时间：2023-05-17 09:56:42
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[关键词] 档案 流程 信息化
随着油田开发建设，基建工程项目建设的作用越来越大，如何加强基建工程档案资料管理是油田档案管理系统的一项重要的工作。为此，在做好工程建设的同时，必须做好工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。
一、工程建设档案管理面临的问题
石油开发中心成立时间晚，又经历了跨跃式发展，产量逐年攀升，队伍不断壮大，随着管理逐渐从粗放型向精细化转变，领导对档案管理工作重视也逐渐加大，于2008年根据实际需要投入大量资金成立了档案室，可以说档案管理工作是从零起步、从头开始，成立之初面临很多困难和问题：
1.重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄
石油开发中心成立以来一直保持着高速发展，为使工程项目尽快发挥效益，往往更注重工程的有形建设，忽视档案资料的作用，档案管理意识相对淡薄，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作。
2.档案归档不及时，质量存在缺陷
中心建设参建单位多，且工期长、人员变动大，因此各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，历史欠账很多，很多工程根本没有档案。这些现象导致工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。
3.档案管理制度不健全
由于档案室属于起立时间较晚的部门，各项档案管理规章制度几乎为零，归档标准、归档范围不明确，缺乏完善的流程及实用的约束机制，造成执行不到位，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。
4.重纸质文件归档，轻电子归档
一直以来，有个误区档案就是收集工程建设过程的纸制资料进行归档，没有必要要求电子文档归档，档案管理的现代化水平不高，纸质档案与电子文件档案未同步管理。
5.利用档案意识差，档案利用率低
往往归档的档案只是放在那里，遇到问题也没有单位或部门想到利用档案。工程档案信息未实现共享，未能发挥应有作用。
二、工程建设档案管理措施
1.加强制度建设，规范档案管理
没有规矩，不成方圆。石油开发中心档案室成立伊始，就把制度建设放在重中之重。根据国家及行业的有关法律、法规同，结合中心工程建设情况实际，从头开始，完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程都进行明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。
2.实施同步跟踪管理，做好过程控制
项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案还有整理要求，需要专业的项目档案验收，这时往往积累了很多工作需要处理，要做很多无用功。因此，为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。
3.纸制与电子档案同步管理，改变存储和利用方式
开发一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件。要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享,为工程建设管理服务。石油开发中心目前所有工程档案已实现PDF与纸制文件同步归档，没有对应电子文件的工程档案一律不予接收。而电子档案在档案利用过程也逐渐发挥了应有作用，节约人力，方便快捷。今后档案管理也会更加重视电子档案的作用，加强数字化、网络化技术手段，实现档案资源的存储数字化，彻底改变存储和利用方式，让档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
4.开发利用档案信息，充分发挥档案作用
做好档案资料的收集、归档工作最终目的是为了更好地开发利用档案信息，而通过利用档案体现档案的作用反过来也会促进档案管理工作。工程参建单位技术、施工人员对工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，真正让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去，促使档案管理更上新台阶。
5.推行信息化集成系统，提升安全级别
档案馆的安全管理工作无外乎外部安全管理和内部安全管理两个方面。外部安全管理主要包括：门、窗、空气质量的安全管理工作，内部安全管理包括：工作环境（人身健康），库房空气质量（防尘、防虫）、温湿度变化（防潮、防高温）、安全防护（防盗、防鼠）、消防安全（防火）、用电安全防护等。石油开发中心档案馆注重硬件建设，建成一个具有库房温湿度数据监测、自动采集，新风、回风杀菌、过滤与控制系统，安全电视监控系统，出入口控制即门禁控制系统、用电安全监控系统，火灾报警与消防联动控制系统等多功能的信息化集成管理系统，实现了安全、高效、可靠、经济、节能、环保，很好的解决了恒温恒湿、安全防护、消防灭火、用电安全等管理过程中诸多无法解决的老大难问题，提高了管理效率，提升了库藏档案材料安全级别，降低了设备维修成本，为管理人员提供了安全、舒适、健康的工作环境。标志着档案馆管理模式向现代化、标准化、规范化、信息化、节能低碳集成管理模式发展。
6.加强队伍建设，提高业务素质
要做到专职和专业。专职，是指档案管理人员要单独定岗定编定职能，上级部门要从资金、材料、硬件投入等方面给予保证，确保整个工作有较好的延续性；专业，就是要明确档案管理员既要管、更要理，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到法律、物理、化学等多门学科，决不是某些人认为的那种“只要是把接收到的东西全都看住了就行”，要体现出档案管理的专业性。为此，要派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。
同时要加强业务培训，首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案管理人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展。其次对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。
档案管理工作一项庞大的系统工程，除以上措施外，最重要一点还是增强各参建单位档案意识，要加大宣传力度，加强对参建单位及人员进行档案法律法规的宣传教育，争取各方面的配合与支持，提高他们做好工程建设档案管理的自觉性和责任感。只有档案管理的所有参与部门都提高重视程度，才能真正做好档案管理工作。
一、增强服务意识，提高服务水平
要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去做好自己分内的档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。然而如何发挥主观能动性，做好工作，档案管理人员应当做到如下几点：
加大档案宣传力度，增强企业管理人员对档案管理工作的认知。许多企业对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个企业可有可无，因此，加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对企业的益处，使领导更加重视档案工作。
爱岗敬业。企业是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
二、加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理
随着改革的不断深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量的不断增加，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。
增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有充实的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
不断加强学习，利用现有资源，整理档案。目前，电子计算机技术这种现代化科技手段和先进操作管理技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，减轻档案管理工作者手动整理的繁琐工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质
由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。
提高专业认识水平，不断强化继续教育。首先，要解决档案管理人员的思想认识问题。要充分认识到档案管理人员的继续教育在档案事业发展中的重要作用，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本方向在于档案管理人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。
加强制度建设，建立健全运行机制。这是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造必要的条件。建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
关键词：档案管理；有效开展；方式
一、档案工作创新，要解决好四个关系问题
（一）创新与基础的关系
工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。
（二）创新与现实的关系
工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
（三）创新与学习、借鉴的关系
学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方。
（四）创新与实践的关系
创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
二、服务手段创新
（一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务
随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”
档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
（三）电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
（四）开展在线服务
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
三、拓展服务领域
（一）信息服务的社会化、多主体
由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
（二）兴办服务实体，发展档案产业
处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
（三）加强横向联合，实现信息资源共享
一、强化对文秘工作的认识
文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有本文由收集整理以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。
二、强化档案管理职能作用的发挥
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设
一、妇联档案利用工作取得的成效
档案工作是一项服务性很强的工作，近年来妇联干部不断增强团队协作精神，树立起了优质的服务意识。在日常工作中，所有档案人员能够从大局出发，在从事繁忙的本职工作的同时，积极配合整体档案工作，严格执行档案工作计划。档案管理人员都认真做好自己的本职工作，给来查阅档案资料的群众提供热情、快捷和准确的服务，得到了妇联系统干部和广大妇女群众的一致好评。近年来，通过妇联全体干部职工的共同努力，妇联档案工作取得了一定的成绩，但也存在一些不足的地方，需要在今后的实践工作中改进和提升，从而更好的服务于社会。
二、妇联档案工作存在的问题
（一）档案收集范围不宽，馆藏结构单一
长期以来，妇联档案主要围绕妇女儿童开展工作，馆藏档案结构单一，而且开放比例不高。
（二）档案馆与社会公众互动不足
受历史传统的影响，档案馆主要为党政机关保管档案，为机关部门提供资政服务，档案工作相对比较封闭。档案馆与社会缺乏横向交流，档案人员需加强对公众利用档案服务意识。档案馆要经保安登记，出示相关证明和证件，才能可以去查看档案。另一方面，社会公众对档案工作和知识不够了解，对档案内容和档案利用程序，对档案馆的工作缺乏必要的信任和支持。
（三）档案管理程序不规范
档案管理程序是非常重要的核心环节，当前很多档案在查询时出现不清楚、不完整，目录和内容不符合的混乱现象，其根本原因在于档案管理的程序不规范，没有严格按照相关制度章程存档。
三、妇联档案工作采取的对策
（一）领导重视档案工作
妇联组织非常重视档案工作，对这项工作的要求非常严格，而且还在妇联系统的绩效考核中纳入了档案工作。妇联档案工作人员积极参加区档案局组织的各种学习和活动。为了让机关干部更进一步的认识档案工作，需要依法管理档案工作，增强机关干部人员的档案管理意识和法制观念。妇联还定期组织机关干部人员学习政治理论，学习各种跟档案有关的法律和条例等，以提高机关干部知法和执法的自觉性，可以严格按照法律规定开展工作，加强档案管理工作的力度。尤其是近年来，为了适应档案工作的新要求，妇联坚持安排专门的工作人员参加档案部门组织的各种专业培训，不断加强档案工作人员的业务能力和水平，使档案工作实现了数字化、电子化、规范化的管理，从而更好的服务于妇联系统工作[1]。
（二）健全完善档案机构
档案工作开展的一项重要前提就是具备一个健全、完善的组织，妇联专门成立了由党组书记、主席任组长，副主席及班子成员任副组长，各部室负责人为成员的档案工作领导小组，负责指导和协调档案工作的开展，并按照人员变动情况适时调整。明确了目标任务、层层细化了工作责任，为此项工作提供了组织保障，确保档案工作的落到实处，取得实效。同时，非常注重档案工作人员队伍建设，经常开展各种培训活动，派专兼职档案工作人员参加档案部门组织开展的各种业务培训。多年来，一直为档案工作人员订阅各种与档案相关的报刊，比如《中国档案报》等，不断提升档案工作人员的自身业务水平。在工作中，还经常与档案局探讨档案管理中存在的一些问题，出现的新情况和其他区县好的做法和先进经验，从而不断强化档案工作人员的综合素质水平，增强了档案工作队伍建?O[2]。
（三）改善档案工作环境
妇联档案管理工作人员，充分发挥女性的细致、耐心的自身优势，把做好文件、资料的收集和整理作为最重要的工作来看待，扎实做好归档工作。为此，妇联对档案工作实行了定人定岗，专门管理，特别是近年来，通过积极认真地筹划，根据档案局的要求，进一步加大对档案室的建设，更换了新铁皮柜，配备了防火、防潮、防光等设备。做到了档案办公两分开，使档案工作环境得到了有效提升，让做档案工作的同志心情更加舒畅，工作热情更加积极。在档案工作中严格按归档范围、保管期限对照每份文件进行认真归档，使整个档案工作运行良好，在使用和利用中发挥了应有的作用。
（四）完善档案管理制度
档案管理制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法做好档案工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，妇联档案工作对已有的档案制度进行了修订、完善，使妇联机关的档案制度更加完善，规范了每个机关工作人员在档案工作中的行为，做到了有章可循，按制度办事。完善了各项制度，包括归档制度、保管制度、借阅制度、安全保密制度、统计制度、较规范的文书档案分类方案等等。单位负责人根据单位发展的实际情况，进行科学的人员安排，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，防止在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中明确规定了档案资料的归档期限，增强了档案工作人员的责任心和完成工作的时效性，并将资料及时收集进行统一保管，大大提高了档案资料的归档率和利用效率。
【关键词】事业单位；档案管理；现状分析；措施探讨
0.引言
档案资料真实反映了事业单位发展历程与日常工作巨细，能够为事业单位行政工作提供决策依据，也能为基层政府的发展规划提供正确指导，是广大职工维护自身合法权益的重要凭证。可见，档案管理在事业单位内部管理工作中的重要现实意义。鉴于这一职能工作仍处于发展阶段，管理现状亟待改善，只有提高全员认识、加大投资建设、注重队伍素质，才能确保档案管理工作为事业单位和谐发展提供有力支撑。
1.我国事业单位档案管理日常工作的基本内容
事业单位档案建设旨在能够更好地为广大职工与政府服务。实践中，大多事业单位档案日常管理工作的基本内容都涵盖了有如在领导干部组织与职工群众的支持下，利用完整、全面的档案信息为社会主义新事业单位建设加强宣传，为促进和谐事业单位发展提供可靠参考的资料；为单位建设发展理念的完善提供指导与借鉴；探索、构建和谐事业单位档案工作基本体制，认清事业单位档案工作层等方面强化档案管理工作；帮助职工群众加强对社会主义新事业单位建设的认识，为当前和谐建设提供理论支撑，规范各部门档案管理的监督工作，以保障事业单位内部档案管理工作的有序发展。
2.当前行政事业单位档案管理工作中常见问题
（1）档案管理配套基础设施条件较差。健全的档案管理工作体系必须配备完整且匹配的相应基础设施与监管机制，但当前事业单位档案管理工作普遍存在的一个问题在于档案管理软、硬件条件较差，有如档案柜架等基础设施的配备装具参差不齐，致使档案工作陷入被动局面。甚至部分基层档案室建设缺乏专项启动与维修资金，纸质档案资料在长时间的存放下出现霉变、虫蛀等现象，而就这一现象，由于资金的匮乏而使得电子化档案室或数字化档案室建设遥遥无期。另外，部分事业单位未设置档案管理机构，在进行档案资料查询与使用等程序操作时极为繁杂，加上专业管理人员的缺失，现有档案资料不能得到及时整理与妥善保管，形成档案信息完整性与安全性两相堪忧的局面。
（2）单位档案管理工作重视程度不够。就我国目前基层的行政事业单位档案管理工作现状来看，相当一部分档案管理工作局限于行政管理阶层，对基层档案的重视程度不够，甚至存在部分领导对社会主义新事业单位建设认知偏差现象，比如只关注单位经济效益与发展前景，漠视档案管理工作对事业单位经济增长的积极作用，导致内部档案管理工作长期缺乏有序部署与严格管控，档案资料的收集归档不全、整理不规范、散乱等现象严重，继而造成大量资料信息在长期管理工作不当的前提下流失残损，难再为事业单位发展提供资料凭证。
（3）档案管理人员队伍素质亟待提高。据笔者于多地交流学习所获，当前大多基层事业单位档案管理队伍普遍缺乏高素质的专业档案管理人员，现有任职工作人员部分从其他科室或部门抽调任职，或是部分未经正规业务技能培训的非专业人员，对档案管理工作流程不熟悉，对档案管理相关法律法规基本上都没有相对深入了解，很多情况下这一类档案管理人员是身兼多职，工作任务重但待遇低，从而丧失工作热情，同时也就难以为档案管理工作的有序开展提供人力与技术支持。
3.提升事业单位档案管理工作效能的措施探讨
（1）健全档案服务体系，充分发挥档案作用。事业单位开展内部档案管理工作的最终目标主要是能够使得单位内部档案得以科学、合理地使用，以期让档案管理工作能充分发挥在事业单位经济建设中的积极作用，促进并实现事业单位的和谐发展。由此，建立健全的档案服务体系建设首要充分利用现有的档案信息资源，优化事业单位工作的档案信息查询服务，最大程度的将程序便捷化、简易化；其次借助现代信息技术建立数字化信息共享平台，在公开部分档案资料的同时，严密布控档案信息的安全工作，让档案资源真正意义上的服务于社会主义新事业单位建设。
（2）转变过时思想观念，指正领导高度重视。工作实践中，笔者发现事业单位档案管理工作的开展首要局限点在于大众对档案管理观念的认知偏差。基于这一前提之下，单位各层应转变原有思想观念，从意识层面提高对事业单位档案重要性的认识，切实强化责任感与使命感，积极投身于社会主义新事业单位档案工作中，深入学习国家与党的政策方针，狠抓各项任务落实，提高服务意识，改革以往被动工作格局，以提高事业单位档案管理工作的规范性、安全性与效益性为原则，以宣传栏、广播电视、网络等为宣传平台，以事业单位干部与广大基层群众为宣传对象，逐步强化相关方针政策与法律法规的宣传力度，明确划分各级部门权责归属，为事业单位档案管理工作有序进行提供全面保障。
（3）积极开展定期培训，强化管理人员素质。定期专业培训活动能够不断强化管理人员的基础理论知识，而只有提高档案管理人员对事业单位档案管理工作重要性的认识，充分了解到本职工作职责，树立终身学习意识与创新意识，了解当前国内外档案管理最新理论，在实际工作中自觉将理论应用于实践，逐步提高专业技能，才能保证事业单位档案管理工作高效有序地进行。须知事业单位档案管理体系得以不断完善，很大程度上要倚重于高素质的档案管理队伍。打造一支业务熟练、政治觉悟高的档案管理队伍，不仅要严格把关人才的筛选，还要在革新管理工作骨干思想观念的同时注重队伍年轻化建设，招用热爱档案工作、综合素质良好的青年基层工作人员投身事业单位档案管理事业。需要注意的是，要想留住人才，首先必须为他们提供良好工作环境，落实正式编制，提高福利待遇，使人才能够专注于本职工作。除此之外，对于在职人员的培训工作也不可怠慢，明确培训目标，组织档案管理人员深入业务知识与相关法律的进修，相互交流工作经验与心得；在提高对档案管理的信息化建设的同时还应要求相关工作人员熟练掌握基本信息技术，为电子档案室、数字档案室建设与推广奠定技术基础。
（4）夯实管理工作基础，建立严谨规章制度。笔者认为，事业单位档案管理工作要在提高认识、加强重视的基础上，加大建设资金的投入，为档案管理工作以专款专用、准确预算、恰当使用、详细记录、及时结算等位为准则设置专项资金，优化工作机构设置，在综合考虑实际情况与能力范围情况下，积极投建电子档案室或数字档案室，加强事业单位档案管理信息化建设，实现事业单位档案收集、整理归档、保管、利用等环节的安全便捷。此外，还应秉持《中华人民共和国档案法》与党的相关方针政策为依据，结合工作具体情况来制定行之有效的工作规范与奖惩机制，为档案管理工作提供坚实的制度基础。
四川剑南春集团公司的档案工作，这几年也声名鹊起，在档案界，特别是企业档案界，知名度较高。作为一个名牌企业，企业如何对其档案工作进行位置安排、功能布局？念好“档案经”对企业带来了什么？近日，本刊记者到剑南春集团公司，对负责档案工作的企业原党委书记、现工会主席何天正进行专门采访。
挖掘档案资源营造企业文化
四川绵竹产酒的历史悠久，从现有的文献记载和考古发掘来看，其酿酒史可以追溯到4000多年前，剑南春的历史也有2000多年。
对于这样一个有着悠久历史和丰富文化内涵的企业，其历史和文化资源的积累、开发与利用具有得天独厚的条件和优势。作为一个在国内外都很知名的企业，当然不会错过这个机会。剑南春公司是如何挖掘档案文献资源，为企业文化建设服务的？何天正先生娓娓地向记者道来。
四川绵竹酿酒史最早见诸唐代文献。唐代李肇著《国史补》，对唐代正史以外的历史进行补记。书中，特别提到当时一些著名的好酒，“剑南之烧春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面谕群臣，要他们把剑南烧春是否上贡的问题，当做一桩国家大事来讨论。从盛唐至民国，在2000多年的时间里，绵竹的酿酒历史绵延不绝，佳话不断。
1958年，剑南春酒厂（当时称做四川绵竹县地方国营酒厂）的师傅，在传统酿酒工艺的基础上进行改进、创新，酿造出一种“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，经四川大学庞教授考证，订名为“剑南春”，“剑南春”正式呱呱坠地。由于剑南春出色的品质，剑南春一步步地，从川西一隅，风行于海内外，为识者和饮者称道。
近年来的考古发掘再次佐证了绵竹悠久的酿酒历史。2003～2004年，有关专家对四川剑南春酒坊遗址“天益老号”进行考古勘探、发掘，清理出一大批白酒酿造工艺遗迹，该老窖窖池群落规模大，设施完备，是我国古代酿酒工艺和城市考古的一次重要发现，因而被评为2004年“全国十大考古发现”之一。其中有一块南北朝时期永明五年（公元488年）的纪念砖，证明天益老号酒坊可以上溯到唐朝以前。
从档案的角度看，这些文物资料也是实物档案。利用文物、文献、档案等资源，剑南春公司开辟了颇有规模的“酒史展览厅”、“剑南春荣誉展览室”、“剑南春及其系列产品展览室”、“馆藏照片档案展览室”等展览，起到了教育职工、感染来者、宣传企业的良好作用。
在电视、平面媒体、车站等地方，“唐时宫廷酒，盛世剑南春”的广告为世人熟知，“这样的广告词，读起来朗朗上口，记得住，对市场推广、消费者的认知起到了很大作用，是对企业文化进行提炼和升华的结果，是产品宣传和企业文化紧密结合的一个佳作。”何天正告诉记者。
赋予档案部门掌控公司档案事务的权威地位
剑南春集团注重对企业档案文献资源的开发与利用，并取得丰硕的成果，来源于公司对企业档案信息工作的清晰认识和准确定位：“档案是企业宝贵的精神和物质财富，企业档案信息工作不仅是企业科学管理的重要基础，而且是体现企业科学管理水平的重要标志。”
在剑南春公司，档案信息中心代表公司行使档案方面的权力，担负档案信息储存、利用和档案行政管理、监督的双重职能。档案管理部门一方面对公司档案实体进行管理，一方面对整个公司的档案业务进行控制，被真正地赋予权威的地位。何天正非常明确地说：“在剑南春公司，档案信息中心是公司有权威的一个系统，不是一个冷僻的部门。”
除纯粹的档案业务外，剑南春公司还发挥档案工作和档案人员在信息收集、处理方面的比较优势，赋予档案信息中心承担公司的情报职能。档案信息中心工作人员从网络上、报刊上收集、整理与公司生产、经营活动相关的信息，为公司领导提供重要的经济信息、经济情报，便于领导决策和各项管理工作利用参考。
2002年，按照国家一级档案库房建筑标准，公司对原总裁办公大楼进行改建，装饰一新、功能齐全的剑南春档案信息中心大楼被交付使用，剑南春公司的档案工作迈上了一个新的台阶。
档案部门权威地位的树立，档案业务和情报业务的积极开展，使剑南春公司获益良多。近年来，档案信息中心获取有价值的信息近十万条，3000多万字，为公司的科学决策做出了巨大贡献。2003年，按照中央和地方精神，剑南春公司依法规范，成功地从国有企业改制为股权多元化的民营企业，档案信息工作发挥了绝对重要的作用。在近两年的改制工作中，几乎查阅了公司馆藏的全部档案，很多重要档案还是多次查阅。公司董事长乔天明深有感触地说：“如果没有规范标准的企业档案信息工作，我们的改制工作绝对不可能这么快、这么顺利地完成。”
面对公司股权多元化和企业迅速扩张的需要，何天正代表公司对企业档案信息工作提出更高的要求：“进一步抓住收集面，提高分析、整理、提炼信息的素质。同时，强化对公司全部档案工作的控制能力，提高管理水平。”
回馈社会，支持档案事业
剑南春公司的档案工作在为企业的生产和经营活动提供服务的同时，也获得了社会的关注和认同。1996年被评为全国首家“企业档案工作目标管理国家一级”，1999年荣获“全国档案工作优秀集体”，2003年再次获得“全国档案工作优秀集体”。1999年，公司档案信息中心主任赵志英与其他代表还受到同志的接见。
上个世纪90年代以来，一批又一批的档案同行到剑南春公司学习、参观，国家和地方的一些重要的档案工作会议也选择在此召开，海峡两岸档案缩微技术交流考察团、日本企业史料协议会也到剑南春公司进行交流。剑南春公司的档案管理经验被观摩、学习、借鉴，被社会和世界认识。
而剑南春公司支持档案等社会公益事业，则表现和表达了一个民族企业回报社会的高度责任感和负责精神。
1999年，剑南春公司与中国档案报社联合举办“建国五十周年剑南春杯档案工作知识竞赛活动”，涉及全国三十多个省、市、区的档案工作者；2001年，《中国档案》杂志创刊50周年纪念活动，得到剑南春公司的协助与支持；2002年，为纪念《档案法》颁布十五周年，剑南春公司与国家档案局联合举办了“剑南春杯”全国档案法制知识竞赛活动，全国有10万多人参加；中国人民大学档案学院“中国首届档案学博士论坛”也得到剑南春公司的大力协助……
剑南春人把“生产一流产品，为国家做贡献，为企业创效益，为自己创造美好的生活”作为自己的价值观。他们始终认为，剑南春公司作为国内外很有影响的中国民族企业，其发展壮大，得益于整个国家的发展和社会的进步，因此，回报国家、回报社会，是一个有良知的企业应尽的责任。
电力企业建设工程中的档案管理首先要做到职责明确，做到责任落实到个人。电力项目涉及工程量庞大，更牵涉到各种各样的施工单位，所以在工程总承包项目签订开始，就应该明确各方各自牵涉到的相关文档文件和电子文件。先把责任落实到相关单位，再从相关单位落实到具体科室，最后把责任落实到每个人的身上，并持续追踪检验。进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
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