时间：2023-05-26 08:53:15
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案智慧管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
关键词：智慧城市 数字化档案管理
实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
二是数字化档案成为延伸智慧城市公共服务平台整体框架建设的神经末梢。我们看到智慧城市公共服务平台实现平台与教育、医疗、社保、养老、交通、旅游、食品追溯等信息化系统的互联互通和数据共享，构建整个城市在线公共服务体系，让公众切实感受到智慧城市建设带来的便利和实惠。比如推广健康档案、电子病历、远程医疗等智慧医疗应用，全面深化医疗卫生服务信息化。还有深化社会保险、社会救助、优抚安置等领域的信息资源共享和网上服务整合，建立健全覆盖城乡的社保信息服务体系，拓展社会保障卡发行和应用范围，提升社会保障智慧化水平。这些都需要精准地落实落细在数字化档案上。同时，结合无线城市网、城市物联网建设，优化智能交通系统在交通监测、拥堵疏导、预测预警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行体系。
关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。
一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出
（一）国内外相关研究
社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。
与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。
（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合
政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。
综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。
二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析
（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体
如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。
1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。
2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。
3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。
（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程
政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。
1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。
3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。
（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略
1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]
2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。
3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。
*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.
[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.
[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.
[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.
[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.
[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.
[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.
[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.
[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.
[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.
[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].
http：//nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.
（平泉县人力资源和社会保障局，承德067500）
摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。
关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02
作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。
0 引言
社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。
1 社会保障建立法治档案管理的基础探析
对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。
1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。
1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。
2 社会保障在立法管理建设方面现状分析
在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。
对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。
社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。
3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析
社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。
3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。
3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。
3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。
4 结语
基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。
参考文献：
[1]刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障，2013（05）.
1.地质资料档案是地质工作者工作成果的重要体现。地质工作优先于其他行业，是一项最基础的工作，是社会经济发展的保障和先行者。伴随可持续发展概念的提出，没有任何一个国家的经济发展不依靠矿物原料。在社会工业化发展进程中，人们常常通过地质找矿。而地质工作者工作的最终成果便是地质资料。因此，对地质资料的收集和管理显得尤为重要。经济社会的发展对地质工作的依赖说到底就是对其成果的依赖，地质资料具有重大的使用价值。
2.地质资料档案的使用价值。首先，地质资料具有三个鲜明特点：其一，地质资料是上游产品。地质资料是上游产品主要体现在其价值伴随经济增长而增长。若社会发展进步快，则对矿产资源的需求量大，从而使得对地质资料信息的需求量就越大；反正，则其使用价值变小。其次，地质资料是多环节产品。地质资料档案是多环节产品的原因有几点：（1）形成周期长；（2）投入成本高；（3）专业技术强。无论哪一个矿床的地质资料形成都需要一个漫长的过程，每一个技术环节都是极其复杂的，其都具有不同的使用价值。三是潜在价值大。通过在原有的地质资料档案上的探究，进一步加强工作力度便能得到地质成果。综上所述，地质工作越来越受到人们的重视，地质资料的需求决定了其社会地位和价值。
二、地质资料档案社会化服务的现状
伴随信息技术的飞速发展和在全国各行业中的应用，“数字国土”正被逐渐推广。《图文地质资料数据库》项目改变了地质资料的存储方式，人们可以更为方便的对相关资料进行查阅。国务院《关于加强地质工作的决定》颁布后，国土部门首先对涉密资料进行逐步清理。建立、建全地质资料网络服务体系；成果地质资料电子文件汇交格式等一系列的配套文件，为开展地质资料的社会化服务提供了充分的政策依据、技术标准和规范。
三、地质资料档案社会化服务存在问题及解决对策
1.地质资料档案社会化服务存在问题。（1）资料管理与服务跟不上时代步伐。我国现今的地质资料管理分为国家和省级管理。即国土资源部对全国的地质资料进行统一的管理，各省国土资源厅对基层的地质资料进行统一管理。由于管理重点及职责分工上的差别，使得资料管理的责任不明确，交叉管理的现象存在。（2）资料汇交不及时。资料汇交不及时主要体现在地质成果资料汇交一次验收合格率过低；管理体制不顺，地质资料管理部门长期以来隶属政、企不分的地矿部门管理，从而使部分汇交人担心自身利益受损而拒交资料；法制观念不强，对汇交的地质资料的有关规定不了解法律制度不完善，汇交人担心资料汇交后权益得不到法律保护；汇交管理手段不硬，缺乏有效制约拒交、欠交的办法。（3）落后的社会化服务方式。
（一）文书档案
⒈指挥部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、会议纪要、报表、计划、总结等），具有保存价值的，均属文书档案。
⒉各部门应指定专人负责收集本部门归档材料，并与次年2月底前交至指挥部办公室整理归档。不可分散保管在各部门或个人处。
⒊各部门要积极配合档案工作，主动提供资料，收集材料要齐全、完整，注重文件材料平时整理与年终统一归档相结合，便于保管和利用。
（二）工程建设档案
⒈工程建设过程中形成的有关材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察设计、施工、监理技术文件材料以及竣工图等竣工验收文件材料等），具有保存价值的，均属工程建设档案。
⒉工程部要协调、督促好工程建设单位严格执行《市城市建设档案管理办法》等相关法律、法规。
⒊凡城北城市建设开发投资有限公司实施的工程建设项目中形成的建设档案，由工程部负责收集、整理、归档。待工程竣工验收合格后移交市城建档案馆。
⒊其他纳入管理的各建设单位，由工程部定期派人或配合城建档案馆对其进行协调、指导、督促，以保证工程建设过程中资料的收集齐全。待工程竣工验收合格，工程部应及时督促其将档案移交市城建档案。
（三）拆迁档案
⒈在拆迁工作中形成的有关材料（如申办房屋拆迁许可证的有关材料、被拆迁房屋评估报告、拆迁情况总结、拆迁结案表、决、强制拆迁的有关文件等），具有保存价值的，均属拆迁档案。
⒉由城北房屋拆迁有限公司实施的拆迁项目中形成的企业、居民等拆迁档案，应由各拆迁小组收集、整理齐全后交本部门办公室统一保管，待工程全部结束后委托市城建档案馆整理归档并移交。
⒊纳入管理拆迁范围的拆迁项目，由拆迁部指定专人定期指导、协调、督促，以保证拆迁过程中资料的收集齐全。待拆迁项目完成并验收合格后，拆迁部应及时督促其将档案移交市城建档案。
（四）声像档案
⒈指挥部在各种会议及大型活动中形成的声像资料（如照片、录音、录像等），具有保存价值的，均属声像档案。
⒉各部门要积极提供线索并与办公室协调，委托市城建档案馆拍摄、制作。
⒊各部门自行形成的声像资料，参照文书档案年终一并交由办公室整理归档。
（五）财务档案
⒈财务部在日常工作中形成的财务资料（如凭证、帐簿、报表、合同协议等），具有保存价值的，均属财务档案。
⒉财务部按会计档案归档要求收集、整理、立卷，按时报送档案室归档。
二、档案的利用
⒈为防止档案的失泄密现象发生，凡查档案者，必须严格履行借阅手续，档案不得拿出单位，因工作需要必须借出时，应办理手续，并限期归还。
⒉借阅有密级的档案，须经领导批准，并登记备案。
⒊借阅档案须严守机密，爱护档案。不能私自拆卷、抽页、涂改，应按查阅内容利用档案，不得转借他人。凡抄录、复印、拍照档案材料，须经领导同意。
⒋归档以外的文件材料，不得自行处理，应统一交至文印室销毁。
三、档案的保管
⒈加强对永久、长期档案的科学管理，严防潮湿、污染、霉烂、虫蛀，最大限度地延长档案寿命。
⒉库房内箱柜排列要科学有序，避免阳光直射。
（一）造假
一段时期的政治形势，重要领导的某些思想常能影响整个社会的风气，甚至能掀起很大的社会浪潮。而档案管理就深受上个世纪以及时期的影响，出现许多造假、虚报、编造等许多不规范的社会管理现象。管理不规范现象形式变化多端，但这些管理造假者大都有着相似或者相同的目的，即表现自己的工作绩效或者突出领导的“政绩”以及获取利益。
（二）形式主义
在我国经济政治以及综合国力的高速发展的同时，社会管理的形式主义就是一个比较突出的的现象，这种现象已经引起人们的高度注意，大众也已经意识到这种现象所能带来的社会危害。文字性文件和领导会议讲话是管理的根本。但现实的管理过程中，常常被形式主义的管理方式所掌控：不少文件和领导讲话缺乏创新性与现实性，大假空是其基本特点。
（三）记录失误
对于使命和责任的把握程度上的不足与失误常常出现在现代管理工作当中，管理人员不负责任管理态度是造成这一现象重要原因之一。目前社会存在的管理不足、记录失误以及模糊概括等情况，这与现在有些人私利心态严重，被金钱和权力蒙蔽了正义的双眼现象有关。
二、社会管理不规范对管理档案价值的影响
（一）造假对管理档案价值的影响
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。档案的属性决定了档案的真实性，一份档案如果失去了真实性，则该档案也就失去了它所具有的价值。管理档案价值中，档案的真实记录性质被造假管理严重削弱，对于需要通过档案来评估的人和事造假档案也就失去了其本身的意义所在
（二）形式主义对管理档案价值的影响
形式主义是现代社会的档案管理过程中普遍存在的一种现象，档案管理者往往以一种不负责任的态度进行档案记录，使得档案与真实情况有着较大的差距，在实际管理中的指导思想、战略以及统筹规划等不能通过档案管理真实有效的体现出来。档案的形式主义管理不但使档案丧失真实性还会导致管理的抽象化。档案的形式主义管理造成许多管理者对档案管理利用失去动力，管理者往往抛弃现有档案，以一种主观的态度思想去指导工作，造成有档不用，档案摆设现象的出现。然而，管理档案的目的就是使后来者能够很好的依据利用它，被充分利用就是它的价值所在。
（三）记录失误对管理档案价值的影响
现在社会管理存在管理要求低、规范力弱的普遍现象，相关管理领导任由隐瞒真实情况或避重就轻记录的现象出现在管理档案过程中，这样的行为会严重导致档案社会记录不足，档案工作在实际社会中的作用也得不到体现。
三、针对社会管理不规范现象的对策
（一）管理规范化
对档案的社会管理进行规范化，从源头上杜绝档案造假现象的发生。相关管理部门要制定详细的档案管理制度并严格实施，成立档案管理监督部门，对档案的社会管理进行严格的监督。另外，各地的档案管理部门还应根据当地档案管理出现的问题针对性的进行分析讨论，听取专家意见，同时还可以通过向有关部门提出创新性意见或者建议，引起领导以及政府的重视。
（二）立卷归档审查
建立完善的立卷归档审查系统，及时补充管理档案的不足，以免因档案的缺漏造成重大失误。严格的立卷归档审查工作能够及时有效的帮助管理档案发现问题，从而针对性的提出科学有效的解决方案。对查出的档案造假、真空记录等问题，要求相关部门及时修改补救。
（三）开展档案质量评估工作
首先，继续强化社保档案管理的理解与认识
一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。
档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。
其次，理性审视社保档案管理的现状
一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。
二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。
三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。
此外，努力创新社保档案管理工作
一、建立健全相关制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。
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