时间：2023-05-25 10:48:53
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【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
一、水利工程档案资料管理的基本要求
水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。
1、档案管理的依据和竣工验收
水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》(水办〔2008〕336号)；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223—2008 ）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》(水监[2002]370号)；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。
竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类(照片或录像)的声像或电子材料分别立卷。
2、水利工程档案的归档范围与要求
水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15-50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
3、档案资料验收与移交
水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。
移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。
二、水利工程档案管理的核心内容和管理措施
建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。
1、水利工程档案的核心内容
1）工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。
2）施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。
3）监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。
4）竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。
2、工程资料的管理职责
1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。
2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。
3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。
4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。
5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
3、水保档案管理的必要性和对策
1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系, 档案资料调阅、调集或查询困难, 档案信息利用率低, 或大部分既有资料未归档、建档。
2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在, 档案资料分布散乱, 。
3）档案管理人员匮乏 。
4）未实行专业化管理, 档案资料保管或存储的软、硬件条件差, 档案资料破损现象严重。
5）法制意识不强, 档案管理工作未引起各地的重视, 也无专项经费投入, 制约了档案管理的规范化建设。
规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准, 建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识, 建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力, 为水土保持及社会公众提供服务。
三、总结
水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。
【参考文献】：
[1]梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电,2008,(4):78-79.
高职院校学生档案是反应学生在校期间学习情况、个人经历、思想表现等信息的重要载体，是用人单位了解高职毕业生、录用高职毕业生的重要凭证和依据。做好学生档案管理工作，对于帮助高职学生尽快走上理想的工作岗位有着重要的意义，因此，高职学生档案管理工作应以就业服务为核心。基于以上观点，本文将就如何实现以就业为核心的高职学生档案管理提出一些思路与实践对策，期望为高职院校学生档案管理工作的创新与改革提供可行的参考。
【关键词】
高职；学生档案；就业服务
管理好、利用好高职学生档案，对于促进高职毕业生更快、更好地就业有着积极的作用。但在实践中，我国高职学生档案管理工作普遍效率不高，在高职毕业生就业活动中的作用也并不明显，且学生档案的利用率相对较低。究其原因，主要与高职学生档案收集不全、形式化严重、内容单一、利用价值偏低等因素有关。这直接制约了学生档案价值的发挥，乃至影响着高职毕业生的就业。
1.树立以就业服务为核心，以人为本的管理原则
学生档案管理的最终目的在于帮助学生成才，帮助学生就业，因此，要提升学生档案管理成效就要首先树立以就业服务为核心的工作理念。通过与用人单位进行充分沟通来了解他们需要知道学生的何种表现、何种信息，并以此为依据不断改善和调整学生档案管理工作的手段与内容；其次，学生档案最终要为学生所用，因此高职学生档案管理工作要树立以人为本的意识，结合学校教育活动的开展节奏和学生的实际情况开展学生档案的收集、管理、开发与利用工作。
2.丰富学生档案内容，提升档案参考价值
目前，高职院校学生档案的内容主要有：招生录取材料、大学生入学登记表、成绩表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表等，总的来说档案内容较为单一，参考价值偏低，不能全面地反映学生能力、素质、道德品质、专业技能，用人单位很难通过学生档案发现学生的闪光点。为了解决这一问题，高职院校学生档案管理工作中应丰富档案内容，扩大档案信息的收集范围。对此，首先要强化对学生参与各种社会活动、公益活动的记录，以及学生贷款信用信息的收集，以更好的反应学生的道德素质与个人修养；其次，除记录学习成绩外，职业院校学生档案应更重视专业证书的取得情况的录入，以体现应用型人才的实践技能和动手能力，对此，学生档案管理过程中应将学生获得的各种技能证书、上岗证书、技术等级证书等信息收入档案中；最后，应将学生在校期间所受的处分及处分的撤销情况进行详细记录，这样一方面能使档案更真实地反映学生的在校经历，另一方面也对高职院校学生的危机行为起到显著的遏制作用。
3.强化学生档案挖掘，提高档案利用率
高职院校学生入校后,其档案经学生档案部门的整理后就被归档入柜。从入学到毕业,档案材料虽会不断补充,但在选拔干部、用人单位招聘时,往往很难真正派上用场，这使得学生档案资源长期闲置浪费，老师与用人单位均不能通过学生档案更全面、更详细地了解学生的素质与特点。且高职毕业生面试和就业时，学校的档案通常很难真正发挥作用，而学生自己携带的简历，用人单位又不能完全信服，可见学生档案的有效利用率是较低的。为了解决这一问题，在学生档案管理中，应强化对教师评价、同学评价、心理状况评估的信息的挖掘和收集，并将其及时纳入学生档案范畴，在学校教师、用人单位需要了解学生时及时向其提供相应的信息和材料，以提升学生档案的有效利用率，在强化学生档案资源开发的同时减少其闲置浪费。
4.强化人员教育培训，提升档案管理成效
目前，我国职业教育事业快速发展，高职院校招生规模不断扩大，高职毕业生数量不断增加，而社会对应用型人才的需求有限，这就使得高职毕业生面临着严峻的就业形势，在此背景下，要实现科学有效的学生档案管理工作，需要依托于一支高素质的学生档案管理队伍。因此，高职院校档案部门必须在牢固树立以就业服务为核心的工作理念的基础上，不断强化档案管理队伍建设。对此应注意以下几点：首先，要对“以就业服务为核心”、“以人为本”的学生档案管理理念进行积极宣传，使学生档案管理工作人员真正意识到学生档案的利用价值及其对学生就业的深远影响，自觉地将自身工作与学生未来的就业联系在一起；其次，要积极利用各种培训教育途径（如专题讲座、专业知识竞赛、专业素质考核、继续深造、外出学习等）不断提升学生档案管理人员的专业素质、信息化管理技能，为学生档案资源的开发与利用奠定良好的基础；最后改制院校档案部门应积极引进高素质档案人才，不断为高职教学档案管理队伍注入新鲜血液，为高职院校学生档案管理工作带来新思路、新方法，为更好的服务高职毕业生的就业创造更多可能。
5总结
综上所述，在就业形势日趋严峻的今天，树立以就业服务为核心的高职学生档案管理理念，是帮助高职毕业生缓解就业压力，尽快走上理想工作岗位的重要途径，也是维持职业教育事业稳定、健康发展的必然选择。
作者：于金霞 单位：宝鸡职业技术学院。
参考文献：
[1]胡忠英.高职院校就业与创业档案的建立与管理研究[J].兰台世界,2015(1):84-85.
[2]秦捷英.高职院校学生档案管理中的问题与对策[J].档案与建设,2011(5):17.
[3]刘国华.高职教学档案管理研究[J].职业教育研究,2012(7):47-48.
关键词：就业 服务 高校 学生档案管理
中图分类号：G647 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.179
1 高校学生档案管理工作对学生就业所起作用
1.1 搭建学生与用人单位信息交流平台
学生毕业后，必然会面临工作应聘，学生档案这时候就起着无可替代的作用。它是对学生整个大学期间生活、学习各个方面的一种比较完整明了的记录，这些记录是通过比较集中的收集、整理而成，可以综合反映学生的素质，且比较准确靠谱，具有权威性。用人单位在挑选人才的时候，要想对应聘大学生有一个比较多维的了解，可以借助高校的档案管理工作，轻松调出资料，如此便搭建了学生与用人单位信息交流平台，为学生就业提供了便利。
1.2 有利于大学生档案的妥善管理
“档随人走”是人事档案工作的一个重要原则，大学生毕业后，档案必定要随着其离开而转移到另一个部门，强化高校学生档案管理，有利于妥善保存学生档案，同时保证学生档案成功转递。学生在毕业之际，不管工作是否落实，高校都必须完成档案转递工作，这样才能确保“人档合一”。
2 高校学生档案管理存在问题
2.1 管理方式落后
一般而言，高校为毕业生提供就业岗位信息有两大方法：一种是用人单位与高校见面互相协商，另一种是举办校园“招聘会”。相比而言，第二种方式针对学生范围要更广，第一种方法是在高校介绍毕业生之后，用人单位看过档案资料，才决定面试人选；第二种方法是毕业生直接投入个人简历之后，经面试洽谈后，用人单位再行调出档案。这可以看出档案管理工作对于学生就业的意义所在，好的档案管理工作，能够最大程度地为学生就业提供服务。目前，我国高校普遍存在一个问题就是管理方式跟不上时展，比较落后，包括体制不规范、收集、整理工作不到位等等，伴随着大学的扩招，这种现象越来越明显，有的学校整个的档案管理过程给人的感觉就是不认真、不严肃，有的学校把学生档案统一归入综合室管理，有的归入人事部，有的则直接实行院系分散管理，档案管理体制的不统一，使得毕业生在毕业之际档案滞留而无法快速转递。日常档案管理的不规范带来的后果是，高校必须为转档工作的顺利实现突击整理归档，这样整个档案管理工作就是混乱的，用人单位查阅学生档案会很困难，如此，就影响到了毕业生顺利就业。
2.2 档案内容不全面
高校学生档案的内容很多都只是简单涉及到了学生高中毕业时的学籍情况、入团情况、成绩、体检、奖惩等等，在现在庞大的激烈的就业市场面前，用人单位对于毕业生的考察早已不只是停留在这一阶段，对此有的学校作了相应改革，设置了一些新的档案资料，比如大学生心理测试、各种证书、参与实践活动等，对以往片面的档案资料做了一个补充，但实际而言还是远远不够，这种有限的材料，并不能使用人单位获得对毕业生能力、素质的一个全面了解，且高校档案内容普遍流于形式，并无实质内容，对学生评价公式化、口号化，因而失去了应用的权威性，价值不大，很多毕业生本人或者用人单位对这些档案材料兴趣不大。
2.3 高校毕业生档案利用滞后
前面说到“档随人走”是人事档案管理的一个重要原则。在以往的计划经济体制下，毕业生工作是包分配的，用人单位与高校档案的转递工作很容易进行，但是市场经济体制下，毕业生与用人单位之间是一个双相选择的关系，一方面学生不能带着档案，另一方面用人企业只有在校进行招聘，才能看到学生档案，而在程序上，只有毕业生确定了就业单位，学校才会把档案寄出，如果这样，根本就不能在学生应聘之时给予用人单位参考，这就是利用的滞后。所以，现在很多毕业生应聘只是靠着一纸简历和若干证书，为了找到一份更好的工作，很多毕业生想方设法在简历中吹嘘所具备的技能，甚至弄虚作假，这样就造成了毕业生与用人单位的一种不信任关系，干扰了就业市场的公平。
2.4 高校档案管理人员素质不足
近几年来，我国高校一直处于扩招的状态，大学生数量在不断增加，增加了档案管理难度，与此相对应的是，管理人员素质的不足，很多高校对于档案管理工作重视度不够，投入也有限，档案管理人员并不具备专业的素质，档案意识淡薄，管理观念不科学不系统，档案存放杂乱，且时有学生档案漏填、缺页、遗失现象发生，这就使毕业生档案得不到质量上的保证。
3 强化高校学校档案管理，为学生就业服务
3.1 重视学生档案管理，实现管理手段多样化
强化高校档案管理工作首先要转变观念，学校要重视档案管理工作的建设，与时俱进，抛弃旧有的只是把档案管理单纯当作学生学籍资料的简单积累，而要转变为以学生就业为核心的系统全面的档案管理。在谈到高校档案管理存在的问题时，我们发现，大学生档案内容过于流于形式，且考察内容单一，所以高校应该自觉增设一些内容，比如学生参加的实践活动、参加的培训、实习情况，多种联系方式：QQ号、邮箱等等，这样就使得档案更具个人特色，更加真实明确。档案管理工作是一项繁复而细致的工作，它记录展现的不只是学生的成绩，还应该包括有思维道德方面、身体心理健康方面、职业规划方面等的内容，大学生在填写相关档案的时候，必须伴有细致的说明。档案的收集与整理始终是档案管理的一个重点难点。
3.2 充分利用计算机技术，规范管理工作科学化
信息化时代，计算机技术可谓无处不在，它能够给高校档案管理带来极大便利，所以高校必须充分利用这一技术，这就给档案管理提供了另一种保留方式――电子式，这是除纸质保存外的一种方式，可以通过备份有效防止档案遗失状况，同时扩充档案信息量，不仅可以实现档案信息的规范化，而且可以在一定程度上增加高校学生档案的时效性，提高档案的利用程度。此外，现代信息技术还能完善高校的档案管理模式和制度，并通过信息技术的落实来提高学生档案信息的安全性，维护学生的隐私权。管理员依照工作规范，凭借专业素质和安全管理意识，努力完善学生档案的存储、利用环境，能够最大程度地减少因粗心等因素而造成的信息错漏现象，提高档案的管理效率。
3.3 确保学生档案的完整性，管理人员素质专业化
高校学生档案管理必须从基础工作做起，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，在基础工作使用到的如计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施，必须确保正常的使用及换代更新，遵循“日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证”的准则。同时，建立一支思想过硬且专业素质高的管理队伍是必不可少的。学校应聘请具有专业素质的档案管理人员，他们在具备科学系统的管理方式的同时，对于档案管理工作还要有极强的责任心。只有管理人员素质专业化，才能使高校档案管理工作合理高效地运转。
4 总结
面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员除了有很好的政治素质之外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活使用各种电子设备。因此，高校要把那些政治觉悟、工作作风、业务能力比较突出的同志选调到档案管理岗位上，才能确保高校学生档案管理的有效性。
参考文献：
[1]练红珍.高校学生档案管理工作的问题与对策研究[J].黑龙江档案，2011，（4）.
[2]曲德强.高校学生人事档案与大学生就业研究[J].中国电力教育，2008，（24）.
档案是全部活动的真实记录，它体现一个单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是事业单位管理工作的重要环节，对事业单位效益产生重要影响，是事业单位提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。 下面根据工作的实践，就如何做好事业单位档案管理工作的信息化，谈谈个人的看法。
一、目前所面临的形势
实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。它可使事业单位的档案管理环节更透明，为档案管理打造一个全新的管理体制，重建档案管理系统和结构。
提到档案管理，不少单位认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了。甚至出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。
二、阻碍档案信息化管理的瓶颈
1.档案软件缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2.档案信息缺乏共享。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3.档案管理缺乏规范。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案室业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4.档案管理技术缺乏创新。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、如何做好档案管理工作信息化
在事业单位档案管理的信息化建设中，要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案室建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
（1）政府集中优势资源，统一开发档案管理通用的软件系统 。在软件系统的开发上，可以考虑借鉴垂直管理部门如国税系统的经验，由政府集中优势资源开发部分行业通用的业务软件，统一下发给各地档案机构免费使用，这样做一方面可以极大地减少各地在软件开发上的重复投入，另一方面也可以确保业务软件系统的开发水平，同时也为以后各单位分布式档案信息资源库体系的形成减少障碍。
（2）调结构，提素质。在当前形势下，要不断提高事业单位档案管理人员的业务素质和综合能力，可以通过引进与培养和结合的方式调整档案管理人员的知识结构，引进档案管理的复合型人才，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的高素质的档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等间题。
（3）健全事业单位档案管理安全保密制度，是事业单位档案管理信息化工作的核心要素。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被许可的人知晓、获得。实行计算机管理档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理档案的工作一定会更好。
（4）转变档案管理方式。第一，数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表；第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务；第三，档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案管理的信息化工作，是档案部门面临的共同新课题。各事业单位尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强事业单位档案管理工作，以档案管理信息化促进事业单位管理的科学化、高效化。
参考文献：
[1]国家档案局.《全国档案信息化建设实施纲要》，2002年11月
【关键词】 人事档案 高职院校 档案管理 科学管理
高职院校的人事档案是真实反映高职院校在人事活动中所形成的档案文件，它集中体现了教职员工的个人履历、岗位晋升、道德品质、学历内容、工作业绩等档案管理文件，它集中以文字、表格以及其他记录形式进行整理收集。在当前新的社会形势下，充分要求高职院校的人事档案工作必须牢固树立“以人为本”的管理理念，加强档案管理的信息化建设，深入开展人事档案工作服务于组织人事部门，谋求其在高职教育改革和经济建设中发挥的指导性作用，积极探索高职人事档案管理的有效途径与方法，实现人事档案管理的现代化功能。
一、新形势下人事档案管理的核心价值
在高职院校中进行人事档案管理，它取决于人事档案管理彰显的核心价值，体现在其对于高职院校、教职员工和行政管理等一系列管理措施上，主要从以下几个方面进行：
1.1妥善保管和归档教职员工的个人信息
高职院校的人事档案真实客观地记录了高职院校教职员工的履历、升迁、考核、学历、资格培训、专业技能等个人信息，它是对于教职员工学习、工作和成长的真实反映，也是对于教职员工在学院人事管理活动中形成的记录和德才表现。目前，我国的社会人事档案管理工作还很落后，教职员工的档案管理都是依托于高职院校的人事档案记录与保持的。同时，人事档案管理能够真实地反映教职员工的工资待遇、福利保障、业绩考核、科研奖励、职务升迁等信息，这样就为高职院校的各部门竞聘人才和岗位流动提供了依据，也凸显了人事档案管理的信息价值。
1.2凸显教职员工的个人价值和综合素质
目前，我国的新高职院校大多是从多个中专院校合并而来，高职教职员工大多是从旧的院校转化而来，在应聘和竞岗过程中，高职院校需要通过笔试、面试和复试等层层筛选，而人才选拔的重要依据就是人事档案记载的个人信息。档案信息中记载的教职员工信息能够真实地反映个人履历、学历证明、学术记录和科研成果，可以真实反映一个人的专业水平、教研能力和敬业精神；档案信息中记载的职务变迁和任职经历，可以真实反映一个人的道德品质和业务能力。高职院校的领导者通过全面衡量教职员工的人事档案材料，可以充分了解员工的成长履历，也可以充分掌握教职员工的综合素质，为人员招聘和岗位晋升提供重要的人事参考数据。
1.3辅助高职院校的教职员工行政管理
随着国家越来越重视职业技术教育，高职院校的规模日渐庞大，所涉及到的专业科系也越来越多，这就给高职院校的行政管理工作带来了非常大的压力。当高职院校开展一系列的岗位考核、职务晋升、工资调整、岗位轮换和奖金发放的时候，行政主管部门需要建立起一套严谨、系统和科学的考核方案，真正做到公开、公平和公正，真正符合高职院校教职员工的切身利益。在院校开展一系列的行政管理工作，一方面需要人事档案的归纳和总结，另一方面也需要教职员工人事档案基础资料的不断总结和完善，从而能够为行政管理工作的开展提供佐证，也能充分满足行政管理人员的工作需要。
二、新形势下人事档案管理的有效途径
在新的社会形势和发展需求下，在高职院校开展有效的人事档案管理，凸显人事档案管理的核心价值，需要保证档案材料的严谨性，提高档案管理员工的岗位素质，建立完善的人事档案管理体系。
2.1加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性
当前社会已经进入到飞速发展的信息化时代，每天都会产生大量的信息数据，也对于人事档案的搜集和整理提出了非常高的要求，也对人事档案的管理提出了迫切的要求。在高职院校的人事管理过程中，档案是高职历史的积累，人事档案工作是为高职院校的行政改革和教育改革提供服务性、建设性的工作，而其基础就需要强化档案材料的严谨性和权威性。在实际操作过程中，开展完善有效的人事档案材料收集政策，深化对于高职院校干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等需要入档案材料的认真搜集，做到准确无误。档案管理人员必须对收集与人事档案有关的各种材料进行鉴别筛选，做到档案材料取之有据，存之有物。在搜集整理、鉴别筛选过程中，对不符合高职院校人事档案管理的材料及时进行更正、退回和销毁，手续不齐全的材料要退回原部门进行补充和完善，充分确保档案材料的手续齐全，材料完整，保证档案材料的严谨性和权威性。
2.2提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质
档案材料真实地反映了高职院校的人事状况和组织架构，它也是高职院校历史演变的见证，这样就对档案材料的安全性提出了非常高的要求，也对档案管理员工的综合素质提出了非常严的要求。首先，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，从硬件设施上加强档案室建设，每个部门都要配备专门的人事档案专柜，人事档案室应该独立健全，认知做到防火防盗、防尘防潮等措施。其次，我们的高职院校领导应该充分认识到人事档案管理的重要性，牢固树立人事档案意识，将人事档案纳入到全面了解和选拔党员干部的工作轨道上来，提高人事档案的人员编制，也充分改善人事档案员工的工资水平和生活状况。最后，档案管理员工需要充分加强自身专业素质的培养，积极参加专业技能培训，多与兄弟单位的人事档案管理人员沟通和交流，充分学习先进的人事档案管理技术，倡导和提高人事档案工作绩效的提高，从而为全面开展科学的人事档案管理工作提供保障。
2.3加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系
当人类社会进入21世纪，我们也步入到信息化时代，网络信息技术、电脑多媒体技术和移动通讯技术已经越来越深入到高职院校的人事档案管理中，它体现在人事档案资料的输入，人事档案材料的调阅和整理，也体现在高职院校的人事档案管理中。它满足了档案调阅管理的便利，节省了档案存储的空间，保证了档案保存的安全，也方便了学院各部门、兄弟单位之间的调转和便捷。
通过倡导档案实体的信息化管理，建立人事档案的电子版，可以建立完善的人事档案管理体系，其突出表现在两点：一是可以实现人事档案管理资料的原始文件电脑化、数字化，这样可以及时保存和归档档案资料，能够充分保护人事档案纸质载体，真实记录新建高职院校的人革和岗位升迁，充分提高人事档案的利用率，减少材料的人为磨损。二是把数字化的人事档案信息网络化，从而实现人事档案管理系统化、资源化和信息化，实现教育体系内人事档案信息的接收、归纳、传阅和共享。
三、总结
综上所述，随着我国高职院校的不断涌现，高职院校的办学规模也随之不断扩大，进一步加剧了高职院校内部的人事档案管理工作压力的大增，针对这一现实状况，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，开展切实有效的归纳、整理和保持工作，实现人事档案的有序流通和共享，真正实现人事档案在高职院校管理中应尽的责任，提高人事档案管理的规范性与合理性。
参 考 文 献
[1]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版）.2015（04）
关键词：综合档案管理；信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
项目背景
我院自90年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过2000项工程、23万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题：
档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用gzpi规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越2000文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。
档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。
以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分有意义的。
1项目目标
将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。
建设内容
我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。
项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统《智慧2000图档管理系统》的基础上进行系统升级，经升级后能满足我院的需求，具体如下：
系统用户
综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：
软件安全控制
综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护：
1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载”、“修改”、“上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。
2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。
3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。
系统维护方案
根据工作计划安排，综合档案管理系统运行后，档案资料室、信息办及其它相关职能生产部门共同参与综合档案管理系统的更新与维护工作，建议如下：
档案资料室：对现存档案室的资料进行系统管理，及时添加、更新综合档案管理系统中的案卷级、卷内级条目；指导并督促各生产部门及相关职能部门按要求进行电子文件上传归档工作。
信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。
相关职能生产部门：按照我院电子文件归档的要求（具体见《关于实施《技术资料归档实施办法》（修订版）暨启用电子文件归档的通知》，及时上传应归档的电子文件至综合档案管理系统；系统技术问题反馈给信息办。
系统总体设计模式
由于系统用户覆盖面较广，客户端点数较多，同时，从系统维护的简易性角度出发，也考虑到与现有的信息大厅的整合，采用了B/S的设计模式。首先登录到信息大厅，再通过菜单链接进入本系统。
系统数据库选型
系统采用主流的MSSQL2005数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合B/S模式开发。
开发平台选型
系统采用JAVA平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。
技术亮点
1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。
技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。
解决方法：通过对我院相关生产部门、职能部门放开上传电子文件的权限，由相关部门直接向系统进行电子文件的上传工作，并通过生成模板按内容进行电子文件的分类，由档案室进行审核。电子文件格式和命名规则参照全质办的《归档电子文件数字化标准》。
2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。
技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。
解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。
项目总体评价
项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享；
软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用），共有9位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为9人，通过率为100%，所发来书面意见同意使用该软件；
软件的设计总体上符合我院对电子文件资料的归档要求，为多专业、不同文件格式的电子文件归档利用提供了方便，保证了实物资料与电子文件资料的一致性。上传的模块设置基本符合电子文件的归类要求，在一定程度上提高了我院电子文件归档的效率，达到了成果管理的目标；
关键词：档案管理；信息化管理；转型
档案文件是组织机构业务活动的记录。文件的生成、处理、利用过程中产生丢失、失真、失密、滞后等疏漏可能给组织带来难以估计的损失。档案在单位的组织管理、科研生产中发挥了保障和支撑的作用，随着信息技术的普及和应用，电子文件管理成为档案管理的新生事物，也为档案管理提供了新的机遇和挑战。
一、信息时代档案理念的变化
在档案学研究领域内，近期对电子文件管理的研究不断深入。电子文件作为依赖计算机系统存取的新型文件，具有传统的纸质文件所不具备的鲜明特性，如信息的非人工识读性、载体的可转换性、信息的易变性等。这些特性一方面使其存储、传输、利用上更便利；另一方面也影响了其社会功能的发挥，如法律凭证性。我国的档案学者提出电子文件要遵循前端控制、全程管理的原则。从业务流程重组理论出发，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得档案管理上升了一个新的高度：即把文档作为知识管理的手段之一，把电子文件管理作为实现知识管理的前提和基础，知识管理是电子文件管理的发展方向。
二、信息化的现状与档案管理的位置
目前传统的档案文件管理已经相当成熟。现有档案文件从发展阶段来看，在信息技术的发展带动下，档案的信息化管理已形成一定的规模，在档案管理中发挥了巨大的作用，但还达不到当前对电子文件管理的要求。而随着单位局域网的使用，各类管理业务随之向信息化推进，如计划管理系统、办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、仪器设备管理系统等等，由于这些软件的开发只关注于本业务的管理范畴，或受当时技术发展时期认识的局限性，没有从档案文件管理的生命全周期考虑，也没有从知识管理的角度来统筹设计，因此，工作中的各类管理信息系统还没有实现信息的整合、交互和共享，使得各类信息形成一个一个的管理孤岛，对今后电子文档的统一管理、保存、控制等都带来不便。
三、强化档案信息化管理的重要性
重视企业档案信息管理，不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中，更应体现在实际工作中，体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中，体现在新的企业档案信息管理方法中，体现在加强企业档案信息开发的行动中。并在实施档案信息化管理时，注意以下方面：
1.要改变各业务系统“各自为政”的局面，电子文件管理模式必须经历从“分散”到“统一”的上升过程。实践证明，集中不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。这是很多企业当前面临的信息技术的革命，也是企业面临的管理性的革命。这种革命是深层次的，涉及到方方面面，从建立企业全部电子文件档案管理，实现企业全息数字化管理的角度看，我们还处于起步阶段，还需循序渐进地逐步推进。
2.档案管理形态要与单位管理形态相适应。档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。采取哪种管理形态应与单位的管理体系相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。原有的信息化基础、设计和生产水平等，是建立档案管理形态要考虑的。当然我们最终的追求目标，还是要实现档案的信息资源管理，实现知识的增值。
3.档案管理手段要与单位技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。
四、实现档案信息化管理的途径
（一）树立全面质量管理理念下的档案管理新意识
现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品档案的质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的管理。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。所以对档案质量的要求，既指产品档案本身的质量，也包括工作的质量，因此，通过对文件管理过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。归档的过程，不但是档案人员和部门的一项管理，也涉及单位的各部门和文件形成者。
（二）完善制度，建立规范，合理配置资源
根据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家有关标准，制定本单位电子文件归档管理制度。落实工作职责并纳入质量管理体系中。由于电子文件内容复杂、专业性强，归档前后都要进行修改，如果没有控制手段，仅靠档案部门是不能够保证电子文件完整、准确、系统。只有树立全员的档案意识，才能保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，只有统一规范，才能保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源还包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，因此，配备一定的人力资源来负责电子文件的管理是工作能顺利开展的前提。
（三）打破传统思维，贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，会造成无法使用的情况。因此，在组织的流程设计和电子文件管理软件的设计中，必须将前端控制的思想体现于其中，实现全程的有效控制。如通过文件登记时捕获的元数据来控制电子文件的归档，通过访问权限元数据来控制电子文件的存取，通过核查电子文件的形成、管理和利用过程中形成的元数据进行安全审计等，从而有效防范和降低电子文件管理的风险。目前，前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言，任何类别载体的文件材料，都可以从归档源头上进行质量控制，通过网络管理平台，形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据。
（四）纸质文件与电子文件同步归档
档案实行信息化管理，在市场经济条件的发展和推动下，是医院必经的一个管理过程。相比较于传统的医院档案管理系统保存时间较短、难于查阅、难以统一分类等对医院档案管理有一定阻碍作用的缺点，信息化建设的医院档案管理则更加方便快捷，既省时省力，能够长久地保存医院档案，指导医院的长远发展，可以推动医院的持续发展。
1医院实现信息化建设档案管理的重要性
1.1加强医院与患者之间的沟通和交流作为一所医院，最主要的工作当然还是治病医人，只有在自己的本质工作上做好了，才能赢得人们的信赖。信息化建设下的医院档案管理，可以较大地跨越医院的管理工作，极大的改善医院与患者的关系。信息化的档案管理建设不仅是使档案信息全自动化，而且极大地推进了交流信息与档案管理的医疗内部机构的发展，保障了医患之间的沟通能够无障碍，在管理档案信息的安全方面也能够得到保障。因为信息化建设下的医院档案管理融合了现代化管理手段，还在信息化档案管理系统设计中，融入了更加先进的管理查询档案方法，对患者的相关信息能够及时进行更新和接受，对医院患者的服务品质与工作效率也就可以得到很好的提升，从而提高整个医院的品牌形象与工作效率。
1.2体现了高层次的医院管理水平医院的管理水平高低体现了医院的整体素质高低，提高医院的整体素质和管理水平，是身为医疗事业主要组成的医院必须重视也必须做到的。随着社会的科技水平与经济发展水平不断得到提高，也不断地扩大了我国各医疗机构在档案管理方面的规模，提高了各医院在档案管理方面的要求。医院在档案管理上实施信息化建设的管理方式是更加科学的管理模式，信息化的档案管理系统建设，不仅可以提供机遇和可能性给医院的档案管理工作，而且还能够重新将医院的业务进行组合，使医院在医疗工作方面能够更加深入和了解，从而在档案数据信息方面为医院的整体医疗水平发展奠定稳固的基础。
1.3提高医院档案管理人员的综合素质在医院档案管理的各个工作环节中，实行信息化建设管理的话，不仅提高了医院档案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且还可以大幅地提高档案管理工作人员的综合素质。一般而言，一名合格的医院档案管理工作人员需要在服务技能和服务意识方面进行提升，在医疗工作的专业素养方面则需要培养处应有的职业道德素养。而信息化建设的医院档案管理工作人员在工作能力和素质方面会有更高一层的要求，除了需要具备以上两点基础素养外，他们还要不断地提高自身的心理素质和素养，掌握一定的计算机应用技能和基本的网络技能，从而能够在运行档案管理信息系统的时候真正进行实践操作，信息化建设的医院档案管理系统还要求其相关管理工作人员注重细节问题，避免在管理医院档案信息的过程中出现严重错误。
2医院实现信息化建设档案管理的必要性
2.1提高医院核心竞争力的必然要求对一所医院而言，它的规模再大、建筑楼再高、外观再美观，医疗器械再先进，也比不上一所医疗水平足够高的医院，因为医院的核心竞争力就在于它的医疗水平。由此可见，医疗水平对一所医院的重要性，与其医疗水平相适应的医疗档案管理信息化建设也对医院的核心竞争力有着重要影响。医疗水平再高的医院，只有低水平的信息化档案管理也不能够将它的核心竞争力提升上去，影响医疗水平持续进行提升的主要还是医院档案信息管理信息化水平的高低。只有在医院档案管理的信息化水平上打好并打稳基础的医院，才能够将及时的医学参考信息和临床医疗信息传送给医院的医护人员，医学参考信息和临床医疗信息等这些都是医疗机构的重要信息，使这些重要信息得到了保障，那也就是医院的医疗水平得到了保障。医院的医护人员和其他工作者的整体职业素质和个人素养也是医院核心竞争力的重要体现，为他们提供信息化实时的档案管理信息，才能使他们的整体素质得到提升，从而提高他们在先进信息化管理中的业务水平和医疗技能。
2.2上级进行决策的必需品将所有患者的相关档案信息进行实时录入和永久保存是信息化建设医院档案管理的主要特点之一，这些重要的患者档案信息为上级领导在进行决策时提供了数据方面的基础。当上级领导需要进行相关制度决策时，就可以自行通过网络虚拟通道下载相关档案信息，这样既省时省力，又能确保上级领导在下载档案信息的同时进一步检视和查询相关患者档案资料。上级领导还可以根据下载的相关档案信息资料，拟定未来医疗事业的发展情况，从而在相关政策制度方面进行更加科学的布局和决策，信息化建设的医院档案信息管理为上级领导提供了决策方面的参考和指导，是上级领导进行医院发展决策的必需品。
2.3档案管理发展的必然结果相比起传统的医院档案管理模式，信息化的档案管理模式只需要进行计算机系统操作，从而对珍贵的档案原件进行了保护，并且改善了各类医疗档案文件资料的归档方式，在整合、检索和共享档案信息资源的时候，信息化的档案管理模式也会更加的方便和快捷，它使整个医疗机构的档案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建设档案管理是医院档案管理工作随着社会进步和发展而产生的必然结果。
2.4提高医院管理水平的内在要求国内目前许多医院在档案管理信息化上的建设都实现了创新和发展，以此来提升自身的管理水平。信息化建设下的医院档案管理模式在医疗服务方面的模式得到了创新，从而使医院的服务质量以及服务效率得到了提升，使医疗卫生机构的服务能力和服务水平得到了大幅改善，而在计算机图像处理技术方面的发展和成熟，则为国内各医院提升管理水平和建立医学影像信息系统提供了技术手段上面的支持。信息化建设医院档案信息管理的成本相对合理，还可以在护理流程、临床和行政管理等区域进行跨域管理，使各个区域的经济核算都能得到合理的分析，为医院建设高校、全面的平台来进行质量管理服务提供了系统支持，将医院的管理水平提高到患者和管理者的目标管理水平。从而使得在信息化建设下医院档案管理方面的工作能够使医院的整体管理水平得到提高，更好地实现为患者和社会服务。
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