时间：2023-05-30 08:34:48
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇如何进行档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：电子；档案管理；策略
随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。本文对电子档案管理中容易出现的问题进行探究分析，并提出相关优化电子档案管理的策略。
1 电子档案特点
1.1 查询方便，储量大
电子档案查询方便、快捷、有利于实现资源泉共享。虽然传统的纸质档案具有直观可视性，电子档案要在特定的计算机硬件与软件系统环境下才可视，但有关资料经计算机分类处理后存档，可以非常方便、快捷地在电脑上对档案资料进行查询检查和下载打印。纸质档案可以直接阅读，而电子文档是数字化信息技术的产物，对技术设备依赖性强，以磁性介质或光盘为载体，具有非直读性。同时电子档案存储量大，但对保存条件和环境有新的要求。电子档案受存贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有交往期等条件的影响较大，而对天南地北的温湿度、防磁性等条件的要求很高，存放不当数据将全部丢失。
1.2 保密性强同时对管理人员要求素质高
由于电子档案管理是一个新年事物，对计算机等技术设备的依赖性很强，因此，要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。 如传统的纸质档案不易被修改，修改了也容易看出。电子档案容易被修改，具不留痕迹。缺点是丧失了原始面貌和依据，因此电子档案对工作人员素质要求更高。另外，计算机的保密系统比较完备，能针对不同级别的档案，设置不同密码，对不同的人群授予不同的权限。但由于计算机与网络本身的技术性原因，会遭到黑客的攻击或病毒感染，因此，对系统安全性保护提出更高要求。同时个人若操作不当，信息也将受到损失。
2 电子档案管理存在的不足
2.1 网络安全保障力度不足
在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。
2.2 档案的原始性、真实性存在问题
传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。同时也很难辨别档案的真实性。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。
2.3 无法保障档案的完整性
传统的纸质文件往往容易形成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定的障碍，不能对档案的形成进行有效管理。
3.1 设定权限的审核，进行数据备份
要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。同时在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。
3.2 明确职责，加强管理
电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。同时要 加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求。电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的。对于电子档案制作和管理人员的管理，要加强教育同，定期培训，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工人精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。
3.3 完善的电子档案管理系统
档案部门在对档案进行检验时，很难对电子档案的原始性进行鉴定；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案。同时电子档案可被复制，甚至被篡改后而不留痕迹；电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，面临病毒的入侵时，电子文件档案信息安全又受到严重威胁，所以应从签署技术、加密技术、身份验证、增设防火墙、增加防写措施、选择性能稳定、功能齐全的硬件设备等安全技术措施强化管理。 同时为确保电子档案管理系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求，确保电子档案的真实有效。同时，电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。另一方面，为维护档案部门的权威性，我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义务。
4 结束语
电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。
参考文献
[1]冯惠玲，中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2013.
摘 要 人事档案在企业发展的过程中发挥着重要的作用，人事档案中记录了员工的工作表现、政治思想、工作变动以及业务能力等情况，是外界全面了解一位员工重要的参考依据。长期以来，人事档案管理模式传统，新时期，社会发展对人事档案管理工作提出较高的要求。为了帮助企业人事档案管理摆脱传统模式的束缚，在本文中就新形势下如何促进企业人事档案管理工作展开讨论。
关键词 新形势 人事档案管理工作 促进
企业人事档案是档案资源中的重要组成部分，同时也是人力资源管理的重要依据。近年来，随着国家经济的不断发展，对于人力资源保障工作的不断深入。现代社会企业人事档案管理工作在促进社会进步方面发挥着重要的作用，在进行人事制度改革、外界全面了解员工、人员配备以及人才资源发掘上，都有着较为积极的意义。
一、企业人事档案管理工作的现状
（一）企业人事档案管理设备体系不健全
现代社会中，企业人事资源越来越丰富，人事信息形式逐渐实现了多样化。人事档案信息的存储对于档案管理体系设备的要求逐渐提升。在传统的人事档案管理模式影响下，档案中很多重要的信息难以被及时保存，这为档案管理带来了重大的阻碍。要想实现企业人事档案管理工作的与时俱进，一方面需要在档案管理工作人员方面进行改善，另一方面需要在档案管理设备方面进行完善。在企业档案管理工作中，就是缺乏声像档案管理方面的设备。
（二）企业人事档案管理缺乏相应的制度
企业人事档案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及档案管理工作模式对社会的影响重大，目前，在社会人事档案管理中缺乏相应的制度，导致人事档案管理模式涣散，人事信息不安全等问题。由此可见，法律的执行力的欠缺是阻碍我国企业档案管理法制化进程的重要原因。随着时代的进步，以及人们的安全意识逐渐提升，依法存档的工作势在必行。由于现代社会人事档案管理工作范围不确定，档案管理工作得不到重视，使得档案法规检查力度降低。
二、新形势下促进企业人事档案管理的对策
（一）基于数字化的企业人事档案管理
传统模式下的档案管理中很多信息难以被保存，特别是重要的人事档案信息，如，很多企业中的人事声像信息等难以被保存下来。新时期，科学技术逐渐发展，对于信息数据的存储技术也越来越多，目前，最为先进数字化技术就是针对档案管理建立相应信息数据库。基于数据库模式的人事档案管理能够实现数据、音频等的存储，并且在数据备份的支持下，保障企业人事数据信息的安全性。在数字化技术下，通过科技技术将档案信息整理的过程通过电子传输，以及电子软件规律等模式，对不同类型的立卷进行分类。基于数字化技术的档案信息管理，能够一改之前无序的分类模式，一方面便于工作人员对其管理，另一方面是还能够便于需要的人顺利找到档案信息。
（二）企业人事档案管理制度的确定
企业人事档案管理工作质量提升，需要确定相应的工作制度，以实现企业人事档案管理的规范化。在以往的企业人事档案管理中，其工作不被重视，因此导致人事档案管理工作混乱，甚至缺失或丢失现象，为了优化人事档案管理，需要为人事档案管理制定相应的制度。首先，将企业人事档案管理制度与企业管理考核相互结合，明确档案管理考核范围。例如不按照归档范围和要求向档案管理部门移交档案，或者档案不能按照规定时间返还，都作为档案管理考核的违规，并且对当事人予以处罚。其次，与岗位经济考核结合，完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容，细化到具体工作要求中，将档案工作人员工作成果与绩效考核挂钩。
（三）培养专业化的企业人事档案管理人员
人事档案管理效果不佳，与档案管理制度以及硬件设备息息相关，但是也与档案管理人员的能力素质关系密切。在以往的人事档案管理中，很多工作人员难以认识自身工作的重要性，工作积极性不高，在实际工作中难以集中精力，并且不思进取。为了促进人事档案管理水平，需要在档案管理硬件设施完善的基础上，培养专业化的人事档案管理人员。第一，人事档案管理人员的专业化素养培养。为了提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员的学术研究能力，需要工作人员与人事部门积极的进行工作衔接，弥补自身工作所欠缺专业素养。鼓励档案工作人员对专业知识深入研究时，应该给他们增加实践学习机会，在实践活动中提高学习能力，帮助他们实现档案管理专业化；第二，为了提升人事档案管理人员的工作积极性，需要对人事档案管理人员进行奖励，与人事部门的激励机制挂钩，激发员工的学习热情。
三、结语
综上所述，在本文中对企业人事档案管理中存在的问题进行分析，提出促进人事档案管理的对策。企业人事档案管理的优化对于企业人力资源管理提供了理论基础，针对人事档案管理中所存在的设备问题以及制度问题，文中提出了相应的对策，基于数字化的人事档案管理、制度化的内部监制以及专业化人员的培养。
参考文献：
[1] 王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2008.
[2] 韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2012.17.
【关键词】档案管理
随着我国医院的发展和医学院教学改革的深化，借鉴国外医院的成功经验，研究其历经百年，屡经战火的考验却能不断的丰富档案内容及形式。医学档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，为我国医学研究及实践工作者的医学水平提高提供了很大的帮助，在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学档案与其他档案资料相比又有着极大的不同，所以医学档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。
一、医院档案
具体来说，医学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，医学档案资料对于医院来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医院从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映医院的全部面貌，直接为医生学者的看诊活动服务，是医院进行医学改革、提高医学质量的可靠依据，也是进行医学的必要条件，更是医院进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。医学档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。医学档案是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。
二、医学档案管理现状
当下医院档案管理工作存在的问题主要为一下几点：
1.档案管理人员素质参差不齐，思维观念落后。目前从事医院档案管理的人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事大吉”了。在工作中，习惯于“坐等待收”的服务方式，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应并开创新形势下的档案事业发展。
2.对新型的电子档案的管理缺乏应用的专业技术能力。随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，这些文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。档案管理者没有受过专业培训，不懂得电子文档的使用方式以及维护系统，严重制约了医院档案的发展。
3.管理制度不健全，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。
三、应对方法
要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进医学档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握医学档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。
1.健全档案管理体制，规范档案管理行为
当前很多医院存在的问题，除少数高等医院设立了综合档案室或档案馆外，多数医院文书档案室（多隶属于党委办公室）和科技档案室（多隶属于院长办公室或科研处）并存。这种体制造成领导力量分散，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和现代化管理。
医学档案是医院的宝贵财富，为病人的康复和医院的发展发挥着越来越重要的作用。档案制度的建立是档案工作的生命线，随着档案的不断开发和利用，档案理应受到重视。医学院校的档案管理工作必须制定相应的制度，进一步明确工作职责，规范档案管理行为。
2.增强创新意识，强化服务观念
在管理好档案的基础上，医学档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的医学服务新途径，以提高医学档案利用的质量和水平，把“死”医档案变成“活”医档案，更好地发挥其档案的作用，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。
3.做好医学档案的文件分理工作。俗话说的好“档案贵在活，而重在于用。”在实际中，一些医院对于档案管理工作的投入较小，许多大量有价值的档案被丢弃在偏远的角落，而无价值的档案却堆积如山，虽然如今的档案管理已打破了过去的概念，不是一个个简单的铁架子就能装的下一切的档案，各种新型的档案格式及款式，诸如电子制档案，卡片制档案，芯片式档案等大量的存在。但是无论是过去，如今还是未来的档案管理事业，都是一件长期重要的医学工作，做好档案的分理工作特别重要。
4.建立医学档案的网络信息管理模式。随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代，作为新时代的档案管理者，必须具备超前的意识，要熟练掌握计算机应用的基本知识，要学会建立各类档案数据库，提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。健全与完善医院人事档案信息管理系统，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
总结：综上所述，医院的档案管理工作是一门高深的学问。？科学规范的医学档案管理只有跟上时代的脚步，与时俱进，才能适应新教育形势的需要，开创医学档案管理工作的美好局面，为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，这就要求我们必须把医院档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视，积极做好档案工作。作为一名医院的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念，转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，这是深化医院档案工作的前提条件。其次，我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点，探索医院档案管理的新模式。
参考文献：
[1]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路.2008.（28）
1.在进行档案管理现代化中出现的问题
1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位
大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。
1.2档案管理现代化的准备不充分
目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。
1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡
在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。
2.如何解决档案管理现代化中的问题
2.1对基层档案管理人员进行定期培训
为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。
2.2加强档案管理现代化的准备工作
在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。
2.3进行档案管理现代化统一管理
由于标准的不统一，在进行档案管理现代化的过程中会出现各种问题，例如文中提到的档案管理单位中的计算机采购往往型号和质量参差不齐。因此为了更好地实现档案管理现代化，进行统一的管理是必不可少的。在进行档案管理现代化工作之前，应该对各个档案管理单位进行统一的采购工作，并且在进行采购工作完成后将操作系统以及数据进行相应的统一，以便于档案管理单位能够较好地使用档案管理设备进行档案管理工作。不仅需要采购相同的操作系统并且进行统一，另一项相当重要的工作是需要将各种数据进行共享，以保证档案馆之间能够在工作过程中及时的了解到一手信息。但是在进行数据共享和统一的过程中，需要注意的是档案馆数据的安全，避免在进行共享和统一的过程中出现不法分子窃取档案馆信息等情况的发生。同时为了更好的保证档案管理现代化能够实现，在操作人员上也需要注意，尽量选用计算机使用经验较为熟练的基层档案管理人员，在熟悉了应该如何使用相关的设备后，才可以让所有的基层档案管理人员使用这些现代化的档案管理设备以及相关的操作系统。
1.1资料收集不完整
主要表现在两个方面：一是数量不完整，即应当归档的文件材料收集不完全；二是同一份归档材料收集不完整、不规范，如请示和批复没有同时存档；同一个防汛、岁修工程施工的相关资料没有一并存放等。不完整的技术资料，不能反映工程历史状况，不利于以后的查阅。
1.2档案人员素质低
水利工程管理科技档案具有从属水利工作和档案管理工作的双重特性，因此对管理水利科技档案的人员，既要求熟悉水利业务，亦要求熟悉档案业务。在实际工作中，基层水管单位仅把工程管理科技档案作为普通技术资料，配备一般人员兼职管理，通常不具备科技档案工作知识，而且缺少专门的培训，因此也很难将工程管理科技档案工作搞好。
1.3档案管理不规范
由于档案人员素质不高，导致工程管理科技档案管理不规范，主要表现：一是档案质量不高，如卷内目录、卷内备考表填写不正确等；二是管理簿册填写不完整，案卷借阅等登记不及时；三是管理制度不健全，甚至造成档案资源的流失；四是手抄目录，查阅不便。
2加强工程管理科技档案工作的思考
2.1加强领导
领导重视是做好工程档案管理工作的关键。单位领导要在日常工程管理工作中重视档案管理工作，从制度、经费和人员上予以保证。
2.2制定制度
科技档案管理制度是从事档案工作的准绳，主要解决两个方面的问题：一是收集什么材料，如何进行分类，使其便于检索；二是如何进行管理。为了规范工程管理科技档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在管理、建设和科学研究中的作用，依据江苏省水利厅《水利科技档案资料管理暂行办法》，本着符合国家规范、便于操作、落实管理责任的原则，制定了工程管理科技档案管理制度。该制度结合工程管理实际，将工程资料收集的归档范围及分类方法进一步细化，便于收集分类；同时根据国家档案规范、规程，提出科技档案案卷质量和管理的具体要求；明确了工程管理科技档案与基本建设档案的关系，规定工程改建、加固等基本建设档案并入工程管理科技档案；将工程技术档案考核工作列入站所汛前检查工作考核内容，合格的单位方可参加年终先进管理单位评比，促进站所科技档案的规范管理。
2.3加强培训
为了提高档案工作水平，必须加强档案管理人员的业务培训，一方面在水利系统内学习，另一方面参加档案系统的培训，使其具备水利工程管理和档案管理的双重业务知识，增强岗位技能。经过培训的档案管理人员，可以更好地担负起档案的收集、整理、归档、管理工作，保证档案的安全性、完整性、科学性。
2.4争取达标升级
水利工程管理考核标准中规定：档案管理制度健全，有专人管理，档案设施齐全、完好；各类工程建档立卡，图表资料等规范齐全，分类清楚，存放在序，按时归档；档案管理获档案主管部门认可，可取得档案管理单位等级证书。为了提高档案工作水平，使之更好的服务于水利建设与管理工作，就必须进行档案工作考核，争取达标升级，取得档案管理等级证书。
2.5推进科技档案数字化管理
社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。
（一）档案意识薄弱
一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。
（二）档案管理混乱
实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。
（三）缺少规章制度
哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。
二、加强社会保险档案管理的对策建议
社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。
（一）加强社会保险档案管理宣传工作
社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。
（二）规范社会保险档案管理业务流程
多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。
1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。
2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。
（三）实现社会保险档案管理的标准化
社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。
1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。
2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：
(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。
(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。
(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。
(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。
（四）注重社会保险档案的开发利用
过去那种人工管理方式，在没有通过管理人员允许的情况下，少数教师自由出入档案室，随意支取相关档案，这种散漫、随意的管理模式，会造成一些档案资料的流失。二是正确性不高，管理成本较高。庞大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及财力反而工作效率不高。三是查询档案、更新维护档案难度较大。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，将产生大量的文件和数据，查询档案较为困难，更新维护档案更不能做到准确科学。
二、创新学校档案管理是提升现代学校档案管理水平的必然选择
管理创新的过程将至始至终地贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。不能单纯地以场所、设备和室藏为标准去评价档案室的管理水平，而应主要以服务效果和开发利用程度为标准。档案室的管理工作重点，应当从过去的设备、资料管理逐步转变为对档案室工作人员的管理，加大对档案室用户的服务力度。
首先，在现代信息技术的应用促进下，通过计算机管理的方式，电子计算机和网络所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。第二，档案管理的基础业务较差，管理人员缺乏科学的管理理念，有的单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用。第三， 随着时代的不断发展，不少基层事业单位领导由于思想意识和经济发展方面的限制对档案管理工作的重视程度不足，导致不少档案管理模式仍然以传统的形式为主，对科学技术的应用程度严重不足。档案信息化管理程度较低，管理水平难以得到有效的提高。管理部门的相关设备明显落后，使得档案的开发、存储、调整以及分类等工作无法执行到位，严重影响档案后期资源的利用度。
二、事业单位档案管理的新思路
（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。
（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托?子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。
（三）电子文件归档管理。随着计算机和网络技术的普及，越来越多的文件直接在电脑上产生和传输，电子文件档案将成为传统文件的必要补充和完善，因此做好电子文件归档管理工作尤为重要，是当前档案管理人员面临的重要课题，面对这一挑战，档案部门唯有更新观念，调整工作职责，把眼光投向电子文件，电子信息才能生存并获得新生。要想使电子档案管理工作提前步入电子文件的运作与管理就要把规范管理的触角延伸到归档前电子文件的形成，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范化管理，制定一系列管理制度从文件收集、整理、归档、移交、保管、利用等方面制定具体标准和规范显得尤为重要。
购物车(0)