时间：2023-05-26 08:53:20
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理概念，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
浙江省象山县第三人民医院 315711
[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。
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关键词 ]医院；档案管理；现代化；构建策略
一、医院档案管理的现代化概念阐释
档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。
档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。
信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。
二、医院档案管理的现代化构建策略
（一）电子策略运用
1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。
2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。
3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。
（二）管理环境构建
1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。
2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。
2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。
三、结论
目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。
参考文献
[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).
[2]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013(11).
关键词：科技档案；价值；管理
科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，它蕴藏着科研人员的劳动成果和实践经验，是人类的宝贵财富。什么是科技档案价值？如何衡量？怎样实现？以下从科技档案的价值研究、科技档案管理队伍建设两方面做一综述。
1 科技档案价值研究
1.1 科技档案价值概念和价值观
科技档案价值概念是科技档案价值理论的元概念，是构建科技档案价值理论体系的基石。对科技档案价值概念理解和认识不同，从而导致科技档案价值观的不同。
我国档案界根据研究目的和角度的不同，对档案价值概念大致有三种观点：
一是传统的档案价值观。这种观点认为，“在档案学和档案工作实践中，通常所说的档案价值，指的是档案的“利用价值”。这种档案价值观，主要是从档案的属性以及从鉴定工作的角度认识档案价值。
二是从价值哲学角度来研究档案价值。这种观点认为，档案价值是档案与主体对它的需要之间的一种特定关系。是指档案的存在、属性及其变化是否满足主体生存和发展的需要以及满足的程度。这种观点可称为主体价值观，从哲学角度使档案价值的研究更具一般性，对档案价值鉴定工作也有指导意义。
三是从经济学角度来研究档案价值。这种观点认为，档案价值就是凝结在档案中的人类劳动、是无差别的人类劳动的“结晶”，为档案价值的实体。它反映的不是档案的属性与人类利用需求的关系，而是档案价值的创造者和利用者之间的一种社会的、历史的“交互关系”。从商品价值角度研究档案价值是一种新的视角，为档案信息交流，特别是科技档案信息的交流、商品化等提供了一定的理论依据和实践依据。但是，它无法全面、本质地反映档案价值这一概念的内涵，对档案价值鉴定工作也没有直接的指导意义，因为档案价值鉴定时并不是以档案商品价值的大小为依据的。
科技档案价值概念上的不同认识，说明了科技档案价值内涵的丰富性和结构层次的多维性。孤立地将科技档案价值看作只是某一种价值形态，是不可取的。而三种不同的科技档案价值观实质上是构成了科技档案价值体系的不同层次或侧面，相互之间并非完全排斥，经过调整、补充可以组成完整、丰富的科技档案价值体系，科技档案价值研究应走向对科技档案价值体系的研究。
1.2科技档案价值因素和价值量化
科技档案的价值量与科技档案价值因素是紧密相联的。一般认为，科技档案的价值量是由几种重要的相关的价值因素规定或制约的。对科技档案价值进行量化计算，使鉴定工作实现定量化，虽然实践中还缺少普遍运用和检验，但其探索方向是可取的，其中比较突出的是模糊综合评判方法。这种方法具有以下四个特点：一是以价值因素为基础。科技档案价值的综合评判，离不开对科技档案价值因素的具体分析，价值因素是综合评判的依据和基础。鉴定工作不仅要分析和确定影响科技档案价值量大小的价值因素，而且要把它们在构成科技档案价值中的重要程度进行量化，即确定不同价值因素的权重，从而设立评判因素集。二是经验和判断仍具有重要作用。模糊综合评判法，没有也不可能完全脱离实践经验和在此基础上的分析判断，定量计算必须建立在定性研究的基础之上。三是全方位、多层次的立体考察，提高鉴定的准确性。四是可以而且必须运用现代技术手段。模糊综合评判法较复杂，单凭人力手工计算有很大局限，必须借助计算机进行工作，才能提高其适用性。
1.3 关于科技档案价值与其商品化
科技档案商品化的理论前提，就是经济学意义上的科技档案商品价值观。关于科技档案能否成为商品存在着三种认识：一是科技档案具有商品性或商品价值，可以成为商品；二是科技档案复制品可以成为商品；三是科技档案不能成为商品。
科技档案商品化问题实质上是科技档案中所记载和反映的科学技术商品化。应该承认，在科技档案商品化研讨中，一开始就走进一个误区。即“科技档案商品化”概念提法不够严密。没有准确地把握事物的本质，忽略了科技档案实体和信息的不同及其可分离性。那些认为科技档案可以成为商品的学者，在强调科技档案信息是商品的同时，忽视了科技档案实体对形成者作为历史记录物的价值，科技档案仍应由形成者保存；那些认为科技档案不能成为商品的学者，在强调科技档案是形成者应保存的历史记录物的同时，却忽视了科技档案信息的商品属性。因此，对这一概念的准确提法应为“科技档案信息商品化”，也就是说，上述第二种观点是比较恰当的。随着社会主义市场经济体制的建立，技术市场日益成熟和发展，为科技档案信息商品化发展提供了有利条件。科技档案信息商品化，是实现科技档案价值的重要途径。
2 科技档案管理队伍建设
随着科技档案信息化管理的推进，档案管理队伍由专业档案管理人员构成已无法满足时展的需求。复合型科技档案管理人才培养及队伍建设变得越来越重要。
在科技档案管理工作的信息化推进过程中，必须将各相关专业的技术进行有机结合，才能使档案管理工作做得有声有色、切合实际。计算机技术人员只有在真正明了档案管理工作的全面需求时，才能针对实际情况建造出优化的数据库结构与信息传递平台；而档案管理人员只有在逐步提高现代化管理技能的同时，才能更好地利用现代化的档案管理系统。同时，在科技档案管理过程中，更需要档案管理部门人员的知识层面向被管理的相应专业领域延伸。科技档案材料源自于科研活动，更要服务于科研活动，这就需要科技档案管理部门各个层面的人员对产生科技文件的相应领域、相应专业技术、科研工作流程等有较深入的了解和掌握，才能使科技档案管理做到及时、准确、系统、全面，否则就会出现缺损、混乱等现象。
论文关键词：档案管理,物理管理,逻辑管理
一、档案物理管理及逻辑管理的概念
物理管理，由形见意，指事物的表象。就是说按照手工管理的方式，以档案的物质介质为管理对象，制造和使用实际可触碰到的物质性工具的管理活动，比如消毒柜、计算机、档案柜等一系列的物质工具。
逻辑，体现的是人的逻辑思维能力，逻辑思维是人类思维的规律。人们在对外围的认识过程中，借助于概念化的东西，进行自己的推理判断。逻辑思维与形象思维不同的是，它是用科学的抽象化的概念，试图去揭示事物的本质，认识现实的结果，是人类抽象思维的展示。而逻辑管理，就是在物理管理的基础上，按照人类抽象的思维方式，主要以档案的内容性的东西对对象或者为着手点，来进行对档案的管理工作。
二、档案物理管理与逻辑管理特点的区别比较
（一）管理对象
在管理对象上，档案物理管理的对象是档案的物质载体本身，而逻辑管理的对象则是档案的内容即承载的信息。虽然管理的对象不一样，但是档案的物理管理与逻辑管理却也并不是毫不相干的两个部分，他们之间也存在着相互影响和制约因素。
在物理管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的，比较典型的是《档案管理学》与《档案保护技术学》等。传统《档案保护技术学》的基本内容包括：档案文件制成材料及其耐久性、档案文件损坏的理化因素及防护方法、档案文件损坏的生物因素及防护方法、档案文件的修复技术、档案文件的照相复制、档案馆的建筑和设备、技术图纸的保管等等，它们都属于档案物理管理的范畴。而《档案管理学》则以“实体管理”为主要线索展开。
电子档案产生之后，逻辑管理就占据了档案管理中的主导地位。虽然档案的物质介质还是存在且在未来相当长的一段时间里将继续存在，但地位却明显的不如物理管理时期了。逻辑档案管理时期，档案管理的主要思想和理论来源于档案的内容和它的内部信息。
（二）劳动特征
不论是档案的物理管理还是逻辑管理，作为人类的管理活动，它们都主要属于脑力劳动的范畴。但在具体表现上有所不同：
由于管理对象是实际的物质介质，所以档案的物理管理过程中，除了必要的脑力劳动外，管理人员也不得不进行一些与体力劳动有关的活动。也正是因为处于这样的时代，以及人们思维方式的固化，使这时期的人们更多的注重的是档案管理工作中的体力劳动部门，而忽略了在脑力劳动在管理活动中的支配地位，甚至想当然的把档案管理工作归结为简单的仓库管理类工作。但随着科学的发展，人类思想的进步，我们应该认识到，这样的想法是错误的，物理管理也应该是一种科学化的管理，传统档案保护技术学的发展，就是最好的佐证。
随着信息技术的发展与普及，脑力劳动在档案管理工作中突出地位越来越得到广泛认可。由于管理对象是档案的内容与信息，论文的格式在电子档案的逻辑管理时代，人们在档案管理活动中的脑力劳动，慢慢地转换成了计算机系统的劳动。计算机系统的程序劳动，是一种高级的脑力劳动，是人类脑力劳动的发展与延伸。
（三）方法特征
在电子档案产生之前，档案管理——无论是物理管理还是逻辑管理，都以手工管理为主要的方法特征。虽然我们有了一些档案管理工具，如密集架、提档机等等，但传统档案管理的手工管理特征仍十分明显，其工作的基本模式是：人→档案。在电子档案产生之后，电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式，而电子档案的逻辑管理则改变为完全自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→计算机→档案。
（四）思维特征
物理管理与逻辑管理具有不同的思维特征。物理管理具有形象思维的思维特点，逻辑管理具有抽象思维的思维特点。形象思维解决的是管理过程中的三维空间问题，抽象思维解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题。
在物理管理中，人们在管理过程当中更多的想到的是有形的东西，比如纸张、案卷等；而在逻辑管理中，人们反应的则是概念化的东西，比如文件名或者某方面的信息内容等。
在物理管理时代，人们的思维方式与管理理念在各方面都不得不受物理层次的制约，难以脱离形象思维的影响。在逻辑管理占主导地位的管理时期，人们在想到某些信息内容时，不会像在物理管理中那样第一时间联想到的是库房号或者案卷号等，而跳过了载体这一环节，脑袋中直接浮现出某某文件名或者具体的信息内容。管理人员只要使用检索工具，在虚拟化状态中查找并调阅想到的东西。
（五）哲学特征
档案物理管理针对的是一个现实的物质世界；档案的逻辑管理针对的是一个由概念组成的信息内容世界。虚拟档案管理哲学对传统实态档案管理哲学的超越，是建立在档案的虚拟逻辑管理对现实物理管理的超越的基础上的。
三、结束语
在档案管理工作中，档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面，或称为矛盾的两个方面。矛盾的这两个方面谁具有主导地位，谁就规定了档案管理工作的时代特征。档案载体在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出一逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为逻辑管理时代。
在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，从简策档案到纸张档案，乃至缩微档案，档案的物质载体和信息内容都是“二位一体”的。在这种情形下，本质性的信息被非本质的载体所束缚、所约束，目的性存在被工具性存在所决定，信息难以获得独立与自由，在物质载体与信息内容的矛盾关系统一体中，物质载体是矛盾的主要方面，并由此决定了当时物理管理占据主导地位，决定了人类社会的档案管理首先经历了一个漫长的物理管理时代。
参考文献
[1] 丁海斌. 论档案的逻辑管理[J]. 档案管理. 2013（03）
关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式
中图分类号：S611 文献标识码： A
引言
在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。
1 .数字化与电子化的区别
电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。
档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。
我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。
2 .设计企业数字化档案管理模式的研究
2.1 设计企业数字化档案管理现状
档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。
2.2数字化档案管理模式的分析
（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。
（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。
（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。
（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。
3 .设计企业数字化档案管理生产模式
3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。
从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。
由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。
3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。
3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。
3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。
4 .结束语
企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。
参考文献 ：
[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9
一、概念的界定
社会化本是社会学的专业名词，目前社会学家普遍认同的社会化概念是“指个体在与社会互动的过程中，逐渐养成独特的个性和人格，从生物人转变为社会人，并通过社会文化的内化和角色知识的学习，逐渐适应社会生活的过程”。社会学的社会化概念是指人作为个体融入社会的过程。
目前社会化一词被人们广泛提及，如生产社会化，社会化分工，社会化营销等，社会化的主体不再仅仅是个人，而是延伸到各个领域，由此可见社会化已经不再局限原有内涵，已经被人们赋予广阔的外延。现如今档案管理社会化在档案界已经形成共识：档案管理作为一个个体融入社会的过程。虽然目前众多学者对档案管理社会化都给出了定义，但是笔者认为最为详细和具体的解释应为――所谓企业档案管理社会化协作就是在企业档案管理过程中，将某一部分档案的管理职能委托给企业外部特定的组织机构（如档案事务所、档案咨询服务中心、档案寄存中心等），由这些机构利用其专业优势，对这些档案信息进行有偿地管理和开发利用。
二、档案管理社会化的必然趋势
企业人事档案管理社会化是当今档案管理的一种新型模式，就目前来看，虽然这种模式的提出时间不长，却已经逐步在各大城市开始实行，许多档案管理中介机构不断出现，并取得了较好的经济和社会效益。笔者认为档案管理社会化发展如此迅速并逐渐成为一种新的模式有着深刻的社会、市场和技术原因：
（一）社会根源
随着社会的发展和科技的创新，社会分工日益细化，社会机构的发展也日益专业化。而原先企业中相对完整的职能机构势必会造成企业的成本过高，负担过重，影响其在市场中的竞争力。在市场经济中，企业的目标是实现利润最大化，促进企业的发展，而取消企业一部分职能机构，把这部分业务投放到社会专门机构中，是档案管理社会化的社会根源之一。另外，目前国家对档案管理加大了重视力度，近期出台了许多关于档案中介机构的政策和规定，为档案中介服务市场营造出了良好的市场秩序和市场环境，也为档案中介服务市场的发展提供了法律依据。
（二）市场需求
首先，企业为了减少管理成本，提高管理效率，急需把自身内部的档案管理机构精简掉，把档案业务外包出去，由此催生了档案管理中介机构。其次，随着现代企业制度的建立和完善，企业对档案信息的重视程度也在不断加强，特别是在当今信息社会，知识产权，企业人事等信息对企业来说具有很大的价值，但是目前一些中小企业对自身档案没有能力进行专业化管理，因此需要专业的档案服务机构能够代替其进行管理。最后，目前经济快速发展，企业的重组、兼并和破产已经屡见不鲜。但这个过程中，会产生大量的无人管理的档案文件，这些档案的保管不利会给企业和社会造成极大的损失。正是这些迫切的需求的驱动下，使得企业档案管理社会化的实现有了实践动力，成为了可能。
（三）技术支持
当今社会是是信息化社会，信息技术被应用到各个行业领域中，自然也为档案管理社会化提供了技术保证和支持。当企业内部档案管理机构无法满足档案管理需求的情况下，依靠外界专业的管理团队和服务机构提供服务。这些社会机构通过先进的科学技术，先进的信息管理手段一方面能够保证高效的管理水平，形成企业内外在社会范围内的有效协作，降低企业档案管理的成本，提高企业的经营管理效益；另一方面还可以通过先进的科学技术随时与企业进行交流，保证了企业能够及时的掌握其档案信息及最新动态，提高工作效率。
三、措施及建议
通过上文可知，档案管理社会化能够有效地实现企业档案管理的各项职能，创造出良好的社会、经济效益，从而能够有力的促进企业的发展，同时越来越多的企业开始重视而且已经投入档案的社会化管理中去，档案管理的社会机构也开始遍地开花的运行起来。因此如何更好地实现企业档案管理的社会化就成为目前档案部门急需解决的问题。笔者认为应该从以下两个方面入手：
（一）健全中介机构，加强管理规范
首先加强对档案中介机构的行政管理。目前我国的档案中介结构包括档案事务所、咨询服务中心、事务服务中心等。虽然目前我国对于这些机构有一些法律法规进行约束，但是档案中介服务市场比较庞大，秩序还是比较混乱，不排除一些机构为了个人私利，损害客户权益的行为。因此，要加强对中介服务机构的管理和规范，不仅需要政府的法律法规的约束，还需要档案行政管理部门对其的监督指导。其次要加强中介机构自身建设。档案中介机构作为一个服务机构，提高服务质量是机构的战略核心，只有提高了服务质量，健全了机构业务，才能使企业放心的把档案管理的职能委托给机构。提高服务质量除了加强管理，积极拓展业务外，还需要有先进的技术设备和高素质的从业人员。
（二）加强市场的引导作用，转变传统观念
关键词：信息化建设；学校档案；模式
一、学校进行档案管理信息化建设的必要性
1.档案管理的信息化是时展的必然趋势。随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时展的必须趋势。随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时展的需求。
2.能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。
3.使档案管理的工作效率大幅度提高。学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。
二、学校档案管理信息化的途径
档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工作，本文从以下几方面对如何实施这一工作进行简要的阐述。
1.档案标准化、规范化水平的提高。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首先要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2.档案原件的准备工作。从现有的技术条件和需求出发，信息化管理在学校档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：
1）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。2）通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。
3.有重点地抓好数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案管理信息化的核心和基础，是这项工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立 “活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。
4. 加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。其优点是：1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。3）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其它无关的文件，从而达到了文档保密的要求。
三、小结
知识经济时代的今天，对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的档案管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的效益。
参考文献：
[1]赵培.论加强档案管理与信息化建设[J].供电企业管理，2010，（06）.
【关键词】信息；档案管理；中小企业
我国近年市场化经济发展过程中，大批的中小型企业如雨后春笋不断涌现，这些企业规模不大，人数不多，三四百人或者还少。一部分是从早期的小手工作坊的基础上演变和发展起来的企业，另一部分是从新兴产业发展起来的具有现代化和国际化特征的企业，如高新技术产业领域的企业。对于从手工作坊演变过来的企业，一般最初的组织领导者文化水平较低，没有明确的管理存档意识，更没有常设的档案管理机构。对于新兴的中小企业，虽然在全球信息化大潮的不断冲击下，开始注重档案管理建设，但由于档案管理人员、技术和制度的严重缺乏，许多中小企业面临档案管理明显落后。总体来看，中小企业普遍存在档案管理不善的问题，有些虽然意识到了档案管理的不足，但不知如何更新档案管理，大大地制约了企业的现代化发展，甚至成为企业发展的瓶颈。本研究系统分析了中小企业档案管理的特性和存在的明显问题，提出了如何在信息时代进行现代化档案管理的思路，为促进企业的现代化、国际化和长远发展具有非常重要的意义。
一、中小型企业档案管理的特点
我国虽然很早就有档案管理的概念和实践活动，但由于管理总体落后的基本国情，档案管理很难在中小企业中得到重视。一般中小型企业的发展早期很少注重档案管理的基础建设，也舍不得投入大量资金进行现代化的档案管理，造成了其在发展过程中的一定阶段具有的如下明显特性：
1．档案管理概念不清。由于对档案管理的作用不明确，导致对档案管理不重视和概念不清。许多中小企业的负责人对档案的了解还只限于原始的人事档案的范围。实际上，现代企业的档案发展历程包含了更广泛的概念范畴，例如客户档案，文化建设档案、财务档案和业务档案等。实际情况是大多数中小企业的档案内容中，距今越远、案卷越薄、内容越少，有些内容甚至消逝了，档案管理的概念总体上是模糊的。
2．不重视文秘人员的重要性和规范档案管理的作用。中小企业发展初期通常存在人员流动性大，管理干部不稳定，文秘档案管理人员变化也快，使档案管理没有延续性；同时文秘人员的水平不一有的甚至没有专业的文秘训练，对文件价值的认识不同，鉴定方法和处理手段不尽一致，所以能保留下来的材料就更少了。同时导致仅存的文件中不规范。如会议记录的格式不一致，内容不全，日期不明等，有些文件编号也不系统，甚至无编号、批示及处理结果。企业没有档案管理，如同没有企业历史，更无从谈起企业文化和企业长远发展。企业发展的历史记录不全，如厂区旧址无照片；老产品无照片等等。这些均需档案人员多方寻觅并采取补救措施，尽可能地查寻到保存下早期的这些珍贵档案。
3．没有独立的文秘档案办公机构。中小企业的厂长办公室是厂长管理的龙头，通常以厂长办公室为核心附设档案管理办公室。厂长办公室也是在与横向科室的日常交流中最为广泛，相关文件内容具有权威性和最终决定性。厂长办公室所管理的工作面广，可能保存的真实记录最多，厂领导一般都将重要文件交文书保存，所以厂办往往存有当年各类现行文书，如各类上级文件、批复，行政会议记录；制定的各项规章制度的原稿、打印稿；外事活动记录；民事纠纷调解记录；各种许可证、合格证、代码证、营业执照副本、各类获奖证书奖杯奖牌等等。但是，由于缺乏系统的档案管理概念，其他许多档案信息，如商业往来，客户资料、市场信息等重要的关系企业发展的档案没有统一和有效的管理。
二、中小企业档案管理现状及存在的问题
1．档案管理滞后。企业发展的早期，中小企业的档案管理工作多局限于记录日常的一些企业文件。当企业发展到一定的阶段，这种原始的记录行为不能适应现代企业的高节奏、快速和高效的信息化处理方式，档案管理已经大大落后于企业的发展，并制约了企业的进一步发展。企业的高层管理人员应该意识到档案管理不仅要为企业保存有价值的各种的原始记录以供查考利用，同时应重视档案管理工作，并积极提供档案利用，优化企业发展决策。例如通过档案管理，找出工作中的不足，加强信息利用，以避免企业不必要的经济损失。对过去的工作进行分析总结，努力降低成本和提高产品质量，维护企业品牌和知名度，为企业规模化发展和市场产品占领率的提高做出贡献。
2．档案管理人员的素质及业务水平低下。中小企业档案管理虽然逐步得到了重视，但由于缺乏高水平的管理人员，作为一个独立的管理部门，档案人员不应满足于上岗培训的最低标准，应全面掌握档案管理的理论知识和实际操作能力，热爱档案管理工作，能够适应时代的发展和利用现代科学技术的软件和硬件，努力提高档案管理人员素质和实际管理水平。
3．档案管理服务功能缺失。档案是一个庞大的信息库，如果能够将相关有用信息服务于企业的发展，将能够发挥极大的作用。然而目前的普遍情况是各种信息是或者还是记录在册的文件和卷宗，没有进行技术机数据库信息化管理，或者比较零散地储存在众多的单体档案中的，查阅很不方便。未来的发展要求档案管理人员把相关信息系统地、规范地整理出来，能够提供充分的已有的信息为企业相关人员提供参考，发挥档案的信息作用和价值，为企业发展提供便利条件。另一方面，通过档案管理发现问题，变被动为主动服务。例如，通过综合国内外新技术资料和发展状况，了解本行业最新市场动态等。
4．档案管理缺乏安全措施。档案管理的安全危及企业的安全，如新的设计技术，企业的合同，规划等资料是企业发展的命脉，必须有安全的管理措施保证档案管理。档案安全涉及档案工作的各个方面、各个环节。确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。要从人员、制度、设施、和信息保护技术等各个方面最大限度地延长档案寿命，保证档案实体和档案信息的安全。
三、企业档案信息化档案管理的发展过程及途径
企业档案信息化已成为企业信息化的重要部分，网络信息化技术也为档案信息开发提供了技术支持。随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇，根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理需求。从中小企业档案管理的发展来看，必须遵循如下发展途径。
（一）不断创新档案管理，提高信息服务质量
档案资源的管理正朝着信息化管理方向发展，也为档案信息资源的开发利用提出了挑战。如何有效利用档案资源是一项长期的、紧迫的、艰巨的档案管理任务。必须不断挖掘和加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为企业服务，充分体现其作用和价值。企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新愈识，运用先进的信息技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。此外，在服务方法上要逐步实现与计算机联网，采用以数据库为核心的现代信息处理技术和网络信息利用技术形成高效的网络查询和信息更新模式。
（二）规范企业信息的数据库管理，实现信息共享
数据库是档案信息资源共享体系建设的核心，用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式，这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。通过完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息化。同时企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现企业信息高度集成与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。现代企业可通过建立档案网页，开展电子文件的自动上传收集和在线服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。同时建立电子文件数据管理中心，使档案部门与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
（三）健全档案管理制度，加强信息安全
信息化环境下，企业必须通过技术创新、制度创新和管理创新等方式，改变传统落后的企业管理模式，建立科学的现代企业管理体制和档案管理制度。通过建立和健全适应企业信息化环境下的档案管理例度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序地发展。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程。因此，企业档案部门应积极参与国际质量认证体系的达标活动，实现对文件、档案的制度化、规范化管理。同时加强对电子文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。加强机关内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。
（四）强化档案人员的素质和管理水平
随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。从事档案管理的工作人员，需要不断提高自身素质，掌握熟练计算机和应用软件的专业技术，不断提高现代化管理的技能，提高档案资源的使用效率与效益。同时，重视档案人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，让档案工作者具有现代化的发展眼光，以满足档案管理的高永平持续发展的需要。
综上所述，中小企业档案部门应树立全新的档案管理工作理念，加强企业档案信息的管理开发和利用，不断加强提高企业档案管理人员的素质，才能应对信息化给企业档案管理带来的巨大变革。
参 考 文 献
[1]王儒琳．浅谈信息化环境下的档案管理[J]．管理科学．2011：82
[2]张慧玉，尹珏林．企业社会责任前移：小企业和新创企业的社会角色[J]．科学学与科学技术管理．2011，32（7）：130～135
[3]江微．浅谈电子档案的保管与利用[J]．办公自动化杂志．2010：19～20
1 办公自动化的基本概念及其特点
1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。
1.2 办公自动化的特点
1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。
1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。
1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。
2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略
2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。
2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。
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