时间：2023-05-22 10:07:17
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇企业销售合同管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
【关键词】销售管理系统；设计与实现；应用分析
企业的销售管理包括了库房、产品销售、维修等一系列流程的运行的管理工作，开发企业销售管理系统，需要对企业基本运行规律、特点和需求进行充分的了解，为企业解决信息化建设中出现的问题，保证企业运营以及企业正常发展。
一、企业销售管理系统的建设背景
企业面临的市场竞争压力是非常巨大而残酷的，信息化建设对于企业发展的重要性是每个管理者非常清楚的。无论是企业发展、经济建设还是战略发展都离不开信息化建设，因此，必须在企业的信息化建设方面加大实践力度，才能避免由于缺乏危机意识和创新能力而导致的失败。
作为信息化建设源头，企业运营及流程中每个环节都是不可或缺的，包括了财务、销售、研发、生产等诸多环节的信息管理系统，虽然因为企业经济能力不同而存在差异，但是只要企业有财务、库存、销售方面的工作，就要引进销售管理系统进行管理工作，实现系统与系统之间的无缝对接，减少人工干预。
在软件成本上，销售系统的部署至少需要服务器予以支持，销售管理系统开发语言的选择应尽量选择安全可靠的主流系统开发语言，保证系统运行的实用性。
企业销售管理系统的设计与实现，可以有效管理产品库存、客户、销售合同、出库记录等环节，在较低的成本投入下获得较大收益，帮助企业向着现代化、信息化、工业型企业的方向发展。
企业的销售管理系统通过系统逻辑进行强制性管理，利用JAVA语言实现系统的流程逻辑，运用JQuery等技术为用户提供使用，使用B/S模式为系统进行体系结构，使用TOMCAT服务器保证系统软件正常运行，建立关系型数据库保存企业的库存、客户、合同等重要的信息数据并实现集中管理。
二、销售管理系统的需求分析
（一）企业销售过程的全部流程包含了销售出库、成品入库、客户退回维修、维修退客户、内部成品借用、成品借用退回等环节，每个环节具有逻辑关系但也存在矛盾。系统使用人员在企业销售过程中的担当的是业务员、库管的角色，系统对成品库、维修库、样品库等进行单独的管理。
三、销售管理系统角色需求分析
对于销售管理某些业务员、助理的操作需要审核，包括添加客户、审核销售合同等等，因此在角色需求中还需要加入审核员、维护人员等，角色管理模块负责系统角色的增删改的操作的执行。
例如：系统管理员所属部门为企管部，负责维护销售管理系统，拥有系统的最高权限；成品库管属于财务部，负责成品库、样品库的管理，可以操作成品库和样品库的模块；维修库管属于维修部，负责管理维修部；业务员属于销售部，负责客户销售和借用过程；办事处助理属于销售部，负责外地办事处的运营，包括客户销售和借用过程；研发部和技术部助理属于研发技术部，负责技术支持产品的借用、退回；审核员属于财务部，负责销售合同等的审核以及新客户的添加。
四、系统其他功能
销售管理系统包括的功能还包括客户、账户、产品管理等模块。
客户管理模块包含客户信息，由审核员负责增加、删除、修改和查询等操作，负责将客户的姓名、电话、传真、地区等录入管理模块中并进行维护工作。
账户模块由审核员负责增加、删除、修改和查询等操作。在销售出库、客户样品借用等过程中，由业务员或者助理进行合同的录入等，账户管理模块包括了账户名称、地址、电话、传真、开户行、账号、税号等信息。
产品模块按照集合和系列进行分类，分为大类，再划分成集合以及系列。如产品信息模块包含了增加、修改、删除、查询产品名称的功能，记录产品编码信息以及唯一识别码校验；小号查询模块下包含了对产品小号版本详细信息进行查询；库存查询模块包括了查询入库产品，更改合同中的产品、下单等指令；另外还有维修查询、样品查询、系列模块、集合模块等功能。
角色管理模块对使用人员的名称和密码进行了设置，进入后登录客户管理模块、账户管理模块、产品管理模块、流程管理模块、系统维护模块、事件管理模块等进行各个模块功能的操作。
五、销售管理系统的设计与实现
（一）系统体系结构设计采用了B/S架构体系和C/S架构体系作为主流技术。前者是对后者的优化和改进，其三层结构划分非常明确，将业务处理从客户端进行分离，使用的系统界面的展现工具是浏览器。由互联网服务器完成业务请求的处理和分析以及对业务逻辑进行分析，用户的表单数据提交到数据库服务器，被作为注册数据加以存储后，形成结果集加以处理，并返回给客户端。C/S体系架构形成了桌面式操作应用系统，将核心业务流程分理处客户端，形成标准的C/S体系结构，开发为数据库服务器、网络服务器、和客户端三层架构模式。客户端数据调用请求经过应用服务器处理分析后安装在客户端，由客户端数据应用程序负责.
（二）B/S模式和B/S体系结构各有优势，在实际使用过程中存在一定的区别：
（一）系统开发环境，使用的是开发语言和数据库搭配的手法保证系统的安全稳定运行。JSP技术实现了页面内容生成和显示，为开发团队各司其职、分工合作提供技术支持，通过标签库等技术，划分前后台界限，进行页面的样式设计，调取自定义的标签库，独立实现页面分离，重用代码。可以任意连接数据库，保持平台的良好运行。
（二）例如使用MySQL进行轻量级开源项目的应用和开发，保证数据存储和开源免费，降低企业的成本之处，较为适用于中小企业。产品管理系统选择JAVA编程语言，采用JSP技术作为技术职称，前端使用JavaScript作为语言丰富页面，系统开发使用B/S模式进行体系的架构。
（三）系统的实现通过数据库表设计而成，表与表之间具有逻辑联系。系统运运行分为多个流程，包括名称设置、备注、状态位等字段，系统运行以事为单位进行驱动，事件表的外键有事件创建者ID、客户ID、对应账户ID、流程ID等；设计数据表、辅助事件表等处理和同类事件，创建成品库存储表、维修库存表、样品库存表，负责记录成品库存、维修库存、样品库存等。
（一）系统模块设计与实现
销售管理系统设计分为系统功能、事件、流程、管理、产品等多个管理模块：
一、企业合同管理现状
1.没有正确认识合同管理。对于油田销售企业合同管理，部分企业没有正确认识其管理作用，使其难以收到效果。部分油田销售企业认为合同管理不是企业管理的重点，不会对日常经营造成严重影响，因而无需花费更多的时间与精力。2.合同管理缺乏完善监管制度。合同管理监管工作，要求油田销售企业参与，同时合同利益方也要认真履行合同规定义务，如果其中一方不愿参与监管，就会影响合同管理实际效果。另外，如果合同双方不参与监管，尽管采取了一定的管理手段，也没有实际意义，无法落实到位。根本原因在于，油田销售企业没有针对合同管理，制定完善的管理机制，使得企业与员工缺乏约束机制。从员工层面来讲，其不重视合同管理，因而企业无法顺利开展合同监管工作。3.合同管理缺乏专职人员。企业在合同管理中，管理员及承办人通常会将合同与部门其他工作混淆起来，很多情况下没有为合同管理建立专职人员负责管理。企业合同项目涉及金额大、周期长，假若没有专职人员负责管理，合同履行过程中就会出现各种问题。当前，有些企业合同管理工作大都是为了应付工作检查，实质性作用并没有发挥出来。4.缺乏先进的管理模式。企业在合同管理中，一般将其划分为法律事务范畴，由企业法务部门负责管理，这是合理管理的主要模式。该管理模式应用后，可从法律层面保护合同管理工作，但存在隐患比较大。比如企业会认为合同事儿就是法务部门的事儿，合同问题就是法务部门的问题，忽略了专业部门对合同文本内容、签订及履行等方面的主导性；法务部门出于职业素养，会关注合同潜在的法律风险，但却不能代替专业部门对于文本内容的审核。另外，企业缺乏先进的合同管理模式，管理创新意识不足，给企业合同管理工作埋下很大的隐患。
二、精细化全生命周期合同管理建议
1.规范化合同管理。精细化合同管理使得企业合同管理更具透明性，利用审核流程与内容固化，降低人为因素造成的影响。相关职能部门根据职能划分参与合同管理，促使合同管理由被动预防转为事前主动预防，可有效预防合同风险。同时，信息化合同管理系统，审核人员并行操作，减少了等待时间；合同管理中借助其透明化功能，承办人员可对合同审批进程进行实时查询，工作效率提升的同时管理成本降低。2.创新合同管理理念。构建一体化管理平台，将合同管理纳入经营业务与管理范围。基于合同内容，围绕计划费用，实现精细化全生命周期合同管理目标，动态跟踪任务完成与合同执行情况。3.深入发掘合同应用信息。合同全要素信息收集环节也属于精细化合同管理范畴，合同管理信息与科研计划及付款等信息要实现有效对接与集成，有效融合合理管理系统与生产、销售计划及财务平台等系统，消除信息孤岛问题。利用合同信息化系统有效保存容量大与多样化的合同数据信息，统计与查询便于合同管理人员掌握海量数据查询技巧，做好分析，为后期日常管理、资源投入及业务发展等战略角色的制定提供重要数据参考。综上所述，油田销售企业合同管理中，应用精细化管理理念，有效杜绝企业合同签订与履行失误，降低企业经营、政策及法律等风险，提高企业经营绩效。但精细化全生命周期合同管理与实施，涉及企业多个方面，需要缜密筹划与系统规划。
本文主要通过合同管理实践工作，结合广东、福建地区X销售企业在2000年至近期的经营管理情况阐述合同管理如何与企业发展相结合，最终达到适应市场变化的目的。总结经验，提炼成果。有针对性的对广东、福建地区迅速成长的销售型企业的合同管理提供参考借鉴。
【关键词】
销售企业；合同管理；适应市场
广东、福建等省经济活跃、经济形式复杂多变，做为设立在该地区的销售企业，随近十几年来国家经济发展，快速发展。为适应市场变化，企业需要积极开展多种方式的改革。本文以某企业广东区公司在华南地区的分支机构变化为例加以阐述。从2000年以来，该企业在华南地区跨省多次分立、整合。2004-2009年以华南区公司为主，管理本地区（广东、福建、海南）业务，人员合并办公。2010年后华南区公司各项工作重新分立为各省区公司管理。组织机构先后经历了省市级管理方式―省级公司直接管理模式（组织扁平化、垂直管理）―省地市级管理方式三个阶段模式。所辖地区也分别经历了各省独立―广东、福建、海南三省合并―广东、海南两合并加福建省独立―各省独立。公司内部管理方式、管理地域范围不断变化、所处的经济环境复杂，需要从多方面不断完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在华南区管理时期，最早结合总公司制度制定华南区合同管理制度，广东区合同管理制度是结合本区当前的实际情况，在原华南区制度基础上修订制定。并同时制定《合同管理权限及合同审查审批程序》。现行制度建立统一授权、归口把关、各负其责、相对集中的合同管理体制。公司所属各地市公司、公司本部各部门应严格按照各自的职责权限进行合同的论证、审查、签订、履行、监管等工作。
1.1建立统一管理、各负其责、相对集中的管理体制
改变原来的多部门管理，按相对集中归口把关、相对集中的方式管理。原来的由各主要业务部门各自承办合同、审核合同、签订合同、履行合同的即做运动员、又做裁判员的模式，变为相对集中统一管理后，成为现在的由公司所属各地市公司、机关各处室应严格按照各自的职责权限进行合同的论证、审查、签订、履行、监管等工作，形成职责清晰，工作明确、有效监督、规范控制的合同管理体制。
制度明确规定订立书面合同的标准要求。从基本环节控制风险。
1.2“各负其责”，严格“三项审查”制度
按照“事前预防、统一授权、相对集中管理、分专业审查把关、各负其责、全过程监督”的原则，公司所有合同在签订之前，必须由各业务主管部门分别对合同项目的经济合理性、可行性、合法性、严密性、规范性、立项依据、资金渠道、技术质量要求等方面进行审查；公司法律部门及合同管理人员对合同的签订、履行、变更和终止等进行统一管理和监督。
公司签订合同实行分专业归口审查、各负其责的管理体制，包括法律审查、专业技术审查、经济商务审查。对未履行三项审查及审批手续的全同，一律不得签订。
1.3公司合同审核以公司本部、地市分公司两级为审核主体
针对销售公司最基层单位人员工作性质侧重具体销售业务，法律专业人员极少，工作管理中心不同于省、市级管理性公司的特点。将合同审核的管理性工作上移至省市级分公司，即减少基层工作负担，又缩短合同审批流程、提高合同审批效率，符合各级工作侧重点。
1.4加强新业务、高风险项目的法律审查
对于招投标类合同、投资类高风险合同，公司制度明确规定：“立项、选商、谈判、会审、签订的程序进行。”“对合同项目进行必要的考察、论证、落实资金渠道、项目计划等保证合同全面履行的条件。”“对合同对方当事人的主体资格、资信情况进行审查。”“进行合同谈判、组织招标、投标”。
1.5公司合同管理与招投标工作紧密结合
广东区公司招投标管理制度规定：“招标人应与中标人签订书面合同”。
广东区公司充分发挥合同管理信息系统的优势，在合同管理信息系统设置伊始，即将所有列入招标类别的合同审查流程设置招投标审核。所有相关合同，必须首先在合同管理信息系统中进行招投标审核，达到招投标标准而未通过招投标审核的合同将被退回，从而避免产生规避招标、虚假招标的情况发生。
2 合同管理信息化推广
以制度做保障，积极、快速推动合同信息化管理。
把合同管理进行网上审查审批等内容明确写入现行制度中。三省合并管理时期，合同数量大，公司合同管理工作也处于起步阶段。但按上级公司的总体安排，借助于当时的垂直管理、专业线分工的集中、统一特点，大力推动合同管理全面网络化、信息化的工作，积极组织多种形式的人员培训，强化合同信息系统的终端用户使用。加强与当时三省各专业线、各区域和各相关处室的沟通协调，各专业线从初期的不适应信息管理方式至形成习惯、到支持认可合同管理信息系统，认识到管理三省各级合同，合同管理信息系统有着无法比拟的时间、空间优势，即节约人力物力成本，又提高工作效率。使公司成为当时最早一批合同全面上线的企业之一，系统使用覆盖广东、福建、海南三省分公司，用户数量超过550个，合同系统运行合同管理范围下至零售网点合同上至省级公司投资项目，合同运行数量达30057份。
3 合同管理细致与效率平衡
作为一个大型企业，合同管理的细致性和对控制风险的高要求往往与合同签订效率相互制约。需要企业对合同管理审批环节的流程优化常抓不懈。公司的流程优化是从“娃娃”抓起的，基础好，也更易治理。从合同流程设置伊始，便充分考虑到实际工作需要、工作效率要求，以满足于瞬息万变的市场变化要求为目的。除重大合同外，合同审核流程简洁、无重复的专业技术性审核。公司重视做好平时的预防工作，避免头痛医头，脚痛医脚，日常治理的效果显著。
合同管理信息系统初始化的早期，流程即是一级审核即可完成三项重要审查，效率高为特点。公司的现行管理制度同时也明确“归口审查、各负其责”，在现在行制度的同时，也有明确的《合同审查权限及审查审批流程》，即避免了审查审批流程的事后确定的随意性，也免于造成流程不定的相互推委。
区分不同类别、不同性质、不同情况的合同，本着实际情况，按工作需要进行相应调整。关联交易合同、有标准文本的合同 、对时限性要求高的合同，符合三项审查及审批要求为上限要求。一般只通过一级审核，少用二级审核，避免相同专业性、技术性重复审查。
使用标准文本、金额较小、对时限性要求高、法律关系简单的合同，如：公司主要产品销售、主要产品采购、零售网点销售、零售网点维修、零售网点房屋租赁等合同，实行一级审查审批，只在二级分公司完成三项审查和审批即可签订，通常不同性质的审核节点4个，在承办人及时督办的情况下，能够在短时间内完成所有审查审批环节并签订。对于其它法律关系简单的买卖、租赁、技术服务等合同审查审批合同审核节点总数一般为5个，金额小的4个。只有投资建设类的合同，法律关系复杂、金额大、无固定的标准文本，而实行二级审核，以严控各种风险。
日常控制流程延长，由于部分工作部门的内部工作分工需要，时常有相关部门要求增加流程审核要求。日久天长，流程便会逐渐加长。为控制这一情况发生。公司流程变化、调整实行审核制，流程调整由主要负责人审批，方可增加。同时，不定时安排合同审核流程检查瘦身。达到日常控制体重，效果好于超重后服药减肥。
4 应急合同审核控制
销售企业面向市场，工作难免需要应对“突发事件”，对时间及价格波动异常敏感的合同也需要应对这类“突发事件”。这客观上造成了个别合同事前审核不充分，事后补办。随着公司规模扩大，各类人员的加入，这类情况也随之复杂。为控制这一情况，公司将其纳入二级单位主要负责人的人事业绩指标考核范围。自上而下，重视合同提前充分审批签订的必要性和重要性，最大限度减少这一情况发生几率。
5 合同管理薄弱环节强化
履行控制，寻找最薄弱环节，明确职责。
合同履行是一个时时变化、需要不断更新的动态管理。合同的履行环节分散、不易集中；部分履行时间长、地域分散、履行承办人员更叠、衔接不顺畅。要求合同履行的直接管理部门有高度的相关性和责任感。合同履行历来是合同管理工作中的重点、难点和风险控制的关键点。广东区现行合同管理制度，结合广东区工作实际，明确“合同承办单位全面负责合同履行”。做为销售企业，合同承办单位通过是该合同的需求部门，也是该合同的执行部门。直接掌握合同的全部履行过程，做为履行的责任部门，责无旁贷。
1.对于销售类的合同来说，财务部门要参与到预售合同版本的拟定过程中去，销售部门与财务部门共同讨论具体条款的设计，例如按揭条款，违约金条款等。房产销售合同的签订的对象是广大客户群体，大家对于合同的某些条款由于理解不同难免产生歧义，如果由于条款设计不够详细，可能会日后在售房过程中给公司造成潜在的风险。例如合同中是否注明若买方违约退房，定金是否没收；如果双方协商退房，房款退回时是否无息；如果买方延迟付款是否收取违约金等，在制定商品房销售合同的版本时对有些条款进行明确，就能使上述纠纷发生时，公司不会产生损失。销售部门要根据每天的销售合同签订情况编制销售台账等资料，财务部门将销售台账数据与账务系统进行定期核对，部门间多沟通能使财务部对近期销售合同的签约及贷款等履约情况进行掌握，并能对营销数据起到复核作用，也能提早预计近期资金流入情况，进一步统筹好公司资金安排。
2.在工程类合同的管理上，在合同条款的审核中，财务部门应主要注重的是履约保证金收支、工程款项支付、工程质保金支付等条款。财务的工作就是加强对工程项目各项费用的管理，工程类的合同一般时间会比较长，价格相对较大，合同的内容比较详细，财务人员需要对合同的内容仔细分析。财务人员根据项目的不同进行核算，需建立一个方便的合同台账，以便于对项目成本加强监督。合同台账应包括比较全面的内容，例如合同签订时间、施工单位名称、合同金额、合同标的、合同收付款节点、累计付款金额、发票开据情况等，台账的建立会对合同执行起到一个很好的辅助作用。财务部门应就合同的执行情况定期与相关部门进行沟通核对，避免合同超额支付，对于未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款，待对方按合同履约后再付款，使合同的履行得到有效的保障。
3.对于采购类的合同，采购一般就是款到发货及货到付款。款到发货方式，公司需支付一笔预付款，这种方式风险性比较大，所以合同的订立一定要谨慎，一定要写明公司与客户需要承担的法律责任和需要履行的义务，避免对公司的利益造成不可挽回的损失。合同订立之后，财务部门要与其他部门联系，及时清楚货物是否送到，货物到来以后根据凭据销掉预付款项。如果选择货到付款，就要形成一笔应付账款，等货物到来点算清楚之后，待各种单据交与财务部门后，财务部按照合同条款支付应付款项。如果发票没有开据，财务部门要及时的通知相关部门收取对方发票。其他部门有需要支付的款项，一定要按照相关的流程认真办理，各种办理的票据都需要认真整理，及时登记，以方便将来的查验。
4.在开发非纯住宅楼盘时，土地出让合同中，政府可能会规定开发商必须自持部分物业，这时房地产企业一般会选择将自持物业对外出租，这就涉及到出租类合同条款的设计，在出租类合同版本拟定过程中，财务部门应注重的条款主要是收取租金的方式、时间、金额。另外还涉及的是租赁保证金等的收取，各项保证金到期是否无息退还，其次就是违约金条款。商业出租类合同一般应由自持物业管理部门登记房租台账，台账中的信息应包括这些内容：承租人、合同总租金、每期租金金额及收取时间、已收租赁保证金等，财务部门应及时对合同执行情况进行核对，对迟交租金等情况的发生及时告知自持物业管理部门，管理部门对承租客户发出书面催缴通知，及时收回欠缴商业租金。
一、财务会计系统与管理会计系统的关系
（一）财务会计系统 财务会计系统最早的会计电算化在业务上经历了单账套一多账套一多组织一本账，但无论如何变化，财务会计系统的本质没有变，即录入会计凭证，对会计凭证以账簿和报表的形式进行查询。由于财务会计系统是对已经完成的交易进行记录，记录要遵循国家的企业会计准则和税收法规的要求，因此，财务会计系统产生的财务数据的管理相关性仍较弱。通过财务会计系统只是减少了财务人员的工作负担，使财务信息的提供更为准确、及时，财务信息的质量本身仍受到财务人员的水平和主观性的影响。
（二）管理会计系统在管理会计与财务会计的关系问题上，传统理论认为财务会计是管理会计的基础，管理会计的职能是从财务会计的数据中加工出管理需要的信息。简而言之，管理会计主要是对财务会计信息的应用。实质上，对管理会计的职能定位严重削弱了管理会计的作用，因为发展到需要登记会计凭证的经济业务事项，该发生的已经发生，尽管企业经营管理者需要回顾过去，但更为重要的是事前规划，以及需要预测、分析、规划未来的发展。而事前的规划，最重要的是对未来有强烈的经济效益观念，将建立在经济效益评估基础上的未来规划作为管理会计的基本职能，这样管理会计与财务会计的关系就应该是管理会计在前，财务会计在后，财务会计系统是对管理会计系统的反映和控制。
综上所述，企业经营管理者更需要的是一套管理会计系统，这套管理会计系统能将经济效益原则贯彻到每一个人身上，落实到每一步行为之上。管理会计系统如何构成、要素之间的关系、不同模式企业管理会计的特点分析是构建企业财务管理信息系统的重点和关键。
二、企业集中式财务管理信息系统构建的实践基础
（一）企业集中式财务管理信息系统基础的业务架构 基于实践，企业最核心、最基础的财务管理是：预算、合同和报销。预算管理的思想渗透在财务管理信息系统的每一环节中，在业务开始前，不进行适当的预算，无法使用企业的财务资源。企业对于合同的管理十分关键，合同签订是企业形成法律上的债权债务的开始，在签订合同前，要对合同进行多方面的评审，合同签订后，要控制合同的执行情况。没有合同也无法使用企业的财务资源。财务报销实际上就是使用企业财务资源的过程，在财务报销时，通过是否有预算以及预算的使用情况和是否有合同以及合同的执行情况来决定财务报销的合适性，决定能否使用财务资源。
（二）企业集中式财务管理信息系统基础的流程框架 企业集中式财务管理信息系统较好地实践了管理会计的责任中心理论，责任会计的实质是如何确定合适的管理单元问题，它很好地体现在财务管理信息系统项目管理的过程中，实现对利润中心和成本费用中心的管理，且能很好地实践企业内部控制规范，对企业的各业务环节进行必要的内部控制。系统承担了企业管理制度执行、内部控制、信息输出的功能后，持续改进的重点不仅仅局限于制度是否得到执行，控制是否有效这些基本问题，而是要重点关注每一个业务环节的关键问题，如如何采购到性价比最好的物资，如何在提高质量的情况下降低成本等。
（三）企业集中式财务管理信息系统的风险管控 企业建设集中式财务管理信息系统，全面地考虑经济环境的特点，控制严密，从头到尾‘一套预算’，实现一管到底，财务管理信息系统可以自动生成会计报表、基础数据，还可以根据不同的要求进行数据转换，信息挖掘很直观。企业集中式财务管理信息系统通过技术手段将各个业务流程规范后，减少了各级管理、经营的随意性，而且统一核算减少了多级核算制度标准不统一、核算政策掌握的随意性，有效加强了企业风险管控。
（四）企业集中式财务管理信息系统的管理水平集中式财务管理信息系统使用层次分明，能较好地体现企业管理的提高是一个循序渐进的过程。在企业管理起点低，初始使用财务管理信息系统的情况下，以财务管理信息系统各功能模块能正常运转为根本目标，使用简单；企业管理水平提高，对财务管理信息系统熟悉后，再使用控制更为严格的管理策略。同时财务管理信息系统对于企业业务管理具有极大的灵活性，全面地考虑企业经济环境的特点，控制严密，从而提升企业管理水平和创新能力。
三、企业集中式财务管理信息系统功能模块构建
（一）销售合同管理功能模块 销售合同分成三类：项目销售合同、期货销售合同和现货销售合同。项目销售合同适用于工程、设计类合同的管理，该合同不能用于领取物资。如需领取物资，需立项后通过项目来领取物资。期货销售合同适用于不经过进销存，采购后直接销售的业务，该合同直接领取采购合同的物资。现货销售合同适用于到仓库领用物资。现货销售合同有三张物资表，一张用于销售部门签订合同确定销售清单，一张用于生产技术部门将粗化的销售清单转化为内部可执行的生产或采购清单，一张用于实际领取销售物资。销售合同管理控制要素包括：物资管理、收款管理和开票管理。收款管理包括计划收款管理和实际收款管理。对销售合同要先安排收款计划，然后才能进行实际收款的录入。通过合同收款明细表，可查询到合同收款计划执行情况；开票管理是指开具发票时要对应到具体的合同。
（二）成本费用合同管理功能模块 物资采购合同管理主要的控制点是：必须输入物资，否则不能报销；付款和到票金额不能大于已录入物资的合计金额；核对发票和物资；跟踪采购物资在内部流动的情况；查看合同的到票和付款情况。非物资采购合同管理主要的控制点是：付款和到票金额不能大于合同金额；查看合同的到票和付款情况。
（三）项目财务管理功能模块 基本流程是：编制预算进行立项审批、项目立项、冻结、项目关闭。对项目名称设定四个层次的开放：公司、部门、项目组和项目经理。对项目的预算开支设定五种开支策略：项目名称控制、预算总额控制、科目控制、科目及预算总额控制和科目金额控制。企业可以根据自身对预算的认知水平和实际管理要求来灵活设定预算管控方式。对预算设定责任主体类型和责任主体，可根据项目名称开放范围设定不同责任主体的预算开支范围和预算开支金额。针对项目设定预算实际开支的审批流程，可预先录入项目需要的物资，对项目物资开支进行严格的预算开支、预算不够可追加预算。同时，设置多种项目统计表报，包括：项目财务情况一览表、收款计划表、实际收款表、开票信息表、预算物资表、个人费用表、责任费用表等。
（四）报销管理功能模块 通用报销单适用于差旅费报销以外的所有报销事务的处理，一张单据可报销不同合同、不同性质的费用，要报销必须有合同和预算，无预算，不开支，无合同，不开支。报销时能查看合同执行情况，包括合同金额、累计付款和累计到票，采购物资明细及物资在内部流转情况。差旅费报销单全面处理出差过程中所发生的各种费用。
（五）生产制造管理功能模块实施产品BOM表管理，一张生产任务单可下达多种产品的生产任务，生产任务运用BOM表有三种方式：严格运用、可修改运用和不启用。可按照实际成本法进行产品的成本核算。
（六）采购计划、物流、进销存、库存领料管理功能模块采购计划有三种编制基础，即项目、生产和库存；采购计划可作为内部采购订单使用。项目可直进直出领料；销售可直进直出领料。入库单能自动反映发票号码、采购价格和供应商信息。领料主体有项目、销售合同和生产任务；领料方式有定额和非定额。
（七）报表管理功能模块设置多种统计报表，包括：科目汇总表、合同财务情况一览表、销售合同收款情况表、进销存表、发货出库明细表、各种差异跟踪表等。
四、企业集中式财务管理信息系统实施策略
（一）确定内部财务管理信息系统实施项目负责人 负责人和项目组的成员都要精通财务管理信息系统的各个功能模块，在前期的上线过程中，承担着操作系统，保证系统正常运转的责任。因此，在财务管理信息系统实施整个过程中，前期大部分工作是由项目组完成，要求项目组成员本身业务素质高，能吃苦耐劳，具有主动学习的精神。
（二）系统上线前企业全方位的管理咨询 主要包括：单位介绍；业务模式描述；企业的IT系统使用现状；企业现阶段面临的管理提升问题及已经采取的管理措施；战略目标、经营规模、经营业务范围、经营地域；与系统有关的各种经济指标的现状及未来3年的变化趋势；企业主要需求点与系统的符合程度；在上线前要进行的二次开发；企业使用一段时间后潜在的问题及应对方案；各模块的初始化方案；财务管理系统与会计核算的关系；系统安全方案；上线工作计划等。
（三）财务管理信息系统的试运行企业在财务管理信息系统实施整个过程中，要加强实施中的风险管理，需建立系统和周详的风险防范机制，确保系统建设逐期按时保质地完成。要减少系统失控的风险，识别、分配和处理系统开发过程中可能遇到的风险，以确定采取的措施。一般只要预先考虑到风险并采取了相应的处理方法和步骤，大部分的风险是可以避免或者控制的。
集中式财务管理信息系统考虑了我国商业环境的特点，适应工业、商业等多种业务管理的需要，企业可根据业务特点选择合适的管理模式，增强业务调度管理意识，预算管理渗透到业务的各个环节，企业通过信息化实现了财务集中管控，通过技术上的创新推动了管理上的提升，从而更好地参与市场竞争，推动企业持续性发展。
应收账款是指公司产品在销售过程中对客户应收取而未收取的货款。应收账款往往被看作企业扩大销售的；二是应收账款事后管理和控制。当前企业应收账款管理主要存在应收账款规模较大和账龄较长两个方面的问题。
二、应收账款管理存在问题的原因
（一）应收账款管理目标设立不科学。应收账款管理的目标应与企业经营管理目标保持一致，不能只是一味地关注提高收入，而不重视应收账款余额的控制和现金流的激励作用，甚至不重视激励员工催收账款，最终导致企业利润的减少。企业盲目追求销售额，不断增加的应收账款也会增加企业持有成本，若应收账款过多就会使企业陷入资金周转难的困境。有些企业由于没有建立应收账款催收的考核机制，销售员只重视销售额而不关心应收账款的催收，导致企业出现应收账款即使到期也不能收回的状况。
（二）信用管理责任不明确。企业的销售部门和财务部门等与应收账款管理紧密相关，但有些企业这些部门间的职责要领和分工不明晰，从而造成企业无法对产品从客户订货到销售、货款的回收、销售获利等情况的有效监督控制；甚至有些企业的财务部门与销售部门针对客户的管理都没有明确的分工流程。在对客户的管理上没有明确的分工流程。如，针对企业欠款时间长且金额数量巨大的客户，制定催款计划、跟踪目标客户、定期反馈结果等相应工作由哪个部门来完成；企业财务人员收到应收账款后，有哪个部门与客户沟通并提供销账明细；企业出现账款余额相符时，有哪个部门负责对账等。出现以上情况，若企业财务部门和销售部门责任分工不明晰就会出现相互推诿，应收账款管理不能得到有效落实。
（三）信用管理部门缺失。信用销售是企业坏账产生的主要原因，但目前很多企业没有审理专门的信用管理部门，不能有效针对客户信用等级和信用程度进行评价，造成企业往往在不了解客户的实力和诚信的情况下进行了销售；同时企业财务部门尚未制定信用期和信用额度的有关规定，不能很好的给业务部门明确指导方向。由于信用管理部门的缺失使企业内部控制不理想、存在很多潜在风险。因此，企业应设立信用管理部门，不断建立健全客户信用管理数据库，切实加强内部监督，完善相应的激励机制来解决应收账款坏账风险大的问题。
（四）催收制度不健全。主要表现：一是催收人员安排不合理。很多企业的催收人员多数为销售人员，而销售人员为了拿提成往往把销售业绩放在第一位而不重视账款的催收工作，从而造成应收账款数量和金额较大，甚至一些应收账款变成了坏账和呆账；二是很多企业对应收账款管理不重视，缺乏自我保护意识，甚至一些企业为了保留住客户资源而不采用法律手段进行催收。
（五）合同管理制度不完善。有些企业合同管理方面不完
善，主要表现：一是在赊销企业产品时没有规范标准的合同格式，多数企业都是借鉴别的企业合同样式，没能结合企业自身实际设立标准合同，往往缺少保护自身利益的条款，甚至个别企业销售部门在拟定合同条款中针对货款的付款形式、还款期限、优惠条件、违约责任等核心要素都界定模糊；二是企业销售部门签署的合同没有按照企业规定在有关部门进行备案，出现了企业不能很好地对销售合同监督和预警，更谈不上对销售合同执行情况的跟踪；三是有些企业随意变更合同内容且仍然使用旧合同的情况，导致双方利益得不到保障。
三、完善应收账款管理的对策建议
（一）确立正确的应收账款管理目标。企业针对应收账款具体情况来设计管理目标，一是要针对不同信用等级的客户实施不同的信用政策，合理确定应收账款管理目标；二是企业要定期与客户沟通，动态把握客户经营整体情况，灵活地根据不同企业情况设计应收账款回收目标，确保账款及时回收；三是针对延期支付账款的客户，要认真开展调查研究，掌握拖欠账款原因，科学研判进行设定应收账款管理的目标。
（二）明确相关部门管理职责。应收账款管理应明确相关部门的管理职责，特别是财务部门、销售部门以及审计部门的职责。对于财务管理部门应负责企业资金流向、回转情况统计、制作财务报表、应收账款账龄和应收账款余额等具体工作，还应建立销售合同台账，详细记录付款时间、付款方式等主要内容，同时还要负责对账工作等；针对销售部门，主要要明确销售人员的责任，其主要责任一是要对客户信用状况进行调查研究同时将客户有关信息提供给相关部门，二是销售人员签订销售合同前一定要对客户信用等级和信用额度详细把握，经主管领导签批后方可签订销售合同，同时要将合同送达财务部门登记备案，形成合同台账并进行保管；针对审计部门应负责对销售合同中的具体条款审查，避免重大遗漏事项和有悖于企业规定的事项，同时开展对财务部门和销售部门的监督和指导，评价各部门履职情况，协助开展收集客户资料、客户信用等级评价以及处理逾期应收账款案件等工作。
（三）成立独立的信用管理部门。信用管理部门要对公司销售部门与财务部门提供的账款信息进行核对。在确认公司提供账款信息无误的前提下，对出现账目问题的企业、客户相关信用等级和信用程度进行查看。特别是面对赊销客户，对客户商业行为与信誉进行评估。对应收账款的分析、预测。同时要处理好与财务部门和销售部门之间的关系。
（四）优化应收账款催收程序和方式。首先要明确相关部门的催收程序。一是财务人员应该及时对应收账款入账，并根据合同规定的付款期限和付款方式及时提醒销售人员认真开展催收工作；针对已逾期的应收账款且销售人员催收未果的情况，财务人员应掌握客户财务情况并在当月或较短时间内给客户发询证函，获取债权人对债务的确认证明并开展与客户对账工作；二是销售部门要承担应收账款催收的主要责任，销售人员应及时提醒客户进行账款的催收，客户确是无力偿还应及时通知财务部门进行坏账处理，若客户申请了延期付款，也要及时通知财务部门，以便于财务部门根据客户信用等级情况做好账务处理工作。其次要选择合理的应收账款催收方式，企业应根据应收款项的实际情况，进行选择电话催收、函证催收、拜访催收、第三人催收、法律诉讼等不同方式。
为加强销售合同管理，进一步规范销售行为，规避销售风险，特制定本细则。
第一条 适用范围
军品、民品、材料等本公司产品的销售，适用本办法。
第二条 合同的评审
（一）销售部门或其他业务单位，根据与客户谈判的意向，拟定合同草稿。军品销售、政府招标采购等需要签订合同的，按招标文件、军方采购相关规定执行。
（二）按照公司质量管理体系手册的要求，由销售部门或其他业务单位负责召集相关部门召开专门的合同评审会，对合同草稿进行评审。即生产管理部门负责对合同约定的交货时间进行评审，资产财务部门负责对产品的利润率进行评审，技术研发部门负责对产品的技术可行性进行评审，企业管理部门负责对合同的合法性、法律风险防范进行评审，销售部门负责对合同草稿进行解释、说明。
（三）对于评审结果不具备签订条件的合同草案，参加评审的相关部门要在合同评审记录中写明原因，并报公司主管领导。对于不具备签订条件的合同草案，一律不得对外签订。
（四）对于评审结果具备签订条件的合同草案，由参加评审的相关部门签署意见，销售部门或其他业务单位在《合同评审记录》中汇总意见，报公司主管领导。
（五）分管销售工作的公司主管领导，将合同评审结果、合同草案通报公司董事长、总经理、总会计师等公司领导。重大合同如军品合同、金额较大的合同或公司相关领导认为有必要的合同，公司领导组织专门会议进行研究。
第三条 合同的审批、签订
（一）经评审（和公司专门会议）批准的合同草案，必须到企业管理部进行文字及法律风险审查。同时由业务单位经办人员填写《合同签订审批表》。合同签订审批表必须由公司分管领导、总会计师分别签署意见。
（二）销售部门或其他业务单位经办人员在销售合同正式签订前，需提供客户如下资料：
①营业执照
②税务登记证
③开户银行及银行帐号
第四条 合同的签订与保管
（一）合同的具体经办部门，持《合同评审记录》、《合同审批表》、《合同草案》、客户相关资料及正式合同，经企业管理部门审核无误后加盖公司合同专用章，所报资料作为正式合同附件由企业管理部门编号登记备案。
（二）销售部门或其他业务单位，按照质量管理体系手册的规定，建立专门的合同登记台账，并保管合同文本。合同文本要分别报财务管理部门备案。
（三）产品销售合同一律由公司法人代表授权的人员签订，具有合同签订授权人员名单需报公司企业管理部备案。未经授权的人员不得对外签订合同。
（四）对外签订销售合同，必须加盖公司合同专用章。部门章、公司其他公章一般情况下不得用于合同签订。
（五）对外签订销售合同，必须严格按照本办法的规定程序办理。
第五条 合同的变更、解除
（一）在合同履行过程中确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商
（二）对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
（三）变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并按本办法规定的审批程序，重新审批。
（四）变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。
（五）因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
（六）以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六条 合同纠纷的解决
（一）合同履行过程中，发现对方有合同诈骗或不能完全履行合同的，经办人员应立即中止履行合同，并报公司分管领导，研究解决方案。
（二）合同履行中发生的特殊情况或本办法没有规定的事项，按一事一议的原则，由部门、公司领导按职权专项审批。
（三）合同纠纷由签约部门负责处理，签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。
（四）处理合同纠纷的原则是：
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
4、在处理纠纷时，应及时向公司主管领导汇报情况，并同时与相关部门通气，统一意见，统一行动。
第七条 合同的履行与监督
（一）销售部门或其他业务单位要严格按照合同的要求，全面履行合同。
（二）资产财务管理部门按照合同的约定，办理销售开票、货款回收及费用支付等。
（三）销售部门或其他业务单位建立内部的合同监督机构，督促具体经办人员履行合同。对于不能按合同约定时间内收回货款的，应及时上报公司分管领导。
（四）对于履行完毕的合同，销售部门或其他业务单位要跟踪服务，确保业务单位的连续性。
第八条 违反合同管理的责任及处罚
（一）违反规定使用部门章对外签订合同的，部门负责人及经办人承担合同责任。并由公司对部门负责人及经办人按公司有关规定进行处罚。
（二）未授权人员对外签订合同的，由本人承担全部责任。对公司造成损失的，由本人承担全部损失，并由公司按有关规定进行处罚。
（三）对于合同履行过程中，具体经办人员因自身原因，致使合同不能完全履行，给公司造成损失的，公司追究经办人员经济责任。
（四）经办人员因重大失误或严重不负责任，给公司造成损失触犯法律的，交司法部门追究法律责任。
第九条 相关注意事项
（一）合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：
1、部首部分，注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。
2、正文部分，注意：产品名称使用公司规范名称；技术质量要求要明确、具体，条件允许时尽量采用封样方式；数量要明确；交（提）货期限、地点、运输及验收方法应明确；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
3、结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；应有合同委托人签字。
1.加强企业安全事故防范是有效防范意法律风险的必要手段
煤炭企业由于监管不力从而使得工人正常下井而出现事故。另外就是，不排除少部分人为了骗取黑心的赔偿款而故意在井下害人，还有的也确实存在较少部分的员工操作或是未自身防范安全，从而导致发生矿难。在煤炭运输别是汽车货运因其交通事故频率高，因而也是存在法律风险的问题。也就是说，煤炭企业为了要有加强其在经营活动过程中的一切安全问题，只要是涉及法律责任的必须小心应对，要将其控制在合理范围。特别是井下作业，因其不稳定性的因素，决定了其管理需要重视。
2.重视重大经济合同的管理
作为煤炭企业实现矿产正常生产和销售才是企业能健康发展的基本路线，而要使企业的销售不出现法律问题就必须重视重大的经济采购合同，如企业先进设备的合同采购、企业煤炭制品加工生产线的采购、企业其它采购合同管理等，另外在销售方面要重视分批销售、分期付款、预付收款、赊销等，这一些重大销售需要签订合同，而合同就存在诸多风险，如条款风险、违约风险及其它相关风险等。为此，笔者认为企业需要全面重视生产合同、销售合同的管理，要对重大的生产和销售合同的法律风险在事前进行控制和预算，对可能出现重大合同纠纷要在签订合同时就解决，在合同履行期间其更要重视相关的法律控制，对出现法律风险后，需要积极采取补救措施来挽回不必要的损失。
3.以内部控制为核心严防经营管理活动中的一切法律风险
作为煤炭企业不只是上面两大块的法律风险问题，还涉及到经营管理活动的方方面面的问题，如员工劳动关系的解除、职工退休养老问题、领导管理的责任风险问题、企业内部控制方法选择的问题、企业财务管理的问题、企业行政管理的问题等。这些经营活动中的职能部门活动和员工及各业务部门都可能存在潜在的法律风险问题，必须引起重视。而有效的内部控制是成为严防经营管理活动中的一切法律风险的核心，其是所有煤炭企业都重视而又常常忽视的手段。
4.重视法律风险控制与经营管理的融合
法律风险控制必然与经营管理实现融合，两者紧密联系在一起，才能使企业有效降低法律风险。经营管理中由于流程管理和程序化控制都是有效降低风险的标准化内容。而经营管理的方方面面的控制需要考虑可能出现的法律风险而加以防范才可能避免法律风险，如果不考虑则会有更的问题发生。要实现法律风险控制与经营管理的融合其实就是要建立法律风险控制体系，从而构筑法律风险防范体系。
二、重大经济合同与矿难事故管理是煤炭企业法律风险控制的关键
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