时间:2023-05-24 08:52:20
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人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的,人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息,包括:基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的,不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度,实现人才的合理配置,充分反映出人才的基本信息以及工作记录,这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革,需要调整人事档案管理重心,改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向,传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理,见物不见人,无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式,始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念,从社会需求的角度出发,以为人服务为中心,突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约,将死档案变为活信息,从而促进市场经济的全面协调发展。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一,人事档案材料的诚信度不高。近年来,企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革,流动人员大幅度增加,结果导致配套管理措施跟不上,人事档案材料造假时有发生,诚信度大大降低,这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用,这也是档案存在的基本价值,所以真实性是人事档案赖以生存的前提,也是它得以发挥作用的基础,是认识档案的生命。
第二,当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展,应该是人最具说服力的正面材料,但是事实证明,当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料,材料内容空话、套话较多,多为“过去式”的材料,信息量严重不足,从材料中根本无法判断出人的个性特征,无法满足用人单位的需求,大大降低了人事档案的价值。
第三,当前人事档案管理方法落后,管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式,而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段,缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限,究其原因,可以归结为以下几点:其一,缺乏对人事档案管理的认识,重视程度不高。传统观念中认为,人事档案是“神秘”的,记录的是个人思想和隐私等内容,人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的,所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载,而忽视了个人德能勤绩的归档,所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案,真假材料不去鉴别,导致材料的真实性受到影响。其二,部分人事档案管理人员的业务素质不高,没有经过专门的业务训练,档案管理意识薄弱,没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理,也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施,改革人事档案管理
(1)明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓,牢固树立以人为本的管理理念,建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责,转变管理机制,实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”,从而促进人事档案信息的有效运用,从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
(2)加强管理,保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求,所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关,对材料进行验明正身,有疑问的材料进行调查核实,从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关,鉴别后的归档材料一定有理有据,严肃认真地进行材料鉴定,检查材料是否准确,手续是否清楚,重点信息是否完整,确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订,由专门的单位进行取送,要求档案公章完整,个人不能私自带出人事档案。
随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案,已经不能适应当今社会发展要求,因此,必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈谈这种模式的含义、特点及建立这种模式的意义。
一、档案管理改革新模式含义
这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关,所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。
1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人才的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事制应运而生,人事管理变成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只收集管理本单位人事档案,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位人事档案的机构,而是面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。
1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,又由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也非常丰富多样。
1.3利用者对人事档案需求的多样性
市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围,不仅组织上需要,而且许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用,但它们的要求不完全一样,呈现出多种多样的需求。
1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性
市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。
二、档案管理改革新模式特点
2.1人事档案社会化开放式管理模式,是市场经济条件下的一种新模式
市场经济条件下的新模式,与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式,建立新的模式,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。
这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护,方便本机构使用具有优势,但过于封闭,利用面不广,实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广,便于社会各种机构和人员利用,易采用现代化、网络化管理方式,但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势,克服各自弊病,使人事档案管理模式更加充实与完善。
2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理
由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等,其档案与一般人事档案比较而言,具有一定特点,因而在管理模式与方法上也应有所不同。
流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大,与原单位没什么联系,他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理,这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点,适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范,在流动人员人事档案管理中还存在不少问题,有待进一步改进。
2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势
即将到来的21世纪,是一个更加开放的社会。知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强,在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。
今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大,机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治,精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用,每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时,政治体制改革的深化,会使政府对人事管理逐渐淡化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。
企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载,值得保密的内容不多;同时,这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失,政治身份级别看得并不重要,特别是企业破产、兼并出现之后,企业干部任用上出现招聘厂长、经理,企业干部自己可自由择业,教师和科研人员可转岗下岗,企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁,构成逐渐复杂,不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理,完全可以实行社会化开放式管理模式。
三、档案管理改革新模式意义
随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案,已经不能适应当今社会发展要求,因此,必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈谈这种模式的含义、特点及建立这种模式的意义。
一、档案管理改革新模式含义
这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关,所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。
1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人才世界秘书网版权所有,的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事制应运而生,人事管理变成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只收集管理本单位人事档案,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位人事档案的机构,而是面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。
1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,又由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也非常丰富多样。
1.3利用者对人事档案需求的多样性
市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围,不仅组织上需要,而且许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用,但它们的要求不完全一样,呈现出多种多样的需求。
1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性
市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。
二、档案管理改革新模式特点
2.1人事档案社会化开放式管理模式,是市场经济条件下的一种新模式
市场经济条件下的新模式,与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式,建立新的模式,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。
这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护,方便本机构使用具有优势,但过于封闭,利用面不广,实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广,便于社会各种机构和人员利用,易采用现代化、网络化管理方式,但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势,克服各自弊病,使人事档案管理模式更加充实与完善。
2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理
由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等,其档案与一般人事档案比较而言,具有一定特点,因而在管理模式与方法上也应有所不同。
流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大,与原单位没什么联系,他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理,这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点,适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范,在流动人员人事档案管理中还存在不少问题,有待进一步改进。
2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势
即将到来的21世纪,是一个更加开放的社会。知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强,在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。
今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大,机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治,精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用,每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时,政治体制改革的深化,会使政府对人事管理逐渐淡化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。
企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载,值得保密的内容不多;同时,这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失,政治身份级别看得并不重要,特别是企业破产、兼并出现之后,企业干部任用上出现招聘厂长、经理,企业干部自己可自由择业,教师和科研人员可转岗下岗,企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁,构成逐渐复杂,不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理,完全可以实行社会化开放式管理模式。
三、档案管理改革新模式意义
在过去的几十年里,多数事业单位由于其自身性质,对生产成果业绩考核工作并不重视,相应的工作档案的记录缺乏完善记录,经常导致脱档、死档、虚假档案的情况存在,再加之人事档案中相关材料并不完善,使人事档案的使用价值受到影响,造成档案利用率较低。
2、档案管理模式的创新需求
信息化时代,事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用,人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息,实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变,这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下,相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式,未来的档案管理模式需要不断的顺应时展,需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免,同时随着企业化改革的不断推进,企业员工的综合能力将越发受到重视,那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容,有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况,掌握更为充分、丰富的资料,以便企业了解员工信息,使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断,以适应企业对于人才多元化需求。
3、关于人事档案管理创新的若干思考
3.1人事档案材料筛选
知识经济发展时代,人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况,任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩,合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门,应以我国相关法律文件为依据,保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认,并根据审查结果对材料有针对性的筛选,保证档案材料的真实性、价值性,并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在,这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围,对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心,保证材料质量以及材料真实性,提高其使用的价值。
3.2建立档案管理新模式
在当今网络信息化时代,人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况,综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例,该单位作为国有大型企业公司,该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一,即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下,各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段,实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段,在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时,可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用,可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务,同时提高了人事档案管理工作者工作效率,这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。
3.3强力推动改革工
1.1 重视程度不够,相关制度没有结合学校实际
档案管理是服务于学校整体建设以及教学工作的重要组成部分,但是学校的相关主管部门对于档案管理工作却没有给予足够的重视,虽然强调该项工作很重要,但在实际中很难落实。负责档案工作的主管部门对档案管理工作的指导较少,业务检查往往是应付、流于形式,缺乏实际的内容。此外,一些中职学校把档案管理及其建设放在教学工作的后面,平常不闻不问,只有在上级检查时才会有所关注;甚至还有一些学校将档案管理工作的上级指导文件生搬硬套、机械使用,脱离学校的实际情况,造成学校档案资源的利用效益差,管理比较混乱。
1.2 管理设备落后,管理措施不到位
当前,档案信息化和电子化管理成为许多学校改进管理方式的首要选择,但是相关的管理设备还很落后,表现为硬件装备水平和配备建设没有达到相关的技术标准;软件的功能不齐全,只有对档案信息进行检索或者保存的功能,相关的统计分析等高级功能还不能实现。同时,一些中职学校对档案资源的管理措施不到位,在相关制度落实的过程中,缺乏有效的监督和管理,使档案管理工作出现了一定程度的混乱。例如,由于上级有关部门缺乏相关的监督检查,一些重要的档案资源存在归档不完整、档案资源丢失、归档不及时等情况,内部缺乏一套完整、科学、高效的管理体制,导致档案管理的效率和质量难以保证。
1.3 使用效益比较差
档案是记录中职学校关于学校教学、日常工作等基本信息的重要载体,能够有效地服务于学校的教学及其管理工作,丰富的档案资源和档案材料等够为学校的教学改革、管理改进等工作提供良好的信息服务。同时,中职学校的教学目标是为社会培养技能型人才,就业质量是学校生存以及发展的重要保障,通过档案管理能够为中职学校树立良好的社会形象,推动学校的招生和就业工作。但是在实际的工作中,档案资料的利用效益比较差,重馆藏、轻使用一直是档案资源利用不充分的根源所在,没有充分发挥为学校决策、科研、教学服务的综合价值,造成一定程度的资源浪费。
2 中职学校档案管理工作的改进措施
2.1 提高重视程度,创新管理理念,树立全员参与的意识
提高中职学校对档案管理工作的重视程度、不断地创新管理理念、树立全员参与意识等都是提高档案管理水平和管理质量的重要前提。目前,随着社会的发展及科技的进步,有许多的社交平台如微博等的广泛应用提高了信息的流通速度,学校档案管理部门可以利用这些社交平台对档案管理的制度以及重要性进行广泛的宣传,提高学校师生对于档案管理工作的认识和重视程度,促进档案管理工作进入良性的发展轨道。其次,学校要加强对于档案管理工作的领导和监督,主动关心并积极参与督管工作,完善相关的管理制度,增加相关的资金投入,结合学校的实际情况,切实解决好档案管理面临的各种问题。最后,学校要树立全员参与档案管理的工作意识,学校的各个职能部门、各个科室要主动地将相关的资料进行归档,将具有重要信息价值、保存价值的资料主动收集、整理、上交,形成上下一体、统一共管的工作局面。
2.2 拓展档案的信息来源,做好档案的需求分析
一方面,学校的档案管理工作要坚持“以人为本”的工作理念,做好档案资料的鉴定和分类,将具有不同收藏价值、利用价值、信息价值的资料进行分类收编,以方便日后的管理与更新,及时将一些没有使用价值的资料清除,减少管理工作的劳动量。要有效拓展学校档案收集的信息来源,综合采取主动收集、合作收集、跟踪收集等收集方法,提高档案收集的效率,合理地推进管理工作的规范化。另一方面,学校要做好档案资料的需求分析工作。结合学校的教学情况、科研情况等,对档案的归档、利用、规划、发展等进行合理的预测,做好长期的发展规划,提高档案管理工作的实效性。同时,学校还要做好相关科技成果、发展成果、教学成果、管理成果等的整理工作,及时了解学校外部环境以及内部管理出现的新情况、新动向,结合学校实际完善需求分析。
2.3 提高电子化管理的水平,使其发挥更大的使用效益
档案管理采用的各种手段和方法是为了充分实现对资源的管理目标,满足实际的管理需求。随着信息技术的不断进步、档案存量以及档案管理工作量的增加,电子化、信息化的管理手段能够大大提高档案管理的效率以及质量,提高档案资源的使用效益。学校要紧紧围绕发展的实际需求,提高档案资源的信息化管理水平。档案电子化管理指的是将档案资料及其信息实现数字化存储,通过软件管理平台、数据库技术、网络技术等提高档案管理的技术水平。档案电子化管理是中职学校发展的新要求,也是今后档案管理的发展方向与趋势。提高档案的信息化管理水平,不仅要有先进的硬件设施,还要提高管理人员的管理意识,更新传统的管理观念。因此,学校要配置质量满足实际需要的现代化、电子化设备,提高档案归档、收集、处理、使用的效率;同时还要加强相关网络的建设,提高档案资源的信息化使用水平,最大程度上实现信息共享,使数字档案信息的上传、查询、检索、统计、分析等功能更加便捷、高效。档案管理的目的不仅仅是“管好”,还要“用好”,发挥其应有的服务功能,在保证数据资料可靠的前提下,将能够公开的信息及时地在学校网站上进行公布,使学校的各项工作和动态能够得到有效的宣传,提高档案资源的使用效率。
[文献标识码]A
[文章编号]1671- 5918( 2015) 08- 0032- 02
doi:10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊网址]http://hbxb.net
系部档案是真实记录高校二级系部单位全部活动的档案材料,详细的记录该二级单位的发展历程,同时也是该二级单位的重要信息资源。系部档案管理是系部日常管理工作的关键环节,收集和保存着所有教学档案、学生档案、行政档案和党员发展档案等,非常详细的记录系部的日常管理工作,有利于为系部领导做出科学决策的智力宝库,是系部增加效益的重要保证。
一、系部档案管理科学化的必要性
(一)档案管理是系部日常管理的根本
档案管理是系部日常管理工作的根本,管理着全系部的重要档案信息,包括教学档案,学生档案,行政档案,甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据,是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失,例如,实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏,重则可能泄漏技术机密;会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱,重则可能涉及人员任命机密;学生档案不详细或随意篡改,影响学生终身评价。因此,必须加强系部档案管理科学化,避免产生各部不必要的损失,影响系部的生存与发展。
(二)档案管理是系部信用管理的保证
档案管理是系部信用管理的保证,真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分,真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源,一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善,反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注,用人单位希望高校毕业生具有较高的信用,社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此,必然加强系部档案的信用化发展道路,时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。
(三)档案管理是系部文化建设的供给
档案管理是系部文化建设的供给,展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设,肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史,只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平,系部文化的提炼离不开系部档案,档案是历史文化的存在形式。因此,只有加强系部档案管理科学化,才能助推系部校园文化建设。
二、当前高校系部档案管理的主要困境
(一)系部档案管理不受重视
高校系部档案管理普通不受重视,大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料,整理整理内务的事情,差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已,资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者,许多系部档案长期没人管理,灰尘满地;或者用兼职管理人员来管理,压根不懂档案管理知识,只负责开门,这些都大大限制了系部档案管理的发展。
(二)系部档案管理水平不高
高校系部档案管理水平普遍不高,没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训,不懂档案管理的简单操作,不熟悉整个档案管理的流程,连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职,没有文化,也没有时间认真归档,或档案收集不及时,不全面就归档,造成大部分档案不全,或数据处理方法不当,造成档案不真实,严重影响档案的信用管理。
(三)系部档案管理模式相对落后
高校系部档案管理模式相对落后,大部分档案处在分散管理的状态。目前,全国高校的档案管理基本都是以部门为阵,教务处有教学档案,人事处有师资档案,财务处有财务档案,科研处有科研档案,系部有日常教学管理档案,但各种档案是分散管理的,且冗余重重复,甚至是不一致。管理模式和管理方法,技术要点不统一,零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式,只管把档案装进档案袋,不管科学性,也不管是不是利用查阅。
(四)系部档案管理现代化水平不高
高校系部档案管理现代化水平不高,大部分系部采用人工管理的方法,非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展,许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化,通常档案管理系统来管理和查阅档案,这有利用保护原始档案不受损坏,尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理,偶尔有几个,那也是简单的电子化,没有充分考虑档案查阅的方面性,或档案管理的实质性。
三、改进高校系部档案管理的措施
(一)加强系部档案管理认识
系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节,应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估,就业评估,党建评估,师资水平评估中都发挥着重要的作用,对于提高教学质量,研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识,不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理,一贯认为档案可有可无,任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己,重新树立“档案管理人”的形象,心中牢记竞争意识,创新思维,多学习专业知识,使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。
(二)争取系部师生员工的大力支持
系部档案管理要想引起重视,就必须争取系部师生员工的大力支持,牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先,积极主动争取系部领导的支持,多为领导献计献策,挖掘系部档案的信息价值,让系部领导感觉得到系部档案管理的存在,引起领导对档案管理工作的重视。然后,大力推广系部档案管理的营销推广,为广大师生员工提供服务窗口,实实在在的通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题,为全系部的教学、科研、日常管理提供智力支持,营造出人人重视档案管理的良好氛围。
(三)强化档案管理员队伍
系部档案管理看似谁都可以干的工作,但实质上不同的人做档案管理,结果却完全不一样。只有认真负责、具有档案管理常识的档案管理员才能收集好,归类好,保管好系部档案。目前,大部分高校系部档案管理员都是由系部办公室主任或办公室工作人员兼职或全职,他们熟悉整个系部工作的流程,承担着办公室的大量工作。应该强化档案管理员队伍,定期开展档案管理知识的培训,并且鼓励档案管理员安于本职工作,待遇等倾向档案管理员,另应该保证档案管理员工作的继续性,尽量保证档案管理队伍的稳定性,提高所有教职员工的档案管理意识。
(四)加强档案管理制度建设
系部档案管理具有档案管理的基本特征,也具有学校档案管理的独特特征。所谓没有规矩不成方圆,要改进高校系部档案管理方法,一定要加强档案管理制度建设,通过规章建制,严格规范档案管理的流程,通过明确档案管理员的职责,规定档案服务的内容,明确档案查阅手续与档案归档等最终时间,建立非常合理的档案管理制度,让系部档案管理进入良性发展轨道。
(五)注重档案信息资源的开发
系部档案价值可能不会像文物古董那样有价值,但系部档案却是反应系部一线教学、科研单位的一手资料。在高校教学、科研管理与评估过程中起着不可替代的作用,教学质量评估,系部师资队伍建设,人才培养计划建设,课程设置等方面都要依赖于系部档案。应该注重档案信息资源的开发,充分发挥系部教职员工的工作积极性,以系部档案为基础,做好系部档案的分析统计工作,探讨教学规律。还可以及时参与教学改革课题,提供大数据样本给相关的就业保障部门或学生管理部门,深入探讨学生成绩管理,诚信管理,毕业生就业管理等方面的价值。打破传统档案价值利用的局限,向社会单位或用人单位或企业单位开放档案查阅功能,扩大档案服务内容,给系部档案信息资源开发一个新的局面。
关键词:企业 人事档案 管理 改革 创新
随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显,人事档案管理也必须与时俱进,才能顺应企业的发展战略。
1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作,重在收集,简单地进行分类管理,方法繁琐,操作起来极为不便,而且效率低,反应慢,由于轻视提供增值服务,大多数企业没有使用现代化和信息化手段,使档案信息陈旧,内容单一,日常表现空乏,形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库,只用来存储和简单检索,信息存储量太少,所以实用性比较差。从这一点上看,人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升,其人事档案是重要参考,这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全,信息不真实。企业员工人事档案应当完整,信息必须准确,这是档案管理的关键指标,但在实际工作中存在许多明显不足,比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料,包括学历证明、技能证书等,导致重要材料缺失,再如鉴别不准确的问题,把一些本来不该归档、手续不完备,甚至存在问题的材料归档,影响了真实性。再有就是没能及时整理,及时按规定归档,导致无序管理,甚者,一些企业没有配套相应的基础设施不配套,材料随意摆放,档案管理的环境比较恶劣,加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视,制度不严,执行不力,管理混乱,档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行,严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入,人事档案管理手段也相应调整变化,对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求,但现实与需求之间存在明显差距,例如人员配备比例不足,甚至无人管理,或是兼职管理,档案管理员的素质较低,原则性不够,不熟悉业务,不踏实,缺少奉献精神, 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织,个人都无法查阅自己的信息,企业在这方面虽有所改进,但开放性还远远不够,这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先,企业决策者必须重视,重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视,各部门才会主动支持这项工作,逐渐认识到员工人事档案的积极作用,用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历,特别是在本企业的工作表现情况,对其职业生涯成长有极其重要的参考作用,以形成正确判断,其重要性与员工访谈相当,所以,企业要建立比较完善的人力资源管理体系,必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次,要走制度化和标准化道路,引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理,这项工作专业性很强,属于人事机密范畴,服务于人才评估和运用,因此,企业要树立科学严谨的态度,建立一整套行之有效的规章制度和管理条例,严格执行,厘定人事档案的管理范围和部门职责,通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程,严密监管。随着科学技术的深入应用,人事档案管理要采用现代化技术,大面积使用计算机设备存储信息,建立检索系统,方便查阅的同时,提高工作效率和资料可靠程度,更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三,要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展,信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理,利用计算机技术,开发相应的信息软件,把档案内容从书面文字转为数字信息,使用友好的界面进行管理,可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据,实现人力资源共享,大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息,建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且,该管理系统还能实时跟踪员工动态,及时更新其近期工作表现和成果,比纯手工的人事档案管理更准确、更及时,记载内容更为完整,帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线,标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变,所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外,还要能够灵活使用和维护计算机软硬件,在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中,尤其是人力资源管理人员的任用上,不能只听领导一面之词,应该严格考核,通过竞争选拔,择优录取,唯才是用,选拔出真正的人才。同时,要定期对从业人员进行相关培训,及时更新其知识结构,提高综合素质,并在职位晋升和福利待遇上增加关注度,解除他们的后顾之忧,专心工作。
参考文献:
[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010(09).
[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).
【关键词】地质部门 人事档案管理 改革 问题
【中图分类号】D035.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089(2015)06-0015-01
一、前言
人力资源是第一资源,人才,每个单位都渴望。怎样知人善用?往往人事档案就是提拔人才的重要依据。人事档案是详细地记录着每一个工作人员的工作经历、业绩和才能的文件,包含着种种的个人隐私。目前,随着地质部门的不断改革,尤其是在地质部门人才战略上,人们越发地感受到人力资源的重要性。为了提高地质部门人事档案上的管理水平,我们就必需充分利用人事档案的优势及其作用,改进改革中出现的问题。
二、改革中地质部门人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理人员的数量不足
人事档案的管理工作繁琐、复杂,任务庞大,并且具有极高的系统性与连续性,因此,其这样的特点对于人力数量上的投入也是相当多的,不然人事档案管理的质量就难以保证。在地质部门当中,会出现专门管理人事档案的工作人员较少,或者没有的一种现象。这样的现象会大大的淡化了大家对人事档案管理工作的重要性,而且也会一定程度上降低了人事档案管理的水平及其质量。
2.人事档案管理的设备与制度不完善
领导对人力资源的管理越来越重视,但是在人事档案管理的工作的投入还是不够。比如,在设备上,人事档案管理依旧采取纸质记录,缺乏时效性和先进性。在制度上,条文规定通常都笼统地制定,没有与本部门的特点和文化相结合,缺乏科学性和针对性。加上“手工模式”的管理会很大程度上拖慢管理工作的进度,降低人事档案保存的质量和工作人员的效率。
3.人事档案记录材料作用不理想
在审核人事档案内容的过程中,发现其中的某些项目内容单一而且参考价值低,某几项项目内容相似,造成资料繁杂多余。同时,浪费人力物力,导致管理成本的增加。另外,由于部分职工对人事档案的不重视,对资料的填写随意不真实,内容前后不一致。这样的行为将会导致档案所传递的信息失去其作用,也会使领导者得不到可靠的人事信息和人事档案就不会产生其应有的价值。
4.低下的人事档案管理水平
没有专门的管理人员,在资料审核的这一阶段的工作就会做得相对马虎。一大部分的材料还是靠手工分类排序再分别加工,整理装订,整个程序不仅复杂费时,而且一环扣一环,前面误则后面错,这样就会降低效率。
三、改进地质部门人事档案管理的建议
1.务求档案管理员专业化
人事档案的管理工作是具有高度的系统性、条理性与严密性。在其位则谋其政。档案管理工作人员必须具有相当的职业素养和高度的责任感,不得随意传播档案中的隐私而影响地质部门的团结与工作。对档案管理人员需进行具有地主部门特色的教育培训,提高自身的专业程度。再深一层,必须增添人事档案工作团队的人数,务必做到量上与质上的改变。除此之外,为了跟上时代的步伐,必须挑选熟悉信息技术的年轻工作人员担任本职务,确保有精力有耐心的对待档案的繁琐工作。
2.保证档案管理制度规范化
为了使得本部门人事档案管理透明化、规范化,对人事档案管理的措施和规章制度进行的进一步的完善是势在必行。特别是地质部门的上级领导们的对人事档案管理提高相应的重视,不然,人事档案的管理工作就难以落到实处,人事档案的价值就不易体现。对于档案材料的收集的制度,档案管理人员必须严格执行,本单位非管理人员必须遵守。
3.确保人事档案内容真实化
结合地质部门发展的特点,更深一层根据个人事实丰富材料的内容,目的是未来得到更加全面更加完整的人事资料,强化地质部门的人才发展战略,增强地质部门人才建设服务的功能。建议根据地质部门职工岗位的类别设置对人事档案进行重新分类,制定对各类型人才的材料的收集、审核、管理的标准,增强针对性和具体性。
4.力求档案管理设备先进化
一改以往的手工模式,跟进科技的步伐,把人事档案管理信息化,数字化。把先进的计算机技术和相关的应用程序应用到人事档案管理中,构建管理信息化的高效模式,争取最大限度发挥人力物力资源的价值。建立人事档案的数据库系统,利用扫描仪等先进的现代化设施,把数据录入系统,不仅高效,而且文字图片并存,实现了形式多样化,信息具体化。实行人事档案动态管理,对本部门的职工个人情况及时更新,提高效率,而且电子化的档案占用空间少,使用期限却很长,可谓功能强大。
四、结束语
地质部门人事档案管理的改革是必然的。破旧立新,管理才能得以完善,才能符合新环境下的地质部门对人事的需求。积极改善部门人事档案的信息化建设,加强管理人员的能力和提高管理人员的职业素养,利用档案的信息资源,才能够为地质部门的各个岗位提供更有能力的人才,才能尽最大的可能为本部门提供优质的服务。
参考文献: