时间：2023-05-28 08:21:36
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理风险防控，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
一、房产档案风险分析
（一）房地产档案信息化风险。在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当，就有可能发生损坏及老化等现象，从而导致大量数据的损坏，造成损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。同时，还存在潜在的人为无意识风险。操作人员在信息输入、编辑、整理、提取和传输过程中，稍有不慎，一旦操作失误无意间就有可能带来档案信息的损坏或丢失。好比电脑软件的损坏、按键错误、删除操作、错误运行程序等等，都有可能不同程度的破损了档案信息。另外，黑客攻击、病毒蔓延、制度不健全、管理不规范、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。
（二）突发风险。近几年来，地震、洪水、沙尘暴、泥石流、台风等一系列重大自然灾害对人类的生命财产造成巨大损失，严重影响社会、经济发展的同时给档案文献的安全保护工作带来前所未有的挑战。房地产档案是非常宝贵的历史资料，房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响，房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时，房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。尤其是近几年的地质灾害，使档案文献保护工作的形势更加严峻，对档案文献安全构成了极大的威胁。
（三）技术风险。党的十报告明确指出“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。由于信息技术比较复杂，在应用技术的过程中会产生风险。由于信息化发展迅速，产品更新换代快，信息化的这一特质在某些时候是优点，但在信息化建设中却因为发展快而带来很大的不确定性。许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。
二、房产档案风险管理与控制策略
（一）加强房产档案信息化管理。首先，要强化领导，形成共识。加快档案信息化建设，领导是关键。没有领导的支持，要加快档案信息化建设，那只是一句不切实际的空话。要更新各级领导干部的知识领域，除了要提拔任用知识型的领导主管档案信息化工作，使档案信息化建设有一个明确的领航者之外，更重要的，是要在信息化建设过程中，获得当地党委、政府的高度重视和大力支持，而且这种支持要贯穿于信息化建设的始终。其次，从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。同时，要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
（二）积极做好风险防范措施。首先，档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。同时，档案网站与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，防止病毒感染。其次，在软件方面。安装较先进的档案信息管理软件，把档案录人计算机，建立电子信息档案，极大地提高档案信息管理、存储、处理、开发利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足够的档案库房，库房内适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。在提高工作效率与质量的同时，保证档案信息的相对完整性与安全性。
（三）强化档案技术风险管控。首先，提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中，真正可怕的不是档案风险，而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证，也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍，所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。其次，提高房地产档案的抗风险能力。提高房地产档案的抗风险能力，需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法，也取得了很好的成效。在房地产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。
【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29
【关键词】电子信息档案；风险控制；方法
目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是由于计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用电子信息档案这一手段时也面临着风险。因此，企业在运用此技术时一定要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
企业在日常生产经营管理过程中，计算机的应用已非常普遍，其具有多种多样的功能，为企业管理带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优点，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用电子信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定管理制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参考文献：
[1]冯惠玲，论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005（3）
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2008（1）
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[j]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[j]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[j]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
政府部门的人事档案是根据政府部门的需要记录个体的个人信息、工作履历、重要事绩的信息材料。这份档案既是政府部门作人事安排的基础，也是人事部门作好激励工作的基础，也是个人对自己作综合评估的重要依据。做好人事档案管理对政府部门、人事部门、个人需求来说，都有着重要的意义。随着社会信息化的发展，人们要求人事档案管理也要向着数字信息化的方向发展，然而数字信息化的档案目前面临着很多风险问题，如果不能有效的防控风险，人事档案数字信息化将很难继续进行。
2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题
2.1 数字化档案的真实性风险控制
人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。
2.2 数字化档案的存诸性风险控制
政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。
2.3 数字化档案的病毒性风险控制
信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。
2.4 数字化档案的电磁性风险控制
数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。
3人事档案数字化风险防控问题的解决对策
3.1使用同步化管理
数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。
3.2使用规范化管理
所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。
3.3 使用隔离化管理
为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。
3.4 使用屏磁化管理
电磁波泄密的问题已经引起人们高度的重视，目前人们已经研究出接地技术、隔离技术、软件技术等解决电磁泄密问题。以TEMPEST软件技术为例，该软件安装到计算机上，它能在操作的时候，散播不规律的高频“噪声”，使信息接收者难以接收到正确的电磁波信息。人事档案管理人员要请网络技术人员使用屏磁化技术做好档案保密工作。
关键词:档案管理;信息化建设;风险;防控措施
档案信息化作为我国档案事业发展的新阶段,具有高效便捷等优势,已在我国很多档案馆或部门得到尝试,并取得了初步成效。但是由于档案信息化的特性,使得它在实践中很容易受到恶意攻击,造成档案被篡改或者缺失。所以,在档案信息化建设中,分析以及研究信息化建设中存在的风险就显得至关重要。
一、档案信息化建设的风险
档案与老百姓的切身利益息息相关,它的安全性以及管理效率都在很大程度上影响着我国发展建设脚步。目前,实现档案管理的信息化是档案事业发展的必然趋势,但是它在发展演变过程中也会存在一定的风险,具体如下:
1、网络病毒威胁
在档案信息化建设中,由于网络病毒引起的网络通信阻塞、文件信息损坏等问题,不仅会极大阻碍档案系统提供正常服务,同时还会导致常年积累的档案信息丢失,造成的损失是灾难性且不可修复的。
2、网络攻击风险
在档案信息化建设中,为了确保档案传输存储安全,需要适当的将内网与外网进行隔离,防止因信息泄露而引发的严重后果。但是现实是,很多不法分子为了借助档案信息牟取暴利,会对档案内部网络进行恶意攻击,一方面可能造成档案资料被窃取或恶意篡改,另一方面还会导致系统瘫痪,影响它的功能。
3、外部环境风险
在档案信息化建设过程中,由于它自身的系统属于弱电工程,耐压值较低,它在运行过程中,很容易受到外部环境因素影响,比如地震、水灾以及火灾等自然灾害;技术人员的操作失误或错误;设备被恶意破坏或被盗;电磁干扰;等等。
4、管理安全风险
在档案信息化管理中,由于管理职责不明确以及相关的管理制度不健全等,都会或多或少的影响到档案管理的效率以及质量。与此同时,管理人员缺乏安全管理意识以及专业水平较低等,也是导致档案信息化管理存在纸漏的主要因素之一。
5、系统安全风险
在信息化时代,档案信息化管理的应用系统也要在使用过程中,不断地修复漏洞或者更新换代,只有确保应用系统本身的安全可靠,才能降低其被网络攻击或病毒感染的几率。
二、档案信息化建设风险的防控措施
1、提高档案信息化建设团队的综合素质
想要实现档案的信息化管理,就要让相关的档案管理人员从过去的杂业型转变为专业型。档案信息化管理的安全、有序、高效,离不开高素质管理人员的支持。目前,很多档案管理部门或档案馆在信息化建设中,遇到的最大障碍就是缺少既懂软件开发又精通档案管理相关知识的人才。基于此,相关部门或机构就要尽一切努力来为档案管理人员提供培训学习的机会,并建立竞争机制,让每一位管理人员都能在克服惰性的基础上,充分发挥他们的主观能动性;另外建立激励机制,并实现人员的优化配置,从而在保证工作效率的同时,提高员工的工作责任感以及积极性。
2、提高档案标准化管理意识
有些单位或机构过分强调本单位的特殊性,而没有实现对档案的标准化管理。这种拒绝标准化管理的方式也在一定程度上阻碍了该单位的可持续发展。甚至于有些单位的档案管理工作理念在很长一段时间内都没有改变,尽管能获得一些成效,但是整体档案管理工作却不具备通用性,档案的利用率也大大降低。因此,淘汰这种陈旧的管理观念是很有必要的,这也是目前档案信息化建设能否顺利展开的重要前提。
3、强化风险应急处置职能
相关部门或机构想要实现对风险的有效防控,应该针对档案信息化建设中可能存在的风险制定一套应急处理方案,其中包含事前控制措施以及事后处理措施,从而在遇到风险的第一时间就能立即做出反应,以此来将损失降到最低。与此同时,可以制定一个完善的风险评估方法,对风险发生的位置、几率、后果以及损失等有一个全面分析评估,从而为管理人员及时发现风险并预警提供保障。
4、加大对信息技术研发以及引进的投人力度
可以通过研发或者引进先进信息技术的方式,来保证档案信息管理的安全可靠。在信息技术不断革新或者修复的同时,系统受网络攻击或者病毒感染的几率也会大幅度下降,这就能强化档案管理人员对档案信息平台的操作监控,以此来向公众提供安全便捷的服务。
三、结语
在我国信息技术不断发展的同时,想要进一步提升档案管理的效率以及安全性,进行信息化建设就势在必行。目前,我国在档案信息化建设中还会受到各种威胁以及风险,影响到档案管理的有序高效。因此,相关部门或机构应该改变档案管理人员的管理理念,加强对他们的专业技术培训,从而在不断学习探索过程中,为档案信息化建设添砖加瓦。
作者:吴宁宁 单位:无棣县人力资源社会保障信息中心
参考文献:
[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016,(5):58.
[2]谢建波,李建立.关于我省档案信息化建设的几点认识与实践[J].档案管理,2011,(6):38一42.
(一)提高对农信社会计工作的认识。
农村信用社会计工作岗位虽小，却事关农信社工作发展大局。首先，领导阶层要将会计工作提上重视，具有防案控案的危机意识。注重会计员工的培养，重视会计检查辅导的作用，做到物尽其才人尽其力。其次，农信社的会计人员要发扬爱岗敬业的精神，在本职岗位上追求不断进步，细化工作方式，做到账目平整，精准记录财务情况。最后，发挥会计工作的职能作用。会计基础工作是农信社展开工作的基础，应该根据会计工作的特点，摸索具有实践可操作性的工作方法。
(二)建立会计基础的培训制度。
提高农信社会计基础的重要一点是建立长期、有效的会计基础培训制度。农信社的各级管理部门，应该建立起特定的培训学习系统，结合工作岗位特点及业务要求，及时在基本理论、基本技能上进行培训；加强与其他金融银行的学习交流。对农信社内部会计人员提出不断进修的要求，抓好会计人员的职称考试，打造专业知识过硬的队伍；严格考核试用期内员工，建立农信社的人才储备工作，为农信社后续发展提供智力支持；将会计培训考核与工资收入挂钩。对培训考核实行书面考察和组织考察两种方式，并将成绩与表现变动柜员登记，与会计人员的工资相联，实现绩效工作的积极意义。另外，建立会计辅导员制度、会计主管分组学习制度，定期对会计基础工作进行跟踪与指导，明确会计基础人员的工作职责，强化会计基础工作的重要性，提高会计主管的辅导水平。
(三)建立会计风险防控指导。
会计基础风险处理是金融机构发展的重要机制，需要通过宣传、会议等形式树立风险防控意识，建立业务细则，在转账、注销用户、解冻等特殊业务需要审慎核对客户信息；建立会计业务结算疑难问题的共享平台，将农信社会计疑难问题做技术性指导，并结合现在多元化的会计辅导、培训方式整理设立会计疑难问题库，为会计基础工作提供可行性指导，最终实现防控风险的积极作用。另外，增强会计基础的服务功能，建立有序的信用社结算规则，防范与化解会计业务风险，确保客户资金安全也成为防范风险的一项长期战略。
(四)完善会计档案管理制度。
会计档案管理需要结合现代的档案管理模式，加强电子档案和传统的双向互补性作用；结合现代的网络技术与信息化，建立月档案汇报、季度乃至年度的档案，保持档案的连贯性；建立严格的会计档案流程借阅规范，实行借阅登记、批准制度。
(五)加强会计基础工作的监督与管理。
(一)提高对农信社会计工作的认识。
农村信用社会计工作岗位虽小,却事关农信社工作发展大局。首先,领导阶层要将会计工作提上重视,具有防案控案的危机意识。注重会计员工的培养,重视会计检查辅导的作用,做到物尽其才人尽其力。其次,农信社的会计人员要发扬爱岗敬业的精神,在本职岗位上追求不断进步,细化工作方式,做到账目平整,精准记录财务情况。最后,发挥会计工作的职能作用。会计基础工作是农信社展开工作的基础,应该根据会计工作的特点,摸索具有实践可操作性的工作方法。
(二)建立会计基础的培训制度。
提高农信社会计基础的重要一点是建立长期、有效的会计基础培训制度。农信社的各级管理部门,应该建立起特定的培训学习系统,结合工作岗位特点及业务要求,及时在基本理论、基本技能上进行培训;加强与其他金融银行的学习交流。对农信社内部会计人员提出不断进修的要求,抓好会计人员的职称考试,打造专业知识过硬的队伍;严格考核试用期内员工,建立农信社的人才储备工作,为农信社后续发展提供智力支持;将会计培训考核与工资收入挂钩。对培训考核实行书面考察和组织考察两种方式,并将成绩与表现变动柜员登记,与会计人员的工资相联,实现绩效工作的积极意义。另外,建立会计辅导员制度、会计主管分组学习制度,定期对会计基础工作进行跟踪与指导,明确会计基础人员的工作职责,强化会计基础工作的重要性,提高会计主管的辅导水平。
(三)建立会计风险防控指导。
会计基础风险处理是金融机构发展的重要机制,需要通过宣传、会议等形式树立风险防控意识,建立业务细则,在转账、注销用户、解冻等特殊业务需要审慎核对客户信息;建立会计业务结算疑难问题的共享平台,将农信社会计疑难问题做技术性指导,并结合现在多元化的会计辅导、培训方式整理设立会计疑难问题库,为会计基础工作提供可行性指导,最终实现防控风险的积极作用。另外,增强会计基础的服务功能,建立有序的信用社结算规则,防范与化解会计业务风险,确保客户资金安全也成为防范风险的一项长期战略。
(四)完善会计档案管理制度。
会计档案管理需要结合现代的档案管理模式,加强电子档案和传统的双向互补性作用;结合现代的网络技术与信息化,建立月档案汇报、季度乃至年度的档案,保持档案的连贯性;建立严格的会计档案流程借阅规范,实行借阅登记、批准制度。
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