中，档案资料的查阅或借阅均需进行事先的登记与身份认证，并在进行集体汇集之后，再对其进行分门别类的整理与存放等，在该档案管理方法下，无论是借阅档案的程序，还是档案归还程序，都比较繁琐、复杂。第三，档案资料利用受时间与空间限制，实效性不高。传统档案管理方法是一种纸质化的档案管理方式，档案主要保存于档案室中，若身处异地须利用档案时，还需亲赴档案室查阅，从而造成档案资料在使用过程中，存在着一定的滞后性，影响相关工作的正常开展。
二、档案管理方法现代化解析
在信息时代的今天，要注重运用现代化的档案管理方法，充分发挥档案信息的作用，发挥档案信息资源的价值，促进各项工作的有序开展。科学技术的快速发展，为实现自动化、网络化、数字化以及智能化的现代档案管理方法提供了技术条件，现代化档案管理方法必将沿着这一趋势发展，使档案管理工作有效开展：
（一）虚拟化档案管理方法，实现档案资源共享
虚拟化档案管理方法主要是指将传统的纸质化档案管理方式转变成无纸化档案管理方式，通过网络技术运用，并建立档案信息数据库，实现档案的管理。并运用计算机技术，通过档案信息数据库访问，进行档案信息的查询与利用。现代网络技术以及计算机技术的普及与发展，为虚拟化的档案管理方法的实现提供了保障。虚拟化档案管理方法，可通过馆际互借与网络互连等方式，增加档案的馆藏，使档案信息资源得以丰富。同时，将档案信息通过互联网进行管理，利于档案信息资源共享的实现，这一管理方法具有投入少、容量大、查阅方便等优势，在档案管理中，可结合实际加以推广运用。
（二）强化计算机技术运用，实现档案管理网络化
现阶段，信息技术快速发展，计算机局域网得到广泛的应用。在档案管理中，为了提升档案信息的保密性，多数档案管理部门在档案管理中拒绝互联网的接入，从而使档案管理出现了档案文件与网络隔离的现象。但在当前时代下，网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。
（三）运用数字化档案管理方法，保障档案资料完整性
数字化的档案管理方法主要是指通过现代电子技术（如扫描仪以及计算机等）的运用，实现档案资料从纸质化到电子文档的转变档案管理方式。现代数码影像技术以及缩微摄影技术（在缩微品上将纸质文件制作成电子文件）的全面发展，从而为实现档案管理的数字化提供了技术支撑。运用数字化的档案管理方法，可将馆藏档案资料转化为电子文件进行管理，在使用档案资料时，可通过计算机进行快速地、大范围地检索，打破了传统纸质档案管理的时空限制，可有效提高档案资料利用的实效性，同时还利于缓解档案保存中产生的库容压力。尤其是将现代计算机技术、数码影像技术与缩微技术进行结合运用，有效处理档案中的图片的消褪、渗化等问题，复原照片全貌，利于图像档案信息的长期保存与查阅，这种声像俱全以及图文并茂的档案管理方式不仅使档案资料的完整性得到有效地保证，还利于档案管理工作顺利开展。
（四）实现智能化的管理方法，提升其信息服务功能
随着科学技术的更新，档案信息资源的载体实现了多元化发展，除了胶卷、图片以及纸质等传统档案资源载体之外，光盘以及磁盘等电子档案资源载体也相继出现，从而使多种档案资源载体并存，为顺利开展档案管理提供了保障。尤其是随着将来的语音识别技术的开发，有助于智能化的档案管理方式的形成。这一档案管理方法的运用，能够使计算机自动接收所有档案信息，并根据计算机设定与编制的程序对档案信息进行自动分类与归档，克服传统手工档案信息收集、整理与归档的缺陷，利于档案资料的价值的展现，从而全面提升档案信息的服务功能。
综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，运用现代化的档案管理方法，实现档案管理的虚拟化、网络化、数字化以及智能化已成为档案管理的必然发展趋势。作为档案管理人员而言，要不断提升自身的科学知识，实现从保管员到知识提供者的角色转变，全面提升档案管理水平，为现代化建设服务。
参考文献
[1] 马晓宏.浅谈如何实现档案管理工作现代化[J].中国电子商务，2012，（20）：101-101.
[2] 孙英.浅析档案管理的现代化发展趋势[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（12）.
[3] 郑君艳.实现档案管理现代化建设的对策概述[J].赤子，2012，（7）：149.
[4] 李有生.档案管理现代化建设的措施[J].黑龙江史志，2010，（7）：31，34.
[5] 郑朝阳.浅论档案管理的现代化[J].平原大学学报，2004，21（2）：101-102.
关键词：人事档案管理；方法；问题与对策
随着社会的发展，企业以及事业等单位为了自身更好的发展，从而在市场占据有利的位置，对于人力资源的开发越来越全面，也因此，对于人事档案管理方法的研究也越来越深刻，但是不可否认的是，目前，人事档案管理方法仍然存在很多的问题，这不仅导致企业以及事业单位无法根据实际情况进行人员的调配，影响自身的发展，也会导致整个社会的人力资源开发不合理的情况发生，但是人事档案管理在社会发展中有着不可取代的位置，因此，必须采取一定的措施解决人事档案管理中所出现的问题。
1人事档案管理方法的现状
1.1认知意识不足虽然人事档案管理工作的重要性逐渐被整个社会所认可，但是由于人事档案的概念进入我国的时间较短，使得绝大多数的人员对人事档案管理工作认知不全，就会严重影响了单位的人员调度，而人事档案管理的认知不足最主要是由于人事档案管理工作属于服务型工作，而服务性工作使得档案管理人员无法认识到自己工作的重要性，从而使得人事档案管理工作流于表面，进而在阻碍人事档案管理工作开展的同时，也影响了人事档案管理工作的发展。1.2管理制度不健全由于人事档案管理人员对于自己工作的认知不全，重视度不够，就会严重影响工作态度，从而衍生管理制度不健全的情况发生，进一步的影响人事档案管理工作的开展并限制了人事档案工作的发展前景。换句话说，人事档案管理制度的不健全就会使得整体人事档案管理无序，混乱，严重影响人力资源的进一步的开发，也会使得人事档案管理工作的安全性极大的降低，从而导致人事部内的人事档案严重流失，这在一定程度上侵犯了个人的隐私。1.3管理人员专业素质较低正是由于人事档案管理工作属于服务性工作，这才使得工作人员的工作激情下降的同时，也会使得管理人员的素质逐渐降低，对自己的工作不重视，极易出现偷奸耍滑的情况，进而影响工作的进度以及人力资源工作的开发；再加上由于人事档案管理工作所需的技术不高，使得人事档案工作上手容易，从而导致从事人事档案管理工作的工作人员缺乏相应的专业素质，进而致使人事档案管理工作出现无序的情况，使得人事档案管理工作名存实亡。
2优化人事档案管理方法的对策
人事档案管理工作在当今社会有着十分重要的作用，但是由于目前人事档案管理工作出现了各种问题，限制了人事档案事业的发展，所以必须采取措施优化人事档案管理方法。2.1强化认知认知不全就会导致对工作不重视，进而影响一个新兴行业的发展，而对人事档案管理工作的认知不健全，不仅会影响人力资源的开啊发，也会衍生其他的问题，影响人事档案管理工作，所以为了人事档案能更好的发展，必须强化工作人员的认知意识，从而工作人员对自己工作的重视度，从而使得人事档案管理工作能落于实际，健全人事档案管理工作的整体机构，可以使得整个人事档案管理机构能够有序的开展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保证管理工作有序开展的重要因素，而为了进一步优化人事档案管理工作，必须健全人事档案管理工作，人事档案管理工作十分重要，不仅体现在人员调度上，也体现在了人员的潜能开发上；从另一方面来说，人事档案管理工作是整个公司相对重要的工作，所以为了更大程度的规范人事档案工作，必须健全人事档案管理制度，除此之外，建立相应的监督环节就会最大程度的降低人事档案失窃的情况，进而保证管理工作有序开展。2.3培养管理人员的专业素质人员是一个工作开展的关键，因此工作人员的专业素质正是保障管理人员工作开展的关键，所以为了提高人事档案管理工作的效率，必须提高管理人员的专业素质。众所周知，人事档案管理工作十分的繁复，也十分重要，所以工作人员需要投入大量的人力、物力保证工作的开展，而其中也参杂着大量的专业知识，因此，必须加强人员的专业素质，培养专业的档案管理队伍，降低人员流动所带来的损失，从而保证人事档案能够发挥其应有的效用，进而提高人事档案管理质量以及管理效率。2.4其他解决措施除却加强社会对人事档案管理工作的认知，提高工作人员的专业素质，健全人事档案管理制度这三种方法来提高人事档案管理的工作效率，还可以通过建设现代化人事档案管理来提高人事档案管理的工作效率，近些年来，由于计算机以及网络技术的发展以及普及使得信息化建设的逐渐加快了步伐，所以必须将传统的人事档案管理方法转换成现代化计算机管理模式，从而适当的管理更加方便，加强管理效率，使得人事档案管理能够发挥相应的效用。
3优化人事档案管理方法的社会意义
人事档案记录着人的一生发展，而人事档案的管理更是便于对人员管理以及调度的最有效的措施，所以无论是为了人力资源最大程度的开发，还是市场的发展，人事档案管理都具有一定的重要作用，而从另一方面来说，为了实现中华民族伟大复兴的中国梦，就必须把力量都使到刀刃上，因此更需要人事档案管理工作的开展，所以优化人事档案管理方法可以为祖国的建设提供一定的助力。综上所述，当今社会正处于人口大爆发的时代，而为了更好的做好民生工作，人事档案至关重要，一般情况下，人事档案仅在企业以及事业单位中被广泛使用，但是实际上，无论在何处都有人事档案的踪迹，而在新的形势下，旧有的人事档案管理方法并不足以满足当前社会对人力资源开发的目的，这也就致使当前的人事档案管理方法逐渐与社会脱节，进而影响市场的发展，因此人事档案管理方法必须与时俱进，进而使得人事管理方法能为人力资源的开发做出一定的贡献，为国家稳定的发展做出一定的贡献。
参考文献
[1]吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].合肥：安徽大学，2013.
随着燃气管网在城市建设中的不断扩建延伸，形成的各种资料也越来越多，对燃气工程档案管理工作要求也越来越高。长期以来，档案管理工作的重要性没有得到足够的重视，档案管理部门和各业务部门存在脱节现象，各类工程资料归档不及时或不完整，导致档案资料残缺不全，后续的档案使用工作也十分困难。因此，笔者认为，要意识到档案管理工作的重要性，采取一定的措施和方法，对燃气工程档案进行管理。
1 工程项目档案概述
项目档案，指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。
工程项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。
2 燃气工程档案管理内容
燃气工程档案管理是对燃气工程建设档案文件进行收集、整理、组卷、移交、编目、保管、检索、利用和信息开发的工作。一个现代化的燃气企业，对燃气工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使燃气工程档案信息得到充分利用，才能真正体现档案的价值，实现档案为现实服务的根本目的。
3 燃气工程档案管理方法
3.1 科学系统分类，实现专业化管理
将档案科学系统地分类，是保证档案系统后续整理、编排、使用及信息化管理的基础。目前，企业档案管理的重点已从过去的文书档案管理转移到以燃气工程建设为主的科技工程档案管理。
根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》，结合燃气公司档案的自有特征，将燃气工程档案分成以下四类：天然气工程建设类、基建类、设备类、科研类。根据燃气公司业务发展的重点，天然气工程建设类最为重要，包括分厂站建设类（其中包括门站、储配站、调压站、加气站建设）及管道工程建设类（其中包括中高压及市政管道工程、工商户管道工程、民用管道工程及管网改造工程建设）。实现这些分类后，就可以有效地对工程档案进行后续的专业化管理。
3.2 编制档案标准，实现规范化管理
结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328―2001）及住建部颁布的《城镇燃气输配工程施工及验收规范》（CJJ33―2005）、《城镇燃气室内工程施工与质量验收规范》（CJJ94―2009）的标准要求，燃气公司应结合公司实际情况，编制企业内的档案管理标准规范，对燃气工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充，确定燃气工程文件的归档范围，并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时，力求做到归档的燃气建设工程文件内容真实、系统齐全，其归档的文件质量符合要求。只有这样，才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。
3.3 落实档案规章制度，实现制度化管理
3.3.1 建立的规范化
企业归档制度的建立是确保公司的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化。首先把文件材料的编制、累积、整理、归档作为实际工作贯彻到燃气工程建设管理中，然后再编制贯彻中的相关制度。它们与工程建设同步进行，即“工程立项开工与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与合同竣工资料验收同步”。只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中，并使其规范化，才能为工程提供完整的竣工资料。
其次，把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内，并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中。在进行工程验收时，文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节，是保证工程验收合格的重要因素。最后，把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中。明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任，并进行考核。
3.3.2 管理的制度化
档案的归档，移交，使用都应有相应的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工资料的归档控制：为确保已竣工的档案资料按时归档，可制定财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度，来保证工程档案资料的完整及时归档。（2）档案的移交：工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录，按目录清单向档案室归档，双方签章，一式两份。（3）档案的使用：在档案利用过程中严格执行档案的借阅制度，认真履行签字手续。对涉及燃气企业生产、经营活动核心内容的商业机密设置使用权限。
3.4 加强信息化建设，实现现代化管理
为提高燃气设施的监控及管理水平，科学、准确、有效地掌握燃气管网信息，可建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS燃气管网地理信息系统。档案部门则根据实际情况，配置了主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。通过以上定位系统收集到相关数据并移交档案管理，定期对移交到城建档案馆的管网数据光盘更新处理。对已竣工的燃气工程档案，利用档案管理系统软件对归本单位保管的燃气工程档案进行微机管理，并对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。为使燃气工程档案管理更有序、查询更方便及时，提高查全率和查准率，应合理认真使用档案管理软件。
3.5 加强培训学习，实现档案人员多元化管理
天然气是一种易燃易爆产品，而燃气工程建设做为一项专业性较强的建设项目工程，不仅要求燃气行业的档案人员必须掌握档案专业知识和计算机管理档案的操作技能，而且要有燃气方面的专业知识。从而使燃气行业档案人员在对燃气工程文件材料形成过程中的监督、指导、管理有的放矢、有理有据。
为了适应新形势和新技术对档案工作的要求，促进城建档案规范化、标准化，切实落实住建部颁布的《建设工程文件归档整理规范》等法律法规，档案部门、施工部门、监理部门、工程管理部门的相关人员参与城建档案馆举办的城建档案收集、编制、整理的培训。通过学习，使相关部门的技术人员了解了从工程的立项到工程竣工验收、从文件的形成到文件的归档一整套工作内容和工作程序，避免档案管理人员与工程施工人员、或监理人员在工作中的脱节，造成工程管理与资料管理互相推托的现象。实现档案管理人员的多元化发展，可以提高工程档案管理水平，确保燃气工程档案的归档质量。
3.6 积极提供服务，实现人性化管理
燃气工程档案的形成完善是档案工作者人员不断努力的结果，做好燃气工程档案资料的收集、整理、归档、保存，是为了充分开发档案信息资源，可以快速便捷地提供给燃气工作者使用，档案管理工作人员应根据燃气公司实际情况，为工程服务时灵活应对，为更好地为公司的建设服务。
引言
随着互联网技术发展与普及，档案管理与服务工作已经步入信息化时代，给档案管理工作提出更多要求。档案中记录中大量信息资源，记录着各方面的信息。管理人员应该意识档案工作的重要性，借助现代化管理方法，降低工作难度、提高工作效率，为其他工作夯实基础。
一、档案管理现代化概述
所谓的档案管理现代化指的是借助现代化设备与技术，通过先进的管理手段与方法，通过科学管理理论改变传统档案管理方法，逐步实现档案管理的现代化与信息化。档案管理现代化内涵主要体现在三点：
1.数字化
随着现代化科学技术水平提高，数码摄影技术、缩微摄影技术逐渐被广大民众接受，为档案管理模式创新提供技术支持。通过摄影技术、信息技术等将纸质文档转化为电子文件，电子文件存储方便、空间小，节省空间，降低难度。档案资料实现电子化后可以通过互联网进行管理，实现智能化检索，避免出现直至档案腐蚀、虫蛀等问题，提高档案保存效率。
2.虚拟化
档案管理现代化使得档案保存方式新颖化、多样化，档案管理现代化的发展趋势主要方向就是电子储存方式，这种变化也让档案管理方式变得更加快捷与方便，促进档案管理的虚拟化与无纸化。
3.市场化
档案资料主要记录单位发展历程、变化等内容，具有重要作用与价值。档案管理现代化发展，最大程度发挥档案作用与价值，通过联合等方式实现档案资料共享，带动档案管理质量的提高。
二、档案管理现代化现状与问题
1.利用效率偏低
档案管理工作并不是堆叠、存放历史资料文件即可，而是一项有着极强专业性与机密性的工作。按照规范标准保存档案，直接影响单位与企业发展。目前大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性，档案资料仅用于收藏而不是利用，严重浪费信息资源，档案管理工作变得毫无意义。
2.专业人才不足
档案管理县现代化的主力军就是档案管理人员，这些人员既需要掌握先进科学技术知识，又要在日常工作中利用这些技术与知识开展工作，不断更新与维护设备，此外还必须具备较高文化素养与管理技能。但目前档案人员素质不理想，缺乏专业性人才。
3.信息程度不足
大部分当官管理人员档案意识不足，加行管理层不重视，资金投入不能满足工作需要。加上资金短缺导致无法购买现代化设备，技术落后且延迟，信息化程度偏低。待遇偏低高素质人才不愿进入，甚至出现人才流失情况，影响工作的正常开展。
4.管理手段落后
我国档案管理水平整体偏低，部分档案部门并没有利用计算机等现代化管理设备集中处理档案资料，严重者连起码的装订、防火及防蛀设备都没有。档案管理人员工作时依然依靠传统手工方式装订与保管档案，费时费力效率偏低，还影响后期档案查阅与使用。这已成为限制我国档案事业进步发展的主要原因。
三、档案管理中现代化管理措施分析
针对档案管理中存在的问题，笔者针对性的给出完善措施，从转变档案管理理念、推动管理系统建设、强化基础设施建设及提高档案资源利用效率四方面入手，推动档案管理现代化建设。
1.转变档案管理理念
在进行档案管理现代化进程中，领导层起着决定性的作用，他们直接掌握着单位或地区档案工作现代化管理的前途和命运，所以要加快实现档案工作的现代化管理，首先要转变领导层观念，强化领导层档案管理现代化意识。其次，对于档案管理人员，进行科学管理，依靠科技发展，将档案管理中封闭式、被动式服务转化为开放式和主动式服务；同时，对固步自封、等用户上门的传统旧观念进行革新，顺应时展，树立科学发展观，有流程、有规划、积极而稳妥地进行档案现代化管理的建设。
2.推动管理系统建设
档案管理系统指的是传递、收集及促进档案信息应用的系统。首先设置档案管理系统的管理权限。安排专人负责系统的数据存储、维护等内容，记录档案管理系统人员的措施，详细记录各方面内容；不断完善档案管理系统的数据存储功能，支持不同存储类型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存储量加大；构建快捷、便利的信息浏览网页。建立完善的信息网页浏览，为用户提供高效、快速的档案信息服务。
3.强化基础设施建设
加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及??物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。
4.提高档案资源利用率
提高档案利用率，首先将档案进行分类整理，按规范修编档案目录，实行计算机与手工相结合的检索方式，便于档案资料的查阅和使用。其次，加强档案编研，在对档案资源进行开发利用的同时，立足于阅览服务的基础上，对档案信息进行二次加工。最后，狠抓档案服务，开发档案利用实效。围绕“抓服务，促实效”，为来访对象免费提供现场查、来函代查等服务，通过开展多种形式的档案利用服务，提高档案服务、利用效率。
关键词：财务档案、电算化、档案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
引言
随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。
一、会计电算化背景下的会计档案特点分析
在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。
各级企事业一单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使会计档案赋予了许多新的特点，主要体现在以下几个方面：
1、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范田和领域扩大了。
2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
4、电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
5、电子财务档案便于计算、分析，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和质量。
二、电算化会计档案工作策略探讨
1、加强基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。
在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制等，保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、收集好会计档案
财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销传与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好档案的管理与保存
在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。
4、做好档案的整理和利用
在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。
三、电算化会计下档案管理注意事项分析
1、注意做好备份工作
备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封:备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、重视计算机系统的软硬件维护
计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩人损失。
会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对摊个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质最如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问:采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设各故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗}H财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
参考文献
目前，我国事业单位在会计档案管理中，应用了电算化管理方法，这一方法的应用不但可以获取更加精确的信息数据，而且大大提高了工作者的工作效率。探讨和分析事业单位在管理会计档案中，应用会计电算化后所取得的实际效果，希望可以推进会计电算化在其他领域得到更广泛的应用。
【关键词】
事业单位；会计电算化；会计档案管理
在实施会计电算化之后，不但提高了数据信息的准确性，而且也提高了工作人员的工作效率。显然，在实施会计电算化后，对会计档案管理者的工作能力提出了较高的要求。在新的档案管理策略中，虽然可以解决在传统档案管理中存在的问题，但是在实际应用过程中存在着很多不足之处，这就需要事业单位因地制宜地完善这些不足之处。
一、会计档案在实施电算化后具有的特点
（一）扩大了存储范围。
在会计电算化没有实施之前，会计所有工作都是纯手工的，手工记账、手工登记账簿、手工记录报表等等。在会计电算化实施之后，大大减轻了财务人员的工作量，只需要在利用财务软件的基础上，就可以制作凭证，并轻松打印出所需要的报表，在年度总结会计档案时，只需要直接打印出来账簿就可以。在实行会计电算化后，会计档案不但包括所需打印出来的纸质档案，而且也包括计算机软硬盘上的电子数据，同时也包括用户服务卡、用户手册、软件系统的安装等等方面的资料数据。
（二）提高了保管要求。
在对传统会计档案进行查看时，可以直接查看到，不需要利用任何介质。但是查看在磁盘上或者光盘上的会计档案，必须要在利用计算机技术的基础上，才能进行查看。因此，在保存电子档案时，由于会受到磁盘和光盘等等磁性介质因素的限制，如果保存不及时或者不正确，那么很容易丢失数据，这些数据一旦丢失，就很难找回。
（三）提高了安全性要求。
在磁盘、光盘等等磁性介质上所记录的会计数据，具有不可修改、删除等等特性，因为一旦有电脑黑客侵入其中或者有不法分子企图篡改数据，可以任意销毁或者伪造数据，那么将会给单位造成无法估计的经济损失。同时，在保存硬盘和磁性介质时，应保存防病毒、防火、防潮的环境中，因此，对介质存储的安全性要求高了。
二、事业单位实施电算化后会计档案管理的有效对策
（一）建立健全的管理制度。
在实施会计电算化之后，档案管理所涉及的内容较多，因此，对制度规范的要求也随之提高。因此，要结合当前先进的信息技术，有效地发挥出电子档案的优势，实现信息化档案管理工作的实施。结合档案管理的特征，事业单位想要建立健全的制度体系，应结合自身实际发展情况以及会计资料实际情况，制定出完善的制度规章，确保档案妥善保管，并完善在资料管理、备份存储数据、维护档案日期等等方面的不足。同时，还需要明确规定出每位工作者负责的工作事项，做到权责一致，从而加强管理档案的工作效率。
（二）提高档案管理者的管理意识。
传统的手动化档案管理形式与实施电算化的档案管理形式来讲，二者存在着很大的差异，但是应该明确的是，唯有档案管理者真正提高对档案管理的意识，才能从根本上提高管理档案的效率。简单来讲，事业单位目前正处于积极转型的时期，要转变工作人员过去只注重纸质资料管理的意识，提高对电算化管理的意识，改进电子档案管理中的不足之处，及时解决在工作中出现的各种问题，确保各项工作的顺利完成。另外，在实际工作过程中，要建立起专门的电子档案管理室，配备相应数量的电子设备，及时更新和升级软件系统，确保档案管理各项工作稳定进行。
（三）定期检查档案数据。
在实施电算化后，会计档案资料会涉及很多方面的内容，由于计算机自身的问题，很容易发生丢失数据资料的情况。为了防止档案数据出现丢失或者篡改的情况，事业单位必须要采用强有力的措施，定期对档案数据进行检查，并且选择一些质量较好的硬件来保存资料，注意磁盘存放的环境应温度适宜，并定期派人检测磁盘数据是否完整无缺。
（四）提高档案管理者的工作能力。
在档案管理过程中，事业单位应注重培养档案管理工作人员的职业素养，唯有他们具有良好的职业素养，才能做好档案管理的各项工作。在选拔档案管理工作者时，应注重考察工作者的工作能力和职业素养，挑选出高素质、高水平的人才负责管理档案，定期组织他们进行培训，对于表现优秀者进行更大力度的培训和教育，在加强他们综合能力的同时，进一步提高档案管理的质量和效率。
（五）同时保存纸质会计档案。
纸质会计档案具有一定的原始性，纸质会计档案与其他档案形式形成了区别。同时纸质档案还具有安全性，与信息化档案相比具有更高的安全性与稳定性。纸质档案原件中的内容不会发生变化，在保密性方面更具有一定的优势。要确定纸质档案的保存能够更安全，真正做到纸质档案不丢失、不传递。此外，在保管纸质档案时，要采取合理的方法，确保其资料保存的期限能够更长。当需要利用纸质档案时，可以能够做到一目了然，不需要通过一些辅助方式，就能够达到档案的使用，在某种程度上可以促进档案的使用率。
三、结束语
总而言之，随着科学技术的快速发展，实施电算化技术管理会计档案已经成为发展的主要趋势。在实施电算化技术之后，对档案管理者的管理能力提出了较高的要求，所以，想要成为一名合格的档案管理者，就必须要找到传统档案管理模式中的不足，提高自身对档案管理的重视度，确保档案管理的各项工作都能稳定有序地进行。
作者：王丽涛 单位：河北省岗南水库管理局
【参考文献】
【关键词】电网项目；档案管理；有效方法
电网建设项目档案是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，其具有专业多、范围广、不可再生的特点，是今后运行维护、技改大修、业务检查评优的重要凭证。做好电网建设项目档案工作，不仅能更加直观的发现电网建设和电网发展当中的各项问题，且有利于建设人员总结建设经验，为电网发展提供更为真实准确的信息资源。
1电网建设项目档案工作中的管理问题分析
（1）档案工作管理体系不完善，档案工作管理体系是档案管理工作有效开展的基础。档案管理体系不完善具体表现在管理标准不一致、管理工作效率低下和管理较为混乱等方面。为保障电网建设项目档案工作的标准性和系统性，我国相关部门颁布了《中华人民共和国档案法》，明确了电网建设项目的档案管理标准和基本准则，但在实际的档案管理活动中往往不能严格依据规定执行。例如，设计单位没有将历次的设计变更、施工变更内容在竣工图中体现，使竣工图内容不能真实反映项目竣工实际情况。监理单位对项目产生的文件材料注重技术层面的审核，忽略对归档文件材料的质量监督审核。施工单位现场文件管理凌乱，施工记录不完整，后补材料的现象严重，以上这些不按专业要求管理档案的行为，直接影响了档案管理工作的成效。（2）档案管理人员配备不足，档案管理网络不健全。在电网企业中，档案管理不是主营业务，档案管理人员多由非本专业人员转岗而来，并且身兼数职。综合素质参差不齐，工作变动频繁，难以全身心投入到档案管理工作中，档案队伍的稳定性受到影响。电网建设项目档案管理工作具有工程规模大、参建单位多、形成档案数量庞大、协调工作量大等特点，只有档案管理网络人员通力协同配合才能有效开展。目前很多企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作，以兼职的形式配置档案工作人员，显然已不能适应档案管理的新要求。（3）档案管理与项目建设不能同步进行。其中体现在项目经理不按要求及时组织档案部门开展项目档案中间检查，使档案人员无法随工程进度对项目文件进行过程管控，不能及时发现项目文件在整理过程中存在记录不规范、字迹不清晰、结论不准确、记录时间与项目建设时间逻辑不相符等通病问题，导致后补材料较多，延误整改时间。另外就是项目档案验收与项目文件归档审查在电网建设项目验收过程中没有得到同步实施，建设单位简化项目档案验收的步骤流程，使项目竣工文件在移交归档前没有切实得到各归口管理部门的严谨审核，尤其是一些重要数据的缺失，会为今后的生产运行、经营、管理、维护、事故、法律纠纷、责任认定留下隐患，造成不可估量的损失。（4）项目文件归档滞后，案卷整理不规范。归档滞后的原因之一是因为前期签订的合同协议中没有对项目文件的归档时间、归档数量、归档质量等档案方面相关要求进行明确。另一个原因是人员的归档意识淡薄造成，一些项目前期文件如可行性研究报告、初步设计说明书、合同（协议）、立项文件等，业务承办人在业务事项办结后没有即时移交归档。案卷整理不规范的主要原因是立卷人不熟悉电网建设项目档案的分类标准与整理质量要求。没有遵从项目文件的有机联系，分类不正确，保管期限设定不准确，案卷题名不能简明扼要的揭示卷内文件的主要内容和特征，卷内文件命名不规范等等，直接影响了档案的后续利用。（5）档案管理系统落后，不能体现档案信息化管理的优势。随着互联网+时代的来临，对档案信息化管理水平要求也越来越高。目前很多企业使用的档案信息管理系统仍采用单机和条目式录入的单一手段，没有将信息智能技术融入到档案管理系统当中去。档案系统与信息化管理无统一标准，系统平台的业务功能过于简单，信息化手段运用不足。档案系统数据库容量不能满足日益增加的电子文件上传需求。这些现状不能改善，档案信息化管理徒有其名，没有发挥出它的真正优势。
2提升电网建设项目档案管理水平的方法
（1）加强档案组织领导，建立健全项目档案管理体系。项目档案管理体系构成要以我国相关的法律法规作为根基，建立健全档案工作制度体系（包括工作规章、管理制度和业务标准规范等）和管理网络。通过明确档案管理规章制度使项目档案管理工作有章可循、有据可依。加强档案组织领导应将项目档案工作纳入到企业的工作计划，纳入到领导的议事日程，纳入到基建项目管理程序，纳入到企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。只有争取得到领导的重视和支持，才能真正解决项目档案管理中的实际问题，使项目档案管理工作开展更加顺畅。电网企业还应加大对项目档案管理工作的资金投入、设备投入，应构建统一集中的档案信息管理平台，以实现建设项目档案集中化、系统化、电子化管理，以此达到实现项目档案工作管理水平提升目的。（2）保障档案队伍稳定，加强档案人员业务培训。按照档案管理工作的需求，建立档案管理机构，配备适应工作需要的档案人员，建立以档案部门为核心，各职能部门或承办部门、各项目兼职档案人员为基础的档案管理网络，实现档案工作的综合管理。由于档案工作人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，电网企业应加强档案工作人员的业务培训。可以采用专业技术培训、业务交流学习、模仿优秀做法等方式进行培训和教育，不断提高档案工作人员的综合素质，还可以采用绩效激励机制，将档案工作人员的业绩与工资绩效、职称评定、评先评优等挂钩。充分调动档案工作人员的学习热情和工作积极性。（3）项目档案管理与项目建设做到“三同步”。电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。按照“统一领导，分级管理，谁主办、谁形成、谁归档”的原则。项目立项后档案管理人员应编制项目档案管理策划方案，对档案收集、整理、组卷、完成时限等要求向建设单位与参建单位进行档案工作交底。项目文件的形成、收集、整理、组卷必须与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，应进行文件材料跟踪管理；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。实现这一目标除了通过合同的法律约束，还必须建立相应的监督机制，应由建设单位与监理单位共同监督各参建单位的执行情况，制定项目档案管理里程碑计划，档案管理部门对建设单位与监理单位的档案管理进行再监督和指导。（4）加强档案过程管理，提高案卷整理质量。电网建设项目档案管理人员要参与指导工程各参建单位进行项目竣工文件的归档审查与项目档案验收。项目档案验收通过后各参建单位按照合同约定期限移交档案。对于滞后移交项目文件的参建单位，可以采用延期项目结算或抵扣风险抵押金等方法来牵制解决。为保证档案管理的规范化，所有涉及项目档案移交的相关单位都应按照统一的要求建档、归档，建设项目案卷整理应分类清楚，组卷合理，排列系统有序。卷内文件应格式规范，字迹清晰，填写完整准确，签章手续完备。同一建设项目的文字材料装订必须遵从统一标准，力求通过细节管控使案卷质量得到有效提升。（5）加强档案信息化建设，实现档案信息资源共享。档案信息化建设是指运用信息技术和网络资源提高档案工作现代化水平，实现档案信息化服务。具体可从几个方面着手：①基础设施建设，需加大资金投入建设档案大数据库存储系统，规划网络环境，购置如计算机、打印机、扫描仪、装订机等档案设备设施。②建立适用统一的信息化标准规范。③培养档案管理信息化人才队伍。④开展档案目录信息与档案全文信息的数字化。⑤加强数字档案馆建设，数字档案馆的特点是存取档案信息网络化，它是一种无形的信息组织与利用环境，它为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。在数字化档案馆环境下，用户利用档案信息资源非常便利，真正实现档案信息资源共享。
3结语
电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是电网企业的国有资产，是项目达标投产和优质工程考核、评选的指标之一。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。在电网建设发展的新形势下，为确保电网建设项目从立项开始直到竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作，加强对档案工作人员的培训力度和信息技术投入力度，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。
参考文献
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