时间：2023-05-24 08:52:17
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇建设工程档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：房屋工程；档案管理
中图分类号：G271
目前档案管理的难点，制约着建设工程乃至整个建筑企业的发展，因此，建筑企业要通过提高档案管理意识、实行现代化管理水平、提高档案管理人员综合素质，以及完善档案管理工作制度等措施，方可实现档案资源的科学化管理，促进档案管理工作的可持续发展，进而为建设工程提供良好的档案管理环境。
一、 房建工程建设档案管理的特点
一般房建工程项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂，所形成的档案有如下特点：
（一） 数量大、种类多
房建工程是一个庞大的系统工程，它由多个子项或专项工程项目组成。从项目立项、招投标、核准到开工、投资建设，再到项目竣工验收，长达5～10年不等。长时间所产生的文件包括勘测设计、招投标管理、配套供电交通、土木工程，设备安装，管道线路铺设、装饰装修等资料，并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载，形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。
（二） 价值高
房建工程档案收集来源于工程各子项的参建各方，在工程建设过程中，涉及质量评定、材料进场核定、事故理赔审定、天气情况、各阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可替代的重要依据，也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。
（三） 综合性强
房建工程建设涉及面广，它牵涉到市政绿化、土木工程、电力、交通、通讯、消防等各个方面，从而形成的房建工程档案专业性、综合性强。
二、 房建工程档案管理的常见问题
从上世纪90年代中期开始，在我国住房建行业中，陆续推行项目经理制、招标投标管理制、合同管理制及工程监理制，房建工程档案管理也取得了重大进步，但房建工程档案管理目前还存在以下问题：
（一） 管理规章制度不健全且执行不到位
房建工程档案管理点多、面广、量大牵涉单位多，且各单位相对独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全其实施细则未及时跟上缺乏完善的约束机制加上档案管理不重视，造成执行不到位，出现档案管理工作相互推诿、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良现象。
（二） 重工程建设，轻档案管理
为使工程项目尽快发挥效益，业主和参建单位在工程建设过程中往往只注重工程的形象工程建设进度而忽视建工档案资料的作用，档案管理意识淡薄从而未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，尤其是在施工阶段面临工期短、施工任务繁重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整理等工作，使工程档案管理与工程建设未能按时完成。
（三） 档案归档不及时且质量不高
房建工程建设长达数年，而档案文件的收集整理工作又具有持续性，受工程建设参建单位多，工期长、人员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能及时移交和定期整理归档。若到工程项目完工需办理竣工验收手续时，再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。
（四） 档案管理从业人员配备不足且素质不高
因对工程建设档案管理不重视，发包单位或施工单位配备的档案从业人员配额少且多为兼职人员，人员稳定性不强，而且对建工档案征集与收集、整理、保管与维护等要求掌握不全，使得工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的建工档案验收标准。
（五） 档案现代化管理水平不高且信息资源未共享
在实际工作中，各建设单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档，忽略电子文件的收集归档，纸质档案与电子文件档案未同步管理，工程档案信息未实现共享。
三、 应对房建工程建设档案管理问题的措施
（一） 加大宣传力度，增强档案意识
为加强对房建工程建设档案的有序管理，在工程项目开始时，就应对来自各参建单位及人员进行档案培训，从而增强工程各人员的档案意识，争取各方面的支持与配合，提高他们做好房建工程档案管理的自觉性和责任感，争取他们的重视和支持，摆脱档案管理的处于被动的局面。
（二） 完善制度，规范档案管理
一要根据国家及建设部门的相关法律、法规，结合房建工程的实际情况完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，有章可循；二要制定房建工程档案管理工作约束机制，将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；三要提高执行力，严格落实档案管理规定，从源头上为竣工资料的建档打好基础。
（三） 加强队伍建设，提高业务素质
一方面配足档案人员，保证档案人员的相对稳定。条件允许的，应配备专业人员专门管理；条件不允许的，也要设法提高档案工作者积极性和工作热情，使其安心工作。另一方面，加强业务培训，主要包括三方面的培训：首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；最后，对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，提高各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。
（四） 加强电子文件管理，开发档案信息资源。
首先，有一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、储存、查询、统计等操作的档案管理软件；其次加快纸质档案信息的录入速度，推进档案信息资源共享，建立档案目录系统数据库；最后要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享，为房建工程管理服务。
房建工程项目档案与一般生产技术档案有所区别，它是由多个单项工程形成，周期长、投资大，环节多，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有通过发包单位及承建单位做到领导重视，人员落实，档案管理制度健全，管理网络建立，过程控制和全程跟踪有效，即可保证搞好房建工程档案管理工作，从而满足住房建设快速发展要求。
四、总结
工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。
参考文献
[1] 刘宇平；陈焱辉；；做好工程档案管理 提高档案管理水平[J]；黑龙江史志；2009年12期
[2] 李玉山；；论工程档案在工程建设中的作用[J]；山西建筑；2008年28期
[3] 李镝鸣，马建莫；加强工程档案管理的对策研究[J]；新疆农垦经济；2005年06期
关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.
[2] 陈玉燕. 谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.
[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.
[4] 谢爱芹. 档案收集是档案工作的重要基础[J].山东电力高等专科学校学报,2006,(2):92-94.
关键词：建设工程档案；收集；整理
一、建设工程档案及管理
笔者认为，建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发，确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理，是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之，建设工程档案的管理是一个系统工程，它始于工程项目的提出，伴随工程有关建设进程，终于档案法定保存期限截止，并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门，涉及人员及档案材料众多，一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料，因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案，具有复杂性。收集、整理和保管好建设工程档案，做好建设工程档案的查阅服务，具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体，建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录，是研究建设工程历史文明的基础材料。同时，档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料，对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集，就是档案馆根据各种线索，到社会上找寻、征集有关的档案资料。从建设工程档案视角来看，其档案管理部门众多，既涉及土地管理部门，建设审批管理部门，环保消防等部门，也涉及业主、建筑单位等，因而就每个单位的档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多，主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此，一般的建设项目，其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理，只有一些对于国家具有重大意义的建设项目，才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。
建设工程档案收集是档案管理的第一步，是基础环节，具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提 。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的，往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施，因而相关文件也往往在这些部门保存，一般很少同时向档案部门提交。因此，档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。单位建设工程档案收集应当注意以下问题：
第一，应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多，从项目的酝酿提出就会产生动议性文件，之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等，这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此，其收集范围广泛，并不以是否为本单位制作文件为限，即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限，电子文件亦是建设工程的历史记录，自应收集。
第二，应当注意归档时限，及时归档。档案是对事件的真实历史记录，收集时间距离档案文件产生的时间越长，越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此，国家对各类档案的归档时限都有严格要求，特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档，亦应依法在规定时限内归档。
第三，建立单位内部建设档案归档程序。单位应当通过制定建设工程档案归档程序，明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度，并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任，以保证建设工程档案的顺利收集。
第四，档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设，档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员，了解工程进度和工程基本情况，做到心中有数，在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案，这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五，建设工程档案收集应当有所侧重。建设工程档案在收集时应当有所甄别，对于工程决策、审批资料，工程设计图纸，施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全，对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容，是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同，各部门移交的文件材料不规范，或者不齐全，因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此，单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题，单位档案管理人员应当根据工程与单位实际，采取灵活的归档与整理策略和规则，不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理，虽然难以定法对待，但仍有条理可循。
第一，以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。单位存在不同建设工程的，其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序，而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确，一般不存在模糊问题，而批准日期则因工程批准部门较多，日期一般不统一。难以确定以哪一批文日期为准，容易形成标准不统一的问题。同时，有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致，因而也难以作为归档整理标准。
第二，同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别，为了便于定期销毁短期与长期档案，永久保存部分重要档案资料，对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三，同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序，便于日后的档案查找。
第四，以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多，为便于查找，需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅，难以与数字档案馆建设目标相衔接，故此，应以文档主要事项为题录，如某某项目可行性报告等。
总之，单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作，应当以高度的责任心认真对待，科学整理，既要考虑工作效率，又要考虑档案在将来的查阅和销毁，不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施，主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言，纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件，如照片和声像资料，则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠，但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料，可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真，加之经常性的复制，导致资料清晰度下降，保管成本高。
因此，对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料，应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件，可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像，然后加以保存，同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料，则可以通过数字技术保存为数字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是，在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时，应加注说明性题名，并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等
基本资料，以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要，或因学习建筑设计，均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此，做好档案的利用服务，是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一，利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件，档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案，档案亦有密级之别，故此，哪些档案可以查阅，哪些不能查阅，哪些机构或人员可以查阅，均需要依法进行。
第二，单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用，特别是档案，应当严格按照法律规定的程序，通过申请、核准、查阅等基本程序，而且查阅地点、方法等均须符合规定。
建设工程招投标档案的含义：
建设工程招投标档案是在招投标活动中按照归档制度之中保存起来具有利用价值的各种资料。一般由图纸、图表、文字材料、计算材料等构成。从招投标活动的过程来看，主要包括5个方面的内容：⑴项目立项过程中甲方需提供的计委计划批文、城建规划许可证、施工图纸、报建报批表、招标文件审查意见书、招标文件招标文件补充说明、招标通知书等。
⑵招投过程中投标单位提供的投标通知书、法人代表证明、法人授权委托书、投标书（含预算书）。⑶审定标底过程中的标底审定办法、标底审定意见书、预算书（包括工程量清单、工程量对比平均表、材料价格目录等）。⑷开标过程的开标程序、评标办法（原则、纪律）、评标组织、评标打分表、评标意见书、开标会议记录。⑸企业中的中标通知、合同审查意见书、合同副本、其它跟踪情况表等。
建设工程招投标档案的特点：1.专业性。招投标档案产生于工程的招投标过程，是每个招投标情况的详细记载，反映着每一栋楼房的构造与设施，预测着每一个建筑产品的预期价格，具有很强的专业性。2.修改性。文书档案一经形成是不能修改的，修改后就失去了它的真实性和保存价值，而招投标档案实在工程施工中，随着设计图纸的变更而不断修改补充的。如有的工程在招标以后，因地质条件引起的基础变更，以及设计图纸的变更，就更需要予以更改或补充，以保证实物与档案相符，在工程结算中发挥应有的作用。3.连续性。建设工程招投标是一项系统工作，每个环节中形成的资料，都是环环相扣，密不可分的。没有图纸、招标文件、招标文件补充说明，就无从谈起工程的预算书编制、标底的审定，更不用说开标、评标、定标了。4.长效性。工程从立项到竣工，大多数需要经过一年或更长的时间，特别是跟踪服务资料，不易收集，所以档案形成周期比较长。而在解决建设过程中或竣工后可能发生的争执上，招投标档案具有长期的效用。
建设工程招投标档案的作用和意义
建设工程招标档案是记录建设工程情况的重要技术资料，是建设项目永久性技术文件，是建设项目工程施工的法律文书，因此档案资料必须做到准确、完整、真实。
招标是一项技术性很强的经济活动。在招标过程中产生的大量文件资料，是招标活动的历史见证；是全面反映整个招标活动的第一手资料，它具有一定的考证和查询的作用；是为解决可能出现的产品质量、技术参数、逾期交货以及终止合同等问题的经济纠纷，法律诉讼的原始佐证。
建立健全招投标档案，有利于加强工程质量管理。招投标档案详细准确地记录了建设项目招投标活动中的每一个环节，每一个程序。在以后的利用过程中都能做到有据可查。这就从客观上要求做好原始材料的形成、积累工作，同时也对招投标档案的管理提出了更严格的要求，以适应工程建设项目各项工作的需要，并服务于社会经济的大发展和建筑市场国际化发展的需要。建立健全招投标档案，有利于依据法定程序严格审批事项。特别是加强公开标底最大限度地减少因泄露标底而引发的腐败现象。
建设工程招投标档案的管理
1.齐全、完整、真实地收集资料 建设工程招投标资料是招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录，是对项目招标投标交易过程和管理工作的真实记录，是进行工程造价审核的基础资料。其中的招标答疑直接关系到工程造价；商务标部分是进行工程造价审核的最重要的基础资料；投标文件中的施工单位资质等级是工程造价审核的依据之一；技术标中的施工组织设计是进行工程量计算的依据；中标通知书中的中标价、工程建设合同是进行工程造价审核的重要依据。招标投标文件资料既是建设过程中的基础资料，也是建设质量的保障，同时它还是建筑产品出现工程质量，造价争议时仲裁、诉讼的证据。例如我们在完成一项工程招标投标工作后，某未中标单位就以招投标交易过程不公正为由，提出法律诉讼，我们以大量整理好的有关文件规定和招标投标文件为证据，通过法律手段进行辨诉，最终获得胜诉，为企业避免了经济损失，维护了企业形象。所以，建设单位应结合ISO9002国际质量体系管理工作，制定《招标投标文件控制程序》，对招标投标文件资料的来源，走向和收集进行有效控制。齐全、完整、真实的招标投标文件资料是维护企业利益，提高企业管理水平的重要依据，同时也是企业赖以生存、持续发展的重要资源，加强对这些资料的收集、归档与保存时非常重要的工作。
2.建立科学、严谨的整理规范 招标投标文件资料种类繁多，必须建立科学严谨的整理规范。招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律，以保持文件资料的有机联系，便于查找和利用。整理方法应依据国家、行业规定，根据项目工程的规模、类型、结合招投标工作程序制定相应的整理规则。针对大型建设工程总体招标和部分分项方式进行整理。如：勘测设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等阶段。各部各项工程则可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理。如：招投标前期文件（备案文件）、招投标过程文件、招投标结果文件等。小型建设项目也可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理，无论采取逻辑关系组卷，还是时间顺序组卷，原则是一项工程尽可能采用一种方式，并注明在编制说明中予以说明，便于档案的利用，查询和管理。
【关键词】建设工程；工程档案；管理；工程质量
随着我国建设行业的快速发展，人们对建设工程的质量也提出了更高的要求。建设工程质量直接关系到建设企业的经济效益及人们的生命财产安全，而工程档案管理工作与工程质量之间具有密切的关系，加强工程档案管理工作对促进建设工程质量的提高具有十分重要的意义。因此，如何加强建设工程档案管理工作成为当前建设企业面临的重要问题。
一、工程档案建设的作用分析
在建设工程中，工程档案占有十分重要的作用，它能够将工程质量直接反映出来。
通常情况下，建设工程质量能够通过工程档案的建立直接反映出来，除了理解其字面意思之外，我们还要从更深层次对其进行理解。有多数工序在工程建设过程中属于隐蔽工程，通常这种类型的工程在竣工之后我们是看不到的，很难对其进行检测。如果想对其进行相应的了解，也只能够借助掩盖之前的图纸、录像、照片以及各种现场记录。站在现代管理科学的角度对其进行分析可知，建设工程质量的重要组成部分也包括了建设工程档案质量。如果一个工程档案质量较高，这也就充分说明了该工程进行了规范管理，工作人员均具有较高素质，并且还具有较高的工程管理质量。
通常情况下，建设工程档案出现在工程建设之前，建设工程项目进行审批、决策以及确立这一过程中的真实记录称之为建设工程立项文件。例如，在进行招标、投标、设计项目概要、编制项目预算的过程中，其重要的参考依据均为建设工程立项文件。但是在招标、投标、设计项目概要、编制项目预算等一系列过程中出现的文件材料优势进行详细设计。勘察测量项目的重要依据。换句话说，在建设工程项目之前，就已经形成了大量资料。如果在一个建设工程中将文件积累这一重要过程去除掉，那么这一建设工程是很难形成的。在施工的具体过程中，具体施工进程和文件材料产生之间也存在密切相关性。
现阶段，随着社会的不断进步与发展，科学管理思潮也在很大程度上获得发展，建筑项目的实施也越来越广泛，这就要求建设工程必须拥有更高质量。尤其是在精细化管理与量化分析盛行时期，这就要求建设工程建立起一套科学合理的精确评价体系。如果我们对建设工程管理模式有着严格要求，特别注重图纸与数据的精确分析，那么我们就会自然摒弃感觉经验模式。在这种新模式下，我们不仅会注重工程现场，而且会将工程档案的建设作为重要基础，并且在此过程中对其进行量化统计分析，最后再对其进行综合性的评价。换句话说，建设工程质量是可以直接通过建设工程档案反映的，所以应该对工程质量采用建设工程档案进行全面性评价。
二、 完善工程档案管理工作
工程项目管理的质量控制在城市建设工程中主要通过施工现场和施工组织质量控制表现，需要对制度、材料、方法以及人员这几个方面进行全面考虑。
（一）制度。通过对国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中的相关内容进行分析可知，第一次站在国家法规的高度，在建设工程质量控制体系中纳入了建设工程档案管理，强制性规定了建设工程的法律责任、报送移交程序、质量要求以及相关内容，《建设工程质量管理条例》属于推动我国城建档案工作发展的一部重要法规。
（二） 方法。档案员要对记录施工方法、流程以及创新工艺的工程文件进行严格保管，确保其完整性与准确性。
（三） 材料。建设工程质量保证资料的主体包括建筑材料使用说明书、出厂合格证以及检测报告等资料。所以在对档案进行编制的过程中，档案员要对其进行认真检查与核对，做好各方面工作，以此来确保工程质量和工程方案相符合。
（四）人员。 在工程建设中，建设工程档案工作人员，也就是所说的资料员具有十分重要的作用。通常情况下，工程档案管理在早期建设工程项目中没有得到充分重视。现阶段，随着工程档案管理工作的不断发展，工程档案管理在早期建设工程项目中的重要性也慢慢凸现出来，对档案管理人员的要求也越来越高，需要其拥有相应的资格证才能上岗。每年在市政建设类工程项目开动之前，市政工程建设处都会起到良好的带头作用，市政建设档案由不同业务科室派出专业人员进行工程档案业务培训。除此之外，将《档案（资料）员合格证》到网上，有利于相关人员进行及时的核对与查询。其次，还要求每一个建设工程项目的工程资料编制工作均要由持有《档案（资料）员合格证》的专职人员进行，在工程完全竣工之后，需要进行档案专项验收申报之后，才能够验收申报过的建设工程项目。
三、 提高建设工程质量
对城建方案馆近期的实际业务工作经验进行科学总结，并且和工程质量监督部门进行积极主动的协调，（下转第177页）（上接第131页）进而建立起一套科学完善的城建档案综合管理系统，并对其它发达城市先进的档案管理经验进行大力借鉴。
在施工合同签署的过程中，首先要对建设方关于工程档案建设的相关要求进行明确，在合同中明确相关责任，要求承建方对专门档案管理人员和相关领导进行明确，并且终身负责工程资料，将其档案管理的责任意识提高。实施方法包括：首先要抓好工程建设源头，在进行工程项目规划审批与报建的过程中，就要和建设单位将工程档案移交报送责任书签署好，通过这样的方式来确保管理方与建设方均了解工程建设的相关信息，同步管理建设工程档案质量及相关内容。其次，要有专人负责工程档案，并且要对其进行全程跟踪以及科学合理的业务指导，如果在此过程中发现了问题，就要对其进行及时性的整改。最后，在快竣工之前，要预验收工程档案，合格之后才能够对工程项目竣工进行验收。这一系列措施和建设行政职能进行充分融合，并且能够工程档案编制与收集的系统性、真实性、原始性，最终提高建设工程质量。
要对管理工作细节之处加强重视，可以采用跟踪服务或者预约服务的方式，谨防资料员在没有做好充分准备的情况下对业务进行重复办理，进而将工作效率提高。通过反复多次的大厅柜台复检业务办理以及现场工程档案业务集中指导，能够形成一个工程档案业务指导日志，并且具有较强的条理性。
在进行建设工程档案业务指导的具体实践过程中，存在着施工单位的实际活动与相关文件不吻合的情况。这就需要我们及时整改出现的这些问题，进而对工程档案的真实性进行有效保证，促使工程质量管理中工程档案管理能够发挥出有效的作用。
四、结语
综上所述，在建设工程中，工程档案管理属于一个十分重要的组成部分，并且工程档案管理工作和工程质量之间的关系具有高度紧密性。为了有效确保工程质量，就必须加强工程档案管理。所以，在建设过程中，档案管理人员要树立起管理意识，提高责任感，对建设工程质量管理中的相关教训和经验及时进行总结，提高档案管理水平，最终达到提高建设工程质量的目的。
【参考文献】
交通建设工程的档案是工程监理管理工作中的重要内容，随着信息技术的应用，当今的交通建设工程监理档案工作已经实现了信息化建设。本文就交通建设工程监理完善档案信息化建设的发展方向展开论述，期望对于信息化档案管理的规划和完善具有参考作用。
关键词：
交通建设；工程监理；档案管理
信息化建设在各行各业的渗透和应用已经十分广泛和深入，不仅带来了工作上的便利，也为工作效率的大幅度提高提供了技术支持，尤其是在交通建设事业中，作为交通建设监理部门，应该承担起工程建设的监理职责，通过监理管理和监理档案的资料整理收集工作，将工程建设中的各种与管理有关系的事务，采用信息技术手段，提高服务水平，加强档案管理，让交通建设的过程和成果能够被详细的收存，以备日后调用和参考。
1交通建设工程监理档案管理信息化建设内容
1.1交通建设工程监理档案管理信息化的基础设施建设
档案管理是工程的基础工作，运用信息技术，将档案管理工作的基础设施建设起来，就是将信息化档案工作的软硬件等基础设施进行配置。交通建设工程监理工作中，档案信息的管理工作如今已经不仅是信息资源的归档，还有信息技术的应用。技术和资源是档案信息管理工作中的核心。具体说来就是将资源通过数据传输、存储、调取、保存等手段进行信息化基础设施的共享和实用。交通建设项目的特点，决定在长期的交通建设中必然要产生大量的工程资料，要提高收集整理的效率，减少工程档案的采集、整理周期，就要通过交通建设工程监理，加强档案信息化管理的工作来完成。例如，建立办公自动化网络，能够帮助监理部门将各个部门产生的资料进行上传和共享，随时掌握工程活动的进度，发现质量问题，同时保持与工程中各个部门的沟通与交流。
1.2档案管理信息化的信息资源建设
做好档案管理信息化的自愿建设，关键在于将档案进行信息技术的开发和实用。从交通建设工程的监理角度来看，档案信息的整理效率与交通信息化建设的进度息息相关。要提高工作效率，就要投入资金，加强软硬件的建设，例如建立档案数据库，就是一个很好的交通建设档案管理的平台，以数据库为基础，搭建起内部局域网来，设立目标办公群，为交通建设的档案管理工作节能增效，并开创优越的办公条件[1]。
1.3档案管理信息化标准以及建设规范
通过交通建设工程监理，档案信息收集到的是社会资源，更需要标准和规范的收集平台，包括电子信息文件、档案管理功能在内的信息化档案管理，能够将信息的资源、文件等加以规划标准化的管理。
1.4档案管理信息化应用系统建设
对档案进行应用系统的建设，是在信息资源的开发利用和建设的基础上进行的。由于交通建设工程监理的信息档案拥有着海量的信息，因此，要将涉及到交通建设的各个环境的信息等加以收纳，必须要有强大的技术支持，才能保证档案信息管理的质量和速度。例如交通建设过程中的环境、气象、机械、物理、化学知识，还有工程招投标、原材料采购、工程检测中产生的数据、文件、资料等等，都要被高效、合理、安全地存储在信息化档案数据库中。
1.5档案管理信息化人才队伍建设
高效的档案信息化管理，需要高等级的人才来操作。依托计算机信息技术的档案信息化系统，必须吸引信息化技术人才，在系统管理和维护上做好各项工作。只有人才队伍的稳固和扎实，才能保证交通建设工程监理档案信息化建设的稳定开展，而且前文也提高，交通建设工程监理档案数据库的信息是海量的，面对纷繁复杂的信息，要达到操作简便、安全存储，高效分析，方便调取，只有专业技术人员才能做到。这其中也需要专业人员技术人员在做好日常的系统的运转和维护工作的同时，不断提高自身的专业知识技能，同时还要求交通建设工程监理的管理人员加大培训和培养力度，吸引人才的同时，也能留住人才。
2交通建设工程监理档案管理信息化建设措施
2.1建立交通建设工程监理档案综合管理系统
综合管理系统包括工程建设总监办、驻地办等机构，形成了档案信息化自愿开发的领导架构，在这个架构中，资料最终是以数据的形式进行了管理，在数据库中最终发挥了其应有的价值。首先，建立了档案信息资源库之后，为了提高资料库中的信息资源的利用率，可以将系统中的已经编目的工作进行退化，将有用的档案资料进行整理和收集，包括资料的来源、时间以及关联性等。第二，是对档案资料进行分类，经过编辑加工的信息资料将被统一纳入到计算机网络系统中，以保证档案管理的标准化和规范化[2]。第三，通过内部信息监理服务网和公众服务网的建设，将内部和外部的信息加以结合，形成文件信息的标准化建设体系，通过智能化信息资料的管理运行，为档案信息的共享和互换提供技术保障。
2.2规范交通建设工程监理档案信息化管理工作
通过建立档案信息管理制度，确定档案管理人员岗位以及职责，实行岗位责任制，工作人员有细化了的岗位划分，能够做到有章可循，有法可依，按照健全的岗位责任制的相关规定，做好信息资料的归档和整理、保管、保密、登记、结语、归还等工作。
2.3建立完善的交通建设工程监理档案安全体制
建立交通建设工程监理电子文档管理体系，是为了适应当前电子文档为主的资料管理的需要，增强电子文件载体的稳定性，依托信息管理系统实现电子文件的传输，保证电子文件的原始档案能够得到合理的保护[3]。
3结语
经过开发和建设后的交通建设工程监理档案信息管理系统，具有很高的使用和利用价值，为维护档案资料的安全运行，提供信息系统支持，发挥了应有的作用。现阶段要改进和完善的工作，就是顺应信息化建设的发展潮流，在强化实情调研，协调各方资源方面，继续推动档案管理向着信息化建设的方向稳步前进。
作者：周志学 单位：泰州市路德工程监理咨询有限公司
参考文献：
[1]陈萍.交通建设工程监理档案管理信息化建设的思考[J].建材技术与应用,2016,(5):39-41.
关键词：档案建设；档案管理；人员素质
0 前言
2015年度我国电力建设进一步扩大，对于档案管理的要求也随之提高，电力建设工程中的档案管理不仅是企业管理重要的组成部分，也对以后的施工改建、扩建、运行、维修以及技术改造提供了技术依据，是整个电力建设良好运转的重要保障。在科技发展日新月异，电力工程技术不断升级换代的今天，对电力企业建设工程中的准确性、全面性、真实性和完整性都提出了更高的要求。这要求我们在保管工具、管理人员素质、档案管理流程当中要做到标准化和精确化。
1 企业建设工程档案管理的相关流程
电力企业建设工程中的档案管理首先要做到职责明确，做到责任落实到个人。电力项目涉及工程量庞大，更牵涉到各种各样的施工单位，所以在工程总承包项目签订开始，就应该明确各方各自牵涉到的相关文档文件和电子文件。先把责任落实到相关单位，再从相关单位落实到具体科室，最后把责任落实到每个人的身上，并持续追踪检验。
进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2 对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1 建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。
首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间[1]。
其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2 提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。
对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。
电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中[2]。
提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理[1]。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3 如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收[3]。
时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3 结语
信息化时代和工业化的发展要求我们做好电力企业建设工程的管理工作，要做好这一工作，我们要从思想意识，管理流程，监督考核，工程实施等方方面面入手，这是电力工程不断发展新要求，也是对国家负责的具体表现。
参考文献：
[1]陈慧.探析电力企业建设项目工程的档案管理[J].企业技术开发，2013（21）：37-38.
关键词：建筑工程；档案管理，完善措施
中图分类号：G271文献标识码： A
一、工程资料档案管理工作的意义
项目建设中,工程档案管理是整个工程管理中一项重要的基础工作,它的形成和积累贯穿于整个项目建设全过程。一个工程项目从立项审批、招投标、勘察设计、施工、及竣工验收等各个阶段所形成的全部文件资料,必须完整准确的体现项目建设全过程。特别是大型工业化装置,往往伴随参建单位众多、专业性强、体系庞大、建设周期长、成果验收复杂、“三边”等特征,化工项目更是如此。因此,工程档案管理工作必须从项目源头抓起,在实施过程中进行巩固,并顺利完成竣工档案验收,才可保障项目管理工作的整体可控,进而保证工程档案的完整、规范。
建设工程档案是一个事关建设工程和建设项目成败的大问题，应该是城建档案工作关注的头等大事。从实际操作上来讲，建设工程档案是城建档案的重要组成部份，是建设工程在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实地反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。形成并保管工程档案的目的是为今后的利用提供一个确切的、科学的依据，为城市建设、城市规划和城市管理等服务。工程档案利用价值得以实现的基础是所载信息的真实性和准确度。因此，建设工程档案必须做到真实、完整、准确和规范。然而，笔者在长期工程档案审核验收和接收管理的实践中，发现目前建设工程档案问题比较突出，主要表现在完整性、真实性差，内容缺项、漏项，签章手续不到位，竣工图编制不准确等方面。这些问题的存在严重削减了建设工程档案应有的保存和利用价值，也将对建设工程今后的管理和维修、改扩建以及权属责任划分等带来严重影响。
二、当前我国工程档案管理现状及存在的问题
自我国颁发《建设项目档案验收办法》以及《国家重点建设项目档案管理登记办法》等相关档案管理条例，我国工程建设档案管理工作取得了一定的成效，档案管理有了很大提高，但由于工程与其他工程相比存在很多特殊性，外界自然状态对于工程的影响较大，导致工程档案管理工作中存在诸多不足之处。
1、缺乏一定的管理意识。随着我国社会主义经济体制的不断改革与完善，国家政府的职能慢慢转变，工程建设管理体制改革也不断深入，相关的终身制度、建设监理制度、项目法人负责制度以及竣工验收备案制度等正在逐步趋于完善，因此新时期下的工程档案的载体、形式、内容以及相关制度也发生了很大变化，对于工程档案信息的收集、整理、建档以及验收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以来都存在重工程轻档案的现象存在，并没有正确、全面的认识到档案管理工作的重要性，导致工程档案管理工作一直处于被动状态，很多工程档案的收集、整理都不及时，工程档案管理没有充分发挥其作用。
2、档案管理体系不健全。工程档案管理的专业要求较强，但很多单位只是将档案管理的职能纳入综合部门里，并没有设置专门的独立档案管理部门，导致档案管理工作的地位低下，并没有得到员工的重视。虽然国家及单位也制定了相关的管理条例，但大部分都是形同虚设，并没有起到实质性的监督管理作用。因此，在实际的工作中，缺乏相应的操作性较强的管理制度来规范实际的工程档案管理工作，导致工程综合管理部门以及建设部门工作较随意，各自为营，经常出现人员流动现象，导致档案的收集、管理工作难以顺利开展。
3、缺乏专业性的管理人才。由于很多单位管理者并没有意识到工程档案管理的重要性，并没有投入过多的人力、物力，很多工程档案管理人员并非班科出身，缺乏一定的专业性，都是由工程技术人员来担任兼职，只懂得工程的施工技术，对于档案管理知识缺乏一定的认识和了解，之前也并未接受过相应的专业业务培训，并不熟悉了解工程档案管理的基本流程、相关的管理制度以及法律法规，很多工程档案管理工作都只是在资料保管方面原地踏步，导致工程档案管理低下。同时档案管理部门中普遍存在的现象是档案专业人员较少，新来的工作人员以及工程技术人员较多，工作人员的专业素质水平参差不齐，工程档案管理工作缺乏一定的规范性。
三、如何做好建设工程档案的管理
工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好工程档案管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维护一种环境，管理的核心是处理好人际关系。人是管理的第一要素。
1、要完善法规，依法治档。依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程档案管理条例》、《建设档案管理规定》《工程图纸管理办法》等一系列档案管理制度具体的规法要求，将档案验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度纳入规划、建设、管理程序中，在工程开工前下达资料任务单，落实到人，明确责任，在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集更加齐全、分类更加合理、组卷更加科学、归档更加及时。从根本上保证档案的内在和外在，逐步完善规范各种制度，理顺档案工作程序，有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。
2、建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。为规范基建处建设工程档案资料的编集、保管、查阅和报送工作，提高建设工程项目管理水平，根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法规和规定，结合基建处各科室项目管理的工作职能，做好档案工作。
3、以人为本，发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍，这就要求工程档案管理人员要定期参加理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得上岗证书；对外，注重档案业务培训，要定期举办档案管理和业务的集中培训班，做好档案归档要求讲解，组织参建单位相关人员就项目档案工作的文件和标准等进行学习和掌握，不断强化档案业务基础工作，切实提高参建单位的档案管理水平，使项目档案管理基础工作得到有效保障，做好工程建设项目档案资料的收集、整理、编目、保管、利用等每个环节工作，确保工程项目归档材料良好、完整规范、系统配套。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作，主动做好对重点工程档案业务指导，现场跟踪服务，积极做好项目档案的收集和整理，做到档案收集、整理与工程建设同步，认真抓好档案整理、归档、移交工作。四是注重工程档案信息反馈，掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新表格资料，及时将相关信息反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
结束语
总之，工程档案是工程建设最真实的反映,是检验工程的重要依据。分析研究工程档案管理实践中存在的各类问题,对于更好提高工程档案管理水平,提高工程建设有着积极促进作用。目前，档案工作已趋制度化、规范化、科学化，档案管理水平有了明显提高。在新的形势下，施工企业的档案管理工作面对新的挑战。档案管理工作只有不断的适应企业发展的需求，按照科学发展观的要求，以狠抓档案管理为契机，在巩固和发展己有成绩的基础上，继续努力，开拓进取，根据工作发展的需要，不断改进和完善档案管理手段，才能更好的为企业的发展服务。
参考文献
[1]徐艺真.对施工企业档案管理现状的思考[J].办公室业务.2013(03)
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